CHƯƠNG 4

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

TS.GVC. Nguyễn Lệ


CHƯƠNG 4: XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
I.
II.
III.
IV.
V.

Khái niệm về xác định giá trị tài liệu
Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu
Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu

TS.GVC. Nguyễn Lệ


I. Khái niệm về xác định giá trị tài liệu
(XĐGTTL)

1.
2.
3.
4.
5.

Khái niệm
Mục đích, ý nghĩa của việc XĐGTTL
Yêu cầu của việc XĐGTTL
Giá trị của tài liệu
Nội dung công tác XĐGTTL
TS.GVC. Nguyễn Lệ


1. Khái niệm
XĐGTTL là dựa trên những nguyên tắc, tiêu
chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để:
- quy định THBQ cho từng loại TL hình thành
trong quá trình hoạt động của cq, tổ chức, cá
nhân theo giá trị của chúng về các mặt k.tế,
chính trị, kh, ls…
- lựa chọn, bổ sung những TL có giá trị đưa
vào bảo quản và loại ra những TL đã hết giá trị
để tiêu huỷ.
TS.GVC. Nguyễn Lệ


2. Mục đích, ý nghĩa của việc XĐGTTL
• Giúp cho việc quản lý chặt chẽ TLLT
• Tạo điều kiện để bổ sung TL có giá trị vào các
PLT, nhằm tối ưu hoá thành phần PLT QGVN,
nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng
TLLT
• Giải phóng kho tàng, phương tiện bảo quản TL.
• Việc XĐGTTL tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu

huỷ TL một cách tuỳ tiện.

TS.GVC. Nguyễn Lệ


3.u cầu của việc XĐGTTL
XĐGTTL là một cơng việc khó, phức tạp, có
ý nghĩa quyết định đến số phận của TL,
u cầu: những người làm cơng tác lưu trữ
phải có tinh thần trách nhiệm cao, thận trọng
khi XĐGTTL, phải thực hiện đầy đủ các quy
định của Nhà nước và các hướng dẫn nghiệp
vụ về XĐGTTL.

TS.GVC. Nguyễn Lệ


4. Giá trị của tài liệu
• Giá trị của TL là ý nghĩa thông tin chứa đựng
trong TL, phục vụ cho hoạt động thực tiễn và
nghiên cứu lịch sử trên các lĩnh vực chính trị,
kinh tế, văn hóa, XH, KHKT …
• Xét ở góc độ khái qt, TLLT có 2 giá trị: Giá
trị thực tiễn và giá trị lịch sử

TS.GVC. Nguyễn Lệ


4.1 Giá trị thực tiễn
• Là những thơng tin chứa đựng trong tài liệu có

thể phục vụ hoạt động hiện hành của các cơ
quan, cá nhân
• (VD để xem xét lại những cơng việc đã kết
thúc nhưng cịn liên quan đến hiện tại, cần
được khảo cứu).

TS.GVC. Nguyễn Lệ


4.2 Giá trị lịch sử
• Là giá trị của những thông tin chứa đựng trong
tài liệu để phục vụ cho u cầu nghiên cứu lịch
sử.
• Tài liệu có giá trị lịch sử chiếm tỉ lệ thấp so với
tổng số tài liệu được hình thành.(khoảng 110% )
• Tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản vĩnh
viễn trong các lưu trữ lịch sử.

TS.GVC. Nguyễn Lệ


5. Nội dung cơng tác XĐGTTL
• Nghiên cứu, nắm vững các nguyên tắc, phương
pháp, tiêu chuẩn để XĐGTTL
• Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn công
tác XĐGTTL ở giai đoạn VT, LTHH, LTLS
• Xác định THBQ cho từng hồ sơ TL
• Lựa chọn những TL có giá trị để đưa vào bảo
quản tại các lưu trữ
• Tổ chức kiểm tra và loại ra những TL hết giá trị

để tiêu hủy
TS.GVC. Nguyễn Lệ


II. Các nguyên tắc XĐGTTL

1. Ý nghĩa của việc nghiên cứu các nguyên
tắc XĐGTTL
2. Các nguyên tắc XĐGTTL

TS.GVC. Nguyễn Lệ


1. Ý nghĩa của việc nghiên cứu các
nguyên tắc XĐGTTL
• giúp chúng ta xử lý khách quan đối với tài liệu.
• Chỉ ra phương hướng giải quyết đúng đắn
những vấn đề liên quan đến giá trị của các TL
sẽ được lựa chọn để đưa vào thành phần
PLTQGVN
• Có ý nghĩa chỉ đạo đối với quá trình giải quyết
các nhiệm vụ cụ thể
• Giúp cán bộ lưu trữ có cơ sở lý luận để bác bỏ
quan điểm sai lầm.

TS.GVC. Nguyễn Lệ


2. Các nguyên tắc XĐGTTL
2.1 Nguyên tắc tính đảng (chính trị)

2.2 Nguyên tắc lịch sử
2.3 Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

TS.GVC. Nguyễn Lệ


2.1 Nguyên tắc tính đảng (chính trị)
- Tài liệu đưa vào bảo quản trong các lưu
trữ phục vụ cho quyền lợi cho nhân dân,
cho dân tộc, cho quốc gia và cho Đảng.
- Tài liệu lưu trữ là di sản của nhân loại, của

quốc gia, dân tộc, của Đảng, là bằng chứng
lịch sử, nguồn sử liệu tin cậy để nghiên cứu
lịch sử chính xác nhất. Việc xác định giá trị
tài liệu phải đứng trên quan điểm bảo vệ di
sản dân tộc.
- Lý giải vì sao phải lưu giữ tài liệu của các chế
độ khác nhau
TS.GVC. Nguyễn Lệ


2.2 Ngun tắc lịch sử
• TLLT chứa đựng thơng tin q khứ cả về nội
dung và hình thức.
• Khi xét giá trị của TL phải chú ý tới hoàn cảnh
lịch sử, điều kiện và thời gian mà TL hình thành.
• Cần phải có những kiến thức lịch sử mới có thể
xác định đúng được ý nghĩa của TL.


TS.GVC. Nguyễn Lệ


2.3 Ngun tắc tồn diện và tổng hợp
• Ý nghĩa của TL phụ thuộc vào nội dung thông tin
của TL, mục đích sử dụng của người nghiên
cứu, vì vậy khi xem xét giá trị của TL phải có
quan điểm tồn diện và tổng hợp.
• Khi XĐGTTL khơng được tách rời từng TL riêng
biệt mà phải đặt tài liệu vào mối quan hệ với
những TL có liên quan.
• Khi xem xét giá trị tài liệu phải chú ý đến ý nghĩa
toàn quốc, ý nghĩa địa phương, của từng ngành
khoa học.
TS.GVC. Nguyễn Lệ


III. Các tiêu chuẩn XĐGTTL
1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của TL
2. Tiêu chuẩn tác giả TL
3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, cá nhân hình thành
phơng
4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong TL
5. Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành TL
6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng
của PLT
7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của TL
8. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các
đặc điểm bề ngoài của TL
TS.GVC. Nguyễn Lệ



1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung TL
• Nội dung TL là những thơng tin chứa đựng
trong TL. Có thể nói, nội dung là linh hồn của
TL, giá trị các mặt của TL chủ yếu do nội
dung quyết định.
• Khi xác định đến nội dung của TL, cần phải
đặt TL trong mối liên hệ với chức năng,
nhiệm vụ của ĐVHTP.
• Ý nghĩa nội dung của TL không thể xét 1
cách riêng rẽ mà phải đặt chúng vào nhóm
TL để xem xét
• => Cách vận dụng:
TS.GVC. Nguyễn Lệ


2. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
• Tác giả là cơ quan hoặc cá nhân làm ra TL
• Khi XĐGTTL phải xét đến vai trò và ý nghĩa của
cơ quan hoặc cá nhân làm ra TL.
• Trong 1 PLT thường có các tác giả sau: cơ
quan cấp trên; cơ quan hình thành phơng; cơ
quan hữu quan; cơ quan, đơn vị trực thuộc.
• Đối với những nhân vật kiệt xuất trong lịch sử
=> toàn bộ tài liệu sẽ được giữ lại.

TS.GVC. Nguyễn Lệ



3. Tiêu chuẩn ý nghĩa CQ, ĐVHTP
• Cơ quan, đvhtp là những cq, cá nhân trong quá
trình hoạt động của mình đã sản sinh ra PTL
• Chú ý: Tiêu chuẩn tác giả khác tiêu chuẩn ý nghĩa
cơ quan ĐVHTP.
• Theo tiêu chuẩn này, những CQ có vị trí quan
trọng trong BMNN, những cá nhân kiệt xuất, tiêu
biểu thì TL của những cq, cá nhân đó được xem là
nguồn bổ sung quan trọng nhất cho PLTQG.
• Những CQ có vị trí ít quan trọng trong BMNN thì
TL sản sinh ra sẽ được bảo quản tại KLT của CQ
nhằm phục vụ cho hoạt động hàng ngày cũng như
phục vụ việc nghiên cứu lịch sử của CQ.
TS.GVC. Nguyễn Lệ


4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thơng tin trong TL
• Sự trùng lặp thông tin của TL là sự lặp lại nội
dung của TL này trong các TL khác.
• Sự trùng lặp thơng tin có thể xảy ra trong
phạm vi 1 CQ hoặc trong nhiều CQ
• Trong 1 CQ, sự trùng lặp thơng tin thường có
2 dạng:
+Trùng lặp do việc sao in
+ Trùng lặp do việc tổng hợp thông tin

TS.GVC. Nguyễn Lệ


5. Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình

thành tài liệu
• Về thời gian
• Về địa điểm

TS.GVC. Nguyễn Lệ


6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn
chỉnh và chất lượng của PLT
•
•
•
•

Phơng lưu trữ hồn chỉnh?
PLT có chất lượng cao?
Thực trạng các phông lưu trữ của nước ta?
Cách vận dụng:

TS.GVC. Nguyễn Lệ


7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý
của tài liệu
- Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể
hiện ở cả 2 mặt:
+ thể thức
+ nội dung

TS.GVC. Nguyễn Lệ



8. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế
tác và các đặc điểm bề ngồi của TL
• Ngơn ngữ thể hiện trên TLLT của nước ta gồm:
chữ Hán, chữ Nôm, chữ quốc ngữ, chữ của 1 số
dân tộc ít người…
• Vật liệu và phương pháp chế tác TLLT của nước
ta gồm: gỗ, đá, thẻ tre, lá đồng, dải lụa, giấy
bạc, giấy gió, giấy trắng, đĩa, băng…

TS.GVC. Nguyễn Lệ