KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
TRONG CƠNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA I
Khóa luận tốt nghiệp ngành Người
hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG THS.
NGUYỄN ĐĂNG VIỆT NGUYỄN THỊ
THU HIỀN 1405QTVC015
2014-2018
ĐH QTVP 14C

HÀ NỘI - 2018



LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành bài khóa luận tốt nghiệp này, em đã nhận được sự hỗ trợ, giúp
đỡ của cơ quan, các cá nhân. Với tình cảm chân thành này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu
sắc tới các cá nhân, cơ quan đã tạo điều kiện giúp đỡ em nghiên cứu đề tài khóa luận
tốt nghiệp của mình.
Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cơ Khoa Quản trị
văn phịng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã quan tâm dạy dỗ, chỉ bảo em tận tình để
em có thể thực hiện bài khóa luận “Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác
văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I”.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy giáo Thạc sĩ Nguyễn Đăng
Việt đã quan tâm, hướng dẫn em trong q trình tìm hiểu, triển khai và hồn thiện đề
tài khóa luận tốt nghiệp.

Em xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo trường Đại học Nội vụ
Hà Nội và các phòng ban đã trực tiếp, gián tiếp giúp đỡ em trong quá trình học tập
và nghiên cứu đề tài.
Em xin gửi lời cảm ơn Ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và các
anh/chị phịng Hành chính - Tổ chức đã nhiệt tình, tạo điều kiện giúp em tìm hiểu
khai thác đề tài của mình.
Do kiến thức của bản thân cịn hạn chế, nên thiếu xót là điều khơng thể tránh
khỏi, kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cơ để em có thể hồn thiện
được bài khóa luận của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em dưới sự hướng dẫn của
Ths. Nguyễn Đăng Việt. Nội dung nghiên cứu, cũng như kết quả của đề tài này là
trung thực và chưa được công bố trên bất kì hình thức nào. Những số liệu, sơ đồ,
nhận xét, đánh giá liên quan đều được trích dẫn nguồn trong phần tài liệu tham khảo.
Nếu có bất kì sai xót, gian lận nào tơi xin chịu trách nhiệm về kết quả bài nghiên cứu
của mình.


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1
1. Lý do chọn đề tài................................................................................. 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................. 2
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu...................................................... 3

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................................................... 4
5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................... 4
6. Giả thiết nghiên cứu............................................................................ 5
7. Cấu trúc đề tài .................................................................................... 5
NỘI DUNG..................................................................................................... 6
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TÁC VĂN PHÕNG VÀ
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN
PHÕNG ........................................................................................................... 6
1.1. Một số lí luận chung về văn phịng, cơng tác văn phịng, CNTT.... 6
1.1.1. Văn phịng .................................................................................... 6
1.1.1.1. Khái niệm.................................................................................... 6
1.1.1.2. Vị trí và vai trò .......................................................................... 7
1.1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ ............................................................. 9
1.1.2. Cơng tác văn phịng ...................................................................... 10
1.1.2.1. Khái niệm cơng tác văn phịng .................................................. 10
1.1.2.2. Ý nghĩa...................................................................................... 10
1.1.3. Cơng nghệ thông tin..................................................................... 11
1.1.3.1. Khái niệm thông tin ................................................................... 11
1.1.3.2. Khái niệm công nghệ thông tin.................................................. 12
1.1.3.3. Điều kiện phát triển công nghệ thông tin .................................. 14


1.1.3.4. Ý nghĩa của công nghệ thông tin .............................................. 15
1.2. Lí luận chung về ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn
phịng........................................................................................................15
1.2.1. Một số khái niệm ......................................................................... 15
1.2.1.1. Ứng dụng công nghệ thông tin ................................................. 15
1.2.1.2. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng ....... 16
1.2.2. Sự cần thiết của ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn
phịng 16

1.2.3. Điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng..
17
1.2.3.1. Cơ chế - chính sách................................................................... 17
1.2.3.2. Nguồn nhân lực......................................................................... 18
1.2.3.3. Cơ sở vật chất ........................................................................... 18
1.2.4. Nội dung ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng..
21
1.2.4.1. Cơng tác tổ chức cán bộ............................................................ 21
1.2.4.2. Công tác văn thư lưu trữ ........................................................... 21
1.2.4.3. Công tác xây dựng và thực hiện chương trình kế hoạch .......... 21
1.2.4.4. Cơng tác tổng hợp thông tin ..................................................... 22
1.2.4.5. Công tác xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế .................... 22
1.2.4.6. Công tác tổ chức hội họp và các sự kiện .................................. 22
1.2.4.7. Công tác tổ chức chuyến đi công tác ........................................ 23
1.2.4.8. Công tác quản lí tài sản và trang thiết bị .................................. 23
1.2.4.9. Công tác tổ chức thi đua - khen thưởng.................................... 23
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA I................................................................................................. 24
2.1. Khái quát chung về Trung tâm Lưu trữ quốc gia I ......................... 24


2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan ..
24
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ phịng Hành chính Tổ chức ..........................................................................................................26
2.2.
tâm

Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Trung


Lưu trữ quốc gia I ..........................................................................................28
2.2.1.

Hệ thống trang thiết bị kĩ thuật phục vụ yêu cầu ứng dụng CNTT

trong cơng tác văn phịng................................................................................28
2.2.2.

Thực trạng đội ngũ cán bộ trong ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác văn phịng................................................................................31
2.2.3.

Thực trạng cơng tác quản lí ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong

cơng tác văn phịng ........................................................................................34
2.2.4.

Thực trạng tổ chức ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác

văn phịng.......................................................................................................36
2.2.4.1.

Cơng tác tổ chức cán bộ............................................................36

2.2.4.2.

Công tác văn thư lưu trữ ...........................................................38

2.2.4.3.


Cơng tác xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch .........47

2.2.4.4.

Công tác tổng hợp thông tin ......................................................48

2.2.4.5.

Công tác xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế ....................50

2.2.4.6.

Công tác tổ chức hội họp và các sự kiện ..................................51

2.2.4.7.................................................................................................................. Cô
ng tác tổ chức các chuyến đi công tác............................................................54
2.2.4.8.

Công tác quản lí tài sản..............................................................55

2.2.4.9.

Cơng tác tổ chức thi đua - khen thưởng ...................................56

2.3.

Nhận xét, đánh giá ..........................................................................57

2.3.1.


Ưu điểm ........................................................................................57

2.3.2.

Hạn chế ........................................................................................58

2.3.3.

Nguyên nhân ................................................................................60


CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRUNG
TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I ....................................................................62
3.1. Giải pháp về nhận thức .................................................................. 62
3.1.1. Nâng cao nhận thức về vai trò của cán bộ, công chức và viên chức .
62
3.1.2. Nâng cao nhận thức về công tác đào tạo, bỗi dưỡng................... 63
3.1.3. Nâng cao nhận thức về hoạt động thanh tra, kiểm tra ................ 66
3.2. Giải pháp về thể chế....................................................................... 67
3.3. Giải pháp về công nghệ ................................................................. 68
3.3.1. Trang thiết bị kĩ thuật................................................................... 68
3.3.2. Trong công tác tổ chức cán bộ..................................................... 70
3.3.3. Trong công tác văn thư lưu trữ ................................................... 72
3.3.4. Trong công tác tổng hợp thông tin............................................... 73
KẾT LUẬN ..................................................................................................75
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................76
PHỤ LỤC



CNTT

BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Cơng nghệ thơng tin

HC-TC

Hành chính - Tổ chức

BHYT, BHXH

Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội

CB,CC và VC
VT-LT

1 /s /s
1 r A • /s 1 r
Cán bộ, công chức và viên chức
Văn thư lưu trữ

STT

Số thứ tự

ĐVT

Đơn vị tính


r


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Thế kỉ XXI, thế kỉ của nền kinh tế tri thức với những sản phẩm ưu biệt giúp con
người cải thiện hiệu suất làm việc. Một trong những sản phẩm mang tính vượt trội đó là
ngành cơng nghiệp cơng nghệ thơng tin. Sự bùng nổ về các ngành công nghiệp thông tin
(mạng internet) với các phần mềm tiện ích như google, gmail, facebook,... cùng với sự
hội nhập của nền kinh tế đa quốc gia, đã đặt ra một vấn đề cấp thiết, mỗi cơ quan, doanh
nghiệp hay các chủ thể cần chủ động học hỏi nắm bắt xu hướng mới nhằm có thể gắn
kết, cùng nhau nâng cao chất lượng cuộc sống.
Sống trong thời đại tự động hóa cùng với sự đẩy mạnh xu hướng tồn cầu hóa đã
đặt các quốc gia, tổ chức, cá nhân trước cơ hội và thách thức mới. Điều này đòi hỏi, các
nhà lãnh đạo phải nhạy bén, linh hoạt trong việc nắm bắt và thích ứng kịp thời để hoàn
thành sứ mệnh của tổ chức. Để làm được điều này, mỗi nhà lãnh đạo cần xây dựng cho
mình “một cánh tay” đắc lực giúp giải quyết các công việc sự vụ, giấy tờ và không một
bộ phận nào khác có thể đảm nhiệm tốt hơn ngồi bộ phận văn phịng. Văn phịng có
vai trị vơ cùng quan trọng đối với mỗi một tổ chức, đó là bộ phận được hình thành đầu
tiên khi tổ chức đi vào hoạt động. Đây là cơ quan đầu não của thông tin, là “cánh tay
phải” đắc lực của nhà lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định, hướng đi đúng đắn cho tổ
chức, đồng thời cũng là mắt xích quan trọng, là cầu nối giữa lãnh đạo với nhân viên,
giữa các bộ phận với nhau. Bởi lẽ vậy, để có thể thực hiện tốt vai trị của mình, cơng tác
văn phịng phải được quan tâm hàng đầu, phải luôn được chú trọng trong việc cập nhập
cái mới và được trang bị và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào nghiệp vụ của
mình.
Mặc khác, sự ra đời và phát triển của cơng nghệ thơng tin phần nào có những
đóng góp khơng nhỏ đến mọi mặt của đời sống. Là một trong sáu ngành công nghệ cao,
công nghệ thông tin được coi là người cầm lái vĩ đại trên con tàu xúc tiến cơng nghiệp
của thế kỉ XXI. Với vai trị, sức mạnh chi phối các hoạt động của con người, công nghệ

thơng tin là trợ lí đắc lực cho hoạt động quản lí, đặc biệt là đối với cơng tác văn phịng
tại cơ quan hành chính từ tư nhân đến nhà nước. Sự góp mặt của cơng nghệ thơng tin đã
làm các cơng tác văn phịng trở nên chun nghiệp, giải quyết cơng việc nhanh chóng,

1


đạt hiệu quả cao, đồng thời, đáp ứng được yêu cầu của cơng cuộc cơng nghiệp hóa, hiện
đại hóa. Chính vì vậy, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin là vô cùng cấp thiết đối với
các hoạt động của tổ chức.
Tuy nhiên, hiện nay, ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng việc hành chính
vẫn mang tính nhỏ lẻ chưa có tính đồng bộ, đặc biệt là trong các cơ quan hành chính
nhà nước. Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, em nhận thấy việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng vẫn còn nhiều hạn chế, chỉ áp
dụng nhỏ lẻ chưa mang tính đồng bộ.
Xét thực tế trên, em nhận thấy cần phải nghiên cứu, đưa ra những giải pháp góp
phần phát triển mơ hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng tại cơ
quan. Bởi vậy, em sẽ nghiên cứu đề tài “Ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác
văn phịng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I”.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nhận thấy được giá trị của việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại, cũng
như những hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin của các nước trên thế giới
trong các cơng việc hành chính, ở nước ta trong thời gian gần đây cũng có nhiều đề tài
nghiên cứu về các nội dung liên quan đến hoạt động hành chính văn phịng và ứng dụng
cơng nghệ thơng tin trong cơng tác hành chính văn phịng như:
Đầu tiên phải kể đến đề tài “Phát triển Chính phủ điện tử ở một số nước và bài
học kinh nghiệm đối với Việt Nam” của tác giả Trần Thị Liên. Đề tài này đã chỉ ra sự
phát triển và cách thức hoạt động của mơ hình chính phủ điện tử ở một số nước phát
triển như Mĩ, Singapo, Autralia và chỉ ra thực trạng, đưa ra định hướng trong ứng dụng
chính phủ điện tử ở Việt Nam. Mặc dù, có phân tích và đưa ra hướng ứng dụng công

nghệ thông tin vào hoạt động quản lí hành chính tại các cơ quan nhà nước nhưng đề tài
mang tính vĩ mơ, chưa đi sâu vào công việc cụ thể của các hoạt động hành chính.
Để tài “Ứng dụng tin học trong quản trị văn phịng tại văn phịng Bộ Nơng
nghiệp và Phát triển nơng thơn” của tác giả Nguyễn Thị Lan trong Khóa luận tốt nghiệp
2012-2016 đã chỉ ra thực trạng và giải pháp sử dụng tin học trong hoạt động quản trị
văn phịng.
Đề tài “Ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lí và điều hành văn phòng tại Sở

2


Nội vụ thành phố Đà Nằng” của tác giả Nguyễn Thị Mơ trong khóa luận tốt nghiệp
2012-2016 đã chỉ ra hiện trạng ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng, tuy nhiên,
tác giả vẫn chưa đề cập đến thực trạng nguồn nhân lực của tổ chức.
Các cơng trình nghiên cứu trên đã tiếp cận một phần nào đó về việc ứng dụng
cơng nghệ thơng tin trong hoạt động quản lí, vận hành các cơng tác văn phịng. Mặc dù,
mỗi tác giả có quan điểm riêng và phạm vi nghiên cứu khác nhưng những cơng trình
này có ý nghĩa nhất định trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơng tác
văn phịng của từng cơ quan, tổ chức cụ thể. Tuy nhiên, đây là một vấn đề mới, khá đa
dạng và hơi phức tạp nên tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I vẫn chưa có đề tài nghiên
cứu về vấn đề này. Chính vì thế, cơ quan cần có những nghiên cứu sâu hơn trong việc
xây dựng và ứng dụng công nghệ thông vào từng công tác của văn phịng từ đó nâng
cao hiệu suất và năng suất làm việc.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
a) Mục đích nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu của đề tài nhằm:
- Nhằm giúp nhà quản trị văn phòng nâng cao hoạt động quản lí, tổ chức thực
hiện, kiểm tra đánh giá các cơng tác văn phịng.
- Xây dựng mơ hình văn phòng điện tử.
- Nhằm nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc của nghiệp vụ hành chính văn

phịng.
b) Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lí luận về cơng tác văn phịng và ứng dụng cơng nghệ thơng tin
trong cơng tác văn phịng.
- Phân tích thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
- Đưa ra giải pháp nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn
phịng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
a) Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về cơng tác văn phịng, việc ứng

3


dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng và thực trạng ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, cụ thể:
- Các khái niệm liên quan tới công tác văn phịng và ứng dụng cơng nghệ thơng
tin trong cơng tác văn phịng.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và
phịng Hành chính - Tổ chức.
- Thực trạng của các trang thiết bị, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
- Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng từ đó
chỉ ra ưu, nhược điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tỉn. Đồng thời, đưa ra nguyên
nhân của chúng.
- Đưa ra giải pháp nhằm hồn thiện, nâng cao hiệu quả ứng dụng cơng nghệ
thơng tin trong cơng tác văn phịng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
b) Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi thời gian: 2017 - 2018

- Phạm vi không gian: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
- Phạm vi nội dung: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp điều tra, quan sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp phân tích tổng hợp
- Phương pháp so sánh đối chiếu
- Phương pháp đọc tài liệu
6. Giả thiết nghiên cứu
Nếu bài khóa luận được hồn thành sẽ nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Đồng thời, cải thiện
hiệu suất và năng suất là việc của các nghiệp vụ và hướng tới xu hướng văn phòng điện
tử.
7. Cấu trúc đề tài

4


Chương I: Cơ sở lí luận về cơng tác văn phịng và ứng dụng cơng nghệ
thơng tin trong cơng tác văn phịng
Nội dung chính được trình bày của chương này là tất cả những lí luận về văn
phịng, cơng tác văn phịng, ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng và các nội dung
cơ bản của ứng dụng CNTT.
Chương II: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
Trong chương II trình bày vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, phòng HC-TC và thực trạng ứng dụng CNTT trong
cơng tác văn phịng của cơ quan. Từ những phân đó sẽ đưa ra nhận xét đánh giá làm cơ
sở cho chương III.

Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
Từ phần lí luận và khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT, em xin mạnh dạn đề
xuất giải phải khắc phục hạn chế và nâng cao tính ứng dụng của CNTT trong cơng tác
văn phịng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
NỘI DUNG
CHƯƠNG I:
CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠNG TÁC TÁC VĂN PHÕNG VÀ
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG
1.1. Một số lí luận chung về văn phịng, cơng tác văn phịng, CNTT
1.1.1. Văn phịng
1.1.1.1.

Khái niệm
Văn phịng là một thuật ngữ xuất hiện rất lâu trong lịch sử hình thành và phát

triển của xã hội lồi người. Từ thời La Mã cổ đại, con người bắt đầu xây dựng các văn
phịng của những “Người biện hộ”, có những chức năng, nhiệm vụ như một văn phòng
hiện đại ngày nay. Trong ngơn ngữ Anh, thuật ngữ “Văn phịng” được gọi là Office, đã
được sử dụng rộng rãi trong những năm 70 của thế kỉ XVIII của các nước Châu Âu
cùng với các thuật ngữ “cơ quan” và “công sở”.
Theo Từ điển tiếng Việt, của Nhà xuất bản Đà Nẵng, năm 1997, do Viện Ngôn

5


ngữ chủ biên, có giải thích định nghĩa về văn phịng là: "Bộ phận phụ trách cơng việc,
giấy tờ, hành chính trong một cơ quan" [21;121]. Tuy nhiên, đây chỉ là cách hiểu thông
thường, trên thực tế, thuật ngữ "văn phòng" được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau.
Theo tác giả cuốn sách “Nghiệp vụ văn phòng” - PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri thuật

ngữ văn phịng được tiếp cận khá tồn diện, văn phòng được xét ở hai trạng thái động
và tĩnh. Xét ở trạng thái tĩnh, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị trí địa lí
nhất định - nó có thể là phịng làm việc của lãnh đạo, thủ trưởng hay “cá nhân” quan
trọng hoặc là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức. Ở trạng thái động, văn phòng là các
hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm duy trì hoạt động của tổ chức - cơng việc của
văn phịng thường liên quan tới các thủ tục hành chính như văn bản, văn thư - lưu trữ,
tổng hợp thông tin,...
Tác giả của cuốn sách “ Quản trị hành chính Văn phịng” - Nguyễn Hữu Thân
cho rằng : “Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát, nghĩa là nơi soạn thảo, sử
dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thơng tin sao cho có hiệu quả”.
[9;10]
Từ những quan điểm trên, văn phòng được hiểu theo bốn khía cạnh (nguồn Luận
văn cơ sở lý luận và thực tiễn đổi mới tổ chức bộ máy văn phòng tỉnh U Đơm Xay Cơng
hịa Dân chủ nhân dân Lào)[6;12]
Thứ nhất, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan
chức năng, phục vụ cho điều hành của lãnh đạo, các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có
quy mơ lớn thì thành văn phịng.
Thủ hai, Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa
điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
Thứ ba, Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm
cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc...
Thứ tư, Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong đó
diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc
liên quan đến công tác văn thư.
Tuy nhiên, các quan niệm trên vẫn chưa mang tính khái qt, nó chỉ phản ánh
một khía cạnh riêng rẽ. Bởi vậy, để có định nghĩa cụ thể mà bao qt về “văn phịng” thì

6



cần phải xem xét một cách toàn diện các hoạt động diễn ra tại bộ phận này ở các cơ
quan, tổ chức.
Tóm lại, ta có thể hiểu “Văn phịng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan,
đơn vị; là nơi thu thập, xử lí, cung cấp, truyền đạt thơng tin trợ giúp cho hoạt động
quản lí; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động
của cơ quan, đơn vị”. (Nguồn giáo trình Quản trị văn phịng GS.TS Nguyễn Thành Độ)
[8;9].
1.1.1.2. Vị trí và vai trị
a) Vị trí
Văn phịng là trung tâm đầu não thông tin, là bộ phận kết nối các mối quan hệ
trong tổ chức. Đó là các mối quan hệ theo chiều dọc và chiều ngang.
Đối với lãnh đạo, văn phòng là cánh tay đắc lực, trực tiếp giúp lãnh đạo trong
việc đưa ra quyết định, tổ chức bộ máy,... Ngồi ra, cịn là nơi cung cấp nguồn thông tin
kịp thời và thường xuyên để phục vụ cho các cơng tác quản lí, điều hành.
Đối với lãnh đạo, các bộ phận và nhân viên trong cơ quan, văn phịng có chức
năng gắn kết họ với nhau thơng qua hoạt động tổng hợp, phân tích và truyền đạt thơng
tin. Qua văn phịng, mà người lãnh đạo có thể quan tâm đến nhân viên của mình nhiều
hơn, cịn nhân viên thấu hiểu hơn các công việc của lãnh đạo từ đó tự nâng cao ý thức
làm việc.
Với các cơ quan tổ chức khác, văn phòng chịu trách nhiệm trực tiếp trong hoạt
động đón tiếp, tiếp đãi hay liên hệ cơng tác. Sự chun nghiệp của văn phịng sẽ là tiền
đề thúc đẩy sự phát triển của các mối quan hệ về sau.
b) Vai trò
Một thực thể muốn tồn tại lâu dài sẽ ln mang cho mình những giá trị riêng, nó
mang đến cho chủ thể của mình những lợi ích tối ưu mà khơng có bộ phận nào khác có
thể đảm nhiệm được. Với những giá trị của mình văn phịng có vai trị vơ cùng lớn tới
hoạt động quản lí, tổ chức và điều hành các cơng việc thường nhật của mỗi cơ quan, tổ
chức. Văn phịng có những vai trò sau:
Thứ nhất, văn phòng là nơi thu thập, xử lí, và truyền đạt thơng tin. Với vai trò
này, văn phòng được coi như một “chiếc phin cà phê” của mỗi cơ quan, tổ chức. Tất cả


7


thơng tin được tập hợp tại văn phịng, qua q trình xử lí thì các thơng tin ấy được hệ
thống và xử lí thành các văn bản, được thơng báo trên từng bộ phận, cá nhân liên quan.
Thứ hai, văn phịng là trung tâm quản lí và điều hành các hoạt động của tổ chức,
cơ quan. Văn phòng trực tiếp quản lí lịch làm việc, các chế độ chính sách của nhân viên
tồn cơng ty, đồng thời, quản lí tồn bộ các trang thiết bị được sử dụng tại cơ quan.
Thứ ba, văn phòng là chủ thể gắn kết giữa đối tượng quản lí với đối tượng bị
quản lí và cơ quan, tổ chức ngồi cơ quan.
Cuối cùng, văn phịng là trợ lí đắc lực của lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan trong
hoạt động ra quyết định.
Với những vai trò to lớn của mình, văn phịng ln được các cơ quan tổ chức
quan tâm, xây dựng theo mơ hình hiện đại. Ở nước ta, Chính phủ là chọn ngày 28 tháng
8 hằng năm là Ngày truyền thống của văn phòng.
1.1.1.3.

Chức năng và nhiệm vụ
a) Chức năng
Dựa trên các thuật ngữ, khái niệm, cũng như các hoạt động của văn phòng mà

chia chức năng của văn phòng thành 3 chức năng chính đó là:
Chức năng tham mưu - tổng hợp, đây là một trong những chức năng chuyên biệt
tạo nên sự khác biệt giữa văn phòng với các bộ phận khác. Trong cơng tác này, văn
phịng thực hiện chủ yếu hai nhiệm vụ trợ giúp lãnh đạo, thủ trưởng để tìm ra quyết
định tối ưu và sàng lọc, phân tích và tổng hợp thơng tin để có thể tham vấn cho lãnh
đạo. Thực chất vấn đề ở đây là, tổng hợp có vai trị hỗ trợ cho các hoạt động tham mưu.
Chức năng hậu cần, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung
cấp, quản lí sự dụng các trang thiết bị, các phương tiện và cơ sở vật chất nhằm hỗ trợ

các hoạt động của văn phòng ngày một hiệu quả hơn.
Chức năng trợ giúp điều hành được thể hiện qua các công việc: xây dựng và
triển khai chương trình kế hoạch cơng tác, tiếp đón khách, hội họp,...
Mặc dù các chức năng này mang tính độc lập nhưng chúng cũng hỗ trợ, bổ sung
cho nhau để khẳng định tính tất yếu của văn phịng trong mỗi cơ quan, tổ chức.
b) Nhiệm vụ
Từ những chức năng được nêu ở trên, văn phòng được chia thành các nhiệm vụ

8


sau:
- Tổ chức bộ máy của văn phòng
- Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch cơng tác của cơ quan và
của bộ phận văn phòng
- Tổ chức thu thập, xử lí và đảm bảo thơng tin phục vụ hoạt động quản lí
- Tổ chức xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phịng
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức hội họp
- Tổ chức quản lí nhân sự thuộc biên chế văn phịng
- Tổ chức và quản lí cơng tác văn thư lưu trữ
- Tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo
-

Tổ chức đảm bảo công tác hậu cần, y tế, sức khỏe vệ sinh môi trường và

an toàn lao động trong cơ quan.
- Tổ chức đảm bảo công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết
- Tổ chức đảm bảo cơng tác an ninh trật tự, phịng chống thiên tai, cháy nổ
- Tổ chức công tác thi đua khen thưởng
- Thực hiện kiểm tra, giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo

- Tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan.
1.1.2. Cơng tác văn phịng
1.1.2.1.

Khái niệm cơng tác văn phịng
Từ những thuật ngữ, khái niệm nêu trên ta có thể khái qt cơng tác văn phịng

được duy trì bởi hai hệ thống:
Thứ nhất là hệ thống đầu vào, công tác văn phòng bao gồm các hoạt động: thu
thập, xử lí và tổng hợp thơng tin; xây dựng các chương trình, kế hoạch về tổ chức bộ
máy, tổ chức hội họp, khen thưởng, sử dụng tài sản, trang thiết bị,... bằng cách thức
khác nhau nhằm đưa ra quyết sách giúp tổ chức của mình hoạt động ngày càng vững
mạnh.
Thứ hai là hệ thống đầu ra, tại hệ thống này các hoạt động truyền tải thông tin
được tiến hành cả nội bộ đến bên ngoài tổ chức dựa trên ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo,
thủ trưởng cơ quan tổ chức. Nhờ hoạt động truyền phát thông tin mà các bộ phận, cá
nhân trong cơ quan có thể hiểu được mục tiêu sứ mệnh của tổ chức từ đó có gắng hoàn

9


thành mục tiêu đó.
Như vậy, cơng tác văn phịng là một chỉnh thể bao gồm các hoạt động tổng hợp,
xử lí và truyền đạt thơng tin, dữ liệu nhằm duy trì hoạt hành chính của cơ quan, tổ chức
bất kì để đạt được sứ mệnh mục tiêu của tổ chức.
1.1.2.2.

Ý nghĩa
Qua việc phân tích chức, năng nhiệm vụ của văn phịng, ta có thể thấy rằng văn


phịng có vị trí quan trọng không thể thiếu trong mỗi tổ chức. Văn phịng (hay cịn gọi là
phịng Hành chính - Nhân sự, Hành chính - Tổ chức) được coi là tai, mắt của nhà lãnh
đạo. Các cơng việc văn phịng giúp cơ quan, tổ chức hoạt động một cách thống nhất
theo cả chiều dọc lẫn chiều ngang. Bởi vậy, nếu văn phòng làm việc có kỉ cương, nề
nếp, khoa học thì các hoạt động của cơ quan sẽ được thông suốt và có hiệu quả.
Thế kỉ XXI, thế kỉ của “bùng nổ thơng tin”, các cơ quan chính trị, kinh tế, xã hội
đều quan tâm đến việc cập nhập, xử lí và sử dụng thơng tin để có thể đưa ra được quyết
định nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Trong hoạt động chính trị, kinh tế thơng tin có
mối quan hệ sống còn đối với mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị. Lợi thế về thông tin sẽ giúp
cơ quan, tổ chức nắm bắt được tình hình hoạt động, cũng như chiến sự phòng ngự với
các thách thức, đe dọa từ vấn đề bên ngồi tổ chức. Thực tế, cơng tác văn phịng ln
gắn liền với các hoạt động thơng tin, bởi lẽ vậy mà văn phịng có một vị trí vơ cùng đặc
biệt đối với bất kì cơ quan tổ chức nào.
Tuy nhiên, việc phát huy vai trị của cơng tác văn phịng ln địi hỏi nhà lãnh
đạo của các cơ quan, tổ chức phải nhạy bén, linh hoạt và có cách tổ chức công việc một
cách khoa học. Việc kiện tồn bộ máy văn phịng, xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ
cơng chức là việc làm cần thiết địi hỏi thủ trưởng, lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức
cần trực tiếp “chăm lo” một cách thường xuyên. Để có thể nâng cao cơng tác văn phịng
thì cần có Chánh, Phó văn phịng hoặc Trưởng, Phó trưởng phịng hành chính (đối với
các cơ quan khơng có văn phịng) hỗ trợ lãnh đạo, thủ trưởng trong việc tổ chức các
hoạt động của văn phịng. Song song với cơng việc tham mưu, tổ chức và triển khai các
cơng tác văn phịng thì chính những trợ thủ đắc lực này cũng sẽ phải chịu trách nhiệm
pháp lí về những sai xót của mình nếu gây ra hậu quả nghiêm trọng như thất thốt thơng
tin mật, gian lận trong chi tiêu tài cliínli,...

10


1.1.3. Công nghệ thông tin
1.1.3.1.


Khái niệm thông tin
Ngày nay, sống trong thời đại hội nhập, ở đâu ta cùng nghe thấy thuật ngữ thông

tin. Thông tin là nguồn lực của sự hình thành, phát triển và tồn vong của bất cứ tổ chức
hay xã hội nào. Mọi quan hệ, hành động của con người đều dựa trên hình thức trao đổi
thông tin. Thực tế, mọi tri thức mà chúng ta có được đều bắt nguồn từ các thơng tin liên
quan đến sự kiện hiện tượng đã từng diễn ra, những cái mà con người đã từng biết, từng
nói, từng làm. Ngồi ra, nó cịn là sự dự đốn về những gì sắp xảy ra. Nhờ thơng tin mà
con người có thể xây dựng cho mình được những kế hoạch hoạt động để giúp hồn
thành cơng việc của mình tốt hơn. Với những giá trị mang lại đối với cuộc sống của con
người mà thông tin đã trở thành khái niệm trung tâm của xã hội trong thời đại hội nhập
nền kinh tế tri thức. Thuật ngữ “thơng tin” có rất nhiều cách tiếp cận khác nhau.
Theo ngôn ngữ Latin, thông tin được gọi là “Informatio”, cịn theo ngơn ngữ phổ
biến hiện nay, nó được gọi là “information”.
Từ điển được biết đến là hệ thống các từ ngữ được giải thích theo một cách
thống nhất, tuy nhiên, trong các cuốn từ điển, thuật ngữ này cũng khơng có sự thống
nhất. Trong cuốn từ điển Oxford English Dictionary, thông tin được định nghĩa là "điều
mà người ta đánh giá hoặc nói đến; là tri thức, tin tức"[19;132].
Các nhà kinh tế học thì khẳng định “Thơng tin là những tín hiệu được thu nhận,
được hiểu, được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định”.
Theo quan điểm của triết học “Thông tin là phạm trù triết học phản ánh sự vận
động và tương tác của các sự vật, hiện tượng và các quá trình tư duy”.
Sự đa dạng về hướng tiếp cận của các thuật ngữ là do tính trừu tượng của thơng
tin. Con người bắt gặp thơng tin trong q trình họa động và các tác động gián tiếp của
nó.
Tuy nhiên, dù hiểu theo nghĩa nào thì thơng tin có thể hiểu một cách khái quát
như sau: Thông tin là vật chứa đựng tin tức, nội dung, đặc điểm, tính chất của sự vật,
hiện tượng.
1.1.3.2.


Khái niệm công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin (tên viết tắt trong tiếng anh Information technology) là một

11


từ khóa quen thuộc trong một xã hội thơng minh ngày nay. Xung quanh cuộc sống của
chúng ta, các thiết bị thông minh ngày càng trở nên phổ biến. Những chiếc điện thoại
thơng minh, máy tính thơng minh, ti vi thông minh,... nhờ chúng mà cuộc sống của
chúng ta cũng trở nên “thơng minh” hơn. Thay vì phải viết thư chờ đợi hàng tuần,
chúng ta chỉ cần gửi một tin nhắn, email, hay một cuộc gọi là có thể liên lạc đối với đối
tượng cần gặp. Bởi vậy, CNTT đang là một ngành công nghiệp mũi nhọn mà mỗi quốc
gia hướng tới nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cuộc sống.
Trong những năm 70 của thế kỉ XX, thuật ngữ CNTT đã xuất hiện. Thực chất,
trong khoảng thời gian đó, thuật ngữ này gắn liền với sự phát triển của máy tính. Theo
từ điển Americain Heritage, CNTT là “sự phát triển, cài đặt hay vận hành các hệ thống
máy vi tính và các phần mềm ứng dụng”.[20;141]Từ điển Oxford thì cho rằng “CNTT
là việc nghiên cứu hoặc sử dụng thiết bị điện tử, đặc biệt, là máy vi tính, để lưu trữ,
phân tích và gửi thơng tin”[19;70].
Sau năm 2000, thuật ngữ CNTT và truyền thông (Information and comunication
technology - ICT) ra đời. Theo quan điểm của UNESCO, “ ICT là các dạng cơng nghệ
được sử dụng để truyền, xử lí, lưu giữ, tạo, trình bày, chia sẻ, hay trao đổi các thông tin
bằng các phương tiện điện tử” [15]. Ở đây, ta có thể hiểu CNTT là máy tính và phần
cứng, phần mềm mạng với các dịch vụ liên quan tới công nghệ như email (thư điện tử
cá nhân), google (trang tra cứu thông tin),... Với định nghĩa này, CNTT được hiểu rộng
hơn về phương thức hoạt động và ứng dụng. Tuy nhiên, ngày nay, thuật ngữ này được
gộp lại thành CNTT.
Ở Việt Nam, khái niệm CNTT xuất hiện đầu tiên trong Nghị quyết số 49/CP năm
1993, “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ

thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thơng - nhằm tổ chức, khai thác và
sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong
mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội” [5;1].
Tại Điều 4, Luật Công nghệ thông tin năm 2006 cũng đã định nghĩa: “1. Công
nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuậ
hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập và xử lí, lưu trữ và trao đổi thơng tin số; 2.
Thông tin số là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số”. [14;2]

12


Qua các định nghĩa trên, ta có thể hiểu một cách khái quát về CNTT thành các
vấn đề sau:
Thứ nhất, nguồn gốc của khái niệm, đây là thuật ngữ xuất phát từ khái niệm
“công nghệ”. Công nghệ được hiểu là những cơng cụ máy móc hay là những phương
pháp, phần mềm giúp giải quyết công việc.
Thứ hai, về phương tiện, của cơng nghệ thơng tin: máy tính và các phần mềm
ứng dụng.
Thứ ba, về đối tượng xử lí, thơng tin dạng kí hiệu số.
Từ việc phân tích trên, để bài khóa luận được thống nhất, em hiểu CNTT là ứng
dụng các thiết bị kĩ thuật hiện đại như máy vi tính và các phần mềm ứng dụng vào hoạt
động thu thập, xử lí, lưu trữ, bảo mật, trình bày, chuyển giao, gửi và nhận thơng tin một
cách an tồn.
1.1.3.3.

Điều kiện phát triển công nghệ thông tin
Nhận thấy tầm quan trọng của CNTT đối với cuộc sống, nên hầu hết các quốc

gia, tổ chức đều chú trọng tới việc phát triển và ứng dụng CNTT trong hoạt động của
mình.

Trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng đều có những chính sách, luật,
nghị quyết quy định về việc sử dụng các trang thiết bị kĩ thuật hiện đại và các phần
mềm ứng dụng để điều hành cơng việc chính trị, kinh tế, quân sự và quốc phòng.
Đối với các doanh nghiệp, CNTT cũng được ứng dụng cao, các trang thiết bị
máy móc phục vụ cho sản xuất ngày càng được đầu tư nhằm nâng cao năng suất lao
động và cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Trên thị trường, các trang thiết bị công nghệ thông tin được cải tiến ngày một trở
nên thơng minh và tiện ích nhằm đáp ứng nhu cầu của con người về vấn đề tìm hiểu,
trao đổi và bảo mật thơng tin.
Đối với cá nhân, họ coi việc ứng dụng CNTT vào cuộc sống giúp họ giảm đi sức
lực bởi đã có máy tính, phần mềm giúp họ xử lí cơng việc một cách dễ dàng, nhanh
chóng và chính xác. Thay vì, họ phải đến các cửa hàng để tìm cuốn sách mà họ u
thích thì giờ đây chỉ cần sử dụng một chiếc máy tính hay điện thoại thơng minh kết nối
internet họ có thể mua cuốn sách đó bằng chiếc thẻ ngân hàng, và món đồ họ cần sẽ

13


được đưa đến tận nhà. Ngồi ra, họ cịn có thể mua sử dụng bản mềm thay vì cẩm trang
sách dạy cộp để đọc, đồng thời, có thể đọc mọi lúc mọi nơi trong thời gian rảnh dỗi.
Như vậy, trước nhu cầu sử dụng của cá nhân, tổ chức ta có thể thấy được giá trị
to lớn mà CNTT mang tới cuộc sống con người. Bởi vậy, CNTT có tiềm năng phát triển
lớn trong tương lai.
1.1.3.4.

Ý nghĩa của công nghệ thông tin
Sự ra đời của CNTT đã tạo cho xã hội loài người bước ngoặt lớn, đồng thời,

đánh dấu bước chuyển vĩ đại từ nền kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế tri thức. Trong
vài thập niên gần đây, ngành kĩ thuật máy tính, viễn thơng có sự tiến bộ một cách nhanh

chóng và thâm nhập rộng khắp các hoạt động đời sống của con người. Với tầm sứ mệnh
của mình CNTT có những ý nghĩa to lớn tới nhân loại:
- Sự ra đời của CNTT đã đưa con người thốt khỏi nền kinh tế cơng nghiệp để
vươn tới nền kinh tế tri thức - đó là nền kinh tế chủ yếu dựa vào tri thức trên cơ sở phát
triển khoa học và công nghệ cao.
- Cuộc cách mạng CNTT đã tạo ra kết quả là rút ngắn chu kì đổi mới cơng nghệ.
Đây là nhân tố quan trọng trong đấu trường cạnh tranh chính trị, kinh tế, quân sự và sự
phát triển của xã hội.
- CNTT làm thay đổi tư duy của con người về xử lý thông tin, khiến họ công
nhận rằng yếu tố trừu tượng như thơng tin và khả năng sáng tạo chính là nhân tố quyết
định sức mạnh của mỗi quốc gia.
- Sự phát triển nhanh chóng của CNTT đã hình thành lên các mối quan hệ kinh
tế thương mại tồn cầu, địi hỏi mỗi quốc gia phải mở cửa, tiến hành hội nhập thị trường
thế giói nếu khơng muốn bị tụt hậu.
- Việc ứng dụng CNTT vào cuộc sống, cho phép con ngưòi có thể làm được
những việc mà mình muốn và từ đó phát triển nền kinh tế, nâng cao đời sống tinh thần,
vật chất.
1.2. Lí luận chung về ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn
phịng
1.2.1. Một số khái niệm

14


1.2.1.1.

Ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Như phân tích phần lí luận về CNTT, ta có thể thấy được đặc điểm cũng như

những vai trò, giá trị mà CNTT mang lại cho cuộc sống của mỗi người chúng ta. CNTT

giúp con người giảm thiểu sức lao động về mặt thể chất thay vào đó nó giúp con người
sử dụng triệt để tư duy của mình. Với những lợi ích mà CNTT mang lại, việc ứng dụng
thành tựu của CNTT vào đời sống là một việc tất yếu.
Theo Điều 4 của Luật Công nghệ thông tin năm 2006 ngày 29 tháng 6 năm 2006
có đưa ra khái niệm “Ứng dụng cơng nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông
tin vào các lĩnh vực thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và
các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động
này”.[14;2]
1.2.1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng
Dựa trên q trình phân tích tại phần lí luận chung về văn phịng, cơng tác văn
phịng, cơng nghệ thơng tin, ta có thể thấy mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau của
các vấn đề trên. Để bộ phận văn phòng hoạt động hiệu quả, các cơng tác văn phịng phải
được làm tốt, để cơng tác văn phịng thực hiện nhanh chóng, chính xác, chun nghiệp
cần có sự hỗ trỡ đắc lực của cơng nghệ thông tin.
Bởi vậy, Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là ứng dụng các thiết bị kĩ
thuật hiện đại như máy vi tính và các phần mềm ứng dụng vào hoạt động thu thập, tổng
hợp, xử lí và truyền đạt thơng tin, dữ liệu nhằm duy trì hoạt động hành chính của cơ
quan, tổ chức bất kì để đạt được sứ mệnh mục tiêu của tổ chức.
1.2.2. Sự cần thiết của ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn
phịng
Ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nơng nghiệp, các hoạt động chính trị,
kinh tế và xã hội đã có sự hiện hữu của thơng tin và tri thức. Q trình xử lí thơng tin
bao gồm các hoạt động thu thập, lựa chọn, sắp xếp, lưu trữ, truyền đạt,.. .và chúng được
gọi là xử lí thơng tin. Đối với hoạt động quản lí và lãnh đạo, việc xử lí thơng tin tạo ra
các sản phẩm là thông tin điều khiển để mang lại kết quả tối ưu trong q trình hoạt
động.
Văn phịng là trung tâm thơng tin của cơ quan. Với chức năng và vị trí của mình

15



nên văn phịng trực tiếp xử lí thơng tin để hỗ trợ lãnh đạo trong việc điều hành tổ chức.
Là cánh tay phải của lãnh đạo nên khối lượng công việc của văn phòng là rất lớn. Văn
phòng phải đảm nhiệm rất nhiều khâu từ việc tổng hợp thông tin cho đến các cơng tác
xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác, quản lí giám sát nhân viên, rồi cả cơng tác
lưu trữ quản lí trang thiết bị thì việc ứng dụng CNTT sẽ tạo nên bước ngoặt trong việc
thay đổi phương pháp quản lí hành chính.
Trước đây, văn phịng được biết đến là nơi chất chứa những văn bản giấy tờ sổ
sách thì giờ đây nó được thay thế bằng hình ảnh những chiếc máy tính hiện đại, thơng
minh cho phép lưu khối lượng thông tin lớn với những tính năng ưu việt. Thơng qua các
phần mềm quản lí, nhà lãnh đạo có thể dễ dàng kiểm tra, giám sát hoạt động của nhân
viên. Đặc biệt, trong thời kì bùng nổ của mạng internet thì việc ứng dụng hịm thư điện
tử, công thông tin kết nối một cửa đã tạo nên sự gần gũi gắn kết giữa đối tượng phục vụ
và đối tượng sử dụng các dịch vụ hành chính.
CNTT đã mang đến lợi ích to lớn khơng chỉ đối với cơng tác văn phịng mà với
cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Khoảng cách giữa các quốc gia, đơn
vị được thu hẹp bằng kết nối thông tin qua đường mạng để thuận lợi cho việc trao đổi,
hợp tác, phát triển.
1.2.3. Điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng
1.2.3.1.

Cơ chế - chính sách
Hiểu rõ được vai trị và những lợi ích mà CNTT mang lại nên nhà nước ta đã đưa

những chính sách khuyến khích việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động của con người.
Đặc biệt, trong cải cách tổ chức bộ máy hành chính Chính phủ đã có Luật, Quyết định,
Nghị quyết riêng quy định về hình thức ứng dụng CNTT vào hoạt cơng tác văn phịng.
Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/Q11 của Quốc hội ngày 29 tháng 6 năm
2006. Trong bộ luật này có đưa ra những quy định về việc áp dụng, đối tượng, điều kiện
ứng dụng CNTT vào quản lí và các lĩnh vực của đời sống xã hội.

Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 của Quốc hội ngày 29 tháng 11 năm
2005. Bộ luật này có đưa ra quy định về việc sử dụng thư điện tử, chữ kí điện tử,...
Song song với văn bản luật, các nghị quyết, nghị định, thông tư cũng được ban
hành nhằm giải thích luật và giúp các đối tượng có thể hiểu và áp dụng đúng luật.

16