Quy trinh

<span class='text_page_counter'>(1)</span>QUI TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG ThS. Nguyễn Thị Bích Yến Giảng viên khoa Cơ sở Xây dựng kế hoạch chiến lược (KHCL) của trường trung học phổ thông đang là công việc quan trọng của người hiệu trưởng. Xây dựng KHCL phát triển nhà trường nếu được tiến hành tốt sẽ đảm bảo tính khả thi và đáp ứng yêu cầu thực tiễn của sự phát triển giáo dục hiện nay của đất nước. Xây dựng KHCL là một công việc quản lý và cần được làm một cách cẩn thận, tỉ mỉ. Nó xác định cách tiếp cận và đạt tới mục tiêu giúp các nhà quản lý có chiến lược hiệu quả nhất trên cơ sở sử dụng các nguồn lực sẵn có một cách hợp lý nhất và tạo ra nguồn lực để đáp ứng trong tương lai Qui trình xây dựng KHCL được thực hiện theo một trình tự chặt chẽ, qui trình này đưa ra các câu hỏi giúp các những người xây dựng kế hoạch kiểm tra các giả định, thu thập và kết hợp thông tin về hiện tại và dự đoán môi trường tương lai. Qui trình này bao gồm các hoạt động và quyết định nền tảng nhằm giải quyết các vấn đề quan trọng của KHCL. Việc nghiên cứu để đưa ra một qui trình xây dựng kế hoạch chiến lược còn nhiều ý kiến khác nhau. Tùy theo từng tác giả mà các bước cơ bản của xây dựng KHCL có thể khác nhau về số lượng và nội dung, nhưng dù cách tiếp cận nào chăng nữa, muốn xây dựng KHCL có kết quả tốt và thành công cần trả tốt bốn câu hỏi sau:  Hiện tại chúng ta đang ở đâu?  Chúng ta muốn đi tới đâu trong tương lai?  Chúng ta sẽ đi tới đó bằng cách nào?  Làm thế nào để đo được quá trình thực hiện? Qui trình xây dựng KHCL phải rất rõ ràng và không được nhầm với việc xây dựng các kế hoạch khác như kế hoạch chuyên môn, kế hoạch tài chính… Khi xây dựng KHCL, các nhà quản lý nên tập trung vào việc xác định hướng phát triển của tổ chức, lựa chọn các ưu tiên, xác định các thách thức và cơ hội mà có thể cản trở hoặc hỗ trợ tổ chức thực hiện sứ mệnh của mình.Thông qua kết quả nghiên cứu lý luận và thực tiễn, chúng tôi đưa ra qui trình xây dựng KHCL gồm các bước cơ bản sau: Bước 1: Thành lập Ban xây dựng KHCL Để xây dựng KHCL, nhà trường cần thành lập Ban (hoặcTổ) xây dựng KHCL, chức năng chính của Ban này là lập kế hoạch, điều phối các hoạt động liên quan, tổ chức các hội thảo, chủ trì soạn thảo văn bản kế hoạch…Tuỳ theo điều kiện từng.

<span class='text_page_counter'>(2)</span> trường mà số lượng của Ban này có thể khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung có thể có cơ cấu như sau: + Ban chỉ đạo xây dựng KHCL: bao gồm đại diện Sở GD-ĐT, thành viên Hội đồng quản trị, hiệu trưởng, một số chuyên gia (nếu có). Nhiệm vụ của Ban này là chỉ đạo, tư vấn và giám sát qui trình lập kế hoạch (VD: xác định qui trình, phân bổ ngân sách, phân phối nhân sự, công tác kế hoạch, chương trình nghị sự, trình KHCL lên cấp trên). + Ban xây dựng KHCL: bao gồm hiệu trưởng và các phó hiệu trưởng, tổ trưởng các tổ chuyên môn, đại diện đội ngũ giáo viên, đại diện các tổ chức quần chúng, đại diện liên đới. Nhiệm vụ của Ban này là thực hiện các nhiêm vụ trong kế hoạch (phát triển các giá trị cốt lõi và triết lý giáo dục, xác định tuyên bố tầm nhìn và sứ mệnh, thu thập và xem lại cơ sở dữ liệu trực tuyến, đánh giá môi trường bên trong và bên ngoài, kết nối các điểm mạnh và điểm yếu với các cơ hội và thách thức, phân tích đánh giá các bên liên đới, xác định các vấn đề quan trọng, mục tiêu chiến lược…) + Nhóm đối chứng: bao gồm phụ huynh, học sinh, nhân viên, các nhóm liên quan khác sẽ được hỏi ý kiến khi cần thiết để cung cấp phản hồi về chỉ đạo và kết quả thực hiện nhiệm vụ của trường, cũng như các cuộc điều tra trực tuyến. Ban xây dựng KHCL cần xác định rõ nhiệm vụ của nhà trường, đó là những nhiệm vụ chính thức và không chính thức mà nhà trường và tìm ra những ý nghĩa của nhiệm vụ này đối với hoạt động của nhà trường. Sau khi Ban xây dựng kế hoạch được thành lập, việc trước tiên cần làm là xác định các bên liên quan trong quá trình hoạch định chiến lược. Các bên liên quan bao gồm khách hàng, các thành viên trong tổ chức, các thành viên cộng đồng và bất cứ ai quan tâm đến sự thành công của tổ chức. Ban xây dựng KHCL cần tiến hành khảo sát, thu thập thông tin từ các bên liên quan. Bước 2: Xác định lộ trình xây dựng KHCL Để việc lập KHCL được thuận lợi, Ban chỉ đạo phải xác định lộ trình xây dựng KHCL bằng việc xây dựng kế hoạch triển khai việc xây dựng KHCL, kế hoạch này thể hiện logic các bước xây dựng KHCL. Bản kế hoạch này cần xác định thời gian và nguồn tài chính cần thiết để hoàn thành KHCL. Kế hoạch có thể chia thành các giai đoạn cụ thể, mỗi giai đoạn gồm thông tin về hoạt động sẽ triển khai, phân công trách nhiệm cho các thành viên trong Ban xây dựng KHCL, quá trình, kết quả và thời gian thực hiện. Bước 3: Phân tích môi trường bên trong và bên ngoài Phân tích môi trường hay còn goi là phân tích SWOT là một trong nhiều phương pháp được dùng để phân tích hiện trạng của một tổ chức. SWOT là viết tắt của điểm mạnh: S-strength, điểm yếu: W – Weakness, cơ hội: O – Opportunities và nguy cơ: T – Threats. Trong xây dựng KHCL, phân tích SWOT được sử dụng.

<span class='text_page_counter'>(3)</span> để kết hợp các yếu tố về điểm mạnh, điểm yếu trong nội bộ một tổ chức với các yếu tố bên ngoài là cơ hội và các nguy cơ nhằm đề ra các chiến lược tương ứng. Phân tích SWOT giúp các nhà quản lý am hiểu hơn về những nhân tố có tầm quan trọng thực sự và tiềm tàng đối với hoạt động của nhà trường. Những nhân tố đó được coi là những vấn đề chiến lược của nhà trường. Những vấn đề chiến lược này tồn tại bên trong hoặc bên ngoài nhà trường và có thể ảnh hưởng lâu dài đối với khả năng của nhà trường trong việc đạt được các mục tiêu trong môi trường cạnh tranh. Phân tích các yếu tố bên trong nhà trường giúp nhà quản lý xây dựng kế hoạch cho tương lai dựa trên sự liên kết với cách mà nhà trường hoạt động hiện tại. Để thực hiện việc phân tích bên trong cần tập hợp các thông tin về điểm mạnh, điểm yếu trong các hoạt động, đội ngũ và tài chính và cơ sở vật chất. Đây có thể là hoạt động tự đánh giá của các thành viên tham gia lập kế hoạch, cũng có thể thu thập thông tin từ các bên liên quan qua các cuộc thăm dò, khảo sát. Phân tích bên ngoài giúp cho nhà quản lý hiểu được các đánh giá từ bên ngoài và những yếu tố ngoài xã hội ảnh hưởng đến tương lai nhà trường. Phân tích môi trường bên ngoài bao gồm rà soát lại các mục tiêu hoặc dịch vụ của cộng đồng và môi trường rộng hơn liên quan đến hoạt động của nhà trường. Các yếu tố bên ngoài thường là kinh tế, xu hướng tài trợ, nhân khẩu, xã hội, sự thay đổi công nghệ, sự cạnh tranh, chính sách, luật lệ, và các quan điểm công chúng. Thực hiện phân tích các yếu tố bên ngoài bằng việc thu thập thông tin thông qua các cuộc phỏng vấn trực tiếp, bằng phiếu khảo sát hoặc hội thảo… Phân tích SWOT được thực hiện theo hai bước cơ bản sau: Bước 1: Liệt kê và đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, nguy cơ của nhà trường + Điểm mạnh: Ưu thế bao gồm các nguồn lực và năng lực có giá trị của nhà trường đang có và được sử dụng một các hữu ích nhằm đạt được mục tiêu hoạt động. + Điểm yếu: Các khó khăn, trở ngại về nguồn lực và năng lực nội bộ của nhà trường ngăn cản nhà trường đạt được mục tiêu của mình. + Cơ hội: Các điều kiện ưu đãi hoặc có lợi bên ngoài tạo thuận lợi cho nhà trường khai thác các hướng hoạt động mới để đạt mục tiêu của mình. + Nguy cơ: Tình huống không thuận lợi như rào cản, một sức ép hay bất cứ cái gì có thể gây khó khăn có thể phá hoại hay đe dọa đến khả năng tồn tại và thành công trong tương lai của nhà trường. Điểm mạnh, điểm yếu của nhà trường (môi trường bên trong) được hình thành bởi những yếu tố mà nhà trường có thể kiểm soát được ở mức độ tương đối lớn. Điểm mạnh là những yếu tố có thể xây dựng, khai thác và củng cố được. Điểm yếu là những yếu tố có thể khắc phục được..

<span class='text_page_counter'>(4)</span> Cơ hội và nguy cơ của nhà trường (môi trường bên ngoài) được hình thành bởi những yếu tố mà tổ chức có khả năng kiểm soát ở mức độ thấp hơn, thậm chí không kiểm soát được. Bước 2: Xác định sự phù hợp về mặt chiến lược giữa khả năng bên trong và môi trường bên ngoài của nó. Sự phù hợp và không phù hợp sẽ giúp xác định mức độ thay đổi chiến lược cần thiết. Phương pháp phân tích SWOT có ưu điểm là tính ứng dụng rộng rãi, không cần nhiều chi phí và thời gian; có thể thực hiện nhanh và có hiệu quả mà không cần thu thập quá nhiều thông tin. SWOT có thể tạo ra một cách tư duy tốt hơn thông qua một loạt các chiến lược, chiến thuật có thể thực hiện nhằm đáp ứng một môi trường cạnh tranh năng động. Hơn nữa, nó còn có thể là một cách đánh giá hiệu quả khả năng, năng lực và các nguồn lực của nhà trường. Qua phân tích SWOT nhà quản lý có thể hiểu rõ lý do tại sao nhà trường lại thành công hoặc không thành công trong việc thực hiện chiến lược của mình. Tuy nhiên, SWOT cũng có một số nhược điểm sau: Mô hình SWOT chủ yếu có tính chất mô tả vì nó không đưa ra những đề xuất chiến lược rõ ràng hoặc có tính công thức. Thực hiện phân tích SWOT, cùng một hiện tượng hay sự kiện nhưng tùy theo quan niệm cá nhân của người phân tích mà có những đánh giá khác nhau. Phân tích SWOT hạn chế trong việc đề ra những hành động cụ thể dành cho những tổ chức đang gặp nhiều khó khăn. Khi phân tích SWOT, các trường thường chỉ ra quá nhiều điểm mạnh và cơ hội, trong khi đó chỉ ra quá ít điểm yếu và nguy cơ. Như vậy, tính phù hợp của các chiến lược đề ra không cao. Để khắc phục những ngược điểm này, khi phân tích SWOT phải chú trọng nhiều đến thực tế và không được để quá ảnh hưởng bởi “niềm tin” bên trong nhà trường. Cần tiến hành phân tích một cách cặn kẽ, theo một qui trình chặt chẽ nhưng sáng tạo, có thể mời các chuyên gia bên ngoài tham gia phân tích để giảm thiểu tính chủ quan. Bước 4: Xây dựng định hướng chiến lược, mục tiêu và giải pháp + Phát biểu tầm nhìn và sứ mệnh của nhà trường Tầm nhìn của một nhà trường cho thấy hình ảnh của nhà trường trong tương lai khi hoàn thành xuất sắc chiến lược và đạt tới tiềm năng cao nhất của mình. Tầm nhìn là mục tiêu vẫy gọi nó là cầu nối từ hiện tại tới tương lai. Tầm nhìn giúp cho toàn thể thành viên trong nhà trường biết cái gì nhà trường mong chờ ở họ và tạo sự đồng thuận trong quá trình thực hiện KHCL. Tầm nhìn là hướng đi, là bức tranh hấp dẫn nhưng có thể đạt được trong tương lai. Việc mỗi nhà trường có tầm nhìn và có thể đạt được tầm nhìn ấy là rất.

<span class='text_page_counter'>(5)</span> quan trọng. Tầm nhìn không chỉ là một lời tuyên bố ghi trên một tấm thẻ mà hơn thế, nó có thể đưa người ta đến những hành vi mới. Nếu nhà lãnh đạo không biết sẽ dẫn dắt tổ chức của mình đến đâu, đạt được mục tiêu gì thì chẳng thể mang lại tương lai cho tổ chức và nhân viên của mình. Tầm nhìn sẽ truyền cảm hứng và đưa các cá nhân, các đơn vị trong trường đến một tầm cao mới. Đó cũng là một trong nhiều chức năng quan trọng của lãnh đạo. Một tầm nhìn hay đó chính là ý tưởng về hình ảnh của tổ chức cần vươn tới, thường thì nó phản ánh ước mơ của người quản lý. + Phát biểu sứ mệnh của nhà trường Tuyên bố sứ mệnh thể hiện mục đích, lý do tồn tại của nhà trường. Để xây dựng một sứ mệnh của nhà trường thích hợp, Ban xây dựng KHCL cần phân tích và cân nhắc kỹ lưỡng thông tin thu thập được trong suốt quá trình phân tích môi trường. Tuyên bố sứ mệnh có tác dụng khích lệ và tác động mạnh đến các bên liên quan trong và ngoài tổ chức để cho họ biết tổ chức quan tâm đến cái gì. Khi tuyên bố sứ mệnh được xác định đúng thì có thể dẫn dắt toàn bộ tổ chức, từ trên xuống dưới, giúp cho tất cả mọi người ở mọi cấp độ quyết định nên làm gì và không nên làm gì. + Xây dựng hệ thống giá trị cốt lõi của nhà trường Các giá trị cốt lõi là nguyên tắc, nguyên lý nền tảng và bền vững của nhà trường. Giá trị cốt lõi là linh hồn của một nhà trường, nó đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và thực hiện KHCL. Thường mỗi nhà trường có từ ba đến năm giá trị cốt lõi, chúng xác định kiểu quản lý của tổ chức, các nguyên tắc của cá nhân và hành vi của cơ quan. Khi xây dựng hệ thống giá trị cốt lõi của nhà trường, người lãnh đạo cần chú ý đến tính chân thực, qua đó xác định giá trị nào thực sự là trung tâm. Các giá trị phải đứng vững trước kiểm định của thời gian, kể cả trong bối cảnh thay đổi và bất lợi. + Xác định các vấn đề chiến lược Các vấn đề chiến lược là các vấn đề khó khăn mà tổ chức sẽ phải đương đầu trong tương lai, là vấn đề phải đưa ra giải quyết để hoàn thành sứ mệnh của nhà trường. Đối với nhà trường, đây là các vấn đề đang bị thúc ép bởi các quan tâm của các bên liên đới, hoặc là các vấn đề về chính sách công cộng đang nổi lên cần giải quyết. + Xác định mục tiêu của nhà trường Trong việc xác định các mục tiêu của nhà trường, người lãnh đạo cần hiểu rõ có hai cấp độ của mục tiêu. Thứ nhất là mục tiêu chung (goals) là một tuyên bố chung về kết quả chất lượng mà nhà trường hy vọng sẽ đạt được, nó thường đi liền với các vấn đề chiến lược và định hướng cho việc xác định các mục tiêu cụ thể. Trong KHCL của mỗi trường nên xác định khoảng năm đến bảy mục tiêu chung để thực hiện trong.

<span class='text_page_counter'>(6)</span> khoảng từ ba đến năm năm. Khi xác định các mục tiêu chung, cần trả lời các câu hỏi sau: -. Các mục tiêu chung có phù hợp với qui định về luật pháp, tuyên bố tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của tổ chức không? Việc đạt được các mục tiêu chung có hoàn thành tầm nhìn và sứ mệnh không?. -. Các mục tiêu chung có phản ánh các vấn đề chiến lược và các ưu tiên của nhà trường không?. -. Các mục tiêu chung có định hướng rõ ràng cho hành động không?. -. Các mục tiêu chung có mang tính lâu dài không?. Thứ hai là mục tiêu cụ thể (Objectives) hay gọi là kết quả mong đợi, các mục tiêu cụ thể được coi là số lượng các bước chuyển tiếp nhằm đạt mục tiêu chung và tầm nhìn lâu dài. Mục tiêu cụ thể cần đo được và có giới hạn thời gian. Chúng chú trọng tới các kết quả của các hành động tại thời điểm kết thúc đặc biệt nào đó. Tiêu chuẩn để xem xét các mục tiêu cụ thể viết tốt được đánh giá theo SMART: -. S (Specific) cụ thể: Mục tiêu cụ thể phản ánh những cái mong muốn làm xong - chứ không phải là cách hoàn thành chúng. Mục tiêu cụ thể phải đủ chi tiết để hiểu và chỉ ra định hướng rõ ràng cho cái khác.. -. M (Measurable) đo được: Mục tiêu cụ thể cần phải đo được. Mục tiêu chung bao gồm các mục tiêu cụ thể có thể đo được, vì vậy mục tiêu chung cũng có thể đo được.. -. A (Attainable) đạt được: Các mục tiêu cụ thể phải là các thách thức nhưng mang tính khả thi và nằm trong phạm vi khả năng của nhà trường có thể đạt tới.. -. R (Result-oriented) định hướng kết quả: Các mục tiêu cụ thể cần chỉ rõ các kết quả đạt được chứ không phải là cách thức thực hiện chúng.. -. T (Time-bound) giới hạn thời gian: mỗi mục tiêu cụ thể gắn liền với một thời gian cụ thể để đạt được.. + Xác định các giải pháp chiến lược Để trả lời câu hỏi: làm thế nào để đạt mục tiêu cần phải có các giải pháp chiến lược. Giải pháp chiến lược thể hiện một cách đi thông qua các hoạt động cụ thể để thực hiện các mục tiêu của kế hoạch. Giải pháp chiến lược phải thể hiện cách thức đạt được các mục tiêu ưu tiên. Bước 5: Viết hoàn thiện văn bản KHCL Kế hoạch chiến lược là công cụ thiết lập các hướng chủ yếu của một nhà trường trong tương lai. McConkey (1981) cho rằng, bản chất của kế hoạch chiến lược là thể hiện sự khác biệt, cái gì làm cho trường này khác với các trường khác..

<span class='text_page_counter'>(7)</span> Vì vậy, bản KHCL cần phải trình bày rõ ràng, khoa học để khi triển khai thực hiện một cách dễ dàng nhất, biến được các mục tiêu chiến lược thành hiện thực. Để văn bản KHCL hoàn thành tốt, Ban xây dựng KHCL cần soạn bản dự thảo với sự trợ giúp của chuyên gia tư vấn nếu cần thiết. Ban xây dựng KHCL tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các đối tác thích hợp, trong đó lực lượng quan trọng là các thành viên trong nhà trường. Sau khi tiếp thu ý kiến đóng góp lần cuối, Ban soạn thảo hoàn thành bản dự thảo lần cuối trình lên Ban lãnh đạo phê duyệt. Kết luận Việc xây dựng KHCL là việc làm quan trọng và cần thiết với mỗi trường trung học phổ thông trong việc định hướng phát triển tương lai của nhà trường. Vận dụng qui trình xây dựng KHCL một cách phù hợp với điều kiện thực tế của nhà trường thì sẽ giúp nhà trường thực hiện việc xây dựng KHCL đạt chất lượng tốt. Tài liệu tham khảo 1. Douglas Halladay – Strategic Planning Toolkit, 10 steps to school success – www.halladayeducationgroup.com 2. Đặng Thị Thanh Huyền, Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Trần Thị Xuân Hương, Đỗ Thiết Thạch – Lập kế họach chiến lược trường phổ thông- Chương trình bồi dưỡng hiệu trưởng trường phổ thông theo hình thức liên kết Việt Nam – Singapore – Lớp đào tạo giảng viên nguồn Hà Nội năm 2008 3. Emily Gantz McKay – Strategic planning: a ten-step guide – 4. LM Foong - 7 Steps Effective Strategic Planning Process 5. Tài liệu tập huấn về Nâng cao năng lực xây dựng chính sách và chiến lược GD-ĐT Việt Nam -Dự án CIDA-ACIE-NIED – Viện NC Phát triển Giáo dục – 2000 6. Tài liệu tham khảo – Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược, Seameo retrac, TP. HCM, 2007.

<span class='text_page_counter'>(8)</span>