bai tap quan tri hoc

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (42.76 KB, 3 trang )

Bài 10: Thay đổi cơ cấu tổ chức – Bài toán hiệu quả

Câu 1: Nhận xét về chức năng tổ chức của công ty bibica.

Công ty bibica đã gặp phải sự cố do quản lý không hiệu quả. Mà phần lớn vấn đề
khó khăn phức tạp trong công tác quản trị phải được xem xét giải quyết hiệu quả
bắt đầu từ những nhược điểm của cơng tác tổ chức.

Tồn bộ hệ thống phần mềm (PM) trong cơng ty đều khơng có chương trình đồng
bộ mà chỉ là những mảng riêng lẻ, vì vậy dữ liệu khơng đồng nhất, gây khó khăn
trong quản lý. Việc luân chuyển thông tin từ người này sang người khác, từ bộ
phận này sang bộ phận khác đều phải xử lý lại rất mất thời gian và kém hiệu quả.
Ban giám đốc lúc đó khơng thể nhìn bao qt hoạt động của phịng ban cũng như
tình hình thực hiện kinh doanh: Hàng đã về bao nhiêu lần, đã thanh tốn bao
nhiêu... Dữ liệu cơng ty thì lưu trữ phân tán, khơng có chế độ bảo mật, khơng có
chế độ sao lưu định kỳ. Báo cáo trong hệ thống kế tốn khơng đáp ứng nhu cầu
quản trị, đều mang tính thống kê và chỉ có thể sử dụng định kỳ theo quý. Hệ thống
khơng cung cấp được những báo cáo mang tính chất phân tích tài chính, phản ảnh
sự biến động tức thời, chính xác và trực quan cũng như những dự báo trong tương
lai. Mặt khác, việc quản lý hàng hóa, ngun vật liệu đầu vào, đầu ra khơng do
khối tài chính kế tốn (TCKT) trực tiếp điều hành quản lý nên khơng thể kiểm sốt
được. Dữ liệu khơng thể chia sẻ tự động cho các bộ phận liên quan trực tiếp như
khối mua hàng, khối SX... Bibica bị sức ép gia tăng từ các đối thủ cạnh tranh khác
trên thị trường.

Tất cả yếu tố đó đã dẫn đến doanh số bán hàng không gia tăng kịp chi phí đầu tư và
chi phí SX. Ý tưởng tin học hóa quản lý DN gặp khó khăn. Hậu quả là năm 2002
ban điều hành đã không quản lý nổi hoạt động kinh doanh và Bibica thua lỗ, hệ
thống không đáp ứng nhu cầu thông tin cho cổ đơng, gây ra sự cố tài chính Bibica
đầu năm 2003

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

Bibica đã điều chỉnh cơ cấu tổ chức (bỏ cơ chế phó giám đốc), xây dựng ban lãnh
đạo gồm tổng giám đốc điều hành và các giám đốc các khối (nhân sự, tài chính, kỹ
thuật, SX, bán hàng...) cho phù hợp với hệ thống thông tin mà công ty sắp đầu tư.
Năm 2003 là năm Bibica cải tổ tồn bộ hệ thống thơng tin gồm Email (tự triển
khai), website, COS (Company Operation System - Văn phòng điện tử), ERP.

Với hệ thống ERP, Bibica đã chọn giải pháp Oracle E-Business Suite Special
Edition do công ty FPT tư vấn triển khai. Tổng chi phí đầu tư cho hệ thống này gần
2 tỷ đồng trong đó: 1,2tỷ cho PM, 0,5 tỷ cho phần cứng, cịn lại chi phí khác, gồm
05 module: Mua hàng, bán hàng, quản lý kho, kế toán và SX.

Bibica đã thành công khi áp dụng cấu trúc tổ chức chức năng. Bibica đã chia tổ
chức thành các tuyến chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận đảm nhận thực hiện
một nhiệm vụ nào đó. Mỗi bộ phận này được đặt dưới sự điều hành của các giám
đốc các khối như tài chính, kĩ thuật, bán hàng… điều này sẽ giúp Bibica có sự
chuyên mơn hố trong cơng việc, dễ kiểm sốt cơng việc và vai trò cuả các chức
năng chủ yếu sẽ được nêu bật.

Một ưu điểm nữa của Bibica đó là sự dứt khoát và sự quyết tâm trong việc thực
hiện chính sách mới. Mặc dù tỉ lệ sai số của nhân viên ứng với hệ thống mới rất
cao, và việc có thể phải bố trí thêm nhân sự để nhập số liệu sẽ làm cho chi phí sản
xuất của công ty tăng lên, nhưng sự kiên quyết đã giúp Bibica đứng vững và phát
triển.

Vậy có nhận xét chung như sau:

Bibica có một sự thay đổi kịp thời và hợp lí trong việc điều chỉnh và sắp xếp lại cơ
cấu tổ chức của công ty. Điều quan trọng giúp Bibica vượt qua được khó khăn và
đi đến thành cơng, đó là sự kết hợp ăn ý giữa cơ cấu tổ chức và việc cải tổ tồn bộ
hệ thống thơng tin, chính là tổ chức và quản lí hoạt động theo ERP đã giúp cho

cơng ty kiểm sốt được tình hình hoạt động kinh doanh.

Câu 2 : Bài học có thể rút ra qua tình huống này :

Phải phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức

Cần nắm bắt đâu là điểm mạnh, đâu là điểm yếu để có thể làm nổi bật vai trị của
các chức năng.

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3></div>