TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN
SỬ DỤNG
POWERPOINT
POWERPOINT
TRUNG TÂM TIN HỌC ĐẠI HỌC KHXH & NV
Giảng viên chính: ThS. NGUYỄN ĐĂNG TỴ
NỘI DUNG
NỘI DUNG
I. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI ỨNG DỤNG
II. TẠO MỘT TRANG BÁO CÁO (SLIDE)
III. CHÈN CÁC ĐỐI TƯNG VÀO SLIDE
IV. TẠO LIÊN KẾT ĐỘNG GIỮA CÁC SLIDE
V. IN CÁC SLIDE RA MÁY IN
I. KHỞI ĐỘNG & THOÁT
Có nhiều cách khởi động một ứng dụng trong môi
trường Windows:
1. Từ Shortcut Bar, chọn ứng dụng Microsoft
PowerPoint.
2. Từ Menu Start, chọn Run, gõ lệnh Powerpnt [ [-s]
<tên file .ppt>] rồi Enter.
4. Tạo Icon trên Desktop liên kết với chương trình
“c:\Program Files\Microsoft Office\ Office\Powerpnt.exe”.
3. Từ Menu Start, chọn Program Files\Microsoft
Office\Power point .
1.1. GIAO DIỆN I
Khi mới khởi động, màn hình
PowerPoint
PowerPoint có dạng:
Chọn “Blank Presentation” để tạo mới, hoặc “Open
An Existing Presentation” để mở file đã có.
1.2. GIAO DIỆN II

Khi chọn “Blank Presentation”, một màn hình
với 1 trang trắng xuất hiện:
1.3. CÁC THÀNH PHẦN MÀN HÌNH SLIDE
Cửa sổ mục lục
Cửa sổ nội dung Slide
Công cụ vẽ hình (Drawing)
Công cụ đònh dạng (Formatting)
Hệ thống chức năng (Menu)
1.3.1. CÁCH SỬ DỤNG CÁC THANH CÔNG CỤ
Hầu hết các công cụ văn phòng của Microsoft đều có 4
thanh công cụ thông dụng nhất: Menu, Standard, Formatting
và Drawing, trong đó thanh Menu luôn luôn được hiển thò.
1.Thanh chức năng hệ thống (Menu):
Thanh Menu bao gồm các chức năng chính nhau:
File: Các chức năng cơ bản về file (tập tin) như: Tạo mới 1
file - New; Mở file đã có - Open; Lưu file lên đóa - Save; Lưu file
với tên khác – Save As; Đóng file đang làm việc - Close; Thiết
lập kích thước trang – Page Setup; In file ra máy in – Print;
Thoát khỏi ứng dụng – Exit.
Edit: Các chức năng cơ bản trong soạn thảo / hiệu chỉnh
như: Chép vào bộ đệm – Copy; Dán và văn bản – Paste; Xóa
bỏ – Cut; Hủy bỏ thao tác – Undo; Lặp lại thao tác – Redo;
Tìm kiếm – Find; Thay thế chuỗi – Replace;
(Tiếp theo)
View: Cách hiển thò file như: Normal - Xem từng trang;
Slide Sorter - Sắp xếp các trang; Slide Show - Trình chiếu;
Ruler - Thước đo... Quan trọng nhất là chức năng con
Toolbars - Hiển thò để chọn/bỏ thanh công cụ.
Insert: Chèn thêm trang, hay các đối tượng khác như ký
hiệu-Symbol ; Số trang-Slide number; Tranh ảnh-ClipArt; Chữ

nghệ thuật-WordArt; Phim ảnh-Movies; Bảng-Table; Biểu đồ-
Chart; ...
Format: Đònh dạng Slide, bao gồm đặt Font chữ-Font;
Khoảng cách đoạn/dòng-Line Spacing; Gióng le à- Alignment;
Đổi chữ hoa/thường - Change case; Chọn màu nền-
Background; Mẫu nền Slide-Template; Màu sắc -Color...
(Tiếp theo)
Tools: Các công cụ hỗ trợ như: Sửa tự động-AutoCorrect;
Phát hiện và sửa lỗi chính tả/văn phạm-Spelling &
Grammar, ... Và các tùy chọn khác-Options.
Slide Show: Bao gồm các chức năng cơ bản về việc thiết
lập hiệu ứng-Animation; Cách chuyển dòch Slide-Transition;
Thao tác khi chiếu-Slide Action; Tạo nút chức năng-Action
Buttons; ...
Window: Các chức năng về cách sắp xếp các cửa sổ hiển
thò file.
Help: Hướng dẫn sử dụng và công cụ tự động phát hiện và
hiệu chỉnh văn bản – Detect & Repair.
(Tiếp theo)
2. Thanh chuẩn (Standard): Bao gồm các nút chức năng thay
thế cho một số thao tác chọn và thực hiện các chức năng con
của Menu. Hình dạng của thanh công cụ chuẩn như dưới đây:
Lần lượt các nút chức năng từ trái qua: Tạo mới file ppt;
Mở file ppt đã có; Lưu file lên đóa; Gửi Slide qua E-Mail; In
Slide ra máy in; Kiểm tra lỗi chính tả-Spelling; Cắt/xóa văn
bản; Sao chép vào bộ đệm-Copy to Clipboard; Dán từ bộ đệm
vào Slide-Paste; Sao chép đònh dạng-Format Painter; Hủy bỏ
các thao tác đã làm-Undo; Làm lại thao tác đã hủy bỏ-Redo;
Tạo liên kết-Hyperlink; Đường viền-Borders; Thêm bảng-
Insert Table; Vẽ biểu đồ-Chart; Thêm trang trắng mới-New

Slide; Mở rộng văn bản cửa sổ trái; Hiển thò của sổ mục lục
theo Font của Slide; Phóng to/thu nhỏ-Zoom.
(Tiếp theo)
3. Thanh đònh dạng văn bản (Formatting): Bao gồm các nút
chức năng đònh dạng dữ liệu trên Slide. Hình dạng của thanh
công cụ chuẩn như dưới đây:
Các chức năng lần lượt từ trái qua là: Đặt Font; Đặt kích
thước-Size; Đặt kiểu dáng-Style (Bold-Đậm, Italic-Nghiêng,
Underline-Gạch chân, Shadow-Có bóng mờ); Căn trái-Left
Alignment; Căn giữa-Center; Căn phải-Right; Đánh số/ký hiệu
đề mục-Bullets & Numbering;
4. Thanh vẽ hình (Drawing): Bao gồm công cụ để vẽ đoạn
thẳng, hình chữ nhật, hình Ellipse, ...
5. Các Thanh công cụ khác có thể được chọn bởi chức năng:
\View\Toolbars
\View\Toolbars như trong Slide sau:
(Tieáp theo)
1.3.2. MỘT SỐ LƯU Ý
 Tiêu đề chính (Title) nên có kích thước chữ
(size) từ 30 đến 44.
 Các Slide bài giảng nên được viết chữ đen
trên nền trắng, hoặc chữ trắng trên nền xanh
đậm để tạo màu tương phản – màu này rất
thích hợp cho các báo cáo khoa học.
 Tiêu đề phụ (Subtitle) nên có kích thước chữ
nhỏ hơn, khoảng 24 đến 32.
 Chữ trong trang chi tiết (Text) có kích thước
từ 16 đến 28 (tùy theo font chữ).
1.4. TRÌNH CHIẾU THỬ MỘT BÁO CÁO
TRONG QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO

Cách 1: Vào Menu View, chọn chức năng Slide Show,
hoặc nhấn phím F5.(luôn luôn chiếu từ Slide đầu)
(Tiếp theo)
Cách 2: (chiếu từ Slide hiện tại). Bấm trỏ Mouse vào
nút chức năng có hình như chiếc ly ở góc trái dưới
của màn hình soạn thảo – phía dưới có ghi chú
“Slide Show” (như hình dưới đây).
Trong khi trình chiếu có thể sử dụng các phím điều khiển
sau đây:
. Home: Về Slide đầu tiên . End: Về Slide cuối cùng
.
↑
: Lên Slide trước. .
↓
: Xuống Slide sau.
. Esc: Thoát, trở về soạn thảo Slide đang chiếu
1.5. MOT V DUẽ VE BAO CAO KHOA HOẽC
HI U QU S D NG M NG MY
TNH TRONG C QUAN V
DOANH NGHI P
&
M T S V D
 Nếu đang trình chiếu, hãy nhấn phím Esc để trở về cửa
sổ soạn thảo.
 Đóng cửa sổ thiết kế / trình chiếu thông qua nút chức
năng “Close” ở góc phải trên của cửa sổ, hoặc nhấn tổ
hợp phím Alt-F4.
 Cách khác: Vào Menu File, chọn Exit.
Lưu ý: Nếu đang hiệu chỉnh Slide (Edit Slide), thì trước khi
kết thúc, máy sẽ hỏi có cần ghi lại những thay đổi hay

không. Chọn “Yes” nếu muốn ghi lại.
1.6. KẾT THÚC
II. TẠO MỘT SLIDE
2.1 CHỌN BỐ CỤC (LAYOUT) CỦA SLIDE.
(Tiếp theo)
Có 12 dạng bố cục (Layout) cho một trang Slide. Mỗi
bố cục có một ý nghóa riêng, do đó nó có cách sử dụng
riêng. Tùy từng ngữ cảnh của bài viết mà chọn loại bố
cục cho phù hợp.
Để chọn một trong số 12 bố cục của PowerPoint chỉ
cần bấm trỏ Mouse vào hình vẽ tương ứng rồi nhấn phím
Enter, hoặc bấm trỏ Mouse vào nút OK.
Trang dưới đây sẽ trình bày chi tiết ý nghóa và cách sử
dụng từng loại Layout đã cho.
Ý NGHĨA, CÁCH DÙNG MỖI DẠNG LAYOUT
Dạng 1: (Title Slide): Dùng cho báo cáo có các
tiêu đề (tít) lớn với các mục tiêu đề con. Phù hợp
với trang mục lục của chương, hoặc giới thiệu
tóm tắt một vấn đề.
Dạng 2: (Bulleted List): Dùng cho trang báo
cáo có nhiều đề mục con. Phù hợp với trang mục
lục của chương, hoặc giới thiệu tóm tắt một vấn
đề.
Dạng 3: (2 column text): Dùng cho trang báo
cáo cần chia văn bản thành 2 cột để đối sánh,
hoặc để tận dụng khoảng trống của trang Slide.
(Tiếp theo)
Dạng 4: (Table): Dùng cho trang báo cáo có
dạng bảng, như báo cáo thống kê, chẳng hạn.
Dạng 5: (Text & Chart): Dùng cho trang báo

cáo có minh họa với một biểu đồ (hoặc đồ thò).
Dạng 6: (Chart & Text): Tương tự như dạng 5,
tuy nhiên, vò trí của biểu đồ được đặt ngược lại.
Dạng 7: (Organization Chart): Dùng để trình
bày trang sơ đồ tổ chức, hay chức năng quản lý
của một đơn vò.
Dạng 8: (Chart): trình bày một đồ thò, phản
ảnh tiến độ, cơ cấu, hoặc tỷ trọng các thành
phần so với tổng thể v.v….
(Tiếp theo)
Dạng 9: (Text & ClipArt): Trang báo cáo có
hình ảnh minh họa ở bên phải.
Dạng 10: (ClipArt & Text): Trang báo cáo có
hình ảnh minh họa ở bên trái.
Dạng 11: (Title Only): Dùng trang này cho tiêu
đề của báo cáo.
Dạng 12: (Blank): Một trang trắng, không có
tiêu đề, người sử dụng có thể thiết kế trang Slide
một cách tùy ý.
(Tiếp theo)
Khi mới tạo một Slide bằng tiếng Việt Bạn thường
thấy xuất hiện đường răng cưa màu hồng dưới chân các
từ. Điều này cũng dễ hiểu, bởi vì Bạn đang viết tiếng
Việt, không phải tiếng Anh nên bộ phận kiểm tra phát
âm (từ vựng) của Power Point cho rằng đó là lỗi chính tả,
như trong ví dụ sau:
(Tiếp theo)
Hãy tắt bộ kiểm tra chính tả bằng cách:
\Tools\Options\Spelling and Style\xóa bỏ dấu ở ô vuông
Check Spelling as you type.

Xóa bỏ dấu
Check này
(Tiếp theo)
Có thể Bạn lại thấy không đọc được tiếng Việt bên
cửa sổ mục lục. Hãy bấm vào nút chức năng “Show
Formatting” trên thanh công cụ chuẩn (Standard):
Hãy bấm vào nút có
chữ A/A này