CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự do – Hạnh Phúc
----------Tp.HCM, ngày

tháng

năm 200920….

QUI CHẾ PHÂN CẤP
KIỂM SỐT VIỆC LẬP VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG
CỦA CƠNG TY COTECCONS………………….
( Ban hành kèm theo quyết định số: / QĐ –KHTH, ngày
Tổng Giám đốc Cơng ty )

/

/ 2009 20…. của

PHẦN I
MỤC ĐÍCH KIỂM SỐT VIỆC LẬP VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG.
Kiểm soát việc soạn thảo và ký kết hợp đồng (HĐ) là một quá trình quan trọng nhằm bảo vệ
quyền lợi của Công ty, tránh những rủi ro xảy ra trong q trình thực hiện hợp đồng.
Ngồi ra việc kiểm sốt cịn đảm bảo nội dung của các điều khoản trong hợp đồng
tuân thủ theo những nguyên tắc và những qui định của pháp luật nước
Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam cũng như các điều ước quốc tế mà
Việt Nam là thành viên.
1.

Môt số hợp đồng thông dụng trong hoạt động kinh doanh của Công ty:

 Hợp đồng thi công : ký kết với chủ đầu tư, tổng thầu, hoặc nhà thầu chính.

 Hợp đồng mua bán : ký kết với bên cung cấp vật liệu xây dựng hoặc HĐ mua bán hàng
hóa quốc tế ký kết với thương nhân nước ngoài.
 Hợp đồng dịch vụ: ký kết với bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc cho Công ty.
 Hợp đồng giao thầu lại: ký kết với bên nhận thầu .
 Hợp đồng giao khoán : ký kết với Đội thi công.
 Một số hợp đồng khác: HĐ nguyên tắc, H Đ thuê nhà, thuê Container, hợp đồng lao động
…
2.

Thẩm quyền ký hợp đồng:

Tổng Giám đốc là người đại diện duy nhất Công ty ký các loại hợp đồng. Việc uỷ
quyền ký kết hợp đồng phải được thực hiện bằng văn bản. Về nguyên tắc, Tổng Giám Đốc
trực tiếp ký kết hợp đồng thi công. Các loại hợp đồng khác được Tổng Giám đốc ủy quyền
cho các Giám đốc khối, chỉ huy trưởng công trường ký kết

PHẦN II
QUI TRÌNH KIỂM SỐT VIỆC LẬP VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG.

QUI CHẾ PHÂN CẤP KIỂM SOÁT VIỆC LẬP VÀ KÝ KẾT HP ĐỒNG - CÔNG TY COTECONS
-1-


I. HỢP ĐỒNG THI CƠNG
1. Hợp đồng thi cơng theo mẫu FIDIC
Hợp đồng thi công theo mẫu FIDIC …… đã và đang được sử dụng rộng rãi trên thế giới và
đã được nhiều lần hiệu chỉnh nên rất phù hợp và công bằng đối với các Bên, việc xem xét
kiểm soát lập hợp đồng chỉ nên tập trung vào giá trị hợp đồng và các điều khoản riêng.
Trình tự kiểm soát việc lập và ký kết như sau:
- Trong giai đoạn đấu thầu, Khối Kỹ thuật (KKT) tính tốn và báo giá

thầu
cạnh tranh. Chuyên viên kiểm tra hợp đồng có trách nhiệm xem xét các
điều khoản hợp đồng, tham khảo ý kiến Kế toán trưởng và báo cáo các
điểm bất hợp lý (nếu có )lên Giám Đốc KKT và Giám đốc Khối
để xem xét và yêu cầu chủ đầu tư điều chỉnh.
- Trong giai đoạn phỏng vấn thầu, Giám đốc KKT, Giám đốc khối, Tổng Giám đốc sẽ đàm
phán để thoả thuận giá trị hợp đồng cuối cùng.
- Sau khi đồng ý các điều khoản của hợp đồng Giám đốc khối, Giám Đốc KKT, Kế toán
trưởng, Chuyên viên kiểm tra hợp đồng sẽ ký vào Mẫu chấp thuận hợp đồng (B007) và
trình Tổng Giám đốc ký.
2. Hợp đồng do đại diện chủ đầu tư soạn thảo
Các hợp đồng do đại diện chủ đầu tư soạn thảo cần phải được rà sốt và kiểm tra tồn bộ vì
các hợp đồng này thường được soạn thảo để bảo vệ quyền lợi của chủ đầu tư. Trình tự
kiểm sốt việc lập và ký kết như sau:
- Trong giai đoạn đấu thầu, KKT tính toán và báo giá thầu
cạnh
tranh. Chuyên viên kiểm tra hợp đồng có trách nhiệm xem xét các điều
khoản hợp đồng, tham khảo ý kiến Kế toán trưởng. Nếu phát hiện ra các điều
khoản bất lợi cho Bên thi công, Chuyên viên kiểm tra hợp đồng sẽ đề nghị
Giám
đốc KKT và Giám
đốc Khối thương luợng, Kiên quyết
yêu cầu chủ đầu tư huỷ bỏ hoặc điều chỉnh điều khoản bất lợi đó.
- Trong giai đoạn phỏng vấn thầu, Giám Đốc KKT, Giám đốc Khối, Tổng Giám đốc
đàm phán để thoả thuận giá trị hợp đồng cuối cùng.

sẽ

- Sau khi đồng ý các điều khoản của hợp đồng Giám đốc khối , Giám Đốc KKT , Kế toán
trưởng, Chuyên viên kiểm tra hợp đồng sẽ ký vào Mẫu chấp thuận hợp đồng

(B007) và trình hợp đồng cho Tổng Giám đốc ký.
3. Hợp đồng do Công ty COTECCONS …………. soạn thảo
Hợp đồng thi công do Công ty soạn thảo phải ưu tiên sử dụng mẫu soạn sẵn do phòng Kế
hoạch Tổng hợp (KH-TH) phát hành ( mẫu C008). Trình tự kiểm sốt việc lập
và ký kết như sau:
- Chỉ huy trưởng cơng trình gửi hợp đồng mẫu cho Chủ Đầu tư xét duyệt.
Trường hợp Chủ Đầu tư đề nghị điều chỉnh một số nội dung trong
hợp đồng thì Giám đốc khối, Giám Đốc KKT, Kế toán trưởng, Chuyên viên
kiểm tra Hợp đồng phải họp để bàn bạc, xem xét. Nếu những đề nghị
điều chỉnh hợp lý sẽ được chấp thuận và thuyết phục Chủ đầu tư từ bỏ các yêu cầu
bất hợp lý khác.
QUI CHẾ PHÂN CẤP KIỂM SOÁT VIỆC LẬP VÀ KÝ KẾT HP ĐỒNG - CÔNG TY COTECONS
-2-


- Giám Đốc KKT, Giám đốc khối, Tổng Giám đốc sẽ đàm phán để thoả thuận giá trị hợp đồng
cuối cùng với Chủ đầu tư .
- Giám đốc khối, Giám Đốc KKT, Kế toán trưởng, Chuyên viên kiểm
tra
hợp đồng sẽ ký vào mẫu chấp thuận hợp đồng (B007) và trình hợp đồng cho
Tổng Giám đốc ký.
II. HỢP ĐỒNG MUA BÁN, HỢP ĐỒNG GIAO THẦU LẠI VÀ HỢP ĐỒNG GIAO
KHOÁN CHO CÁC ĐỘI.
1. Hợp đồng mua bán và hợp đồng giao thầu lại.
Đối tác của hợp đồng mua bán và hợp đồng giao thầu lại là những đơn vị có trong
danh sách Nhà thầu phụ & Nhà Cung cấp được chấp thuận (mẫu B004). Nếu đối tác
của hợp đồng mua bán và hợp đồng giao thầu lại khơng có tên trong danh sách
thì phải xét duyệt đưa vào danh sách Nhà thầu phụ & Nhà Cung cấp được
chấp thuận theo quy trình của hệ thống quản lý chất lượng của Cơng ty COTECCONS
1.1 Hợp đồng mẫu:

Hợp đồng mua bán và hợp đồng giao thầu lại ưu tiên theo hợp đồng mẫu do Phòng KH-TH
ban hành. ( C001 ) và ( C002 ).
1.2

Trình tự kiểm sốt việc lập và ký kết hợp đồng:

- Ngay sau khi cơng trình được khởi cơng, Chỉ huy trưởng có trách nhiệm lên kế hoạch ký kết
hợp đồng theo biểu mẫu C005 cho tất cả các loại hợp đồng sẽ ký kết trong q trình thi
cơng cơng trình
- Giám đốc khối và Chỉ huy trưởng cơng trình có trách nhiệm đàm phán các điều khoản cụ thể
với đối tác, sau đó soạn thảo hợp đồng theo mẫu
- Chỉ huy trưởng cơng trình ký nháy vào mỗi trang dự thảo hợp đồng, điền đầy đủ thông tin
vào mẫu Chấp thuận hợp đồng ( mẫu B007 ) và gởi về Phòng KH-TH xem xét .
- Chuyên viên kiểm tra hợp đồng chịu trách nhiệm kiểm tra các điều khoản chung, tính hợp
pháp của hợp đồng và cho ý kiến nhận xét (nếu có) và ký vào mẫu Chấp thuận hợp đồng.
- Kế toán trưởng chịu trách nhiệm kiểm tra các điều khoản thanh toán, cho ý kiến nhận xét
(nếu có) và ký vào mẫu Chấp thuận hợp đồng.
- Giám đốc KKT chịu trách nhiệm kiểm tra đơn giá, cho ý kiến nhận xét (nếu có) và ký vào
mẫu Chấp thuận hợp đồng.
- Đối với hợp đồng mua máy móc thiết bị thi cơng, Trưởng phịng thiết bị vật tư chịu trách
nhiệm kiểm tra về đơn giá và nhu cầu số lượng cần mua.
- Giám đốc Khối kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về chất lượng, kỹ thuật, tiến độ của
hàng hoá (hoặc hạng mục được giao) và cho ý kiến nhận xét vào mẫu chấp thuận hợp đồng.
- Phòng KH-TH chuyển hợp đồng với đầy đủ chữ ký hợp lệ trình Tổng Giám đốc hoặc người
được uỷ quyền ký duyệt.
o Nếu Tổng Giám đốc hoặc người được uỷ quyền đồng ý ký duyệt, hợp đồng này sẽ
được chuyển Phịng KH-TH để đóng dấu và gửi đến các nơi có liên quan.
o

Nếu Tổng Giám đốc hoặc người uỷ quyền không ký duyệt và cho ý kiến sửa đổi

hợp đồng, hợp đồng này sẽ được trả lại cho Chỉ huy trưởng cơng trường để xem xét.

QUI CHẾ PHÂN CẤP KIỂM SOÁT VIỆC LẬP VÀ KÝ KẾT HP ĐỒNG - COÂNG TY COTECONS
-3-


2. Hợp đồng giao khoán.
Đối tác của hợp đồng giao khốn là những đội thi cơng có đầy đủ thiết bị, nhân lực và khả
năng thi công theo yêu cầu của Cơng ty.
2.1 Hợp đồng mẫu:
Hợp đồng giao khốn ưu tiên theo hợp đồng mẫu do Phòng KH-TH ban hành (C003)
2.2 Trình tự kiểm sốt việc lập và ký kết hợp đồng:
- Giám đốc Khối và Chỉ huy trưởng công trình có trách nhiệm đàm phán các điều khoản cụ
thể với các Đội thi cơng, sau đó soạn thảo hợp đồng theo mẫu, đính kèm danh mục đơn giá
của hạng mục giao khốn..
- Chỉ huy trưởng cơng trình ký nháy vào mỗi trang dự thảo hợp đồng, điền đầy đủ thông tin
vào biểu mẫu Chấp thuận hợp đồng ( mẫu B007 ) và nộp cho Phòng KH-TH xem xét .
- Chuyên viên kiểm tra hợp đồng chịu trách nhiệm kiểm tra các điều khoản chung, tính hợp
pháp của hợp đồng cho ý kiến nhận xét (nếu có) và ký vào mẫu Chấp thuận hợp đồng.
- Kế toán trưởng chịu trách nhiệm kiểm tra các điều khoản thanh toán, cho ý kiến nhận xét
(nếu có) và ký vào mẫu Chấp thuận hợp đồng.
- Giám đốc KKT chịu trách nhiệm kiểm tra đơn giá, cho ý kiến nhận xét ( nếu có ) và ký vào
mẫu Chấp thuận hợp đồng.
- Giám đốc khối kiểm tra lần cuối để ký duyệt và chịu trách nhiệm về chất lượng, kỹ thuật,
tiến độ của hạng mục giao khoán.
o Hợp đồng sau khi được ký kết sẽ chuyển lại cho phịng KH - TH để đóng dấu và gởi
đến các nơi có liên quan.
3. Hợp đồng dịch vụ :
Tuỳ vào đối tượng của hợp đồng và Bộ phận yêu cầu cung cấp dụng dịch vụ, sau khi
chuyên viên kiểm tra hợp đồng kiểm tra các điều khoản chung, Kế toán trưởng

kiểm tra các điều khoản thanh toán và ký vào biểu mẫu chấp nhận hợp đồng thì Giám đốc
khối hoặc Phụ trách phịng KH-TH là người chịu trách nhiệm sau cùng về chất lượng, tiến
độ và đơn giá của dịch vụ.
PHẦN III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
- Phòng Kế hoạch Tổng hợp có trách nhiệm hướng dẫn kiểm tra các phòng ban thực hiện việc
sử dụng biểu mẫu, lập và trình duyệt hợp đồng theo đúng qui định.
- Các phịng ban, cá nhân có nhiệm vụ thực hiện đúng nội dung qui định của qui chế này.
- Qui chế này có hiệu lực kể từ ngày ký và sau mỗi 6 tháng sẽ được cập nhật và bổ sung
sửa đổi (nếu có).
- Trong q trình thực hiện nếu có những khó khăn vướng mắc đề nghị phản ánh về phịng
KH-TH để trình lãnh đạo xem xét và giải quyết.

QUI CHẾ PHÂN CẤP KIỂM SOÁT VIỆC LẬP VÀ KÝ KẾT HP ĐỒNG - CÔNG TY COTECONS
-4-


QUI CHẾ PHÂN CẤP KIỂM SOÁT VIỆC LẬP VÀ KÝ KẾT HP ĐỒNG - CÔNG TY COTECONS
-5-