SKKN xay dung phan mem ke toan truong hoc tren Excel sua la

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (817.99 KB, 16 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

A. PHẦN MỞ ĐẦU

I. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI :

Trong thực tế, cơng tác kế tốn ln là một thách thức đối với mọi người.
Ngồi việc địi hỏi các đức tính như kiên nhẫn, trung thực, thật thà, cẩn thận….
thì nó cịn địi hỏi cao về kỷ năng tính tốn, kiến thức về chun mơn nghiệp vụ
chun ngành và các kiến thức về đường lối, chính sách, chủ trương của Nhà
nước, chính vì thế mà cơng tác kế toán nhất là kế toán ở các trường học ln gặp
rất nhiều khó khăn.

Một trong các khó khăn lớn đó chính là trình độ chun mơn nghiệp vụ của
đội ngũ kế tốn trường học cịn hạn chế, chưa đồng đều. Nhiều cán bộ kế toán
chưa qua trường lớp, chưa được đào tạo chuyên ngành, mà được chuyển từ giáo
viên đứng lớp sang đảm nhận cơng tác kế tốn, chính vì vậy mà trình độ hiểu
biết về cơng tác kế tốn cịn rất ít từ đó trong cơng việc thường tỏ ra lúng túng,
thiếu tính quyết đốn và chưa mang lại hiệu quả cao.

Đa số cán bộ kế toán trường điều kiêm cả cơng việc văn phịng, từ đó thời
gian dành cho cơng việc kế tốn bị hạn chế. Mặt khác hai công việc trên chiếm
hầu hết thời gian khiến cho nhiều cán bộ kế tốn khơng có thời gian nghiên cứu
học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ.

Bên cạnh đó, nhiều cán bộ kế tốn cịn xem nhẹ cơng việc kế tốn, chưa hiểu
hết tầm quan trọng của công tác này nên chưa thật chuyên tâm đầu tư vào việc
nghiên cứu tìm hiểu và học hỏi, chỉ biết làm việc theo khả năng của mình làm
ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả công việc.

Hiện nay tuy hầu hết các trường học trong huyện đều được trang bị máy vi
tính, nhưng do khơng có trình độ về tin học, chưa thơng hiểu về ngun lý kế
tốn, chưa nắm được các văn bản quy định về việc thu chi ngân sách nên chưa
áp dụng công nghệ tin học vào cơng việc của mình để nâng cao hiệu quả, tiết

kiệm thời gian dành cho các công việc khác.

Bên cạnh các khó khăn nêu trên chúng ta phải thừa nhận một điều là cơng
việc kế tốn hiệu quả thấp là do các nguyên nhân không phải do bản thân người
làm công tác kế toán mà do những yếu tố khác.

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

khác nhau. Do đó, ghi chép sổ sách kế tốn và tính tốn bằng tay thì thật khơng
đơn giản.

Hơn nữa, đầu năm 2009, Bộ Tài chính thay đổi hệ thống mục lục chi ngân
sách nhà nước. Đây là một thay đổi lớn trong cơng tác kế tốn và cũng là một
khó khăn lớn cho người làm cơng tác kế toán trong niên độ mới này.

Từ những thực trạng và khó khăn nêu trên tơi nhận thức được sự sâu sắc của
cơng việc kế tốn trường học nên tơi làm đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán
trường học trên Microsoft Excel”.

II. MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU :

Từ thực trạng nêu trên đề tài xây dựng phần mềm kế toán trường trên
Microsoft Excel nhằm tạo thuận lợi cho công tác kế tốn trường học.

Thấy rõ vai trị, vị trí của người làm cơng tác kế tốn trường học.

Qua đó đề xuất một số biện pháp hữu hiệu trong công tác kế toán nhằm khắc
phục việc ghi chép sổ sách kế tốn, và tính tốn bằng tay.

III. GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI :

Đề tài tập trung nghiên cứu xây dựng phần mềm kế toán trường trên

Microsoft Excel theo sự thay đổi hệ thống mục lục ngân sách nhà nước của Bộ
tài chính ở các cấp Trung học cơ sở với địa điểm cụ thể là Trường Trung học
cơ sở Tân Hội Trung.

IV. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN :

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

B. PHẦN NỘI DUNG

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ Ý TƯỞNG :

Thế kỉ XXI là thế kỉ của công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin được áp
dụng vào tất cả các lĩnh vực, tất cả các cơng việc trong đó có cơng tác kế tốn.

Nhiều cơ quan, doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh và hành chính sự
nghiệp đã áp dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn của đơn vị mình.
Nhiều phần mềm kế tốn đã mang lại lợi ích và hiệu quả thiết thực. Tuy nhiên
để đầu tư mua bản quyền các phần mềm này chi phí rất cao, mặt khác việc áp
dụng các phần mềm này vào công tác kế tốn cho các cơ quan hành chính sự
nghiệp như trường học gặp khơng ít khó khăn và bắt cập.

Trước những khó khăn chung, tơi đã xem xét và nghiên cứu kĩ các văn bản
quy định về chế độ kế toán trường học nhằm nắm vững các nguyên tắc thu chi,
các phương pháp hạch toán cũng như thanh quyết toán trong phạm vi cơng tác
kế tốn trường học mà cụ thể là cơng việc thường ngày tơi đang thực hiện (Kế
tốn trường Trung học cơ sở). Thêm vào đó là vốn hiểu biết về tin học, tơi đã
chỉnh lí, nâng cấp chương trình kế tốn trên Microsoft Excel năm 2010 của mình
thành phần mềm kế tốn trên Microsoft Excel - phiên bản 2011 này, với hệ
thống một số biểu mẫu theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006,
Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài Chính và nội dung
thanh quyết tốn theo mục lục chi ngân sách hiện hành.

II. TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRÊN EXCEL :
1. Về cấu trúc và đặc tính của phần mềm :

Phần mềm kế toán - phiên bản 2011 là một hệ thống hồ sơ sổ sách kế toán
và các biểu mẫu báo cáo tài chính được lập trình trên Microsoft Excel. Ngun
tắc tự động hóa dựa trên các cơ sở dữ liệu. Tuy khơng thể so sánh với các phần
mềm được lập trình trên Access hay Pox Pro nhưng vẫn hoạt động một cách tự
động hóa trong các khâu ghi chép sổ sách kế toán và lọc các số liệu để lập các
bảng báo cáo tài chính một cách chính xác.

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

tiết theo từng mục để xác định việc chi bảo đảm đủ nguồn hiện có bằng bảng Sổ
theo dõi dự tốn (S41-H) và tình hình chi ngân sách theo từng nguồn cụ thể.

Phần mềm cho phép quản lý, cập nhật và ghi chép nguồn chi : Nguồn kinh
phí tự chủ (chi hoạt động thường xun) và Nguồn kinh phí khơng tự chủ (chi
hoạt động không thường xuyên).

Cho phép in ấn theo nhu cầu của người sử dụng, biểu mẫu được thiết kế
đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, phong chữ Time New Roman sử dụng
bảng mã Unicode.

2. Hệ thống biểu mẫu :

Phần mềm được thiết kế đầy đủ các biểu mẫu sổ sách kế toán và biểu mẫu
báo cáo tài chính mà các đơn vị Trường Trung học cơ sở trong huyện Cao Lãnh
đang thực hiện. Toàn bộ hệ thống biểu mẫu có thể chia làm 3 loại :

2.1. Các biểu mẫu Ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày
30/03/2006 và thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ tài chính :

- Nhật ký Sổ cái (S02c-H).
- Sổ quỹ tiền mặt (S11-H).

- Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc (S12-H).
- Sổ chi tiết chi hoạt động (S61-H).

- Báo cáo chi tiết kinh phí chi hoạt động (F02-1H).

- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí sử dụng (B02-H).
- Phiếu thu (C30-BB).

- Phiếu chi (C31-BB).

- Sổ theo dõi dự toán (S41-H).
- Bảng cân đối tài khoản (B01-H).

2.2. Các mẫu do Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Cao Lãnh ban
hành :

- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí đã sử dụng.
- Bảng chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị quyết tốn.

- Bảng kê chi tiết mục chi.

2.3. Một số biểu mẫu tự tạo, bổ sung nhằm tạo điều kiện thuận lợi khi
cần kiểm tra số liệu tại thời điểm vào cuối tháng, cuối quý để chủ động trong
việc thực hiện thu chi :

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

- Phần nhập chứng từ phát sinh.

- Theo dõi lũy kế, số phát sinh tiền mặt hàng tháng.
3. Giao diện làm việc :

Mỗi loại biểu mẫu được thiết kế trên một Vùng số bảng tính (Worksheet)

nên rất thuận tiện cho việc tìm và chọn biểu mẫu, sổ sách mình muốn xem. Phần
mềm bao gồm các Vùng số bảng tính như sau :

- Thơng : để đăng nhập các thông tin của đơn vị như : cơ quan chủ quản,
tên trường, năm tài chính, chương, loại, khoản, nguồn kinh phí, tên người lập
bảng, tên thủ trưởng đơn vị, tên thủ quỹ, tên kế tốn, mã có đơn vị quan hệ với
ngân sách, nơi cấp kinh phí, các tổ chuyên mơn.

- Trang cần tìm :

+ Để đăng nhập các thông tin như : tổng số tiền rút hoặc nhận hàng
tháng, nhập các ngày, tháng, năm (vì phần mềm khơng cập nhật ngày tháng).
nhóm mục để cho việc in ấn các biểu mẫu.

+ Tìm vùng nhập chứng từ phát sinh.

+ Xem tình hình kinh phí phần 1, phần 2, chi tiết kinh phí chi hoạt động
đề nghị quyết tốn hàng tháng, quý, năm.

+ Xem báo cáo thu chi hàng tháng.
+ Xem số dư và lũy kế hàng tháng.

+ Xem tổng hợp chi nguồn, sổ theo dõi dự toán.

+ Xem sổ chi tiết chi hoạt động, sổ theo dõi nguồn kinh phí, bảng cân

đối kế tốn, sổ cái hàng q, năm.

+ Xem sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc hàng tháng.

- Chứng từ phát sinh : để nhập các chứng từ phát sinh hàng tháng như : số
phiếu thu, số phiếu chi, ngày tháng chứng từ, mục tiểu mục, nội dung, số tiền,
loại, ghi Nợ-Có các chứng từ. Và một loại số tự động hóa để giúp cho việc lọc
dữ liệu.

- Nhap phieu thu chi : để nhập các dữ liệu như : số phiếu thu-chi, loại, tên
người chi tiền nhận tiền, địa chỉ phiếu thu-chi, nội dung phiếu thu-chi, nhập
Nợ-Có phiếu thu-chi.

- Phieu THU-CHI : dùng để xem và in phiếu thu, phiếu chi mà mình muốn
xem và in.

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

- B02-H (PHAN I - NAM), B02-H (PHAN I - chinh ly), B02-H (PHAN I
 QIV), B02H (PHAN I QIII), B02H (PHAN I QII), B02H (PHAN I 
-QI) : dùng để xem và in tổng hợp tình hình kinh phí của năm, năm chỉnh lý, quý
4, quý 3, quý 2, quý 1.

- B02-H (PHAN II - NAM), B02-H (PHAN II - chinh ly), B02-H (PHAN
II - QIV), B02-H (PHAN II - QIII), B02-H (PHAN II - QII), B02-H (PHAN
II - QI) : dùng để xem và in kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán của năm,
năm chỉnh lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý 1.

- S41-H : dùng để xem và in sổ theo dõi dự toán.

- SO QUY TM : dùng để xem và in sổ quỹ tiền mặt hàng tháng.
- SO CAI : dùng để xem và in sổ cái hàng quý.

- B01-H (NAM), B01-H (QUY ICL), B01-H (QUY IV), B01-H (QUY III),
B01-H (QUY II), B01-H (QUY I) : dùng để xem và in bảng cân đối tài khoản
của năm, quý chỉnh lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý 1.

- S43-H (NAM), S43-H (QUY ICL), S43-H (QUY IV), S43-H (QUY III),
S43-H (QUY II), S43-H (QUY I) : dùng để xem và in sổ tổng hợp sử dụng
nguồn kinh phí của năm, quý chỉnh lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý 1.

- S42-H (QUY ICL), S42-H (QUY IV), S42-H (QUY III), S42-H (QUY
II), S42-H (QUY I) : dùng để xem và in sổ theo dõi nguồn kinh phí của quý
chỉnh lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý 1.

- S61-H (QUY ICL), S61-H (QUY IV), S61-H (QUY III), S61-H (QUY
II), S61-H (QUY I) : dùng để xem và in sổ chi tiết chi hoạt động của quý chỉnh
lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý 1.

- THKPP1 tháng 1, THTHKPP1 tháng 2, THTHKPP1 tháng 3,
THTHKPP1 quý 1, THTHKPP1 tháng 4, THTHKPP1 tháng 5, THTHKPP1
tháng 6, THTHKPP1 quý 2, THTHKPP1 tháng 7, THTHKPP1 tháng 8,
THTHKPP1 tháng 9, THTHKPP1 quý 3, THTHKPP1 tháng 10, THTHKPP1
tháng 11, THTHKPP1 tháng 12, THTHKPP1 quý 4, THTHKPP1 tháng 1CL,
THTHKPP1 NAM :

+ Dùng để xem, in tổng hợp tình hình kinh phí của tháng 1, tháng 2,
tháng 3, quý 1, tháng 4, tháng 5, tháng 6, quý 2, tháng 7, tháng 8, tháng 9, quý 3,
tháng 10, tháng 11, tháng 12, quý 4, tháng chỉnh lý, năm.

+ Nhập kinh phí cấp đầu năm, cấp bổ sung hàng tháng (nếu có).

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

THTHKP tháng 10, THTHKP tháng 11, THTHKP tháng 12, THTHKP quý 4,
THTHKP tháng 1CL, THTHKP NAM : dùng để xem, in quyết tốn kinh phí đã
sử dụng của tháng 1, tháng 2, tháng 3, quý 1, tháng 4, tháng 5, tháng 6, quý 2,
tháng 7, tháng 8, tháng 9, quý 3, tháng 10, tháng 11, tháng 12, quý 4, tháng
chỉnh lý, năm.

- CTKPHD tháng 1, CTKPHD tháng 2, CTKPHD tháng 3, CTKPHD quý
1, CTKPHD tháng 4, CTKPHD tháng 5, CTKPHD tháng 6, CTKPHD quý 2,
CTKPHD tháng 7, CTKPHD tháng 8, CTKPHD tháng 9, CTKPHD quý 3,
CTKPHD tháng 10, CTKPHD tháng 11, CTKPHD tháng 12, CTKPHD quý 4,
CTKPHD tháng 1CL, CTKPHD NAM : dùng để xem, in chi tiết kinh phí hoạt
động đề nghị quyết tốn của tháng 1, tháng 2, tháng 3, quý 1, tháng 4, tháng 5,
tháng 6, quý 2, tháng 7, tháng 8, tháng 9, quý 3, tháng 10, tháng 11, tháng 12,
quý 4, tháng chỉnh lý, năm.

- Số dư cũa tháng : dùng để xem số dư, lũy kế, số phát sinh hàng tháng.
- Báo cáo thu chi tháng : dùng để xem và in báo cáo thu chi hàng tháng.
- So nhat ky thu chi : dùng để xem và in sổ nhật ký thu chi hàng tháng.
- Xem tài khoản : dùng để xem và in bảng kê chi tiết mục chi hàng tháng.
4. Tự động hóa :

Như đã trình bày phần trên, tất cả các thao tác ghi chép sổ sách kế toán và
lập các biểu mẫu báo cáo tài chính được tự động hóa hồn tồn. Chứng từ thu,
chi thường, số liệu dự tốn khi được nhập vào máy tính sẽ trở thành các cơ sở
dữ liệu, từ các cơ sở dữ liệu này phần mềm sẽ xử lí và tự động xập nhật vào Sổ
cái, Sổ quỹ tiền mặt. Đồng thời phần mềm cũng sẽ phân loại chứng từ thu, chi
thường xuyên và dự toán theo nguồn để tự động cập nhật ghi sổ chi tiết chi hoạt
động, tự động lập biểu theo dõi rút dự tốn và tình hình kinh phí, lập biểu báo
cáo tài chính.

Nói chung, việc lập các loại sổ sách, biểu mẫu kế toán và báo cáo tài chính
được tự động hóa hồn tồn là nhờ vào yếu tố quan trọng mang tính quyết định
đó là : Số phiếu chi, định khoản, và mã số thanh toán.

+ Số phiếu chi : sẽ giúp phần mềm nhận biết được nguồn chi để cập nhật
đúng sổ sách và biểu mẫu của nguồn chi đó.

+ Định khoản : sẽ giúp phần mềm nhận biết và cập nhật Nhật ký sổ cái
đúng tài khoản.

</div>
(8)<div class='page_container' data-page=8>

Ngoài ra các yếu tố trên còn giúp rất nhiều trong việc lập bảng kê chứng từ
thanh tốn.

5. Tiện ích :

Thao tác nhập dữ liệu rất đơn giản, không mất thời gian mà hiệu quả cơng
việc cao, số liệu đầu ra chính xác. Dữ liệu nhập vào được xử lí và cập nhật ngay
nên dễ dàng kiểm tra số liệu tức thời phục vụ cho yêu cầu của công việc.

In ấn dễ dàng, chỉ cần chọn trong Vùng sổ bảng tính (Worksheet) Trang
cần tim đang hiển thị là có ngay biểu mẫu cần thiết. Các biểu mẫu đều được
định dạng trên khổ giấy A4 không cần phải định dạng lại.

Cập nhật các biểu mẫu dễ dàng khi Bộ tài chính và Phịng Giáo dục & Đào
tạo có thay đổi biễu mẫu.

Tồn bộ phần mềm được thiết kế trên một File.xls, không phải cài đặt, chỉ
copy vào máy tính là có thể sử dụng được nên rất tiện ích cho việc phổ biến.

Phần mềm khơng yêu cầu cao về trình độ tin học của người sử dụng, chỉ

cần biết cách nhập dữ liệu và biết một số thao tác tính tổng trên Microsoft Excel
là có thể sử dụng được.

III. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM :

Như đã nêu trên, phần mềm thiết kế tự động hóa các thao tác ghi chép, cập
nhật sổ sách và lập các biểu mẫu kế tốn nên trong q trình sử dụng người làm
cơng tác kế tốn sẽ giảm bớt rất nhiều thời gian cho công việc mà hiệu quả lại
cao, số liệu chính xác đáng tin cậy.

1. Yêu cầu về người sử dụng :

Muốn phần mềm đem lại hiệu quả cao địi hỏi kế tốn sử dụng phần mềm
này phải :

- Biết sử dụng máy tính và phải biết cách nhập dữ liệu và lập các cơng
thức, hàm tính tổng đơn giản trêm Microsoft Excel.

- Nắm được hệ thống mục lục chi ngân sách hiện hành.

- Nắm được hệ thống tài khoản để định khoản các nghiệp vụ kế tốn phát
sinh một cách chính xác.

- Biết rút trích dự liệu trên Microsoft Excel.
2. Hướng dẫn thao tác sử dụng :

</div>
(9)<div class='page_container' data-page=9>

3. Nhập dữ liệu :

Gồm có 3 loại dữ liệu cần nhập : Nhập dự toán cấp, Nhập kinh phí rút về
hàng tháng, Nhập chứng từ Thu-Chi.

3.1. Nhập dự toán cấp :

+ Nhập dự toán cấp đầu năm như sau : vào Sheet Trang cần tìm Click
chuột vào 02/- Xem tình hình THKP phần 1 tháng 1  Nhập kinh phí cấp vào
ơ màu đỏ.

+ Nếu cấp bổ sung ở tháng nào thì : vào Sheet Trang cần tìm Click
chuột vào Xem tình hình THKP phần 1 tháng của tháng đó  Nhập kinh phí
cấp và ơ màu vàng.

3.2. Nhập kinh phí rút về hàng tháng : vào Sheet Trang cần tìm  Nhập số
kinh phí rút về của tháng vào tương ứng với tháng đó ơ màu đỏ.

Ghi chú : Rút nguồn nào nhập vào nguồn đó.

</div>
(10)<div class='page_container' data-page=10>

- Cột A : nhập số phiếu thu, số phiếu chi, (nếu chuyển khoản thì nhập số
giấy chuyển khoản).

- Cột B : nhập ngày, tháng, năm chứng từ.
- Cột C : Nhập mục, tiểu mục

+ Nếu rút bằng tiền mặt : ví dụ : 6000-6001
+ Nếu chuyển khoản : ví dụ : 6000CK-6001

+ Nếu kinh phí khơng thường xuyên : ví dụ : 6000-6001KTX,
6000CK-6001KTX.

+ Nếu là cải cách tiền lương : ví dụ : 6000-6001CCL,
6000CK-6001CCL.

- Cột D : Ghi nội dung thu hoặc chi.
- Cột E : Ghi số tiền thu hoặc chi.

- Cột F : Nếu là loại Thu thì nhập chữ T, cịn Chi thì để trống.
- Từ cột ACcột AH : nhập định khoản Nợ-Có.

- Các cột cịn lại tự động hóa.

</div>
(11)<div class='page_container' data-page=11>

- Cột A : Tự động hóa.

- Cột B : Nhập số phiếu Thu, hoặc Chi.

- Cột C : Nhập loại nếu Phiếu thu thì nhập chữ T, cịn Phiếu chi thì để
trống.

- Cột D, E, F : Nhập ngày, tháng, năm chứng từ.
- Cột G : Nhập tên người nhập tiền, hoặc chi tiển.

- Cột H : Nhập địa chỉ người nhận tiền, hoặc chi tiền (Tên đơn vị).
- Cột I : Nhập nội dung chứng từ.

- Cột J, K, L : Tự động hóa.
- Cột M : Nhập định khoản Nợ.
- Cột N : Nhập định khoản Có.
4. In ấn :

Để in các biểu mẫu nào đó thì ta Click chuột vào Sheet Trang cần tìm 
Chọn biểu mẫu cần in. Lưu ý khi in các biểu mẫu sau :

4.1. Phiếu thu, Phiếu chi : vào Sheet Phieu Thu-Chi
+ ô J1, J2 nhập số phiếu thu, phiếu chi cần in.

+ ô J3, J4 nhập bộ phận của người nhận tiền, chi tiền (J3 tương ứng J1,
J4 tương ứng J2).

</div>
(12)<div class='page_container' data-page=12>

4.3. Sổ cái : vào Sheet SO CAI chỉ cần nhập ở ô I1 số tài khoản, ở ô I2
nhập quý (Nếu Quý 1 : I, Quý 2 : II, Quý 3 : III, Quý 4 : IV, Chỉnh lý : ICL)

4.4. Sổ quỹ tiền mặt : vào Sheet SO QUY TM chỉ cần nhập ở ô J1 số tài
khoản, ở ô J2 nhập số tháng cần in.

4.5. Báo cáo thu chi tháng : vào Sheet Báo cáo thu chi tháng chỉ cần
nhập ô I2 số tháng cần in.

4.6. Sổ nhật ký thu chi : vào Sheet So nhat ky thu chi chỉ cần nhập ô K2
số tháng cần in.

4.7. Bảng kê chi tiết mục chi : vào Sheet Xem tài khoản chỉ cần nhập ô
H4 số mục chi.

5. Ghi ngày tháng và số tiền bằng chữ trong các biễu mẫu báo cáo :

5.1. Ghi ngày, tháng : vào Sheet Trang cần tìm nhập các ngày cuối tháng
trong năm.

5.2. Số tiền ghi bằng chữ trong các biểu mẫu báo cáo : Có sử dụng phần
mềm hổ trợ ghi số tiền bằng chữ. Hướng dẫn cách cài đặt

+ Bước 1 : Copy file CongthucVN.xls  Mở flie CongthucVN.xls  Vào

File  Save As  ở hộp Save as type chọn Microsoft Office Excel Add-In  Chọn
Save  Thoát.

+ Bước 2 : Mở Microsoft Office Excel  vào Tools  Add-Ins…  Đánh dấu
 vào ô Congthucvn  Chọn OK  Thoát.

+ Bước 3 : Mở Microsoft Office Excel  Dùng hàm VND để đọc số tiền
ghi bằng chữ.

Ví dụ : =VND(150000)  Kết quả là Một trăm năm mươi ngàn đồng.
IV. HIỆU QUẢ ÁP DỤNG :

Trên thực tế, phần mềm này đã được nhập đầy đủ số liệu thu chi năm 2011
(của trường tôi đang đảm nhiệm công tác kế toán) theo hệ thống mục lục ngân
sách hiện hành. Độ tin cậy của phần mềm đã đạt đến mức tối đa và mang lại
hiệu quả thật sự, số liệu đầu ra chính xác 100%.

</div>
(13)<div class='page_container' data-page=13>

C. KẾT LUẬN

I. Ý NGHĨA CỦA ĐỀ TÀI ĐỐI VỚI CÔNG TÁC :

Do hồ sơ sổ sách kế tốn thì nhiều, mà mỗi loại có một đặc trưng riêng, một
tính chất riêng, cách tính toán, ghi chép, cập nhật sổ sách cũng khác nhau nên ý
nghĩa của việc xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel là
nhằm giảm bớt đi thời gian ghi chép sổ sách kế tốn và việc tính tốn.

II. KHẢ NĂNG ÁP DỤNG :

Hiện nay tơi đang làm cơng tác kế tốn ở cấp Trung học cơ sở vì vậy phần
mềm kế tốn trường học trên Microsoft Excel chỉ xây quanh ở cấp Trung học cơ
sở là chủ yếu nên phần mềm này có thể áp dụng cho tất cả các trường Trung học

cơ sở, đối với các cấp Mầm non, cấp Tiểu học thì cũng có thể sử dụng được
phần mềm này nhưng cần bổ sung thêm những lại hồ sơ của từng cấp học.

III. BÀI HỌC KINH NGHIỆM :

Bản thân còn hạn chế về kinh nghiệm cũng như trình độ chun mơn nghiệp
vụ, trình độ tin học nên phần mềm này chưa được hoàn thiện, rất mong sự nhiệt
tình đóng góp ý kiến của tất cả các quý vị để trong tương lai phần mềm này
được hồn thiện và có thể áp dụng rộng rãi cho cả các trường Tiểu học, Mầm
non trong huyện, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc của đội ngũ
kế toán trường học huyện nhà.

IV. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ :

Đây là phần mềm tơi tự thiết kế có thể chưa đầy đủ các loại hồ sơ kế tốn, nên
tơi đề nghị mua phần mềm kế toán đạt tiêu chuẩn cho phép chỉnh sửa mẫu theo
nhu cầu để nhân viên kế toán giảm bớt thời gian nhập liệu; thay vào đó dùng
thời gian để kiểm sốt tốt vấn đề chi tiêu; kiểm soát tốt các khoản phải thu - phải
trả.

Tân Hội Trung, Ngày 25 tháng 02 năm 2012

Người viết

</div>
(14)<div class='page_container' data-page=14>

TÀI LIỆU THAM KHẢO



1. ThS. Nguyễn Duy Liễu, Thực Hành Kế toán trong trường học, Nhà xuất
bản Giáo dục tại Hà Nội, xuất bản năm 2008.

2. Chế độ Kế tốn Hành chính Sự nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính tại Hà
Nội, xuất bản năm 2006.

3. ThS. Tạ Huy Đăng, Cẩm nang Kế toán trường học, Nhà xuất bản Tài
chính, tại Hà Nội, năm 2003.

</div>
(15)<div class='page_container' data-page=15>

MỤC LỤC

A. PHẦN MỞ ĐẦU

I. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI...1

II. MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU...2

III. GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI...2

IV. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN...2

B. PHẦN NỘI DUNG
I. CƠ SỞ PHÁP LÝ Ý TƯỞNG...3

II. TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRÊN EXCEL...3

1. Về cấu trúc và đặc tính của phần mềm...3

2. Hệ thống biểu mẫu...4

2.1. Các biểu mẫu Ban hành theo quyết định số 
19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 và thông tư 185/2010/TT-19/2006/QĐ-BTC ngày
15/11/2010 của Bộ tài chính...4

2.2. Các mẫu do Phịng Giáo dục và Đào tạo huyện Cao Lãnh
ban hành...4

2.3. Một số biểu mẫu tự tạo, bổ sung nhằm tạo điều kiện thuận
lợi khi cần kiểm tra số liệu tại thời điểm vào cuối tháng, cuối quý để
chủ động trong việc thực hiện thu chi...4

3. Giao diện làm việc...5

4. Tự động hóa...7

5. Tiện ích...8

III. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM...8

1. Yêu cầu về người sử dụng...8

2. Hướng dẫn thao tác sử dụng...8

3. Nhập dữ liệu...9

3.1. Nhập dự tốn cấp...9

3.2. Nhập kinh phí rút về hàng tháng...9

3.3. Nhập chứng từ Thu-Chi...9

4. In ấn...11

4.1. Phiếu thu, Phiếu chi...11