BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÔNG ĐÔ
KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN

Th.s Tâm lý : Nguyễn Thị Hợi
ĐT : 0916776657


CHƯƠNG II
KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN


Chia sẻ:
Hằng năm đơn vị anh/chị thường tổ chức những sự kiện nào?
Anh/chị thường gặp khó khăn gì khi tổ chức các sự kiện đó?


Sự kiện là gì? Thế nào là tổ chức sự kiện?

Các hình thức tổ chức sự kiện? Mục đích
của tổ chức sự kiện?
Quy trình tổ chức các sự kiện lớn và sự
kiện nhỏ ở địa phương
NỘI DUNG CHÍNH


Mục đích tiêu bài học
Hiểu thế nào là một sự kiện lớn – nhỏ
Có kỹ năng tổ chức một sự kiện nhỏ ở
địa phương

Có hứng thú, tích cực trong các nhiệm
vụ học tập.
HV thực hành tổ chức các sự kiện nhỏ./
5


NỘI DUNG
1. Sự kiện là gì?
2. Thế nào là tổ chức sự kiện?
3. Các hình thức tổ chức sự kiện
4. Mục đích của tổ chức sự kiện
5. Quy trình tổ chức 1 sự kiện lớn
6. Quy trình tổ chức sự kiện nhỏ


1. Sự kiện là gì?
•Sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra ở
một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập
trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp
xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của
các đối tượng tham gia.


2. Thế nào là tổ chức sự kiện?
•Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần
việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành
trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.
•Tổ chức sự kiện là bao gồm tổ chức các hoạt động trong các
lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thơng
qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ

hội, …


3.Các hình thức tổ chức sự kiện

+ Các sự kiên liên quan đến lĩnh vực kinh doanh; Tổ chức các hội chợ thương
mại; Biểu diễn nghệ thuật (bán vé); Các hoạt động triển lãm (tranh, ảnh, sách,
sản phẩm địa phương,….mục đích vừa quảng bá sản phẩm vừa bán hàng)
+ Các sự kiên liên quan đến hoạt động như lễ kỷ ni êm ngày thành l âp, h ôi
thảo, hội nghị,…
+ Các sự kiên nhằm mục đích gây quỹ; Các buổi biểu diễn trực tếp, đêm hòa
nhạc
+ Các sự kiên mang tnh chất giải trí; các lễ hội, liên hoan, Festve,…
+ Các sự kiên của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ương
đảng,…
+ Các buổi gặp gỡ giao lưu, hội thảo, hội nghị, họp hành
+ Các sự kiên về văn hoá, xã hội; Các sự kiên trong lĩnh vực thể thao
+ Các sự kiên liên quan tới marketng
+ Các sự kiên kết hợp khuyến mãi và xúc tến thương mại
+ Các sự kiên liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…/


4. Mục đích của tổ chức sự kiện
– Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng
và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu
của địa phương, công ty.
– Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công
chúng đối với thương hiệu, sản phẩm, hay nhãn hiệu của
nhà đầu tư, địa phương.
– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm

chạm đến cảm xúc của khách hàng mục têu.
•Ngồi ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục têu khác
như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách, nghị
quyết, đại hội, kênh phân phối và quảng cáo trực tếp sản
phẩm, dịch vụ và thương hiệu của đơn vị./


5. Quy trình tổ chức 1 sự kiện lớn

THỰC HÀNH


5. Quy trình tổ chức 1 sự kiện lớn
* Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:
+ Cần hiểu biết cơ bản về nội dung sự kiện, sản phẩm,
thương hiệu, chất lượng… của đơn vị, địa phương tổ
chức sự kiện
+ Cần nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến
sự kiên như mục têu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…
+ Hình thành chủ đề và lâp kế hoạch tổng thể cho sự kiên
+ Chuẩn bị tổ chức sự kiên bao gồm thời gian, địa điểm
tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….
+ Xúc tến và quảng bá sự kiên./


5. Quy trình tổ chức 1 sự kiện lớn
* Giai đoạn thực hiên sự kiên:
+ Tổ chức đón tếp và khai mạc sự kiên
+ Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiên
+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiên

+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vân chuyển trong sự kiên
+ Tổ chức thực hiên các hoạt đông phụ trợ trong sự kiên
+ Xác định đối tượng công chúng mục têu mà sự kiện hướng
tới./


5. Quy trình tổ chức 1 sự kiện lớn
* Kết thúc sự kiên và giải quyết các công viêc sau sự kiên bao
gồm:
+ Xúc tến và quảng bá sự kiên
+ Quan hê với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiên
+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiên
+ Chăm sóc khách hàng, đối tượng tham gia sự kiện.

*Chú ý: Các công viêc như trên chi phân chia mang
tnh tương đối, vì trong mỗi cơng viêc cịn phụ thuộc
nhiều yếu tố liên quan./


Tổ chức khơng đúng u cầu có thể
gây hậu quả
Ngày 16/9/2018 sau khi 7 người chết, 5 người hôn mê tại
lễ hội âm nhạc, Công an Hà Nội hôm nay đã khởi tố vụ
án hình sự để điều tra về các tội danh Chứa chấp việc sử
dụng trái phép chất ma túy và Lôi kéo người khác sử
dụng trái phép chất ma túy.


Hình ảnh chiếc bánh chưng khổng lồ nặng 2,5
tấn được dâng cúng trong ngày giỗ Tổ năm 2016

ở Công viên Đầm Sen gây dở khóc dở cười về kỷ
lục
“món
ăn
to” của Việt nam, gây bao lãng phí tiền của,
cơng sức...


 Một

vụ xô đẩy, chen lấn hỗn loạn dẫn đến giẫm đạp
27 người
trong
đó có 4 Penh
phụ nữ
1 em
nhau
xảy ra chết
ở thủ
đơ Phnom
đãvà
làm
hơnnhỏ
330
sau khi
đám trong
đông một
hỗn ngày
loạn hội
và chen

chúc giẫm đạp
người
bị chết
ở Campuchia.
lên nhau tại một lễ hội ở Ấn Độ.


6. Tổ chức sự kiện nhỏ
Ngày 25/5/2006 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số
114/2006/QĐ-TTg ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nước.

6.1. Mục đích tổ chức
6.2. Vai trị của lãnh đạo trong các cuộc họp
6.3. Các nguyên tắc cơ bản về họp
6.4. Các bước tiến hành cuộc họp
6.5. Kỹ năng cơ bản điều hành cuộc họp


6. Tổ chức sự kiện nhỏ
Ngày 25/5/2006 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số
114/2006/QĐ-TTg ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nước.
Trong các cơ quan hành chính có các loại cuộc họp chính sau:
Họp tham mưu, tư vấn; Họp làm việc; Họp chuyên môn; Họp giao ban;
Hội nghị tập huấn, triển khai; Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng
năm; Họp sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề (Hội nghị sơ kết hoặc tổng
kết)./




6.1. Mục đích tổ chức các cuộc họp
- Phổ biến chủ trương, chính sách mới của Đảng, Nhà nước và của
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Tạo sự phối kết hợp chặt chẽ trong hoạt động của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện, nâng cao tnh thần tập thể, thực
hiện quy chế công khai, dân chủ.
- Khai thác trí tuệ tập thể, phát huy sự tham gia rộng rãi của các đại
biểu Hội đồng nhân dân, ủy viên Ủy ban nhân dân và các cá nhân, tổ
chức khác để xây dựng địa phương vững mạnh.
- Đánh giá tình hình hoạt động của chính quyền trong một giai đoạn
nhất định nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những khó khăn; bàn
bạc, tháo gỡ những vướng mắc; sửa chữa…/


6.2. Vai trò của lãnh đạo trong các cuộc họp
Người lãnh đạo, quản lý trong trường hợp này, được hiểu là người giữ một trong các
chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, xã. thường đóng vai
trị chủ trì hoặc điều hành.
Trong vai trị chủ trì, lãnh đạo thơng qua nội dung phát biểu của mình để:
- Tuyên bố lý do cuộc họp
- Xác định mục têu cuộc họp
- Chi đạo định hướng cho các hoạt động báo cáo, thảo luận của cuộc họp
- Phát biểu kết luận cuộc họp.
Ngồi các nội dung chủ trì nêu trên, lãnh đạo, quản lý còn trực tếp dẫn dắt tến trình
cuộc họp./


6.3. Các nguyên tắc cơ bản về tổ chức cuộc họp
- Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách

nhiệm được phân công.
- Chi tến hành họp khi thực sự cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ
quan trọng.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự
- Thực hiện theo chương trình kế hoạch; bố trí hợp lý; bảo đảm
chất lượng, hiệu quả, thiết thực.
- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết
hợp các cuộc họp với nhau cho hợp lý.
- Phù hợp với tnh chất, yêu cầu và nội dung của công việc cần giải
quyết; tnh chất và đặc điểm loại hình hoạt động của từng loại cơ
quan, đơn vị hành chính nhà nước./


6.4. Các bước tến hành cuộc họp


6.4. Các bước tổ chức cuộc họp
6.4.1. Chuẩn bị tến hành cuộc họp
a) Xác định mục têu và nhiệm vụ cuộc họp
Cần xác định rõ ràng, trả lời các câu hỏi:
+ Cuộc họp được tổ chức nhằm giải quyết những vấn đề
gì?
+ Mức độ cần thiết giải quyết và ý nghĩa của việc giải
quyết những vấn đề đó? ./