ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH


GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG
NGÀNH: CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

Thành phố Hồ C

Mn

T

n 9 năm 2020


ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH


GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG
NGÀNH: CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

THƠNG TIN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI
Họ tên: Hồng Thiên Phong

Học vị: Thạc sĩ
Đơn vị: Phịng Nghiên cứu Khoa học
Email:

TRƢỞNG KHOA

TỔ TRƢỞNG
BỘ MÔN

CHỦ NHIỆM
ĐỀ TÀI

HIỆU TRƢỞNG
DUYỆT

Thành phố Hồ C

Mn

T

n

năm 2020


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể đƣợc phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh

thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1


LỜI GIỚI THIỆU
Nghiệp vụ hành chính văn phịng là hoạt động có tính tất yếu và quan trọng
trong mọi cơ quan, tổ chức. Trong bối cảnh thế giới đang diễn ra cuộc cách mạng
thông tin hết sức mạnh mẽ và đất nƣớc ta đang tiến lên theo con đƣờng công nghiệp
hóa, hiện đại hóa và đổi mới hiện nay, văn phịng với tầm quan trọng đặc biệt ngày
càng đƣợc nhìn nhận đầy đủ hơn và cũng giành đƣợc sự quan tâm nhiều hơn, từ ngƣời
lãnh đạo, công chức, viên chức trong các cơ quan, doanh nghiệp cho đến những ngƣời
làm công việc nghiên cứu, giảng dạy, học tập về công tác hành chính văn phịng.
Ý thức đƣợc tầm quan trọng của văn phòng và quản trị văn phòng nên Trƣờng
Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM đã mạnh dạn đƣa mơn nghiệp vụ hành chính văn
phịng vào chƣơng trình đào tạo nhằm bồi dƣỡng những kiến thức về quản trị văn phòng
cho học sinh sinh viên ngay từ khi cịn ngồi trên ghế nhà trƣờng. Từ đó, đã góp phần
đào tạo nên một đội ngũ những ngƣời làm công tác văn phịng đơng đảo cho đất nƣớc.
Do tầm quan trọng của quản trị văn phòng nên từ trƣớc tới nay đã có nhiều sách
chun khảo hoặc giáo trình do các tác giả nƣớc ngoài và trong nƣớc biên soạn. Có thể
kể đến một số cơng trình chính nhƣ Quản trị hành chính văn phịng của học giả ngƣời
Anh Mike Harvey (1996); Giáo trình hành chính văn phịng (dùng cho đào tạo cử nhân
hành chính) của Học viện Hành chính Quốc gia (2004); Giáo trình Quản trị hành chính
văn phịng (dùng cho đào tạo cử nhân kinh tế) của Trƣờng Đại học Kinh tế quốc dân
Hà Nội (2005); Giáo trình Quản trị văn phòng của Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn, Đại học Quốc gia TP.HCM (2015), v.v …
Tuy vậy, do hiện nay đã có nhiều văn bản mới đƣợc ban hành, đặc biệt là Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thƣ đã cập

nhật bổ sựng nhiều quy định mới; Bên cạnh đó, nhằm đáp ứng mục tiêu đào tạo cho
học sinh sinh viên ngành Công nghệ thống tin của trƣờng, cần thiết phải có một giáo
trình cho mơn học Nghiệp vụ hành chính văn phịng.
Do u cầu cấp thiết đó, Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM, mà trực
tiếp là Khoa Công nghệ thông tin, tổ chức biên soạn cuốn Giáo trình Nghiệp vụ hành
chính văn p ịn nhằm đáp ừng yêu cầu nghiên cứu, giảng dạy của giảng viên và nhu
cầu học tập của đông đảo học sinh sinh viên.
Giáo trình đƣợc biên soạn gồm 4 chƣơng:
- Chƣơng 1: Giới thiệu về nghiệp vụ hành chính văn phòng;
- Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp;
- Chƣơng 3: Quản lý văn bản, hồ sơ hiệu quả trong công việc;
- Chƣơng 4: Kỹ năng giao tiếp trong cơng tác hành chính.
KHOA CƠNG NGHỆ THÔNG TIN

2


Những nội dung đƣợc đề cập đến trong giáo trình này giúp trang bị cho học sinh
sinh viên những kiến thức cơ bản và hệ thống về quản trị văn phịng. Những kiến thức đó
vừa mang tính đại cƣơng, vừa mang tính chuyên sâu để sử dụng cho giảng dạy, học tập.
Ngồi ra, giáo trình cịn có thể làm tài liệu tham khảo trong giảng dạy, học tập
về quản trị văn phòng đối với các chuyên ngành khác tại Trƣờng và trong công việc
chuyên môn của công chức, viên chức đang làm cơng tác văn phịng.
Với lần biên soạn đầu tiên, giáo trình này chắc chắn vẫn cịn những thiếu sót
nhất định. Tác giả rất mong nhận đƣợc nhiều ý kiến đóng góp của học sinh sinh viên,
đồng nghiệp và bạn đọc để giáo trình đƣợc hồn thiện hơn.
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 23 tháng 9 năm 2020
Chủ biên
Hồng Thiên Phong


KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

3


MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU ............................................................................................................ 2
CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG.............. 8
1.1. Các khái niệm cơ bản ........................................................................................... 8
1.1.1. Khái niệm văn phòng..................................................................................... 8
1.1.2. Khái niệm hành chính văn phịng .................................................................. 8
1.1.3. Khái niệm quản trị hành chính văn phịng .................................................... 9
1.1.4. Nghiệp vụ hành chính văn phịng ................................................................ 10
1.2. Chức năng, nhiệm vụ .......................................................................................... 10
1.2.1. Chức năng của Văn phòng .......................................................................... 10
1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng ............................................................................ 11
1.3. Mục tiêu .............................................................................................................. 11
1.4. Vai trò ................................................................................................................. 12
1.5. Câu hỏi củng cố chƣơng ..................................................................................... 12
CHƢƠNG 2: SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CHUYÊN
NGHIỆP......................................................................................................................... 13
2.1. Những yêu cầu của soạn thảo văn bản hành chính. ............................................ 13
2.1.1. Những yêu cầu chung .................................................................................. 13
2.1.2. Những yêu cầu cụ thể .................................................................................. 14
2.2. Đặc điểm văn bản hành chính. ........................................................................... 15
2.3. Sự khác biệt của văn bản hành chính và văn bản pháp luật ............................... 16
2.4. Những yêu cầu cơ bản trong nghiệp vụ soạn thảo văn bản hành chính ............. 18
2.4.1. Yêu cầu về nội dung .................................................................................... 18
2.4.2. Yêu cầu về văn phong ngôn ngữ. ................................................................ 20
2.4.3. Yêu cầu về hình thức, thể thức trong soạn thảo văn bản hành chính. ......... 24

2.5. Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính. ................................................. 30
2.5.1. Công văn ...................................................................................................... 30
2.5.2. Quyết định (cá biệt) ..................................................................................... 43

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

4


2.5.3. Nghị quyết ................................................................................................... 46
2.5.4. Thông báo .................................................................................................... 50
2.5.5. Báo cáo. ....................................................................................................... 52
2.5.6. Tờ trình. ....................................................................................................... 57
2.5.7. Biên bản ....................................................................................................... 59
2.6. Câu hỏi củng cố chƣơng ..................................................................................... 65
CHƢƠNG 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN, HỒ SƠ HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC .... 67
3.1. Khái quát công tác quản lý hồ sơ, văn bản ......................................................... 67
3.1.1. Khái niệm .................................................................................................... 67
3.1.2. Yêu cầu của công tác quản lý hồ sơ, văn bản .............................................. 67
3.1.3. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác quản lý hồ sơ,
văn bản ........................................................................................................................... 68
3.2. Tổ chức lập và lƣu trữ hồ sơ ............................................................................... 69
3.2.1. Khái niệm .................................................................................................... 69
3.2.2. Vị trí, tác dụng và yêu cầu của công tác lập hồ sơ ...................................... 69
3.2.3. Nội dung và phƣơng pháp lập hồ sơ............................................................ 71
3.2.4. Nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan ............................................... 75
3.2.5. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan....... 75
3.3. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. ....................................................... 76
3.3.1. Tổng quát về văn bản đến ............................................................................ 76
3.3.2. Các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đến hiệu quả ....................... 76

3.3.3. Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đến. ................................................. 77
3.4. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. .......................................................... 82
3.4.1. Tổng quát về văn bản đi .............................................................................. 82
3.4.2. Các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đi hiệu quả ......................... 82
3.4.3. Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đi. .................................................... 82
3.5. Tổ chức giải quyết và xử lý văn bản nội bộ trong doanh nghiệp. ...................... 86
3.6. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật .......................... 86
3.6.1. Quản lý con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật ................................................... 86

KHOA CƠNG NGHỆ THÔNG TIN

5


3.6.2. Sử dụng con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật................................................... 87
3.7. Câu hỏi củng cố chƣơng ..................................................................................... 87
CHƢƠNG 4: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH ........... 88
4.1. Đặc thù giao tiếp trong quản lý hành chính........................................................ 88
4.1.1. Tính mục đích .............................................................................................. 88
4.1.2. Tính hiệu quả ............................................................................................... 88
4.1.3. Tính tổ chức ................................................................................................. 88
4.2. Một số nguyên tắc giao tiếp................................................................................ 89
4.2.1. Đảm bảo sự hài hòa về mặt lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp ........... 89
4.2.2. Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp ........................................... 89
4.2.3. Nguyên tắc hƣớng tới giải pháp tối ƣu ........................................................ 90
4.2.4. Tơn trọng các giá trị văn hóa ....................................................................... 91
4.3. Kỹ năng giao tiếp hành chính ............................................................................. 91
4.3.1. Khả năng nắm bắt tâm lý ............................................................................. 91
4.3.2. Phong cách giao tiếp hành chính ................................................................. 92
4.3.3. Rèn luyện kỹ năng giao tiếp hành chính. .................................................... 93

4.3.4. Kỹ năng nói, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng trả lời. ...... 96
4.4. Câu hỏi củng cố chƣơng ................................................................................... 102
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................... 103
DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................... 104
PHỤ LỤC .................................................................................................................... 105

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

6


GIÁO TRÌNH MƠN HỌC
Tên mơn học: NGHIỆP VỤ VĂN PHÕNG
Mã mơn học: MH2101096
Ví trí, tính chất của mơn học:
- Vị trí: học sau mơn Tin học văn phịng, học kỳ 4
- Tính chất: Mơn học lý thuyết, mơn bắt buộc
Mục tiêu của mơn học:
- Về kiến thức:
+ Trình bày đƣợc danh sách các cơng việc trong văn phịng
+ Trình bày đƣợc qui trình xử lý văn bản hành chính chính xác và chuẩn mực
+ Biết cách điều phối công việc
- Về kỹ năng:
+ Thành thạo kỹ năng quản lý hồ sơ nhanh và tối ƣu hiệu quả
+ Xây dựng đƣợc qui trình làm việc chuyên nghiệp
+ Linh hoạt trong giao tiếp
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Ý thức đƣợc ý nghĩa của việc quản lý hồ sơ nhnh và hiệu quả.
+ Tự tin đảm nhận tất cả các vị trí cơng việc hành chính, văn phịng.


KHOA CƠNG NGHỆ THÔNG TIN

7


Chƣơng 1: Giới thiệu về nghiệp vụ hành chính văn phịng
CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG
Giới thiệu
Nghiệp vụ hành chính văn phịng là các biện pháp cần thiết để tổ chức và điều
hành các tổ chức, các bộ phận thực hiện các công việc văn phịng. Chƣơng này sẽ trình
các khái niệm cơ bản về cơng tác hành chính, văn phịng và văn thƣ; Trình bày kiến
thức chung về chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu, vai trị của cơng tác hành chính, văn
phịng và văn thƣ.
Mục tiêu
- Trình bày đƣợc các cơng việc trong nghiệp vụ hành chính văn phịng
- Phân loại đƣợc các loại nghiệp vụ hành chính văn phịng.
Nội dung
1.1. Các khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng là bộ phận Phụ trách cơng việc giấy tờ, hành chính trong một cơ
quan, tổ chức (gọi chung là cơ quan).
- Theo nghĩa rộng, Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng
giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức và điều hành các họat động chung, là trung tâm xử lý
thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của lãnh đạo cơ quan. Với
cách hiểu này, Văn phịng có ba cách tiếp cận:
+ Về phƣơng diện tổ chức, Văn phòng là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của
cơ quan.
+ Về chức năng, Văn phịng có chức năng thực hiện các hoạt động tham mƣu,
tổng hợp.
+ Về tính chất, Văn phịng thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho hoạt

động điều hành của nhà quản lý.
- Theo nghĩa hẹp, Văn phòng là trụ sở làm việc, là nơi giao tiếp đối nội, đối
ngoại của một cơ quan, một nhà chức trách.
- Theo cách hiểu chung nhất: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ
quan, đơn vị; Là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo,
quản lý; Là nơi bảo đảm điều kiện vật chất cho hoạt động chung của cơ quan.
1.1.2. Khái niệm hành chính văn phịng
1.1.2.1. Hành chính là gì?
Theo nghĩa rộng, hành chính là thuật ngữ chỉ một hoạt động hoặc tiến trình có
liên quan tới những biện pháp để thực thi những mục tiêu, nhiệm vụ đã đƣợc vạch sẵn.

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

8


Chƣơng 1: Giới thiệu về nghiệp vụ hành chính văn phịng
- Khi có hai ngƣời trở lên cùng hợp tác để thực hiện một mục tiêu chung mà
một cá nhân khơng thể thực hiện đƣợc thì ở đó xuất hiện hình thức của quản lý và
hành chính. Nhƣ vậy, với nghĩa rộng, hành chính là biện pháp để tổ chức và điều hành
của các tổ chức, các nhóm, các đồn thể hợp tác trong hoạt động của mình để đạt đƣợc
mục tiêu chung. Vì quản lý liên quan tới nhiều thể thức hoạt động hợp tác nên những
ai tham gia vào hoạt động hợp tác đều có nghĩa là tham gia vào một dạng hoạt động
của quản lý - đó là cơng việc hành chính (các câu lạc bộ, nhà thờ, trƣờng học, gia
đình... đều cần đến hành chính để đạt đƣợc mục tiêu chung).
- Theo định nghĩa của Tự điển hành chính cơng: "Hành chính là tiến trình mà
theo đó các quyết định và chính sách của tổ chức đƣợc thực hiện"
- Theo nghĩa hẹp, hành chính đƣợc xem là quản lý công việc của nhà nƣớc, xuất
hiện cùng nhà nƣớc; Chỉ có những cơ quan nhà nƣớc mới tiến hành các hoạt động
hành chính

- Đứng về mối quan hệ giữa hành chính - chính trị, cho rằng: chính trị là biểu
hiện ý chí của nhà nƣớc, cịn hành chính chỉ là sự chấp hành của ý chí nhà nƣớc. Theo
cách hiểu này, bất kỳ bộ phận quản lý nào, bất kỳ hoạt động quản lý chấp hành ý chí
nhà nƣớc đều đƣợc gọi là hành chính.
- Đứng về góc độ khoa học quản lý, hành chính là mọi hoạt động có liên quan
đến quản lý, bất kỳ tổ chức nào (cơng hoặc tƣ, có lợi nhuận hay khơng lợi nhuận), đều
thực hiện hành chính trên cơ sở phân tích cơng việc một cách khoa học, có căn cứ lý
luận, nguyên tắc, phƣơng pháp có ý nghĩa phổ biến.
1.1.2.2. Phân biệt hành chính và quản lý
Hành chính là hoạt động trong lĩnh vực tổ chức quản lý và điều hành; đƣợc tiến
hành trên cơ sở những quy tắc nhất định do nhà nƣớc hoặc các tổ chức chủ thể ra lệnh
hoặc bắt buộc nhằm đạt tới mục đích phục vụ cho lợi nhuận chung đƣợc xác định.
Quản lý trƣớc hết đƣợc hiểu nhƣ một chức năng hoạt động của một tổ chức hay
một cá nhân nhất định khi tham gia vào một cơng việc cần có sự kiểm sốt một sự vật
hay một q trình nào đó. Đồng thời, để giúp cho hoạt động hành chính đạt hiệu quả,
chủ thể quản lý cần phải sử dụng đến các công cụ, phƣơng tiện quản lý.
1.1.2.3. Hành chính văn phịng
Là các biện pháp tổ chức và điều hành các tổ chức, các bộ phận thực hiện các
cơng việc văn phịng; chủ yếu là các công việc về soạn thảo, quản lý hồ sơ, giấy tờ để
đảm bảo các yêu cầu thông tin phục vụ quản lý, lãnh đạo.
1.1.3. Khái niệm quản trị hành chính văn phịng
1.1.3.l. Quản trị là gì?

KHOA CƠNG NGHỆ THÔNG TIN

9


Chƣơng 1: Giới thiệu về nghiệp vụ hành chính văn phòng
Quản trị là sự phối hợp tất cả các nguồn lực thơng qua tiến trình hoạch định, tổ

chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt đƣợc các mục tiêu đã đề ra. Quản trị là quá trình
làm việc với nhau và thông qua những ngƣời khác để thực hiện các mục tiêu của tổ
chức trong một môi trƣờng luôn biến động.
Có nhiều quan niệm khác nhau về quản trị. Mỗi tác giả ở góc độ khác nhau có
thể đƣa ra những quan niệm riêng. Có tác giả cho rằng "quản trị" là những hoạt động
phát sinh từ sự tập hợp nhiều ngƣời một cách có ý thức nhằm hồn thành những mục
tiêu chung. Những tập thể đó gọi là các tổ chức mà các tổ chức là môi trƣờng của quản
trị, hay quản trị là hoạt động cần thiết phải thực hiện khi con ngƣời kết hợp với nhau
trong các tổ chức nhằm thực hiện các mục tiêu chung.
Từ cách hiểu trên, có thể nói khó có thể phân biệt "quản trị" với "quản lý". Tuy
nhiên, có thể phân biệt một cách tƣơng đối: Quản lý thƣờng dùng trong những trƣờng
hợp chung, thuộc phạm vi, lĩnh vực bao quát (quản lý nhà nƣớc, quản lý kinh tế); còn
quản trị thƣờng dùng trong những trƣờng hợp cụ thể hơn (quản trị doanh nghiệp, quản
trị tài chính, quản trị nhân sự,...). Qua đó, có thể hiểu, "quản trị" có phạm vi hẹp hơn
"quản lý".
1.1.3.2. Quản trị hành chính văn phịng
Là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm sốt các cơng việc văn phịng nhằm xử
lý thơng tin để đạt đƣợc những mục tiêu đã định trƣớc.
1.1.4. Nghiệp vụ hành chính văn phịng
Nghiệp vụ hành chính văn phịng là kỹ năng thực hiện các cơng việc hành chính
đơn thuần nhƣ xử lý văn bản đi, đến, soạn thảo văn bản, giao tiếp qua đện thoại… do
các nhân viên hành chính văn phịng thực hiện. Họ làm việc với giấy tờ, máy móc,
trang thiết bị văn phịng.
Mặc dù nghiệp vụ hành chính văn phịng chủ yếu do nhân viên hành chính văn
phịng thực hiện, nhƣng cơng việc hành chính văn phịng có mặt ở mọi phòng, ban
trong từng cơ quan, tổ chức, mọi thành viên từ cấp nhân viên đến cấp lãnh đạo đều
thực hiện cơng việc hành chính dù ở các mức độ khác nhau.
1.2. Chức năn n ệm vụ
1.2.1. Chức năng của Văn phòng
1.2.1.1. Chức năng tham mƣu, tổng hợp

Hoạt động của Văn phòng ảnh hƣởng đến hiệu quả, chất lƣợng quyết định của
lãnh đạo và hoạt động của cơ quan.
+ Nội dung của công tác tham mƣu là các hoạt động tham vấn của cơng tác Văn
phịng (nghiên cứu kế hoạch, đề xuất hƣớng xử lý, giải quyết vấn đề...).

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

10


Chƣơng 1: Giới thiệu về nghiệp vụ hành chính văn phịng
+ Nội dung của cơng tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thông tin, dữ
liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý.
"Tham mƣu" và "tổng hợp" có quan hệ chặt chẽ nhau; khó tách rời nhau trong
hoạt động Văn phòng.
1.2.1.2. Chức năng phục vụ (hậu cần)
Bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, kinh phí làm việc của cán bộ, cơng chức, viên
chức và của toàn cơ quan.
Phục vụ tốt các cuộc họp, hội nghị, làm việc của lãnh đạo (bao gồm cơ sở vật
chất, các phƣơng tiện, điều kiện làm việc...).
1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng
Giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc của cơ quan;
- Xây dựng chƣơng trình cơng tác và đơn đốc việc thực hiện; bố trí, sắp xếp
chƣơng trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm;
Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin;
- Thực hiện nhiệm vụ tƣ vấn văn bản cho lãnh đạo, chịu trách nhiệm về tính
pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản do tổ chức ban hành;
- Thực hiện công tác Văn thƣ - lƣu trữ; giúp lãnh đạo giải quyết văn bản, giấy tờ
theo quy chế hoạt động của tổ chức; Tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn bản đó;
Tổ chức giao tiếp đối nội và đối ngoại, với vai trò là cầu nối vời các bộ phận,

đơn vị trong, ngoài cơ quan và với ngƣời dân;
- Theo dõi, điều hòa hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong cơ quan để đảm
bảo cho việc quản lý, điều hành công việc của lãnh đạo đƣợc diễn ra một cách trình tự,
thông suốt và hiệu quả; không bị chồng chéo hoặc bỏ sót cơng việc;
Bảo đảm điều kiện vật chất cần thiết để đáp ứng tốt yêu cầu hoạt động của cơ quan;
Tổ chức, quản lý nhân sự của Văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và
tổ chức bộ máy của cơ quan.
1.3. Mục tiêu
Hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đều hƣớng tới những mục tiêu nhất định.
Muốn đạt đƣợc mục tiêu đề ra, nhà quản lý phải thực hiện việc điều hành hoạt động
của cơ quan, tổ chức một cách khoa học và hợp lý.
Trong hoạt động quản lý, các nhà quản lý cần có thơng tin liên quan đến sự tồn
tại và phát triển của cơ quan, đến quá trình thực hiện những mục tiêu đã đƣợc đề ra;
Phải xử lý thông tin, tổng hợp những thông tin thu thập đƣợc nhằm tạo ra những thơng
tin hữu ích, để từ đó có thể đƣa ra những quyết định quản lý kịp thời, phù hợp, chính
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

11


Chƣơng 1: Giới thiệu về nghiệp vụ hành chính văn phòng
xác; Phải tổ chức, điều hành, phối hợp các hoạt động của cơ quan một cách liên tục ,
chặt chẽ, thống nhất và đạt hiệu quả. Những thơng tin đó cần đƣợc chuyển tải đến các
đối tƣợng quản lý và các đối tƣợng khác có liên quan. Phải tổ chức lƣu trữ thông tin
theo yêu cầu của hoạt động quản lý và sử dụng chúng có hiệu quả cho hoạt động của
cơ quan, tổ chức.
Nhà quản lý còn phải tổ chức công việc cung ứng các dịch vụ cần thiết phục vụ
cho hoạt động của bản thân và cho toàn cơ quan. Đó là việc đảm bảo những điều kiện
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Những công việc nhƣ thu thập, xử lý thông tin, tham mƣu chung cho nhà quản

trị tổ chức, điều hành cơ quan vận hành trôi chảy, cung cấp các dịch vụ và phục vụ hậu
cần cho việc quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức nhƣ đã nêu trên trở
thành một hoạt động thiết yếu, có mặt ở tất cả các loại hình cơ quan, tổ chức khác
nhau trong xã hội. Từ đó, mọi cơ quan, tổ chức dù là cơng hay tƣ, lớn hay nhỏ thì
trong cơ cấu tổ chức cũng đều phải lập ra một bộ phận để đảm trách những cơng việc
nêu trên. Vì vậy sự hiện hữu của văn phòng và nghiệp vụ hành chính văn phịng là một
tất yếu khách quan trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.
1.4. Vai trò
Văn phòng là "bộ nhớ" của lãnh đạo, của ngƣời quản lý; là tai mắt của cơ quan.
Nếu Văn phịng làm việc một cách khoa học nề nếp thì cơng việc của cơ quan sẽ sn
sẻ, thơng suốt, có năng suất, chất lƣợng và hiệu quả.
Văn phòng là "bộ lọc" của cơ quan. Văn phòng thu thập và xử lý thông tin trƣớc
khi báo cáo, xin ý kiến lãnh đạo; nội dung báo cáo, đề xuất đã đƣợc xử lý, chọn lọc.
Văn phòng là "bộ mặt" của cơ quan. Văn phịng là nơi giao tiếp cơng việc với
các cơ quan khác, gắn liền với uy tín của cơ quan và của chính ngƣời lãnh đạo.
1.5. Câu hỏi củng cố c ƣơn
Câu 1. Nêu các khái niệm: văn phòng, hành chính văn phịng, quản trị hành
chính văn phịng và nghiệp vụ hành chính văn phịng?
Câu 2: Phân tích chức năng cơ bản của văn phịng?
Câu 3: Trình bày các nhóm nhiệm vụ chủ yếu của văn phịng?
Câu 4: Phân tích vai trò của văn phòng để làm rõ tầm quan trọng của nó?

KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN

12


Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp
CHƢƠNG 2: SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
CHUN NGHIỆP

Giới thiệu
Chƣơng 2 Trình bày các đặc điểm, cách nhận biết văn bản hành chính so với
các loại văn bản khác; Trình bày các yêu cầu khi soạn thảo văn bản hành chính; Giới
thiệu các hình thức, thể thức văn bản hành chính; Giới thiệu về văn phong của văn bản
hành chính; Trình bày kỹ thuật soạn thảo một số loại văn bản hành chính thơng dụng.
Mục tiêu
- Trình bày đƣợc những yêu cầu của soạn thảo văn bản hành chính
- Trình bày đƣợc đặc điểm văn bản hành chính
- So sánh đƣợc văn bản hành chính và văn bản pháp luật
- Trình bày đƣợc những yêu cầu cơ bản trong nghiệp vụ soạn thảo văn
- Soạn thảo đƣợc một số văn bản hành chính
Nội dung
2.1. Những yêu cầu của soạn thảo văn bản hành chính.
2.1.1. Những yêu cầu chung
- Nắm vững đƣờng lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nƣớc.
- Văn bản ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm
vi hoạt động của cơ quan.
- Nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phƣơng thức giải quyết cơng việc
rõ ràng, phù hợp, có tính khả thi.
- Văn bản đƣợc trình bày đúng thể thức, văn phong.
Ngƣời soạn thảo văn bản phải có nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa
trên kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, và những kiến thức cơ bản khác về quản lý nhà
nƣớc, quản lý kinh tế, quản lý xã hội, kiến thức pháp luật, văn hoá, tâm lý, v.v.
Khổ giấy trình bày văn bản hành chính: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trƣờng hợp nội dung văn bản có
các bảng, biểu nhƣng không đƣợc làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể đƣợc
trình bày theo chiều rộng.
Định lề trang: Cách mép trên và mép dƣới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35
mm, cách mép phải 15-20 mm.
Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode

theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

13


Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp
Số trang văn bản: Đƣợc đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đƣợc đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản,
không hiển thị số trang thứ nhất.
2.1.2. Những yêu cầu cụ thể
2.1.2.1. Hình thức.
Văn bản quy phạm pháp luật đƣợc thực hiện theo quy định của Luật Ban hành
Văn bản quy phạm pháp luật.
Văn bản hành chính: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế,
quy định, thông cáo, thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án,
dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, công điện, bản ghi nhớ, bản
thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu
chuyển, phiếu báo, thƣ công.
Văn bản chuyên ngành.
Văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.
2.1.2.2. Thể thức
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những
thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung
trong những trƣờng hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của ngƣời có thẩm quyền.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Nơi nhận.
Ngồi các thành phần nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác nhƣ:
- Phụ lục.
- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lƣu hành.
- Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn bản và số lƣợng bản phát hành.
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

14


Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thƣ điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại;
số Fax.
2.1.2.3. Bố cục văn bản
a) Phần mở đầu
Bao gồm: Quốc hiệu; tên cơ quan ban hành; số, ký hiệu; địa danh, ngày, tháng,
năm; tên loại, trích yếu nội dung của văn bản; căn cứ ban hành văn bản.
b) Phần nội dung
Đây là phần quan trọng của văn bản và đƣợc trình bày tùy theo kết cấu nội
dung từng loại văn bản khác nhau nhƣ công văn, báo cáo, đề án, quyết định v.v….
c) Phần cuối văn bản
Bao gồm: thẩm quyền ký, dấu, nơi nhận.
Lưu ý:
- Văn bản cịn có thể thêm các yếu tố khác nhƣ: Dấu độ mật, độ khẩn, tên viết

tắt ngƣời đánh máy, số lƣợng bản đánh máy hoặc sao chụp, các phụ chú nhƣ "xem tại
chỗ, xem xong Xin trả lại" (nếu có), .v.v.
- Các văn bản phụ chỉ bao gồm các yếu tố: Quốc hiệu; tên cơ quan; tên loại văn
bản và trích yếu nội dung; căn cứ ban hành văn bản; địa danh, ngày, tháng, năm; nội
dung; thẩm quyền ký; con dấu hợp pháp.
2.2. Đặc đ ểm văn bản hành chính.
Ngắn gọn: Để văn bản có tính hiệu lực, khơng khoa trƣơng hình thức. Văn bản
khơng đƣợc viết dài dịng, ý trùng lặp, khơng dùng câu thừa, chữ thừa làm lu mờ ý
chính. Một số loại văn bản đƣợc viết theo một khuôn mẫu định sẵn;
Dễ hiểu: Để ngƣời đọc dễ tiếp thu, dễ nhớ. Tính dễ hiểu phải gắn với tính
chính xác.
Chính xác: Văn bản địi hỏi chỉ có một cách hiểu duy nhất, khơng cho phép có
nhiều cách hiểu, cách giải thích khác nhau. Văn bản khơng chính xác có thể gây ảnh
hƣởng tiêu cực đến đối tƣợng áp dụng, gây khó khăn trong việc tổ chức thực hiện.
Tính hiệu lực: Văn bản có tính hiệu lực cao, bắt buộc phải thực hiện. Văn bản
thƣờng quy định hiệu lực thực hiện, thời gian, đơn vị thực hiện, con dấu của cơ quan
ban hành, chữ ký của ngƣời có trách nhiệm.
Tính khn mẫu: Văn bản dùng để giải quyết những cơng việc có tính chất lặp
đi lặp lại nên phải theo khn mẫu thống nhất do Nhà nƣớc hoặc tổ chức đoàn thể
quy định.
Tính khách quan: Văn bản có nhiệm vụ truyền đạt các thơng tin mang tính quy
phạm. Nhiệm vụ của ngƣời soạn thảo, xử lý văn bản là phải thực hiện đƣợc ý chí của
KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN

15


Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp
chủ thể ban hành ở mức tối đa, các yếu tố cá nhân, chủ quan phải đƣợc giảm xuống
mức tối thiểu. Tính khách quan trong văn bản hành chính là dấu hiệu đặc biệt, gắn với

chuẩn mực pháp luật, nhấn mạnh tính xác nhận, mệnh lệnh.
Tính lịch sự: Thể hiện trình độ văn hóa, trình độ văn minh hành chính của một
nhà nƣớc của dân, do dân, vì dân.
2.3. Sự khác biệt của văn bản àn c n và văn bản pháp luật
“Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành,
giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.1
“Văn bản quy phạm pháp luật” là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, đƣợc
ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật.2
Hai loại văn bản này có sự khác biệt nhƣ sau:
Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là
văn bản đƣợc áp dụng lặp đi lặp lại
nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá
nhân trong phạm vi cả nƣớc hoặc đơn
Phạm vi áp
vị hành chính nhất định, do cơ quan
dụng
nhà nƣớc, ngƣời có thẩm quyền quy
định trong Luật ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ban hành và
đƣợc Nhà nƣớc bảo đảm thực hiện.

2

Văn bản hành chính thơng
thƣờng là những văn bản mang
tính chất thơng tin điều hành
nhằm thực thi các văn bản quy
phạm pháp luật hoặc dùng để

giải quyết các cơng việc cụ thể,
phản ánh tình hình giao dịch,
trao đổi, ghi chép công việc của
cơ quan.

Hiệu lực
pháp lý

Văn bản quy phạm pháp luật có
Có hiệu lực thấp hơn văn bản
hiệu lực pháp lý cao hơn văn bản quy phạm pháp luật.
hành chính thơng thƣờng.

Nội dung

Chứa những quy tắc xử sự chung,
Nội dung chỉ mang tính chất
có hiệu lực bắt buộc chung.
thông tin để giải quyết các công
việc cụ thể, trao đổi, ghi chép
công việc…

1. Hiến pháp.
2. Bộ luật, luật (sau đây gọi chung
Hình thức
là luật), nghị quyết của Quốc hội.

1

Văn bản hành chính


1. Nghị quyết (cá biệt).
2. Quyết định (cá biệt).
3. Chỉ thị.

Khoản 3, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐCP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thƣ
Điều 2 Luật số: 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2015 của Quốc hội ban hành văn bản quy phạm pháp luật

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

16


Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp
Văn bản quy phạm pháp luật
3. Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy
ban thƣờng vụ Quốc hội; nghị quyết
liên tịch giữa Ủy ban thƣờng vụ Quốc
hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung
ƣơng Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
4. Lệnh, quyết định của Chủ tịch
nƣớc.
5. Nghị định của Chính phủ; nghị
quyết liên tịch giữa Chính phủ với
Đồn Chủ tịch Ủy ban trung ƣơng
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
6. Quyết định của Thủ tƣớng
Chính phủ.
7. Nghị quyết của Hội đồng
Thẩm phán Tịa án nhân dân tối cao.

8. Thơng tƣ của Chánh án Tịa án
nhân dân tối cao; thơng tƣ của Viện
trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối
cao; thông tƣ của Bộ trƣởng, Thủ
trƣởng cơ quan ngang bộ; thông tƣ
liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân
dân tối cao với Viện trƣởng Viện kiểm
sát nhân dân tối cao; thông tƣ liên tịch
giữa Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan
ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân
dân tối cao, Viện trƣởng Viện kiểm
sát nhân dân tối cao; quyết định của
Tổng Kiểm toán nhà nƣớc.
9. Nghị quyết của Hội đồng nhân
dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ƣơng (sau đây gọi chung là cấp tỉnh).
10. Quyết định của Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh.
11. Văn bản quy phạm pháp luật
của chính quyền địa phƣơng ở đơn vị
hành chính - kinh tế đặc biệt.
KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN

Văn bản hành chính
4. Quy chế.
5. Quy định.
6. Thơng cáo.
7. Thơng báo.
8. Hƣớng dẫn.
9. Chƣơng trình.

10. Kế hoạch
11. Phƣơng án.
12. Đề án.
13. Dự án.
14. Báo cáo.
15. Biên bản.
16. Tờ trình.
17. Hợp đồng.
18. Công văn.
19. Công điện.
20. Bản ghi nhớ.
21. Bản thỏa thuận.
22. Giấy uỷ quyền
23. Giấy mời.
24. Giấy giới thiệu.
25. Giấy nghỉ phép.
26. Phiếu gửi.
27. Phiếu chuyển.
28. Phiếu báo.
29. Thƣ công.

17


Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp
Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản hành chính

12. Nghị quyết của Hội đồng

nhân dân huyện, quận, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành
phố trực thuộc trung ƣơng (sau đây
gọi chung là cấp huyện).
13. Quyết định của Ủy ban nhân
dân cấp huyện.
14. Nghị quyết của Hội đồng
nhân dân xã, phƣờng, thị trấn (sau
đây gọi chung là cấp xã).
15. Quyết định của Ủy ban nhân
dân cấp xã.
Phải đƣợc xây dựng theo đúng
Các cơ quan, đơn vị, cá
Thủ tục trình tự, thủ tục quy định tại Luật Ban nhân nào ban hành thì sẽ tự
xây dựng, hành văn bản quy phạm pháp luật.
soạn thảo và phát hành mà
ban hành
khơng cần tn theo trình tự,
thủ tục luật định nào.

Thể thức
trình bày

Văn bản quy phạm pháp luật
đƣợc trình bày theo Nghị định số
34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của
Chính phủ quy định chi tiết một số
điều và biện pháp thi hành Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật.


Văn bản hành chính thơng
thƣờng đƣợc trình bày theo Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ về
công tác văn thƣ.

2.4. Những yêu cầu cơ bản trong nghiệp vụ soạn thảo văn bản hành chính
2.4.1. Yêu cầu về nội dung
2.4.1.1. Đảm bảo tính chính trị
Tính chính trị của Văn bản thể hiện trong việc phản ánh, truyền tải đƣờng lối,
chủ trƣơng, chính sách của Đảng; Văn bản quản lý của cơ quan nhà nƣớc cấp trên
cũng nhƣ nghị quyết của cấp ủy cùng cấp. Văn bản của các cơ quan nhà nƣớc không
đƣợc trái với đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách của Đảng; hiến pháp, pháp luật và văn
bản quản lý của các cơ quan quản lý nhà nƣớc cấp trên. Tính chính trị trong văn bản
tạo nên tính thống nhất của hệ thống văn bản quản lý nhà nƣớc nói riêng và hệ thống
văn bản của các cơ quan nhà nƣớc nói chung với định hƣớng chính trị của Đảng và
hiến pháp, pháp luật của Nhà nƣớc. Điều này đòi hỏi ngƣời soạn thảo văn bản phải

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

18


Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp
nắm vững quan điểm, đƣờng lối của Đảng; hiến pháp, pháp luật và các văn bản quản
lý nhà nƣớc có liên quan để vận dụng và cụ thể hóa trong văn bản.
2.4.1.2. Đảm bảo tính pháp lý
Tính pháp lý của Văn bản thể hiện thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan
cũng nhƣ khả năng bắt buộc, cƣỡng chế thực hiện của văn bản. Để văn bản có khả
năng bắt buộc, cƣỡng chế thực hiện thì văn bản phải đƣợc ban hành đúng thẩm quyền,

thủ tục và đƣợc ban hành để giải quyết vấn đề, sự việc trong phạm vi thẩm quyền đƣợc
pháp luật quy định. Nếu văn bản khơng ban hành đúng với thẩm quyền, trình tự, hình
thức theo quy định thi đƣợc coi là bất hợp pháp, khơng có hiệu lực trong thực tế.
Những văn bản chứa đựng thông tin quy phạm (quy chế, quy định... ) là những
văn bản thể hiện rõ tính pháp lý - quản lý, cần phải đƣợc soạn thảo dƣới hình thức quy
định, bố cục chặt chẽ khoa học. Để đạt đƣợc yêu cầu này đòi hỏi ngƣời soạn thảo văn
bản phải am tƣờng pháp luật, có kiến thức tổng hợp và kỹ thuật sử dụng ngôn ngữ tốt.
2.4.1.3. Đảm bảo tính mục đích
Khi soạn thảo Văn bản, cần phải xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của
văn bản, tức là phải trả lời các câu hỏi: Văn bản này ban hành để làm gì? Kết quả của
việc ban hành văn bản này là gì? Phạm vi giải quyết của văn bản khi đƣợc ban hành
đến đâu? Đối tƣợng áp dụng, thực hiện Văn bản là ai?... Chính vì vậy, khi soạn thảo,
ngƣời soạn thảo phải xác định rõ nội dung văn bản cần soạn thảo, xác định cách thức,
biện pháp cụ thể, phù hợp để đạt đƣợc mục tiêu của việc ban hành văn bản.
2.4.1.4. Đảm bảo tính khoa học
Nội dung văn bản ngắn gọn; mang đầy đủ thơng tin cần thiết, chính xác, kịp thời;
Nội dung văn bản phải đảm bảo tính hệ thống;
Nội dung văn bản phải logic, nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ;
Nội dung văn bản phải có tính dự báo;
Sử dụng văn phong thích hợp cho từng 1oại văn bản;
Ngơn ngữ sử dụng trong văn bản phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác,
phổ thơng.
2.4.1.5. Đảm bảo tính phổ thơng, đại chúng
Đối tƣợng tiếp nhận văn bản có thể gồm nhiều tầng lớp nhân dân, có trình độ
học vấn khác nhau nên có khả năng tiếp nhận nội dung văn bản khác nhau. Để các đối
tƣợng này tiếp nhận và hiểu nội dung văn bản một cách chung nhất thì nội dung văn
bản phải rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu, dễ nhớ, phổ cập, phù hợp với trình độ dân trí. Các từ
ngữ chun mơn phải đƣợc sử dụng nhất quán, đúng quy định. Tuy nhiên, nội dung
văn bản vẫn phải đảm bảo tính nghiêm túc, chặt chẽ và chính xác. Chính vì vậy, ngƣời


KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN

19


Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chun nghiệp
soạn thảo văn bản ln phải chú ý đến đặc điểm của đối tƣợng tiếp nhận văn bản để
đảm bảo hiệu quả cao nhất của văn bản khi đƣợc ban hành.
2.4.1.6. Đảm bảo tính khả thi
Tính khả thi của văn bản là kết quả của sự kết hợp tất cả các yêu cầu: tính chính
trị; tính pháp lý; tính mục đích; tính khoa học và tính phổ thơng, đại chúng. Tuy nhiên,
để đảm bảo tính khả thi cao, văn bản còn phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Nội dung văn bản phải phù hợp với điều kiện thực tế. Khi đƣa ra các quy
phạm điều chỉnh hay quy định trách nhiệm, nghĩa vụ của đối tƣợng thực hiện phải hợp
lý, phù hợp với quy định của pháp luật, và đặc biệt phải phù hợp với trình độ, năng lực
của đối tƣợng thực hiện. Nếu những yêu cầu trên khơng đƣợc đảm bảo, văn bản đó
khơng có tính khả thi, ảnh hƣởng đến uy tín, hiệu quả quản lý của chính cơ quan ban
hành văn bản.
- Quy định rõ quyền và trách nhiệm, nghĩa vụ của các chủ thể khi tham gia thực
hiện văn bản. Tuy nhiên, khi quy định phải đƣa ra các điều kiện để các chủ thể thực
hiện các quyền và nghĩa vụ đã quy định. Hiện nay, trong rất nhiều văn bản quản lý của
các cơ quan việc quy định quyền và nghĩa vụ của các chủ thể rất chung chung, chỉ quy
định quyền hoặc chỉ quy định nghĩa vụ…. Điều này làm cho các chủ thể gặp khó khăn
trong việc thực hiện các quy định của văn bản và làm cho tính khả thi của văn bản bị
hạn chế.
2.4.2. Yêu cầu về văn phong ngôn ngữ.
2.4.2.1. Ngôn ngữ
Ngôn ngữ là phƣơng tiện giao tiếp quan trọng nhất của con ngƣời. Ngôn ngữ bao
gồm ngơn ngữ nói và ngơn ngữ viết. Hoạt động giao tiếp bằng ngơn ngữ ln diễn ra
theo 2 q trình: q trình phát (nói, viết) và q trình nhận (nghe, đọc). Chữ viết là hệ

thống các kí hiệu để diễn đạt nội dung văn bản làm phƣơng tiện giao tiếp của một cộng
đồng ngƣời nhất định. Đối với văn bản quản lý nhà nƣớc, tiếng Việt phổ thông là ngôn
ngữ đƣợc sử dụng chính thức để ban hành văn bản – phƣơng tiện giao tiếp giữa các cơ
quan, các tổ chức với nhau, giữa các cơ quan, tổ chức với công dân và ngƣợc lại.
2.4.2.2. Phong cách ngôn ngữ
Phong cách ngôn ngữ là hệ thống các đơn vị ngôn ngữ (từ, cụm từ, câu, bố cục
văn bản, v.v…) đƣợc lựa chọn để diễn đạt một nội dung theo một thể loại văn bản nhất
định. Có nhiều phong cách ngơn ngữ nhất định, ví dụ nhƣ:
- Phong cách khẩu ngữ (ngơn ngữ nói – dùng sinh hoạt và làm việc hàng ngày
nhƣ thông qua các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, hội đàm, trao đổi trực tiếp giữa lãnh
đạo với cán bộ, công chức, viên chức).
- Phong cách nghệ thuật (dùng trong các văn bản văn học, nghệ thuật).

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

20


Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp
- Phong cách chính luận (dùng trong các văn bản nghị luận chính trị nhƣ các
văn kiện của Đảng).
- Phong cách khoa học (dùng trong các văn bản khoa học nhƣ các luận văn thạc
sĩ, luận án tiến sĩ, các đề tài nghiên cứu khoa học).
- Phong cách hành chính cơng vụ (dùng trong văn bản văn quản lý nhà nƣớc
nhƣ văn bản qui phạm pháp luật, văn bản hành chính).
2.4.2.3. Đặc điểm của phong cách ngơn ngữ hành chính cơng vụ
Một trong những chức năng của văn bản quản lý nhà nƣớc là chức năng quản
lý. Do đó, văn bản quản lý nhà nƣớc quy định, ràng buộc các mối quan hệ giữa các cơ
quan, tổ chức với nhau, giữa các cơ quan, tổ chức với công dân,…trong khuôn khổ của
pháp luật, đƣợc thực hiện thống nhất từ Trung ƣơng đến địa phƣơng.

Phong cách ngôn ngữ của văn bản quản lý nhà nƣớc có những đặc điểm cơ bản
sau đây:
- Ngôn ngữ của văn bản quản lý nhà nƣớc thể hiện sự tồn tại mối quan hệ thứ
bậc giữa các đối tƣợng tham gia giao tiếp. Về nguyên tắc, văn bản của cơ quan nhà
nƣớc cấp dƣới là sự cụ thể hóa phù hợp với qui định của pháp luật và văn bản của cơ
quan nhà nƣớc cấp trên, không đƣợc trái với văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên.
Do vậy, ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nƣớc thể hiện tính quyền lực đơn
phƣơng, quyền uy – phục tùng. Điều này ảnh hƣởng tới phƣơng pháp sử dụng từ ngữ
trong văn bản, tạo nên phong cách ngơn ngữ hành chính cơng vụ trong văn bản.
Ví dụ, cách dùng từ (những từ có tính cầu khiến, mệnh lệnh) trong văn bản của
cơ quan cấp trên gửi cho cơ quan cấp dƣới sẽ khác với cách dùng từ trong văn bản của
cơ quan cấp dƣới gửi lên cơ quan cấp trên. Chẳng hạn, từ “yêu cầu”, “đề nghị” có thể
đƣợc sử dụng trong văn bản của cơ quan cấp trên gửi cho cơ quan cấp dƣới; ngƣợc lại,
cấp dƣới không thể dùng từ “yêu cầu” đối với cấp trên khi gửi văn bản lên cấp trên để
báo cáo tình hình, trình bày một vấn đề sự việc liên quan đến hoạt động của cơ quan.
- Khi hai đối tƣợng cùng thuộc vào một vị trí trong cùng một trƣờng hợp thì hai
đối tƣợng đều bình đẳng trong cách xƣng hô.
- Văn bản quản lý nhà nƣớc thể hiện quyết định quản lý và các thông tin quản lý
của một cơ quan, một tổ chức nên khơng thể hiện các mối quan hệ tình cảm cá nhân.
Do đó, văn bản quản lý nhà nƣớc có tính nghiêm túc, khách quan; Khơng chấp nhận
lối nói tùy tiện, châm biếm.
Ví dụ: Ủy ban nhân dân tỉnh…yêu cầu Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện,
thị, thành phố và Thủ trƣởng các Sở, ngành, Đoàn thể liên quan triển khai nhanh và
thực hiện tốt tinh thần Công điện này./.

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

21



Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chun nghiệp
- Văn bản quản lý nhà nƣớc có chức năng chi phối hành vi của các đối tƣợng
thuộc đối tƣợng điều chỉnh của văn bản.
Ví dụ: Bộ luật Dân sự quy định địa vị pháp lý, chuẩn mực pháp lý cho cách ứng
xử của cá nhân, pháp nhân và các chủ thế khác; quyền, nghĩa vụ của các chủ thể và
nhân thân và tài sản trong các quan hệ dân sự, hơn nhân và gia đình, kinh doanh,
thƣơng mại, lao động. Do vậy, những quan hệ về nhân thân và quan hệ tài sản đƣợc
quy định trong Bộ luật Dân sự đƣợc coi là chuẩn mực chi phối hành vi của cá nhân,
pháp nhân trong xã hội khi cá nhân và pháp nhân đó tham gia các mối quan hệ nhân
thân và quan hệ tài sản.
- Văn bản quản lý nhà nƣớc có tính đơn nghĩa, địi hỏi cách diễn đạt và sử dụng
từ ngữ cụ thể, chi tiết. Không diễn đạt ý và sử dụng từ ngữ trừu tƣợng, đa nghĩa, từ
ngữ ẩn dụ. Do đó, khơng chấp nhận những từ ngữ quá chung chung nhƣ: “các cơ quan,
đơn vị có liên quan”, “đạt đƣợc những thành tích đáng kể, tiến bộ về nhiều mặt”, “Các
quy định trƣớc đây trái với Quy định này đều bị bãi bỏ”, “đƣợc thực hiện theo quy
định của pháp luật”, v.v… Những từ ngữ thiếu rõ ràng nhƣ trên cần hết sức hạn chế và
nếu có thì cũng chỉ nên sử dụng trong phần kết luận sau khi đã có những số liệu,
những trích dẫn cụ thể.
- Văn bản quản lý nhà nƣớc có tính logic, chặt chẽ, nhất qn và do đó có độ
chính xác cao. Tính chính xác của văn bản quản lý nhà nƣớc thể hiện qua từ số liệu và
từng từ ngữ đƣợc sử dụng trong văn bản.
- Tính phổ thơng, đại chúng: đối tƣợng tiếp nhận văn bản quản lý nhà nƣớc
thƣờng có nhiều tầng lớp khác nhau, ở nhiều địa phƣơng khác nhau,v.v… Do đó, khi
lựa chọn các câu, từ để diễn đạt nội dung, ngƣời soạn thảo văn bản phải bảo chú ý đến
tính phổ thông, đại chúng của văn bản, nghĩa là văn bản phải đƣợc mọi ngƣời, mọi đối
tƣợng điều chỉnh của văn bản đọc hiểu đƣợc văn bản và hiểu thống nhất đƣợc nội dung
của văn bản. Do vậy, khi lựa chọn ngôn ngữ để đƣa vào văn bản cần chú ý các từ ngữ
tiếng Việt đã đƣợc sử dụng chính thức và ổn định trong ngôn ngữ tiếng Việt. Không
nên sử dụng những từ ngữ địa phƣơng; không sử dụng những từ ngữ tiếng Việt chƣa
đƣợc sử dụng chính thức và ổn định trong các văn bản quản lý của nhà nƣớc; khơng

nên sử dụng thuật ngữ, tiếng nƣớc ngồi nếu không thật sự cần thiết. Trong trƣờng hợp
phải sử dụng từ, thuật ngữ, tiếng nƣớc ngoài hoặc thuật ngữ chun mơn thì phải giải
thích để mọi ngƣời có thể hiểu và hiểu đƣợc một cách rõ ràng, đầy đủ, chính xác.
Ví dụ: quy định về đội mũ bảo hiểm khi đi xe mơ tơ, xe gắn máy thì khơng
đƣợc viết là “đội nón bảo hiểm” hoặc “đi xe Honda”. Sử dụng cụm từ “đội nón bảo
hiểm” vừa mang tính địa phƣơng ở vùng Nam Bộ, vừa không đƣợc sử dụng chính thức
và ổn định trong các văn bản quản lý của nhà nƣớc; cụm từ “xe Honda” đƣợc dùng
khá phổ biến ở Nam Bộ để chỉ các loại xe mơ tơ, xe gắn máy, nhƣng cụm từ này có ý
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

22


Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp
nghĩa thực để chỉ một hãng xe nổi tiếng của Nhật Bản và đƣợc thị trƣờng Việt Nam tin
dùng trong nhiều năm. Ngồi xe mơ tơ, xe gắn máy của Honda, ở Việt Nam cịn có rất
nhiều loại xe mô tô, xe gắn máy của các hãng xe khác. Do vậy, không thể dùng thƣơng
hiệu của một hãng xe để thay thế cho một loại phƣơng tiện giao thơng đang đƣợc lƣu
hành trong thực tế hiện nay.
- Tính trang trọng, lịch sự: ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nƣớc phải sang
trọng, lịch sự. Ngƣời viết cần lựa chọn chính xác các từ ngữ để diễn đạt nội dung văn
bản cho phù hợp. Bên cạnh đó, sự lựa chọn các từ ngữ có tính chất “tình thái” cũng thể
hiện rất rõ trong các văn bản quản lý nhà nƣớc. Chẳng hạn, cụm từ “cần nói ngay” thể
hiện yêu cầu giải quyết công việc với một thái độ cấp bách của cá nhân (cơ quan) ban
hành văn bản đối với cá nhân (cơ quan) tiếp nhận văn bản.
- Tính khn mẫu: văn bản quản lý nhà nƣớc có tính khn mẫu cao (cả về hình
thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và mẫu câu).
+ Về hình thức: văn bản đƣợc ban hành phải nằm trong danh mục các loại văn
bản do nhà nƣớc quy định.
+ Về thể thức: hiện nay, thể thức văn bản quản lý nhà nƣớc đƣợc trình bày theo

những quy định, hƣớng dẫn trong một số văn bản của các cơ quan nhà nƣớc có thẩm
quyền nhƣ Chính phủ, Bộ Tƣ pháp, Bộ Nội vụ, Văn phịng Chính phủ. Do vậy, cán bộ
soạn thảo cần nghiên cứu thật kỹ lƣỡng quy định của pháp luật về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản để nắm rõ và biết sử dụng thành thạo kỹ thuật trình bày văn bản trên
máy vi tính đạt u cầu đúng chuẩn và đẹp.
+ Về mẫu câu: có những mẫu câu riêng cho từng loại văn bản. Chẳng hạn, câu
trong trích yếu nội dung văn bản, câu trong “quyết định”, câu trong các loại biên bản
vi phạm hành chính đều có những mẫu câu riêng.
Ví dụ: mẫu câu trong quyết định: cơ quan ban hành quyết định phải chứng minh
và đảm bảo tính hợp pháp, hợp hiến và phù hợp với thực tiễn của quyết định quản lý,
do đó cần phải bắt đầu văn bản bằng những căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn, các
mẫu câu thƣờng đƣợc đặt nhƣ sau:
Căn cứ Luật…;
Căn cứ Nghị định số…;
Căn cứ Thơng tƣ số…;
Xét đề nghị của…,
Do tính khn mẫu nên nhiều loại văn bản quản lý nhà nƣớc đƣợc thực hiện
theo mẫu in sẵn, khi ban hành văn bản, ngƣời soạn thảo chỉ cần ghi những thơng tin

KHOA CƠNG NGHỆ THÔNG TIN

23