Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

1. Đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả
Theo tác giả Ken Blanchard - Giám đốc điều hành về mặt văn hóa,
tinh thần của The Ken Blanchard Companies, Inc (một công ty chuyên về
tư vấn và đào tạo quản lý trên tồn cầu) và các cộng sự1 đánh giá một
nhóm làm việc hiệu quả thường có bảy đặc điểm sau: (1) Có mục đích rõ
rệt; (2) Được tiếp thêm sức mạnh; (3) Có quan hệ giao tiếp tốt; (4) Có sự
linh hoạt; (5) Có năng suất làm việc tối ưu; (6) Có sự cơng nhận và trân
trọng thành quả đạt được; (7) Có tinh thần nhiệt huyết.
Việc đánh giá các đặc điểm của một nhóm làm việc hiệu quả giúp
các nhóm tìm ra các phương pháp, cách thức làm việc phù hợp, cách thức
sử dụng các nguồn lực một cách tối ưu hơn nhằm đạt được mục tiêu
chung. Bảy đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả theo Ken Blanchard và
các cộng sự được tóm tắt lại và gọi tắt là “Nguyên tắc PERFORM” bởi nó
đồng thời cũng giúp các nhà quản lý nhìn nhận những yếu tố ảnh hưởng
đến hiệu quả của một nhóm làm việc đồng thời đưa ra những biện pháp
nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của các nhóm đó. Nội dung chi tiết của
“Nguyên tắc Perform” được trình bày trong hộp bên dưới đây:
Nội dung chi tiết Ngun tắc “PERFORM”
1. Có mục đích rõ rệt (Purpose and Values)
+ Nhóm tồn tâm đạt được mục đích chung đã đặt ra. Mọi thành viên đều
biết rõ điều phải làm và tầm quan trọng của công việc ấy;

1

Ken Blanchard và cộng sự , Vị giám đốc một phút và bí quyết xây dựng nhóm làm

việc hiệu quả, 2007, NXB Tổng hợp TP. HCM, 2007 (Biên dịch: Bích Nga, Việt Hà,
Tâm Hằng)
1

Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

+ Các mục tiêu cụ thể của nhóm phải rõ ràng, mang tích thử thách được
thơng qua bởi các thành viên và không xa rời mục tiêu chung;
+ Các chiến thuật để đạt mục tiêu cũng phải rõ ràng và được nhóm thơng
qua;
+ Vai trị của từng cá nhân phải cụ thể, để mỗi thành viên hiểu được mối
quan hệ giữa cá nhân họ và các mục tiêu của nhóm;
2. Được tiếp thêm sức mạnh (Empowerment)
+ Nhóm có được sự ủng hộ và trợ giúp từ tổ chức, các nhóm khác;
+ Được trao quyền hạn nhất định trong công việc và đưa ra các quyết
định;
+ Công tác hướng dẫn, sắp xếp và huấn luyện phải được thực hiện để hỗ
trợ cho sự phát triển của cá nhân và của nhóm;
+ Nhóm phải gắn kết với sự phát triển và tiến bộ liên tục của tất cả các
thành viên.
3. Có quan hệ giao tiếp tốt (Relationships and Communication)
+ Những ý tưởng, ý kiến đóng góp, cảm nhận và quan điểm của các thành
viên đều phải được khích lệ, xem xét;
+ Các thành viên trong nhóm tích cực lắng nghe và để thấu hiểu sự việc
thay vì phán xét nhau;

2


Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

+ Các thành viên được trang bị phương pháp để giải quyết xung đột và

hòa giải;
+ Sự khác biệt giữa các thành viên được tôn trọng (màu da, ngôn ngữ,
giới tính, quốc tích, tuổi tác....);
+ Những ý kiến chân thành, thể hiện sự quan tâm lẫn nhau giữa các thành
viên sẽ giúp họ nhận ra đâu là thế mạnh và đâu là điểm yếu cần phải khắc
phục của mình.
4. Có sự linh hoạt (Flexibility)
+ Các thành viên tự nguyện chia sẻ trách nhiệm trong việc phát triển và
lãnh đạo nhóm;
+ Các nhóm hịan tồn có khả năng đương đầu với mọi thử thách bằng
cách sử dụng các năng lực độc đáo sẵn có và sức mạnh chung của mọi
thành viên;
+ Các thành viên trong nhóm sẵn lịng hướng dẫn và hỗ trợ nhau khi cần;
+ Nhóm sẵn sàng tìm kiếm những giải pháp làm việc khác nhau và điểu
chỉnh để thích ứng với mọi thay đổi;
+ Những mạo hiểm có tính tốn kỹ lưỡng ln được khích lệ. Những sai
lầm dược xem như những bài học kinh nghiệm;
5. Có năng suất làm việc tối ưu (Optimal Performance)
+ Nhóm liên tục đạt được những thành tựu quan trọng, cơng việc được
hồn tất đúng hạn;
3


Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

+ Đáp ứng được tiêu chuẩn cao về năng suất và chất lượng;
+ Nhóm ln học hỏi từ những thất bại và hướng đến sự tiến bộ liên tục;
+ Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định được sử dụng hiệu quả để
nhóm cso thể vượt qua các khó khăn và phát huy tính sáng tạo;
+ Nhóm nỗ lực hợp tác tốt với những nhóm khác.

6. Có sự công nhận và trân trọng thành quả đạt được (Recognition
and Appreciation)
+ Mọi thành quả của nhóm hay của thành viên trong nhóm đều được
trưởng nhóm và các thành viên khác ghi nhận;
+ Các thành viên cảu nhóm ln ý thức gắn liền với thành quả cá nhân
với nhiệm vụ chung của cả nhóm;
+ Sự đóng góp của nhóm được đánh giá và ghi nhận bởi các cấp lớn hơn;
+ Mọi thành viên đều cảm thấy được đánh giá cao trong nhóm.
7. Có tinh thần nhiệt huyết (Morale)
+ Mỗi thành viên luôn tự tin và hăng hái trước những nỗ lực của nhóm và
quyết tâm đạt được mục tiêu.
+ Nhóm ln khích lệ các thành viên làm việc chăm chỉ cũng như giải trí
thư giãn;

4


Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

+ Trong nhóm ln thể hiện bầu khơng khí tự hào và hài lòng về thành
quả đạt được;
+ Mọi người trong nhóm ln tin tưởng và hỗ trợ lẫn nhau.
+ Các thành viên phát huy tốt mối quan hệ hỗ trợ và quan tâm, giúp đỡ
lẫn nhau.
2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm
Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm gồm các yếu tố
bên ngồi nhóm và các yếu tố thuộc về nội bộ nhóm.
Các yếu tố bên ngồi ảnh hưởng đến nhóm
Theo tác giả Robbins P.S (1999) trong cuốn Organizational
Behavior, các yếu tố bên ngồi có ảnh hưởng chủ yếu đến các nguồn lực

của các thành viên trong nhóm và cấu trúc nhóm gồm: (1) chiến lược tổ
chức; (2) bộ máy quản lý của tổ chức và các quy định chính thức của tổ
chức; (3) các nguồn lực khác nhau của tổ chức cung cấp cho nhóm; (4)
q trình tuyển chọn thành viên cho nhóm; (5) hệ thống đánh giá thực
hiện cơng việc và khen thưởng; (6) văn hóa tổ chức; (7) bố trí nơi làm
việc; (8) các mục tiêu và nhiệm vụ được giao cho nhóm.

5


Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

(1) Chiến lược của tổ chức: nếu chiến lược của tổ chức là
giảm chi phí, tăng chất lượng thì nguồn tài ngun phân bố cho nhóm để
thực hiện cơng việc có thể sẽ bị cắt giảm, điều này buộc nhóm phải có
những thay đổi để duy trì kết quả cơng việc. Mức độ hài lịng sẽ khơng
tăng, nếu khơng muốn nói là giảm sút.
(2) Bộ máy tổ chức và các quy định chính thức của tổ chức: Bộ
máy tổ chức quy định cơ chế hoạt động của nhóm, các chế độ báo cáo,
thẩm quyền ra quyết định của nhóm đồng thời các quy định do tổ chức đề
ra một cách chính thức sẽ là những ràng buộc cho nhóm khi thực hiện
công việc. Một bộ máy tổ chức linh hoạt, phần quyền rõ ràng và các quy
định hợp lý sẽ tạo động lực cho nhóm làm việc hiệu quả và phát huy tối
đa năng lực sáng tạo, đảm nhận các mục tiêu khó khăn, thử thách.
(3) Các nguồn lực của tổ chức cung cấp cho nhóm: liên quan đến
khả năng tài chính, các trang thiết bị làm việc, thời gian. Nếu nguồn tài
chính dồi dào, trang thiết bị làm việc hiện đại, thời gian khơng q gấp
rút thì hiệu quả làm việc của nhóm sẽ tăng lên bởi nhóm sẽ được hỗ trợ
và giảm căng thẳng đối với việc hoàn thành mục tiêu chung.
(4) Quá trình tuyển chọn thành viên cho nhóm của tổ chức: việc

tuyển chọn được những thành viên có năng lực và phù hợp với mục tiêu
6


Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

của nhóm là hết sức quan trọng. Năng lực của các thành viên cần bao
gồm cả kiến thức chuyên môn và các kỹ năng mềm mang tính chất tổng
hợp như: tương tác cá nhân, tổ chức, giải quyết vấn đề, giải quyết xung
đột....
(5) Hệ thống đánh giá thực hiện công việc và hệ thống khen
thưởng: các nghiên cứu về tạo động lực làm việc cho người lao động ở
bất cứ tổ chức nào đều công nhận hệ thống đánh giá thực hiện công việc
và hệ thống khen thưởng là một trong những công cụ quan trọng thúc đẩy
tinh thần làm việc cho người lao động. Đối với nhóm cũng vậy, các công
cụ đánh giá thực hiện công việc và hệ thống khen thưởng là hết sức cần
thiết nhằm giúp thành viên nhóm hăng hái, nhiệt tình hơn với nhiệm vụ
được giao, thúc đẩy hoàn thành mục tiêu cá nhân từ đó góp phần hồn
thành mục tiêu của nhóm.
(6) Văn hóa tổ chức2: văn hóa tổ chức được hiểu là hệ thống
những giá trị, những niềm tin, những quy phạm được chia sẻ bởi các
thành viên trong tổ chức và hướng dẫn hành vi của những người lao động
trong tổ chức. Văn hóa của một tổ chức được thể hiện qua 3 cấp độ:
+ Các vật thể hữu hình: cách thức bố trí và trang trí nơi làm việc,
các biểu tượng vật chất, trang phục của nhân viên, điều kiện và môi
trường làm việc.
+ Các giá trị được tuyên bố: được thể hiện qua phong cách giao
tiếp, ứng xử của người lao động trong tổ chức, qua các triết lý kinh doanh
của doanh nghiệp, phong cách lãnh đạo…


2

Bùi Anh Tuấn và Phạm Thúy Hương (2012), Giáo trình Hành vi tổ chức, NXB ĐH Kinh tế quốc dân, Hà Nội.

7


Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

+ Các giả định: đó là các giá trị ngầm định. Khi các giá trị được
tuyên bố được kiểm nghiệm qua thực tế hoạt động của doanh nghiệp,
được người lao động chấp nhận thì sẽ được duy trì theo thời gian và dần
dần trở thành các giá trị ngầm định. Các giá trị ngầm định này thường
khó thay đổi và ảnh hưởng rất lớn tới phong cách làm việc, hành vi của
nhân viên trong tổ chức.
Nhóm nằm trong tổ chức và chịu sự chi phối của các giá trị văn
hóa tổ chức. Một tổ chức có văn hóa mở, phong cách làm việc tôn trọng
nhân viên, sự liên kết giữa cấp trên và cấp dưới chặt chẽ, hài hòa... sẽ tạo
ra mơi trường làm việc thúc đẩy các nhóm làm việc hiệu quả hơn.
(7) Bố trí nơi làm việc: nơi làm việc của nhóm cần được bố trí ở
nơi thuận tiện cho việc liên lạc với các bộ phận khác nhau trong tổ chức,
thuận tiện cho việc các thành viên của nhóm có thể đến họp hành, giao
lưu hay trao đổi cơng việc. Từ đó giúp nhóm nhanh chóng giải quyết vấn
đề nhờ tiết kiệm thời gian di chuyển để gặp gỡ nhau hay thời gian liên hệ
với các bộ phận khác nhau của tổ chức để yêu cầu những sự trợ giúp về
các nguồn lực cần thiết.
(8) Nhiệm vụ được giao cho nhóm: nhiệm vụ giao cho nhóm có
thể là đơn giản hay phức tạp. Tính phức tạp cao nói lên những nhiệm vụ
mới mẻ, khơng có tính thơng lệ hay đã có từ trước do đó địi hịi nhóm
phải có những sự nỗ lực khác nhau trong việc hoàn thành mục tiêu.

+ Các nhiệm vụ đơn giản: các thành viên trong nhóm chỉ cần dựa
vào quy trình hoạt động đã chuẩn hóa để làm khơng cần phải bàn bạc. Do
đó, nhóm sẽ vẫn làm việc có hiệu quả cho dù lãnh đạo nhóm yếu kém,
xung đột cao, truyền thơng kém.
+ Các nhiệm vụ có tính phức tạp, khó khăn, thử thách: các thành
viên trong nhóm cần phải gặp nhau nhiều hơn để thảo luận. Vậy nếu

8


Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

người lãnh đạo yếu, q trình truyền thơng khơng đảm bảo, xung đột
nhiều thì hiệu quả làm việc của nhóm sẽ bị suy giảm.
Các yếu tố bên trong ảnh hưởng đến kết quả làm việc nhóm
Các yếu tố bên trong ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm gồm:
(1) Năng lực làm việc của các thành viên trong nhóm; (2) Đặc tính cá
nhân của mỗi thành viên; (3) cấu trúc của nhóm.
(1) Năng lực làm việc của các thành viên trong nhóm
Năng lực của các thành viên trong nhóm là yếu tố có tính quyết định đối
với hiệu quả làm việc nhóm. Do các mục tiêu của nhóm thường là khó
khăn, thử thách, địi hỏi chun mơn khác nhau và thời hạn hồn thành có
giới hạn nên các thành viên ít nhất phải có kỹ năng chun mơn tốt đồng
thời có các kỹ năng mềm như: giao tiếp cá nhân, giải quyết xung đột, giải
quyết vấn đề, tổ chức, truyền thơng...để có thể đảm nhận tốt phần việc
được giao cho mình trong nhóm.
(2) Đặc tính cá nhân của mỗi thành viên
Các nhà nghiên cứu tâm lý học chỉ ra rằng những đặc tính cá nhân
mang tính tích cực như: tính xã hội, cởi mở, linh động và sáng tạo sẽ có
tác động tốt đến năng suất, tinh thần làm việc và độ vững chắc của nhóm.

Ngược lại, những người có tính độc đốn, ích kỷ, thích thống trị và khơng
thích tuân theo những quy định sẽ làm giảm năng suất, tinh thần và độ
vững chắc của nhóm.
(3) Cấu trúc của nhóm
Yếu tố cấu trúc nhóm là một yếu tố khả phức tạp bao gồm nhiều
yếu tố nhỏ hơn như: người lãnh đạo nhóm chính thức, vai trị của nhóm,
các chuẩn mực của nhóm, địa vị của các thành viên trong nhóm, quy mơ
nhóm, thành phần nhóm, tính liên kết trong nhóm.

9


Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

- Người lãnh đạo chính thức: Mọi nhóm đều cần có người lãnh đạo
chính thức. Người này cần có khả năng ảnh hưởng, tác động được các
thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu chung.
- Vai trị của nhóm: nhận thức của người quản lý tổ chức về vai trị
của nhóm sẽ ảnh hưởng đến kết quả đánh giá thực hiện cơng việc của
nhóm. Nhóm sẽ nhận được những sự hỗ trợ tốt nhất để hoàn thành mục
tiêu đồng thời nhóm cũng sẽ được nhận những đánh giá cao cho nhiệm vụ
nhóm đảm trách.
- Các chuẩn mực của nhóm: các chuẩn mực của mỗi nhóm, mỗi
cộng đồng và mỗi xã hội sẽ khác nhau và có thể thay đổi theo thời gian.
Các chuẩn mực chính thức sẽ được viết ra giấy như một cẩm nang của tổ
chức, trong đó trình bày những luật lệ, những thủ tục nhân viên phải tuân
theo. Tuy nhiên phần lớn các chuẩn mực là khơng chính thức mà mọi
người ngầm quy ước với nhau. Chuẩn mực cho các thành viên trong
nhóm biết những gì họ phải làm hoặc không được làm trong một số tình
huống khi làm việc cùng trong một tập thể. Các chuẩn mực giúp cho

nhóm:
 Duy trì sự tồn tại của nhóm;
 Tăng khả năng dự đốn hành vi của các thành viên trong nhóm;
 Giảm những rắc rối trong mối quan hệ ứng xử giữa các thành viên
trong nhóm;
Giúp phân biệt các nhóm khác nhau.
Để nhóm làm việc hiệu quả điều quan trọng hơn cả là sự tuân thủ các
chuẩn mực trong nhóm của các thành viên. VD: khơng được nói chuyện
riêng trong lúc đang thảo luận, khơng sử dụng điện thoại khi đang họp,

10


Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

không đi muộn, không về sớm....nhằm đảm bảo các cuộc họp không bị
gián đoạn.
- Địa vị: địa vị là vị trí hay thứ hạng do những người khác đặt ra
cho nhóm hay các thành viên trong nhóm. Địa vị có thể đạt được một
cách chính thức do tổ chức đặt ra hoặc đạt được một cách khơng chính
thức nhờ vào tuổi tác, kinh nghiệm, trình độ chun mơn, tính cách mà
mọi người đánh giá đối với nhóm.
Các thành viên trong nhóm có địa vị cao (được tổ chức coi trọng)
thường tự do hơn, ít chịu khn phép từ các chuẩn mực của tổ chức và áp
lực tuân thủ cũng ít hơn so với các nhóm có địa vị thấp. Để làm việc
nhóm có hiệu quả thì cần phải làm cho các thành viên trong nhóm tin
rằng thứ bậc địa vị trong nhóm là cơng bằng để các hành vi được thực
hiện theo đúng trật tự quy định. Các thành viên trong nhóm ln mong
muốn rằng địa vị mà một cá nhân có được phải tương ứng với những nỗ
lực của bản thân người đó. Bất kỳ sự bất cơng nào cũng có thể tạo ra tình

trạng mất cân bằng, dẫn đến loại hành vi không phù hợp hoặc xung đột
trong nhóm.
+ Quy mơ nhóm: Nhóm ít người (khoảng 7 người) hồn thành
nhiệm vụ nhanh hơn nhóm đơng người (12 người hoặc nhiều hơn). Tuy
nhiên, nhóm đơng người lại có ưu thế nhờ sự đa dạng của các thành viên
và thường giải quyết vấn đề tốt hơn nhóm nhỏ.
Quy mơ nhóm cũng là nguyên nhân dẫn đến tình trạng ỷ lại. Sự ỷ lại là xu
hướng mà các cá nhân khi làm việc tập thể ít nỗ lực hơn so vói khi làm
việc một mình. Việc gia tăng quy mơ nhóm có quan hệ nghịch với thành
tích cá nhân. Nhiều hơn chỉ tốt hơn theo nghĩa là năng suất tổng thế của
một nhóm bốn người lớn hơn so với một hoặc hai người nhưng năng suất
cá nhân của mỗi thành viên nhóm lại giảm đi (Theo nghiên cứu của
Ringelmann – nhà Tâm lý học người Đức, 1920).

11


Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

+ Thành phần nhóm: thơng thường, các hoạt động của nhóm địi
hỏi những kỹ năng và kiến thức đa dạng. Vì vậy, các nhóm khơng đồng
nhất (bao gồm các cá nhân không giống nhau) sẽ hiệu quả hơn so với các
nhóm đồng nhất.
Tuy nhiên các nhóm khơng đồng nhất cũng có nhiều khả năng xảy ra
xung đột hơn, và khi các các nhân có lập trường khách nhau thì khả năng
thích nghi trong nhóm sẽ hạn chế. Những nhóm này thường gặp khó khăn
và nhiều thời gian hơn trong việc giải quyết các vấn đề nhưng những khó
khăn này cũng sẽ giảm dần theo thời gian. Lý do là các nhóm đa dạng
phải mất một thời gian để học cách vượt qua những bất đồng về quan
điểm trong giải quyết vấn đề nhờ sự cải thiện trong kỹ năng làm việc

nhóm.
+ Tính liên kết trong nhóm: tính liên kết thể hiện mức độ gắn kết
của các thành viên trong nhóm hay mức độ động viên để các thành viên
tham gia vào nhóm và làm việc chung. Theo các kết quả nghiên cứu năm
2012 của Giáo sư Gregory Walton – Đại học Stanford về những tác động
của sự gắn kết đối với hành vi con người chỉ ra rằng: “Khi mọi người cảm
thấy gắn kết thành một nhóm cùng nhau làm việc để đạt được mục tiêu,
thì cho dù khơng nhận được phần thưởng, họ vẫn sẽ nhiệt tình hơn khi
làm việc một mình. Họ chăm chỉ hơn, đầu tư nhiều thời gian hơn, chú
tâm hơn và thực hiện công việc tốt hơn”. Như vậy tính liên kết trong
nhóm cao thì hiệu suất làm việc của nhóm sẽ cao hơn.
Để phát triển tính liên kết trong nhóm các nhà quản lý có thể sử
dụng các biện pháp sau: giảm quy mơ nhóm, khuyến khích các thành viên
đồng tình ủng hộ mục tiêu của nhóm, tăng lượng thời gian mà các thành
viên nhóm ở bên nhau, tăng địa vị của nhóm và tầm quan trọng được là

12


Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

thành viên trong nhóm, thúc đẩy cạnh tranh với nhóm khác, trao phần
thưởng cho nhóm chứ khơng phải cho các thành viên...
+ Quy trình làm việc nhóm: quy trình này cho biết nhóm hoạt động
như thế nào. Quy trình làm việc nhóm hiệu quả sẽ góp phần cải thiện hiệu
quả cơng việc cuối cùng của nhóm.

13