Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM
KHOA TIN
----------

NGUYỄN THỊ TUYẾT ANH

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
VĂN BẢN KHOA TIN HỌC TRƯỜNG ĐẠI HỌC
SƯ PHẠM – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 1


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công nghệ thông tin hiện nay được xem là một ngành mũi nhọn của các quốc gia,
đặc biệt là các nước đang phát triển. Sự bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ
của công nghệ, yêu cầu muốn phát triển thì phải tin học hóa vào tất cả các ngành, các
lĩnh vực. Quản trị dữ liệu là một lĩnh vực quan trọng của khoa học cơng nghệ cho phép
tin học hố hệ thống thơng tin quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất.
Hiện nay nhu cầu lưu trữ và xử lý thông tin ngày càng lớn, nhất là vấn đề quản lý
hồ sơ văn bản lưu trữ, văn bản đến, văn bản đi. Nhưng hầu hết tại một số cơ quan, công

việc quản lý hồ sơ văn bản cịn thủ cơng nên gây khó khăn cho người quản lý. Thực
hiện tốt cơng tác điều hành, lưu trữ văn bản, giấy tờ là một trong những điều kiện để
thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan đơn vị. Cơng việc của một cơ
quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do văn bản, giấy tờ có
làm tốt hay khơng.
Thực tế khoa Tin học trường ĐHSP Đà Nẵng hiện nay vẫn chưa có phần mềm
chuyên biệt để quản lý văn bản. Việc tìm kiếm các văn bản cịn gặp nhiều khó khăn do
quản lý trên giấy tờ thủ cơng.
Hiện nay cũng đã có một số phần mềm quản lý văn bản như phần mềm V-DOC
của công ty cổ phần giải pháp trực tuyến ATO, phần mềm quản lý văn bản Docman,
phần mềm quản lý văn bản T-Doc... Mỗi phần mềm đều có những ưu điểm và nhược
điểm của chúng như: V-DOC tuy có nhiều tính năng ưu việt nhưng giá thành rất cao,
phần mềm Docman thì được sử dụng miễn phí nhưng cịn gặp lỗi tiếng việt trong cập
nhật văn bản, hơn nữa chương trình tốn dung lượng máy rất nhiều. Ngồi ra cịn có
những phần mềm quản lý văn bản bằng ngôn ngữ C#, Pascal nhưng chưa hoàn thiện
các chức năng, giao diện chưa đẹp.
Chính vì những lý do trên tơi quyết định chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ
thống quản lý văn bản khoa Tin học trường Đại Học Sư Phạm – Đại Học Đà
Nẵng”.
SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 2


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

2. Mục đích nghiên cứu
Tìm hiểu về ngơn ngữ lập trình Visual Basic, phần mềm quản lý Access, cách
thức lưu trữ quản lý văn bản. Từ đó xây dựng phần mềm quản lý văn bản cho khoa Tin
học - trường Đại học Sư phạm Đà Nẵng theo tiêu chuẩn ISO, giúp cho việc quản lý

được dễ dàng và hiệu quả.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Tập trung nghiên cứu công tác lưu trữ và quản lý văn bản.
- Ngôn ngữ lập trình Visual basic.
- Tổ chức quản trị cơ sở dữ liệu.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để hồn thành khóa luận này, từ lúc bắt đầu đi tìm hiểu cho đến khi hình thành
nên một hệ thống thực tế hồn chỉnh, cần thực hiện giải quyết một số nhiệm vụ sau:
- Tìm hiểu thực tế về công tác quản lý văn thư lưu trữ ở khoa Tin và những tài
liệu liên quan v.v… để có được cái nhìn khái qt về hệ thống.
- Tìm hiểu hệ thống theo chuẩn ISO.
- Thu thập dữ liệu từ bộ phận văn thư lưu trữ để hiệu chỉnh cho phù hợp với hệ
thống.
- Đặc tả chức năng hệ thống.
- Tiến hành phân tích thiết kế hệ thống thông tin bằng sơ đồ luồng dữ liệu theo
các mức.
- Xây dựng hệ thống từ kết quả phân tích.
- Xây dựng chương trình.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Nghiên cứu lý thuyết: Thu thập phân tích các tài liệu liên quan từ các nguồn tri
thức như Internet, sách báo, thực tế và từ đó phân tích hệ thống.
- Nghiên cứu thực nghiệm: Sử dụng ngôn ngữ Visual Basic để xây dựng chương
trình quản lý cơng văn cho khoa Tin học.
SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 3


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng


6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Đề tài góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của hệ
thống văn bản, bởi lẽ làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin thơng suốt, chính
xác, kịp thời cho hoạt động quản lý. Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai
tốt, như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác, soạn
thảo văn bản đảm bảo đúng ISO sẽ nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của khoa
Tin nói riêng và hoạt động quản lý của nhà trường nói chung.
7. Nội dung đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Nghiên cứu tổng quan.
Trong chương này chúng tơi trình bày các cơ sở để thực hiện đề tài như: Cơ sở dữ
liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các ngơn ngữ lập trình Visual Basic và ngơn ngữ truy
vấn SQL.
Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống.
Dựa vào các kiến thức đã học, nghiên cứu một số tài liệu về phân tích thiết kế hệ
thống chúng tơi đã phân tích thiết kế hệ thống bằng phương pháp có cấu trúc. Phương
pháp này phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản. Sử dụng các cơng
cụ để phân tích như: Các sơ đồ chức năng, lưu đồ luồng dữ liệu DFD, các mơ hình dữ
liệu và đặc tả các tiến trình.
Chương 3: Xây dựng chương trình.
Từ việc sử dụng ngơn ngữ lập trình Visual Basic kết hợp với ngơn ngữ truy vấn
SQL và việc phân tích thiết kế ở chương trước chúng tôi đã xây dựng một phần mềm
quản lý công văn hoàn thiện.

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 4


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng


Chương 1

NGHIÊN CỨU TỔNG QUAN

Phần mềm được xây dựng trên ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu Visual Basic và
hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access.
1.1. Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu
1.1.1. Khái niệm cơ sở dữ liệu (CSDL)
Dữ liệu được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ theo một cấu trúc nào đó để có thể
phục vụ cho nhiều người sử dụng với nhiều mục đích khác nhau gọi là cơ sở dữ liệu.
Hiện nay, trong phần lớn các ứng dụng người ta thường sử dụng CSDL quan hệ.
Một CSDL gồm một hoặc nhiều tập tin được thiết kế theo một cấu trúc nhất định và có
quan hệ chặt chẽ với nhau.
Mỗi tập tin CSDL gồm có 6 thành phần cơ bản sau:
a. Table (Bảng):
Là thành phần cơ bản của CSDL, nó ghi nhận các số liệu cơ sở cần thiết của cơ sở
dữ liệu. Có thể nói q trình xử lý dữ liệu đều dựa trên các dữ liệu thô được lưu trữ
trong các table.
Trong các table, số liệu được tổ chức thành các cột và các dòng. Mỗi cột ứng với
một mục dữ liệu cần lưu trữ. Khi thiết kế các cột cho table ta có thể ràng buộc điều
kiện để Accsess kiểm tra bản ghi nhập vào không bị sai sót. Chính nhờ các bảng này
mà ta xây dựng nên được những mối quan hệ trong hệ thống (Relationship).
b. Query (Truy vấn)
Query là cơng cụ dùng để tính tốn và xử lý các dữ liệu có trong các table và các
query khác có trong CSDL.
Select Query là dạng query thường được sử dụng nhất. Dạng này cho phép ta lọc
các thông tin cần quan tâm từ nhiều bảng dữ liệu khác nhau của CSDL.

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT


Trang: 5


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

Ngoài ra cịn có các query khác như Update Query dùng để cập nhật dữ liệu.
Crosstab Query dùng để tổng hợp số liệu. Make table Query phục hồi dữ liệu nếu có sơ
sót xảy ra cho table. Append Query dùng để ráp nối dữ liệu vào table.
c. Form (Biểu mẫu)
Phần hiển thị ra ngoài được dành cho người sử dụng. Form phải được thiết kế đa
dạng, đẹp và tiện dụng để người sử dụng điều khiển một cách dễ dàng và không nhàm
chán. Trong Form có thể chứa các Form khác gọi là Sub Form hay còn gọi là Form con
cho phép cùng lúc nhập liệu vào nhiều table khác nhau.
Form có thể dùng sửa đổi hay nhập mới dữ liệu trên các table, ngồi ra cịn có thể
chứa các nút lệnh để thực hiện các chỉ thị như chạy Query, xem hay in Report.
d. Report (Báo biểu)
Là đầu ra của Access. Dùng để in ấn hay thể hiện các báo biểu có nguồn gốc từ
các table hay từ kết quả của Query dưới nhiều hình thức trình bày phong phú đẹp mắt.
e. Macro
Tập hợp các lệnh được chọn, sắp xếp hợp lý cho việc tự động hóa các thao tác.
Macro được xem như một cơng cụ lập trình đơn giản giúp cho công việc quản lý số
liệu trở nên linh hoạt.
f. Module (Đơn thể)
Là phương tiện lập trình trong Access với ngơn ngữ Access Basic. Nhờ mã
Access VBA bạn có thể tạo các ứng dụng cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh có các lệnh đơn,
thanh cơng cụ tùy biến và các tính năng khác.
1.1.2. Khái niệm Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Phần mềm cho phép một hoặc nhiều người tạo lập, lưu trữ, cập nhật và khai thác
cơ sở dữ liệu được gọi là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System DBMS).


SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 6


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

Hệ quản trị CSDL là chương trình dùng để quản lý một cơ sở dữ liệu nào đó.
Chẳng hạn như chương trình Access là một hệ quản trị CSDL để quản lý CSDL
Access. Thơng thường thì tên của hệ quản trị CSDL gắn liền với tên của loại CSDL.
VD: CSDL Access ↔ Hệ quản trị CSDL Access, CSDL MySQL ↔ Hệ quản trị
CSDL MySQL…
1.1.3. Các yêu cầu cơ bản của hệ CSDL
Hệ CSDL phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Tính cấu trúc: Thông tin trong CSDL phải được lưu trữ theo cấu trúc nhất định.
- Tính tồn vẹn: Các giá trị dữ liệu được lưu giữ tròn CSDL phải thỏa mãn một số
ràng buộc tùy thuộc vào hoạt động tổ chức mà CSDL phản ánh.


Tính nhất quán: Sau những thao tác cập nhật dữ liệu và ngay cả khi xảy ra sự cố

trong quá trình cập nhật, dữ liệu trong CSDL phải đảm bảo đúng đắn.


Tính an tồn và bảo mật thơng tin: CSDL cần được bảo vệ an tồn, phải ngăn

chặn được những truy cập không cho phép và phải khơi phục CSDL khi có sự cố phần
cứng hay phần mềm.



Tính độc lập: Vì một CSDL phải phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau nên dữ

liệu phải độc lập với các ứng dụng, không phụ thuộc vào môt bài toán cụ thể, đồng thời
dữ liệu cũng phải độc lập với phương tiện lưu trữ và xử lý.


Tính khơng dư thừa: CSDL thường không lưu trữ những thông tin trùng lặp

hoặc những thơng tin có thể dễ dàng suy diễn hay tính tốn từ những dữ liệu đã có.
1.1.4. Các chức năng của hệ quản trị CSDL
Một hệ quản trị CSDL có các chức năng sau:


Cung cấp cách tạo lập CSDL: Thông qua ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu, người

cung cấp khai báo kiểu và các cấu trúc thể lệ thông tin, khai báo các ràng buộc trên dữ
liệu được lưu trữ trong CSDL.

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 7


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng



Cung cấp cách cập nhật dữ liệu, tìm kiếm, kết xuất thơng tin: Ngôn ngữ để


người dùng diễn tả cập nhât hay tìm kiếm, kết xuất thơng tin gọi là thao tác dữ liệu.
Thao tác dữ liệu bao gồm:
 Cập nhật: Nhập, sửa, xóa dữ liệu.
 Tìm kiếm và kết xuất dữ liệu.
 Cung cấp cơng cụ kiểm sốt, điều khiển việc truy cập vào CSDL.
1.2. Ngôn ngữ và công nghệ
1.2.1. Ngôn ngữ truy vấn SQL
Ngôn ngữ SQL (Structured Query Language) được hãng máy tính IBM phát triển
vào những năm 1970. Là một ngơn ngữ có cấu trúc. Ngơn ngữ SQL cung cấp một công
cụ truy vấn (query) nhằm cho phép người sử dụng đặt câu hỏi với dữ liệu đang chứa
trong các bảng, dữ liệu được rút ra từ những truy vấn có thể có nguồn từ một hay nhiều
bảng khác nhau.
Các thành phần cơ bản của SQL:
a) Kiểu dữ liệu:
SQL có các kiểu dữ liệu cơ bản sau: Integer, SmallInt, Decimal, Float, Char,
Date, Logical, Varchar, LongVarchar.
Ngồi ra cịn có một số kiểu dữ liệu: Kiểu tiền tệ, kiểu văn bản, kiểu âm thanh...
b) Các toán tử
 Toán tử số học: cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/)
 Toán tử so sánh: >, <, =, >=, <=, <>
 Toán tử logic: Hoặc (OR), và (AND), phủ định (NOT)
 Toán tử tập hợp: Hợp (UNION), Giao (INTERSECT), Hiệu (MINUS).
c) Hàm tính tốn
 COUNT (): Đếm số bản ghi.
 SUM (): Tính tổng.
 AVG (): Tính trị trung bình.
 MAX (): Tìm trị lớn nhất.
SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 8



Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

 MIN (): Tìm trị nhỏ nhất.
d) Hàm tập hợp
SET (): Tập hợp các phần tử.
e) Một số câu lệnh SQL
 Lệnh Select: Lệnh này dùng để lấy dữ liệu trong một bảng thỏa mãn điều
kiện nào đó.
Cú pháp: Select [*/Field] From TableName
[Where expression]
[Group by fields]
[Order by {colname} [ASC/DESC]]
 Lệnh Insert Into: Lệnh này dùng để chèn thêm một record dữ liệu mới vào
cho bảng.
Cú pháp: Insert Into <bảng> [<danh sách thuộc tính>]
Value (<danh sách giá trị>)
 Lệnh Update: Lệnh này dùng để thay đổi dữ liệu cho các trường trong một
bảng thỏa mãn điều kiện nào đó.
Cú pháp: Update <bảng>
Set <thuộc tính 1> = <biểu thức 1> [,…]
[where <điều kiện>]
 Lệnh Delete: Lệnh này để xóa một hoặc nhiều record trong một bảng hiện
hành thỏa mãn điều kiện nào đó.
Cú pháp: Delete Form <bảng>
[Where <điều kiện>]
1.2.2. Ngơn ngữ lập trình Visual Basic
1.2.2.1. Giới thiệu
VISUAL BASIC (VB) là sản phẩm phần mềm của Microsoft. Là một ngơn ngữ

lập trình hướng đối tượng, công cụ trực quan giúp xây dựng nhanh các ứng dụng trên
Windows.
SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 9


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

Visual Basic đã có rất nhiều phiên bản, 2 phiên bản tốt nhất có thể nói đến là
Visual Basic 6.0 (VB6) và Visual Basic.NET (VB.NET). Về mặt kiến trúc, hai phiên
bản này gần khác nhau hoàn toàn.
Visual Basic bản 6.0 (1998), cung cấp một số tính năng mới phục vụ cho việc lập
trình trên Internet.VB 6.0 là chương trình 32 bít, chỉ chạy trên môi trường Win 95 trở
lên.
* Ưu điểm:
- Đây là một ngơn ngữ khá mạnh vì ta có thể lập trình để làm tất cả mọi thứ nếu
cần.
- Tiết kiệm được thời gian và công sức so với một số ngơn ngữ lập trình có cấu
trúc khác vì ta có thể thiết lập các hoạt động trên từng đối tượng được VB cung cấp.
- Khi thiết kế chương trình có thể thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao
diện khi thi hành chương trình.
- Cho phép chỉnh sửa dễ dàng, đơn giản.
* Nhược điểm:
Chỉ chạy được trên mơi trường Win95 trở lên.
1.2.2.2. Các thành phần chính
Một chương trình viết bằng Visual Basic thường gồm hai phần: Form và Code.
a. Form:
Là biểu mẫu lớn nhất, là đối tượng nền người sử dụng sẽ tương tác với chương
trình thơng qua Form, trên From có các đối tượng điều khiển như: Nút lệnh, danh sách,

Menu, hình ảnh…
b. Code:
Phần bên trong của chương trình bao gồm các đoạn lệnh thực hiện một chức năng
nào đó.
Visual Basic hỗ trợ cách lập trình mới, đó là lập trình hướng đối tượng. Các đối
tượng có thuộc tính và phương thức:
* Thuộc tính: Là đặc điểm tính chất của một đối tượng trong VB

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 10


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

Một số thuộc tính chung của các đối tượng:
- Name: Là tên của đối tượng để phân biệt đối tượng này với đối tượng khác.
Thuộc tính này rất quan trọng vì sẽ dùng nó để viết lệnh tình huống cho đối tượng
mang tên nó.
- Height, Width: Xác định bề cao và chiều rộng của đối tượng
- Left, Top: Xác định tọa độ trái và tọa độ đỉnh của đối tượng.
- Font: Xác định font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ.
- BackColor, ForeColor: Xác định màu nền, màu chữ của đối tượng.
- Mouse Pointer: Cho biết hình dáng của trỏ chuột sẽ xuất hiện khi con trỏ chuột
nằm trên đối tượng khi chạy chương trình
- Tab Index: Cho biết thứ tự ưu tiên của con trỏ khi nó dịch chuyển từ đối tượng
này sang đối tượng khác khi ta ấn phím tab. Theo mặc định thì giá trị Tab Index của
các đối tượng theo thứ tự đặt đối tượng lên Form và bắt đầu từ giá trị 0.
Các thuộc tính riêng của một số đối tượng:
- Caption: Form, Lable, Command Button, CheckBox, Option Button, Frame. Giá

trị của nó là một chuỗi kí tự cho ta biết tiêu đề của đối tượng.
- Text: Của các đối tượng TextBox, ComboBox. Thuộc tính này dùng để cập nhật
giá trị nhập từ bàn phím vào trong tập tin cơ sở dữ liệu.
- Value: Của các đối tượng CheckBox, Option Buttom, HSrollBar, VScrollBar.
Thuộc tính Value cho biết giá trị của các đối tượng này.
- Interval: Chỉ có trên đối tượng Timmer, xác định khoảng thời gian giữa hai lần
gọi sự kiện Timmer. Giá trị của nó bằng mili giây.
- Picture: Của các đối tượng Image và Picture. Thuộc tính này để đưa một hình có
sẵn vào đối tượng.
* Phương thức:
- Là các chương trình được xây dựng sẵn để phục vụ cho việc thực hiện các thao
tác thường gặp. Phương thức có tác dụng gần giống như lệnh, thủ tục được xây dựng
sẵn trong các ngơn ngữ lập trình có cấu trúc.

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 11


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

- Cú pháp: <Tên đối tượng>.<Method>
Các phương thức thông dụng:
- Set Focus: đặt con trỏ lên đối tượng.
- Show: mở một đối tượng trên form
- Hide: làm ẩn một đối tượng
- Cls (Form, Picture) hoặc Clear (TextBox, ListBox, ComboBox): xóa thơng tin
trên đối tượng.
- Refresh: Cập nhật lại dữ liệu hoặc hình ảnh sau khi được chỉnh sửa.
- Zorder: quy định thứ tự xuất hiện các điều khiển trên màn hình.

- Drag: thi hành hoạt động kéo và thả của người sử dụng.
- Move: Thay đổi một vị trí đối tượng theo yêu cầu của chương trình.
1.2.3. Tìm hiểu về DAO
DAO (Data Access Objects – Các đối tượng truy xuất dữ liệu) là tập hợp bao gồm
lớp các đối tượng có thể dùng để lập trình truy cập và xử lý dữ liệu trong các hệ CSDL.
DAO được phát triển khá sớm, gần đây nhất là phiên bản DAO 3.5 và 3.51. Nó có thể
thực hiện tốt được trên các phiên bản Access từ 97 trở về trước. Với Access 2000, XP
phải dùng phiên bản DAO 3.6. Với phiên bản mới này, DAO 3.6 sử dụng nền
Microsoft Jet 4.0. Cách thức lập trình trên một hệ CSDL được mơ tả tổng qt như sau:

Hình 1: Mơ tả cách thức lập trình DAO
Trong đó:
- Tầng ứng dụng: bao gồm những giao diện người sử dụng cũng như những công
cụ đơn giản mà người lập trình dùng để xử lý dữ liệu theo các bài toán;
SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 12


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

- Tầng kết nối dữ liệu: bao gồm tập hợp các công cụ, phương thức để kết nối tới
những dữ liệu cần làm việc trong CSDL.
- Tầng cơ sở dữ liệu: bao gồm các bảng, các query trong cơ sở dữ liệu thực tại.
* Lớp đối tượng DAO:
Cấu trúc một CSDL bao gồm nhiều thành phần, địi hỏi việc lập trình cũng cần có
những thành phần tương ứng để làm việc. Lớp các thành phần tương ứng để có thể lập
trình được trên toàn bộ cấu trúc CSDL là lớp các đối tượng DAO.
Chúng có tên gọi, có những tập thuộc tính, các phương thức làm việc và có quan
hệ mật thiết với nhau, được mơ tả dạng cây như sau:


Hình 2: Mơ tả lớp đối tượng DAO
Trong đó:
- Workspaces: định nghĩa tập hợp các vùng làm việc. Đây có thể coi là lớp làm
việc cao nhất.
- Databases: định nghĩa tập hợp các CSDL Access cần làm việc trên một dự án;
- RecordSets: định nghĩa các tập hợp bản ghi (Records) cần làm việc;
- QueryDefs: định nghĩa tập hợp các Query để làm việc. Querydeft và
RecordSets là khả năng truy xuất, xử lý dữ liệu của DAO;

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 13


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

- TableDefts: định nghĩa tập hợp các bảng (Table) cần làm việc. Đây là khả năng
định nghĩa dữ liệu (Data – Definition Language);
- Relations: định nghĩa tập hợp các quan hệ (Relationship) cần làm việc; mỗi lớp
các đối tượng trên sẽ bao gồm tất cả các đối tượng cùng loại trong một đối tượng mẹ
đang mở.
1.2.4. Tìm hiểu về ADO
ADO là cơng nghệ truy cập CSDL hướng đối tượng tương tự như DAO và RDO.
ADO hiện nay được Microsoft xem là kĩ thuật để truy cập CSDL từ Web sever.
* Kiến trúc ADO

Hình 3: Kiến trúc ADO



Có thể sử dụng VB lập trình CSDL sử dụng cơng nghệ ADO ta cần qua hai lớp:

ADO và OLE DB.


ADO cung cấp tập hợp các đối tượng, cơng cụ để có thể lập trình xử lý hệ

CSDL. Trong khi đó, OLE DB là một trình cung cấp các dịch vụ giúp điều khiển các
yêu cầu xử lý dữ liệu từ ADO.
* Các đối tượng của ADO


Đối tượng Connection cho phép:



Thiết lập một kết nối đến CSDL
Xác định OLEDB Provider

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 14


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng




Thực hiện một câu truy vấn.


Đối tượng RecordSet
Cho phép lấy về một tập hợp các bản ghi. Thêm, cập nhật, xóa bản ghi.



Đối tượng Command.
+ Đối tượng Command trong ADO thường dùng để thực thi một câu lệnh truy

vấn SQL nào đó.
1.3. Quy trình kiểm sốt văn thư lưu trữ theo TCVN 9001 : 2000
1.3.1 Sơ lược về ISO.
Ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐTTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan nhà nước. Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt
động khơng thể thiếu và có vai trị quan trọng trong nền hành chính nhà nước. Vì vậy,
việc triển khai áp dụng Tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng của cơng tác văn thư lưu trữ
nhằm phục vụ có hiệu quả các yêu cầu hoạt động của các cơ quan, cũng như đáp ứng
các nhu cầu của xã hội là một đòi hỏi cấp thiết và phù hợp với xu thế của nền hành
chính hiện đại.
Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong các lĩnh vực đã tạo được cách
làm việc khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian và giảm chi
phí, cải tiến chất lượng công việc, đồng thời làm cho năng lực, trách nhiệm cũng như ý
thức phục vụ của công nhân viên chức nâng lên rõ rệt, quan hệ giữa các cơ quan nhà
nước với dân được cải thiện, từ đó vai trị và vị trí của cơng tác văn thư, lưu trữ cũng
được nâng cao.
1.3.2. Hoạt động quản lý văn bản theo TCVN ISO 9001:2000
Để xây dựng một quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ một cách chính xác theo
tiêu chuẩn ISO và phù hợp với tình hình thực tế của các cơ quan nhà nước, chúng ta
cần chuẩn bị những bước cơ bản sau:



Xác định tên gọi chính xác của tiêu chuẩn

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 15


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng



Xác định mục đích chủ yếu và mục đích thứ yếu của việc xây dựng tiêu chuẩn



Xác định nội dung trọng tâm của tiêu chuẩn



Xác định một cách chính xác các đối tượng có trách nhiệm chính, trách nhiệm

liên đới và các phòng, ban, cá nhân liên quan trong việc thực hiện tiêu chuẩn.


Xác định các tài liệu liên quan đến việc thực hiện tiêu chuẩn.

Các quy trình quản lý cơng tác văn thư bao gồm:



Quy trình soạn thảo, ban hành và giải quyết văn bản.



Quy trình quản lý văn bản đi đến.



Quy trình lập và quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ cơ quan, trong đó có việc xác

định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu.
Các quy trình quản lý của công tác lưu trữ bao gồm:


Các quy trình thu thập và bổ sung tài liệu.



Quy trình phân loại tài liệu phơng lưu trữ.



Các quy trình xác định giá trị tài liệu.



Quy trình chỉnh lý tài liệu.




Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc.



Quy trình tu bổ, chụp microfilm lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

1.3.3. Thuận lợi, thách thức
Khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng có những thuận lợi sau:


Việc thực hiện hệ thống quản lý theo mô hình ISO 9000 sẽ giúp cho các cơ

quan, tổ chức có một phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, đảm bảo tính trách
nhiệm cá nhân cao và đặc biệt là khắc phục được sự chồng chéo về trách nhiệm, sự
rườm rà trong các bước thực hiện cơng việc. Chính vì vậy, áp dụng ISO 9000 trong
cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu phù hợp với xu thế chung của cơng cuộc cách hành
chính nhà nước, đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính.


Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ đáp ứng nguyện vọng giản

lược thủ tục hành chính trong các khâu nghiệp vụ nên được các đối tượng tham gia
trong quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO ủng hộ.

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 16


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng




Sự phù hợp giữa việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ với mục

tiêu, kế hoạch và yêu cầu đổi mới công tác văn thư lưu trữ tạo ra sự thuận lợi trong việc
thống nhất chủ trương giữa các cấp lãnh đạo cũng như việc tuyên truyền vận động cán
bộ, công chức và viên chức của các cơ quan nhà nước.
Ngoài ra hệ thống quản lý chất lượng còn gặp phải một số thách thức:
- Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ là bước đi mới, lần đầu tiên
được áp dụng trong lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Vì vậy, Cục văn thư và lưu trữ
nhà nước phải chịu sức ép tâm lý khi xây dựng một mơ hình hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 mang tính điển hình cho tồn ngành.
- Hiện nay, cơ sở pháp lý cho cơng tác văn thư lưu trữ cịn hạn chế. Vấn đề này
mới chỉ được quy định chung trong những văn bản quy phạm pháp luận như Pháp lệnh
Lưu trữ quốc gia và Nghị định 111/2004/NĐ-CP, những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
nghiệp vụ cụ thể về công tác văn thư lưu trữ do Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước ban hành chưa đồng bộ.
1.4. Khảo sát hệ thống hiện tại
1.4.1. Phân tích tổ chức hoạt động
Hệ thống quản lý lưu trữ văn bản, quản lý việc nhận và gửi văn bản đi đến, thống
kê văn bản ở Khoa Tin học hiện tại được thực hiện một cách thủ cơng.
Các quy trình quản lý cơng tác văn thư bao gồm:


Quy trình soạn thảo, ban hành và giải quyết văn bản.



Quy trình quản lý văn bản đi - đến




Quy trình lập và quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ cơ quan, trong đó có việc xác

định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu.
Các quy trình quản lý của cơng tác lưu trữ bao gồm:


Các quy trình thu thập và bổ sung tài liệu.



Quy trình phân loại tài liệu lưu trữ.



Các quy trình xác định giá trị tài liệu.



Quy trình chỉnh lý tài liệu.

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 17


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng


Các danh mục hồ sơ được quản lý như sau:
- T1: Nghiên cứu khoa học.
- T2: Công tác cán bộ.
- T3 : Công tác sinh viên.
- T4 : Công tác đào tạo.
- Các biểu mẫu của Giáo viên & Sinh viên.
- Văn bản đến ĐHSP-CV khác.
- Văn bản đi.
Các danh mục hồ sơ được quản lý như sau:
Danh mục hồ sơ T1: Nghiên cứu khoa học

Bảng 1: Danh mục hồ sơ nghiên cứu khoa học

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 18


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

Danh mục hồ sơ T2: Công tác cán bộ

Bảng 2: Danh mục hồ sơ công tác cán bộ

Danh mục hồ sơ T3: Công tác sinh viên

Bảng 3: Danh mục hồ sơ công tác sinh viên

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT


Trang: 19


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

Danh mục hồ sơ T4: Công tác đào tạo

Bảng 4: Danh mục hồ sơ công tác đào tạo
1.4.2. Nhận xét
* Ưu điểm

Công tác quản lý khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng các quy trình
nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ trong cải cách nền hành
chính nhà nước.
* Nhược điểm


Trong văn thư lưu trữ phát sinh rất nhiều văn bản giấy tờ, việc quản lý theo

truyền thống lưu trữ bằng giấy có rất nhiều khuyết điểm như tốn chi phí, bảo mật, tìm
kiếm, mức độ rủi ro.


Tìm kiếm văn bản tìm theo ngày tháng và số thứ tự của hồ sơ văn bản vì vậy

cịn rất nhiều hạn chế trong việc ghi nhận, việc tra cứu và thống kê văn bản.


Nhu cầu lưu trữ, tìm kiếm thơng tin của lãnh đạo, văn thư ngày càng nhiều, việc


tìm kiếm văn bản thủ cơng, tốn nhiều thời gian và bất cập.

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 20


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

Chương 2

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1. Đặc tả chức năng hệ thống
Chương trình có các chức năng chính sau:
2.1.1. Chức năng quản trị người dùng
- Quản lý người dùng: Người quản trị sẽ cung cấp tên đăng nhập, mật khẩu và
cung cấp giới hạn quyền đối với hệ thống cho thành viên mới của hệ thống. Qua đó
kiểm tra theo dõi q trình hoạt động của thành viên đó trong hệ thống.
- Theo dõi phiên làm việc: Người quản trị có thể theo dõi và tìm kiếm những ai đã
đăng nhập vào hệ thống, vào thời gian nào.
- Thay đổi mật khẩu: Thay đổi mật khẩu sau khi đã đăng nhập được vào hệ thống.
- Đăng xuất: thoát ra khỏi hệ thống
- Thốt: Dừng hẳn chương trình
2.1.2. Chức năng cập nhật
- Cập nhật bộ phận: Cập nhật các bộ phận nhằm mục đích lưu lại thơng tin của
các bộ phận khác có liên quan để tiện cho việc chuyển và xử lý các văn bản.
- Cập nhật Cán bộ công chức: Cập nhật mã, tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân,
điện thoại... của những cán bộ phụ trách việc quản lý văn bản của các khoa, phòng ban
khác nhằm lưu lại thơng tin phục vụ cho q trình chuyển và xử lý văn bản.

2.1.3. Chức năng quản lý văn bản
- Cập nhật văn bản: Cập nhật và lưu trữ thông tin chi tiết của văn bản, chọn đường
dẫn đến văn bản đã được lưu trữ trên máy để hiển thị nội dung văn bản. Văn bản có thể
là file word, pdf, jpg, excel...
- Chuyển xử lý văn bản: Khi ta click vào một văn bản bất kỳ và chọn chức năng
chuyển xử lý văn bản, thì hệ thống sẽ tự động chuyển đến form cập nhật xử lý và đưa
ra thông tin của văn bản. Nhiệm vụ của chúng ta là chọn tên bộ phận và người xử lý

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 21


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

văn bản đã được chuyển xử lý nhằm lưu trữ những thông tin cần thiết về văn bản đã
được chuyển xử lý.
2.1.4. Chức năng tìm kiếm văn bản
Có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí như:
- Tm kiếm theo nội dung trích yếu.
- Tìm kiếm theo khoảng thời gian.
2.1.5. Chức năng thống kê các văn bản
Thống kê danh sách văn bản, thống kê danh sách văn bản đã xử lý, thống kê danh
sách nhân viên...
2.2. Xây dựng mơ hình hệ thống
2.2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ dưới đây mô tả các chức năng của chương trình quản lý cơng văn:

HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN


QUẢN TRỊ NGƯỜI DÙNG

QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG

THEO DÕI PHIÊN LÀM VIỆC

CẬP NHẬT THÔNG TIN

QUẢN LÝ VĂN BẢN

CẬP NHẬT BỘ PHẬN

CẬP NHẬT CÁN BỘ CƠNG CHỨC

TÌM KIẾM & THỐNG KÊ

CẬP NHẬT VĂN BẢN

CHUYỂN XỬ LÝ VĂN BẢN

THAY ĐỔI MẬT KHẨU
ĐĂNG XUẤT

THỐT

Hình 4: Biểu đồ phân cấp chức năng

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 22



Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

2.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) là một sơ đồ hình học nhằm
diễn tả các luồng tài liệu thông qua các chức năng của hệ thống.
a. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (mức 0)

y/c tìm kiếm & thống kê
y/c cập nhật thông tin người dùng
y/c cập nhật văn bản
ADMIN

y/c thống kê văn bản

y/c cập nhật hệ thống

GIÁO VỤ

y/c chuyển xử lý

Chuyển xử lý
Cn danh mục
Cn tt văn bản
CN tt người dùng
b/c tìm kiếm & thống kê
Y/c cập nhật văn bản
y/c tìm kiếm văn bản


Thống kê văn bản
0
HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN
BẢN

Báo cáo kết quả tìm kiếm
Thực hiện cập nhật văn bản
y/c xem văn bản

y/c chuyển xử lý
Y/c thống kê văn bản

VĂN THƯ

Y/c cập nhật văn bản
y/c tìm kiếm văn bản

y/c tìm kiếm văn bản

Thống
kê

Chuyển
xử lý
Báo cáo kết quả tìm kiếm
Thực hiện cập nhật văn bản

CÁN BỘ - GIÁO VIÊN

Đưa ra văn bản

Báo cáo kết quả
tìm kiếm văn bản

Hình 5 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 23


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng

b. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1): (Top Leval Data Flow Diagram)
Yêu cầu cập nhật thông tin người dùng
1.0
QUẢN TRỊ NGƯỜI DÙNG

Trả lời yêu cầu cập nhật thông tin người dùng

DỮ LIỆU NGƯỜI DÙNG
ADMIN

n

thư
ăn
củ

ản
nb


ng

DỮ LIỆU BỘ PHẬN

av

ăn
av
củ
tin

vă
n

thơ

bả

bả

ật

n

n

gt
in


vă

vă

nh

ật

nb

2.0
CẬP NHẬT
THƠNG TIN HỆ THỐNG

thư

thốn
g

ơn

ật

tin hệ

ập

nh

thốn

g

t th

p

nh

VĂN THƯ


u

cầ

uc

u cầu tìm kiếm và thống kê

Báo cáo tình hình tìm kiếm và thống kê

cậ

ập

thơn
g

Cậ


u

tin hệ

hậ

C
cầ

nhật

DỮ LIỆU HỒ SƠ CÁN BỘ

pn

Y
êu

u cậ p

thôn
g

vă

Yêu
cầ

nhật


ản

Cập

Yêu cầu xem văn bản
3.0
QUẢN LÝ VĂN BẢN

Cho xem văn bản

CÁN BỘ-GIÁO VIÊN

Yê
Đ ã u cầ
cầ ch u u ch
C ậ u cậ yể n u yể
pn
pn
x n
hậ
h ậ ử l ý xử l ý
tv
tv
vă v
ăn
ă
n ă
bả n bả bản n bả
nc
nc

c n
ủa
ủ a ủ a g củ a
giá
g
iá g
o v i á o v o vụ i á o v
ụ
ụ
ụ
Yê
u

DỮ LIỆU VĂN BẢN

GIÁO VỤ
4.0
TÌM KIẾM & THỐNG KÊ

u cầu tìm kiếm thống kê
Trả lời tìm kiếm thống kê

Hình 6: Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý văn bản

SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 24


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng


c. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2) Levelling Data Plow Diagram
Mức dưới đỉnh chức năng quản trị người dùng:
1.1
QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG

Yêu cầu cập nhật thông tin người dùng
Cập nhật thông tin người dùng

ADMIN
Yê
u
Bá
o

cá

cầ

ux

op

em

hiê

nl

ph


àm

iên
vi ệ

làm
c

vi ệ

DỮ LIỆU VĂN BẢN

c

1.2
THEO DÕI PHIÊN LÀM VIỆC

cầ
Yêu

Yêu cầu thay đổi mật khẩu
1.3
THAY ĐỔI MẬT KHẨU

Thực hiện thay đổi mật khẩu

u tha

hiệ

Thực

y

ậ
đổi m

n tha

y

t kh ẩ

ậ
đổi m

GIÁO VỤ

u

t kh ẩ

u

Yêu cầu thay đổi mật khẩu
u ẩu
h ẩ t kh
k
ậ t mậ
i m đổi

ổ
y đ ay
ht a n th
u ệ
cầ c h i
u
Yê Thự

Thực hiện thay đổi mật khẩu

CÁN BỘ - GIÁO VIÊN

VĂN THƯ

Hình 7: Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản trị người dùng

SVTH: Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT

Trang: 25