Mã số: QT.HCNS….
CƠNG TY CP ĐẦU TƯ
KHỐNG SẢN ĐẠI DƯƠNG

Ngày ban hành:
Lần ban hành: 01
Lần sửa đổi: 00

QUY TRÌNH
XỬ LÝ BIÊN BẢN SỰ VIỆC, VI PHẠM
QT.HCNS….

Họ và tên
Chức vụ

Chữ ký

Người soạn thảo

Người kiểm tra

Người phê duyệt

Lê Trần Hạnh

Lê Thị Hồng

Phạm Văn Hiếu
Tổng Giám đốc

NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận, đánh dấu √ ô bên cạnh và lấy chữ ký
người nhận trên bản gốc)
Tic
k

Đơn vị

Ghi chú

Tick

Đơn vị

Ghi chú

□
□
□
□
□
□
□
□
□
□

□
□
□
□

□
□
□
□
□
□

THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tóm tắt tình trạng sửa đổi so với
bản trước đó)
Trang

Hạng mục sửa
đổi

Tóm tắt nội dung sửa đổi


CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ KHỐNG
SẢN ĐẠI DƯƠNG

QUY TRÌNH
XỬ LÝ BIÊN BẢN SỰ VIỆC, VI PHẠM

Mã số: QT.HCNS….
Ngày hiệu lực:
Lần BH: Lần 1
Trang: 3/8

1. MỤC ĐÍCH:
Thống nhất cách thức thực hiện các bước xác lập, báo cáo, xử lý sự việc liên quan tới các

biên bản sự việc do các bộ phận lập trong quá trình sản xuất.
Đảm bảo tính hiệu quả, nhanh chóng và chính xác trong q trình thực hiện cơng việc của
các bộ phận liên quan, kiểm sốt tình hình sản xuất và quy kết trách nhiệm trong các khâu xử lý
biên bản.
Phân định rõ trách nhiệm đối với các bộ phận, phòng ban, phân xưởng trong q trình thực
hiện cơng tác xử lý biên bản, hạn chế tình trạng thiếu trách nhiệm, đùn đẩy trách nhiệm.
2. PHẠM VI:
Quy trình này được áp dụng cho tồn bộ khối sản xuất, phòng, ban, bộ phận KCS, phòng
Hành chính Nhân sự và Hội đồng khen thưởng kỷ luật.
3. THAM KHẢO:
Các Nội quy, Chính sách của cơng ty
4. ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT:
BLĐ

Ban lãnh đạo

GĐSX

Giám đốc sản xuất

HCNS

Hành chính nhân sự

BPSX

Bộ phận sản xuất

TCKT


Tài chính kế tốn

Trưởng BP

Trưởng Bộ phận

NLĐ

Người lao động

BKTKL

Ban khen thưởng kỷ luật

KSNB

Kiểm soát nội bộ

TT-TC

Tổ trưởng, trưởng ca

5. LƯU TRÌNH


Mã số: QT.HCNS….

CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ KHỐNG
SẢN ĐẠI DƯƠNG


Ngày hiệu lực:

QUY TRÌNH
XỬ LÝ BIÊN BẢN SỰ VIỆC, VI PHẠM
Bước

Trách
nhiệm

1

CBCNV
Trưởng BP
TT-TC
NVKCS,
NVKSNB

2

Trưởng BP
Trưởng KCS

3

HCNS

4

TCKT


5

Trưởng BP
BKTKL
Cơng đồn
GĐSX

6

HCNS
GĐSX
BLĐ

7

HCNS
TCKT
Trưởng BP

8

HCNS

Lưu đồ
Tiếp nhận thơng tin
Xác nhận hiện trạng
Lập biên bản

Ký xác nhận


Tiếp nhận biên bản

Định giá thiệt hại

Họp hội đồng

Ban hành quyết định

Lần BH: Lần 1
Trang: 4/8

Tài liệu/Biểu mẫu
Đơn trình báo
Bản tường trình
Biên bản sự việc
Biên bản vi phạm
Quy định thẩm quyền ký,
ban hành và công tác văn
thư
Quy tắc tạo mã
Giấy xác nhận tiếp nhận
văn bản
Quy trình tổ chức cuộc họp
Định giá

Biên bản cuộc họp

Quy định thẩm quyền ký,
ban hành và công tác văn
thư

Quyết định xử lý kỷ luật

Thi hành quyết định

Lưu hồ sơ

Quy định thẩm quyền ký,
ban hành và công tác văn
thư


CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ KHỐNG
SẢN ĐẠI DƯƠNG

QUY TRÌNH
XỬ LÝ BIÊN BẢN SỰ VIỆC, VI PHẠM

Mã số: QT.HCNS….
Ngày hiệu lực:
Lần BH: Lần 1
Trang: 5/8

6. DIỄN GIẢI LƯU TRÌNH
Bước Trách nhiệm

Mô tả thực hiện công việc

Tài liệu

Tiếp nhận thông tin; Xác nhận hiện trạng;

Lập biên bản

1

CBCNV
Trưởng BP
TT-TC
NVKCS,
NVKSNB

Tiếp nhận thông qua cơng tác kiểm tra, rà sốt;
nếu khơng phải do phát hiện trực tiếp mà thơng qua
trình báo thì bộ phận tiếp nhận phân bổ người có trách
nhiệm tới hiện trường để xác nhận và lập biên bản.
Người bị lập biên bản phải có mặt và có quyền chứng
minh vụ việc xảy ra khơng phải trách nhiệm của mình;
Tiến hành lập biên bản, ghi rõ thời gian xảy ra sự
việc, thời gian lập biên bản, thái độ và trách nhiệm của
những người liên quan; lấy chữ ký xác nhận của
những người liên quan;

Quy định thẩm
quyền ký, ban
hành và công
tác văn thư

Chuyển biên bản lên Trưởng BP của người bị lập
biên bản nhằm đưa ra kết luận về yếu tố lỗi và thiệt hại
vật chất (nếu có).
Thời hạn hồn tất việc lập biên bản: ngay lập tức

Ký xác nhận
Trưởng BP của người bị lập biên bản có quyền đề
xuất phương án xử lý kỷ luật.
Trưởng BP lập biên bản là người đưa ra kết luận
sau cùng căn cứ vào biên bản và đề xuất mà Trưởng
BP của người bị lập biên bản đưa ra.

2

Trưởng BP
Trưởng KCS

Sau khi hồn tất cơng tác ký xác nhận, Trưởng BP
lập Biên bản tiến hành nộp Biên bản lên phòng HCNS
để thực hiện việc tiếp nhận biên bản.
Thời hạn hồn tất cơng tác ký: trước 8h sáng ngày
tiếp theo sau khi xảy ra sự việc
Thời điểm tiếp nhận: Trước 9h sáng ngày tiếp theo
sau khi xảy ra sự việc
Lưu ý: Chỉ tiếp nhận các biên bản của ngày trước
đó, các biên bản nộp khơng đúng quy định sẽ bị trả
lại. Mọi sự chậm trễ sẽ xử lý theo quy định.

2

Trưởng BP
Trưởng KCS

Trường hợp biên bản báo cáo sự việc có tính cấp
thiết nhằm có phương án giải quyết một cách kịp thời


Quy định thẩm
quyền ký, ban
hành và công
tác văn thư


CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ KHỐNG
SẢN ĐẠI DƯƠNG

QUY TRÌNH
XỬ LÝ BIÊN BẢN SỰ VIỆC, VI PHẠM

Mã số: QT.HCNS….
Ngày hiệu lực:
Lần BH: Lần 1
Trang: 6/8

thì sau khi thực hiện cơng tác ký xác nhận xong,
trưởng BP lập biên bản chuyển biên bản ngay lên
phịng HCNS để trình BP liên quan và Giám đốc, Ban
lãnh đạo xem xét phê duyệt, giải quyết hoặc tổ chức
cuộc họp theo quy trình.
Sau khi thực hiện xong phương án xử lý, giải
quyết do Ban lãnh đạo, Giám đốc đưa ra hoặc thực
hiện theo kết luận tại cuộc họp xong, các biên bản này
được chuyển lại cho phịng HCNS hoặc bộ phận chủ
trì việc xử lý, khắc phục nhằm tổng hợp và thực hiện
các công tác liên quan trong vòng 03 ngày.
Tiếp nhận biên bản

Các bộ phần lập biên bản khi trình lên phịng
HCNS phải có danh mục (tổng số biên bản từ 05 trở
lên) và có ký xác nhận của trưởng bộ phận.
Phịng HCNS tiếp nhận biên bản từ các bộ phận
có thẩm quyền lập biên bản, yêu cầu phải có giấy xác
nhận tiếp nhận biên bản và tiến hành ký xác nhận
tiếp nhận biên bản. Người tiếp nhận biên bản phải là
người trong ban khen thưởng kỷ luật hoặc ban quy
trình.Tiến hành phân loại, sàng lọc biên bản vi phạm
và báo cáo sự việc.
3

HCNS

Thời điểm tiếp nhận: Trước 9h sáng ngày tiếp theo
sau khi xảy ra sự việc

Danh mục;
Giấy xác nhận

Trường hợp biên bản mang tính chất cần được
giải quyết ngay lập tức, người tiếp nhận tiến hành sao
lưu biên bản để kiểm soát, sau đó hướng dẫn người
trình biên bản trình biên bản đến phòng, ban, bộ phận
hoặc Giám đốc theo đúng thẩm quyền xử lý, giải
quyết. Sau khi giải quyết xong, biên bản phải được
nộp lại cho bộ phận HCNS (người tiếp nhận văn bản),
phòng HCNS tiến hành tổ chức cuộc họp nhằm giải
quyết các vấn đề liên quan như thiệt hại vật chất, quy
kết trách nhiệm, đúc rút kinh nghiệm,… theo quy trình

tổ chức cuộc họp và thơng báo tới tồn bộ các đơn vị,
CBCNV liên quan tới sự việc.
4

HCNS
TCKT

Định giá thiệt hại
Người tiếp nhận biên bản chuyển toàn bộ biên bản
có liên quan đến thiệt hại vật chất qua bộ phận TCKT
nhằm mục đích định giá thiệt hại.

Quy định thẩm
quyền ký, ban
hành và công
tác văn thư

Khi tiến hành định giá, người định giá có trách

Giấy xác nhận.


CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ KHỐNG
SẢN ĐẠI DƯƠNG

QUY TRÌNH
XỬ LÝ BIÊN BẢN SỰ VIỆC, VI PHẠM

Mã số: QT.HCNS….
Ngày hiệu lực:

Lần BH: Lần 1
Trang: 7/8

nhiệm ký xác nhận ngay phần định giá của biên bản.
Sau khi định giá xong, thông báo tới người tiếp
nhận biên bản của phòng HCNS.
Chú ý: Q trình bàn giao đều phải có giấy tờ xác
nhận bàn giao, tránh trường hợp làm thất lạc giấy
tờ, biên bản.
Thời hạn: 01 ngày
Trường hợp biên bản sự việc đã được xử lý vì
tính cấp thiết của sự việc, cơng tác định giá thiệt hại sẽ
được thực hiện tại cuộc họp cuối cùng liên quan đến
sự việc đó.
Họp hội đồng

5

Trưởng BP
BKTKL
Cơng đồn
GĐSX

Phịng HCNS thơng báo cuộc họp theo quy trình
tổ chức cuộc họp. Cuộc họp diễn ra vào ngày thứ 7
hằng tuần. Trừ trường hợp đối với biên bản mang tính
cấp thiết thì việc tổ chức họp căn cứ theo chỉ thị của
Giám đốc, Ban lãnh đạo.
Giám đốc sản xuất, đại diện Cơng đồn đưa ra ý
kiến về hướng xử lý, giải quyết.

Ban khen thưởng kỷ luật tiến hành xem xét, đánh
giá sự việc, căn cứ vào hướng xử lý mà trưởng bộ
phận, GĐSX, Cơng đồn đã đề xuất và đưa ra kết luận.
Ban hành quyết định

6

7

HCNS
GĐSX
BLĐ

HCNS
TCKT
Trưởng BP

Phòng HCNS tiến hành soạn thảo quyết định căn
cứ vào những kết luận trong cuộc họp.
Trình quyết định tới người có thẩm quyền ký ban
hành và ban hành quyết định tới các bộ phận liên
quan.

Quy trình tổ
chức cuộc họp
Cơ chế hoạt
động của
BKTKL
Biên bản cuộc
họp


Quy định thẩm
quyền ký, ban
hành và công
tác văn thư
Quyết định

Thi hành quyết định
Phòng HCNS, phòng TCKT, Trưởng BP liên quan
tiến hành thực hiện các nội dung quy định trên quyết
định.
Lưu hồ sơ

8

HCNS, Lễ
tân, Nhân
viên VT.

Tiến hành tổng hợp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên
quan theo công tác văn thư.
Đối với những vụ việc quan trọng, có thể tiến
hành copy toàn bộ hồ sơ và tiến hành lưu giữ ở bộ
phận Văn thư, Bộ phận chủ trì xử lý vụ việc và Bộ
phận sảy ra sự việc.

Quy định thẩm
quyền ký, ban
hành và công
tác văn thư



CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ KHỐNG
SẢN ĐẠI DƯƠNG

QUY TRÌNH
XỬ LÝ BIÊN BẢN SỰ VIỆC, VI PHẠM

Mã số: QT.HCNS….
Ngày hiệu lực:
Lần BH: Lần 1
Trang: 8/8

7. BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM
TT

TÊN BIỂU MẪU - FORM NAME

01

Biên bản sự việc

02

Biên bản vi phạm

03

Giấy xác nhận (V/v tiếp nhận biên bản)


04

Danh mục biên bản

02

Biên bản cuộc họp (V/v xử lý biên bản)

03

Quyết định

KÝ MÃ HIỆU CODE

THỜI GIAN LƯU

8. CƠNG TÁC KIỂM SỐT BIÊN BẢN.
Nhằm đề phịng tình huống vì lý do chậm trễ trong các thủ tục lập biên bản mà các bộ
phận giữ lại biên bản, khơng trình lên phịng HCNS, phương án kiểm soát như sau:
8.1 Tiến hành đặt mua, in ấn sổ ghi biên bản (theo mẫu).
8.2 Mỗi biên bản có 2 bản là bản chính (phần ghi trực liếp) và bản copy (phần dưới bản chính

và làm bằng giấy chuyên dụng).
8.3 Khi xé rời biên bản để giao phòng HCNS, chỉ được xé phần bàn chính (phần ghi trực

tiếp), tuyệt đối không xé bản copy với bất kỳ lý do nào; trường hợp ghi sai thì phải gạch 2
gạch chéo nhau lên cả bản chính và bản copy đồng thời không được xé cả 2 bản này.
8.4 Cuối mỗi ca làm việc, tiến hành kiểm tra lại sổ ghi biên bản để xác nhận khơng có sự thất

lạc, xé nhầm biên bản trong ca.

8.5 Vào ngày cuối cùng của mỗi tháng, phịng HCNS, Ban Kiểm sốt nội bộ và Ban khen

thưởng kỷ luật tiến hành kiểm tra sổ ghi biên bản. Nếu phát hiện sai phạm trong việc quản
lý, sử dụng sổ ghi biên bản sẽ tiến hành xử lý bộ phận sử dụng sổ ghi biên bản sai phạm
đó theo nguyên tắc tập thể.