ĐẠI HỌC SÀI GÒN
KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG

TẬP BÀI GIẢNG

TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TP. HCM, 2014
1


I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, NGUYÊN TẮC CỦA VIỆC SỬ DỤNG TÀI
LIỆU LƯU TRỮ

1. Khái niệm
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ công tác cung cấp cho các cơ
quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài
liệu lưu trữ nhằm phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và
các lợi ích chính đáng của công dân.
2. Mục đích
Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các mục đích sau đây:
a) Chính trị
Đây là mục đích quan trọng hàng đầu của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Mục đích chính trị được thể hiện trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ sự
lãnh đạo của Đảng đối với nhà nước và xã hội, phục vụ chính sách ngoại giao,
bảo vệ chủ quyền đất nước, phát triển quan hệ hợp tác quốc tế giữa nước ta và
các nước khác, phục vụ an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội.
b) Kinh tế
Mục đích kinh tế được thể hiện trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ để xây
dựng các chiến lược kinh tế, các quy hoạch, kế hoạch phát triển các ngành kinh
tế quốc dân, cải cách quản lý kinh tế, tiến hành nghiên cứu, thiết kế các công

trình xây dựng cơ bản và chế tạo các sản phẩm công nghiệp.
c) Khoa học
Tài liệu lưu trữ được sử dụng để nghiên cứu, giải quyết các vấn đề khoa
học cấp thiết nhằm đưa đất nước thành quốc gia có nền khoa học tiên tiến.
Tài liệu lưu trữ còn được sử dụng để phát triển khoa học lịch sử như nghiên
cứu lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc và lịch sử của từng địa phương.
Ngoài các mục đích nói trên, tài liệu lưu trữ còn phục vụ cho mục đích bảo
tồn và phát triển nền văn hoá, giáo dục đậm đà bản sắc dân tộc…
3. Ý nghóa
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng
nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ.
Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực trong
việc tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của cho Nhà nước và nhân dân. Nói
cách khác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ biến tư liệu thành của cải vật chất
cho xã hội, nâng cao mức sống tinh thần và văn hoá cho nhaân daân.
2


Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân
dân, tăng cường vai trò xã hội của tài liệu lưu trữ. Thông qua các hình thức sử dụng tài
liệu lưu trư,õ mọi cơ quan Nhà nước và công dân thấy được vị trí và tầm quan trọng của
các kho lưu trữ; qua đó mọi người sẽ ý thức được trách nhiệm và nghóa vụ của mình
trong việc giữ gìn và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một động lực mạnh mẽ để thúc đẩy các
công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển. Nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ càng phong
phú, đa dạng thì bắt buộc các công tác nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, phân
loại, thống kê, lập công cụ tra cứu khoa học cho tài liệu lưu trữ phải đẩy mạnh
hơn, làm tốt hơn.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho
các kho lưu trữ vì thế đã tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ cả về vật

chất lẫn tinh thần.
4. Nguyên tắc
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
a) Nguyên tắc chính trị
Trong xã hội cho giai cấp, tài liệu lưu trữ bao giờ cũng là công cụ đấu tranh
giai cấp. Chính vì vậy mọi giai cấp trong xã hội đều sử dụng tài liệu lưu trữ để
bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, chống lại các giai cấp thù địch.
Do đó việc đưa tài liệu ra để phục vụ các nhu cầu khai thác cần phải có
quan điểm giai cấp, cụ thể hơn, ở nước ta phải phục vụ các nhiệm vụ chính trị
của Đảng và Nhà nước. Như vậy, công tác tổ chức sử dụng tà i liệu lưu trữ đòi hỏi
phải đảm bảo nguyên tắc chính trị. Để thực hiện được nguyên tắc này, các lưu
trữ, đặc biệt là lưu trữ nhà nước phải nhạy bén về chính trị, xuất phá t từ nhiệm vụ
chính trị trong từng thời kỳ cụ thể mà tập hợp và tổ chức cung cấp những tài liệu
cần thiết.
b) Nguyên tắc cơ mật
Như đã biết, trong kho lưu trữ có một số không nhỏ tài liệu lưu trữ chứa
nhiều bí mật của Đảng và Nhà nước. Điều này không có nghóa là tài liệu lưu trữ
không được đưa ra sử dụng để phục vụ các nhu cầu khác nhau. Điều đáng nói ở
chỗ, những tài liệu này luôn là đối tượng để các lực lượng thù địch chiếm đoạt.
Chính vì vậy, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc cơ
mật. Để thực hiện nguyên tắc này, tài liệu lưu trữ phải được phân loại theo mức
độ cho phép sử dụng tài liệu như loại được sử dụng rộng rãi, loại hạn chế sử dụng
và loại tài liệu mật. Đồng thời, trong quá trình tổ chức sử dụng phải có các biện
pháp bảo đảm an toàn cho tài liệu, đặc biệt là các tài liệu mật.
3


II. CÁC HÌNH THỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Để tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, ở các kho lưu trữ đã vận

dụng nhiều hình thức sinh động về sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong một kho lưu trữ
để phục vụ một nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước giao cho có thể kết
hợp một lúc nhiều hình thức sử dụng tài liệu xen kẽ nhau. Ví dụ, để phục vụ kỷ
niệm 100 năm ngày sinh của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các kho lưu trữ đã sưu tầm,
công bố tài liệu của Người, triển lãm các tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, các nhà
nghiên cứu về Chủ tịch Hồ Chí Minh.
Mỗi cơ quan lưu trữ có thể tự mình tổ chức các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ,
nhưng cũng có thể kết hợp một số cơ quan lưu trữ với nhau để tổ chức sử dụng tài liệu;
có nhiều trường hợp cơ quan lưu trữ phối hợp với một số cơ quan khác như Viện thông
tin, Viện bảo tàng, Sở văn hoá… để sử dụng có hiệu quả tài liệu.
Hiện nay, ở nước ta và các nước khác, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ được tiến hành với các hình thức sau đây:
1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc là một trong những hình thức
chủ yếu được áp dụng phổ biến nhất trong các lưu trữ nhà nước và lưu trữ cơ
quan. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc có nhiều ưu điểm: Người đọc có thể
trực tiếp nghiên cứu nhiều văn bản cần thiết có nội dung liên quan với nhau;
phòng đọc có điều kiện để phục vụ đượ c đông đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả
nhiều tài liệu lưu trữ liên quan đến các chủ đề nghiên cứu của họ. Tổ chức tốt
phòng đọc, các lưu trữ nhà nước, các lưu trữ cơ quan có điều kiện bảo vệ an toàn
tài liệu lưu trữ, tránh được sự mất mát, hư hỏng tài liệu góp phần bảo vệ bí mật
Nhà nước. Phòng đọc là nơi tiếp xúc với nhiều độc giả cho nên trực tiếp thu được
nhiều yêu cầu nghiên cứu của độc giả và những ý kiến đóng góp khác để cải tiến
công tác phục vụ độc giả.
Quy mô phòng đọc trong các kho lưu trữ phụ thuộc vào quy mô lớn nhỏ của
kho lưu trữ và phụ thuộc vào đặc điểm tài liệu của kho lưu trữ. Những lưu trữ có
số lượng tài liệu nhiều và nội dung quý giá, đông độc giả thì phòng đọc của nó
được tổ chức với quy mô lớn; có đầy đủ thiết bị và phương tiện khai thác. Trái lại,
những kho lưu trữ có quy mô nhỏ, số lượng tài liệu ít thì phòng đọc tổ chức đơn
giản hơn, nhẹ nhàng hơn.

Phòng đọc của kho lưu trữ phải đặt nơi yên tónh, ít ồn ào, thoáng mát, có đủ
ánh sáng thích hợp cho người nghiên cứu làm việc.
Nói chung, phòng đọc cần trang bị các thiết bị tốt, tạo điều kiện thuận lợi
cho độc giả tìm kiếm sâu sắc và đầy đủ nội dung tài liệu, rút ngắn thời gian
4


nghiên cứu tài liệu, tăng năng suất lao động. Thiết bị của phòng đọc gồm: bàn
ghế thích hợp cho độc giả ngồi nghiên cứu tài liệu một cách thoải mái; đủ ánh
sáng để đọc tài liệu. Ánh sáng trong phòng đọc tốt nhất là dùng ánh sáng tự
nhiên, khi không có ánh sáng tự nhiên thì dùng ánh sáng điện. Phòng đọc phải có
nhiều cửa thông thoáng, quạt trần. Phòng đọc phải có giá đựng tài liệu, tủ, thẻ và
các công cụ tra cứu khoa học khác để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu
cho độc giả. Những kho lưu trữ có bảo quản tài liệu mi-crô-phim thì phòng đọc
phải có máy đọc những tài liệu đó.
Ngoài các thiết bị trên, các phòng đọc đều phải có tư liệu tra cứu bổ trợ.
Thành phần của tư liệu tra cứu bổ trợ gồm: Các tác phẩm kinh điển chủ yếu của
những người sáng lập chủ nghóa Mác – Lê nin, các văn kiện quan trọng của Đảng
và Nhà nước, Công báo nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, Cộng hoà Xã hội chủ
nghóa Việt Nam, các từ điển, một số báo và tạp chí quan trọng liên quan mật thiết
với chức năng của kho lưu trữ.
Để hướng dẫn độc giả thực hiện tốt các quy định của Nhà nước về bảo vệ
an toàn tài liệu lưu trữ trong các phòng đọc gồm: Những thủ tục ban đầu đối với
độc giả đến nghiên cứu tài liệu phòng đọc, nhữn g quy định về bảo vệ an toàn và
bảo mật tài liệu lưu trữ, những quyền lợi và nghóa vụ của độc giả. Ở các lưu trữ
cơ quan, nội quy phòng đọc do thủ trưởng cơ quan ký và đóng dấu.
Đối tượng phục vụ của phòng đọc trong cá c lưu trữ nói chung là rộng rãi,
phòng đọc của các lưu trữ nhà nước tiếp nhận độc giả từ các cơ quan trong nước,
nước ngoài, tiếp nhận quần chúng nhân dân đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ.
Phòng đọc của các lưu trữ cơ quan chủ yếu phục vụ cán bộ công nhân viên chức

của cơ quan đó. Tuy nhiên, phòng đọc này cũng phục vụ những đối tượng khác
nhưng mức độ hạn chế hơn.
Những độc giả muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại phòng đọc phải có giấy
giới thiệu của cơ quan đang trực tiếp quản lý người đó. Nội dung giấy giới thiệu
phải ghi rõ tên tài liệu nghiên cứu hoặc mục đích nghiên cứu tài liệu. Nhân dân
muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải viết đơn xin nghiên cứu tài liệu và có chứng
nhận của chính quyền địa phương của người đó. Các giấy giới thiệu, đơn xin
nghiên cứu tài liệu của độc giả được chuyển cho cán bộ phụ trách phòng đọc giải
quyết. Người nước ngoài muốn đọc tài liệu lưu trữ phải làm đơn xin đọc tài liệu
lưu trữ theo mẫu được quy định trong văn bản số 478/LTNN-NVTƯ ngày
01/12/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước (biểu mẫu số 01). Người nước ngoài muốn
nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải làm phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu theo mẫu được
quy định trong văn bản số 478/LTNN-NVTƯ ngày 01/12/1997 của Cục Lưu trữ
Nhà nước (biểu mẫu số 02).
5


Mọi độc giả nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ có trá ch
nhiệm kê khai một bản sơ yếu lý lịch. Nó được dùng để quản lý độc giả và làm
cơ sở lập kế hoạch khai thác, sử dụng tài liệu của các lưu trữ. Những người vi
phạm nội quy phòng đọc sẽ tuỳ theo mức độ vi phạm mà chịu những hình thức xử
lý thích ứng. Những hình thức xử lý thường áp dụng trong các phòng đọc của lưu
trữ là: Độc giả phải bồi thường những tài liệu mà người đó làm hư hỏng, mất mát;
tước quyền nghiên cứu tài liệu lưu trữ mà độc giả ở lưu trữ đó trong một thời gian
nhất định hoặc vónh viễn. Những độc giả có ý lấy cắp tài liệu lưu trữ, tiết lộ bí
mật của Nhà nước, vi phạm các điều trong Pháp lệnh Bảo vệ Tài liệu lưu trữ
Quốc gia thì tuỳ thuộc vào mức độ nặng nhẹ mà bị kỷ luật hoặc bị truy tố trước
pháp luật.
Ở các lưu trữ Nhà nước, phòng đọc do một cán bộ lưu trữ có nhiều kinh
nghiệm chuyên trách; ở các phòng, kho lưu trữ nhỏ thì do một cán bộ kiêm

nhiệm. Người phụ trách phòng đọc có nhiệm vụ tổ chức quản lý toàn bộ công tác
ở phòng đọc, nắm vững thành phần và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ, giải
đáp những yêu cầu độc giả, sử dụng thành thạo các thiết bị của phòng đọc….
Cán bộ lưu trữ phụ trách phòng đọc có nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Tiếp nhận độc giả đến nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc; cấp thẻ đọc cho
độc giả. Thẻ đọc là phương tiện giao dịch giữa độc giả và cán bộ phụ trách phòng
đọc, là giấy ra vào cơ quan lưu trữ và nó là phương tiện chống kẻ gian giả mạo
giấy tờ để lấy cắp bí mật quốc gia, tài liệu lưu trữ. Thẻ đọc có giá trị sử dụng
trong thời gian độc giả nghiên cứu tài liệu được ghi trong giấy giới thiệu. Sau khi
độc giả hoàn thành công việc thì thẻ đọc hết giá trị.
- Mỗi độc giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc của lưu trữ đều được lập hồ sơ độc
giả. Hồ sơ độc giả có tác dụng phân loại và quản lý độc giả. Nội dung hồ sơ độc giả
gồm những giấy tờ liên quan đến độc giả trong thời gian làm việc tại phòng đọc như:
Giấy giới thiệu của cơ quan, đơn xin đọc tài liệu lưu trữ, sơ yếu lý lịch, các giấy tờ
khác. Hồ sơ độc giả được sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả.
- Giải đáp các câu hỏi do độc giả nêu ra. Thông thường các loại câu hỏi do
độc giả nêu ra như: Hướng dẫn sử dụng các công cụ tra cứu ở phòng đọc, giải đáp
những thành phần và nội dung tài liệu có trong kho lưu trữ có liên quan đến các
đề tài nghiên cứu. Để giải đáp thoả đáng những câu hỏi này, đòi hỏi người phụ
trách phòng đọc phải có nhiều kinh nghiệm, thâm niên công tác; nắm vững thành
phần nội dung tài liệu hiện bảo quản trong kho lưu trữ. Đối với những câu hỏi nội
dung đơn giản thì cần giải đáp ngay tại chỗ; đối với những câu hỏi nội dung có độ
phức tạp cao thì sẽ chuyển cho phòng khai thác tài liệu chuẩn bị và giải đáp.
6


- Quản lý chặt chẽ những tài liệu lưu trữ và các trang thiết bị ở phòng đọc.
Nội dung nhiệm vụ này bao gồm: Theo yêu cầu của độc giả, cán bộ phụ trách
phòng đọc trực tiếp nhận tài liệu ở kho lưu trữ và giao cho độc giả sử dụng.
Những tài liệu đã được độc giả nghiên cứu xong thì nhận trở về phòng đọc và làm

thủ tục trả lại kho lưu trữ.
- Bất kỳ tài liệu nào độc giả nghiên cứu đề vào sổ giao nhận tài liệu hàng
ngày với người đọc và kèm theo chữ ký của độc giả (biểu mẫu số 03). Hàng ngày
cuối giờ làm việc tại phòng đọc có trách nhiệm thu lại tài liệu ở độc giả, kiểm tra
lại tình hình bảo quản tài liệu, gạch sổ và ký tên vào chỗ đã đăng ký những tài
liệu được thu hồi từ độc giả….
Trường hợp độc giả làm mất, hư hỏng tài liệu lưu trữ thì cán bộ phụ trách
phòng đọc phải lập biên bản. Biên bản này có đủ chữ ký của đương sự và người
phụ trách phòng đọc (biểu mẫu số 04).
- Cấp phát cho độc giả các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ… Trong quá
trình sử dụng tài liệu lưu trữ, những độc giả có nguyện vọng sao lục hoặc trích lục
tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu bản thân thì phải viết phiếu xin sao chụp tài
liệu (biểu mẫu số 05). Các phiếu xin sao chụp tài liệu do người có thẩm quyền
cho phép. Việc sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả do phòng đọc tổ
chức theo hình thức dịch vụ. Công việc này nếu độc giả có điều kiện có thể tự
làm lấy. Cán bộ phụ trách phòng đọc kiểm tra lại sự chính xác của những tài liệu
đã sao lục, trích lục. Tất cả các bản sao lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ đều phải
có chứng thực của thủ trưởng lưu trữ. Các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ
đều phải vào sổ đăng ký cấp bản sao, trích lục và chứng thực lưu trữ (biểu mẫu số
06).
- Quản lý các đề tài tài nghiên cứu khoa học đã sử dụng tài liệu của các
kho lưu trữ. Mục đích của công việc này là giúp độc giả tránh những trùng lặp
trong nghiên cứu khoa học và tạo điều kiện để các độc giả hợp tác, thông tin cho
nhau các kết quả nghiên cứu khoa học. Mỗi đề tài nghiên cứu khoa học đã sử
dụng tài liệu lưu trữ được đăng ký vào một tấm thẻ gọi là “Thẻ đăng ký đề tài
nghiên cứu khoa học”. Nội dung tấm thẻ có: Tên đề tài, tên tác giả, địa chỉ, mục
đích nghiên cứu, tên tài liệu lưu trữ đã sử dụng, thời gian nghiên cứu, các phông
tài liệu được sử dụng… Các tấm thẻ này được phân loại theo chuyên đề nghiên
cứu hoặc theo vần chữ cái tên người nghiên cứu.
Tuỳ theo đặc điểm của từng phòng đọc của mỗi lưu trữ cụ thể mà cán bộ phụ

trách phòng đọc có thể tăng thêm hoặc giảm bớt một số công việc nhất định.
2. Thông báo tài liệu lưu trữ
7


Thông báo tài liệu lưu trữ cho các cơ quan hữu quan là một hình thức sử
dụng tài liệu mang tính tích cực, chủ động và được áp dụng phổ biến trong các
lưu trữ Nhà nước hoặc các lưu trữ cơ qaun. Mục đích của cô ng việc này là giới
thiệu, thông tin cho các cơ quan, người nghiên cứu những tài liệu khoa học, lịch
sử và thực hiện bảo quản trong lưu trữ Nhà nước hoặc lưu trữ cơ quan. Thông qua
hình thức này người nghiên cứu nắm được thành phần và nội dung trong các kho
lưu trữ để có kế hoạch nghiên cứu phục vụ công tác. Căn cứ vào nội dung, địa
điểm của các bản thông báo, người ta chia nó thành ba loại chính như sau:
- Bản thông báo tài liệu lưu trữ .
- Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề .
- Mục lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề.
Các bản thông báo tài liệu lưu trữ phải đạt được yêu cầu: Giới thiệu cho
người nghiên cứu những tài liệu có giá trị hoặc những tài liệu có giá trị mới phát
hiện ở trong kho lưu trữ. Nội dung các tài liệu phục vụ thiết thực các nhiệm vụ
chính trị của Đảng, Nhà nước, yêu cầu công tác của cơ quan. Nói cách khác , nội
dung của bản thông báo tài liệu phải thể hiện rõ tính thời sự, tin tức phục vụ đắc
lực cho nhu cầu của xã hội. Sau đây sẽ trình bày các đặc điểm và nội dung của
các loại thông báo tài liệu:
a) Bản thông báo tài liệu lưu trữ
Bản thông báo tài liệu lưu trữ có thể dùng để giới thiệu tóm tắt một tài liệu
lưu trữ, hoặc một phông tài liệu lưu trữ, một sưu tập lưu trữ.
Nội dung bản thông báo một tài liệu lưu trữ bao gồm:
Tên gọi tài liệu, tác giả, thời gian và địa điểm sản sinh tài liệu, mức độ
chính xác (bản chính hay bản sao, dấu, chữ ký…), ngôn ngữ viết tài liệu, phương
pháp, vật liệu làm ra văn bản. Phần chủ yếu của bản thông báo giới thiệu tóm tắt

nội dung tài liệu. Phần này có thể giới thiệu khái quát toàn bộ nội dung tài liệu,
đặc biệt chú ý giới thiệu phần chính của tài liệu đó. Trong phần chính của tài liệu
có thể giới thiệu cho người nghiên cứu những đoạn văn trích dẫn có giá trị nhất
trong tài liệu, gây được sự quan tâm chú ý của người đọc. Ngoài ra, còn phải giới
thiệu số tra tìm của tài liệu đó ở trong kho lưu trữ, các hình thức để sử dụng tài
liệu, thời gian, địa chỉ liên hệ.
Những nội dung chủ yếu của bản thông báo tài liệu một phông lưu trữ gồm:
Tên gọi của phông, thời gian bắt đầu và kết thúc tài liệu của phông, số lượng tài
liệu (bao nhiêu hồ sơ, bao nhiêu cặp). Phần giới thiệu nội dung tài liệ u của phông
có thể bằng hai cách: Đối với những phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có
chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, cơ cấu tổ chức ít thay đổi thì nội dung tài liệu giới
8


thiệu theo từng đơn vị tổ chức sản sinh ra tài liệu đó. Trái lại, đối với những
phông lưu trữ mà chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức đơn vị hình thành phông
hay thay đổi thì nội dung tài liệu nên giới thiệu từng chủ đề mà tài liệu phản ánh.
Khi giới thiệu nội dung tài liệu phải chú ý những tài liệu có giá trị đặc biệt trong
phông đó, những tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động chủ
yếu của đơn vị hình thành phông ấy.
Sau phần nội dung, bất kỳ bản thông báo tài liệu nào cũng phải báo cáo
cho độc giả hình thức sử dụng tài liệu của phông đó, thời gian, địa chỉ liên hệ.
Các bản thông báo tài liệu lưu trữ nêu trên cần biên soạn nhanh, giới thiệu kịp
thời tài liệu cho người nghiê n cứu. Tuy nhiên, tác dụng của nó còn hạn chế, chưa
giúp người nghiên cứu sưu tầm, lựa chọn, tập hợp tài liệu lưu trữ theo từng
chuyên đề cụ thể. Để giải đáp yêu cầu này của độc giả, các lưu trữ thường biên
soạn bản giới thiệu tài liệu chuyên đề hoặc bản mục lục tài liệu chuyên đề.
b) Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề
Bản giới thiệu này dùng để thông báo tóm tắt cho người nghiên cứu những
tài liệu được bảo quản trong các kho lưu trữ về một chuyên đề cụ thể, có ý nghóa

thiết thực phục vụ yêu cầu của xã hội.
Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề có thể giới thiệu tài liệu lưu
trữ trong phạm vi một lưu trữ Nhà nước, mộ t lưu trữ cơ quan hoặc một số lưu trữ
có chức năng giống nhau.
Nội dung chủ yếu của bản giới thiệu tài liệu chuyên đề gồm hai phần như
sau:
- Tên chuyên đề trình bày ở bản thông báo .
- Nội dung tài liệu giới thiệu từng phần tuỳ theo đặc điểm và nội dung tài
liệu sưu tầm được. Khi biên soạn phần này cần phân chia nội dung các tài liệu
sưu tầm được thành từng phần, từng chuyên mục nhỏ. Nói cách khác để giới thiệu
nội dung tài liệu chuyên đề phải căn cứ vào nội dung những tài liệu sưu tầm được
để thành lập đề cương chuyên đề. Sau khi hoàn thành đề cương chuyên đề thì
tiến hành viết bản giới thiệu tài liệu. Đơn vị để giới thiệu tóm tắt nội dung tài
liệu ở đây là từng đề mục nhỏ được nêu trong đề cương chuyên đề. Mỗi đề mục
nhỏ có thể bao gồm một văn bản hoặc một nhóm văn bản nội dung liên quan đến
nhau. Khi giới thiệu một đề mục nhỏ phải trình bày tên loại văn bản, tác giả và
nội dung chủ yếu của các văn bản đó. Trong mỗi đề mục nhỏ nếu phát hiện được
những văn bản có giá trị đặc biệt (văn bản mới phát hiện lần đầu tiên, văn bản
được nhiều người quan tâm chú ý, văn bản có bút tích của lãnh tụ…) thì cần giới
thiệu vài nét đặc điểm chủ yếu của những văn bản đó. Thông thường trong bản
giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề không viết cụ thể số tra tìm từng hồ sơ;
9


trường hợp giới thiệu những văn bản giá trị đặc biệt thì mới viết số tra tìm của
văn bản đó (số phông, số mục lục, số hồ sơ, tờ số).
c) Bản mục lục tài liệu lưu trữ chuyên đề
Bản mục lục này là một loại hình tài liệu, trong đó liệt kê tên văn bản hoặc
hồ sơ được bảo quản trong một phông hoặc một số phông về một chuyên đề nhất
định.

Hình thức thông báo tài liệu chuyên đề giúp người nghiên cứu tập hợp tài
liệu lưu trữ về từng chuyên đề một các h nhanh chóng, góp phần rút ngắn thời
gian sưu tầm thông tin, tạo điều kiện sớm hoàn thành đề tài nghiên cứu để đưa
vào ứng dụng thực tế.
Bản mục lục tài liệu chuyên đề do các lưu trữ Nhà nước hoặc lưu trữ cơ
quan thành lập theo yêu cầu của cơ quan hữu quan, hoặc do sáng kiến chủ động
của các lưu trữ.
Nội dung mục lục tài liệu chuyên đề gồm các phần chủ yếu:
- Tên gọi chuyên đề viết ở đầu bản mục lục tài liệu, trình bày chữ đậm nét,
gây sự chú ý cho độc giả.
- Lời giới thiệu nêu rõ lý do biên soạn, mục đích, ý nghóa và đối tượng phục
vụ của bản mục lục, phạm vi những phông lưu trữ được sưu tầm, chọn lọc tài liệu
đưa vào mục lục này, thứ tự sắp xếp các thông tin trong mục lục. Lời giới thiệu
viết rất ngắn gọn.
- Danh sách những tài liệu hoặc đơn vị bảo quản (hồ sơ) về chuyên đề đó.
Đây là phần chủ yếu của bản mục lục. Tên các tài liệu hoặc hồ sơ được sắp xếp
trong bản mục lục theo một trật tự lôgic, tạo điều kiện thuận lợi cho người nghiên
cứu tìm hiểu nội dung vấn đề. Thông thường tên tài liệu hoặc hồ sơ sắp xếp theo
các đặc trưng: vấn đề, thời gian, ý nghóa quan trọng của tài liệu.
Việc sắp xếp này phụ thuộc vào nội dung của chuyên đề và khối lượng tài
liệu sưu tầm, lựa chọn được nhiều hay ít. Danh mục những tài liệu hoặc hồ sơ
được thống kê theo mẫu sau: Ví dụ, mục lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề:
PHONG TRÀO CẦN VƯƠNG TRONG NHỮNG NĂM 1885-1886
Số
TT

Thời gian
của tài liệu

15


15/3/1885

Tiêu đề tài liệu hoặc hồ sơ

Số tra tìm

Báo cáo của chỉ huy tàu Las Lione
F.3
về tình hình khi tàu đến Nha Trang
ML. 5
thì nhân dân bỏ làng rút vào nội
địa, nhiều nơi không bán thực phẩm HS.8234T.9
10

Ghi
chú


cho tàu
16

…………

17

11/9/1896

………………………….


…………

Báo cáo của Tôn Thất Bá về tình
hình hoạt động của nghóa quân ở
Quảng Nam, yêu cầu đưa quân
Pháp ở Đà Nẵng vào Quảng Nam
để đánh phá căn cứ của nghóa quân

…….

F.3
ML.5
HS.8247

- Phần cuối của bản mục lục tài liệu chuyên đề chỉ rõ hình thức và phương
pháp nghiên cứu, sử dụng tài liệu của chuyên đề đó, thời gian hoàn thành biên
soạn và địa chỉ liên hệ.
- Đối với những bản mục lục tài liệu lưu trữ chuyên đề bao gồm nhiều tài
liệu có nội dung phong phú cần phải lập chú dẫn những nội dung cần thiết để
hướng dẫn độc giả tìm hiểu được nhanh chóng. Nội dung chú dẫn gồm: chữ viết
tắt, thuật ngữ khó hiểu, tiếng nước ngoài.
Nội dung công việc biên soạn bản mục lục tài liệu chuyên đề gồm: lựa
chọn chuyên đề, lập kế hoạch biên soạn, lập bản đề cương chuyên đề, sưu tầm và
lựa chọn tài liệu, trình bày bản mục lục. Bản biên soạn kế hoạch mục lục được
lập một cách cụ thể, xác định rõ những người tham gia biên soạn, người chủ trì,
yêu cầu, nội dung biên soạn, thời gian hoàn thành, kinh phí.
Việc sưu tầm và lựa chọn tài liệu cho bản mục lục là công việc mất nhiều
thời gian, thường do một số cán bộ thực hiện. Mỗi tài liệu sưu tầm được phải mô
tả lên một tấm thẻ. Đơn vị mô tả lên thẻ gồm: tiêu đề, tác giả, thời gian, số tra
tìm, những chú thích cần thiết. Các tấm thẻ này được phân loại theo đề cương

chuyên đề đã nêu trên. Sau khi các tấm thẻ đã phân loại xong thì tiến hành viết
mục lục tài liệu. Cách viết mục lục tài liệu tốt nhất là dựa theo các tấm thẻ đã
được phân loại. Bộ thẻ này trở thành thẻ tra cứu chuyên đề trong lưu trữ.
Mục lục tài liệu chuyên đề được nhân bản và gửi đến các cơ quan liên
quan.
3. Cấp phát bản chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu
lưu trữ
Bản chứng nhận lưu trữ còn gọi là chứng thực lưu trữ là một văn bản do lưu
trữ biên soạn và chứng thực để xác minh trong lưu trữ Nhà nước hoặc lưu trữ cơ
quan bảo quản những tài liệu lưu trữ liên quan đến một vấn đề, một sự việc nhất
định.
11


Theo tính chất và nội dung, các bản chứng thực lưu trữ chia thành hai
nhóm: Chứng nhận tiểu sử và chứng nhận chuyên đề.
Bản chứng nhận tiểu sử thường được cấp cho các cá nhân có yêu cầu xác
nhận thời gian công tác trong cơ quan, xác nhận trình độ văn hoá, bằng cấp,
thành tích công tác, bậc lương, quyền thừa kế tài sản…
Bản chứng thực theo chuyên đề chứa đựng những thông tin về một vấn đề hoặc
một sự việc nhất định mà cơ quan hoặc cá nhân yêu cầu kho lưu trữ xác nhận.
Các bản chứng thực do cơ quan lưu trữ cấp là những văn bản chính thức có
giá trị pháp lý.
Các loại chứng thực lưu trữ có mẫu in sẵn và có ký hiệu riêng của từng kho
lưu trữ để tránh tình trạng giả mạo.
Trong trường hợp nhận được đơn yêu cầu cấp chứng nhận lưu trữ, nhưng tra
tìm không phát hiện được tài liệu ở trong kho lưu trữ thì phải viết công văn trả lời
cho đương sự rõ lý do. Trường hợp cán bộ lưu trữ biết chính xác tên kho lưu trữ
hiện đang bảo quản các tài liệu liên quan đến đơn yêu cầu thì có thể chuyển đơn
yêu cầu đó đến lưu trữ hữu quan giải quyết và thông báo cho đương sự rõ việc

này.
Ngoài loại chứng nhận lưu trữ nêu trên, các lưu trữ còn cung cấp cho các cơ
quan và cá nhân các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của họ.
Bản sao tài liệu là bản sao nguyên văn toàn bộ một tài liệu lưu trữ có kèm
theo chứng nhận của cơ quan lưu trữ.
Bản trích lục tài liệu là bản sao nguyên văn một phần văn bản của một tài
liệu lưu trữ có kèm theo chứng nhận của cơ quan lưu trữ.
Khi viết bản trích lục tài liệu lưu trữ cần đặc biệt chú ý đến ý nghóa chính
xác của đoạn trích. Không được cắt xén hoặc hiểu sai ý của tác giả văn bản.
Những đoạn trích lục phải để trong ngoặc kép, kèm theo chú dẫn xuất xứ của nó
(số phông, số mục lục, số hồ sơ, tờ số).
Cuối bản sao lục, bản trích lục đều ghi thời gian, địa điểm có chữ ký và dấu
cơ quan lưu trữ chứng nhận.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
Triển lãm tài liệu lưu trữ thường nhằm hai mục đích:
- Tuyên truyền giáo dục quần chúng về truyền thống anh hùng cách mạng
trong dựng nước và giữ nước của dân tộc, giới thiệu chủ nghóa anh hùng cách
mạng của các chiến só cộng sản trong cuộc đấu tranh giải phóng dân tộc, bảo vệ
độc lập tự do. Triển lãm cũng giới thiệu về những tài liệu lưu trữ có ý nghóa như
12


những chứng tích về mặt lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc, lịch sử cơ quan, lịch sử
đoàn thể, nhà máy, lịch sử quan hệ hợp tác giữa nước ta với các nước khác trên
thế giới. Thuộc loại này, triển lãm tài liệu lưu trữ thường tổ chức nhân dịp kỷ
niệm những ngày lễ lớn của dân tộc, của Đảng v.v…
- Giới thiệu tài liệu cho người nghiên cứu. Với mục đích này các cuộc triển
lãm thường giới thiệu những tài liệu có giá trị mới phát hiện trong các kho lưu trữ
gây sự quan tâm chú ý của độc giả. Triển lãm cũng có thể giới thiệu những tài
liệu liên quan đến một chủ đề đang được sự theo dõi của nhiều người….

Triển lãm tài liệu lưu trữ có nhiều hình thức: Triển lãm thường xuyên và
triển lãm định kỳ. Triễn lãm định kỳ thường tổ chức ở những nơi công cộng tại
các nhà văn hoá của thành phố, thị xã. Triển lãm tài liệu còn áp dụng hình thức
triển lãm cố định một chỗ hoặc triển lãm lưu động ở nhiều địa điểm khác nhau.
Triển lãm tài liệu lưu trữ phải đảm bảo hai yêu cầu cơ bản: Thứ nhất, triển
lãm phải có chủ đề tư tưởng rõ ràng. Chủ đề đó là phục vụ thiết thực các nhiệm
vụ chính trị của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ lịch sử nhất định. Các cơ
quan lưu trữ phải nhạy bén với công tác chính trị tư tưởng, nắm bắt được các yêu
cầu đòi hỏi của xã hội, của độc giả để chọn chủ đề triển lãm tài liệu. Thứ hai,
triển lãm tài liệu phải bảo đảm thể hiện các yêu cầu mỹ thuật, làm tăng sức thể
hiện nội dung và chủ đề triển lãm, tạo điều kiện thuận lợi cho khán giả lónh hội
sâu sắc và toàn diện nội dung triển lãm.
Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ bao gồm các công việc:
- Chọn chủ đề triển lãm: Đây là công việc đầu tiên và quan trọng của triển
lãm. Để phục vụ các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước, chủ đề triển lãm
thường phục vụ các ngày lễ lớn của dân tộc, của Đảng, sinh nhật của các lãnh tụ,
nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ….
Ví dụ: Nhân dịp kỷ niệm lần thứ 35 năm ngày thành lập nước Cộng hoà xã
hội chủ nghóa Việt Nam, Cục Lưu trữ đã tổ chức cuộc triển lãm về chủ đề:
“Những cuộc đấu tranh vì độc lập dân tộc của nhân dân Việt Nam trong giai đoạn
hiện đại”.
- Lập kế hoạch tổ chức triển lãm. Đây là công việc mấu chốt trong toàn bộ
công việc tổ chức triển lãm. Bản kế hoạch tổ chức triển lãm sẽ chỉ đạo và hướng
dẫn mọi công việc tiến hành triễn lãm. Nội dung kế hoạch nêu rõ mục đích, yêu
cầu, nội dung, biện pháp tổ chức triển lãm, kinh phí, thiết bị.
Nội dung triển lãm tài liệu được cụ thể hoá thành đề cương chuyên đề, trong đó
trình bày nội dung các phần, các đề mục sẽ được trưng bày trong cuộc triển lãm.
13



Thông thường, đề cương chuyên đề của các cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ được lập
theo các đặc trưng: thời gian diễn biến của sự việc, chuyên đề, địa dư….
Kế hoạch tổ chức triển lãm cần được cán bộ lãnh đạo có thẩm quyền xem
xét và phê duyệt.
- Sưu tầm và lựa chọn tài liệu cho cuộc triển lãm:
Căn cứ vào kế hoạch triển lãm, nội dung và đề cương chuyên đề của triển
lãm để tiến hành sưu tầm và lựa chọn tài liệu. Đối tượng sưu tầm và tài liệu lưu
trữ, ngoài ra còn sưu tầm một số tài liệu bổ trợ như sơ đồ, biểu đồ, hiện vật khác.
Việc sưu tầm tài liệu được tiến hành ở những phông lưu trữ có nhiều tài liệu liên
quan mật thiết với chủ đề triển lãm.
Những tài liệu sưu tầm được thường nhiều hơn số lượng tài liệu đem trưng
bày ở triển lãm. Vì thế, chỉ có những tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử, thể hiện
sâu sắc chủ đề mới đưa vào trưng bày. Tất cả tài liệu đem trưng bày đều viết lời
thuyết minh. Nội dung thuyết minh nêu rõ xuất xứ, nội dung tài liệu và ý nghóa
của nó, cùng với số tra tìm tài liệu (phông số, mục lục số, số hồ sơ, tờ số).
Tài liệu đưa triển lãm là bản sao chụp hoặc photocopy.
- Lập phương án trưng bày triển lãm: Tất cả các hiện vật lựa chọn được
đem trưng bày trong cuộc triển lãm phải sắp đặt theo một phương án nhất định.
Đó là phương án trưng bày triển lãm. Trong phương án trưng bày cần chỉ rõ vị trí
sắp xếp các phần, các đề mục và vị trí sắp đặt từng hiện vật cụ thể theo một tỷ lệ
nhất định so với thực tế. Làm tốt phương án trưng bày sẽ góp phần quan trọng thể
hiện nội dung triển lãm.
- Trình bày mỹ thuật triển lãm: Công việc này góp phần làm nổi bật chủ đề
triển lãm, làm tăng sức thể hiện và ý nghóa của từng hiện vật, làm tăng cảm xúc
của khán giả.
Nội dung trình bày mỹ thuật triển lãm rất phong phú và vận dụng nhiều
thành tựu của các ngành khoa học kỹ thuật khác. Trình bày mỹ thuật triển lãm
thể hiện ở chỗ cách bố trí và trưng bày các phần đề mục, hiện vật một cách lôgic
rõ ràng. Phần trọng tâm của triển lãm bố trí ở trung tâm đề làm tập trung sự chú ý
của khán giả. Những tài liệu có giá trị được trình bày nổi bật bằng cách đặt tài

liệu đó ở vị trí trung tâm, phóng đại kích thước của nó lớn hơn các tài liệu khác,
tăng cường ánh sáng hoặc đặt tài liệu đó trên nền đặc biệt so với các tài liệu
khác.
Khi trưng bày các văn bản trong triển lãm không được sắp xếp sát nhau,
trình bày la liệt quá nhiều tài liệu. Làm như vậy gây ấn tượng khó chịu, mỏi mắt
cho khán giả, làm cho họ không hứng thú tìm hiểu nổi dung triển lãm.
14


Để tạo điều kiện cho khán giả tìm đọc tài liệu, các tài liệu được treo trên
diện tích thẳng đứng trong khu vực trưng bày (khu vực trưng bày cách sàn nhà từ
80-200 cm). Các bản thuyết minh bằng chữ to, các bản sơ đồ trưng bày ở độ cao
trên 2m.
Dụng cụ trưng bày tài liệu lưu trữ trong các cuộc triển lãm phải đạt ba yêu cầu:
Giúp khán giả dễ đọc tài liệu, có tính chất thẩm mỹ và bảo quản an toàn tài liệu. Tủ
kính, tường giả là những dụng cụ trưng bày tài liệu tốt nhất trong triển lãm.
Nền trưng bày tài liệu trong triển lãm góp phần tăng thêm sức thể hiện nội
dung của các tài liệu, hiện vật. Nền trưng bày tài liệu trong triển lãm phổ biến là
tường quét vôi mờ, màu sắc đối lập với hiện vật trưng bày để khán giả dễ xem;
cần tránh làm nền trưng bày quá sáng làm loé mắt khán giả và không đọc được
nội dung tài liệu.
Ánh sáng trong phòng triển lãm tài liệu thông thường dùng ánh sáng nhân
tạo. Đối với những tài liệu có giá trị, cần tập trung sự chú ý của khán giả thì tăng
thêm ánh sáng cho hiện vật đó.
Phòng triển lãm cần bố trí ở những nơi thuận lợi giao thông, thoáng gió,
sạch sẽ, rộng rãi để bảo quản an toàn tài liệu, thuận tiện cho việc tham quan,
nghiên cứu tài liệu của khán giả.
- Thuyết minh triển lãm: Nó giúp khán giả hiểu sâu, chính xác chủ đề, nội
dung các tài liệu triển lãm, hướng dẫn khán giả nghiên cứu nội dung triển lãm.
Các hình thức thuyết minh triển lãm tài liệu: Trình bày sơ đồ bố trí các phần, các

mục của triển lãm, thuyết minh từng tài liệu trưng bày trong đó nêu xuất xứ, nội
dung, ý nghóa tài liệu trích dẫn các câu nói nổi tiếng của các lãnh tụ, những đoạn
văn kiện Đảng, Nhà nước để giới thiệu ý nghóa, tác dụng của triển lãm. Hình thức
thuyết minh có tác dụng nhất là cử cán bộ lưu trữ hướng dẫn khán giả xem triển
lãm. Nội dung triển lãm tài liệu được thông báo lên đài phát thanh, báo chí, vô
tuyến truyền hình và quảng cáo ở những nơi công cộng.
5. Sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các tờ báo, tạp chí, các buổi phát
thanh, vô tuyến truyền hình
Sử dụng tài liệu lưu trữ để viết bài cho các tờ báo, tạp chí, các buổi phát
thanh thường áp dụng trong các lưu trữ Nhà nước, các lưu trữ cơ quan. Nội dung
các bài báo giới thiệu các sự kiện lịch sử của Đảng, của dân tộc, của Quân đội
nhân dân Việt Nam, lịch sử các địa phương, các nhà hoạt động nổi tiếng về khoa
học, văn học… Các bài báo cũng có thể thông báo về những tài liệu lưu trữ có giá
trị mới phát hiện. Ví dụ, nhân dịp kỷ niệm 100 năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí
Minh, Báo Nhân dân số chủ nhật ngày 01/9/1089 giới thiệu hai bài thơ mới tìm
thấy của Bác Hồ.
15


Các bài báo có thể viết dưới nhiều thể loại khác nhau như bài nghiên cứu,
bản tin thông báo, bản giới thiệu tài liệu , v.v….
Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên màn ảnh truyền hình là một hình thức tuyên
truyền rất hấp dẫn, lôi cuốn được đông đảo khán giả. Qua màn ảnh truyền hình
thông thường được giới thiệu những tài liệu, tranh, ảnh có ý nghóa lịch sử phục vụ
các ngày lễ lớn.
Ví dụ: Nhân kỷ niệm 100 năm ngày sinh của Hồ Chủ tịch, Viện tư liệu
phim đã giới thiệu trên màn ảnh của Đài truyền hình Trung ương phim “Hồ Chí
Minh - chân dung một con người”.
6. Công bố tài liệu lưu trữ
Công bố tài liệu chiếm vị trí quan trọng trong công tác của các cơ quan lưu

trữ. Công bố tài liệu nhằm cung cấp cho người nghiên cứu tài liệu lưu trữ có giá
trị để nghiên cứu khoa học; hoặc thông qua công tác này để tuyên truyền, giáo
dục quần chúng về một chủ đề công tác tư tưởng. Ví dụ, để ôn lại lịch sử Cách
mạng tháng 8/1945 của dân tộc, chúng ta công bố toàn văn bản Tuyên ngôn độc
lập do Hồ Chủ tịch đọc ngày 02/9/1945. Công bố tài liệu còn là một công cụ đấu
tranh vạch trần những âm mưu thâm độc, những ý đồ đen tối của kẻ thù. Ví dụ ,
chúng ta đã công bố tài liệu lưu trữ để chứng minh tính pháp lý của nhiều vùng
lãnh thổ thiêng liêng của tổ quốc, qua đó vạch rõ những âm mưu của kẻ thù.
Những tài liệu lưu trữ được công bố còn làm tài liệu học tập, hỗ trợ cho các bài
giảng lịch sử của giáo viên và bài học cho học sinh, sinh viên đại học, trung học.
Căn cứ vào đặc điểm, tính chất của từng xuất bản phẩm tài liệu có thể chia
ra làm ba thể loại: xuất bản phẩm khoa học phục vụ cho người nghiên cứu; xuất
bản phẩm giáo khoa phục vụ cho giáo viên và học sinh; và xuất bản phẩm phục
vụ quảng đại quần chúng nhân dân.
Về mặt hình thức, công bố tài liệu có thể chia ra làm nhiều dạng: toàn tập,
tuyển tập, công bố tài liệu một phông lưu trữ, công bố tài liệu trên báo và tạp
chí…
Nội dung công tác công bố tài liệu rất phức tạp, bao gồm các công việc:
chọn đề tài công bố, xác định thể loại và hình thức công bố tài liệu, sưu tầm và
lựa chọn tài liệu để công bố, lựa chọn và truyền đạt bản văn của tài liệu, trình
bày xuất bản phẩm, hiệu đính và xuất bản.
Để công bố tài liệu lưu trữ, các cơ quan lưu trữ phải phối hợp với các nhà
xuất bản, ban biên tập các tờ báo, tạp chí trong công tác biên tập.
Hiện nay công tác công bố tài liệu phát triển mạnh trong các cơ quan lưu
trữ và trở thành môn khoa học bổ trợ của khoa học lịch sử gọi là công bố học. Noù
16


có đối tượng nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu và có lịch sử của nó. Môn khoa
học này được giảng dạy ở bậc đại học, trung học.

III. THEO DÕI VÀ QUẢN LÝ CÁC KẾT QUẢ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Theo dõi kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ là để giúp các cơ quan lưu trữ nắm
được chính xác kết quả sử dụng tài liệu dưới mọi hình thức. Trên cơ sở đó phân
tích đặc điểm tình hình sử dụng tài liệu của độc giả để cơ quan lưu trữ có căn cứ
xây dựng kế hoạch phục vụ độ c giả có hiệu quả. Đồng thời việc theo dõi kết quả
sử dụng tài liệu còn giúp các cơ quan lưu trữ tổng kết những kết quả phục vụ khai
thác tài liệu, rút ra những ưu, khuyết điểm góp phần cải tiến công tác phục vụ
độc giả, động viên cổ vũ cán bộ lưu trữ tiến lên trong phong trào thi đua xây
dựng ngành lớn mạnh.
Để theo dõi kết quả sử dụng tài liệu, các cơ quan lưu trữ thường áp dụng
các phương pháp:
- Phương pháp dùng “Phiếu sử dụng tài liệu”. Mỗi đơn vị bảo quản được
kèm theo một tờ phiếu này. Mỗi độc giả nghiên cứu tài liệu đạt kết quả có trách
nhiệm viết lên tờ phiếu những kết quả đó. Nội dung cần viết là thời gian sử dụng
tài liệu, họ tên và mục đích sử dụng. Phiếu này giúp các độc giả phối hợp với
nhau trong khi sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Phương án dùng “Sổ thống kê kết quả sử dụng tài liệu”. Mỗi lưu trữ Nhà
nước, mỗi lưu trữ cơ quan đều lập sổ thốn g kê này để đăng ký tất cả các kết quả
sử dụng tài liệu dưới mọi hình thức theo thứ tự thời gian. Hàng tuần, hàng tháng,
hàng năm các lưu trữ Nhà nước, các lưu trữ cơ quan dùng sổ này tổng hợp các kết
quả sử dụng tài liệu của cơ quan mình. Cấu tạo của “Sổ thống kê kết quả sử dụng
tài liệu” có thể làm theo hai cách:
Cách một: Hàng tháng cơ quan lưu trữ sử dụng một tờ giấy kẻ sẵn và ghi
các hình thức sử dụng tài liệu cùng với kết quả cụ thể bằng số. Cuối năm cán bộ
phòng đọc tổng hợp các tờ giấy đó vào một tờ bìa và đóng thành sổ.
Cách hai: Mỗi lưu trữ Nhà nước, lưu trữ cơ quan mở một cuốn sổ thống kê
kết quả sử dụng tài liệu. Trên các tờ giấy được kẻ thành mẫu thích ứng, thống kê
toàn bộ những kết quả đã đạt được về sử dụng tài liệu.
Biểu mẫu số 01.

ĐƠN XIN ĐỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Độc giả nước ngoài)
17


1- Họ và tên: .............................................................................................
2- Quốc tịch: ..............................................................................................
3- Số hộ chiếu: ..........................................................................................
4- Số Visa và ngày nhập cảnh:..................................................................
5- Địa chỉ và điện thoại liên hệ tại Việt Nam: ..........................................
...................................................................................................................
6- Xin đọc tài liệu: ....................................................................................
7- Tên đề tài và thời gian của tài liệu xin nghiên cứu: .............................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
8- Mục đích nghiên cứu:............................................................................
...................................................................................................................
9- Thời gian nghiên cứu: ...........................................................................
Tôi xin cam đoan chấp hành đúng quy chế, nội quy phòng đọc.
………, ngày…..tháng…….năm 2000
Người làm đơn
(Ký tên)

Biểu mẫu số 02:
Tên cơ quan

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
18



......ngày……tháng…….năm………
PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Số: ………….
1- Họ và tên độc giả: .........................................................................
2- Cơ quan công tác:............................................................................
3- Số, ngày tháng công văn, giấy giới thiệu:......................................
4- Đề tài nghiên cứu:.........................................................................
5- Mục đích nghiên cứu:....................................................................
6- Thời gian nghiên cứu:....................................................................
7- Tài liệu xin nghiên cứu ...............................................................
Ký hiệu tra tìm
Số TT

Nội dung
Tên, số
phông

Số Mục lục

Hồ sơ số

DUYỆT CỦA

ĐỀ NGHỊ CỦA

THỦ TRƯỞNG CẤP TRÊN

GIÁM ĐỐC LƯU TRỮ


19

Tờ số

tài liệu

ĐỘC GIẢ KÝ TÊN


Biểu mẫu số 03:
SỔ GIAO NHẬN TÀI LIỆU HÀNG NGÀY VỚI NGƯỜI ĐỌC
Họ và tên,
cơ quan
Ngày Số
công tác
Tháng TT
của độc
giả
1

2

3

Ký hiện lưu trữ
Phông
số

Mục
lục số


Cặp
số

Đơn vị
bảo quản

Tập
số

Văn
bản số

4

5

6

7

8

9

20

Tiêu
đề hồ
sơ


lượng
tờ

Chữ
ký của
độc
giả

10

11

12

Số

Chữ ký
của cán
bộ
phòng
đọc

Ghi
chú

13

14



Biểu mẫu số 04:
Tên cơ quan

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Lưu trữ

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
……..ngày……..tháng…….năm……..

BIÊN BẢN SỐ:………
Về việc làm mất tài liệu lưu trữ
Hôm nay, ngày …….tháng……..năm……..
Họ và tên người làm mất tài liệu: .....................................................
Số chứng minh nhân dân: ..................................................................
Địa chỉ: ..............................................................................................
Cơ quan: ............................................................................................
Đã làm mất tài liệu sau: ....................................................................
Số TT

Ký hiệu tra tìm

Tiêu đề hồ sơ, tài
liệu

Nguyên nhân

TRƯỞNG PHÒNG


NGƯỜI LÀM MẤT TÀI LIỆU

TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU

(Ký tên)

(Ký tên)

20


Biểu mẫu số 05:
Tên cơ quan

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Lưu trữ

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……..ngày……..tháng…….năm……..

PHIẾU XIN SAO CHỤP TÀI LIỆU
Số:………..
1- Họ và tên độc giả: .........................................................................
2- Đề tài nghiên cứu: .........................................................................
Số
TT

Tên văn bản, số ký hiệu, tác giả,
trích yếu nội dung và ngày

Số trang Hồ sơ số Tên phông
tháng của văn bản

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
DUYỆT CỦA

ĐỀ NGHỊ CỦA

NGƯỜI XIN SAO CHỤP

THỦ TRƯỞNG CẤP TRÊN

GIÁM ĐỐC LƯU TRỮ

(Ký teân)

21


Biểu mẫu số 06:


SỔ ĐĂNG KÝ CẤP BẢN SAO, TRÍCH LỤC
VÀ CHỨNG THỰC LƯU TRỮ

Ngày

Số

Tháng TT

1

2

Ký hiệu lưu trữ

Nội
dung
bản
sao

Phông
số

Mục
lục
số

Cặp
số


Đơn vị
bảo
quản

3

4

5

6

7

22

Tờ
số

Tên,
chữ ký
của
độc giả

Chữ ký
của cán
bộ
phòng
đọc


Ghi
chú

8

9

10

11