TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
***

ĐỒ ÁN MƠN HỌC
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN

Đề tài: Phân tích Thiết kế Hệ thống bán Thiết bị
Máy tính của Cơng ty

Hà Nội


Nhiệm vụ và nhận xét
Nhiệm vụ: Các thành viên trong nhóm sẽ đi khảo sát hiện trạng tại một số cơng ty bán
thiết bị máy tính trên địa bàn. Đánh giá và nhận xét về cách thức hoạt động của hệ
thống bán hàng hiện hành, sau đó phân tích những vấn đề mà hệ thống cũ còn chưa
được tối ưu hố từ đó đưa ra các giải pháp tối ưu. Sau khi phân tích đưa ra ý tưởng, nội
dung thiết kế phần mềm cho hệ thống để có thể tối ưu triệt để các phương pháp và cách
thức hoạt động sao cho đạt hiệu quả nhất.

Nhận xét: ...........................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................

............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
1


LỜI NĨI ĐẦU
Lời nói đầu!
Ngày nay khoa học kĩ thuật phát triển, góp phần đắc lực trong cơng cuộc cách mạng
khoa học kỹ thuật này phải đến lĩnh vực công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin
được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực. Đặc biệt trong ngành kinh tế, nó đóng góp phần
đáng kể vào q trình hội nhập. Như chúng ta đã biết, việc quản lý kinh doanh của
nhiều cửa hàng vẫn rất thủ công, việc ghi chép thông qua sổ sách gặp nhiều trở ngại,
gây khó khăn cho người quản lý khi muốn xem xét tình trạng các mặt hàng theo ngày,
tháng, quý,… Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phương pháp
thủ công như: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo làn, lạc hậu, không thường xuyên
cập nhật. Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thơng tin lưu trữ trong đơn vị không nhất
quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và cơng sức
để thống kê, để phân tích đưa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định. Do đó, việc
sử dụng các thành tựu của cơng nghệ thơng tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và
mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các
bài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hố, giản được thời
gian cũng như chi phí cho q trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh.Từ

thực tế đó việc xây dựng một phần mềm quản lí thiết bị của mơt cửa hàng rất cần thiết.
Đề tài của chúng em là xây dựng phần mềm quản lú thiết bị của cửa hàng máy tính.
Với đề tài này phần mềm sẽ cho phép người dung thực hiện một cách nhanh chóng,
chính xác việc nhập dữ liệu, lưu trữ, cập nhập thông tun các mặt hàng, thực hiện yêu
cầu báo cáo… với giao diện làm việc than thiện, tiện dụng với người sử dụng hệ thống.
Nội dung trong đề tài chắc chắn khơng tránh khỏi nhiều thiếu sót, rất mong nhận được
sự đóng góp ý kiến của thầy và các bạn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!

2


TĨM TẮT ĐỀ TÀI
Mục đích:
Trong thời đại ngày nay thơng tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinh
doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh
doanh. Hơn nữa chỉ thu nhập thơng tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết bảo quản giữ
gìn thơng tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó hệ thống mới
phải có cơ chế kiểm sốt chặt chẽ, bảo đảm an tồn, bảo mật cơ sở dữ liệu.
Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến
hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hố các chức năng có thể được thực
hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực
hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hoá, các
nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ…
-

Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên mơn, mơi trường hoạt động của hệ thống.

-


Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống.

-

Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý
của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống được hồn thiện hơn và
đáp ứng u cầu cơng việc đặt ra.

Kết luận: Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp
ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh
doanh. Dựa trên quy trình làm việc từ đó tạo ra một phần mềm quản lý giúp tối ưu hoá
quản lý việc mua bán thiết bị, dễ dàng tiếp cận và sử dụng.

3


MỤC LỤC
Nhiệm vụ và nhận xét .................................................................................................................... 1
LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................................................ 2
TĨM TẮT ĐỀ TÀI ........................................................................................................................ 3
Danh sách hình vẽ: ......................................................................................................................... 5
Danh sách bảng biểu:..................................................................................................................... 5
Danh sách từ viết tắt: ..................................................................................................................... 5
PHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG ............................................................................................ 6
Tổng quan về hệ thống cũ ......................................................................................................... 6
Quản lý thiết bị: ....................................................................................................................... 6
Quản lý nhân viên: ................................................................................................................... 7
Tình hình bán thiết bị: ............................................................................................................. 7
Đánh giá hệ thống cũ: ................................................................................................................ 7
Yêu cầu đối với hệ thống mới: ................................................................................................. 8

1.

Chiến lược điều tra: ............................................................................................................ 9

2.

Chương trình có các chức năng chính:............................................................................ 9

PHẦN II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG ........................................................................................ 10
1.

Mơ tả hình ảnh .................................................................................................................. 10

2.

Mơ tả bằng lời ................................................................................................................. 11

3.

Các loại hồ sơ ..................................................................................................................... 12
3.1

Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ ............................................ 13

3.2

Thiết lập biểu đồ mức ngữ cảnh ................................................................................. 14

3.3


Mơ tả tương tác ........................................................................................................... 14

3.4 Mơ hình hóa chức năng ................................................................................................... 15
4.

Phân rã chức năng:........................................................................................................... 16
4.1 Sơ đồ phân rã chức năng ................................................................................................. 16
4.2 Mô tả chi tiết các chức năng lá ....................................................................................... 17

5.

Ma trận thực thể chức năng ............................................................................................ 19

6.

Biểu đồ phân luồng dữ liệu.............................................................................................. 20

7.

Mơ hình khái niệm dữ liệu: mơ hình E-R ..................................................................... 24
7.1 Chuyển đổi mơ hình ER sang mơ hình quan hệ ....................................................... 26

4


Danh sách hình vẽ:
Hình 1
Tổng quan hệ thống
Hình 2


Biểu đồ ngữ cảnh

Hình 3

Sơ đồ phân rã chức năng

Hình 4

Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 0

Hình 5

Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 1

Hình 6

Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 2

Hình 7

Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 3

Hình 8

Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 4

Hình 9

Biểu đồ rút gọn


Hình 10

Quan hệ mơ hình dữ liệu

Danh sách bảng biểu:
Bảng 1

Giá

Bảng 2

Phiếu thanh toán

Bảng 3

Sổ nhập hàng

Bảng 4

Xuất hàng

Bảng 5

Xác định tác nhân chức năng hồ sơ

Bảng 6

Phân rã dần chức năng

Bảng 7


Các hồ sơ sử dụng

Bảng 8

Ma trận thực thể

Bảng 9

Liệt kê chọn lọc thông tin

Bảng 10

Xác định thực thể thuộc tính

Danh sách từ viết tắt:
- NCC: Nhà cung cấp
-

H.Đơn: Hoá đơn

5


PHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG
Khảo sát ở một số cơng ty bán thiết bị máy tính, chúng em thấy việc quản lý thiết bị
của đa số các cửa hàng này vẫn cịn mang nặng tính thủ cơng truyền thống. Việc tạo ra
một hệ thống quản lý trong việc mua bán các thiết bị máy tính là rất cần thiết. Hệ thống
quản lý việc bán thiết bị máy tính có thể được mô tả khái quát bao gồm các chức năng
chính sau:

-

Quản lý nhập thiết bị

-

Quản lý bán thiết bị

-

Bảo hành

-

Báo cáo

Tổng quan về hệ thống cũ
Mục đích khảo sát hiện trạng:
-

Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống

-

Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống

-

Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý
của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống được hoàn thiện hơn và

đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra.

Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng:
-

Khảo sát và tìm hiểu hệ thống hiện tại mà khách hàng đang làm việc

-

Các quy tắc quản lý của cửa hàng:

Quản lý thiết bị:
Công ty sẽ nhập thiết bị mới theo từng đợt (4 đợt/năm). Khi nhập thiết bị nhân
viên cửa hàng sẽ nhận thiết bị và điền thông tin vào phiếu nhập gồm các thông tin: mã
thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, thuế VAT, ngày nhập, bảo
hành, thành giá tiền, mã nhân viên.
Khi xuất hàng (bán hàng) nhân viên sẽ điền thông tin vào phiếu xuất gồm các
thông tin: mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, ngày xuất, bảo
hành, thành tiền, tên khách hàng, mã nhân viên. Một bản phiếu xuất sẽ được giao cho
khách hàng và một bản sẽ được cửa hàng giữ lại
6


Mọi cơng việc nhập, xuất, sửa và xố thơng tin về thiết bị đều được tiến hành trên
giấy tờ
Quản lý nhân viên:
Việc quản lý nhân viên gồm các thông tin về nhân viên (quản lý trong hồ sơ nhân
viên) và thông tin về trả lương cho nhân viên. Nhân viên sẽ có hồ sơ trên giấy tờ riêng.
Tìm kiếm thơng tin:
Nhân viên có thể tra cứu nội dung thơng tin của các thiết bị, của việc nhập và xuất

thiết bị. Có thể cần tra cứu theo tên thiết bị, theo mã thiết bị, theo ngày nhập… Muốn
làm được điều này nhân viên phải tìm trên những giấy tờ đã lưu của kho tài liệu. Mọi
thơng tin đều chỉ có ở trên giấy tờ.
Tình hình bán thiết bị:
Cửa hàng sẽ cập nhật và in ra những bản báo giá thiết bị bằng bản word để khách
hàng biết thông tin về thiết bị. Khi nhập hay xuất thiết bị cũng có ghi những phiếu xuất
và phiếu nhập. Dựa vào phiếu xuất nhập có thể tổng kết tình hình bán thiết bị của cửa
hàng theo từng ngày, tháng, quý.
Đánh giá hệ thống cũ:
Trên đây là mô tả hoạt động của hệ thống, ta thấy việc quản lý bán thiết bị của cửa
hàng máy tính đó có những ưu, nhược điểm như sau:
Ưu điểm:
-

Cơ cấu quản lý của cửa hàng chặt chẽ và logic, nếu thực hiện đúng các nguyên
tắc của quy trình quản lý thì cơng việc được tiến hành chính xác đảm bảo yêu
cầu.

-

Bên cạnh đó phương tiện để quản lý là giấy tờ sổ sách nên có thể lấy và xem, tra
cứu sửa chữa được tiến hành không cần những điều kiện cầu kỳ như máy móc,
trang thiết bị hiện đại…

7


Nhược điểm:
-


Việc lưu trữ thông tin thiết bị cũng như các thông tin khác trong việc quản lý hệ
thống đều được tiến hành thủ công bằng sổ sách và các chứng từ với một số
lượng lớn, chính vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho cơng tác quản lý, tốn nhiều
thời gian và công sức cho nhân viên quản lý với những công việc kiểm tra, tra
cứu, kiểm kê phức tạp

-

Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp này nếu có sai sót thì việc sửa đổi gặp
nhiều khó khăn.Chẳng hạn muốn sửa thông tin trong hồ sơ thiết bị thì phải gạch
đi rồi sửa lại bên cạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần

-

Việc thống kê tình hình bán thiết bị cũng phức tạp.

Yêu cầu đối với hệ thống mới:
Dựa trên quy trình làm việc của cơng ty bán thiết bị máy tính, từ nhược điểm nói
trên chúng em thấy có một phần mềm quản lý là rất cần thiết. Với một cửa hàng cần
quản lý về việc mua bán thiết bị, quản lý tài chính. Phần mềm nhóm em làm là phần
mềm quản lý việc bán thiết bị máy tính của một cửa hàng. Phạm vi bán thiết bị trong
một cửa hàng và với người sử dụng hệ thống là nhân viên quản lý của cửa hàng.
Các yêu cầu người dùng:
-

Phần mềm có giao diện phù hợp, sử dụng tiện lợi, nhanh chóng cho người sử
dụng.

-


Có khả năng nhập, xuất dữ liệu cho mỗi lần nhập, xuất thiết bị kèm các bản in
phiếu xuất, nhập

-

Xử lý được việc sửa dữ liệu nếu trong quá trình nhập có sai sót

-

Khi người sử dụng có nhu cầu xem thơng tin thì có thể xem bằng chương trình
tìm kiếm thông tin giúp việc tra cứu thông tin dễ dàng

-

Có thể cho biết tình hình bán hàng (thống kê được danh sách các mặt hàng hiện
có, đã hết, cịn tồn hay bán chạy nhất…) qua việc thống kê các phiếu nhập, xuất
theo tháng, quý, năm.

8


1. Chiến lược điều tra:
-

Các nguồn thông tin điều tra: tham khảo từ sách báo, tài liệu và tham khảo các
phần mềm download từ mạng.

-

Quan sát hoạt động của hệ thống cũ


-

Đưa ra giải pháp tối ưu cho chủ quản

-

Đặt vị trí vai trị của khách hàng (người sử dụng hệ thống) để thấy được rõ
những yêu cầu thực tế mà hệ thống cần thực hiện.

2. Chương trình có các chức năng chính:
-

Quản lý xuất hàng

-

Quản lý nhập hàng

-

Bảo hành

-

Báo cáo

9



PHẦN II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
1. Mơ tả hình ảnh

Phịng kinh doanh

Khu vực bảo hành bảo
trì

Khu vực kho

Khu vực tư vấn bán hàng
hàng

Khu vực trưng bày sản phẩm
Khu vực trưng bày sản phẩm

Hình 1

10


2.

Mô tả bằng lời
Cửa hàng sẽ nhập hàng từ nhà cung cấp.Khi có nhu cầu nhập hàng cửa hàng sẽ nhận

được các thông tin chi tiết về các loại thiết bị muốn nhập từ nhà cung cấp.Thông tin
về thiết bị muốn nhập gồm có:xuất xứ,cách tháo lắp ,bảo dưỡng ,giá…Nếu cửa hàng
có nhu cầu muốn nhập các loại thiết bị này của hàng phải gửi đơn đặt hàng đến cho
nhà cung cấp.Sau đó tiến hành làm báo giá các loại thiết bị cho khách hàng. Nhà

cung cấp sẽ đáp ứng nhu cầu nhập hàng của khách hàng bằng việc giao hàng cho của
hàng theo đơn đặt hàng,và có kèm theo hố đơn thanh tốn. Cửa hàng nhập thiết bị
thơng qua biên lai thanh tốn tiền và phiếu nhập. Sau đó sẽ ghi vào sổ nhập kho.
Khách hàng có nhu cầu mua thiết bị sẽ gửi yêu cầu đến cửa hàng cửa hàng sẽ gửi
bảng báo giá thiết bị cho khách. Nếu khách hàng đồng ý mua thiết bị nào thì viết đơn
đặt hàng với cửa hàng và cửa hàng sẽ kiểm tra xem thiết bị mà khách yêu cầu nếu
còn sẽ giao hàng cho khách và viết hoá đơn thanh toán kèm theo biên bản giao hàng
(kèm phiếu bảo hành) .Sau đó ghi vào sổ xuất hàng. Khi khách hàng có yêu cầu về
bảo hành thiết bị đã mua ở cửa hàng .Cửa hàng sẽ đồng ý yêu cầu bảo hành thiết bị
của khách và sẽ ghi một biên lai nhận thiết bị giao cho khách.Bộ phận bảo hành sẽ
tiến hành kiểm tra ,sửa chữa và gửi lại cho khách và sẽ kèm theo một hoá đơn thanh
toán bảo hành (Nếu thiết bị đã quá thời gian bảo hành).Các thông tin về việc bảo
hành thiết bị sẽ được lưu lại trong sổ bảo hành. Sau mỗi thời gian nhất định bộ phận
bán hàng sẽ tổng hợp lại tình hình mua bán của cửa hàng để báo cáo cho chủ cửa
hàng.Chủ cửa hàng là người quyết định việc nhập hàng từ nhà cung cấp.

11


3. Các loại hồ sơ
a, Bảng giá
STT

Phân loại

Mã

Thông số

Số lượng


Giá

Bảo hành

(cái)

(đồng)

(tháng)

1

xxx

Laptop

xxxxx

xxxx

xxxx

x

2

xxx

Linh kiện


xxxxx

xxxx

xxxx

x

3

xxx

Ổ cứng

xxxxx

xxxx

xxxx

x

4

xxx

Thiết bị

xxxxx


xxxx

xxxx

x

Thời

Thành

mạng
Bảng 1
b, Phiếu thanh toán
Mã sản

Mã nhân Ngày

phẩm

viên

lập:

Tên sản

Số

Thời


phẩm

lượng

gian bán gian bảo

tiền

hành

Bảng 2
c, Sổ nhập hàng
Từ ngày

Đến

Mã

ngày

Tên sản

Thành

phẩm

tiền

Ghi chú


Bảng 3
d, Sổ xuất hàng
Từ ngày

Đến
ngày

Mã

Tên sản
phẩm

Thành
tiền

Ghi chú

Bảng 4

12


3.1 Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ
Nhập vào kho và ghi vào sổ

Số nhập kho

Hs dữ liệu

nhập kho


Thủ kho

Tác nhân

Thanh toán hoá đơn nhập thiết

Nhà cung cấp

Tác nhân

bị

Bộ phận kế toán

Tác nhân

Phiếu nhập hàng (kiêm hoá đơn

Hs dữ liệu

thanh toán)
Lập bảng báo giá

Bộ phận bán hàng

Tác nhân

Bảng báo giá


Hs dữ liệu

Phiếu nhập hàng

Hs dữ liệu

Tiếp nhận yêu cầu của khách

Bộ phận bán hàng

Tác nhân

hàng gửi bảng báo giá cho

Bảng báo giá

Hs dữ liệu

Đơn đặt hàng của khách

Hs dữ liệu

Bộ phận bán hàng

Tác nhân

Bộ phận nhập hàng

Tác nhân


Số nhập kho

Hs dữ liệu

Số xuất kho

Hs dữ liệu

Phiếu giao hàng

Hs dữ liệu

Phiếu xuất hàng

Hs dữ liệu

Phiếu bảo hành

Hs dữ lệu

Bộ phận bán hàng

Tác nhân

Ghi vào sổ xuất hàng

Số xuất kho

Hs dữ liệu


Thanh toán hoá đơn xuất hàng

Bộ phận kế toán

Tác nhân

Phiếu giao hàng (kiêm hoá đơn

Hs dữ liệu

khách hàng
Nhận đơn đặt hàng của khách
Kiểm tra hàng trong kho

Lập phiếu xuất hàng

xuất hàng)
Bảng 5

13


3.2 Thiết lập biểu đồ mức ngữ cảnh
Gửi đơn đặt hàng

Y/c bảo hành
Yêu cầu mua hàng

Bảo hành


Y/c thanh toán

Y/c nhập hàng

Hệ thống quản

Thông tin thiết bị

lý mua bán thiết
bị máy tính

Nhà cung
cấp

Cung cấp hàng

Báo cáo

Chỉ đạo

Bảng báo giá

Y/c báo cáo

Khách hàng

0

Chủ cửa hàng


Hình 2
3.3 Mơ tả tương tác
+ Nhà cung cấp : Khi cửa hàng có yêu cầu nhập thiết bị nhà cung cấp sẽ gửi thông
tin thiết bị cho cửa hàng .Cửa hàng xem thông tin về các thiết bị và gửi đơn đặt
hàng cho nhà cung cấp .Nhà cung cấp sẽ đáp ứng yêu cầu và cung cấp thiết bị.
+ Khách hàng : Có yêu cầu mua hàng sẽ được cửa hàng gửi bảng báo giá các thiết
bị.Khách hàng sẽ gửi đơn đặt hàng và cửa hàng sẽ giao hàng cho khách kèm theo
phiếu bảo hành .Khi khách hàng muốn bảo hành cửa hàng sẽ viết biên lai nhận thiết
bị và khách hàng sẽ nhận được biên lai trả thiết bị khi bảo hành xong .
+ Chủ cửa hàng : Là người quyết định việc nhập hàng từ nhà cung cấp và là người
đưa ra yêu cầu báo cáo về tình hình mua bán hàng của cửa hàng.quyết định việc
nhập hàng từ nhà cung cấp và là người đưa ra yêu cầu báo cáo về tình hình mua bán
hàng của cửa hàng

14


3.4 Mơ hình hóa chức năng
1. Biểu đồ phân rã chức năng (BFD)
a. Khái niệm: BFD là biểu đồ phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống từtổng
thể đến chi tiết, mỗi chức năng có thể có một hoặc nhiều chức năng con, tất cả được thể
hiện trong một khung của biểu đồ.
b. Ý nghĩa của BFD:
Tiếp cận thông tin về mặt logic nhằm làm rỏ chức năng của hệ thống.
Phân biệt các chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống thông tin.
c. Hạn chế của BFD: BFD khơng có tính động, nó chỉ cho thấy các chức năng mà
khơng thể hiện trình tự xử lý của các chức năng đó cũng như là sự trao đổi thông tin
giữa các thông tin.
Biểu đồ phân rã nhóm dần các chức năng
Các chức năng chi tiết (lá)


Nhóm lần 1

Nhóm lần 2

1. Viết phiếu yêu cầu nhập
2. Gửi đơn đặt hàng
3. Kiểm tra hàng
4. Lập phiếu nhập

Nhập hàng

5. Nhập kho
6. Thanh toán
7. Lập báo giá
8. Nhận đơn đặt hàng
9. Kiểm tra hàng trong kho

Bán hàng

Bán thiết bị máy tính

10. Giao hàng
11. Thanh tốn
12. Lập biên lai nhận thiết bị
13. Lập biên lai trả thiết bị
14. Ghi sổ bảo hành

Bảo hành


15. Lập phiếu thanh toán bảo
16.Lập báo cáo

Bảng 6
15


4. Phân rã chức năng:
4.1 Sơ đồ phân rã chức năng

Quản lý bán thiết bị
của cơng ty máy tính

1.Nhập hàng

3.Bảo hành

2.Bán hàng

1.1 Viết phiếu
yêu cầu nhập

2.1 Lập báo
giá

3.1 Lập biên lai
nhận thiết bị

1.2 Gửi đơn
đặt hàng


2.2 Nhận đơn
đặt hàng

3.2 Lập biên lai
trả thiết bị

1.3 Kiểm tra
hàng

2.3 Kiểm tra
hàng trong
kho

3.3 Ghi sổ bảo
hành

1.4 Lập phiếu
nhập

2.4 Giao hàng

3.4 Lập phiếu
thanh toán bảo
hành

1.5 Nhập kho

2.5 Thanh
tốn


4. Báo cáo
4.1 Lập báo
cáo

1.6 Thanh tốn

Hình 3

16


4.2 Mô tả chi tiết các chức năng lá
1.1 Viết phiếu yêu cầu nhập: Chức năng này thực hiện khi cửa hàng có nhu cầu
nhập thiết bị thì phải viết phiếu yêu cầu nhập cho chủ cửa hàng để chủ cửa
hàng thông qua việc nhập thiết bị.
1.2 Gửi đơn đặt thiết bị: Khi cửa hàng đã đồng ý nhập thiết bị thì sẽ gửi đơn đặt
các loại thiết bị cần nhập gửi cho nhà cung cấp.
1.3 Kiểm tra hàng: Khi nhà cung cấp mang hàng đã đặt mua đến thì cửa hàng
sẽ phải kiểm tra hàng do nha cung cầp mang đến xem có đúng như trong đơn
đặt hàng khơng.
1.4 Lập phiếu nhập: Chức năng này được thực hiện sau khi đã kiểm tra hàng
nhập xong thì cửa hàng sẽ lập phiếu nhập hàng.
1.5 Nhập kho: Chức năng này thực hiện sau khi lập phiếu nhập thì cửa hàng sẽ
nhập hàng vào kho và thông tin nhập kho sẽ lưu vào sổ nhập kho.
1.6 Thanh toán: Cửa hàng sẽ căn cứ vào phiếu nhập để làm hoá đơn thanh toán
cho nhà cung cấp.
2.1 Lập báo giá: Cửa hàng sẽ lập bảng báo giá các mặt hàng có trong cửa hàng
để phục vụ cho khách hàng khi có yêu cầu mua hàng.
2.2 Nhận đơn đặt hàng: Khi khách có yêu cầu mua hang trong cửa hàng thì sẽ

gửi đơn đặt hàng tới cửa hàng và cửa hàng sẽ tiếp nhận những đơn đó.
2.3 Kiểm tra hàng trong kho:Chức năng này thực hiện khi cửa hàng nhận được
đơn đặt hàng của khách thi sẽ kiểm tra xem trong kho còn những mặt hàng mà
khách yêu cầu không.
2.4 Giao hàng: Chức năng này thực hiện khi việc kiểm tra hnàg trong kho đã
thực hiện xong mặt hàng mà khách muốn mua vẫn còn thì cửa hàng sẽ giao
hàng cho khách.Và sẽ cập nhật vào sổ xuất hàng
2.5 Thanh toán: Khi giao hàng cho khách thì cửa hàng sẽ viết phiếu thanh tốn
cho khách và có kèm theo phiếu bảo hành.
3.1 Lập biên lai nhận thiết bị: Khi có vấn đề gì về hàng đã bán cho khách thì
khách hàng sẽ yêu cầu cửa hàng bảo hành và cửa hàng sẽ viết biên lai nhận
hàng bảo hành cho khách.
17


3.2 Lập biên lai trả thiết bị: Khi bảo hành đã thực hiện xong thì cửa hàng sẽ
viết biên lai trả thiết bị cho khách.
3.3 Ghi sổ bảo hành: Thông tin về các loại hàng được bảo hành sẽ được cửa
hàng ghi vào sổ bảo hành.
3.4 Lập phiếu thanh toán bảo hành: Chức năng này được thực hiện khi khách
hàng có yêucầu bảo hành mà phiếu bảo hành đã hết hạn.Thì khách hàng sẽ
nhận được một phiếu thanh tốn bảo hành.
4.1 Lập báo cáo: Chủ cửa hàng sẽ yêu cầu các bộ phận trong cửa hang lập báo
cáo về tình hình trong cửa hàng ,hàng nhập, hàng bán ,tồn kho,bảo hành…
Liệt kê các hồ sơ sử dụng:

STT

Kí hiệu


Tên hồ sơ

1

d1

Bảng thông tin chi tiết các thiết bị

2

d2

Đơn đặt hàng

3

d3

Phiếu nhập hàng

4

d4

Sổ nhập kho

5

d5


Bảng báo giá

6

d6

Phiếu xuất hàng

7

d7

Phiếu giao hàng

8

d8

Biên lai nhận thiết bị

9

d9

Biên lai trả thiết bị

10

d10


Sổ bảo hành

11

d11

Hoá đơn bảo hành

12

d12

Báo cáo

13

d13

Sổ xuất kho
Bảng 7

18


5. Ma trận thực thể chức năng
Các thực thể
D1 Bảng thông tin chi tiết
các thiết bị
D2 Đơn đặt hàng
D3 Phiếu nhập hàng

D4 Sổ nhập kho
D5 Bảng báo giá
D6 Phiếu xuất hàng
D7 Phiếu giao hàng
D8 Biên lai nhận thiết bị
D9 Biên lai trả thiết bị
D10 Sổ bảo hành
D11 Hoá đơn bảo hành
D12 Báo cáo
D13 Sổ xuất kho
Các chức năng nghiệp vụ
1.1 Viết phiếu yêu cầu nhập
1.2 Gửi đơn đặt hàng
1.3 Kiểm tra hàng
1.4 Lập phiếu nhập
1.5 Nhập kho
1.6 Thanh toán
1.Nhập hàng
2.1 Lập báo giá
2.2 Nhận đơn đặt hàng
2.3 Kiểm tra hàng trong kho
2.4 Giao hàng
2.5 Thanh toán
2.Bán hàng
3.1 Lập biên lai nhận thiết bị
3.2 Lập biên lai trả thiết bị
3.3 Ghi sổ bảo hành
3.4 Lập phiếu thanh toán bảo
3.Bảo hành
4.1 Lập báo cáo

4. Báo cáo

D1 D2 D3 D4 D5 D6
R
C
R
R C
U
R
R
R U U U
R
U
R
R
C
R
R R U C

D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13

C
R
U
R

R
U
C


U
C
U

R
R

R

C

C

U

C
C
C
C

R
R

Bảng 8

19


6. Biểu đồ phân luồng dữ liệu
a, Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 0

Đơn đặt hàng
Y/C nhập hàng

NCC

1.0
NHẬP
HÀNG

Thông tin thiết bị

Thơng tin thiết bị
Đơn đặt hàng

Hóa đơn thanh tốn

Phiếu nhập hàng
Sổ nhập kho
Bảng báo giá

Phiếu giao hàng

2.0

KHÁCH
HÀNG

Phiếu xuất hàng

BÁN HÀNG


Y/C mua hàng

Sổ xuất kho

Bảng báo giá

Biên lai nhận bảo hành

Biên lai trả bảo hành

3.0
Y/C bảo hành
Đáp ứng yêu cầu

BẢO HÀNH

Sổ bảo hành

Hoá đơn bảo hành

4.0
Y/C báo cáo

CHỦ CỬA HÀNG

BÁO CÁO
Báo cáo

Báo cáo


Hình 4
20


b, Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 1 nhập hàng

.
Y/C nhập hàng

Nhà cung cấp
Thông tin thiết bị

1.1
Viết phiếu
yêu cầu
nhập

Thông tin thiết bị

s1.2
Gửi đơn đặt
hàng
Đơn đặt hàng

1.3
Kiểm tra
hàng
Phiếu nhập hàng
1.4

Lập phiếu
nhập

Sổ nhập kho

1.1

Nhập kho

1.1
Hóa đơn thanh tóan

Thanh tốn

Hình 5

21


c, Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 2 bán hàng

2.1
Phiếu nhập hàng

Bảng báo giá
Lập báo giá

2.2
Y/C mua hàng


Khách hàng

Số nhập kho
Nhận đơn
hàng

2.3

Bảng báo giá

Kiểm tra hàng
trong kho

Số xuất kho

Phiếu xuất hàng

2.4

Giao hàng cho khách

Thanh toán tiền

Giao hàng

Phiếu giao hàng

2.5

Thanh tốn


Hình 6

22


d, Biểu đồ tiến trình 3 bảo hành

Y/C bảo hành

3.1

Khách hàng
Đáp ứng nhu cầu

Lập biên lai
nhân thiết bị

Biên lai nhận bảo hành

Phiếu giao hàng

3.2
Lập biên lai
trả thiết bị

Biên lại trả bảo hành

3.3
Sổ bảo hành

Ghi sổ bảo
hành

3.4
Lập phiếu
thanh tốn
bảo hành

Hóa đơn bảo hành

Hình 7

23


e, Biểu đồ tiến trình 4 báo cáo
.
Y/C báo cáo

Chủ cửa hàng

4.0

Báo cáo

Phiếu xuất hàng

Báo cáo

Số nhập. kho

Phiếu nhập hàng

Báo cáo

Số xuất kho
Hình 8

7.

Mơ hình khái niệm dữ liệu: mơ hình E-R
a. Liệt kê, chính xác, chọn lọc thơng tin
b. BẢNG PHÂN LOẠI
Tên sản phẩm
Giá
Loại sản phẩm
Số lượng

a. HOÁ ĐƠN (phiếu
thanh toán)
Số hoá đơn
Số lượng sản phẩm
(tên) loại sản phẩm
Ngày, giờ nhập kho
Ngày, giờ xuất kho
Thành tiền

c. SỔ GHI NHẬP KHO
Ngày nhập hàng
Mã sản phẩm
Số lượng sản phẩm

Tên sản phẩm
Giờ nhập hàng
Ghi chú

1

√

1

√
√
√
√

b. SỐ GHI XUẤT
KHO
Ngày xuất kho
Mã sản phẩm
Số lượng sản phẩm
(tên) loại sản phẩm
Giờ xuất kho

1

√
√
√
1


√
√
√

Bảng 9
Chú thích: √ - đánh dấy mục tin được loại/ chọn ở bước I (1,2,3)

24