BÀI 5
KIỂM TỐN CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TỐN

TS. Trần Mạnh Dũng
TS. Đinh Thế Hùng
ThS. Lê Quang Dũng
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

v1.0016101206

1


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG
BÁN ÁO MUA GÌ?
•

Bạn là KTV phụ trách cuộc kiểm tốn BCTC của Cơng ty Uquilo, một cơng ty chun
sản xuất rèm vải. Q trình phân tích sơ bộ bạn thấy rằng số dư khoản phải trả người
bán tăng lên đáng kể; số dư hàng tồn kho cũng tăng lên đột biến. Cùng thời gian bạn
kiểm toán Uquilo, cơ quan thuế cũng gửi công văn đề nghị cơng ty này xuất trình đầy
đủ hóa đơn và chứng từ thanh toán liên quan tới tài khoản 331. Quá trình phỏng vấn
kết hợp phân tích và xét đốn nghề nghiệp giúp bạn nhận định rằng Uquilo có thể có
hành vi gian lận trong việc mua hàng và thanh tốn.

•

Kiểm tra danh mục hàng tồn kho của doanh nghiệp, bạn phát hiện thấy có nhiều mặt
hàng khơng liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Uquilo, như vật liệu xây
dựng, Thiết bị điện tử.

Bạn hãy giải thích cho những thành viên trong nhóm kiểm tốn những rủi ro có
thể xảy ra với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Đưa ra các thủ tục kiểm
toán cần thiết để trợ lý kiểm tốn có thể kiểm tốn được các nghiệp vụ mua hàng
thanh toán và số dư khoản phải trả người bán.

v1.0016101206

2


MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau:
•

Hiểu được những nội dung cơ bản nhất của chu trình mua hàng và thanh tốn
với kiểm tốn tài chính như chức năng của chu trình, mục tiêu kiểm tốn.

•

Hiểu rõ các thủ tục kiểm toán được thực hiện khi thực hiện thử nghiệm kiểm
soát chu trình mua hàng và thanh tốn.

•

Hiểu rõ các thủ tục kiểm toán được thực hiện khi thực hiện thử nghiệm cơ bản
(bao gồm kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán; kiểm tra chi
tiết số dư phải trả người bán).

v1.0016101206


3


NỘI DUNG
Đặc điểm của chu trình mua hàng và thanh toán với vấn đề kiểm toán

Thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh tốn

Thử nghiệm cơ bản đối với chu trình mua hàng và thanh tốn

v1.0016101206

4


1. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TỐN
•

Bản chất của chu trình: Chu trình mua hàng và thanh tốn bao gồm các quyết định và các
q trình cần thiết để có hàng hóa hay dịch vụ đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất
kinh doanh.

•

Ý nghĩa của chu trình
 Là chu trình quan trọng và tạo đầy đủ các yếu tố đầu vào cho q trình sản xuất
kinh doanh.
 Chi phí cho nghiệp vụ mua hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất
kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận ròng của doanh nghiệp.


v1.0016101206

5


1. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TỐN
•

Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
Xử lý các đơn đặt mua hàng hóa, dịch vụ

Nhận hàng hóa, dịch vụ

Ghi nhận các khoản phải trả người bán

Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

v1.0016101206

6


1. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN
(tiếp theo)
 Xử lý các đơn đặt mua hàng hóa, dịch vụ (1)

v1.0016101206




Đơn đặt hàng hay yêu cầu về sản phẩm, dịch vụ là điểm bắt đầu của chu trình này
và được phê chuẩn bởi những người có thẩm quyền để đảm bảo hàng hóa – dịch vụ
mua đúng mục đích, tránh tình trạng mua q nhiều hoặc q ít hoặc những mặt
hàng khơng cần thiết.



Thông thường, các công ty đề ra các định mức dự trữ Hàng tồn kho để đảm bảo
hoạt động kinh doanh được bình thường.



Sau khi có sự phê duyệt, gửi đơn đặt hàng cho người bán và nó được coi là chứng
từ hợp pháp, đề nghị mua hàng chính thức.

7


1. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TỐN
(tiếp theo)
 Nhận hàng hóa, dịch vụ (2)
Đây là giai đoạn quyết định của chu trình mua hàng – thanh tốn. Khi nhận được hàng
hóa, cần kiểm tra mẫu mã, số lượng, quy cách, thời gian. Thơng thường, cơng ty có bộ
phận tiếp nhận để nhận hàng hóa, dịch vụ và lập biên bản hoặc báo cáo nhận hàng và
gửi cho thủ kho và kế toán vật tư để ghi chép vào sổ sách kế toán.
 Ghi nhận các khoản phải trả người bán (3)
Kế tốn thanh tốn có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn các lần mua hàng và ghi chép
vào sổ nhật ký, sổ chi tiết TK 331, đối chiếu giữa hóa đơn mua hàng với mẫu mã, số
lượng, giá cả, chi phí vận chuyển trên hóa đơn,… với thơng tin trên các đơn đặt hàng và
báo cáo nhận hàng.

 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán (4)
Kế tốn thanh tốn có thể thanh tốn cho người bán thông qua ủy nhiệm chi, séc, tiền
mặt… và tiến hành ghi sổ kế toán.

v1.0016101206

8


1. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TỐN
(tiếp theo)
• Chứng từ, sổ sách, tài khoản liên quan
 Chứng từ, sổ sách


Phiếu yêu cầu mua hàng



Đơn đặt hàng



Biên bản giao nhận hàng



Báo cáo nhận hàng




Hoá đơn của nhà cung cấp



Nhật ký mua hàng



Sổ hạch toán chi tiết (nợ phải trả người bán, hàng tồn kho)



Bảng đối chiếu công nợ với nhà cung cấp



Các chứng từ nội bộ (ví dụ: phiếu yêu cầu mua hàng của phân xưởng,…)

 Tài khoản liên quan

v1.0016101206



Tài khoản Tiền



Tài khoản Hàng tồn kho




Tài khoản Nợ phải trả
9


1. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TỐN
(tiếp theo)
• Mục tiêu kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh tốn
Mục tiêu chung
1. Mục tiêu hợp
lý chung

Mục tiêu đặc thù cho chu trình mua hàng
và thanh toán
Đánh giá xem các số dư TK có liên quan có được phản ánh trung
thực và hợp lý và phù hợp với các nguyên tắc kế toán được chấp
nhận rộng rãi hay không.

2. Các mục tiêu chung khác
Tính có thực

Tính có thực của hàng hóa, dịch vụ mua vào cũng như các khoản
phải trả nhà cung cấp với ý nghĩa thông tin phản ánh tài sản, công
nợ phải được bảo đảm bằng sự tồn tại của tài sản và cơng nợ.

Tính đầy đủ

Tính đầy đủ của việc ghi nhận hàng hóa, dịch vụ mua vào và các

khoản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ
sách, tài liệu kế tốn khơng bị bỏ sót trong q trình xử lý.

v1.0016101206

10


1. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TỐN
(tiếp theo)
• Mục tiêu kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh tốn
Mục tiêu chung

Mục tiêu đặc thù cho chu trình mua hàng và thanh tốn

Tính giá

Đúng đắn trong việc tính giá thực tế hàng nhập kho được tính theo chi
phí thực tế để thực hiện nghiệp vụ phù hợp với hợp đồng, hóa đơn
mua hàng, biên bản giao nhận hàng hóa, dịch vụ.

Phân loại
và trình bày

Đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng
như phải trả người bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định cụ thể trong
việc phân loại tài sản và công nợ và việc thể hiện chúng qua hệ thống
tài khoản tổng hợp và chi tiết.

Quyền và

nghĩa vụ

Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài
sản mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn
vị, công nợ phải trả đúng nghĩa vụ của đơn vị.

Chính xác
cơ học

Tính chính xác về cơ học trong việc tính tốn, cộng dồn, chuyển sổ đối
với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.

v1.0016101206

11


2. THỰC HIỆN THỬ NGHIỆM KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN

2.1. Đối với nghiệp vụ mua hàng
2.2. Đối với nghiệp vụ thanh toán

v1.0016101206

12


2.1. ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ MUA HÀNG
Mục tiêu
kiểm toán

Các nghiệp vụ
mua hàng ghi sổ
là của hàng hóa
và dịch vụ nhận
được, phù hợp
với lợi ích cao
nhất của khách
hàng (tính có căn
cứ hợp lý)

v1.0016101206

•

•
•
•

Q trình
kiểm sốt nội bộ chủ yếu
Sự có thật của đơn vị đặt mua,
đơn đặt hàng mua, báo cáo nhận
hàng và hóa đơn của người bán
đính kèm vào biên lai.
Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua
hàng ở đúng cấp có thẩm quyền.
Huỷ bỏ các chứng từ để phịng
ngừa việc sử dụng lại.
Kiểm sốt nội bộ hóa đơn của
người bán, báo cáo nhận hàng,

đơn đặt mua và các đơn kiến
nghị mua hàng.

Thử nghiệm kiểm sốt
•

Kiểm tra sự hiện diện của
chứng từ trên biên lai.

•

Kiểm tra dấu hiệu của sự
phê chuẩn.

•

Kiểm tra dấu hiệu của việc
huỷ bỏ.
Kiểm tra dấu hiệu của kiểm
sốt nội bộ.

•

13


2.1. ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ MUA HÀNG (tiếp theo)
Mục tiêu
kiểm tốn


Q trình
kiểm sốt nội bộ chủ yếu

Thử nghiệm kiểm sốt

Các nghiệp vụ
mua hàng được Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua
Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn.
phê chuẩn (sự hàng ở đúng cấp có thẩm quyền.
phê chuẩn)
•
Các nghiệp vụ
mua hàng hiện có •
đều được vào sổ
•
(tính đầy đủ)

v1.0016101206

Các đơn đặt mua đều được đánh
số trước và theo dõi.
•
Các báo cáo nhận hàng đều
được đánh số trước và theo dõi. •
Các biên lai được đánh số trước
và theo dõi.

Theo dõi một chuỗi các đơn
đặt mua.
Theo dõi một chuỗi các báo

cáo nhận hàng.

14


2.1. ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ MUA HÀNG (tiếp theo)
Mục tiêu
kiểm tốn

Q trình
kiểm sốt nội bộ chủ yếu

Thử nghiệm kiểm sốt

Các nghiệp vụ mua
•
hàng được ghi sổ Kiểm tra nội bộ các q trình
•
đều được đánh giá tính tốn và các số tiền.
đúng (sự đánh giá)

Theo dõi một chuỗi các biên lai.
Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm
tra nội bộ.

•
Sơ đồ tài khoản đầy đủ.
Kiểm tra nội bộ q trình
•
phân loại.


Kiểm tra các thủ tục thủ công và
sơ đồ tài khoản.
Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm
tra nội bộ.

Các nghiệp vụ mua
•
hàng được phân
•
loại đúng đắn (sự
phân loại)

v1.0016101206

15


2.1. ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ MUA HÀNG (tiếp theo)
Mục tiêu
kiểm tốn

Q trình
kiểm sốt nội bộ chủ yếu
•

Các nghiệp vụ mua
hàng được ghi sổ đúng
lúc (tính thời gian)
•


•
Các thủ tục quy định việc ghi
sổ nghiệp vụ càng sớm càng
tốt sau khi nhận được hàng
hóa và dịch vụ.
•
Q trình kiểm tra nội bộ.

Các nghiệp vụ mua
hàng được ghi sổ
đúng đắn trên sổ
phụ các khoản phải
Quá trình kiểm tra nội bộ.
trả và sổ kho; chúng
được tổng hợp đúng
đắn (chuyển sổ và
tổng hợp)
v1.0016101206

Thử nghiệm kiểm sốt
Kiểm tra các thủ tục thủ cơng
và quan sát liệu có hóa đơn
nào của người bán chưa được
ghi sổ hay không.
Kiểm tra dấu hiệu của việc
kiểm tra nội bộ.

Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm
tra nội bộ.


16


2.2. ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ THANH TỐN
Mục tiêu
kiểm tốn
Các khoản chi
tiền mặt ghi sổ là
của hàng hóa và
dịch vụ thực tế
nhận được (tính
có căn cứ hợp lý)

Q trình
Thử nghiệm kiểm sốt
kiểm sốt nội bộ chủ yếu
Sự tách biệt thích hợp trách Thảo luận với nhân viên và quan
nhiệm giữa nhân viên ghi sổ Các sát các hoạt động.
khoản phải trả với nhân viên ký
chi phiếu.

•

•

v1.0016101206

Kiểm tra các chứng từ chứng Kiểm tra dấu hiệu của quá trình
minh trước khi ký chi phiếu do kiểm tra nội bộ.

một nhân viên có thẩm quyền
thực hiện.
Sự kiểm soát nội bộ.

17


2.2. ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ THANH TOÁN (tiếp theo)
Mục tiêu
Quá trình
Thử nghiệm kiểm sốt
kiểm tốn
kiểm sốt nội bộ chủ yếu
Nghiệp vụ chi tiền Sự phê chuẩn của khoản chi Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn.
mặt được ghi sổ trên chứng từ chứng minh vào
và
được
phê thời điểm ký chi phiếu.
chuẩn đúng đắn
(sự phê chuẩn)

Các nghiệp vụ chi •
tiền mặt hiện có
đều được ghi sổ •
(tính đầy đủ)

v1.0016101206

Chi phiếu được đánh số •
•

trước và theo dõi.
Bảng cân đối với ngân hàng
được lập hàng tháng bởi một
nhân viên độc lập với việc
ghi sổ các khoản chi tiền mặt
hoặc bảo quản tài sản.

Theo dõi một chuỗi các chi phiếu.
Kiểm tra các bảng cân đối với
ngân hàng và quan sát quá trình
chuẩn bị của chúng.

18


2.2. ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ THANH TOÁN (tiếp theo)
Mục tiêu
kiểm tốn
Các nghiệp vụ chi •
tiền mặt được
đánh giá đúng đắn •
(sự đánh giá)

Q trình
kiểm sốt nội bộ chủ yếu
Kiểm tra nội bộ các q trình tính •
tốn và các số tiền.
Hàng tháng lập một bảng cân đối •
với ngân hàng do một cá nhân
độc lập thực hiện.


Các nghiệp vụ chi •
tiền mặt được •
phân loại đúng
đắn (sự phân loại)

Sơ đồ tài khoản đầy đủ.
•
Kiểm tra nội bộ q trình xếp loại.
•

v1.0016101206

Thử nghiệm kiểm sốt
Kiểm tra dấu hiệu của sự
kiểm tra nội bộ.
Kiểm tra các bảng cân đối với
ngân hàng và quan sát quá
trình chuẩn bị của chúng.
Kiểm tra các thủ tục thủ
công và sơ đồ tài khoản.
Kiểm tra dấu hiệu của việc
kiểm tra nội bộ.

19


2.2. ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ THANH TOÁN (tiếp theo)
Mục tiêu
kiểm tốn

Các nghiệp vụ chi •
tiền mặt được
vào sổ đúng lúc
•
(tính thời gian)

Q trình
kiểm sốt nội bộ chủ yếu
Các thủ tục quy định ghi sổ •
càng sớm càng tốt sau khi chi
phiếu đã được ký.
•
Q trình kiểm tra nội bộ.

Các nghiệp vụ chi Kiểm tra nội bộ.
tiền được phản
ánh đúng đắn vào
sổ; chúng được
tổng hợp đúng
đắn (chuyển sổ
và tổng hợp)

v1.0016101206

Thử nghiệm kiểm sốt
Kiểm tra các thủ tục thủ cơng
và quan sát liệu các chi phiếu
có chưa được vào sổ khơng.
Kiểm tra dấu hiệu của qúa trình
kiểm tra nội bộ.


Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm tra
nội bộ.

20


3. THỰC HIỆN THỬ NGHIỆM CƠ BẢN ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN

3.1. Thực hiện thủ tục phân tích
3.2. Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ
3.3. Kiểm tra chi tiết số dư phải trả người bán

v1.0016101206

21


3.1. THỰC HIỆN THỦ TỤC PHÂN TÍCH
•

So sánh chi phí mua hàng của kỳ này với kỳ trước để xem xét những biến động bất thường;

•

So sánh hàng tồn kho thực tế mua về với hàng tồn kho đã được phê duyệt theo kế hoạch;

•

So sánh số dư TK Phải trả người bán giữa kỳ này, năm này với kỳ trước, năm trước để xem

xét xu hướng biến động.

•

Phân tích xu hướng tăng hoặc giảm hoặc kiểm tra tính hợp lý của các yếu tố chi phí giữa
các kỳ kế tốn để phát hiện những biến động bất thường;

•

Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả được ghi nhận trong từng
tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh tốn.
Ngồi ra, việc phân tích có thể được thực hiện thơng qua các mơ hình phân tích mối liên hệ
giữa các chỉ tiêu tài chính và phi tài chính. Ví dụ: So sánh số giờ công của công nhân sản
xuất với tổng lượng hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ đầu vào.

v1.0016101206

22


3.2. KIỂM TRA CHI TIẾT CÁC NGHIỆP VỤ - NGHIỆP VỤ MUA HÀNG
Mục tiêu kiểm toán
Các nghiệp vụ mua hàng
ghi sổ là của hàng hóa và
dịch vụ nhận được, phù
hợp với lợi ích cao nhất của
khách hàng (tính có căn cứ
hợp lý)

v1.0016101206


Thủ tục kiểm toán
Xem xét lại sổ nhật ký mua hàng, sổ tổng hợp, và sổ chi
tiết các khoản phải trả đối với các số tiền lớn và khơng
bình thường.
Kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của các chứng từ
chứng minh (hoá đơn của người bán, báo cáo nhận hàng,
đơn đặt hàng và đơn kiến nghị).
Đối chiếu hàng tồn kho mua hàng với các sổ sách
thường xuyên.
Kiểm tra các tài sản hình thành từ mua hàng.

23


3.2. KIỂM TRA CHI TIẾT CÁC NGHIỆP VỤ - NGHIỆP VỤ MUA HÀNG (tiếp theo)
Mục tiêu kiểm toán
Thủ tục kiểm tốn
Các nghiệp vụ mua
hàng được phê chuẩn Kiểm tra tính đúng đắn về phê chuẩn trên chứng từ minh chứng.
(sự phê chuẩn)
Các nghiệp vụ mua
Đối chiếu hồ sơ các báo cáo nhận hàng với sổ nhật ký mua hàng.
hàng hiện có đều được
Đối chiếu hồ sơ các biên lai với sổ nhật ký mua hàng.
vào sổ (tính đầy đủ)
•
Các nghiệp vụ mua
hàng được ghi sổ đều
được đánh giá đúng (sự •

đánh giá)

v1.0016101206

So sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên sổ nhật ký mua hàng với
hóa đơn mua hàng, báo cáo nhận hàng và các chứng từ
minh chứng khác có liên quan.
Tính lại để kiểm tra tính chính xác về mặt giấy tờ của các
hóa đơn của người bán kể cả các khoản chiết khấu và chi
phí vận chuyển (nếu có)

24


3.2. KIỂM TRA CHI TIẾT CÁC NGHIỆP VỤ - NGHIỆP VỤ MUA HÀNG (tiếp theo)
Mục tiêu kiểm toán

Thủ tục kiểm toán

Các nghiệp vụ mua hàng
So sánh sự phân loại với sơ đồ tài khoản tham chiếu theo hóa
được phân loại đúng đắn
đơn của người bán.
(sự phân loại)
Các nghiệp vụ mua
So sánh ngày của báo cáo nhận hàng và hóa đơn mua hàng
hàng được ghi sổ đúng
với ngày trên sổ nhật ký mua hàng.
lúc (tính kịp thời)
Các nghiệp vụ mua

hàng được ghi sổ đúng
đắn trên sổ phụ các Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng sổ
khoản phải trả và sổ nhật ký và theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ cái tổng hợp với
kho; chúng được tổng sổ phụ các khoản phải trả và sổ kho.
hợp đúng đắn (chuyển
sổ và tổng hợp)
v1.0016101206

25