chương 11 – phạm văn á

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.03 MB, 21 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

Contents

CHƢƠNG 11: ... 1

11.1. Kiểm tra sự phân bổ của tài nguyên theo thời gian. ... 1

11.2. Giải quyết sự phân bổ vƣợt mức của tài nguyên bằng thủ công. ... 6

10.3. Cân đối các tài nguyên bị phân bổ vƣợt mức. ... 9

11.4. Kiểm tra chi phí và ngày kết thúc của kế hoạch. ... 16

11.5. Dừng sự hoạt động của nhiệm vụ. ... 19

CHƯƠNG 11: Tinh chỉnh kế hoạch

của dự án

Trong ba chƣơng trƣớc, bạn đã tập trung vào các chi tiết về nhiệm vụ, tài nguyên
và sự phân công. Bây giờ, bạn sẽ kiểm tra kết quả của những việc làm trƣớc đó của bạn
trong tiến độ và đào sâu hơn nữa về sự phân công của tài nguyên. Trong một số trƣờng
hợp, bạn sẽ xem lại các tính năng của Project đã đƣợc giới thiệu trong các chƣơng
trƣớc, nhƣng trong chƣơng này sự tập trung của bạn là về việc quản lý xuyên xuốt toàn
bộ kế hoạch, và bao gồm thời hạn thực hiện tổng thể và chi phí tổng thể.

11.1.

Kiểm tra sự phân bổ của tài nguyên theo thời gian.

Trong phần này, bạn sẽ tập trung về việc phân bổ tài nguyên-Đó là các sự phân
công nhiệm vụ mà bạn đã làm ảnh hƣởng nhƣ thế nào đến khối lƣợng công việc của các
tài nguyên làm việc (ngƣời và thiết bị) của một kế hoạch. Khả năng làm việc của một
tài nguyên trong một giai đoạn thời gian nhất định đƣợc định đoạt bởi khả năng làm
việc tối đa và lịch tài nguyên của nó. Mối quan hệ giữa khả năng làm việc của một tài

nguyên và các sự phân công nhiệm vụ của nó đƣợc gọi là sự phân bổ-allocation. Mỗi tài
nguyên làm việc chỉ có thể là một trong ba trạng thái sau của sự phân bổ:

-Phân bổ dƣới mức-Underallocated: Các sự phân công của tài nguyên không

đáp ứng đủ khả năng làm việc tối đa của tài ngun đó. Ví dụ, một tài ngun làm việc
toàn thời gian-40 giờ mỗi tuần chỉ đƣợc phân công làm việc 25 giờ mỗi tuần đƣợc gọi
là bị phân bổ dƣới mức.

-Phân bổ đúng mức Fully allocated: Các sự phân công của tài nguyên đáp ứng

đƣợc khả năng làm việc tối đa của tài ngun. Ví dụ, một tài ngun làm việc tồn thời
gian-40 giờ mỗi tuần đƣợc phân công làm việc 40 giờ mỗi tuần đƣợc gọi là đƣợc phân
bổ đúng mức.

-Phân bổ vƣợt mức Overallocated: Các sự phân công của tài nguyên vƣợt quá khả
năng làm việc tối đa của tài nguyên tại bất kỳ thời điểm nào. Ví dụ, một tài ngun làm
việc tồn thời gian- 40 giờ mỗi tuần đƣợc phân công làm việc 65 giờ mỗi tuần đƣợc gọi
là bị phân bổ vƣợt mức.

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

Ngƣời ta thƣờng nói rằng phân bổ đúng mức tất cả các tài nguyên tại tất cả các
thời điểm là mục tiêu của mọi nhà quản lý dự án, nhƣng đây có lẽ là một trƣờng hợp
quá đơn giản. Tùy thuộc vào bản chất của dự án và các tài nguyên làm việc trong đó,
một số sự phân bổ dƣới mức cũng có thể là tốt. Phân cơng vƣợt mức thƣờng có thể là có
vấn đề hoặc là khơng có vấn đề, điều đó tùy thuộc vào lƣợng phân cơng bị vƣợt mức.
Nếu một tài nguyên bị phân bổ vƣợt mức chỉ nửa tiếng làm việc, Project sẽ đánh dấu
sự phân bổ vƣợt mức đó, nhƣng một phân bổ vƣợt mức nhỏ nhƣ vậy có thể khơng phải
là một vấn đề mà bạn cần phải giải quyết, điều đó tùy thuộc vào tài nguyên liên quan và
bản chất của sự phân công. Tuy nhiên, việc phân bổ vƣợt mức nghiêm trọng-ví dụ, một
tài nguyên đƣợc phân công gấp đôi thời gian làm việc mà nó có thể có thể thực hiện

đƣợc trong một tuần (ví dụ bắt làm 80 tiếng một tuần) thì ln ln là một vấn đề, và
bạn nên biết làm thế nào để nhận biết đƣợc nó và xác nhận các kế hoạch để giải quyết
nó. Chƣơng này sẽ giúp bạn nhận biết và khắc phục sự phân bổ vƣợt mức của tài
nguyên.

Các trạng thái trên của sự phân bổ áp dụng tới các tài nguyên làm việc. Tài
nguyên chi phí và nguyên vật liệu là các tài ngun khơng làm việc, do đó các sự phân
công của chúng không phải là đối tƣợng của vấn đề phân bổ tài nguyên.

Trong Project, khả năng làm việc của một tài nguyên đƣợc đo bằng đơn vị tính;
khả năng làm việc tối đa của một tài nguyên cụ thể đƣợc gọi là maximum units (có
nhãn Max.Units trong Project). Đơn vị tính đƣợc đo bằng các con số (chẳng hạn nhƣ 3
đơn vị) hoặc là một tỷ lệ phần trăm (nhƣ 300% ).

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, kế hoạch cuốn sách thiếu nhi

mới đƣợc phát triển đến mức mà bạn đã sẵn sàng để kiểm tra kỹ lƣỡng các sự phân
công tài nguyên và các vấn đề phân bổ vƣợt mức. Bạn sẽ bắt đầu với Carole Poland.

Trong ví dụ này, bạn xem các sự phân bổ về tài nguyên và tập trung vào một
tài nguyên

đang bị phân bổ vƣợt mức.

Bạn cần các tập tin Advanced Plan_Start nằm trong thƣ mục Practises/Chapter 
11 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Plan_Start và lƣu nó thành tập tin

khác có tên là Advanced Plan.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource

Usage. Khung nhìn Resource Views xuất hiện.

Ở phía bên trái của khung nhìn là một bảng ( theo mặc định là bảng Usage) thể

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

Thông tin này đƣợc tổ chức thành một dạng đề cƣơng-outline mà bạn có thể bung ra

hoặc thu lại.

Phía bên phải của khung nhìn chứa đựng các chi tiết về sự phân công (theo mặc
định là thời gian làm việc) đƣợc bố trí trên một thời gian biểu. Bạn có thể di chuyển
thanh cuộn ngang của thời gian biểu để xem các giai đoạn thời gian khác. Bạn cũng có
thể thay đổi sự hiển thị trên thời gian biểu để hiển thị dữ liệu theo đơn vị: tuần, ngày,
giờ và vv.

Chú ý tới cái tên ở hàng đầu tiên, Unassigned. Mục này liệt kê các nhiệm vụ mà

khơng có bất cứ tài nguyên nào đƣợc phân công đến.

Tiếp theo, bạn sẽ thu đề cƣơng trong bảng này lại để xem tổng số thời gian làm
việc của mỗi tài nguyên theo thời gian.

Bước 2: Nhấp vào tiêu đề cột Resource Name.

Bước 3: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào Outline và sau đó kích
vào Hide Subtasks.

Lƣu ý: Bạn cũng có thể thu đề cƣơng lại bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt +

Shift + - (dấu

trừ).

Project thu gọn đề cƣơng (ẩn các sự phân cơng trong từng tài ngun) trong
khung nhìn

Resource Usage.

Bước 4: Trong cột Resource Name, kích vào tên Carole Poland.

Các sự phân công tài nguyên hiện đang bị ẩn đi, và các giá trị tổng thời gian làm
việc trong ngày của các tài nguyên theo thời gian xuất hiện trong lƣới pha thời gian ở
bên phải.

Bước 5: Di chuyển con trỏ chuột tới tiêu đề của cột có nhãn M (Monday-thứ hai)
trong tuần có chứa ngày 05 Apr’15 ở trên cùng của lƣới pha thời gian.

Một ScreenTip xuất hiện hiển thị ngày tƣơng ứng với vị trí con trỏ chuột:

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

Các ScreenTips nhƣ này rất là tiện dụng trong các khung nhìn có thời gian biểu, 
chẳng hạn nhƣ khung nhìn Resource Usage và Gantt Chart.

Hiện tại, thời gian biểu đang đƣợc thiết lập để hiển thị theo tuần và ngày. Bây giờ
bạn sẽ thay đổi thời gian biểu để xem các dữ liệu về thời gian làm việc đƣợc tổng cộng
một cách khái quát hơn.

Bước 6: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn
Timescale, kích

Months.

Project thay đổi lƣới pha thời gian để hiển thị các giá trị của thời gian làm việc
đƣợc lên tiến độ theo từng tháng.

Chú ý rằng tên và một số giá trị phân công của Carole Poland và một số tài
nguyên khác xuất hiện trong định dạng màu đỏ. Định dạng màu đỏ này có nghĩa là các
tài nguyên này đang bị phân bổ vƣợt mức: tại một hoặc nhiều thời điểm trong kế hoạch
này, các nhiệm vụ đƣợc phân công tới đã vƣợt quá khả năng làm việc của họ.

Quan trọng: Nếu bạn khơng nhìn thấy bất kỳ tài nguyên nào bị phân bổ vƣợt
mức, xem lại trong hộp thoại Resource Leveling để chắc chắn rằng lựa chọn Day By

Day và Manual đang đƣợc chọn (trên tab Resource, trong nhóm lệnh Level, kích vào
Leveling Options). Nếu bạn vẫn khơng nhìn thấy các tài ngun bị phân bổ vƣợt mức, 
kích vào nút Clear Leveling trong nhóm lệnh Level. Nếu vẫn thất bại, mở lại tập tin
Advanced Plan_Start.

Nhƣ bạn có thể nhìn thấy trong lƣới pha thời gian, Carole Poland bị phân bổ

vƣợt mức vào tháng tƣ. Và cô ấy cũng bị phân bổ dƣới mức trong các tháng khác mà cô
ấy đƣợc phân công. Lƣu ý rằng thời gian làm việc trong tháng 6 của Carole là 45 giờ
cũng đƣợc định dạng bằng màu đỏ. Mặc dù thời gian làm việc 45 giờ trong một tháng
không phải là một sự phân bổ vƣợt mức đối với một tài nguyên làm việc toàn thời gian
(8 tiếng một ngày), nhƣng tại một số thời điểm trong tháng sáu Carole đã đƣợc lên tiến

độ để làm việc với lƣợng thời gian lớn hơn lƣợng thời gian mà cô ấy có thể xắp xếp.
Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi các thiết lập của thời gian biểu để có một cái nhìn kỹ hơn
về các

sự phân bổ của Carole.

Bước 7: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale,
chọn

Days.

Project điều chỉnh thời gian biểu trở lại thiết lập trƣớc đó ( theo ngày).

Bước 8: Kích vào biểu tƣợng expand/collapse hình mũi tên ở bên cạnh tên của

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

Project sẽ bung khung nhìn Resource Usage ra để hiển thị từng sự phân công của
Carole.

Bước 9: Nếu cần thiết, di chuyển thanh cuộn ngang trong khung nhìn bên phải 
sang phía bên phải để nhìn thấy các sự phân cơng của Carole trong tuần có chứa ngày

19 Apr’15.

Tổng thời gian làm việc của Carole trong ngày thứ hai ngày 20 tháng 4 là 9

tiếng. Và nó

đƣợc định dạng màu đỏ cho thấy đây là một sự phân bổ vƣợt mức.

Carole có hai sự phân cơng vào ngày 20 tháng tƣ: 8 tiếng cho nhiệm vụ Content 
edit và một tiếng cho nhiệm vụ Editorial staff meeting 2 (một lần xảy ra của nhiệm vụ
định kỳ).

Hai nhiệm vụ này đƣợc lên tiến độ chồng chéo lên nhau tại cùng một thời điểm
là từ 8 giờ đến 9 giờ sáng (Nếu bạn muốn quan sát điều này, điều chỉnh để thời gian
biểu hiển thị theo giờ. Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn

Timescale, chọn Hours). Đây là một sự phân bổ vƣợt mức thực sự: Carole có lẽ khơng

thể hồn thành cả hai nhiệm vụ cùng một lúc. Tuy nhiên, nó là một sự phân bổ vƣợt
mức tƣơng đối nhỏ tới phạm vi của kế hoạch, và bạn không cần phải quá bận tâm về
việc giải quyết sự phân bổ vƣợt mức ở mức độ này. Tuy nhiên, cũng có những sự phân
bổ vƣợt mức khác nghiêm trọng hơn trong kế hoạch này mà bạn sẽ phải giải quyết ở
phần sau trong chƣơng này.

Bước 10: Kích vào biểu tƣợng expand/collapse hình mũi tên ở bên cạnh tên của

Carole trong cột Name Resource để ẩn đi các sự phân công của cô ấy.

Dƣới đây là một vài điều khác cần lƣu ý khi xem xét sự phân bổ tài nguyên:
-Một cách nhanh chóng để tìm các sự phân bổ vƣợt mức của tài nguyên trong
khung nhìn Resource Usage là sử dụng nút lệnh Next Overallocation trong nhóm lệnh

Level thuộc tab Resource.

- Theo mặc định, khung nhìn Resource Usage hiển thị bảng Usage ở phần bên

trái. Tuy nhiên, bạn cũng có thể hiển thị các bảng khác. Trên tab View, trong nhóm
lệnh Data, kích vào Table và sau đó là chọn loại bảng mà bạn muốn hiển thị.

-Theo mặc định, khung nhìn Resource Usage hiển thị các giá trị thời gian làm

việc trong lƣới pha thời gian ở bên trái. Tuy nhiên, bạn có thể hiển thị thêm các giá trị
khác của sự phân công, chẳng hạn nhƣ chi phí-Cost và thời gian sẵn sàng để làm việc
còn lại-Remaining Availability. Để làm điều này, trên tab Format, trong nhóm lệnh
Details, tích chọn các giá trị mà bạn muốn hiển thị thêm.

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

này có thể khơng tạo ra đƣợc cấp độ chính xác của chi tiết mà bạn muốn.

- Để thấy các sự phân bổ cho từng loại tài nguyên dƣới dạng biểu đồ đồ thị
trong thời gian biểu, bạn có thể hiển thị khung nhìn Resource Graph: vào tab View,
trong nhóm lệnh Resource View, kích Other Views và sau đó kích Resource Graph.
Sử dụng các phím mũi tên hoặc thanh

cuộn ngang để chuyển đổi sự hiển thị giữa các tài nguyên trong khung nhìn này.

- Ngƣời sử dụng phiên bản MS Project Professional có thể sử dụng khung nhìn

Team Planner để xem các sự phân công của từng tài nguyên trong một định dạng đơn

giản hơn. Để thêm các thông tin về khung nhìn Team Planner, xem lại trong chƣơng
10.

11.2.

Giải quyết sự phân bổ vượt mức của tài nguyên bằng thủ

công.

Trong phần này và phần tiếp theo, bạn sẽ tiếp tục tập trung vào sự phân bổ của tài
ngun- đó là các sự phân cơng nhiệm vụ mà bạn đã thực hiện trƣớc đó ảnh hƣởng nhƣ
thế nào đến khối lƣợng cơng việc phải hồn thành của các tài nguyên làm việc trong kế
hoạch. Trong phần này, bạn sẽ chỉnh sửa bằng tay một sự phân công để giải quyết một
sự phân bổ vƣợt mức của tài nguyên. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ tự động giải quyết
các sự phân bổ vƣợt mức của tài nguyên.

Chỉnh sửa một sự phân công bằng tay chỉ là một cách để giải quyết một sự phân bổ
quá tải

của tài nguyên. Bao gồm các giải pháp sau đây:

-Thay thế tài nguyên bị phân bổ vƣợt mức bằng một tài nguyên khác bằng cách
sử dụng nút Replace trong hộp thoại Assign Resources.

- Giảm giá trị trong trƣờng dữ liệu Units trong hộp thoại Assignment 
Information hoặc Assign Resources.

-Phân công thêm một tài nguyên khác tới nhiệm vụ để chia sẻ bớt cơng việc.
-Thêm thủ cơng một sự trì hoãn của cân đối tài nguyên tới một sự phân công.
Nếu sự phân bổ vƣợt mức là không quá nghiêm trọng (nhƣ sự phân công 9 tiếng
làm việc trong một ngày làm việc bình thƣờng 8 tiếng), bạn có thể giữ sự phân bổ vƣợt
mức đó trong kế hoạch.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn nhìn thấy thêm các sự

phân bổ vƣợt mức về tài nguyên khác trong kế hoạch ra mắt cuốn sách trẻ em mới.
Không giống nhƣ sự vƣợt mức rất nhỏ của Carole Polans mà bạn đã thấy ở phần trƣớc,
bạn có thể thấy thêm các sự phân bổ vƣợt mức nghiêm trọng hơn đối với Hany Morcos

mà yêu cầu cần phải có hành động khắc phục.

Trong ví dụ này, bạn sẽ sử dụng khung nhìn Resoure Usage để kiểm tra các sự

phân công của một tài nguyên bị phân bổ vƣợt mức và chỉnh sửa sự phân công để chấm
dứt sự phân bổ vƣợt mức này.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale,
chọn Weeks.

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

Chú ý tới một số cái tên xuất hiện trong định dạng màu đỏ. Đây là các tài nguyên
bị phân bổ vƣợt mức.

Bước 2: Di chuyển thanh cuộn ngang của phần lƣới pha thời gian sang bên phải để 
kiểm tra thêm các sự phân bổ vƣợt mức nghiêm trọng trong tuần khác.

Bạn sẽ thấy một vài trƣờng hợp về sự phân bổ vƣợt mức nhỏ, chẳng hạn nhƣ 41
giờ làm việc mỗi tuần, và một số trƣờng hợp về sự phân bổ vƣợt mức mà tổng số thời
gian làm việc trong tuần ít hơn 40 giờ. Lƣu ý tới các sự phân bổ vƣợt mức nghiêm
trọng hơn có ảnh hƣởng đến Hany Morcos trong tháng Tám.

Những sự phân bổ vƣợt mức này là đủ nghiêm trọng đến mức chúng đáng đƣợc
nghiên cứu kỹ hơn. Bạn sẽ bắt đầu với các sự phân công vƣợt mức của Hany trong
tháng Tám

Bước 3: Kích vào biểu tƣợng expand/collapse hình mũi tên ở bên cạnh tên của

Hany trong cột Name Resource.

Tiếp theo, bạn sẽ có đƣợc một cái nhìn kỹ hơn về các nhiệm vụ gây ra sự phân bổ
vƣợt mức của Hany trong tuần này.

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn
Timescale, kích vào Days.

Bước 5: Di chuyển thanh cuộn ngang trong phần ô lƣới biểu thời gian sang bên phải 
để hiển thị Thứ 6 ngày 21 Tháng 8.

Lƣu ý: Bạn cũng có thể bấm tổ hợp phím CTRL + G và trong trƣờng dữ liệu Date

của hộp

thoại Go To, gõ hoặc chọn 21/8/15 và sau đó nhấn OK.

Ở dạng thiết lập theo ngày, bạn có thể thấy rằng Hany bị phân bổ vƣợt mức vào

</div>
(8)<div class='page_container' data-page=8>

Bạn quyết định để giảm bớt thời gian làm việc của Hany trong cả hai nhiệm vụ

Proof and review và Create mockup.

Bước 6: Trong phần lƣới pha thời gian của khung nhìn Resource Usage, chọn vào ơ
chứa 8h phân công cho Hany ở thứ Sáu ngày 21 tháng 8 trong nhiệm vụ Proof and 
review.

Bước 7: Gõ 4h và sau đó nhấn phím Tab nhiều lần để chuyển sự tập trung tới thứ

hai ngày 24 tháng 8.

Bước 8: Với 8h phân công cho Hany ở thứ hai ngày 24 tháng 8 trong nhiệm vụ
Proof and review đang đƣợc chọn, gõ 4h và sau đó nhấn phím Tab.

</div>
(9)<div class='page_container' data-page=9>

Bước 10: Lựa chọn 8h phân công cho Hany ở thứ Sáu ngày 21 tháng 8 trong

nhiệm vụ Create mockup.

Bước 11: Gõ 4h và sau đó gõ 4h cho các sự phân công theo ngày của Hany trong
nhiệm vụ Create mockup ở thứ hai ngày 24 và thứ ba ngày 25 tháng 8.

Bước 12: Nếu cần thiết, di chuyển thanh cuộn đứng của khung nhìn cho đến 
khi tên của Hany và các tổng thời gian làm việc trong ngày của cơ ấy có thể

nhìn thấy đƣợc.

Bạn đã giải quyết sự phân bổ quá mức của cô ấy trong tuần này bằng cách giảm
thời gian làm việc của cô trong hai nhiệm vụ. Lƣu ý rằng bởi hành động này, bạn đã
giảm không chỉ thời gian làm việc của Hany trong các nhiệm vụ này mà còn giảm tổng
số thời gian làm việc trong toàn bộ dự án. Là một ngƣời quản lý của dự án, bạn phải sử
dụng sự phán đoán của bạn để quyết định chọn một cách giải quyết tốt nhất trong các
trƣờng hợp có thể xảy ra nhƣ sau: giảm thời gian làm việc, thay đổi các sự phân công
tài nguyên, hoặc kéo dài sự làm việc lên thêm các ngày khác.

Tiếp theo, bạn sẽ nhìn thấy các sự phân bổ vƣợt mức tài nguyên khác trong kế
hoạch cuốn sách thiếu nhi mới mà bạn có thể giải quyết một cách tự động bằng
việc cân đối tài nguyên.

10.3. Cân đối các tài nguyên bị phân bổ vượt mức.

Trong phần trƣớc, bạn đã tìm hiểu về sự phân bổ của tài nguyên, khám phá ra
điều gì gây ra sự phân bổ vƣợt mức và giải quyết một sự phân bổ vƣợt mức bằng thủ
công. Cân đối tài nguyên – Resource leveling là quá trình làm trì hỗn hoặc chia tách sự
làm việc của tài nguyên trong một nhiệm vụ để giải quyết một sự phân bổ vƣợt mức.
Bạn có thể sử dụng các tùy chọn trong hộp thoại Level Resource để thiết lập các thông

</div>
(10)<div class='page_container' data-page=10>

Lƣu ý: Mặc dù các ảnh hƣởng của việc cân đối tài nguyên trong một kế hoạch tiến
độ có thể là đáng kể, nhƣng việc cân đối tài nguyên không thay đổi ngƣời đã đƣợc phân
công đến nhiệm vụ và cũng không thay đổi tổng số thời gian làm việc hoặc các giá trị
lƣợng phân công của những sự phân công này.

Ví dụ, hãy xem xét các nhiệm vụ sau đây. Một tài nguyên làm việc toàn thời gian
đƣợc phân công đến tất cả các nhiệm vụ này.

Trong kiểu phân chia khung nhìn này, khung nhìn Resource Graph xuất hiện

bên dƣới khung nhìn Gantt Chart. Vào ngày thứ nhất (Day 1) tài nguyên bị phân bổ

vƣợt mức 200%. Vào ngày thứ 2, tài nguyên đƣợc phân bổ đúng mức 100%. Vào ngày
thứ 3, một lần nữa tài nguyên bị phân bổ vƣợt mức 200%. Và từ ngày thứ 4 trở đi thì
tài nguyên đƣợc phân bổ đúng mức 100%.

Khi bạn thực thi việc cân đối tài ngun, Project sẽ trì hỗn ngày bắt đầu của
nhiệm vụ

</div>
(11)<div class='page_container' data-page=11>

Lƣu ý rằng ngày kết thúc muộn nhất trong các nhiệm vụ đã chuyển từ ngày thứ
6 (Day 6) sang ngày thứ 8 (Day 8). Đây là trƣờng hợp cân đối tài nguyên phổ biến và

thƣờng đẩy lùi ngày kết thúc của kế hoạch. Có tổng số tám ngày làm việc trƣớc khi cân
đối, và hai trong số những ngày đó bị chồng chéo dẫn đến tài nguyên bị phân bổ vƣợt
mức trong hai ngày này. Sau khi cân đối, tổng số tám ngày làm việc vẫn giữ ngun
nhƣng tài ngun khơng cịn bị phân bổ vƣợt mức.

Cân đối tài nguyên là một công cụ mạnh mẽ, nhƣng nó chỉ đạt đƣợc một vài
điều cơ bản, đó là: Nó trì hoãn các nhiệm vụ, chia tách các nhiệm vụ và trì hỗn các sự
phân cơng tài ngun. Nó làm điều đó theo một sự thiết lập khá phức tạp của các quy
tắc và tùy chọn mà bạn chỉ rõ trong hộp thoại Resource Leveling. (Các tùy chọn này

đƣợc giải thích trong ví dụ sau đây). Cân đối tài nguyên là một công cụ tinh chỉnh tuyệt
vời, nhƣng nó vẫn khơng thể thay thế đƣợc sự phán đoán tuyệt vời của bạn về sự sẵn
dàng để làm việc của tài nguyên, các thời hạn thực hiện, các mối quan hệ và các ràng
buộc của nhiệm vụ. Cân đối tài nguyên sẽ làm việc với tất cả các thơng tin này khi nó
đƣợc nhập vào kế hoạch của bạn, nhƣng nó có thể khơng hoàn toàn giải quyết tất cả các

sự phân bổ vƣợt mức về tài nguyên trong khung thời gian mong muốn, trừ khi bạn thay
đổi một số giá trị của các nhiệm vụ và tài nguyên thiết yếu trong kế hoạch. Các biện
pháp thêm khác có thể là giảm tồn bộ phạm vi của cơng việc hoặc bổ sung thêm các
tài nguyên.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã kiểm tra và giải quyết

bằng thủ công một số trƣờng hợp phân bổ vƣợt mức của tài nguyên trong kế hoạch ra
mắt cuốn sách thiếu nhi mới. Bây giờ bạn cũng đã hiểu cơ bản về cân đối tài nguyên và
bạn đã sẵn sàng để sử dụng tính năng cân đối tài nguyên của Project.

Trong ví dụ này, bạn cân đối các tài nguyên và xem các ảnh hƣởng tới các sự
phân công.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource
Sheet. Khung nhìn Resource Sheet xuất hiện.

Lƣu ý rằng một vài cái tên tài nguyên xuất hiện trong định dạng màu đỏ và hiển
thị chỉ thị phân bổ vƣợt mức ở trong cột chỉ số ID.

Bước 2: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Level, kích vào Leveling options.
Hộp thoại Resource Leveling xuất hiện. Trong một số các bƣớc tiếp theo, bạn sẽ
lần lƣợt tìm hiểu các tùy chọn trong hộp thoại này.

Bước 3: Bên dƣới nhãn Leveling calculations, đảm bảo rằng Manual đang

</div>
(12)<div class='page_container' data-page=12>

Các thiết lập ở khu vực này quyết định Project sẽ tự động cân đối các tài
nguyên (Tùy chọn Automatic) hoặc chỉ cân đối khi bạn yêu cầu (Manual). Khi cân đối

là tự động thì nó sẽ tự động xảy ra ngay khi có một tài nguyên nào đó trở nên bị phân

bố vƣợt mức.

Lƣu ý: Tất cả các thiết lập trong hộp thoại Resource Leveling áp dụng cho tất
cả các tập tin Project khi chúng đƣợc mở trong phần mềm Projcet chứ không chỉ riêng
đối với tập tin đang đƣợc mở ra lúc này. Sử dụng cân đối tự động nghe có vẻ hấp dẫn,
nhƣng nó sẽ thƣờng xuyên gây ra các điều chỉnh tới kế hoạch cho dù bạn muốn hay
khơng. Vì lý do này, chúng tơi khun bạn nên giữ thiết lập này là Manual (thủ công).

Bước 4: Trong hộp chọn có nhãn Look for overallocations on a… basic, hãy 
chắc chắn rằng Day by Day đang đƣợc chọn.

Thiết lập này xác định khung thời gian mà Project sẽ tìm kiếm các sự phân bổ
vƣợt mức. Nếu một tài nguyên bị phân bổ vƣợt mức, tên của nó sẽ đƣợc định dạng
bằng màu đỏ. Nếu nó bị phân bổ vƣợt mức ở mức độ mà bạn chọn ở đây, Project cũng
sẽ hiển thị chỉ thị bị phân bổ vƣợt mức ở bên cạnh tên của nó

Ví dụ, nếu bạn có một tài nguyên, Steve, phân công làm việc trên hai nhiệm vụ
trong cùng một ngày, và tổng số thời gian làm việc cho ngày hơm đó trong hai nhiệm
vụ này là bảy giờ. Vẫn có thể có một sự phân bổ vƣợt mức vào ngày này, điều đó sẽ xảy
ra nếu hai nhiệm vụ này chồng chéo lên nhau dù chỉ một phút, hoặc do phân công Steve

làm nhiều hơn so với giá trị Max Units của anh ấy. Bạn có thể không muốn Project 
dành nhiều thời gian để xử lý một trong những sự phân bổ vƣợt mức bé nhỏ này. Có lẽ
đối với dự án này, miễn là Steve không bị phân công làm việc nhiều hơn tám giờ trong

một ngày thì việc phân bổ chồng chéo một vài phút không quan trọng với bạn. Trong
trƣờng hợp đó, bạn sẽ cân đối theo cơ sở Day By Day để nói cho Projcet bỏ qua bất kỳ
sự phân bổ vƣợt mức mà mức độ chồng chéo là giờ hoặc phút.

Tuy nhiên, nếu Steve đã đƣợc phân cơng làm việc chín giờ trong một ngày, sau

đó cân đối với thiết lập Day By Day sẽ cố gắng để giải quyết sự phân bổ vƣợt mức này.

Làm nhƣ vậy Project sẽ giải quyết sự phân bổ vƣợt mức mà do Steve làm việc nhiều
hơn tám giờ trong một ngày, nhƣng có thể để lại một số phân bổ vƣợt mức nhỏ hơn.

Có thể bạn có một dự án đƣợc lên kế hoạch tiến độ chặt chẽ theo kiểu từng giờ
từng phút. Trong thể loại dự án này, bạn có thể muốn cân đối với thiết lập Minute By

Minute hoặc Hour By Hour.

Tóm lại, với thiết lập Day by Day thì Project sẽ cân đối với các trƣờng hợp
phân bổ vƣợt mức thời gian làm việc trong ngày ( ví dụ phân bổ làm việc 9 tiếng/ngày
lớn hơn thời gian làm việc mặc định 8 tiếng một ngày); thiết lập Week by week cân đối
với trƣờng hợp phân bổ vƣợt mức thời gian làm việc trong tuần ( 48 tiếng mỗi tuần)…,
Và cân đối với thiết lập Minute By Minute sẽ không bỏ qua bất cứ sự phân bổ vƣợt mức

nào, và không quan tâm đến sự phân bổ vƣợt mức đó là lớn hay bé.

Lƣu ý: Trong hầu hết các dự án, cân đối với mức độ chi tiết hơn mức Day by 
Day có thể dẫn đến có các điều chỉnh không thực tế tới các sự phân công. Nếu bạn

không muốn thấy các chỉ thị về việc phân bổ vƣợt mức cho mức độ Day by Day, chọn

Week by Week trong hộp chọn có nhãn Look for overallocations on a… basic và sau đó

nhấn nút OK. Làm nhƣ vậy sẽ không cân đối tài nguyên, nhƣng nó sẽ quyết định khi

</div>
(13)<div class='page_container' data-page=13>

Bước 5: Hãy chắc chắn rằng tùy chọn Clear leveling values before leveling đang đƣợc 
ôi khi bạn sẽ cần phải cân đối đi, cân đối lại các tài nguyên để có đƣợc những kết quả mà

bạn muốn. Ví dụ, có thể lúc đầu bạn cố gắng cân đối ở mức độ Week by Week, rồi sau
đó chuyển sang Day by Day. Nếu tùy chọn Clear leveling values before leveling đang
đƣợc chọn, Project sẽ gỡ bỏ bất cứ các trì hỗn hiện có do việc cân đối tài ngun ra
khỏi các nhiệm vụ và các sự phân công trƣớc khi cân đối tiếp. Ví dụ, nếu trƣớc đó bạn
đã cân đối kế hoạch và sau đó thêm các sự phân cơng khác tới kế hoạch này thì bạn có
thể gỡ bỏ tích chọn Clear leveling values before leveling trƣớc khi cân đối tài nguyên
lần tiếp theo để bạn không mất đi các kết quả của việc cân đối trƣớc đó.

Bước 6: Bên dƣới khu vực Leveling range for Advanced Plan, chắc chắn rằng 
tùy chọn Level entire project đƣợc chọn.

Đây là nơi bạn chọn để Project cân đối trong toàn bộ kế hoạch hoặc chỉ những
sự phân công nằm trong phạm vi ngày tháng nào đó do bạn chỉ định. Cân đối theo phạm
vi ngày tháng đặc biệt hữu ích sau khi bạn đã bắt đầu theo dõi công việc thực tế diễn ra
và bạn chỉ muốn cân đối các sự phân cơng cịn lại trong kế hoạch.

Bước 7: Bên trong hộp chọn có nhãn Leveling order bên dƣới khu vực có nhãn 
Resolving averollocations, chắc chắn rằng Standard đƣợc chọn.

Đây là nơi bạn điều khiển quyền ƣu tiên mà Project sử dụng để quyết định
những nhiệm vụ nào nên trì hỗn để giải quyết sự xung đột của một tài nguyên. Tùy
chọn ID Only trì hỗn các nhiệm vụ chỉ theo số ID của chúng: Nhiệm vụ có số ID cao

hơn (ví dụ, 10) sẽ bị trì hỗn trƣớc các nhiệm vụ có số ID thấp hơn (ví dụ, 5). Bạn có
thể muốn sử dụng tùy chọn này khi kế hoạch của bạn khơng có các mối quan hệ về
nhiệm vụ hoặc các ràng buộc của nhiệm vụ. Tùy chọn Standard trì hỗn các nhiệm vụ

theo các mối quan hệ với nhiệm vụ tiền nhiệm, các ngày bắt đầu, các ràng buộc của
nhiệm vụ, thời gian chùng, sự ƣu tiên và ID. Tùy chọn Priority Standard quan tâm đến
giá trị ƣu tiên của nhiệm vụ trƣớc các tiêu chí khác của tùy chọn Standard. (Giá trị ƣu

tiên của nhiệm vụ là một số hạng nằm giữa 0 và 1000 thể hiện sự thích đáng của nhiệm
vụ đối với việc cân đối tài nguyên. Các nhiệm vụ có số ƣu tiên thấp nhất bị trì hỗn
hoặc chia tách đầu tiên).

Bước 8: Đảm bảo rằng tùy chọn Level only within available slack khơng đƣợc tích 
chọn.

Việc khơng tích chọn hộp kiểm này cho phép Project kéo dài ngày kết thúc của
kế hoạch

khi cần thiết để giải quyết các sự phân bổ vƣợt mức của tài nguyên.

Việc tích chọn hộp kiểm này sẽ ngăn chặn Project kéo dài ngày kết thúc của kế
hoạch để giải quyết việc các sự phân bổ vƣợt mức của tài nguyên. Thay vào đó, Project 
sẽ chỉ sử dụng thời gian chùng tự do (free slack) hiện có trong kế hoạch. Tùy thuộc vào

từng kế hoạch, việc này có thể khơng đủ để giải quyết hoàn toàn các sự phân bổ vƣợt
mức của tài nguyên.

Bước 9: Đảm bảo rằng tùy chọn Leveling can adjust individual assignments on a 
task đƣợc tích chọn.

</div>
(14)<div class='page_container' data-page=14>

đƣợc phân cơng tới cùng nhiệm vụ. Điều này có thể khiến các tài nguyên bắt đầu và kết
thúc sự làm việc trong một nhiệm vụ tại các thời điểm khác nhau.

Tùy chọn này mang lại cho Project khả năng di chuyển sự bắt đầu của sự phân
công của tài nguyên bị phân bổ quá tải trong một nhiệm vụ mà không trì hỗn sự phân
cơng của các tài ngun khác cùng làm việc trong nhiệm vụ đó. Tùy chọn này cho phép
Project di chuyển chỉ mỗi tài nguyên bị phân bổ vƣợt mức thay vì phải trì hỗn tồn bộ

nhiệm vụ. Hình sau thể hiện hai nhiệm vụ. Nhiệm vụ Task Two đƣợc phân công cho cả

Steve và Frank, nhƣng Steve chỉ làm việc bốn ngày đầu tiên ( từ thứ hai đến thứ sáu).
Steve cũng đƣợc giao cho nhiệm vụ Task One nhƣng có sự chồng lấn tám giờ làm việc

mà ông đƣợc phân công ở Task Two.

Nếu tùy chọn Leveling can adjust individual assignments on a task khơng đƣợc
tích chọn, Nhiệm vụ Task Two sẽ đƣợc di chuyển để bắt đầu vào ngày thứ Ba, mặc dù

Frank vẫn có thể làm việc vào thứ hai. Nhƣng nếu bạn tích chọn tùy chọn này, Project 
sẽ trì hỗn sự phân cơng của Steve trong nhiệm vụ Task Two sau một ngày để ơng vẫn
có thể làm nhiệm vụ Task One trong ngày thứ hai, và sau đó bắt đầu thực hiện nhiệm vụ

Task Two vào thứ Ba. Trong khi đó Frank vẫn bắt đầu làm việc từ ngày thứ hai.

Bước 10: Hãy chắc chắn rằng Leveling can create splits in remaining work đƣợc 
tích chọn.

Điều này cho phép Project chia tách sự làm việc trong một nhiệm vụ ( hoặc
trong một sự phân công nếu tùy chọn Leveling Can Adjust Individual Assignments On
A Task cũng đƣợc chọn) để giải quyết sự phân bổ vƣợt mức. Ví dụ tài nguyên Steve

đƣợc phân công làm việc 4 tiếng ở nhiệm vụ A trong ngày thứ hai. Tài nguyên Steve và

Frank đƣợc phân công làm việc 8 tiếng ở trong nhiệm vụ B ( nhiệm vụ B có số ID lớn
hơn nhiệm vụ A) và cũng trong ngày thứ hai. Nhƣ vậy Steve bị chồng chéo 4 tiếng giữa

hai nhiệm vụ, khi tùy chọn này đƣợc chọn thì thời gian làm việc 8 tiếng của tài nguyên

Steve trong nhiệm vụ B sẽ bị chia tách thành hai phần, mỗi phần 4 tiếng. 4 tiếng làm

việc trong nhiệm vụ B cho ngày thứ hai và 4 tiếng làm việc vào ngày thứ 3.

Bước 11: Hãy chắc chắn rằng Level resource with the proposed booking type 
khơng đƣợc tích chọn. (Tùy chọn này chỉ có với bản MS Project Professional ).

Điều này khiến Project không đƣa các tài nguyên đề xuất (Proposed resource)
vào xem xét khi cân đối tài nguyên. Trong khung nhìn Resource Sheet cịn có một
trƣờng dữ liệu gọi là Booking type gồm hai loại là Proposed (đề xuất) và Committed ( 
ủy thác).

</div>
(15)<div class='page_container' data-page=15>

Điều này cho phép Project cân đối cả các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng
thay vì chỉ mỗi nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động. Các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ
cơng dễ bị phân bổ vƣợt mức hơn nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động.

Bây giờ, bạn đã xem qua tất cả các tùy chọn về cân đối tài nguyên và bạn đang
sẵn sàng để cân đối trong kế hoạch này.

Bước 13: Nhấn nút Level All.

Lƣu ý: Sau khi bạn thiết lập các tùy chọn về cân đối tài nguyên theo ý muốn của
bạn trong hộp thoại Resource Leveling, bạn có thể cân đối các tài nguyên bị phân bổ
vƣợt mức trong kế hoạch dự án bằng cách nhấn vào nút Level All trong nhóm lệnh

Level thuộc tab Resource. Bạn không cần phải quay trở lại hộp thoại Resource 
Leveling, trừ khi bạn muốn thay đổi các tùy chọn về việc cân đối.

Project sẽ cân đối các tài nguyên bị phân bổ vƣợt mức.

Lƣu ý rằng các chỉ thị về việc bị phân bổ vƣợt mức đã khơng cịn.

Tiếp theo, bạn sẽ xem xét kế hoạch dự án trƣớc và sau khi cân đối bằng cách sử
dụng khung

</div>
(16)<div class='page_container' data-page=16>

Bước 14: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task View, kích vào biểu tƣợng đầu
mũi tên bên dƣới nút lệnh Gantt Chart và sau đó kích vào More Views.

Bước 15: Trong hộp thoại More Views, kích vào Leveling Gantt, và sau đó
nhấn Apply.

Project chuyển sang khung nhìn Leveling Gantt.

Bước 16: Trên Tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích Entire Project.

Khung nhìn này mang lại cho bạn một sự quan sát tốt hơn về một số nhiệm vụ bị
ảnh hƣởng

bởi việc cân đối.

Bước 17: Di chuyển thanh cuộn đứng trong khung nhìn Leveling Gantt xuống
phía dƣới để nhìn thấy nhiệm vụ 46, nhiệm vụ khái quát Book launch prep.

Đây là một trong số các nhiệm vụ bị ảnh hƣởng đáng kể bởi việc cân đối tài
nguyên. Chú ý rằng mỗi nhiệm vụ đều có hai thanh bar. Thanh bar ở trên đại diện cho
nhiệm vụ trƣớc khi cân đối (Preleved Task). Bạn có thể thấy ngày bắt đầu, kết thúc và

thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ trƣớc khi bị cân đối bằng cách di chuyển con trỏ
chuột tới thanh bar màu xám đại diện cho nó. Thanh bar ở dƣới đại diện cho nhiệm vụ
sau khi đƣợc cân đối.

Project đã giải quyết hết các sự phân bổ vƣợt mức tài nguyên. Đối với kế hoạch
cụ thể này thì việc cân đối tài nguyên đã không kéo dài ngày kết thúc của dự án. Nhiệm
vụ đƣợc lên tiến độ kết thúc muộn nhất trong dự án (nhiệm vụ 45, Print and ship) vẫn
cịn có một số thời gian trùng vì thời hạn thực hiện của nhiệm vụ khái quát của nó đƣợc
nhập bằng thủ cơng.

11.4.

Kiểm tra chi phí và ngày kết thúc của kế hoạch.

Không phải tất cả các kế hoạch dự án đều bao gồm các thông tin về chi phí,
nhƣng đối với những ngƣời đã từng thực hiện dự án thì theo dõi các chi phí của dự án
có thể quan trọng nhƣ, hoặc quan trọng hơn cả việc theo dõi ngày kết thúc của dự án.
Trong phần này, bạn kiểm tra cả chi phí và ngày kết thúc của kế hoạch.

Hai yếu tố cần xem xét khi kiểm tra các chi phí của dự án đó là loại chi phí cụ
thể mà bạn muốn xem và cách thức tốt nhất mà bạn có thể thấy chúng.

Các loại chi phí mà bạn có thể gặp phải trong vịng đời của một dự án bao gồm
những cái sau đây:

-Chi phí cơ sở (Baseline Cost): Là các chi phí của các nhiệm vụ, tài nguyên
hoặc sự phân công ban đầu đƣợc lƣu trong một đƣờng cơ sở (xem Baseline-Chƣơng
VII).

</div>
(17)<div class='page_container' data-page=17>

nguyên hoặc sự phân công tại thời điểm hiện tại của kế hoạch. Khi bạn thực hiện các
điều chỉnh trong một kế hoạch, chẳng hạn nhƣ phân công thêm hoặc gỡ bỏ bớt các tài
ngun, Project tính tốn lại các chi phí hiện tại chỉ khi nó tính toán lại ngày bắt đầu và
kết thúc của nhiệm vụ. Sau khi bạn bắt đầu buộc phải gánh chịu các chi phí thực tế
(thƣờng bằng cách theo dõi sự việc diễn ra ngồi thực tế), chi phí hiện tại bằng cách
cộng chi phí thực tế với chi phí cịn lại của từng nhiệm vụ, tài nguyên hoặc từng sự

phân cơng. Các chi phí hiện tài là các giá trị mà bạn nhìn thấy trong các trƣờng dữ liệu
có nhãn Cost hoặc Total Cost.

-Chi phí thực tế (Actual Cost): là các chi phí mà các nhiệm vụ, tài nguyên hoặc
sự phân

công phải gách chịu thực tế.

-Chi phí cịn lại (Remaining Cost): Là sự chênh lệch giữa chi phí hiện tại và chi
phí thực tế của nhiệm vụ, tài nguyên hoặc sự phân cơng.

Bạn có thể cần phải so sánh các loại chi phí này (ví dụ, giữa cơ sở với thực tế)
hoặc kiểm tra các loại chi phí này của từng nhiệm vụ, tài nguyên hoặc sự phân cơng.
Hoặc bạn có thể cần phải kiểm tra các giá trị chi phí của các nhiệm vụ khái quát hoặc
của toàn bộ kế hoạch. Một số cách thức thơng thƣờng dùng để xem các loại chi phí trên
là:

-Bạn có thể thấy các giá trị chi phí của kế hoạch trong hộp thoại Project 
Statistics (Bạn sẽ thực hiện điều đó sau đây).

- Bạn cũng có thể xem hoặc in báo cáo về dịng tiền-Cash flow, ngân sách, chi
phí phát sinh-Cost Overrun cho cả nhiệm vụ lẫn tài nguyên, và giá trị lãi-Earned Value.
(Để làm đƣợc điều này, trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích Costs).

-Bạn có thể nhìn thấy các thơng tin về chi phí của sự cân đối nhiệm vụ, tài
ngun hoặc sự phân cơng trong khung nhìn kiểu Usage bằng cách hiển thị bảng Cost.

(Để làm điều này, vào tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn
Cost).

-Để xem các chi tiết của chi phí đƣợc phân bổ theo thời gian trong một khung
nhìn kiểu Usage: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, kích Add Details và sau đó
chọn các giá trị của chi phí mà bạn muốn.

Ngồi chi phí ra thì ngày kết thúc cũng là một thƣớc đo quan trọng (thƣờng là
quan trọng nhất) của một kế hoạch. Ngày kết thúc của một kế hoạch là một hàm số phụ
thuộc thời hạn thực hiện và ngày bắt đầu của nó. Hầu hết các dự án đều có một ngày
kết thúc mong muốn hoặc mềm dẻo ( dễ thay đổi) và rất nhiều dự án có một ngày kết
thúc phải là một ngày nào đó ( ngày kết thúc cứng nhắc). Khi quản lý những dự án nhƣ
vậy, điều quan trọng là bạn phải biết ngày kết thúc hiện tại của dự án.

Lƣu ý: Trong ngôn ngữ quản lý dự án, ngày kết thúc của một dự án đƣợc quyết
định bởi lộ trình then chốt (Criterial path) của nó. Lộ trình then chốt là một chuỗi các
nhiệm vụ mà ngày kết thúc của bất kỳ nhiệm vụ nào thuộc chúng bị trì hỗn sẽ đẩy lùi
ngày kết thúc của dự án. Vì lí do này, khi đánh giá thời hạn thực hiện của một dự án,
bạn nên tập trung chủ yếu vào các nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt, đƣợc gọi là các
nhiệm vụ then chốt. Nhớ lại rằng từ then chốt-Critical trong ngữ cảnh này khơng nói lên

</div>
(18)<div class='page_container' data-page=18>

quan trọng của kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới gồm: các sự phân công tài nguyên,
các chi phí và các thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Để xem các giá trị của chi phí và
ngày kết thúc hiện tại của kế hoạch, bạn sẽ chuyển sang một khung nhìn khác và sau đó
xem giá trị tổng cộng trong hộp thoại Project Information.

Trong ví dụ này, bạn xem ngày kết thúc dự án, các chi phí tổng hợp và các chi
phí của từng nhiệm vụ riêng rẽ.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào Other Views, và
sau đó kích vào Task Sheet.

Project sẽ chuyển sang khung nhìn Task Sheet. Tiếp theo, bạn sẽ chuyển sang

bảng Cost.

Lƣu ý: Băn khoăn về nơi mà Project có đƣợc tên của nhiệm vụ tổng quát của
dự án này để hiển thị cho nhiệm vụ có ID 0? Project sử dụng nội dung đƣợc nhập trong
hộp nhập có nhãn Title trong hộp thoại Advanced Properties (trên tab File, kích Info,
và kích Project Information) làm tên của nhiệm vụ tổng quát của dự án. Hoặc, nếu bạn
để trống trong hộp nhập có nhãn Title thì Project sẽ sử dụng tên tập tin làm tên của
nhiệm vụ khái quát. Nếu bạn thay đổi tên của nhiệm vụ khái quát sau khi bạn đã hiển thị
nó thì nội dung của hộp nhập có nhãn Title sẽ cập nhật để thay đổi theo và ngƣợc lại.

Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó
kích Cost. Bảng Cost xuất hiện.

Ở đây, bạn có thể thấy các loại giá trị chi phí của tồn bộ dự án ( các chi phí
tổng hợp của nhiệm vụ tổng quát có ID là 0), của từng giai đoạn của dự án (các chi phí
tổng hợp của các nhiệm vụ khái quát ) và của từng nhiệm vụ riêng rẽ.

Tại thời điểm này trong vòng đời của dự án, kế hoạch này vẫn chƣa lƣu một
đƣờng cơ sở (Baseline). Vì vậy, cột có nhãn Baseline chỉ chứa mỗi giá trị 0. Tƣơng tự

nhƣ vậy, kế hoạch này vẫn chƣa chứa đựng bất kỳ sự tiến triển nào nên cột có nhãn
Actual chỉ chứa mỗi giá trị 0.

Tiếp theo, bạn sẽ kiểm tra lại ngày kết thúc của kế hoạch.

</div>
(19)<div class='page_container' data-page=19>

Trong hộp thoại Project Information, bạn có thể thấy ngày kết thúc theo tiến
độ hiện tại của kế hoạch. Lƣu ý rằng bạn có thể chỉnh sửa ngày bắt đầu của dự án ở
đây, nhƣng không thay đổi đƣợc ngày kết thúc của nó. Project đã tính ngày kết thúc này
dựa vào ngày bắt đầu và thời hạn thực hiện tổng thể của kế hoạch.

Tiếp theo, bạn sẽ nhìn thấy các giá trị về thời hạn thực hiện của kế hoạch này.
Bước 4: Trong hộp thoại Project Information bấm Statistics...

Hộp thoại thoại Project Statistics xuất hiện. Ở đây một lần nữa bạn cũng có thể
nhìn thấy ngày bắt đầu và kết thúc hiện tại của kế hoạch.

Kế hoạch này hiện chƣa có đƣờng cơ sở (Baseline) và cơng việc thực tế (Actual)
chƣa đƣợc ghi chép lại nên bạn sẽ thấy gí trị NA trong các trƣờng dữ liệu thuộc cột

Start và Finish đối với hàng Baseline và Actual, và giá trị 0 trong cột có nhãn Duration 
và Work đối với hàng Baseline và Actual.

Cũng lƣu ý rằng giá trị chi phí thuộc hàng có nhãn Current cũng giống với
những gì bạn thấy trong khung nhìn Task Sheet.

Bước 5: Kích Close để đóng hộp thoại Project Statistics.

11.5.

Dừng sự hoạt động của nhiệm vụ.

Quan trọng: Khả năng dừng hoạt động của nhiệm vụ chỉ có sẵn trong bản MS
Project Professional. Nếu bạn đang sử dụng bản MS Project Standard, có thể bỏ
qua phần này.

</div>
(20)<div class='page_container' data-page=20>

định khơng muốn hồn thành nó, nhƣng bạn cũng không muốn mất các thông tin chi
tiết về những nhiệm vụ này bằng cách xóa chúng đi.

Trong phiên bản MS Project Professional, bạn có thể dừng hoạt động một
nhiệm vụ hoặc nhiều nhiệm vụ. Việc dừng hoạt động của các nhiệm vụ có thể thích hợp
hơn việc xóa bỏ chúng đi, vì nó vẫn giữ các thơng tin về nhiệm vụ trong kế hoạch dự
án, nhƣng lại gỡ bỏ các ảnh hƣởng tới việc lên tiến độ của các nhiệm vụ này. Ví dụ,

một nhiệm vụ mà nó dẫn dắt ngày bắt đầu của một nhiệm vụ kế nhiệm, khi bị dừng hoạt
động nó vẫn đƣợc nhìn thấy nhƣng lại bị áp định dạng gạch ngang lên tên của nó trong
khung nhìn Gantt Chart và các khung nhìn khác, và mối quan hệ liên kết của nó là bị
phá vỡ dẫn đến nhiệm vụ kế nhiệm của nó đƣợc lên tiến độ lại.

Nếu sau này bạn muốn kích hoạt lại sự hoạt động các nhiệm vụ bị dừng hoạt
động thì bạn có thể dễ dàng để làm điều đó, và Proejct sẽ khôi phục lại sự hoạt động
của chúng cũng nhƣ các ảnh hƣởng tới việc lên tiến độ mà trƣớc đó chúng đã có.

Lƣu ý: Bạn chỉ có thể dừng hoạt động những nhiệm vụ mà chƣa đƣợc ghi chép
lại sự tiến triển của chúng. Bạn cũng không thể dừng hoạt động các nhiệm vụ đã hồn
thành hoặc các nhiệm vụ mà có bất kỳ sự tiến triển nào đó đã đƣợc ghi chép lại.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã chia sẻ chi phí hiện tại và
các thơng tin chi tiết về tiến độ của kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới với quản lý của
nhà xuất bản. Cô ấy đã yêu cầu bạn chỉ rõ một số hoạt động có thể bị cắt đi để giảm chi
phí mà khơng gây ảnh hƣởng nghiêm trọng đến kế hoạch. Bạn đã xác định đƣợc các
hoạt động mà có thể cắt giảm, và để xem kết quả của việc cắt chúng trong khi vẫn giữ
lại cơ hội để dễ dàng khôi phục lại chúng, bạn sẽ dừng hoạt động các nhiệm vụ đó.

Trong ví dụ này, bạn sẽ dừng hoạt động một nhiệm vụ khái quát và các nhiệm vụ
con của

nó.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào đầu mũi tên bên

dƣới nút lệnh Gantt Chart và kích Gantt Chart.

Lƣu ý: Bạn đang băn khoăn là tại sao bạn lại khơng kích trực tiếp vào nút lệnh

Gantt Chart? Nhớ lại rằng Project chứa đựng rất nhiều khung nhìn dạng Gantt. Nút
lệnh Gantt Chart sẽ hiển thị bất kì khung nhìn dạng Gantt mà lần cuối cùng bạn đã hiển
thị, trong trƣờng hợp này là khung nhìn Leveling Gantt. Để hiển thị khung nhìn Gantt 
Chart tại thời điểm này, bạn cần phải chọn nó từ trong danh sách các khung nhìn.

Bước 2: Chọn tên của nhiệm vụ 39, Design book’s companion website ..
Bước 3: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task.

Nhiệm vụ khái quát này và các nhiệm vụ con của nó phản ánh một dự kiến ban
đầu về công việc thiết kế một trang wed để đẩy mạnh việc bán cuốn sách khi nó đƣợc
xuất bản. Bạn vẫn nghĩ rằng bạn có thể vẫn muốn cơng việc này trong kế hoạch ra mắt
cuốn sách mới, nhƣng bây giờ, bạn muốn dừng hoạt động các nhiệm vụ này.

Bước 4: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule, kích Inactivate.

</div>
(21)<div class='page_container' data-page=21></div>