ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ HUYỀN

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT –
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Luận văn thạc sĩ
Chuyên ngành: Lưu trữ học

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2020


ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ HUYỀN

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT –
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303

Người hướng dẫn khoa học: TS. Phạm Thị Ngọc Thu

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2021
2


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn “Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
Trường Đại học Thủ Dầu Một-Thực trạng và giải pháp” là cơng trình nghiên cứu
của tôi. Những thông tin, số liệu trong luận văn đều được trích dẫn rõ ràng, đầy đủ về
nguồn gốc, có sự kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí và các cơng trình đã được
cơng bố.
Tơi hoàn toàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan của mình.
Tp. Hồ Chí Minh, ngày

tháng

Tác giả luận văn

Phạm Thị Huyền

i

năm 2021


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN
Văn bản hành chính

VBHC

Văn bản


VB

Cán bộ, viên chức

CBVC

Nhà xuất bản

Nxb

Đại học Thủ Dầu Một

ĐHTDM

Hội đồng Trường

HĐTr

Quyết định

QĐ

Tờ trình

TTr

Kế hoạch

KH


Thơng báo

TB

Cơng văn

CV

Báo cáo

BC

Biên bản

BB

Hợp đồng

HĐ

Bản ghi nhớ

BGN

Giấy giới thiệu

GGT

ii



MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................... i
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN .....................................................ii
MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1
1. Lý do lựa chọn đề tài .............................................................................................. 1
2. Tình hình nghiên cứu đề tài .................................................................................... 3
3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................. 8
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................................... 8
5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................................ 9
6. Các nguồn tư liệu được sử dụng ........................................................................... 10
7. Đóng góp của đề tài .............................................................................................. 10
8. Bố cục của đề tài ................................................................................................... 11
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH CỦA ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CƠNG ........................................... 12
1.1.

Văn bản hành chính của đơn vị sự nghiệp cơng ............................................ 12

1.1.1. Khái niệm văn bản ...................................................................................... 12
1.1.2. Khái niệm về VBHC của đơn vị sự nghiệp công ........................................ 14
1.1.3. Vai trị của VBHC của đơn vị sự nghiệp cơng .......................................... 15
1.1.4. Đặc điểm và chức năng của VBHC của đơn vị sự nghiệp công................. 17
1.1.5. Phân loại văn bản hành chính của đơn vị sự nghiệp cơng ........................ 24
1.2.

Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của đơn vị sự nghiệp công ........ 30

1.3. Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành VBHC của đơn vị sự nghiệp

công ........................................................................................................................... 33
1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành VBHC .................................................... 33
1.3.2. Yêu cầu về nội dung ban hành văn bản hành chính ................................... 33
1.3.3. Yêu cầu về thể thức, kỹ thuật trình bày ban hành văn bản hành chính ...... 35
1.4. Quan điểm và tiêu chuẩn đánh giá chất lượng ban hành văn bản hành chính của
đơn vị sự nghiệp công ............................................................................................... 39
1.4.1. Quan điểm đánh giá chất lượng ban hành VBHC ..................................... 39
1.4.2. Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng ban VBHC ............................................. 40
iii


Tiểu kết chương 1 ..................................................................................................... 43
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN
BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT ................... 44
2.1. Khái quát về Trường Đại học Thủ Dầu Một...................................................... 44
2.2. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Đại học Thủ Dầu Một . 47
2.2.1. Về thẩm quyền ban hành các loại văn bản hành chính tại Trường Đại học
Thủ Dầu Một ............................................................................................................. 47
2.2.2. Về số lượng các loại văn bản hành chính tại Trường Đại học Thủ Dầu Một
................................................................................................................................... 50
2.2.3. Về nội dung văn bản hành chính của Trường Đại học Thủ Dầu Một ........ 53
2.2.4. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Trường Đại học
Thủ Dầu Một ............................................................................................................. 58
2.2.5. Về ngôn ngữ và văn phong văn bản hành chính của Trường Đại học Thủ
Dầu Một. ................................................................................................................... 70
2.2.6. Về Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Trường Đại
học Thủ Dầu Một ...................................................................................................... 71
2.2.7. Một số lỗi thường gặp khi soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của
Trường Đại học Thủ Dầu Một. ................................................................................. 75
2.3. Nhận diện các yếu tố tác động đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành

chính tại Trường Đai học Thủ Dầu Một. .................................................................. 77
2.3.1. Cơ sở pháp lý về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại
học Thủ Dầu Một ...................................................................................................... 77
2.3.2. Đội ngũ cán bộ viên chức tham gia công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính tại Trường Đại học Thủ Dầu Một .......................................................... 78
2.3.3. Trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính tại Trường Đại học Thủ Dầu Một ................................................................... 79
2.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính tại Trường Đại học Thủ Dầu Một ................................................... 81
2.4. Đánh giá chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của
Trường Đại học Thủ Dầu Một .................................................................................. 82
iv


2.4.1. Kết quả đạt được ........................................................................................ 82
2.4.2. Hạn chế ....................................................................................................... 83
2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế ............................................................... 84
Tiểu kết Chương 2 .................................................................................................... 86
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN
THẢO VÀ BAN HÀNH VBHC TẠI TRƯỜNG ĐHTDM ................................. 87
3.1. Phương hướng và một số yêu cầu cụ thể nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Thủ Dầu Một ............................. 87
3.1.1 Phương hướng và một số yêu cầu cụ thể nhằm nâng cao chất lượng soạn
thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Thủ Dầu Một ............... 87
3.2. Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban
hành VBHC tại Trường ĐHTDM ............................................................................. 88
3.2.1. Thực hiện đúng quy định của Nhà nước về việc tuân thủ các yêu cầu trong
công tác soạn thảo và ban hành VBHC .................................................................... 88
3.2.2. Nâng cao trình độ, nhận thức cán bộ, viên chức về công tác soạn thảo và
ban hành văn bản ...................................................................................................... 93

3.2.3. Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống VBHC của Trường ĐHTDM ....... 95
3.2.4. Xây dựng quy chế về công tác văn thư tại Trường Đại học Thủ Dầu Một 96
3.2.5. Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Trường Đại học Thủ Dầu Một .... 97
3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin và trang thiết bị kỹ thuật trong công tác soạn
thảo và ban hành văn bản ......................................................................................... 97
Tiểu kết Chương 3 ................................................................................................ 100
KẾT LUẬN ............................................................................................................ 101
TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................... vi
PHỤ LỤC 1
PHỤC LỤC 2

v


MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Văn bản hành chính (VHBC) là nơi chứa đựng những thơng tin cơ bản, là
phương tiện phục vụ chủ yếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. VBHC
là phương tiện dùng để xây dựng chương trình, lập kế hoạch cơng tác, xin ý kiến cấp
trên, báo cáo tình hình, điều hành quản lý, trao đổi công việc giữa các cơ quan, hay
truyền đạt mệnh lệnh quản lý của Nhà nước từ Trung ương tới hệ thống các cơ quan
thẩm quyền địa phương cấp dưới nhằm mục đích quản lý và điều hành xã hội đạt hiệu
quả cao…. VBHC cũng là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc, thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, đảm bảo cho hoạt động của từng cơ quan được nhịp nhàng thông suốt.
Trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, soạn thảo và ban hành VBHC là
cơng việc quan trọng mang tính chất thường xuyên. Một văn bản ban hành vừa là sản
phẩm lao động của một tập thể, vừa là sản phẩm của từng cán bộ, chuyên viên trong cơ
quan, tổ chức nên chất lượng của VBHC sẽ tác động mạnh đến hiệu quả quản lý. Văn
bản ban hành có chất lượng sẽ nâng cao uy tín của cơ quan và lãnh đạo nói chung, của
cán bộ soạn thảo văn bản nói riêng; sẽ tạo nên sự thống nhất về hình thức và nội dung

của văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập hồ sơ và nâng cao chất lượng hồ
sơ nộp vào lưu trữ. Ngược lại, VBHC ban hành không đảm bảo yêu cầu đề ra sẽ ảnh
hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan, tổ chức và gây khó khăn cho cơng tác lập
hồ sơ, làm giảm chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ.
Vì vậy, cơ quan, tổ chức muốn ban hành ra những văn bản có chất lượng thì phải
chú trọng tới cơng tác soạn thảo đặc biệt là khâu thu thập thông tin và xử lý thông tin.
Cho nên, làm tốt công tác soạn thảo VBHC sẽ góp phần giải quyết cơng việc cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật, hạn chế
được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng VBHC để làm những việc trái pháp luật.
Ban hành một VBHC có chất lượng thì địi hỏi cán bộ soạn thảo VBHC phải vừa có
kiến thức chun mơn sâu rộng, vừa nắm vững các kỹ năng về soạn thảo văn bản như
việc xây dựng đề cương, nắm vững bố cục, cách sử dụng từ ngữ, văn phong và kỹ
thuật trình bày văn bản.
Đảng và Nhà nước ta trong nhiều năm qua đã không ngừng tập trung đổi mới
công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản ngày càng hoàn thiện hơn, thông qua
1


việc ban hành những quy định về công tác soạn thảo và ban hành VBHC nhằm tăng
cường hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.
Trường ĐHTDM là Trường Đại học Công lập của tỉnh Bình Dương được thành
lập Quyết định số 900/QĐ-TTg ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ
về việc thành lập ĐHTDM trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng sư phạm Bình
Dương để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật và
của cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên. Trường thường xuyên phải soạn thảo, ban
hành VBHC. Trong quá trình soạn thảo và ban hành VBHC, Trường ĐHTDM đã căn
cứ vào các văn bản hướng dẫn như: Nghị định 110/2004/NĐ- CP, ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16
tháng 4 năm 2013 về việc hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn

thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Nghi định số 30/NĐ/2020/NĐ –CP
ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư và các văn bản hướng
dẫn, chỉ đạo khác của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, của Bộ giáo dục và Đào tạo,
và của Ủy ban Nhân dân tỉnh Bình Dương để thực hiện việc soạn thảo và ban hành văn
bản phục vụ việc quản lý, lãnh đạo, điều hành của mình. Do vậy, việc soạn thảo
VBHC của Trường nhìn chung đã có nhiều tiến bộ. Cụ thể, chất lượng VBHC của
Trường đã được nâng cao một bước, văn bản ban hành đúng thẩm quyền, khơng có
tình trạng văn bản khơng có chữ ký của người có thẩm quyền, khơng có ngày tháng
năm, văn bản ban hành đã bám sát với yêu cầu thực tế và có tính khả thi cao, cách diễn
đạt ngắn gọn dễ hiểu. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều văn bản do Trường soạn bộc
lộ nhiều khuyết điểm như, văn bản sai về thể thức và trình tự, thủ tục ban hành, sử
dụng từ ngữ, cách phân bố cục, cách viết hoa, nội dung nhiều văn bản cịn mang tính
trùng lặp, thiếu mạch lạc. Để đảm bảo cho hoạt động soạn thảo văn bản và ban hành
văn bản hành chính của Trường Đại học Thủ Dầu Một hiệu quả và đúng pháp luật một
yêu cầu đặt ra là cần khảo sát thực tế công tác soạn thảo, ban hành văn bản của các
đơn vị trực thuộc Trường để từ đó có những đánh giá khách quan nhất về công tác
soạn thảo và ban hành VBHC chung của toàn Trường nhằm đưa ra các giải pháp tối ưu
góp phần hồn thiện hơn cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường. Chính vì
lý do đó, tác giả chọn đề tài “Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường
2


Đại học Thủ Dầu Một - Thực trạng và giải pháp” làm đề tài nghiên cứu luận văn
thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của mình.
2. Tình hình nghiên cứu đề tài
Soạn thảo và ban hành VBHC là một trong những vấn đề quan trọng trong quản
lý hành chính. Vì vậy, có rất nhiều cơng trình nghiên cứu về soạn thảo và ban hành
VBHC khác nhau thể hiện dưới dạng sách, báo, tạp chí, luận văn thạc sĩ, đề tài nghiên
cứu khoa học, các hội thảo khoa học ở nhiều cấp ngành khác nhau đề cập vấn đề này.
Các công trình nghiên cứu có thể phân chia thành ba nhóm cơ bản sau đây:

Nhóm thứ nhất, các sách chuyên khảo, giáo trình về cơng tác soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính như:
Soạn thảo văn bản và cơng tác văn thư, lưu trữ của TS. Nghiêm Kỳ Hồng, Nxb
Lao Động, năm 2008. Nội dung cuốn sách đề cập tới soạn thảo văn bản và công tác
văn thư, công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Soạn thảo và ban hành văn bản của các cơ quan, tổ chức của Tạ Hữu Ánh, Nxb
Lao động Hà Nội, năm 2008. Cuốn sách đề cập đến những vấn đề cơ bản về kỹ thuật
soạn thảo văn bản; soạn thảo văn bản hành chính. Một số văn bản Nghị định của Chính
phủ áp dụng trong soạn thảo và ban hành văn bản.
Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính của PGS.TS Nguyễn Minh Phương,
Nxb Chính trị Quốc gia, năm 2011. Cuốn sách đã tổng kết và trình bày có hệ thống
những vấn đề cơ bản về soạn thảo văn bản hành chính như việc phân loại các văn bản
hành chính; xác định ngun tắc, soạn thảo văn bản hành chính, mẫu hóa VBHC…vv.
Giúp cho người học và người dạy tự trang bị những kiến thức trong việc soạn thảo văn
bản hành chính một cách ngắn gọn, chuẩn xác và đúng quy định của pháp luật.
Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản của PGS.TS Nguyễn Đăng Dung, Nxb
Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2007. Giáo trình đã đưa ra những lý luận chung về văn
bản và kỹ thuật trình bày văn bản của các cơ quan, tổ chức.
Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS.TS Vương Đình
Quyền, Nxb Chính trị quốc gia, năm 2011. Giáo trình đã đề cập nội dung cơ bản về lý
luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ về soạn thảo văn bản, trình
bày bố cục văn bản và phương pháp sử dụng một số loại văn bản thông dụng.

3


Giáo trình Soạn thảo văn bản và cơng tác văn thư lưu trữ (tái bản lần thứ 3, có
sửa chữa bổ sung) của nhóm tác giả PGS.TS Đồng Thị Thanh Phương, Ths. Nguyễn
Thị Ngọc An, Nxb Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2011. Giáo trình cung cấp
cho các sinh viên những kiến thức cơ bản, cơ sở pháp lý về kỹ năng cần thiết của công

tác soạn thảo và quản lý văn bản trong các cơ quan, tổ chức.
Giáo trình Văn bản quản lý Nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản của nhóm
tác giả TS.Lê Văn In, TS.Nghiêm Kỳ Hồng và Ths. Đỗ Văn Học, Nxb Đại học Quốc
gia Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2013, giáo trình nhằm trang bị những kiến thức cơ
bản và phương pháp nghiên cứu về văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo văn
bản; rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và một số loại văn bản khác cho
sinh viên.
Giáo trình Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thơng dụng của nhóm tác giả
TS. Đoàn Thị Tố Uyên, Ths. Trần Thị Vượng, Ths. Cao Thị Oanh, Trường Đại học
Luật Hà Nội, Nxb Tư Pháp, năm 2017. Giáo trình đã trang bị cho người học những
kiến thức về VBHC thông dụng như: Khái niệm, vai trị và chức năng của văn bản
hành chính thơng dụng; u cầu đối với VBHC thơng dụng; quy trình ban hành VBHC
thông dụng. Kỹ năng soạn thảo một số VBHC thơng dụng.
Giáo trình Kỹ năng soạn thảo văn bản của TS. Thái Thị Tuyết Nhung, Đại học
Luật Thành Phố Hồ Chí Minh, năm 2017. Giáo trình đã trình bày các vấn đề chung về
soạn thảo văn bản pháp luật, hệ thống văn bản pháp luật, nội dung, phạm vi, thẩm
quyền ban hành, hình thức, ngơn ngữ, quy trình ban hành văn bản, kiểm tra và xử lý
văn bản. Phần kỹ năng soạn thảo một số loại văn bản cụ thể là nhằm trang bị cho sinh
viên những kỹ năng cơ bản để soạn thảo các văn bản pháp luật và VBHC.
Ngồi ra cịn một số giáo trình đề cập tới soạn thảo và ban hành văn bản như:
Giáo trình Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính của nhóm tác giả Lê Văn In,
Phạm Hưng, Nxb Chính trị Quốc gia, năm 2008; Phương pháp soạn thảo văn bản
hành chính của tác giả Nguyễn Minh Phương, Nxb Chính trị Quốc gia Hà Nội, năm
2011; Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản Học viện Hành chính quốc gia, do
PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, TS. Lưu Kiếm Thanh biên soạn, Nxb Đại học Quốc
gia Hà Nội; Kỹ thuật soạn thảo và quản lý văn bản của nhóm tác giả Trần Thị Thu
Hương, Mang Văn Thới, Phạm Thanh Dũng, Nxb Phương Đông, năm 2011; Văn bản
4



quản lý nhà nước - những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo của nhóm tác giả TS.
Triệu Văn Cường, TS. Nguyễn Cảnh Đương, TS. Lê Văn In và Ths. Nguyễn Mạnh
Cường, Nxb Giáo dục Việt Nam, năm 2013..vv.
Nhóm thứ hai, một số luận văn có liên quan về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính như:
Hồn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng công an
nhân dân, Bộ Công an của tác giả Đàm Thị Lan Anh, Trường Đại học Khoa học Xã
hôi và Nhân văn – Đại học Quốc Gia Hà Nội, bảo vệ năm 2010. Tác giả đã khái quát
về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng cục Xây dựng lực lượng Công
an nhân dân, Bộ Công an. Giới thiệu về hệ thống văn bản do Tổng cục Xây dựng lực
lượng Công an nhân dân, Bộ Công an soạn thảo bao gồm VBHC và văn bản quy phạm
pháp luật tại Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân, Bộ Cơng an. Xác định
sự cần thiết phải hồn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực
lượng Công an nhân dân, Bộ Công an. Nhận xét các ưu điểm, tồn tại. Đề xuất một số
giải pháp nhằm hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực
lượng Công an nhân dân, Bộ Cơng an.
Nghiên cứu chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường
Đại học Khoa học xã hội nhân văn Hà Nội của tác giả Vũ Thị Hà, Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc Gia Hà Nội bảo vệ năm 2014. Tác giả đã khảo sát
hệ thống văn bản phục vụ hoạt động của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn Hà Nội- Từ đó, đưa ra giải pháp thống nhất hình thức và mức độ về nội dung góp
phần tạo lập kỷ cương, nề nếp trong hoạt động ban hành văn bản của Nhà trường.
Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban Nhân dân tỉnh Thanh Hóa
của tác giả Nguyễn Thị Minh, Học viện Hành chính Quốc gia, bảo vệ năm 2016. Tác
giả đã nghiên cứu về công tác ban hành VBHC của Ủy ban Nhân dân tỉnh Thanh Hóa Từ đó, nêu lên những ưu điểm, hạn chế trong tác ban hành văn bản nhằm đưa ra các
giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo, ban hành và quản lý VBHC tại Ủy ban
Nhân dân tỉnh Thanh Hóa.
Chất lượng ban hành văn bản hành chính của UBND Phường, Quận Gị Vấp,
thành phố Hồ Chí Minh của tác giả Trần Thị Nhàn, Học viện Hành chính Quốc gia,
bảo vệ năm 2016. Tác giả đã đi sâu vào tìm hiểu cơng tác ban hành VBHC của Uỷ ban

5


Nhân dân trên địa bàn Quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh. Tác giả đã thấy được
những hạn chế trong việc ban hành văn bản hành chính của UBND phường trên địa
bàn Quận Gò Vấp. Dựa trên cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác ban hành VBHC
của chính quyền địa phương. Tác giả đưa ra các giải pháp để khắc phục những thiếu
sót nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo VBHC của UBND phường Quận Gò Vấp.
Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại các trường Cao
đẳng công lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh của tác giả Lê Phương Bình, Đại học
Khoa học xã hội và văn – Đại học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh, bảo vệ năm
2016. Tác giả có nghiên cứu sơ lược về cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản của
các trường Cao đẳng, nêu những hạn chế, thiếu sót về thể thức và nội dung trong quá
trình soạn thảo và ban hành văn bản tại các Trường Cao đẳng trên địa bàn thành phố
Hồ Chí Minh, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục và nâng cao chất lượng soạn
thảo và ban hành tại các Trường đạt hiệu quả tốt hơn.
Hoạt động ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban Nhân dân Quận Nam Từ
Liêm Thành phố Hà Nội của tác giả Nguyễn Thị Hằng, Học viện Hành chính Quốc gia,
bảo vệ năm 2017. Tác giả đã nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và hệ thống văn bản
hành chính của UBND Quận Nam Từ Liêm Hà Nội-Từ đó, nêu lên những ưu điểm,
hạn chế và nguyên nhân để đưa ra các phương hướng và giải pháp để nâng cao hoạt
động ban hành văn bản.
Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của Ủy ban Nhân dân cấp xã
từ thực tiễn các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu tỉnh Phú Yên của tác giả
Đặng Thị Trinh, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn - Đại học Quốc gia
Thành Phố Hồ Chí Minh, bảo vệ năm 2018. Tác giả đã tổng hợp và hệ thống hóa
những vấn đề lý luận về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý Nhà nước đối với cấp
xã, phường. Với phương thức khảo sát thực tế trên địa bàn các xã, phường của Ủy ban
Nhân dân Thị xã Sông Cầu tỉnh Phú Yên. Tác giả đánh giá công tác soạn thảo và ban
hành văn bản và đi sâu và phân tích những ưu điểm và hạn chế cùng nguyên nhân để

từ đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban
hành văn bản quản lý Nhà nước của Ủy ban Nhân dân các xã, phường trên địa bàn thị
xã Sơng Cầu, tỉnh Phú n nói riêng và trong cả nước nói chung.

6


Nhóm thứ ba, một số bài báo về cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính đăng trên các tạp chí như:
“Một số vấn đề đặt ra về viết hoa tên cơ quan tổ chức trong văn bản”, TS.
Nguyễn Thị Thu Vân (2008), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 3), tr.5-8; “Nhận
dạng lỗi khẩu ngữ trong văn bản hành chính”, Nguyễn Thị Thu Vân (2008), Tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 9), tr.2;“Một số ý kiến về ghi ký hiệu văn bản và trích
yếu nội dung văn bản”, Ths. Đào Thị Thiên Hương (2012), Tạp chí Văn thư Lưu trữ
Việt Nam, (số 7), tr.20-22; “Con dấu chức vụ quyền hạn của một số người có thẩm
quyền: Một số vấn đề cùng thảo luận” NCS. Đỗ Văn Học - TS. Lê Văn In (2012), Tạp
chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 12), tr.1-tr.6; “Hệ quả từ việc sử dụng sai hình thức
văn bản”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 9), tr.8; “Tính khn mẫu của văn
bản hành chính”,“Cần thống nhất quy định hướng dẫn thể thức văn bản”; NCS. Đỗ
Văn Học-Mai Thanh Xuân (2014), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 4), tr.32tr.34; “Hành chính từ thực tế Ủy ban Nhân dân cấp xã tỉnh Quảng Nam, Ths. Trương
Thị Thủy (2017), tạp chí Nhân lực Khoa học Xã hội, (số 8) tr. 50-56; Các nhân tố tác
động đến ngơn ngữ văn bản hành chính ở nước ta hiện nay, Ths.Trương Thị Thủy
(2018), Tạp chí Khoa học Nội vụ, (số 23), tr.31- tr.37;
Như vậy, có thể khẳng định số lượng cơng trình nghiên cứu về vấn đề soạn thảo
và ban hành văn bản nêu trên khá phong phú, đa dạng. Các cơng trình nghiên cứu đã
đề cập một cách trực tiếp và gián tiếp đến vấn đề cụ thể trong công tác soạn thảo và
ban hành văn bản từ các yếu tố thể thức, kỹ thuật trình bày, nội dung, quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản ở mức độ và phạm vi khác nhau. Điều đó, góp phần giúp cho
tác giả nhận thức sâu sắc hơn về mặt lý thuyết cũng như cung cấp những tư liệu, thơng
tin quan trọng, bổ ích, làm tiền đề cho việc nghiên cứu đề tài của mình. Tuy nhiên,

việc nghiên cứu chuyên sâu vào việc soạn thảo và ban hành VBHC tại Trường Đại học
lại chưa nhiều hoặc có đề cập tới thì cịn khá ít hoặc chưa đầy đủ, một số luận văn chủ
yếu đi vào nghiên cứu việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của các cơ quan
quản lý Nhà nước ở cấp xã phường, các cơ quan trực thuộc Bộ Công an, hoặc một
phần nhỏ về thể thức văn bản của các trường Cao đẳng. Vì thế, cho tới thời điểm này
chưa có bất cứ cơng trình nào nghiên cứu về “Soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính tại Trường Đại học Thủ Dầu Một – Thực trạng và giải pháp”. Chính vì vậy,
7


đề tài của tác giả chọn là đề tài mới và khơng có sự trùng lắp với bất cứ đề tài nào
trước đó.
3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về soạn thảo và ban hành VBHC, đánh giá thực
trạng công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại Trường ĐHTDM -Từ đó, tác giả đề
xuất một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả soạn thảo và ban
hành VBHC của Trường ĐHTDM.
Nhiệm vụ
Để thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu trên, đề tài tập trung giải quyết những vấn đề
sau:
Thứ nhất, nghiên cứu một cách cơ bản, có hệ thống lý luận về soạn thảo và ban
hành VBHC tại các cơ quan, tổ chức nói chung.
Thứ hai, trên cơ sở tham chiếu lý luận về công tác soạn thảo văn bản và ban hành
VBHC của các cơ quan, tổ chức nói chung với thực tiễn cơng tác soạn thảo VBHC của
Trường ĐHTDM nói riêng. Tác giả, đánh giá được thực trạng soạn thảo và ban hành
VBHC của Trường tìm ra những kết quả đạt được, những hạn chế thiếu sót, nguyên
nhân.
Thứ ba, đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của
soạn thảo và ban hành VBHC củaTrường ĐHTDM -Từ đó, đưa ra những kiến nghị

chung đối với công tác soạn thảo và ban hành VBHC của Trường ĐHTDM góp phần
cùng với việc thực hiện các giải pháp hồn thiện hơn cơng tác soạn thảo và ban hành
VBHC của Trường.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:
Công tác soạn thảo và ban hành VBHC của Trường ĐHTDM
Phạm vi nghiên cứu:
- Thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu về soạn thảo và ban hành VBHC của
Trường Đại học Thủ Dầu Một từ năm 2009 đến năm 2020.
- Không gian: VBHC trong nội bộ Trường Đại học Thủ Dầu Một.

8


5. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài của mình tác giả sử dụng các phương pháp sau:
Phương pháp luận: Tác giả nghiên cứu đề tài trên cơ sở phương pháp luận duy
vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh
về Nhà nước và pháp luật cùng hệ thống quan điểm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước
trong sự nghiệp đổi mới. Đồng thời, xuất phát từ thực tiễn công tác soạn thảo và ban
hành văn bản của trường ĐHTDM để tiếp cận vấn đề dưới góc độ Lưu trữ học.
Phương pháp hệ thống: Phương pháp này giúp tác giả tập hợp được các quy định
về soạn thảo và ban hành VBHC theo quy định của Nhà nước, của Trường về công
soạn thảo và ban hành VBHC.
Phương pháp khảo sát thực tế: Khảo sát tình hình soạn thảo và ban hành văn bản
tại Trường và đội ngũ chuyên viên khối hành chính, thư ký khoa (gọi chung là cán bộ
viên chức) liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Tác giả thực hiện
phát phiếu khảo sát để tìm hiểu những thuận lợi, khó khăn trong việc soạn thảo và ban
hành VBHC của Trường. Đối với phương pháp này tác giả đã phát 160 phiếu khảo sát.
Phương pháp khảo sát thực tế này sẽ cung cấp cho tác giả những tư liệu quan trọng để

đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản chung của các đơn vị và
có sự khái qt chung của tồn Trường.
Phương pháp phân tích chức năng: Vận dụng phương pháp này tác giả đi sâu
vào tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường và trách nhiệm của Trường,
của từng chức danh đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Phương pháp so sánh: Được vận dụng để đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn giữa
thực tiễn của Trường ĐHTDM với các quy định của Nhà nước về soạn thảo và ban
hành văn bản.
Phương pháp thống kê: Được vận dụng để thống kê các số liệu có liên quan đến
cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường ĐHTDM, nhằm phục vụ cho việc
tổng hợp, đánh giá thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường,
đồng thời thực hiện xử lý số liệu trong quá trình thực hiện khảo sát.
Các phương pháp trên được sử dụng đồng thời và bổ sung cho nhau, giữa chúng
có mối quan hệ mật thiết, biện chứng song cũng có tính độc lập tương đối của mình.
Do đó, để các phương pháp mang lại hiệu quả như mong muốn, đòi hỏi người nghiên
9


cứu phải nắm vững phương pháp luận chung và vận dụng khéo léo các phương pháp
trên trong từng phần nghiên cứu cụ thể.
6. Các nguồn tư liệu được sử dụng
Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài này, tác giả đã tham khảo các nguồn
tài liệu sau:
- Các văn bản của Nhà nước quy định về soạn thảo và ban hành VBHC đối với
các cơ quan, tổ chức; Các quy định về soạn thảo và ban hành VBHC của Bộ Giáo dục
và Đào tạo; Các quy định về soạn thảo và ban hành VBHC của UBND tỉnh Bình
Dương áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp; Các quy định về soạn thảo và ban hành văn
bản của Trường ĐHTDM; Các luận văn liên quan đến vấn đề soạn thảo và ban hành
VBHC; Các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí chun ngành có liên quan tới đề
tài nghiên cứu; Qua mạng Internet để tìm hiểu thêm những thông tin liên quan đến

công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại Trường Đại học; Các tư liệu khảo sát qua
thực tế quan sát, điều tra, phỏng vấn tại Trường ĐHTDM.
7. Đóng góp của đề tài
Đề tài luận văn nếu được thực hiện tốt sẽ có những đóng góp quan trọng về mặt
lý luận và thực tiễn, cụ thể như sau:
Về mặt lý luận:
Luận văn trình bày tổng hợp những vấn đề cơ bản về lý luận và quy định pháp lý
về soạn thảo và ban hành VBHC do Nhà nước ban hành từ trước cho đến nay để áp
dụng tại các các cơ quan, tổ chức. Luận văn tiến hành phân tích các quy định của Nhà
nước vào việc thực hiện công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại Trường ĐHTDM.
Về mặt thực tiễn:
Luận văn mong muốn đóng góp với các ý nghĩa sau:
- Giúp cho Trường nhận thức được tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban
hành VBHC tại Trường - Từ đó, đưa ra các biện pháp giúp Trường soạn thảo và ban
hành VBHC được tốt hơn.
- Giúp cho nguồn tài liệu lưu trữ của Trường đạt hiệu quả và chất lượng cao từ
nguồn tài liệu soạn thảo có giá trị của Trường.
- Giúp cho CBVC trong Trường nhận thức đúng về soạn thảo và ban hành VBHC
-Từ đó, thực hiện tốt hơn công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại đơn vị mình.
10


- Cuối cùng, thông qua việc thực hiện đề tài này, tác giả có thể nâng cao hơn khả
năng nghiên cứu khoa học và trang bị thêm nhận thức lý luận phục vụ tốt hơn cơng
việc của mình sau này.
8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và kiến nghị, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,
luận văn được kết cấu gồm 03 Chương, cụ thể như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.
Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại

Trường Đại học Thủ Dầu Một.
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính tại Trường Đại học Thủ Dầu Một.

11


Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH CỦA ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CƠNG
1.1. Văn bản hành chính của đơn vị sự nghiệp công
1.1.1. Khái niệm văn bản
“Chữ viết (văn tự) do con nguời sáng tạo ra và được sử dụng để làm văn bản
nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp cộng đồng và điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh
trong đời sống xã hội. Trải qua một quá trình lịch sử lâu dài, văn bản được sử dụng
ngày càng phổ biến và trở thành một phương tiện thiết yếu trong quản lý nhà nước,
quản lý xã hội. Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học như ngôn
ngữ học, văn bản học, hành chính học, văn thư học, luật học”…[43 tr.13].
Vì vậy, khái niệm văn bản có những quan niệm rộng, hẹp khác nhau và có những
cách hiểu khác nhau. Sau đây là một số khái niệm văn bản thường được sử dụng:
Từ điển Lưu trữ Việt Nam, năm 1992 của Cục Lưu trữ nhà nước “văn bản” được
hiểu là “1. Vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngơn ngữ, có giá trị pháp lý, “2. Cơng
văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan như luật, pháp lệnh, nghị
quyết, nghị định, chỉ thị, thông tư, thông cáo, thông báo, kế hoạch, báo cáo v.v” [16,
tr. 87].
Từ điển Bách Khoa Việt Nam tập 4 phần 2, năm 2005 của Nxb Từ điển Bách
Khoa Hà Nội ghi “Văn bản: Một chỉnh thể trên câu, gồm một chuỗi các câu, đoạn văn
được cấu tạo theo nguyên tắc của một ngơn ngữ, tạo nên thơng báo có tính hệ thống”
[48, tr.795].
Từ điển Giải thích nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ Việt Nam của PGS.TS Dương
Văn Khảm giải thích văn bản như sau: “Vật thơng tin thành văn bản được truyền đạt

bằng ngơn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành qua hoạt động xã hội, được trình bày theo thể
thức nhất định” [47, tr.143].
Tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ giải
thích “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngơn ngữ hoặc ký hiệu,
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức,
kỹ thuật theo quy định”.
Tiếng Việt thực hành của Nguyễn Quang Ninh, Hồng Dân 1996, Nxb Giáo dục,
Hà Nội giải thích “Văn bản là một thể hồn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung,
12


thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là
dạng viết”. [51, tr.15].
Tiếng Việt thực hành (tái bản lần 1) của nhóm tác giả Lê A, Đỗ Việt Hùng 1998,
Nxb Giáo dục, Hà Nội ghi “Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngơn
ngữ. Nó vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện của hoạt động giao tiếp” [1, tr.25].
Kỹ thuật và Ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước của tác giả Bùi Khắc
Việt giải thích “Văn bản là sản phẩm của lời nói, thể hiện bằng hình thức viết” [70, tr.
10].
Văn bản Quản lý Nhà nước và công tác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt
Nam của PGS.TS Vương Đình Quyền giải thích văn bản như sau: “Văn bản hiểu theo
nghĩa chung nhất là khái niệm để chỉ vật mang tin được ghi bằng những ký hiệu ngôn
ngữ nhất định” [56, tr.7].
Trong cuốn Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và
kinh doanh của Lê Văn In viết “Văn bản: Vừa là sản phẩm vừa là phương tiện của
hoạt động giao tiếp, có mục đích ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (ký
hiệu) từ một chủ thể này đến một chủ thể khác, nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc
mục đích nhất định” [46, tr.8].
Như vậy, văn bản được hiểu và giải thích theo nhiều nghĩa khác nhau trong các
cơng trình nghiên cứu. Tuy nhiên, ta có thể khái quát văn bản theo cách hiểu như sau:

Theo nghĩa rộng văn bản chỉ vật mang tin và ghi tin bằng ký hiệu và ngơn ngữ.“Kí
hiệu ngôn ngữ ở đây tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngơn ngữ của con người.
Ví dụ: chữ quốc ngữ, chữ Hán, chữ Nôm, chữ La tinh, chữ Anh, chữ Pháp….Còn vật
mang tin là các vật liệu dùng để viết lên chữ trên, như giấy, gỗ, đá, da, tre. Theo định
nghĩa này, mọi vật có ghi ký hiệu ngơn ngữ đều là văn bản, ví như bia, đá, hoành phi,
câu đối ở các đền chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ, các tác phẩm văn học, khoa học
kỹ thuật; công văn, giấy tờ sổ sác ở các cơ quan. Khái niệm rộng này được dùng một
cách phổ biến trong giới nghiên cứu về ngôn ngữ học, văn học, sử học, văn bản học
của nước ta từ trước đây cũng như hiện nay. Với nghĩa hẹp thì văn bản là khái niệm
dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đồn thể, xí
nghiệp (gọi chung là cơ quan). Như vậy, hiểu theo nghĩa hẹp của văn bản thì các chỉ
thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, kết hoạch, báo cáo, đơn từ, sổ sách … sản sinh
13


trong quá trình hoạt động của một cơ quan đều được gọi là văn bản. Ngày nay, khái
niệm này được sử dụng rộng rãi trong hoạt động quản lý của cac cơ quan.” [55, tr.5].
1.1.2. Khái niệm về VBHC của đơn vị sự nghiệp công
Theo điều 9 của Luật Viên chức ban hành ngày 15 tháng 11 năm 2010, đơn vị sự
nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị,
tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân,
cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý Nhà nước. Do đó, các văn bản do các đơn vị
này ban hành đều là VBHC. Khái niệm VBHC có nhiều cách giải thích như sau:
Từ điển Giải thích nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ giải thích VBHC: “Văn bản do cơ
quan, tổ chức ban hành để quản lý, điều hành, giải quyết các công việc thuộc trách
nhiệm do pháp luật quy định” [53, tr.426].
Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước của Bùi Khắc Việt
giải thích “Văn bản hành chính là văn bản mang tính thơng tin điều hành nhằm thực
thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể phản
ánh tình hình trao đổi, ghi chép cơng việc của cơ quan nhà nước” [70, tr.18].

Phương pháp Soạn thảo VBHC của PGS.TS Nguyễn Minh Phương “Văn bản
hành chính là những loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải
quyết, đề nghị, phản ánh một vấn đề nào đó theo quy định của pháp luật” [54, tr.7].
Đỗ Văn Học giải thích VBHC “Là văn bản do các cơ quan Nhà nước ban hành
hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, trình tự và thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ
thuật trình bày đã được quy định thống nhất” [35, tr.30 -tr.31].
Tại Điều 4, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm
2004 về công tác văn thư và Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ - CP của Chính phủ
về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày CP của
Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về cơng tác văn thư, văn bản hình thành trong
các cơ quan tổ chức bao gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật;
- Văn bản hành chính;
- Văn bản chuyên ngành;
- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.

14


Tại Điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành ngày 05 tháng
3 năm 2020 về công tác văn thư giải thích “Văn bản hành chính là văn bản hình thành
thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ
chức”.
Như vậy, từ các cơng trình nghiên cứu nêu trên giải thích về khái niệm VBHC và
các văn bản của Nhà nước ban hành, có thể thể khái quát và hiểu VBHC theo nghĩa
rộng và đồng nhất như sau: VBHC là một trong bốn loại văn bản hình thành trong các
cơ quan, tổ chức (trong hệ thống các cơ quan Nhà nước cũng như trong các tổ chức
doanh nghiệp nhà nước, tổ chức xã hội và xã hội nghề nghiệp). Đây là loại văn bản ghi
lại và truyền đạt các quyết định cá biệt và thông tin quản lý để phục vụ hoạt động điều
hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

1.1.3. Vai trò của VBHC của đơn vị sự nghiệp cơng
Có thể nói rằng, VBHC là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức. Đây là nhóm văn bản mang tính thơng tin điều hành nhằm thực hiện
các văn bản cấp trên hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình
giao dịch, trao đổi ghi chép cơng việc..vv. Do vậy, trong quá trình thực hiện hoạt động
quản lý thì nhóm VBHC có vai trị hết sức quan trọng thể hiện ở những mặt cơ bản sau
đây:
+ Đảm bảo thơng tin cho q trình quản lý
Thơng tin có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý. Văn bản là
phương tiện quan trọng để trao đổi thông tin, bởi thông tin trên văn bản là thông tin có
độ tin cậy cao, đa dạng, phong phú. Văn bản phản ánh chủ trương, đường lối của
Đảng và chính sách của Nhà nước, tình hình kinh tế, chính trị- xã hội; tình hình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ nhiệm vụ và quyền hạn của các
cơ quan, tổ chức; kết quả và những tồn tại trong hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, tổ
chức..vv góp phần tạo điều kiện cho hoạt động quản lý được thông suốt, kịp thời và
mang lại hiệu quả thiết thực.
+ Góp phần truyền đạt các quyết định của cơ quan, tổ chức từ chủ thể quản lý
đến đối tượng quản lý
VBHC có vai trị quan trọng trong việc truyền đạt các quyết định quản lý của các
cơ quan, tổ chức. Đối với cơ quan, tổ chức cấp trên ban hành VBHC để truyền đạt ý
15


kiến chỉ đạo của cấp trên xuống cấp dưới nhằm giải quyết một công việc cụ thể. Đối
với những cơ quan, tổ chức cấp dưới ban hành VBHC để phản ánh tình hình hoạt động
của đơn vị, đồng thời đưa ra những kiến nghị lên cấp trên để được giúp đỡ hoặc để giải
quyết một yêu cầu nào đó. Trong q trình truyền đạt các quyết định quản lý địi hỏi
phải nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng.
Mặt khác, trong hoạt động quản lý, điều hành các cơ quan, tổ chức, các nhà quản
lý đều phải sử dụng văn bản để truyền đạt các quyết định quản lý của mình đến các đối

tượng có liên quan. Nếu VBHC truyền tải được đầy đủ nội dung quản lý của cơ quan,
tổ chức thì năng suất lao động cao, nếu truyền tải khơng tốt, thiếu khoa học thì năng
suất lao động của người quản lý, cơ quan sẽ bị hạn chế. Những VBHC được ban hành
đã giúp cơ quan, tổ chức hoạt động thông suốt, hiệu quả và thực sự trở thành phương
tiện phổ biến để truyền đạt nội dung quản lý.
+ Là phương tiện được sử dụng làm căn cứ để kiểm tra đánh giá hoạt động
của bộ máy lãnh đạo cơ quan
Kiểm tra, thanh tra, giám sát là hoạt động tất yếu trong quá trình quản lý nhằm
đảm bảo cho bộ máy lãnh đạo và quản lý hoạt động có hiệu quả. Hiện nay, khi nhiệm
vụ quản lý hoạt động ngày càng được mở rộng và phức tạp, việc kiểm tra, giám sát
càng trở nên quan trọng và có ý nghĩa to lớn. Tổ chức tốt việc kiểm tra sẽ làm cho
công tác của người lãnh đạo trở nên tháo vát, linh hoạt, đồng thời có thể ngăn ngừa
được những sai lầm trong chỉ đạo công việc, kịp thời đề ra các biện pháp khắc phục
hạn chế một cách phù hợp nhất. Có nhiều hình thức và phương tiện để thực hiện cơng
tác kiểm tra, kiểm sốt mà cán bộ quản lý và lãnh đạo có thể sử dụng, trong đó có
VBHC là phương tiện quan trọng, bởi văn VBHC được hình thành trong hoạt động
quản lý Nhà nước là nguồn dữ liệu quan trọng để tiến hành thanh tra, kiểm tra mọi
hoạt động của cơ quan, tổ chức. Việc kiểm tra được thực hiện dựa trên cơ sở văn bản
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị; dựa trên quy định pháp
luật về chuyên môn, nghiệp vụ; dựa trên cơ sở của những quy định nội bộ trong quy
chế, quy định, nội quy. Như vậy, VBHC cụ thể hóa quy định pháp luật để thực hiện
nội bộ sẽ là cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức,
đơn vị và trở thành phương tiện để ghi lại kết quả kiểm tra, góp phần cho hoạt động
quản lý nề nếp và hiệu quả hơn.
16


+ Là công cụ đưa pháp luật vào thực tiễn
VBHC được sản sinh ra từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Để đưa pháp luật
vào thực tiễn không thể thiếu hệ thống VBHC. VBHC nào cũng phải dựa trên cơ sở

pháp luật của Nhà nước. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan, tổ chức ban
hành một khối lượng không nhỏ các VBHC nhằm áp dụng các quy phạm pháp luật
mang tính cá biệt. Đó cũng là những chứng cứ để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong
hoạt động quản lý Nhà nước. Các VBHC cụ thể hóa các luật hiện hành, hướng dẫn
thực hiện các quy định mang tính pháp lý, và là cơng cụ quan trọng và không thể thiếu
để thực thi pháp luật.
1.1.4. Đặc điểm và chức năng của VBHC của đơn vị sự nghiệp cơng
- Đặc điểm văn bản hành chính của đơn vị sự nghiệp công

+ Thẩm quyền ban hành:
Theo quy định của Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật, VBHC do nhiều
cơ quan có thẩm quyền ban hành. Tất cả các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị,
tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội, các tổ chức xã hội nghề nghiệp, các loại
doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp tư nhân đều được ban hành VBHC. Để thực
hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và góp phần đảm bảo cho hoạt động quản lý có hiệu quả
của cơ quan, tổ chức đó. Đối với cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thì được ban
hành các loại VBHC. Đối với các đơn vị, tổ chức phụ thuộc pháp nhân thì chỉ được
ban hành các loại văn bản để thực hiện trong nội bộ đơn vị đó (thường gọi là văn bản
nội bộ). Các loại văn bản nội bộ như: Thông báo, Tờ trình, Biên bản, Nội quy, Cơng
văn. Như vậy, xét về thẩm quyền ban hành có nhiều loại chủ thể có thẩm quyền ban
hành theo quy định của pháp luật nhằm đảm bảo cho các cơ quan, tổ chức thực hiện
chức năng, nhiệm vụ được giao.
+ Hiệu lực văn bản hành chính:
VBHC tùy theo thể loại văn bản có thể những loại văn bản được áp dụng một
lần, có phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành. Việc ban hành VBHC trên
thực tế là chủ yếu để điều chỉnh hành vi của một hoặc một số đối tượng xác định trong
nội bộ cơ quan, tổ chức hoặc để thực hiện hoạt động giao dịch nhằm giải quyết những
vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và khi giao dịch thành

17



cơng, văn bản đó coi như hết giá trị. Do đó, có thể thấy, VBHC thường được áp dụng
một lần, phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành.
Trong một số trường hợp, VBHC có hiệu lực thường xuyên, phạm vị điều chỉnh
rộng và nhiều đối tượng thi hành như là các quy chế, quy định trong nội bộ của cơ
quan, tổ chức.
+ Nội dung văn bản bản hành chính:
Nội dung VBHC rất phong phú có thể khái quát như sau:
Nội dung VBHC báo cáo lên cấp trên kế hoạch công tác cụ thể:
Một là: Hàng năm, từng thời kỳ cơ quan, tổ chức cấp dưới phải xây dựng quy
hoạch, kế hoạch công tác báo cáo cấp trên và phải báo cáo kết quả thực hiện quy
hoạch, kế hoạch lên cấp trên. Các văn bản về quy hoạch, kế hoạch cơng tác và báo cáo
tình hình thực hiện kế hoạch của cơ quan, tổ chức là những VBHC phục vụ công tác
quản lý công việc rất phổ biến và quan trọng trong các cơ quan, tổ chức.
Hai là: Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch công tác hoặc kết quả thực thi những
nhiệm vụ, những dự án do cấp trên giao. Để quản lý chặt chẽ hoạt động của các cơ
quan, tổ chức cấp dưới thì các cơ quan, tổ chức cấp trên phải ban hành quyết định quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cấp dưới.
Nội dung VBHC trao đổi giải quyết những công việc giữa các cơ quan, tổ chức
và cá nhân liên quan theo pháp luật.
Nội dung VBHC phản ánh tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… diễn ra
hàng ngày, hàng giờ trong từng cơ quan, tổ chức, trong từng địa phương. Có thể là văn
bản quyết định của cơ quan có thẩm quyền khen thưởng một tập thể hoặc cá nhân có
thành tích xuất sắc trong việc thực hiện nhiệm vụ xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Đây
cũng có thể là những văn bản tường trình của cơ quan, tổ chức về tình hình hạn hán,
dịch bệnh, lũ lụt, mất mùa hoặc thảm họa thiên nhiên khác.
Nội dung VBHC phù hợp với Hiến pháp và pháp luật của Nhà nước, vận dụng
nội dung văn bản quy phạm pháp luật để soạn thảo.
Nội dung VBHC không được đề ra các chế tài pháp lý.

+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính:
- Về thể thức văn bản hành chính

18