ĐỒN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TP. HỒ CHÍ MINH

CƠNG TRÌNH DỰ THI
GIẢI THƯỞNG "KHOA HỌC SINH VIÊN - EURÉKA"
LẦN THỨ 9 NĂM 2007

Tên cơng trình

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN
BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THỦ ĐỨC
- THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Thuộc nhóm ngành : Lưu trữ học và Quản trị văn phịng

Mã số cơng trình:…………………


ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

CƠNG TRÌNH DỰ THI
GIẢI THƯỞNG " KHOA HỌC SINH VIÊN- EURÉKA"
LẦN THỨ 9 NĂM 2007

TÊN CƠNG TRÌNH

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN
BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THỦ ĐỨC
- THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
THUỘC NHÓM NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Tác giả: Nguyễn Thị Ly
Lớp : Lưu trữ 04

Nữ
Năm thứ/ số năm đào tạo: 3/4

Khoa : Lịch sử
Người hướng dẫn: TS. Nghiêm Kỳ Hồng

Thành phố Hồ Chí Minh năm 2007


MỤC LỤC ĐỀ TÀI
ĐỀ MỤC
Trang
A. PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................. 6
1. Tóm tắt cơng trình .......................................................................................6
2. Lý do chọn đề tài.........................................................................................7
3. Những thuận lợi và khó khăn khi nghiên cứu đề tài.....................................7
4. Mục đích và nhiệm vụ của đề tài .................................................................8
5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu...................................................9
6. Ý nghĩa của đề tài........................................................................................9
7. Kết cấu của đề tài ........................................................................................9
B. PHẦN NỘI DUNG..................................................................................10
Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ THỂ THỨC VÀ THUẬT TRÌNH BÀY
VĂN BẢN
1.1. Một số khái niệm cơ bản ........................................................................10
1.1.1. Văn bản ...............................................................................................10

1.1.2. Văn bản quản lý nhà nước ...................................................................10
1.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ................................................10
1.2. Các thành phần của thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.....................11
1.2.1. Các thành phần của thể thức ................................................................11
1.2.2. Các thành phần của kỹ thuật trình bày văn bản....................................18
1.3. Tác dụng, ý nghĩa của TT và KTTBVB.................................................18
1.3.1. Tác dụng, ý nghĩa của thể thức văn bản ...............................................18
1.3.2. Tác dụng, ý nghĩa của kỹ thuật trình bày văn bản ................................19
Chương 2
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THỦ ĐỨC
2.1. Đôi nét về UBND quận Thủ Đức............................................................20
2.1.1. Chức năng ...........................................................................................20
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn...........................................................................20
2.1.3. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................21
2.2. Thực trạng TT và KTTBVB tại UBND quận Thủ Đức...........................24
2.2.1. Hoạt động xây dựng và ban hành VB QLNN tại UBND quận Thủ Đức 24
2.2.1.1. Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND quận Thủ Đức................24
2.2.1.2. Tên loại, cơ cấu và số lượng văn bản UBND quận Thủ Đức thời gian
2005 - 2006 ...................................................................................................24
2.2.2. TT và KTTBVB tại UBND quận Thủ Đức từ 2005 - 2006 ..................25
2.2.2.1. Khái quát chung về TT và KTTBVB trước và sau khi ban hành
Thông tư 55...................................................................................................25
2.2.2.2. Giai đoạn trước khi ban hành Thông tư 55........................................26


2.2.2.3. Giai đoạn từ khi Thơng tư 55 có hiệu lực đến hết 31/12/2006...........27
2.2.3. Nhận xét thực trạng TT và KTTBVB tại UBND quận Thủ Đức thời
gian 2005 -2006 ............................................................................................29
2.2.3.1. Những ưu điểm, tích cực ..................................................................31

2.2.3.2. Những tồn tại, sai sót........................................................................33
2.2.3.3. Nguyên nhân của thực trạng trên ......................................................35
2..2.3.4. Kinh nghiệm rút ra khi nghiên cứu thực trạng..................................36
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG THỂ THỨC
VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN TẠI UBND
QUẬN THỦ ĐỨC
3.1. Phương hướng chủ yếu...........................................................................38
3.1.1. Tăng cường giáo dục, tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức về VB,
VBQLNN, TT và KTTBVB..........................................................................38
3.1.2. Tăng cường kiểm tra, sơ kết, tổng kết nhằm thay đổi nhận thức của cán
bộ văn thư về công tác soạn thảo và ban hành văn bản ..................................38
3.1.3. Đẩy mạnh QLNN về công tác soạn thảo và ban hành văn bản............39
3.2. Một số giải pháp cụ thể...........................................................................40
3.2.1. Tiêu chuẩn hoá VB, thống nhất TT và KTTBVB theo quy định hiện
hành. .............................................................................................................40
3.2.2.Ứng dụng Hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001: 2000 vào công tác
soạn thảo và ban hành văn bản. .....................................................................41
3.2.3. Tăng cường bồi dưỡng và chuẩn hóa cán bộ cơng chức làm công tác
Văn thư - Lưu trữ ..........................................................................................42
C. KẾT LUẬN .............................................................................................43
D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................44
E. PHỤ LỤC ................................................................................................46


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG ĐỀ TÀI
01. Hội đồng Nhân dân: HĐND
02. Ủy ban Nhân dân: UBND
03. Thể thức văn bản: TTVB
04. Kỹ thuật trình bày: KTTB

05. Quản lý nh nước: QLNN
06. Văn bản quản lý nhà nước: VBQLNN
07. Văn bản quy phạm pháp luật: VBQPPL


6

A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tóm tắt cơng trình
Kết quả nghiên cứu của đề tài gồm những phần dưới đây: Ngoài phần
mở đầu, kết luận thì nội dung đề tài được kết cấu gồm ba chương :
Chương 1: Lý luận chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trong chương này tác giả tập trung nghiên cứu và làm rõ khái niệm về
văn bản, văn bản quản lý nhà nước, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
các yếu tố cấu thành thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; tác dụng của thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Chương 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại UBND quận
Thủ Đức
Trong chương 2, thông qua khảo sát hai mẫu văn bản đại diện là Quyết
định và công văn, tác giả tập trung làm rõ thực trạng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản tại UBND quận Thủ Đức với những ưu điểm và hạn chế trong
thời gian 2005-2006; tìm hiểu nguyên nhân của thực trạng và những kinh
nghiệm rút ra từ quá trình nghiên cứu thực trạng.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản tại UBND quận Thủ Đức.
Trên cơ sở lý luận và thực tiễn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản của UBND quận Thủ Đức, tác giả mạnh dạn đề xuất một số giải pháp
nâng cao chất lượng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại UBND quận
Thủ Đức nói riêng và các cơ quan QLNN trên địa bàn Thành Phồ Hồ Chí
Minh nói chung. Trong đó có các phương hướng chủ yếu như: Tăng cường

giáo dục, tuyên truyền nhằm nâng cao về nhận thức về các khái niệm văn bản,
văn bản QLNN, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; tăng cường kiểm tra
sơ kết, tổng kết nhằm thay đổi nhận thức của cán bộ văn thư về công tác soạn
thảo và ban hành văn bản; đẩy mạnh QLNN về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản. Trên cơ sở phương hướng chủ yếu tác giả đưa ra một số giải
pháp cụ thể như: Tiêu chuẩn hóa văn bản, thống nhất thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản theo quy định hiện hành; ứng dụng hệ thống tiêu chuẩn
chất lượng ISO 9001:2000 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản; tăng
cường bồi dưỡng và chuẩn hóa các bộ cơng chức làm cơng tác Văn thư - Lưu
trữ.
Trong q trình thực hiện đề tài, tác giả được sự giúp đỡ của Vưn
phòng HĐND - UBND quận Thủ Đức; sự hướng dẫn tận tình của TS. Nghiêm
Kỳ Hồng, sự động viên, giúp đỡ của gia đình, Bộ mơn và những người bạn.
Tuy nhiên, sự non nớt về trình độ chun mơn của một sinh viên mới tiếp cận
chuyên ngành và một người mới bắt đầu tập sự trong nghiên cứu khoa học
khiến đề tài không tránh khỏi những khiếm khuyết. Do đó, tác giả mong được
sự đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn quan tâm để đề tài được hoàn
thiện hơn.


7

2. Lý do chọn đề tài
Thể thức (TT) và kỹ thuật trình bày văn bản (KTTBVB) là một yếu tố
quan trọng và cần thiết trong công tác soạn thảo văn bản, góp phần hồn
chỉnh, đảm bảo giá trị pháp lý và nâng cao chất lượng văn bản quản lý nhà
nước (VBQLNN).
Sự ra đời của Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về cơng tác văn thư (Nghị định 110) và Thông tư liên tịch số 55/ 2005/
TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ

hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, tạo hành lang pháp lý giúp
các cơ quan nhà nước thống nhất về TT và KTTBVB. Theo đó, hầu hết các cơ
quan đã nghiên cứu nghiêm túc và triển khai Nghị định 110 và Thông tư 55
bằng nhiều biện pháp khác nhau. Tuy nhiên khi áp dụng hai văn bản quy
phạm pháp luật (VBQPPL) nêu trên vào thực tế nảy sinh những vấn đề cần
nghiên cứu, nhằm đánh giá đúng tình hình thực hiện và đề xuất một số giải
pháp thiết thực, tạo tính thống nhất về TT và KTTBVB tại các cơ quan, tổ
chức.
Ngày nay, quá trình cải cách hành chính theo hướng “một cửa, một dấu”
và sự phấn đấu đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 trong quản lý đang
càng trở lên phổ biến tại các cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy sự thống nhất về
TT và KTTBVB là một yêu cầu không thể thiếu khi soạn thảo văn bản trong
giai đoạn hiện nay. Đó là những vấn đề cần thiết thúc đẩy tác giả chọn đề tài
“Thực trạng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Ủy ban nhân dân quận
Thủ Đức”
3. Thuận lợi và khó khăn khi nghiên cứu đề tài
Khi nghiên cứu đề tài tác giả gặp một số thuận lợi và khó khăn sau đây:
3.1. Về mặt thuận lợi
Một là, tham gia thực hiện đề tài “Thực trạng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản tại Ủy ban Nhân dân quận Thủ Đức” tác giả được cung cấp đủ
các tài liệu nghiệp vụ, các văn bản pháp lý liên quan đến vấn đề nghiên cứu.
Hai là, tác giả được sự giúp đỡ tận tình của TS.Nghim Kỳ Hồng, sự hỗ
trợ của các thầy cô trong bộ môn Lưu trữ – Quản trị văn phòng, đặc biệt là sự
chỉ bảo của các cô chú, anh chị đang làm việc tại Văn phòng HĐND – UBND
quận Thủ Đức trong bảy tháng thực tế vừa qua.
Ba là, trong thời gian nghiên cứu tác giả đã tiếp cận được một số bài
viết xung quanh Nghị định 110 và Thông tư 55, tiêu biểu là các bài viết của
tác giả Lê Văn In, Kiều Mai và Nguyễn Thiên An.
Bài viết “Lại bàn về vấn đề ký văn bản” (Quy định tại Nghị định số
110/ 2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư) của tác

giả Lê Văn In trình bày trong Nội san trao đổi số 01-2006 của trường Cán bộ
Thành phố Hồ Chí Minh. Bài viết đưa ra những suy nghĩ của tác giả về những
thiếu sót, hạn chế của một số Điều, Khoản ký văn bản trong Nghị định 110.


8

Bài viết “Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP tại các cơ
quan trung ương” của tác giả Nguyễn Thiên Ân, trình bày trong Tạp chí Lưu
trữ Việt Nam số 02- 2006. Bài viết đề cập đến những sai sót trong q trình
thực hiện Thơng tư 55 tại các cơ quan trung ương, đồng thời đề xuất một số
giải pháp cho thực trạng trên.
Bài viết “Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội
vụ và Văn phịng Chính phủ sau một năm thực hiện” của tác giả Kiều Mai
trình bày trong Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 04-2006. Nội dung của bài viết
là tình hình thực hiện Thơng tư 55 tại một số cơ quan, tổ chức trong phạm vi
tồn quốc với những mặt tích cực, hạn chế đồng thời đề xuất một số giải pháp
cho thực trạng trên.
Như vây, nội dung của những bài viết nêu trên đã đánh giá được thực
trạng áp dụng Nghị định 110 và Thơng tư 55 trên phạm vi tồn quốc, song
cịn dừng ở mức độ khái qt. Vì thế, tìm hiểu khía cạnh TT và KTTBVB tại
một địa phương cụ thể như UBND quận Thủ Đức thì đây chính là đề tài đầu
tiên.
3.2. Về mặt khó khăn
Một là, sự chưa thống nhất, chưa khoa học của những quy định pháp
luật hiện hành về soạn thảo văn bản nói chung TT và KTTBVB nói riêng. Sự
thiếu thống nhất giữa lý luận pháp lý và thực tế thi hành về TT và KTTBVB
Hai là, sự non nớt, hạn chế về kiến thức chuyên môn của một sinh viên
mới tiếp cận với chuyên ngành và một người mới bắt đầu tập sự trong nghiên
cứu khoa học nên khơng trnh khỏi có những nhận xét chưa thật xác. Tuy

nhiên, sản phẩm của đề tài là kết quả của bảy tháng nghiên cứu, khảo sát
nghiêm túc của tác giả khi thực tập tại Văn phòng HĐND - UBND quận Thủ
Đức.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
4.1. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Việc thực hiện đề tài “Thực trạng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
tại Ủy ban nhân dân quận Thủ Đức” giúp tác giả có điều kiện thực tế, so sánh,
đối chiếu TT và KTTBVB theo quy định của Nghị định 110 và Thông tư 55
với thực tiễn áp dụng tại UBND quận Thủ Đức, chỉ ra những ưu điểm, hạn
chế và ngun nhân của nó.
Thơng qua nghiên cứu thực trạng nêu trên tại ủy ban, tác giả đề xuất
một số giải pháp có tính thực tế, có thể áp dụng cho UBND quận Thủ Đức và
các cơ quan, tổ chức khác của Thành phố nhằm chuẩn hóa TT và KTTBVB
theo quy định pháp luật hiện hành
4.2. Nhiệm vụ của đề tài
Để thực hiện mục đích nghiên cứu nêu trên, đề tài tập trung giải quyết
những nhiệm vụ sau:
Một là, trình bày khái quát một số khái niệm về văn bản, văn bản
QLNN, TT và KTTBVB quy định tại Nghị định 110 và Thông tư 55.


9

Hai là, làm rõ thực trạng TT và KTTBVB tại UBND quận Thủ Đức, ưu
điểm, những tồn tại, hạn chế; chỉ ra nguyên nhân và kinh nghiệm từ việc
nghiên cứu thực trạng trên.
Ba là, đề xuất một số giải pháp góp phần chuẩn hố TT và KTTBVB.
5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện việc nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phương pháp lý luận
của chủ nghĩa Mác- Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, đề tài sử dụng các

phương pháp nghiên cứu khoa học như : phương pháp khảo sát, phương pháp
phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp hệ
thống…
6. Ý nghĩa của đề tài
Về mặt lý luận: Đề tài trình bày một cách hệ thống những vấn đề lý
luận về TT và KTTBVB, có sự so sánh với những quy định của Nghị định
110 và Thông tư 55, tác dụng củaTT và KTTBVB
Về mặt thực tiễn: Đề tài đánh giá đúng thực trạng, nhìn nhận đúng ưu
điểm, hạn chế và sai sót về TT và KTTBVB tại UBND quận Thủ Đức thời
gian 2005-2006; đề xuất một số giải pháp khắc phục những sai sót, khuyết
điểm, khơng ngừng cải thiện và thực hiện tốt hơn TT và KTTBVB quản lý
nhà nước; phát hiện những điểm chưa thống nhất, chưa khoa học giữa những
quy định hiện hành, giữa lý luận và thực tiễn về TT và KTTBVB; ngoài ra,
kết quả nghiên cứu của khóa luận có thể làm tư liệu tham khảo cho giảng
viên, sinh viên thuộc chuyên ngành Lưu trữ - Quản trị văn phòng khi nghiên
cứu thực hiện chuyên đề của mình.
7. Kết cấu của đề tài
Kết quả nghiên cứu của đề tài gồm những phần duới đây: ngoài phần
mở đầu, kết luận, mục lục, một số phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo thì
phần nội dung của đề tài được kết cấu gồm ba chương:
Chương 1: Lý luận chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Chương 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại ủy ban nhân
dân quận Thủ Đức.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản.


10

B. NỘI DUNG

Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH
BÀY VĂN BẢN
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Văn bản
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tuỳ theo
góc độ nghiên cứu mà các ngành khoa học có những khái niệm khác nhau về
văn bản. Dưới góc độ ngơn ngữ, Nguyễn Quang Ninh, Hồng Dân định nghĩa:
“ Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt
tới một hoặc một số giao tiếp nào đó”; dưới góc độ văn bản học Nguyễn Đăng
Dung, Hồng Trọng Phiến định nghĩa: “Văn bản là phương tiện ghi tin và
truyền đạt thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ngôn ngữ nhất
định”. Tuy nhiên, trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả sẽ thống nhất
hiểu văn bản theo Từ điển bách khoa Việt Nam: “Văn bản là phương tiện
thơng tin viết, chính thức và chính xác mà các cơ quan, tổ chức dùng để lãnh
đạo và chỉ đạo mọi hoạt động quản lí của cơ quan, đồng thời là phương tiện
ghi lại những tri thức, những kinh nghiệm giúp cho việc giải quyết công việc
truớc mắt và lưu lại cho việc nghiên cứu sau này”. (Từ điển bách khoa Việt
Nam,T4, Tr 862).
1.1.2. Văn bản quản lý nhà nước
Như một tất yếu khách quan, xưa cũng như nay nhà nước của giai cấp
thống trị trên thế giới nói chung, Việt Nam nói riêng đều sử dụng văn bản làm
phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin, phục vụ cho công tác quản lý,
loại văn bản này được gọi là VBQLNN.
Theo cách hiểu hiện nay, VBQLNN là văn bản do các cơ quan nhà
nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và thông
tin quản lý theo đúng thể thức, thẩm quyền theo thủ tục do luật pháp quy định.
1.1.3. Khái niệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Mục 2, phần I của Thông tư 55 định nghĩa: Thể thức văn bản là tập
hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp

dụng với các văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ
thể hoặc đối với một số văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số
110/2004/NĐ-CP.
Cùng với TT, trước khi ban hành, văn bản cần sự thống nhất về KTTB.
Mục 3, phần I của Thơng tư 55 ghi rõ: Kỹ thuật trình bày văn bản được hiểu
là tồn bộ: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, vị trí trình bày các thành
phần của thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác.


11

1.2. Các thành phần của thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
1.2.1. Các thành phần của thể thức
Theo quy định tại Nghị định 110 và Thông tư 55, thể thức văn bản bao
gồm các thành phần chủ yếu sau:
1.2.1.1. Quốc hiệu
Về mặt khái quát, quốc hiệu biểu thị tên nước, chế độ chính trị và mục
đích phấn đấu của nhà nước ta. Yếu tố nay dùng để xác nhận tính pháp lý của
văn bản do cơ quan QLNN có thẩm quyền ban hành.Việc ghi quốc hiệu trên
văn bản là sự kế thừa truyền thống cha ông và thông lệ của các quốc gia trên
thế giới. Quốc hiệu được viết ở phía trái trang đầu mỗi văn bản.
1.2.1.2. Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: Tên cơ quan, tổ chức
ban hành ra văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu
có). Tên cơ quan ban hành văn bản giúp cho người đọc, người thi hành văn
bản nhận biết được văn bản đó của cơ quan nào ban hành và vị trí của cơ quan
trong hệ thống tổ chức của bộ máy nhà nước.
Việc ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản không những làm sáng
tỏ hệ thống chủ quản và trực thuộc của tác giả văn bản mà còn có ý nghĩa giao
dịch.

Tên cơ quan viết ở góc trái, phía trên trang đầu văn bản.
Nếu văn bản do một cơ quan ban hành trực thuộc một cơ quan chủ
quản thì phải ghi cơ quan chủ quản trên một cấp ở phía trên và tên cơ quan
ban hành ở phía dưới (ghi đứng đậm)
1.2.1.3. Số, ký hiệu văn bản
Số của văn bản là số thứ tự do cơ quan, đơn vị làm ra văn bản ghi. Số
văn bản được ghi liên tục theo năm hành chính: từ số 01, bắt đầu ngày 01/ 01
đến hết ngày 31/12 của mỗi năm, năm sau sẽ được đánh lại từ đầu. Tùy theo
tính chất và khối lượng văn bản ban hành có thể đánh số riêng cho từng loại
hoặc tổng hợp theo nhóm văn bản.
Ký hiệu văn bản gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt cơ
quan, đơn vị ban hành ra văn bản.
Số và ký hiệu văn bản có tác dụng chỉ dẫn, trích dẫn, đăng ký, sắp xếp,
tìm kiếm văn bản được nhanh chóng, dễ dàng.
Số ký hiệu ghi dưới cơ quan ban hành văn bản, ký hiệu ghi bằng chữ
in hoa.
1.2.1.4. Địa danh, ngày tháng năm văn bản
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính tức của đơn vị hành chính nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở. Ngày tháng năm văn bản là ngày tháng năm
ký chính thức và phát hành văn bản.
Địa danh, ngày tháng năm văn bản giúp cơ quan nhận văn bản biết trụ
sở của cơ quan gửi văn bản, biết tốc độ chuyển giao văn bản nhanh hay chậm
và thuận lợi trong liên hệ công việc.


12

Địa danh, ngày tháng năm ghi dưới quốc hiệu.
1.2.1.5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản là tên gọi của từng văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành. Trừ công văn, văn bản nào cũng có tên loại. Tên loại văn bản nói nên

tầm quan trọng của văn bản, tính chất cơng việc văn bản đề cập, tạo điều kiện
cho đăng ký, sắp xếp hồ sơ và tổ chức thực hiện.
Trích yếu nội dung văn bản là câu văn gọn và rõ, thể hiện khái quát nội
dung chủ yếu của văn bản. Trích yếu nội dung tiện cho việc vào sổ, theo dõi
giải quyết cơng việc, tra tìm khi cần thiết.
Tên loại và trích yếu biểu thị: hiệu lực pháp lý nội dung vấn đề văn bản
đề cập; trách nhiệm của cơ quan nhận văn bản đối với vấn đề mà văn bản đề
cập.
Tên loại và trích yếu ghi dưới địa danh, ngày, tháng năm (văn bản có
tên loại) và dưới số, ký hiệu văn bản (đối với công văn)
1.2.1.6. Nội dung văn bản
Nội dung văn bản là phần trình bày các vấn đề được đề cập trong văn
bản. Đây là thành phần chủ yếu, quan trọng nhất, là linh hồn của văn bản.
Nội dung văn bản giúp cho đối tượng tiếp cận văn bản biết được yêu
cầu, mục đích hay quy định của cơ quan ban hành văn bản về một vấn đề nào
đó. Nội dung văn bản phải biên tập ngắn gọn, chính xác, rõ ràng và phù hợp
với các VBQPPL có liên quan.
1.2.1.7. Thể thức đề ký
Thể thức đề ký bao gồm: hình thức ký, chức vụ, chứ ký và họ tên đầy
đủ đủ của người có thẩm quyền ký. Trong trường hợp văn bản do tập thể
thơng qua thì ghi trước chức vụ người ký TM. (Thay mặt). Trong trường hợp
cấp phó được ký về việc đã phân cơng thì trước chức vụ là KT. (Ký thay).
Tùy theo trường hợp mà ký TL. (Thừa lệnh) hoặc TUQ. (Thừa ủy quyền) hay
Q. (Quyền)
1.2.1.8. Con dấu
Dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng, chùm lên 1/4 -> 1/3 về bên trái của
chữ ký. Dấu phải đóng theo quy định, khơng được đóng dấu khống chỉ.
Chữ ký, thể thức đề ký và dấu của cơ quan đóng vào văn bản là những
yếu tố rất quan trọng đảm bảo tính chân thực, độ tin cậy và hiệu lực pháp lý
của văn bản.

1.2.1.9. Nơi nhận văn bản
Nơi nhận văn bản xác định tên cơ quan, tổ chức, đơn vị , cá nhân nhận
văn bản, liên quan đến công việc trong văn bản, nhằm kiểm tra, giám sát, xem
xét, giải quyết, để thi hành, trao đổi công việc, để biết và lưu văn bản.
Nơi nhận văn bản giúp cho văn thư cơ quan làm thủ tục giao nhận văn
bản nhanh chóng, chính xác; cơ quan, cá nhân nhận văn bản thấy được trách
nhiệm của mình đối với việc giải quyết, thực hiện văn bản đó. Bởi vậy, yếu tố
này cần được ghi rõ ràng, chính xác.


13

Đối với văn bản có tên loại, yếu tố này ghi ở góc trái, phía dưới trang
cuối cùng của văn bản. Đối với cơng văn thì ghi ở hai nơi: dưới địa danh,
ngày tháng năm và bên trái phía dưới trang cuối cùng.
1.2.1.10. Dấu chỉ mức độ mật, khẩn
Tuỳ theo tính chất và nội dung của văn bản, người ký có thể ghi thêm
yếu tố thơng tin mật, khẩn. Đây là thành phần khơng phải văn bản nào cũng
có.
Dấu chỉ mức độ mật: áp dụng đối với văn bản chứa nội dung nội dung
bí mật của cơ quan, nhà nước, lưu ý những người có trách nhiệm giải quyết,
khơng phổ biến rộng rãi nội dung của văn bản và có biện pháp bảo quản thích
hợp. Độ mật của văn bản được xắc định theo ba mức: mật, tối mật, tuyệt mật.
Mức độ mật: Đóng vào văn bản có nội dung phổ biến trong những đơn
vị, cán bộ có trách nhiệm.
Mức độ tối mật: đóng vào văn bản có nội dung phổ biến hẹp hơn nữa
Mức độ tuyệt mật: đóng vào văn bản có độ mật rất cao, thường chỉ thủ
truởng cơ quan mới được biết.
Mức độ mật do người ký văn bản quyết định. Văn bản có mức độ mật
khơng được sao chụp phổ biến.

Dấu chỉ mức độ khẩn: áp dụng trong trường hợp văn bản vừa được
chuyển tới cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thi hành để xử lý kịp
thời, nếu chậm sẽ khơng có hiệu lực thi hành hoặc gây tổn hại cho công việc.
Độ khẩn có ba mức: khẩn, thượng khẩn và hoả tốc.
Mức độ khẩn: là yêu cầu chuyển văn bản đến nơi nhận văn bản nhanh
hơn mức bình thường.
Mức độ thượng khẩn: là yêu cầu chuyển văn bản đến nơi nhận nhanh
hơn văn bản có dấu hiệu khẩn.
Mức độ hoả tốc: là yêu cầu chuyển nhanh văn bản đến nơi nhận, bất kể
thời gian, không gian, thời tiết.
Dấu chỉ mức độ mật, khẩn đóng vào khoảng giấy trống dưới số và ký
hiệu văn bản
Như vậy, ngoài dấu chỉ mức độ mật, khẩn thì các thành phần thể thức
nêu trên là phổ biến và bắt buộc đối với các VBQLNN.
1.2.1.11. Các thành phần thể thức khác
Các thành phần của thể thức khác của văn bản bao gồm:
Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-mail, Website, số điện thoại, số
Telex, số Fax, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu
chuyển…tạo điều kiện cho việc liên hệ công tác. Các yếu tố này ghi phía dưới
cùng của trang văn bản
Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như: “trả lại sau khi họp” (hội nghị),
“xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ”… áp dụng đối với những văn bản có
phạm vi, đối tượng không phổ biến, sử dụng hạn chế. Dấu thu hồi văn bản sau


14

khi sử dụng và dấu chỉ dẫn phạm vi lưu hành ghi tại lề trên, phía phải của văn
bản.
Dấu chỉ dẫn dự thảo văn bản như: “dự thảo”, “dự thảo lần”…các chỉ

dẫn trên có thể đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản
hoặc dự thảo văn bản. Yếu tố này ghi ở phía trên, trái nội dung văn bản.
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành: đối với văn bản
cần quản lý chặt chẽ về nội dung và số lượng bản phát hành phải ghi tên
người đánh máy và số lượng bản. Tên người đánh máy được ghi tắt bằng chữ
cái đầu tiên của tên. Tên người đánh máy và số lượng bản được ghi dưới sau
phần nơi nhận của văn bản.
Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có dấu
chỉ dẫn phụ lục, phụ lục phải có tiêu đề, văn bản có hai phụ lục trở lên thì các
phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
Số trang: văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang, thì trang thứ hai
trở lên phải được đánh số thứ tự bằng chữ số Arập. Số trang của phụ lục văn
bản được đánh riêng theo từng phụ lục.
Các yếu tố cấu thành TT và KTTBVB được thể hiện thông qua sơ đồ
sau:


15

1.1. Sơ đồ bố trí các hành phần thể thức văn bản

20-25 mm
11
2

1

3

4


5b

5a

10a

9a
12

30-35 mm

15-20 mm

10b

6

7a

9b

8

7c

13

7b
14


20-25 mm

Ghi chú
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1
: Quốc hiệu
2
: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3
: Số, ký hiệu của văn bản
4
: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung cơng văn hành chính


16

6
: Nội dung văn bản
7a,7b,7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8
: Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ mức độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; địa chỉ Website; số
điện thoại, số Telex, số Fax
1.2.1.11. Thể thức bản sao
Nghị định 110 và Thông tư 55 quy định ba hình thức sao văn bản là :
sao y bản chính, sao lục và trích sao.
Sao y bản chính: là bản sao nguyên văn từ bản chính, thường do cơ
quan ban hành văn bản sao để gửi cho vcác cơ quan khác.
Sao lục: là sao lại toàn bộ một bản sao khác, thường do cơ quan nhận
bản sao thực hiện và phát hành.
Trích sao: là bản sao lại một phần nội dung từ bản chính hoặc bản sao.
Để đảm bảo hiệu lực pháp lý cho văn bản cần thực hiện đúng thể thức
bản sao.
Các thành phần của thể thức bản sao được thể hiện rõ thông qua sơ đồ
sau:


17

1.2. Sơ đồ các thành phần của thể thức bản sao

20-25 mm

30-35 mm

2
2

1

3


4

2

15-20 mm

PHẦN CUỐI CÙNG CỦA VĂN BẢN ĐƯỢC SAO

5a

6

7

5c

5b

20-25 mm

Ghi chú:
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1
: Hình thức sao: “sao y bản chánh”, “trích sao” hoặc “sao lục”
2
: Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
3
: Số, ký hiệu văn bản
4

: Địa danh và ngày, tháng, năm sao


18

5a, 5b, 5c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
6
: Dấu của cơ quan, tổ chức
7
: Nơi nhận
Tất cả các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, khi có bản chính
của cơ quan đơn vị đều có quyền sao, nhân bản để phục vụ yêu cầu phổ biến
thông tin văn bản. Tuỳ theo u cầu cơng việc có thể sao tồn bộ hoặc sao
một phần văn bản. Nếu văn bản ở cận trang cuối, khơng được đánh máy co lại
để có phần giấy ghi thể thức bản sao mà các thủ tục sao sẽ ghi vào trang tiếp
theo.
1.2.2. Các thành phần của kỹ thuật trình bày văn bản
Theo những điều chỉnh mới của Thông tư 55, KTTBVB bao gồm:
Căn lề và phông chữ: khác với những quy định trước đây, không gian
căn lề và phông chữ của Thông tư 55 linh hoạt hơn, cụ thể là
Lề trái: 30-35 mm;
Lề phải: 15-20 mm;
Lề trên: 20-25 mm;
Lề dưới: 20-25 mm.
Phông chữ phần nội dung: 13 - 14
Việc căn lề và phông chữ như trên, tạo điều kiện cho người đánh máy
định dạng văn bản dễ dàng.
1.3. Tác dụng, ý nghĩa của thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
1.3.1. Tác dụng, ý nghĩa của thể thức văn bản
Thể thức VBQLNN được quy định thống nhất theo Nghị định 110 và

Thơng tư 55 có tác dụng và ý nghĩa sau:
Thứ nhất, Thể thức là một trong những nhân tố đảm bảo tính thống
nhất trong soạn thảo văn bản, là phương tiện thiết yếu phục vụ cho hoat động
quản lý, tiêu biểu cho quyền lực và sự thống nhất của bộ máy nhà nước, chứa
dựng các thơng tin khái qt về chủ trương, chính sách, pháp luật của một
quốc gia. Vì vậy, để đảm bảo tính kỷ cương, phép nước việc soạn thảo văn
bản phải đảm bảo sự thống nhất về thể thức.
Thứ hai, TTVB đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản
đã phát hành. Các thành phần của thể thức, trong đó quan trọng nhất là chữ ký
của nguời có thẩm quyền và con dấu của cơ quan giúp người tiếp nhận phân
biệt được sự thật, giả của văn bản.
Thứ ba, TTVB thể hiện quyền uy, tinh thần trách nhiệm của của cơ
quan ban hành văn bản và người ký văn bản. Tác dụng này thể hiện thông qua
con dấu, chữ ký và chức vụ người ký.
Thứ tư, TTVB nâng cao hiệu quả, chất lượng soạn thảo và tính thẩm
mỹ của văn bản ban hành. Thể thức được quy định cụ thể và thống nhất nhất
là những văn bản được mẫu hố về nội dung và hình thức sẽ tạo điều kiện
thuận lợi trong ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban
hành văn bản.


19

Thứ năm, sự thống nhất về thể thức sẽ tạo thuận lợi cho q trình xử lý
văn bản, nhanh chóng khi vào sổ văn bản đi, đến, giải quyết văn bản, lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.
1.3.2. Tác dụng, ý nghĩa của kỹ thuật trình bày văn bản
Cùng với TT, KTTBVB có tác dụng và ý nghĩa đối với công tác soạn
thảo văn bản, cụ thể là:
Thứ nhất, KTTB đảm bảo cho văn bản có kết cấu hợp lý theo quy định

hiện hành, khơng có sự mâu thuẫn, chồng chéo về cách thức trình các yếu tố
thể thức của từng loại văn bản trong các cơ quan, tổ chức.
Thứ hai, KTTB giúp nội dung văn bản được diễn đạt rõ ràng, chính
xác, thơng qua những chuẩn mực về ngôn ngữ, ngữ pháp và sự giải nghĩa các
thuật ngữ.
Như vậy, TT và KTTBVB không chỉ là yếu tố mang tính hình thức mà
cịn mang ý nghĩa thơng tin, liên quan đến giá trị của văn bản. TT và KTTB
đúng không những làm cho văn bản đựơc sử dụng có hiệu quả trong hoạt
động quản lý ở các cơ quan, tổ chức mà còn làm cho văn bản có giá trị pháp
lý bền vững. Do đó, người soạn thảo cũng như người chịu trách nhiệm kiểm
tra văn bản khơng thể xem thường việc đảm bảo tính thống nhất về TT và
KTTBVB.


20

Chương 2
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN THỦ ĐỨC
2.1. Đôi nét về UBND quận Thủ Đức
Thực hiện Nghị định số 03/NĐ-CP ngày 06/02/1997 của Chính phủ về
việc thành lập các quận mới thuộc Thành phố Hồ Chí Minh; căn cứ Quyết
định số 1199/QĐ-UB ngày 18/3/1997 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh
về việc thành lập quận Thủ Đức; ngày 01/4/1997 huyện Thủ Đức được tách
thành quận Thủ Đức, Quận 2 và Quận 9. Đây là sự kiện trọng đại, phản ánh
kết quả phát triển và trưởng thành của huyện qua 22 năm sau ngày giải phóng.
Theo đó, quận Thủ Đức đứng chân tại vị trí cửa ngõ phía Đơng Bắc của
Thành phố, tập trung nhiều đầu mối giao thông quan trọng nối liền Thành phố
Hồ Chí Minh với Đơng Nam Bộ, Bắc Bộ và Trung Bộ. Nơi đây được biết đến
không chỉ bởi các khu vui chơi giả trí như: Suối Tiên, Sài gòn Waterpark…

mà còn là cơ sở trọng yếu của các khu chế xuất, khu công nghiệp, khu chợ
đầu mối và hệ thống các trường đại học, cao đẳng của cả nước.
2.1.1. Chức năng
Theo luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; căn cứ Quyết
định số 1199/QĐ-UB của UBND Thành phố Hồ Chí Minh và Điều 1, 2, 4, 6
của quy chế tổ chức của UBND quận Thủ Đức, nhiệm kỳ 2004- 2009 (ban
hành kèm theo quyết định số: 479/QĐ-UB ngày 07/6/2004 của Ủy ban Nhân
dân Quận Thủ Đức) thì UBND quận Thủ Đức bao gồm những chức năng cơ
bản sau đây:
UBND quận Thủ Đức là cơ quan chấp hành của HĐND Quận, cơ quan
hành chính nhà nước tại địa phương.
Ủy ban là cơ quan chấp hành, quản lý nhà nước ở địa phương, thực
hiện quyền hạn theo hiến pháp, Luật tổ chức HĐND và UBND được Quốc
hội khoá IX kỳ họp thứ IV thông qua ngày 26/11/2003; thực hiện phân công,
phân cấp quản lý của Thành phố, UBND quận Thủ Đức hoạt động theo cơ
chế “một cửa, một dấu”, UBND là cơ quan cấp trên của 12 Phường
UBND quận Thủ Đức làm việc theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân
phụ trách, thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. Theo đó, Chủ tịch Ủy
ban là người lãnh đạo, điều hành và tập trung, chịu trách nhiệm cá nhân về
việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình, cùng với tập thể chịu trách
nhiệm về hoạt động của Ủy ban trước cấp Ủy, HĐND và UBND Thành phố
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND quận Thủ Đức tổ chức thực hiện, thi hành hiến pháp, luật và Ủy
ban khác của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND quận Thủ
Đức UBND quận Thủ Đức chỉ đạo hoạt động của 12 Phường
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND nói chung, UBND quận Thủ Đức nói
riêng được thể hiện trong Mục 2, Chương IV của Luật tổ chức HĐND-UBND


21


năm 2003. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND được cụ thể hố trong các lĩnh
vực như: kinh tế, nơng nghiệp, công nghiệp, xây dựng, giao ợong vận tải,
thương mại, dịch vụ, du lịch; giáo dục, ytế, văn hoá, xã hội; khoa học cơng
nghệ; quốc phịng an ninh, trật tự an tồn xã hội; thi hành chính sách dân tộc;
thi hành pháp luật; xây dựng chính quyền; quản lý hộ khẩu, cư trú, đi lại tại
địa phương; phối hợp với thường trực HĐND và các ban của HĐND quận
chuẩn bị các kỳ họp của HĐND quận Thủ Đức
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
UBND quận Thủ Đức thực hiện theo Nghị định số 107/2004/NĐ-CP
ngày 04/ 01/ 2004 của Chính phủ và văn bản số 2610/UB-VX ngày 07/7/2004
của UBND Thành phố. Theo đó, UBND quận Thủ Đức gồm 9 thành viên:
01 Chủ tịch: Trần Cơng Lý
03 Phó chủ tịch + Phó chủ tịch Văn xã: Huỳnh Thanh Nhân
+ Phó chủ tich Kinh tế: Trần Thị Hạnh
+ Phó chủ tịch Quản lý Đơ thị: Lê Văn Lộc
01 Chánh Văn phòng: Nguyễn Quang Phước
01 Chỉ huy trưởng Ban Chỉ huy Quân sự: Trần Xuân Tuấn
01 Chánh Thanh tra: Lê Ngọc Quý
01 Trưởng phòng Nội vụ: Lê Thị Trong
01 Công an Quận: Nguyễn Thành Nghiệm
Bộ máy giúp việc của UBND quận Thủ Đức gồm có:
- Các phịng ban chun mơn:
+ Văn phịng HĐND và UBND quận Thủ Đức
+ Phịng Tài chính Kế hoạch
+ Phịng Quản lý Đơ thị
+ Phịng Văn hố Thơng tin Thể thao
+ Phịng Giáo dục
+ Phòng Kinh tế
+ Phòng Tư pháp

+ Phòng Nội vụ
+ Phịng Tài ngun Mơi trường
+ Phịng Lao động Thương binh và Xã hội
+ Ban Tôn giáo
+ Thanh tra Quận
+ Ủy ban dân số gia đình và trẻ em
- Các tổ chức đơn vị sự nghiệp và các đơn vị trực thuộc
+ Trung tâm y tế
+ Trung tâm thể dục thể thao
+ Trung tâm văn hố
+ Trường Kỹ thuật cơng nghiệp Thủ Đức
+ Ban Quản lý dự án


22

+ Ban Quản lý chợ Thủ Đức
+ Ban Bồi thường Giải phóng Mặt bằng
+ Cơng ty cơng trình giao thơng đô thị và quản lý nhà
- 12 phường thuộc Quận
+ Phường Bình Thọ
+ Phường Trường Thọ
+ Phường Bình Chiểu
+ Phường Linh Chiểu
+ Phường Linh Xuân
+ Phường Linh Trung
+ Phường Linh Đơng
+ Phường Linh Tây
+ Phường Tam Bình
+ Phường Tam Phú

+ Phường Hiệp Bình Phước
+ Phường Hiệp Bình Chánh
Các phịng ban tham mưu giúp việc được bố trí làm việc theo hướng
tập trung trong trụ sở UBND theo sơ đồ sau:


23

2.1. Sơ đồ cơ cấu, tổ chức của Ủy ban nhân dân Quận Thủ Đức
HĐND – UBND QUẬN THỦ ĐỨC

13 PHỊNG BAN
CHUN MƠN

VĂN PHỊNG
HĐND - UBND

PHỊNG TÀI CHÍNH
KẾ HOẠCH

8 TỔ CHỨC ĐƠN
VỊ SỰ NGHIỆP

PHƯỜNG BÌNH THỌ
TRUNG TÂM Y TẾ

TRUNG TÂM THỂ DỤC
THỂ THAO

PHỊNG QUẢN LÝ

ĐƠ THỊ

PHỊNG VĂN HỐ
TT THỂ THAO

12 PHƯỜNG

PHƯỜNG TRƯỜNG
THỌ

PHƯỜNG BÌNH CHIỂU

TRUNG TÂM VĂN HỐ
PHƯỜNG LINH CHIỂU
TRƯỜNG KỸ THUẬT
CƠNG NGHIỆP TĐ

PHƯỜNG LINH XN

PHỊNG KINH TẾ

BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

PHƯỜNG LINH TRUNG

PHÒNG TƯ PHÁP

BAN QUẢN LY CHỢ
THỦ ĐỨC


PHƯỜNG LINH ĐƠNG

PHỊNG NỘI VỤ

BAN BỒI THƯỜNG GIẢI
PHĨNG MẶT BẰNG

PHỊNG GIÁO DỤC

PHƯỜNG LINH TÂY

PHƯỜNG TAM BÌNH

PHỊNG TN & MT
ĐỘI QUẢN LÝ TRẬT TỰ
ĐƠ THỊ
PHỊNG LĐTB & XH

PHƯỜNG TAM PHÚ

BAN TƠN GIÁO

PHƯỜNG
HIỆP BÌNH PHƯỚC

THANH TRA QUẬN

PHƯỜNG
HIỆP BÌNH CHÁNH


UỶ BAN DÂN SỐ
GIA ĐÌNH & TRẺ EM


24

2.2. Thực trạng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại UBND quận
Thủ Đức
2.2.1. Hoạt động xây dựng và ban hành văn bản QLNN
2.2.1.1. Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND quận Thủ Đức
Theo Điểm b, Khoản 3, Điều 1, Chương 1 của Luật ban hành VBQPPL
đã sửa đổi, bổ sung năm 2002; căn cứ Điều 16, Điều 17, Mục 1, Chương II
của Luật ban hành VBQPPL của HĐND, UBND năm 2004 thì UBND có
thẩm quyền ban hành Quyết định, Chỉ thị và các văn bản hành chính khác phù
hợp với chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của mình. Theo đó,
hệ thống văn bản của UBND quận Thủ Đức ban hành từ khi thành lập - nay
và trong thời gian 2005-2006 là: Quyết định (Quyết định nhà đất, Quyết định
xử phạt vi phạm hành chính, Quyết định tổng hợp, Quyết định cưỡng chế,
Quyết định giải quyết khiếu nại, Quyết định tổ chức…); Thông báo - Chỉ thị;
Kế hoạch - Chương trình; Báo cáo; Cơng văn; Phương án - Biên bản - Tờ
trình; Giấy phép xây dựng.
UBND quận Thủ Đức bao gồm 13 phòng ban chuyên môn, 8 tổ chức
đợn vị sự nghiệp và 12 phường. Mỗi đợn vị đều có chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn khác nhau nên việc ban hành văn bản rất phong phú và đa dạng.
Tất cả những văn bản ban hành trong thời gian 2005-2006 đều đúng với chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng phòng ban, đơn vị dưới sự chỉ đạo của
Chủ tịch UBND quận Thủ Đức.
2.2.1.2. Tên loại, số lượng văn bản UBND quận Thủ Đức ban hành trong
thời gian 2005 - 2006
Là cơ quan nhà nước cấp Quận nên số lượng văn bản Ủy ban phát hành

trong một năm là rất lớn.
Trong năm 2005, UBND quận Thủ Đức đã tiếp nhận và xử lý 11.920
văn bản đi, bao gồm: 1.045 Quyết định (163 Quyết định giải quyết khiếu nại
+ tranh chấp, 846 Quyết định xử phạt hành chính, 36 Quyết định cưỡng chế);
7.771 Quyết định khác gồm: Tổng hợp (2.584), thi đua khen thưởng (156),
lĩnh vực nhà đất (2.515), điều động nhân sự (2.582); 3.104 loại văn bản hành
chính khác gồm: Cơng văn hành chính (2.244), Kế hoạch chương trình cơng
tác (143), Thơng báo (500), Báo cáo (215)).
Trong năm 2006, Ủy ban Quận đã ban hành 9.214 văn bản đi gồm: 887
Quyết định về giả quyết tranh chấp, khiếu nại, cưỡng chế, xử phạt vi phạm
hành chính; 4.003 Quyết định tổng hợp, tổ chức, lĩnh vực nhà đất và 4.324
văn bản hành chính khác.
Chỉ trong hai năm từ 2005-2006 UBND quận Thủ Đức đã phát hành
222 VBQPPL; 21.143 văn bản hành chính các loại. Điều này chứng tỏ UBND
quận Thủ Đức ngày càng phát huy là cơ quan hành chính cơng trong mọi hoạt
động trên địa bàn quận.
Trong hệ thống văn bản Ủy ban phát hành, quyết định và công văn là
hai loại văn bản giữ vai trò rất quan trọng, phổ biến và ban hành với số lượng
nhiều nhất, chiếm đến 86,3% (Quyết định 64,9%; Công văn 21,4%). Với số


25

lượng văn bản phát hành lớn như vậy liệu có đảm bảo sự thống nhất về thể
thức và kỹ thuật trình quy định của Nghị Định 110 và Thơng tư 55. Đây là
nhiệm vụ chính mà Chương 2 sẽ làm sáng tỏ.
Trong 7 tháng thực tế, tác giả đã khảo sát 133 VBQPPL; 15.569/
21.134 văn bản hành chính các loại, chiếm 73,7% tổng số văn bản ban hành
trong 2005 - 2006, chọn mẫu đại diện là Quyết định, Công văn. Việc lựa chọn
thời gian khảo sát, số lượng văn bản và mẫu đại diện khẳng định kết quả

nghiên cứu của khóa luận “Thực trạng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
tại UBND quận Thủ Đức” là có cơ sơ khoa học.
2.2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tai UBND quận Thủ Đức
thời gian 2005 – 2006
2.2.2.1. Khái quát chung thể thức và kỹ thuật trình bày văn trước và sau
khi ban hành Thông tư 55
 Đối với văn bản QPPL
Trong thời gian 2005-2006 UBND quận Thủ Đức đã soạn thảo và ban
hành 133 văn bản, trong đó trước khi ban hành Thơng tư 55 là 24 văn bản (23
Quyết định, 1 Chỉ thị); kiểm tra thẩm quyền của 27 Nghị quyết của HĐND
phường. Trong 24 văn bản do UBND quận Thủ Đức ban hành trong 6 tháng
đầu năm 2006 thì có 11 văn bản sai thể thức. Trong 109 văn bản Ủy ban ban
hành sau khi Thơng tư 55 có hiệu lực thì có đến 58 văn bản sai TT và KTTB
 Đối với văn bản hành chính
Trước khi thơng tư 55 được ban hành, mặc dù Chính phủ đã có Nghị
định 110 về cơng tác văn thư song chưa có văn bản hướng dẫn về TT và
KTTB nên hệ thống văn bản của UBND quận Thủ Đức điều chỉnh theo quy
định của TCVN (TCVN 5700: 2002). Thời gian này lỗi sai về thể thức và kỹ
thuật trình bày của Ủy ban rất lớn, gấp 2, 69 lần số lượng văn bản phát hành.
Trong đó lỗi sai quyết định nhà đất gấp 2,61 lần, công văn gấp 3,88 lần.
Trung bình sai 3,27 lỗi/một văn bản. Từ khi Điều 5 và Điều 35 của Nghị định
110 được cụ thể hố bằng Thơng tư 55 hướng dẫn về TT và KTTBVB cho
đến hết ngày 31/12/2006 những lỗi sai về TT và KTTBV giảm đáng kể (chỉ
còn 0,67 lỗi/1 văn bản, đặc biệt đến năm 2006 chỉ còn 0,55 lỗi/1 văn bản. Sự
tiến bộ này được biểu hiện như sau:
Một là, lỗi sai TT và KTTB nhỏ hơn số lượng văn bản phát hành. Tuy
nhiên, 7 tháng cuối năm 2005 lỗi sai của văn bản gấp 2,28 lần số lượng văn
bản phát hành và giảm 0,41 so với 5 tháng đầu năm. Đến năm 2006 tỷ lệ này
bị đảo ngược, nghĩa là lỗi của văn bản chỉ bằng 1/5 số lượng văn bản phát
hành.

Hai là, lỗi sai của các mẫu đại diện cũng giảm. Quyết định nhà đất
giảm từ 2,62 lỗi/1 văn bản xuống còn 2,15 lỗi/1 văn bản trong năm 2005. Đến
năm 2006 chỉ số này chỉ cịn 0,57 lỗi/1 văn bản, trung bình chỉ cịn 0,54 lỗi/1
văn bản trong năm 2006.
Ba là, bên cạnh những văn bản sai vẫn còn 45 văn bản chuẩn theo quy
định của TCVN (TCVN 5700: 2002) và 850 văn bản đúng theo quy định của