BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG
TIN TRONG
CƠNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN
PHÕNG
CƠNG TY TNHH MINH GIANG

Khóa luận tốt nghiệp ngành QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
THS. ĐINH THỊ HẢI YẾN
Người hướng dẫn
NGUYỄN THỊ KIM OANH
Sinh viên thực hiệnHà Nội - 2020
1605QTVB048
Mã số sinh viên
2016-2020
Khóa
ĐH QTVP 16B
Lớp
LỜI CAM ĐOAN
Tơi thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp với tên đề
tài là: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phịng tại Văn phịng Cơng ty TNHH Minh Giang”. Tôi
xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của tôi, dựa trên tinh
thần cá nhân, tích cực học hỏi, nghiên cứu, tìm tịi, khảo


sát thực tế và tham khảo thông tin. Những số liệu trong đề

tài được khảo sát và thu thập tại phịng Tổ chức hành
chính Cơng ty TNHH Minh Giang. Tơi xin chịu trách
nhiệm nếu có sự khơng trung thực trong nghiên cứu.
Sin
h
viên

Nguyễn
Thị Kim
Oanh


LỜI CẢM ƠN
Trong q trình thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn phịng tại Văn phịng Cơng ty TNHH Minh
Giang”, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ tạo điều kiện của tập thể ban
lãnh đạo, các cán bộ, chuyên viên Khoa quản trị Văn phòng; tập thể ban lãnh
đạo và cán bộ Văn phịng Cơng ty TNHH Minh Giang, tơi xin bày tỏ lịng biết
ơn chân thành về sự giúp đỡ đó.
Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới Th.S. Đinh Thị Hải Yến - giảng
viên hướng dẫn đã đồng hành và hỗ trợ suốt quá trình tơi thực hiện đề tài này.
Tơi xin gửi lời cảm ơn đến bà Đỗ Thị Thùy Liên - Trưởng phịng TCHC
Cơng ty TNHH Minh Giang cùng tồn thể cán bộ nhân viên Văn phịng Cơng
ty vì sự hợp tác và giúp đỡ trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài của tơi.
Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn hạn chế mặc dù đã rất cố gắng
song đề tài của tơi khơng tránh khỏi những thiếu sót. Tơi rất mong nhận được
sự chỉ bảo giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cơ giáo, giảng viên. Những ý
kiến đóng góp của thầy cơ và các bạn đọc sẽ giúp tơi nhìn nhận được những
hạn chế và trang bị thêm nhiều nguồn kiến thức và hiểu biết trên con đường
học tập cũng như nghiên cứu sau này.

Sinh viên

Nguyễn Thị Kim Oanh


DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
STT

Tên hình ảnh,bảng biểu

Bảng 2.1

Bảng thống kê các thiết bị, dụng cụ của phòng tổ chức
hành chính - Cơng ty TNHHMinh Giang

Bảng 2.2

Bảng thống kê các phần mềm quản lý, hệ điều hành đang
được sử dụng tại Phịng tổ chức hành chính - Cơng ty
TNHH Minh Giang

Bảng 2.3

Bảng số liệu số lượng văn bản đi của cơng ty năm 2018
2019

Hình ảnh 1

Biểu đồ thể hiện tỉ lệ văn bản đi của Cơng ty TNHH Minh
Giang


Hình ảnh 2

Bảng theo dõi và quản lí cơng văn đi trên phần mềm excel

Hình ảnh 3

Bảng theo dõi và quản lí cơng văn đến trên phần mềm
excel

Hình ảnh 4

Bảng chấm cơng trên phần mềm excel

Hình ảnh 5

Bảng báo cáo cơng việc theo tuần

Hình ảnh 6

Bảng nhật kí cơng việc

Hình ảnh 7

Sử dụng powerpoint trong cuộc họp

Hình ảnh 8

Website Cơng ty TNHH Minh Giang



DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT

NỘI DUNG ĐẦY ĐỦ

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

TCHC

Tổ chức hành chính

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

CBNV

Cán bộ nhân viên


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHỤ LỤC


65


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Chúng ta đang sống trong thời đại kinh tế xã hội phát triển, thừa hưởng
những thành tựu của CNTT. Những thành tựu của nó đang tác động mạnh mẽ
tới mọi hoạt động chính trị - kinh tế - xã hội trên thế giới nói chung và Việt Nam
nói riêng. Việc ứng dụng CNTT vào các công việc, bộ phận là hoạt động tất yếu
diễn ra hằng ngày và thường xuyên. Sự phát triển của CNTT đã mang lại nhiều
lợi ích cho con người, cho xã hội không chỉ ở trong nâng cao hiệu quả trong các
lĩnh vực kinh tế, xã hội mà công nghệ thơng tin cịn đem lại những giá trị tinh
thần trong đời sống của con người. Nó giúp số hóa tất cả các dữ liệu thông tin,
luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau.
Sự bùng nổ về các ngành công nghiệp thông tin (mạng internet) với các
phần mềm tiện ích như google, gmail, facebook, zalo,... cùng với sự hội nhập
của nền kinh tế đa quốc gia, đã đặt ra một vấn đề cấp thiết đối với các ngành,
các lĩnh vực cần học hỏi, nắm bắt cơ hội để hội nhập và nâng cao kinh tế quốc
gia.
Các cơ quan tổ chức, các lĩnh vực hiện nay hầu hết đều đã ứng dụng
CNTT vào hoạt động của mình. Là trung tâm xử lý thơng tin, là cầu nối giữa
lãnh đạo và nhân viên văn phòng cũng là bộ phận khơng ngoại lệ, với vai trị
quan trọng đó văn phòng cần được quan tâm trong việc cập nhập và ứng dụng
những tiến bộ của khoa học vào nghiệp vụ của mình. Có thể khẳng định việc
ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng một cách tồn diện là
u cầu hết sức cấp thiết có ý nghĩa lớn trong việc nâng cao năng suất, hiệu quả
công việc, nâng cao trình độ và tính chun nghiệp của nhân viên
Tuy nhiên, hiện nay việc ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác
văn phịng vẫn mang tính nhỏ lẻ chưa có tính đồng bộ, đặc biệt là trong các cơ

quan doanh nghiệp tư nhân làm giảm năng suất và chất lượng công việc. Tại
Công ty TNHH Minh Giang, việc ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ còn sơ
7


sài, kém hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên tôi đã
chọn đề tài: “Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng tại Văn
phịng Cơng ty TNHH Minh Giang”để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của
mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ văn phòng hiện nay là
một hoạt động tất yếu, với vai trị và lợi ích thúc đẩy sự phát triển kinh tế và xã
hội nó ngày càng được ứng dụng phổ biến trong mọi lĩnh vực, ngành nghề.Bàn
về vấn đề này đã có rất nhiều tác giả với các cơng trình nghiên cứu và đề tài
được cơng bố về ứng dụng CNTT vào các cơ quan, tổ chức và bộ phận văn
phịng.
- Có thể kể đến một số giáo trình:
+ Đinh Văn Sơn (2014),“Phát triển kỹ năng ứng dụng công nghệ thông
tin ”, NXB Lao động - Xã hội, cuốn sách đã hệ thống hóa lý luận về cơng nghệ
thơng tin ở nước ta hiện nay.
+ Nguyễn Đăng Khoa (2008), “Tin học ứng dụng trong quản lý hành
chính”, NXB Khoa học Kỹ thuật Hà Nội, cuốn sách đã khái quát những vấn đề
chung về quản lý hành chính, tổ chức văn phòng và các nghiệp vụ ứng dụng tin
học trong quản lý hành chính, đưa chúng ta tiếp cận gần hơn với ứng dụng cơng
nghệ thơng tin, với cái nhìn cụ thể để các cá nhân, các cơ quan, doanh nghiệp có
thể áp dụng vào bộ phận mình một cách phù hợp.
+ Phan Đình Diệu (1997), “Tổng quan về cơng nghệ thơng tin và tác
động của nó đối với sự phát triển kinh tế xã hội”, NXB Giao thông vận tải,
cuốn sách cho ta cái nhìn tổng quan nhất về tầm quan trọng và ý nghĩa của khoa
học kỹ thuật và CNTT đối với sự phát triển của đất nước.

+ Phạm Chí Tân (2015), “Nâng cao hiệu quả ứng dụng Công nghệ thông
tin trong các cơ quan nhà nước”, NXB Lao động - Xã hội. Tài liệu đề cập về
đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng
8


tại các cơ quan, tổ chức.
- Một số cơng trình, đề tài nghiên cứu:
+ Luận văn cử nhân của Trần Hoàng Minh(2014) Trường Đại học Khoa
học xã hội Nhân văn, “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại văn phòng UBND quận Hải Châu, Đà
Nẵng”.
+ Khóa luận tốt nghiệp: KL157.2004 Nguyễn Thị Út Trang: “Ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại bộ KH&CN”.
- Một số bài viết trên tạp chí
+ Hồng Minh (2011), “Giải pháp chiến lược cơng nghệ thơng tin hiện
đại”, Tạp chí Cơng nghệ và Thông tin truyền thông, kỳ 2, tháng 1/2011.
+ Đặng Thị Việt Đức và Nguyễn Thanh Tuyên (2011), “Vai trò công
nghệ thông tin và truyền thông trong nền kinh tế tri thức và trường hợp của Việt
Nam”, Tạp chí Cơng nghệ và truyền thông, kỳ 2, tháng 2/2011.
+ “Quản lý q trình xử lý văn bản hành chính bằng kỹ thuật tin học tại
Văn phịng Chính Phủ. Một số điểm cần lưu ý khi ứng dụng tin học vào Lưu
Trữ”, Tạp chí lưu Trữ Việt Nam.
Nhìn chung các cơng trình nghiên cứu và các đề tài trên đã đề cập tới vấn
đề ứng dụng công nghệ thông tin tại các bộ phận, các cơ quan khác nhau, tuy
nhiên hầu hết đều nghiên cứu ở các cơ quan nhà nước, số cơng trình, đề tài
nghiên cứu tại văn phịng và tại các cơng ty tư nhân cịn ít. Do vậy, tơi chọn đề
tài “Ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng tại Văn phịng Cơng ty TNHH
Minh Giang” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.
3. Mục tiêu nghiên cứu

Thơng qua việc khảo sát, đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thơng
tin tại bộ phận Văn phịng Cơng ty TNHH Minh Giang đưa ra giải pháp để nâng
cao hiệu quả ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng tại Công
ty TNHH Minh Giang.
9


4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài:
+ Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phịng và việc ứng dụng CNTT trong
cơng tác văn phịng.
+ Khảo sát cơng tác văn phịng và ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong
cơng tác văn phịng của Cơng ty TNHH Minh Giang.
+ Đưa ra các nhận xét về ưu điểm, nhược điểm trong công tác ứng dụng
công nghệ thông tin từ đó có thể tìm ra ngun nhân.
+ Đưa ra một số giải pháp khắc phục nhằm hoàn thiện cơng tác ứng dụng
cơng nghệ thơng tin trong q trình làm việc, nâng cao hiệu quả công tác ứng
dụng công nghệ thông tin.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn
phịng.
Phạm vi nghiên cứu:
+ Khơng gian: Bộ phận văn phịng (phịng TCHC) của cơng ty TNHH
Minh Giang
+ Thời gian: Thông tin dữ liệu phục vụ cho việc nghiên cứu được thu
thập trong khoảng thời gian 2018- 2019. Giải pháp đưa ra trong tầm nhìn 2025.
+ Phạm vi về nội dung: Tập trung nghiên cứu về Ứng dụng CNTT trong
cơng tác văn phịng.
6. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu:

- Sử dụng các phương pháp thống kê phân tích: Đọc và nghiên cứu các
tài liệu trên các báo cáo về chất lượng trang thiết bị của công ty, hồ sơ mua sắm
và sử dụng trang thiết bị từ đó phân tích và chọn lọc để tổng hợp thành bảng
biểu đưa ra các nhận xét về bản chất và nguyên nhân của vấn đề từ đó đưa ra
các đánh giá chung.
10


- Phương pháp nghiên cứu, tổng hợp và so sánh: Tìm hiểu và nghiên cứu
để tổng hợp và chọn lọc các tài liệu, thơng tin có giá trị tham khảo khoa học phù
hợp với đề tài nghiên cứu.
- Phương pháp quan sát khoa học: Qua quan sát về tác phong làm việc,
phương thức áp dụng, các tài liệu thu thập xử lý thơng tin trong phạm vi văn
phịng trong 1 khoảng thời gian nhất định để thu được những thông tin cần thiết
từ đó kiểm chứng, đối chiếu với lý thuyết đã có.
- Phương pháp phỏng vấn: Sử dụng phương pháp này cho các nhân viên.
Xây dựng nội dung câu hỏi phỏng vấn thông qua lý thuyết thu thập được và
thực tiễn tại bộ phận khảo sát, từ đó đánh giá về mức độ phù hợp và hiệu quả.
7. Giả thuyết nghiên cứu
Nếu bài luận được hồn thành thì từ thực trạng nghiên cứu và những
đánh giá nhận xét ưu nhược điểm về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng
tác văn phịng tại bộ phận Văn phịng Cơng ty TNHH Minh Giangsẽ góp phần
nâng cao chất lượng làm việc của văn phịng Cơng ty.
8. Kết cấu của khóa luận.
Đề tài gồm có 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng
tác văn phịng
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn
phịng tại Văn phịng Cơng ty TNHH Minh Giang
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng cơng nghệ

thơng tin trong cơng tác văn phịng tại Văn phịng cơng ty TNHH Minh Giang.
Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG
1.1.

Một số khái niệm

11


1.1.1.

Khái niệm văn phòng.

Trên thực tế văn phòng tồn tại như một thực thể nên có nhiều cách tiếp
cận khác nhau:
- Tiếp cận theo phương diện tổ chức: Văn phòng là một đơn vị cấu thành
của tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng
và nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức;
- Tiếp cận theo chức năng tổ chức: Văn phòng là một thực thể được hình
thành để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của
nhà quản trị;
- Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phịng là một thực thể thực hiện
công tác quản lý thông tin phục vụ hoạt động của nhà quản lý. [5;tr11]
Trên đây là những cách tiếp cận khác nhau của “văn phòng”. Để có một
định nghĩa đầy đủ về “văn phịng” chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạt động
diễn ra trong bộ phận này tại các tổ chức.
Bên cạnh đó, văn phòng còn được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau:
- Khái niệm: “Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát, nghĩa là

nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, cơng văn, giấy tờ nhằm mục đích thơng
tin sao cho có hiệu quả”1 [4;tr10]
- Nghĩa rộng: “Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ
giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị”2[1;tr8]
- Nghĩa hẹp: “Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là
địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó”3[1;tr8]
Từ những nội dung hoạt động của văn phòng cũng như cách thức tiếp cận
trên đây, tôi xin đưa ra định nghĩa đầy đủ về văn phòng cơ quan, đơn vị như
sau:
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý
và tổnghợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp nhà
1Nguyễn Hữu Thân (2007), “Quản trị hành chính văn phịng”, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.
2 Nguyễn Thành Độ (2005), “Quản trị văn phòng”, NXB Lao động xã hội, Hà Nội.
3 Nguyễn Thành Độ (2005), “Quản trị văn phòng” , NXB Lao động xã hội, Hà Nội.
12


lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động chung của tồn cơ quan, tổ chức đó.
1.1.2.

Khái niệm cơng tác văn phịng

Hiện nay, khái niệm về cơng tác văn phịng vẫn chưa có sự thống nhất
chung. Có nhiều tác giả đưa ra các khái niệm khác nhau.
Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn Giáo trình quản trị văn phịng
đưa ra khái niệm: “Cơng tác văn phịng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, quản
lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm
đạt được kết quả mong muốn”.[9;tr10]
Theo tác giả Nghiêm Kỳ Hồng: “Cơng tác văn phịng chỉ các hoạt động

tham mưu, tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo
điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng của cơ quan thực hiện
trong một khơng gian văn phịng nhất định với những con người làm cơng tác
văn phịng chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được
quy định đối với chức danh công chức, viên chức văn phòng”.[7;tr5].
Theo tác giả Nguyễn Thành Độ: “Ở mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều bộ
phận mà mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn độc lập với nhau;
song để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, các bộ phận đều phải thực hiện
chức năng văn phịng”. [1;tr23].
Từ những khái niệm trên, tơi mạnh dạn đưa ra khái niệm về cơng tác văn
phịng như sau:
Cơng tác văn phịng là tổng hợp các cơng việc, các hoạt động xoay
quanh các công tác tổ chức, quản lý, điều hành có mối quan hệ mật thiết với
nhau và thực hiện nhiệm vụ của văn phịng nhằm duy trì chức năng của văn
phịng hướng tới hồn thành mục tiêu chung của tổ chức.
1.1.3.

Khái niệm công nghệ thông tin.

- Thông tin: Là thuật ngữ vô cùng quen thuộc với chúng ta, nó là một
khái niệm trừu tượng, được các nhà nghiên cứu nhìn nhận, xem xét dưới nhiều
13


góc độ khác nhau.
Theo ngơn ngữ Latin, thơng tin được gọi là “Informatio”, cịn theo ngơn
ngữ phổ biến hiện nay, nó được gọi là “information”.
Trong cuốn từ điển Oxford English Dictionary, thông tin được định nghĩa
là "điều mà người ta đánh giá hoặc nói đến; là tri thức, tin tức"4;
Theo quan điểm của triết học “Thông tin là phạm trù triết học phản ánh

sựvận động và tương tác của các sự vật, hiện tượng và các quá trình tư duy”.
Các nhà kinh tế học thì khẳng định “Thơng tin là những tín hiệu được thu
nhận, được hiểu, được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định”.
Tóm lại, dù hiểu theo nghĩa nào thì thơng tin có thể hiểu một cách khái
quát như sau:
Thông tin là những dữ liệu có nội dung, ý nghĩa được sử dụng để biểu thị
những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thơng tin có được những
quyết định nhằm đạt được mục đích mong muốn.
- Cơng nghệ thơng tin:
Cơng nghệ thơng tin (tên viết tắt trong tiếng anh Information technology)
là một từ khóa quen thuộc trong một xã hội thơng minh ngày nay.
CNTT là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để
chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin.
Thuật ngữ “Công nghệ thông tin” xuất hiện lần đầu vào năm 1958 trong
bài viết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review. Hai tác giả của bài viết,
Leavitt và Whisler đã bình luận “Cơng nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng.
Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin”
Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa
trong Nghị quyết Chính phủ 49/CP ký này 04/08/1993: “Công nghệ thông tin là
tập hợp các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy
tính và viễn thơng - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn
tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động
4Từ điển Oxford English Dictionary, trang 132.
14


của con người và xã hội.”
“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương
tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại- chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn
thông, nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có

hiệu quả các nguồn tài ngun thơng tin phong phú và tiềm tàng trong moi lĩnh
vực hoạt động của con người và xã hội.”5[3;tr190]
Như vậy, từ việc phân tích trên tơi đưa ra cách hiểu của mình về CNTT
là:
Ứng dụng các thiết bị kĩ thuật hiện đại như máy vi tính và các phần mềm
ứng dụng vào hoạt động thu thập, xử lí, lưu trữ, bảo mật, trình bày, chuyển
giao, gửi và nhậnthơng tin một cách nhanh chóng, an tồn làm tăng năng suất
và chất lượng cơng việc.
1.1.4.

Khái niệm ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn

phịng
Ngày nay CNTT đã phát triển đến mức độ cao, nền kinh tế xã hội theo đó
cũng phát triển khơng ngừng. Trên thị trường, các trang thiết bị công nghệ thông
tin được cải tiến ngày một trởnên thông minh và tiện ích nhằm đáp ứng nhu cầu
của con người về vấn đề tìm hiểu, trao đổi và bảo mật thơng tin.
Thành tựu của cơng nghệ trong việc liên kết máy tính điện tử và thông tin
viễn thông đã làm cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thay đổi. Công nghệ
thông tin đã có tác động mạnh đến chiến lược hoạt động, cơ cấu cũng như hoạt
động quản lý của một cơ quan tổ chức. Đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thơng
tin vào trong cơng tác văn phịng là một bước ngoặt lớn, đánh dấu sự thay đổi
về phương pháp quản lý và xử lý thơng tin.
Văn phịng với một khối lượng công việc bao gồm nhiều khâu từ thu
thập, xử lý thông tin cho đến công tác lập kế hoạch, kiếm tra đánh giá, soạn thảo
văn bản, lưu trữ tài liệu... thì việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác
5Nghiêm kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (2015), “Quản trị văn
phịng”, NXB Đại học Quốc Thành phố Hồ Chí Minh.
15



văn phịng là một hoạt động thiết yếu. Máy tính, phần mềm, các thiết bị kĩ thuật
thông minh đã thể hiện vai trị, chức năng to lớn của mình trong việc thu thập,
lưu trữ và truyền đạt thông tin. Không phải một nhà kho, khơng phải những kệ
sách, máy tính lưu trữ được toàn bộ tài liệu của cơ quan tổ chức và tìm kiếm
một cách dễ dàng với phần mềm tìm kiếm theo mục, tên tài liệu. Các phần
mềmvà hệ thống mạng LAN giúp cho việc xử lý thông tin đầu vào và nối mạng
WAN để xử lý thông tin đầu ra. Ứng dụng công nghệ thông tin sẽ tạo tiền đề
phát triển cho cả cơ quan, góp phần đổi mới phương pháp điều hành của Lãnh
đạo các cấp.
Như vậy chúng ta có thể hiểu một cách chung nhất về ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn phòng là
Ứng dụng các thiết bị kỹ thuật hiện đại như máy vi tính và các phần mềm
ứng dụng vào hoạt động thu thập, tổng hợp, xử lý và truyền đạt thơng tin, dữ
liệu nhằm duy trì hoạt động hành chính của cơ quan, tổ chức bất kì để đạt được
sứ mệnh mục tiêu của tổ chức.
1.2.

Vai trò và sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác văn phịng
Trước đây khi khoa học cơng nghệ thơng tin chưa phát triển, các nghiệp
vụ được thực hiện thủ công, thông tin thu thập qua tài liệu sách báo, tổng hợp và
triển khai bằng cách viết tay, vẽ, kẻ bảng biểu. Khi Công nghệ thông tin xuất
hiện và phát triển thì tốc độ thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin nhanh hơn
gấp rất nhiều lần thông qua các thiết bị công nghệ. Việc sử dụng các phương
tiện gửi thư và giấy mời bằng ứng dụng các phần mềm, dịch vụ chuyển phát
nhanh cũng giảm đảm bảo giải quyết cơng việc nhanh chóng, thuận lợi.
Trong thời kỳ cách mạng khoa học cơng nghiệp lần thứ 4 phát triển
nhanh chóng, việc ứng dụng công nghệ thông tin trên thế giới cũng như ở trong

nước đối với các cơ quan, tổ chức được triển khai mạnh mẽ. Thực tế đó địi hỏi
các cơ quan doanh nghiệp cũng phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
16


nhằm đem lại chất lượng, hiệu quả trong hoạt động và bắt kịp xu hướng thời
đại. Đối với bộ phận văn phịng, cơng nghệ thơng tin có vai trị vơ cùng lớn góp
phần vào sự phát triển của cơ quan:
+ Trước tiên việc ứng dụng CNTT giúp cho các nghiệp vụ văn phòng như
soạn thảo, chuyển giao, lưu trữ văn bản, lập chương trình, kế hoạch, tổ chức hội
họp,... được thực hiện chuyên nghiệp hơn, nhanh chóng, đảm bảo tiến độ và
chất lượng công việc.
+ Thứ hai, cũng bởi văn phòng cơ quan là bộ phận đầu não, trung tâm xử
lý thông tin, phối hợp giữa các bộ phận trong cơ quan, tổ chức vì vậy ứng dụng
CNTT giúp lãnh đạo và nhân viên văn phịng phối hợp cơng việc nhịp nhàng,
nắm bắt thông tin và giải quyết công việc nhanh chóng đem lại hiệu quả cơng
việc.
+ Thứ ba, ứng dụng CNTT trong giai đoạn hiện nay của các cơ quan tổ
chức và các bộ phận cũng góp phần khơng nhỏ vào xây dựng mơi trường làm
việc của văn phịng nói riêng và cơ quan tổ chức nói chung văn minh hơn, phù
hợp với thời đại xã hội đang phát triển ngày nay.
+ Thứ tư, công tác truyền thông của bộ phận văn phòng cũng ngày một
hiện đại và nhanh chóng hơn nhờ vào các phần mềm, ứng dụng cơng nghệ và
thiết bị kĩ thuật. Đưa thương hiệu, thông tin dịch vụ và sản phẩm của cơ quan
phổ biến rộng khắp.
+ Thứ năm, ứng dụng đồng bộ và đầy đủ CNTT trong cơng tác văn
phịng giúp hồn thiện xây dựng hiện đại hóa văn phịng.
1.3.

Nội dung ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn


phịng
1.3.1.

Điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn

phịng ì.3.1.1. Cơ chế- chính sách
Đảng và nhà nước ta đã có những chính sách và văn bản quy định khuyến
khích việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động của con người. Đặc biệt, trong
17


cải cách tổ chức bộ máy hành chính Chính phủ đã có Luật, Quyết định, Nghị
quyết riêng quy định về hình thức ứng dụng CNTT vào hoạt cơng tác văn
phịng.
+ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/Q11 của Quốc hội ngày 29 tháng
6 năm 2006. Trong bộ luật này có đưa ra những quy định về việc áp dụng, đối
tượng, điều kiện ứng dụng CNTT vào quản lí và các lĩnh vực của đời sống xã
hội.
+ Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 của Quốc hội ngày 29 tháng
11 năm 2005. Bộ luật này có đưa ra quy định về việc sử dụng thư điện tử, chữ kí
điện tử,...
+ Nghị định số 71/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 03 tháng 5 năm
2007 quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật công nghệ
thông tin về công nghiệp công nghệ thông tin.
+ Nghị định số 6/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 10 tháng 4 năm 2007
về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
+ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 15 tháng 02 năm
2007 quy định chi tiết về thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ kí số và dịch
vụ chứng thực chữ kí số.

1.3.1.2.

Cơ sở vật chất

Để đảm bảo cơng tác ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn
phịng cần có các trang thiết bị, phần mềm hỗ trợ.
+ Phần cứng: Máy tính, máy in, máy phơ tơ, máy scan, máy chiếu, điện
thoại, ...
+ Phần mềm:
•

Các phần mềm, ứng dụng được cài đặt sẵn trong máy tính để phục vụ, hỗ
trợ hoạt động văn phòng như: Word, powpoit, excel, mail,... đây là các
phần mềm được các cơ quan, tổ chức tận dụng tối đa chức năng để thực
hiện cơng tác văn phịng. Bộ phần mềm Microsoft Office có rất nhiều ứng
18


dụng tốt trong văn phịng ngồi Word, Excel, Powerpoint như Outlook
(để gửi email - hỗ trợ tốt cho gửi email hàng loạt mà vẫn cá nhân hóa và
quản lý và lưu trữ tốt.
•

Các phần mềm, ứng dụng hỗ trợ được mở bán bởi các nhà cung ứng dịch
vụ: Phần mềm quản lý văn phòng, phần mềm quản lý văn bản, phần mềm
quản lý nhân sự, phần mềm quản trị thiết bị, các ứng dụng trên website
tuyển dụng,. Ví dụ: Phần mềm eBizOffice, phần mềm văn phòng điện tử
CloudOffice, phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM, Phần mềm quản
lý tài sản thiết bị ERPViet.


1.3.2.

Các nghiệp vụ ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác

văn phịng
1.3.2.1. Trong cơng tác tham mưu, tổng hợp
“Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết
định tối ưu. Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ và những
ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó
được tổng hợp, phân tích để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp
những thông tin, phương án tối ưu nhất.”6
Theo Từ điểm tiếng Việt “Tổng hợp là tổ hợp các yếu tố riêng rẽ thành
mộtchỉnh thể”7
Tham mưu tổng hợp là hoạt động đề xuất các ý tưởng, sáng kiến, phương
án độcđáo, và các giải pháp có tính chất tổng thể, khả thi cho thủ trưởng cơ
quan trên cơ sởtổng hợp những ý kiến tham mưu khác, thông tin hữu ích có liên
quan.
+ Chức năng tham mưu, tổng hợp là một trong hai chức năng cơ bản của
văn phòng;
+ Tham mưu của văn phịng mang tính chất tổng hợp - điểm khác biết
giữa chức năng tham mưu của văn phòng với các bộ phận, phịng ban chun
mơn khác;
19


+ Thông qua chức năng tham mưu, tổng hợp, văn phòng hỗ trợ đắc lực
cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các hoạt động quản lý, điều
hành.
Vì vậy, cần thiết sử dụng các phần mềm, ứng dụng hỗ trợ cho công tác
tham mưu tổng hợp tại văn phịng.

I.3.2.2.

Trong cơng tác văn thư - lưu trữ

- Cơng tác soạn thảo văn bản: Soạn thảo văn bản là một bước quan trọng
vì thể thức và nội dung sẽ quyết định trực tiếp tới tính pháp lý và hiệu lực của
văn bản. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu
hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại các cơ quan. Việc soạn
thảo và ban hành văn bản sẽ bảo đảm cho hoạt động của cơ quan diễn ra một
cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên
trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải
6

Tạ Hữu Ánh (2002) Cơng tác hành chính - Văn phịng trong cơ quan Nhà nước, Nhà xuất bản Chính
trị Quốc gia, Hà Nội.
7
Xem từ điển tiếng Việt, Viện ngôn ngữ học - NXB Đà nẵng và Trung tâm từ điển học, 2006, tr. 721

quyết cơng việc của cơ quan mình. Hiện nay với sự phát triển của khoa học
công nghệ, việc ứng dụng những thành tựu tiến bộ của nó vào việc soạn thảo
văn bản là rất cần thiết và không thể thiếu trong các cơ quan. Công tác soạn thảo
văn bản của cán bộ văn phịng nói chung sẽ được tiến hành theo đúng quy định
của pháp luật.
- Công tác quản lí văn bản: Tất cả những văn bản đều được đăng ký, quản
lý tại văn thư. Sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ và phần mềm trên
máy tính cán bộ văn thư thực hiện làm thủ tục phát hành đối với văn bản đi và
chuyển giao đối với văn bản đến. Công tác quản lý văn bản góp phần quan trọng
đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số
liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích khác nhau; cung cấp những thông tin
quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý cơ

quan. Hiện nay, tại rất nhiều cơ quan, tổ chức đã ứng dụng những website, các
phần mềm nhằm quản lý văn bản đạt hiệu quả cao nhất, phần mềm CloudOffice
là một trong những ứng dụng tiện ích trong việc quản lí và khai thác sử dụng
20


văn bản đi - đến.
- Công tác lưu trữ: Việc ứng dụng CNTT vào cơng tác lưu trữ có quy
trình và các bước cụ thể. Trước hết cần phân loại tài liệu lưu trữ sau đó thống kê
nhu cầu khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu chính là đặt yêu cầu khai thác vào
cơ sở dữ liệu căn cứ vào số lượng tài liệu cần lưu trữ để ứng dụng tin học vào
quản lý lưu trữ nói chung phải có cơ sỡ dữ liệu quản lý phơng lưu trữ, thư
mục... để phục vụ cho việc tìm kiếm thơng tin văn bản theo các mục đích sau:
+ Tìm kiếm tài liệu theo loại tài liệu;
+ Tìm kiếm theo thời gian của tài liệu;
+ Tìm kiếm theo người nộp tài liệu vào lưu trữ;
+ Tìm kiếm tài liệu theo mức độ khẩn, mật;
+ Tìm kiếm tài liệu chuyên đề, ngành hoạt động;
+ Tìm kiếm tài liệu theo số ký hiệu.
1.3.2.3.

Trong cơng tác quản lý nhân sự

Nhân sự có vai trị to lớn trong việc phát triển hoặc tụt hậu, của tổ chức.
Vì vậy bộ phận này cần được chú trọng quan tâm quản lý để đảm bảo đi đúng
theo guồng máy đang hoạt động của tổ chức. Trong công tác quản lí nhân sự
được bộ phận văn phịng áp dụng các phần mềm như excel, word, các cơ sở dữ
liệu lưu trữ tài liệu. Sự thay đổi nhân sự rất cần biện pháp quản lý hồ sơ nhân sự
chặt chẽ, văn phòng thường sử dụng phần mềm word để xây dựng văn bản và
lưu trữ vào cơ sở dữ liệu phục vụ tra tìm và quản lý. Hiện nay, có một số phần

mềm thực hiện các chức năng nhân sự tổng hợp như phần mềm nhân sự
HRPRO7, phầm mềm VnisHurex 20(.)8,... Các phần mềm các ứng dụng cho
phép hỗ trợ đắc lực và chính xác về thơng tin và quản lí nhân sự.
1.3.2.4.

Trong công tác hội họp

Công tác hội họp gồm 3 giai đoạn, và hiện nay ở hầu khắp các cơ quan tổ
chức đều ứng dụng công nghệ thông tin vào cả 3 giai đoạn này.
- Giai đoạn chuẩn bị: Để chuẩn bị một cuộc họp cần có kế hoạch, giấy tờ
tài liệu phục vụ cuộc họp cần được gửi đến các thành phần tham gia trước
21


khi bắt đầu cuộc họp, thành phần tham dự khá đa dạng vì vậy việc mời
họp cũng cần đa dạng, thư mời, giấy mời và hình thức mời cũng phụ
thuộc vào công nghệ thông tin nếu khách mời ở xa và đây là cuộc họp
gấp như mail, tin nhắn. Chuẩn bị về cơ sở vật chất, phương tiện di chuyển
đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng lịch.
- Giai đoạn trong cuộc họp: Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ và hỗ
trợ cho cuộc họp được diễn ra mạch lạc các bước có sự kiên kết chặt chẽ
với nhau. Xử lý kịp thời những tình huống phát sinh đột xuất trong quá
trình diễn ra cuộc họp.
- Giai đoạn sau cuộc họp: Nhờ vào sự tiện ích của các ứng dụng, phần
mềm, sau cuộc họp việc thu thập hồ sơ cũng sẽ dễ dàng. Việc ghi biên
bản cuộc họp và thông báo kết luận cuộc họp được hỗ trợ bởi phần mềm
word, sử dụng máy phô tô và scan để phát hành văn bản.
Như vậy, việc sử dụng các trang thiết bị hỗ trợ là điều vô cùng cần thiết.
Các trang thiết bị kĩ thuật dùng để hỗ trợ trong các cuộc họp: Máy chiếu, míc,
máy vi tính, loa,... góp phần vào sự thành công của cuộc họp.

1.3.2.5.

Trong công tác quản lý các trang thiết bị, tài sản

Trang thiết bị tài sản đóng vai trị vơ cùng quan trọng trong việc nâng cao
năng suất và chất lượng công việc, sự cải tiến của khoa học kĩ thuật đã góp phần
làm hiện đại hóa các trang thiết bị cơng sở và trong cơng tác quản lý các trang
thiết bị đó cũng có sự ứng dụng công nghệ thông tin.
Hoạt động quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng là một chuỗi các
hoạt động thường xuyên, liên tục trước hết được đảm bảo thông qua việc lập và
đôn đốc thực hiện các chương trình, kế hoạch. Nhân viên được giao nhiệm vụ
quản lí tài sản cần sử dụng các phần mềm quản lý tài sản, các thiết bị nghe nhìn,
cơ sở vật chất của cơ quan nhằm theo dõi, kiểm tra tình trạng sử dụng, khả năng
phục vụ của các trang thiết bị đó để kịp thời nâng cấp và sửa chữa, thay thế khi
cấn thiết...
1.3.2.6.

Trong công tác truyền thông
22


Cơng tác truyền thơng ngày nay được hiện đại hóa bằng các phương tiện
kĩ thuật khoa học tiên tiến, hoạt động truyền thông trở nên phong phú, đa dạng
và nhanh chóng gấp nhiều lần phương tiện truyền thơng truyền thống. Một
doanh nghiệp, một tổ chức được đông đảo mọi người biết đến đều do bộ phận
truyền thông thực hiện tốt vai trị, trách nhiệm của mình. Với các phần mềm,
ứng dụng và các phương tiện truyền tin hiện đại như báo, tạp chí, đài truyền
hình, đài phát thanh, internet. Hầu hết các cơ quan đều có trang thơng tin cổng
điện tử riêng giới thiệu về cơ quan tổ chức về chức năng nhiệm vụ của cơ quan
giúp cho người đọc dễ dàng tìm kiếm qua hệ thống internet. Báo mạng ngày

càng phát triền và đã phát huy tác dụng của nó khi người Việt hiện nay đang có
thói quen đọc báo mạng vào mỗi buổi sáng vì thơng tin đa dạng phong phú, cập
nhật nhanh chóng, đặc biệt là tiết kiệm được kinh phí.
Có thể thấy việc ứng dụng kịp thời cũng như chính xác những trang thiết
bị, những phần mềm hiện đại, tiên tiến nhất giúp cho công tác truyền thơng
được thực hiện có hiệu quả với chất lượng cao. Góp phần vào việc nâng cao vị
trí và thương hiệu của doanh nghiệp.
1.4.

Nguyên tắc, yêu cầu ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng

tác văn phịng
Khi ứng dụng cơng nghệ thông tin cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc đồng bộ:
Ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng được thực hiện
chủ yếu nhằm vào các trang thiết bị và năng lực của người sử dụng. Chính vì
vậy, để ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng đạt được hiệu
quả cao nhất cần tiến hành ứng dụng trên các mặt để đảm báo tính đồng bộ.
Tính đồng bộ cho phép khai thác triệt để và hiệu quả hoạt động ứng dụng cơng
nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng. Ví dụ, khi công nghệ thông tin được
ứng dụng trong công tác văn phịng; nghiệp vụ hành chính văn phịng được cải
cách nâng cao mà yếu tố con người khơng có sự đổi mới cả về chất và lượng sẽ
23


không vận hành hiệu quả hệ thống trang thiết bị hiện đại cũng như quy trình
nghiệp vụ cải cách. Nguyên tắc đồng bộ góp phần tiết kiệm trong hoạt động vận
hành và phát huy tối đa hiệu quả của hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn phịng. Ngun tắc đồng bộ cịn được thể hiện thơng qua sự
phù hợp, thích ứng giữa các trang thiết bị hiện đại với nhau. Tóm lại, cần phải

đầu tư đồng bộ về trang thiết bị sử dụng trong hoạt động doanh nghiệp và đồng
thời động bộ về yếu tố con người trong việc cập nhật mới, nhận thức và sử dụng
trang thiết bị.Có như vậy, các trang thiết bị hiện đại mới có thể phát huy hết
cơng năng, giá trị sử dụng.
- Nguyên tắc phù hợp:
Bất cứ một sự thay đổi nào trong cơ quan, đơn vị dù là nhỏ nhất cũng rất
cần yếu tố phù hợp. Ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng có
tác động trên nhiều mặt trong văn phòng doanh nghiệp như: Đáp ứng nguyên
tắc phù hợp khi những sự thay đổi không đi ngược lại sứ mệnh, cản trở việc
thực hiện sứ mệnh của doanh nghiệp; phải phù hợp với nguồn lực, văn hóa
truyền thống của văn phịng, cơ quan, đất nước; dễ dàng được chấp nhận và
thực hiện một cách tự nguyện cũng như đem lại được hiệu quả cao nhất cho văn
phịng, doanh nghiệp. Chính vì thế, ứng dụng cơng nghệ thông tin cần tuân thủ
nguyên tắc phù hợp.
- Nguyên tắc không gián đoạn:
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phịng khơng phải là một việc, làm
một lần, nó là một q trình khơng có kết thúc. Q trình này diễn ra liên tục
bám sát với sự tiến bộ khoa học - kỹ thuật cũng như những đòi hỏi ngày càng
cao của cơng tác văn phịng nói riêng, hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung.
Chính vì thế, ý thức về ứng dụng công nghệ thông tin luôn được thể hiện trong
từng hoạt động của văn phịng. Cơng tác này nếu bị gián đoạn sẽ gây ảnh hưởng
trực tiếp tới chất lượng cơng tác văn phịng nói riêng và hoạt động cơ quan nói
chung.
24


Ngồi những ngun tắc trên, khi ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong
cơng tác văn phịng phải đảm bảo về các yêu cầu như:
- Yêu cầu về sự thiết thực:
Ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng là một q trình lâu dài và có

ảnh hưởng tồn diện đến mọi nguồn lực, hoạt động của văn phịng. Nguồn kinh
phí phục vụ cho hoạt động ứng dụng CNTT là rất lớn, hơn nữa thành tựu khoa
học - kỹ thuật thay đổi từng ngày. Chính vì thế, khi tiến hành ứng dụng CNTT
trong cơng tác văn phịng cần tập trung vào những mảng, nội dung có ảnh
hưởng tích cực, cần thiết trực tiếp tới chất lượng cơng việc. Cần có sự sắp xếp
thứ tự ưu tiên cho các nội dung, mặt hoạt động cần ứng dụng và chỉ tập chung
cho những mảng có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng cơng việc. Tính thiết
thực thể hiện qua việc lợi ích thu được phải cao hơn chi phí bỏ ra cho việc ứng
dụng.
y

y

r

-w-T/y Ạ Ạ _
- Yêu cầu về sự tiết kiệm

. J * Ạ J 1 * ss

Cơng tác văn phịng là công tác gián tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất
kinh doanh. Chính vì vậy, việc sử dụng một lượng kinh phí đầu tư về CNTT vào
hoạt động văn phịng một cách tồn diện là điều khó diễn ra, đặc biệt đối với
những cơ quan, doanh nghiệp có nguồn kinh phí eo hẹp. Vì vậy việc trang bị
cần có nhiều giai đoạn, ưu tiên những đối tượng cần thiết và đặc biệt cần có sự
nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đầu tư kinh phí. Khơng nên đầu tư dàn trải, đầu
tư cho những nội dung thứ yếu. Ví dụ, trong trường hợp khơng có nhiều kinh
phí, ta nên đầu tư hệ thống phần mềm quản lý văn bản trước hệ thống bàn ghế
mới. Các khoản đầu tư cần có sự phân tích và lựa chọn sao cho sát nhất với nhu
cầu sử dụng thực tế.

3
rri»A__1

Ĩ

_

Tiểu kết:

Trong chương 1, tôi đã hệ thơng lại cơ sở lý luận về văn phịng, công
nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng. Qua
25