Hoạt động của KH về sản phẩm UPAS L/C tại NGÂN HÀNG TMCP CÔNG
THƯƠNG VIỆT NAM chi nhánh Nam Thăng Long
Quy trình thực hiện Upas L/C tại NH
Khách hàng NK

1) Hợp đồng ngoại
thththương

Khách hàng
XK

10) Thanh toán trả ngay

3) Phát hành UPAS L/C

6) Xuất trình BCT

NH tài trợ

4) Thơng báo
LC

9a) Chấp nhận thanh tốn, nhận
nợ
8)Thơng báo BCT

2a) Đề nghị phát hành L/C

Vietinbank

11a) Thanh toán L/C (trả nợ gốc) + lãi

5) Giao hàng

NH XK

7) Chuyển BCT + u cầu thanh tốn

Nhìn vào sơ đồ trên, có thể thấy trong một giao dịch UPAS L/C có sự tham gia của
5 đối tượng: Khách hàng XK, khách hàng NK, NHXK, NHNK (ở đây là
Vietinbank) và NH tài trợ.
BƯỚC 1: Nhà XK và NK thỏa thuận với nhau lập ra hợp đồng ngoại thương.
BƯỚC 2a: Dựa trên hợp đồng ngoại thương đã ký kết, nhà NK viết đơn đề
nghị phát hành L/C gửi đến NH Vietinbank, lúc này Vietinbank sẽ đóng vai trị là
NH phát hành L/C. Đối với NH Vietinbank thì quy định hồ sơ mở L/C bao gồm:
- Đối với KH giao dịch lần đầu hoặc đã giao dịch nhưng khơng có hạn mức
tín dụng, hồ sơ gồm: Đơn xin mở L/C, hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp (giấy chứng
nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế, quyết định bổ
nhiệm giám đốc, quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng, CMND của giám đốc…),


hợp đồng ngoại thương, báo cáo tài chính, phương án SXKD, hồ sơ tài sản bảo
đảm, giấy phép NK…
- Đối với KH giao dịch thường xuyên và được NH cấp hạn mức tín dụng, hồ
sơ khơng cần hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
Khi tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C, các nhân viên của Vietinbank sẽ kiểm tra các
loại giấy tờ theo quy định hiện hành:
- Bảo đảm tính pháp lý của các loại chứng từ như xem xét mẫu dấu và chữ ký
thẩm quyền của người ký tên trên các loại chứng từ phải khớp đúng với mẫu chữ
ký lưu tại ngân hàng.
- Đủ giấy tờ quy định, nội dung các giấy tờ không mâu thuẫn với nhau.

- Kiểm tra hồ sơ pháp lý, giấy phép NK đối với những KH giao dịch lần đầu.
- Kiểm tra hợp đồng ngoại thương các điều khoản về hàng hóa, điều kiện giao
hàng, điều kiện thanh toán, đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh tốn, chứng từ
xuất trình khi thanh tốn…
- Kiểm tra cơ sở đảm bảo thanh toán (tiền ký quỹ, hạn mức tín dụng hoặc có
sự bảo lãnh của NH).
- Kiểm tra đơn xin mở L/C, có đầy đủ và phù hợp với hợp đồng ngoại thương
hay không? (Đơn xin mở L/C có ghi rõ là mở loại L/C gì? Mơ tả chi tiết về hàng
hóa? Ngày giao hàng? Có cho phép giao hàng từng phần hay khơng (vì theo
nguyên tắc NH chỉ thanh toán 1 lần duy nhất cho hàng hóa đã giao)? Dung sai về
khối lượng hàng hóa (nếu giao hàng ngồi dung sai thì NH vẫn có quyền từ chối
thanh tốn, cịn KHNK có chấp nhận thanh tốn hay khơng thì tùy vào KH); Quy
định về những giấy tờ cần có trong BCT khi xuất trình: Hóa đơn thương mại
(Commercial Invoice), vận đơn đường biển (Bill of Lading), phiếu đóng gói hàng
hóa (Packing list), và một số giấy tờ khác như: bảng kê chi tiết hàng hóa, giấy
chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng từ bảo hiểm, giấy chứng nhận số lượng/ trọng
lượng/ phẩm chất… Tóm lại, do L/C là cơ sở pháp lý để xác định trách nhiệm và


rủi ro của NH mà L/C lại được lập trên cơ sở hợp đồng ngoại thương, nên mọi
thông tin trên đơn xin mở L/C phải khớp đúng với hợp đồng ngoại thương.
Việc kiểm tra và lưu trữ thông tin của KH được chi nhánh chuyển về Sở giao
dịch của Vietinbank, đó là các thơng tin như: hợp đồng ngoại thương; tên, địa chỉ
người đề nghị mở L/C; tên, địa chỉ người hưởng; giá trị L/C, kỳ hạn trả chậm (X
days after sight/B/L), tên hàng hóa; L/C có ký quỹ/ khơng ký quỹ, loại UPAS L/C:
Normal/ Deffered.
Trên thực tế, khi một KH đến Vietinbank yêu cầu mở UPAS L/C thì các nhân
viên TTQT của chi nhánh sẽ thực hiện việc thẩm tra tính chân thực của KH. Đây là
bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình, bởi vì nếu
xác định sai KH (giao dịch với KH lừa đảo, khơng có thật; hoặc thẩm định sai về

phương án SXKD hay tình hình tài chính của KH…) thì NH sẽ phải chịu rủi ro mất
khả năng thanh toán, dẫn đến hậu quả của nhiều bước về sau trong quy trình, hoặc
sẽ dễ mất KH nếu đánh giá quá thấp tiềm lực doanh nghiệp của họ.
Do đặc điểm của UPAS L/C là L/C trả chậm nhưng được thanh tốn ngay, nên
nếu KH có đủ 100% vốn tự có để thanh tốn cho L/C thì NH sẽ u cầu KH mở
L/C trả ngay, chứ không mở UPAS L/C (vì UPAS L/C có quy trình, thủ tục phức
tạp, nên dẫn đến nhiều rủi ro hơn L/C trả ngay). Vì thế, những KH u cầu mở
UPAS L/C thì sẽ có 1 phần vốn tự có và 1 phần vốn vay NH để thanh tốn cho bộ
L/C đó, lúc này KH sẽ phải thực hiện ký quỹ tại NH. Mức ký quỹ sẽ tương ứng với
mức vốn tự có của KH, nhưng tối thiểu phải là 50%. Chính vì đặc điểm của KH
mở UPAS L/C là KH sẽ vay vốn của NH để thanh toán, nên KH sẽ nhận nợ NH,
mang lại số dư nợ huy động cho vay cho NH, NH sẽ nhận được lãi khi cho vay.
Vì thế, khi KH yêu cầu mở UPAS L/C, Vietinbank cũng sẽ thẩm định KH này
như là thẩm định một KH muốn vay vốn tại NH. Để thẩm định KH, các nhân viên
sẽ tiến hành như sau:


- Đầu tiên, kiểm tra cơ sở dữ liệu của NH về KH. Vì cứ mỗi giao dịch TTQT
với một KH nào đó, NH Vietinbank sẽ lưu trữ những thơng tin về KH đó vào một
hệ thống CSDL của Vietinbank gồm: tên KH, số giao dịch (số hợp đồng vay, số
L/C…), số tiền của mỗi giao dịch, các bên liên quan (nhà XK/ nhà NK, NH thông
báo, NH phát hành, NH chiết khấu, NH trả tiền…), mơ tả hàng hóa (tến hàng hóa,
số lượng, chất lượng, quy cách đóng gói,…), các giấy tờ trong BCT (hóa đơn
thương mại, vận đơn đường biển, phiếu đóng gói hàng hóa, giấy chứng nhận xuất
sứ, giấy chứng nhận chất lượng/ trọng lượng/ phẩm chất, các giấy tờ bảo hiểm…),
giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số bao nhiêu, thông tin về chủ doanh
nghiệp.... Nếu KH đó, đã nằm trong CSDL này, thì NH khơng cần phải thực hiện
việc thẩm định lại hồ sơ pháp lý của DN nữa, mà chỉ cần cập nhật và kiểm tra
thơng tin mới nếu có thay đổi về địa điểm kinh doanh; thay đổi Tổng giám đốc,
giám đốc, kế toán trưởng…

- Tiếp theo, các nhân viên Vietinbank sẽ tiến hành đánh giá Ngành mà DN đó
hoạt động: biến động của ngành hàng, chính sách của NN, xu hướng phát triển của
ngành hàng…để đánh giá được mức độ phát triển của ngành hàng đó trong tương
lai. Việc đánh giá này có thể dựa trên những đánh giá mà tồn hệ thống NH
Vietinbank đã đánh giá vào đầu năm đó, để đưa ra định hướng về ngành hàng của
Vietinbank (hạn chế hay ưu tiên cho vay đối với ngành hàng đó).
- Kế đến, nhân viên TTQT sẽ phân tích tình hình tài chính của KH. NH
Vietinbank có CSDL về Hệ thống xếp hạng tín dụng. Hệ thống này bao gồm những
chương trình được lập trình sẵn để phân tích Báo cáo tài chính của một doanh
nghiệp. Do đó, các nhân viên TTQT đưa những thơng tin của Báo cáo tài chính của
DN vào trong Hệ thống xếp hạng tín dụng này, chương trình sẽ tự chạy và tính tốn
ra những thơng số (ROA, ROE, ROS, các chỉ tiêu tài chính khác của DN (hệ số
thanh toán tổng quát, hệ số thanh toán ngắn hạn, hệ số nợ, tỷ lệ tự tài trợ, tỷ lệ tài
trợ TSCĐ…), sau đó Hệ thống này cũng sẽ đưa ra mức xếp hạng tài chính cho DN


này. Từ đó, các nhân viên sẽ dễ dàng hơn trong việc đánh giá tình hình tài chính
của KH.
- Sau khi đánh giá tài chính xong, NH Vietinbank sẽ yêu cầu DN đưa ra đề
xuất phương án SXKD cho năm tới, hoặc phương án kinh doanh, sử dụng đối với
hàng hóa nhập khẩu sắp tới. Vì UPAS L/C có bản chất là KH nhân nợ vay đối với
NH, nên mới có bước này; cịn những phương thức TTQT khác thì NH khơng cần
quan tâm đến việc sử dụng hàng hóa NK của KH. Khi đánh giá phương án SXKD,
sẽ đánh giá mức độ khả thi của phương án đó và đánh giá mức độ tin tưởng của dự
báo về doanh thu, lợi nhuận của phương án để đảm bảo khả năng trả nợ cho NH.
Nhân viên TTQT của chi nhánh xem xét lịch sử cơng ty có từng thực hiện những
phương án có quy mơ, tính chất như vậy hay chưa, kết quả như thế nào; lợi nhuận
ra sao; xem xét tốc độ phát triển của ngành SXKD đó cịn hay đã bão hòa; xem xét
năng lực của DN để thực hiện dự án: máy móc, thiết bị có đáp ứng được không?
Vốn? Năng lực nhân sự? Khoa học công nghệ?...Nếu những thơng tin trên chưa

hợp lý, thì NH có thể đề xuất sửa chữa cho KH hoặc yêu cầu KH tự sửa chữa cho
phù hợp.
- Đối với TSBĐ của KH, thì việc thẩm định sẽ được thực hiện bởi Vietinbank
AMC. Đây là công ty TNHH MTV Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng
TMCP Công Thương Việt Nam (VietinBank AMC) là Công ty con 100% vốn
thuộc Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam được thành lập từ tháng 7/2000.
Ngoài việc nâng cao chất lượng thẩm định và định giá tài sản bảo đảm trong hệ
thống VietinBank, Công ty chú trọng đẩy mạnh các nghiệp vụ kinh doanh: tiếp
nhận và xử lý nợ, tài sản; bán đấu giá tài sản; quản lý và khai thác tài sản; cho thuê
tài sản; mua bán nợ;…, thông qua Trung tâm xử lý tài sản bảo đảm trên website
VietinBankAMC.vn là nơi thường xuyên tổng hợp, giới thiệu thông tin khoản nợ,
tài sản cần xử lý để chào bán, mơi giới, tìm kiếm khách hàng với tiêu chí hỗ trợ tối
đa, góp phần vào việc xử lý nợ, xử lý tài sản cho các Chi nhánh trong hệ thống


VietinBank và Khách hàng. Nhờ có Vietinbank AMC này, những thông tin về
TSBĐ của KH sẽ được lưu trữ lại, khi cần có thể truy xuất để kiểm tra xem: TSBĐ
đó đã được sử dụng để thế chấp cho một hợp đồng vay nào khác hay chưa? TSBĐ
đó có cịn thời hạn để sử dụng hay không? Giá trị của tài sản đó thay đổi như thế
nào theo thời gian? Tuy nhiên, Vietinbank AMC chỉ tiến hành thẩm định và đánh
giá TSBĐ trong nội bộ KH của Vietinbank, do đó, để biết được TSBĐ đó đã được
sử dụng để thế chấp ở NH khác (ngoài hệ thống Vietinbank) hay chưa thì các nhân
viên TTQT của Vietinbank sẽ truy cập vào Trung tâm thơng tin tín dụng quốc gia
(CIC – Credit Information Center). Tại cổng thông tin CIC, những thông tin liên
quan đến KH đã giao dịch với các NH được lưu trữ tại đây, về tên KH, TSBĐ nào
đang thế chấp, giá trị TSBĐ là bao nhiêu, …Từ Vietinbank AMC và cổng thông tin
CIC, nhân viên TTQT sẽ dễ dàng hơn trong việc đánh giá TSBĐ của KH.
Sau khi tất cả những cơng việc trên được hồn thành, nhân viên TTQT sẽ tính
tốn được hạn mức tín dụng cho KH đó là bao nhiêu để từ đó yêu cầu mức ký quỹ
cho hồ sơ mở L/C (hoặc cũng có thể thông báo cho KH về việc từ chối đơn yêu cầu

mở L/C vì NH đánh giá hồ sơ mở L/C này của KH mang lại quá nhiều rủi ro cho
NH Vietinbank).
BƯỚC 2b: Sau bước 2a, chi nhánh đã có đầy đủ thông tin và đánh giá về KH,
cũng như yêu cầu KH ký quỹ hồn tất, thì những thơng tin về hồ sơ của KH sẽ gửi
về Sở giao dịch (SGD) của Vietinbank. SGD kiểm tra đầy đủ và phù hợp, thì Sở
giao dịch sẽ tiến hành đàm phán với NH tài trợ về khả năng thực hiện giao dịch, lãi
suất, thời hạn tài trợ, các điều kiện, điều khoản cần và thông báo với chi nhánh kết
quả đàm phán.
Ngân hàng Vietinbank CN Thăng Long thường đề nghị tài trợ vốn từ hai ngân
hàng là Industrial & Commercial Bank of China (ICBC) ở Trung Quốc và BHF
Bank AG ở Úc. Sở dĩ, các giao dịch với NH tài trợ không được thực hiện tại mỗi
chi nhánh, mà tập trung về SGD là bởi vì SGD là một trung tâm chuyên nắm các


thông tin về các NH tài trợ, và chuyên môn hóa cơng việc đàm phán với NH tài trợ.
Do đó, việc đàm phán sẽ diễn ra dễ dàng hơn, thuận tiện và chuyên nghiệp hơn,
kéo theo khả năng đàm phán thành công cao hơn. Chi nhánh chỉ cần nhận thông tin
sau khi cuộc đàm phán với NH tài trợ thành cơng.
BƯỚC 3: Khi hồ sơ mở L/C được hồn tất và chi nhánh đã có thơng tin về NH
tài trợ, chi nhánh sẽ tiến hành phát hành UPAS L/C và gửi cho NHXK. Lưu ý, khi
phát hành L/C cần đảm bảo sự phù hợp giữa L/C và đơn yêu cầu mở L/C của nhà
NK. Vì L/C là cơ sở pháp lý của việc thanh tốn, ràng buộc các bên có tham gia
trong phương thức thanh tốn tín dụng chứng từ. Cịn hợp đồng ngoại thương chỉ
có giá trị pháp lý ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ giữa hai đơn vị XK và NK.
Để kiểm tra sự phù hợp giữa L/C và đơn xin mở L/C, cần đảm bảo khớp đúng
các nội dung sau:
- Số hiệu của L/C: Tất cả L/C đều có số hiệu riêng của nó. Tác dụng của số
hiệu là để trao đổi thư từ, điện tín có liên quan đến việc thực hiện L/C. Số hiệu cịn
được dùng để ghi vào các chứng từ có liên quan trong BCT thanh tốn của L/C
(hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển, phiếu đóng gói hàng hóa…), đặc biệt là

tham chiếu khi lập hối phiếu đòi tiền.
- Địa điểm mở L/C: Địa điểm mở L/C là nơi NH mở L/C cam kết trả tiền cho
người hưởng lợi. Địa điểm này liên quan đến việc tham chiếu luật lệ áp dụng khi
giải quyết mâu thuẫn hay bất đồng xảy ra (nếu có).
- Ngày mở L/C: là ngày bắt đầu phát sinh và có hiệu lực về sự cam kết của
NH mở L/C đối với người thụ hưởng, cũng là căn cứ để nhà XK kiểm tra xem nhà
NK có thực hiện việc mở L/C đúng thời hạn như trong hợp đồng hay không.
- Địa điểm và ngày hết hạn hiệu lực L/C: địa điểm hết hạn L/C có thể tại nước
XK, nước NK hoặc tại nước thứ ba. Ngày hết hạn hiệu lực L/C là thời hạn NH mở
L/C cam kết trả tiền cho nhà XK, nếu nhà XK xuất trình BCT trong thời hạn đó và
phù hợp với những quy định trong L/C.


- Loại thư tín dụng: Normal UPAS L/C hoặc Deffered UPAS L/C.
- Tên, địa chỉ những người liên quan: người yêu cầu mở L/C, người thụ hưởng
L/C, NH mở L/C, NH thông báo L/C,…cần được ghi thật rõ ràng.
- Số tiền của L/C: đây là nội dung rất quan trọng nên cần ghi rõ số tiền bằng
số, số tiền bằng chữ, đơn vị tiền tệ…
- Thời hạn xuất trình chứng từ: phải nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C. Nếu
khơng ghi ngày xuất trình chứng từ thì theo điều 14 UCP 600, thời hạn xuất trình
chứng từ là trong vòng 21 ngày sau ngày giao hàng nhưng trong thời hạn hiệu lực
của L/C.
- Thời hạn giao hàng: là thời hạn bên XK phải giao hàng cho nhà NK kể từ
khi L/.C có hiệu lực.
- Có cho phép giao hàng từng phần hay không? Cho phép chuyển tải hay
không?
- Các quy định về hàng hóa: tên hàng, số lượng, trọng lượng, giá cả, quy cách
phẩm chất, bao bì, ký hiệu…
- Các nội dung về vận tải, giao nhận hàng hóa: cơ sở giao hàng (FOB, CIF,
CFA…), nơi gửi hàng, nơi giao hàng, cách vận chuyển, tên hãng tàu…

- Các chứng từ mà người XK phải xuất trình: hóa đơn thương mại, vận đơn
đường biển, phiếu đóng gói hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận
chất lượng…số lượng bao nhiêu bản chính, bao nhiêu bản copy, ai là người phát
hành các giấy tờ đó…
BƯỚC 4: NHXK sau khi nhận và kiểm tra tính chân thực của L/C, thì sẽ kiểm
tra nội dung của L/C, nhằm phát hiện những điểm bất hợp lý hoặc các điều khoản
đặc biệt trong L/C, để thơng báo kịp thời cho nhà XK. Do đó, mặc dù NHXK sẽ
chuyển bản chính L/C cho đơn vị XK dưới hình thức văn bản “nguyên văn”, nhưng
sẽ kèm theo thông báo về những điểm bất hợp lý, những yếu tố có thể gây bất lợi


cho nhà XK. Thông thường, NHXK sẽ kiểm tra các nội dung sau: nơi và ngày phát
hành L/C; NH thông báo; số và loại L/C; tên và địa chỉ của các đối tượng trong
L/C; trị giá của L/C; ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C; ngày giao hàng; mơ tả
hàng hóa; vấn đề giao nhận và vận tải; các chứng từ u cầu xuất trình để thanh
tốn; NH trả tiền…
BƯỚC 5: Đơn vị XK nhận L/C, tiến hành kiểm tra, dịch thuật, đối chiếu với
hợp đồng ngoại thương đã ký. Nếu đồng ý thì tiến hành giao hàng cho nhà NK, nếu
khơng đồng ý thì đề nghị điều chỉnh hoặc bổ sung cho đến khi hoàn chỉnh mới giao
hàng.
Thực tế, khi tu chỉnh L/C, nhân viên của Vietinbank sẽ yêu cầu KH lập “Giấy
điều chỉnh thư tín dụng” theo mẫu in sẵn của Vietinbank và việc tu chỉnh phải có
sự đồng ý, chấp thuận của tất cả các bên tham gia trong L/C. Để hạn chế rủi ro thì
các nhân viên của Vietinbank sẽ điện thoại trực tiếp cho KH về những tu chỉnh này
để xác nhận.
- Đối với những sai sót đơn giản do lỗi đánh máy như viết sai tên hàng (vd:
tên hàng là silicate mà khi gõ vào L/C là silicat) hoặc sai sót do thay đổi email, địa
chỉ…không làm thay đổi bản chất của L/C thì nhân viên TTQT của Vietinbank chỉ
cần điện báo xác nhận thay đổi cho các bên liên quan, và làm tờ trình thay đổi
những nội dung đó.

- Đối với những sai sót làm thay đổi bản chất của L/C như: tăng giảm giá trị
L/C, thay đổi hàng hóa (nhưng chỉ tu chỉnh đối với hàng hóa chưa giao lên tàu),
tăng giảm số lượng hàng hóa…thì nhân viên TTQT phải làm tờ trình thẩm định lại
những điều khoản liên quan đến khả năng thanh toán của KH, phải đánh giá, phân
tích lại. Thậm chí, đối với những thay đổi quá lớn, thì có thể sẽ hủy bỏ L/C cũ và
làm lại L/C. Nếu làm lại L/C thì nhân viên TTQT phải thay đổi số hiệu của L/C
trên hệ thống cơ sở dữ liệu của Vietinbank về giao dịch này.


Các điều kiện và điều khoản của L/C gốc ( hay L/C gốc và những tu chỉnh đã
được chấp nhận trước đó) sẽ giữ nguyên hiệu lực với người thụ hưởng cho đến khi
người thụ hưởng thông báo cho NH thông báo về việc chấp nhận tu chỉnh. Không
cho phép NH Vietinbank chấp nhận từng phần của tu chỉnh, nếu làm vậy
Vietinbank sẽ bị coi là đã từ chối việc tu chỉnh.
BƯỚC 6: Sau khi giao hàng, đơn vị XK lập bộ chứng từ (BCT) thanh tốn
trình cho NH phục vụ mình để u cầu thanh tốn. Thơng thường, BCT sử dụng
trong thương mại và TTQT bao gồm:
- Chứng từ tài chính (financial documents): là chứng từ được sử dụng trong
thanh toán gồm: hối phiếu, lệnh phiếu, séc hoặc các phương tiện thanh toán tương
tự.
- Chứng từ thương mại (commercial documents): là chứng từ thể hiện tình
trạng hàng hóa, q trình vận chuyển và bảo hiểm cho hàng hóa, thơng thường bao
gồm:
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
+ Chứng từ vận tải (Transport document) gồm có: vận đơn đường biển (Marine/
Ocean bill of lading), vận đơn hàng không (Airway bill), chứng từ vận tải đa
phương thức (Multimodal transport document), chứng từ vận tải đường bộ, đường
sắt, đường sông (Road/Rail or Inland water way document).
+ Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy/ certificate).
+ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of origin).

+ Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (Certificate of quality).
+ Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (Certificate of quantity).
+ Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of weight).
+ Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list).
+ Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary certificate).


+ Giấy chứng nhận kiểm dịch động/thực vật (Vetecrinary/ Phytosanitory
certificate).
+ Giấy chứng nhận khử trùng (Fumigation certificate).
+ Một số chứng từ khác.
BƯỚC 7: NHXK nhận, kiểm tra và xử lý BCT do nhà XK trình. Nếu BCT
hồn hảo thì NHXK sẽ chuyển BCT và thư đòi tiền cho Vietinbank. Nếu BCT có
sai sót thì NHXK thơng báo sai sót đó với nhà XK để chỉnh sửa (đối với các sai sót
có thể sửa được), cịn nếu các sai sót khơng thể sửa chữa được thì NHXK phải gửi
kèm thơng báo bất hợp lệ cùng với BCT cho Vietinbank, hoặc là gửi BCT trên cơ
sở nhờ thu từ Vietinbank.
BƯỚC 8: Vietinbank tiếp nhận BCT do NHXK gửi đến và gửi thông báo BCT
đến cho nhà NK. Vietinbank sẽ kiểm tra BCT đối chiếu với những điều khoản quy
định trên L/C đã mở trước đây. Lúc này, hồ sơ đi kèm BCT gồm có: thư u cầu
thanh tốn; L/C (bản gốc); sửa đổi L/C (nếu có); hợp đồng ngoại thương (bản sao);
bộ chứng từ (bản gốc). Vietinabnk sẽ tiếp nhận, kiểm tra và có 2 trường hợp sau
đây sẽ xảy ra:
Trường hợp 1: Nếu bộ chứng từ hợp lệ (tất cả các giấy tờ quy định trong L/C
đều có đủ, nội dung trên các giấy tờ đó đúng và phù hợp với yêu cầu của L/C
(chẳng hạn: ngày giao hàng đúng hạn, giao đúng hàng hóa, đúng số lượng, đúng
phẩm chất/ quy cách…), ngày lập chứng từ nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C,
giá trị của BCT nằm trong phạm vi giá trị của thư tín dụng, khơng có sự sai biệt về
mặt nội dung cũng như cách thể hiện so với quy định của L/C…thì quy trình sẽ
tiếp tục sang bước thứ 9a.

Trường hợp 2: Nếu BCT bất hợp lệ, thì có thể xảy ra:
- Đối với các sai sót có thể sửa chữa được: Các lỗi này liên quan đến việc
lập chứng từ. Thường có các trường hợp sau:


 Người lập chứng từ đánh nhầm hoặc đánh sai lỗi chính tả các thơng tin trên
chứng từ. Đây có thể là lý do để ngân hàng mở L/C trì hỗn việc thanh tốn
thậm chí từ chối thanh tốn.
 Do thiếu kinh nghiệm trong việc lập chứng từ nên người lập đã hiểu sai nội
dung và thể hiện nội dung mà L/C quy định.
 Sự thiếu sót các điều kiện ghi thêm do người lập chứng từ đọc không kỹ
L/C. Ví dụ: L/C yêu cầu ghi số hợp đồng, số L/C hoặc Shipping Mark trên tất
cả các chúng từ thanh tốn nhưng thực tế có một số chứng từ do đơn vị xuất
khẩu xuất trình khơng được thể hiện những nội dung này.
 Các chứng từ xuất trình khơng phù hợp như: xuất trình 2 Hối phiếu đều là
bản số 1 hoặc là bản số 2, từ xuất trình khơng phải là bản gốc theo yêu cầu của
L/C...
Trên đây chỉ liệt kê vài trường hợp sai sót chứng từ cụ thể nhất. Ngồi ra các sai
sót trong khi lập chứng từ rất đa dạng phải tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của L/C
mà đánh giá. Tuy nhiên các sai sót về việc lập chứng từ đều có thể sửa chữa được.
Do đó, khi bộ chứng từ được kiểm tra có những sai sót thuộc loại này, nhân
viên TTQT của Vietinbank sẽ căn cứ vào kết quả kiểm tra để yêu cầu nhà xuất
khẩu như sau:
Thứ nhất, yêu cầu đơn vị xuất khẩu điều chỉnh lại sai sót hoặc liên hệ với đơn vị
nhập khẩu chỉnh sửa lại L/C cho phù hợp với chứng từ và thời gian chỉnh sửa phải
nằm trong thời hạn xuất trình chứng từ và thời gian hiệu lực L/C.
Thứ hai, chiết khấu chứng từ với điều kiện bảo lưu. Điều này có nghĩa là người
bán đứng ra kí chấp nhận bào lưu một số bất hợp lệ mà Ngân hàng cho là khơng
đáng kể, có thể xác nhận phù hợp với các điều kiện và điều khoản của L/C. Một số
bất hợp lệ có thể chiết khấu theo cách này bao gồm:



 Người lập chứng từ đánh nhầm hoặc sai lỗi chính tả các thơng tin trên chứng
từ (mà họ khơng sửa). Tuy nhiên, việc đánh “nhầm” này không ảnh hưởng
nghiêm trọng đến bản chất hàng hóa, thời hạn giao hàng, hiệu lực của L/C.
 Ngày ký các chứng từ khác sau ngày ký vận đơn. Ví dụ: Có nhiều cơng ty
xuất trình C/O có ngày cấp sau ngày vận đơn. Nhưng theo quan điểm của Ngân
hàng để tránh việc tranh cãi với Ngân hàng nước ngoài nên ta sửa ngày trên
chứng nhận xuất xứ cùng với ngày nhận đơn. Nếu cơng ty khơng sửa thì để bảo
vệ quyền lợi cho công ty, Ngân hàng bên xuất khẩu sẽ xác nhận phù hợp với lý
do UCP khơng có điều khoản nào quy định cụ thể về vấn đề này.
 Thể hiện cảng đi và cảng đến chung chung không cụ thể. Ví dụ: L/C quy
định cảng giao hàng VIETNMESE port hoặc cảng đến ghi MOMBASA
AND/OR DAR ES SALAM AND/OR BEIRA. Trong trường hợp này, Ngân
hàng vẫn xác nhận phù hợp với lý do là chứng từ được thiết lập theo đúng L/C.
 Các đơn vị sửa chứng từ chỉ đóng dấu sửa nhưng không ký nháy và Ngân
hàng xác nhận phù hợp với lý do L/C không quy định sửa phải có ký nháy trong
UCP cũng khơng có khoản nào đề cập đến vấn đề này.
 Một số chứng từ thiếu Shipping mark, số L/C nhưng L/C không quy định cụ
thể.
Đối với trường hợp như trên, NH vietinbank yêu cầu khách hàng ký nhận bảo
lưu về bất hợp lệ đó. Tuy nhiên, điều cần lưu ý ở đây là nếu có q nhiều lỗi sai
như vậy thì Vietinbank sẽ khơng xác nhận phù hợp. Vì nếu xác nhận phù hợp thì
sẽ gây ảnh hưởng lớn đến uy tín của Ngân hàng. Trong trường hợp như vậy, NH
Vietinbank sẽ xem như BCT chỉ được chiết khấu với mức phần trăm chiết khấu là
tùy vào mức độ sai sót.


- Đối với các sai sót khơng thể sửa chữa được: Các lỗi nãy thường liên quan
đến hàng hoá như chất lượng, số lượng, hay trọng lượng hàng hoá hoặc liên quan

các thủ tục của cơ quan quản lý Nhà nước hay các cơ quan khác nên không sửa
chữa được. Các trường hợp bất hợp lệ không thể sửa chữa được có thể là :
 Giao hàng thiếu hoặc quá số lượng yêu cầu.
 Giao hàng trễ.
 Hàng hoá được giao ngoài qui định của L/C.
 L/C hết hạn hiệu lực.
 Xuất trình chứng từ trễ hạn.
 Sai đơn giá, đơn vị tiền tệ và kim ngạch thư.
 Cách thức giao hàng và phương thức vận chuyển không phù hợp với qui
định của L/C. Ví dụ, L/C yêu cầu giao hàng đến cảng Kobe nhưng người bán
giao hàng đến cảng Okasa.
 Hàng hố có qui cách, phẩm chất thể hiện trên các chứng từ xác minh bản
chất hàng hố khơng phù hợp với yêu cầu của L/C.
 Trị giá bảo hiểm lô hàng không đúng với yêu cầu.
 Các yêu cầu đặc biệt đối với chứng từ nhằm đáp ứng các thủ tục nhập khẩu
ở nước người mua không được thoã mãn.
 Đơn vị xuất khẩu làm sai quy định về gửi chứng từ…
Rõ ràng với những bất hợp lệ vừa nêu trên, nhà XK không thể nào sửa chữa
được. Trong trường hợp này, nhân viên TTQT của Vietinbank sẽ căn cứ vào mức
độ bất hợp lệ và sự tín nhiệm giữa các bên liên quan để quyết định chiết khấu giải
quyết. Nếu chứng từ được Vietinbank thanh toán trên cơ sở nhờ thu (đối với những
bộ chứng từ có bất hợp lệ nặng liên quan đến hàng hoá hoặc việc nhận hàng của
đơn vị nhập khẩu) và nhà XK đồng ý gửi nhờ thu) thì mọi rủi ro đều do đơn vị xuất
khẩu gánh chịu.
Về phía đơn vị xuất khẩu khi chuyển sang phương thức nhờ thu thì bị chuyển
từ thế chủ động sang thế bị động phụ thuộc vào đơn vị nhập khẩu có đồng ý thanh


tốn hay khơng. Ngồi ra, đơn vị xuất khẩu cịn chịu thiệt hại do bị giam vốn, do
chi phí rất nhiều để chiết khấu giữa hai bên xuất khẩu thông qua ngân hàng.

Những thơng báo về sai sót của BCT, Vietinbank phải thông báo đủ ngay lần
đầu, không cho phép thông báo bổ sung vào những lần sau (cho dù nếu sau này
phát hiện ra thêm sai sót, thì BCT cũng đã được xem như hợp lệ). Khi không phát
hiện ra đầy đủ sai sót ngay từ lần đầu mà chấp nhận thanh tốn, thì mọi rủi ro do
các sai sót đó gây ra sẽ do Vietinbank chịu (nếu nhà NK chưa chấp nhận thanh toán
và nhận nợ), hoặc do nhà NK chịu (nếu nhà NK đã chấp nhận thanh tốn và nhận
nợ).
BƯỚC 9a: Sau khi nhận được thơng báo về tình trạng của BCT (hợp lệ hoặc
bất hợp lệ), nhà NK xem xét và chấp nhận BCT thì gửi thơng báo chấp nhận thanh
tốn và nhận nợ đến cho NH Vietinbank. Vietinbank sẽ ghi nợ vào tài khoản của
nhà NK.
BƯỚC 9b: Do đặc điểm của UPAS L/C là hối phiếu thanh tốn có điều kiện trả
chậm, nhưng nhà XK sẽ được thanh tốn ngay thơng qua NH tài trợ. Do đó, ở bước
9b, sau khi nhà NK chấp nhận thanh toán và nhận nợ, Vietinbank sẽ chỉ thị NH tài
trợ thanh toán ngay và nhận nợ với NH tài trợ. Việc chỉ thị thanh tốn phải được
thơng báo cho NH tài trợ 2 ngày làm việc sau khi nhà NK nhận nợ để NH tài trợ
chuẩn bị tiền, và tối đa là trong vòng 5 ngày làm việc kể từ lúc nhà NK nhận nợ thì
NH tài trợ sẽ thanh tốn cho nhà XK thơng qua NHXK.
BƯỚC 9c: Nhận được chỉ thị thanh toán của Vietinbank, NH tài trợ tiến hành
thanh tốn ngay cho đơn vị XK thơng qua NH phục vụ nhà XK.
BƯỚC 10: Nhận được điện báo có từ NH tài trợ, NHXK tiến hành báo có cho
đơn vị XK (cũng có thể nhận được thơng báo về sự từ chối thanh toán do những
bất hợp lệ của BCT).


BƯỚC 11a: Đến ngày đáo hạn hối phiếu, đơn vị NK thanh toán cả nợ gốc và
lãi cho Vietinbank. Lãi phải thanh toán ở đây là lãi suất nhận nợ của nhà NK với
Vietinbank (khi tiến hành nhận nợ VNĐ với lãi suất USD để thanh toán ngay cho
nhà XK).
Trên thực tế, có thể xảy ra trường hợp, đến ngày đáo hạn hối phiếu nhưng nhà

NK khơng có đủ tiền để thanh tốn cho Vietinbank, thì việc thanh tốn có thể kéo
dài trong vịng 10 ngày. Sau 10 ngày, thì món nợ đó của nhà NK sẽ bị chuyển từ nợ
nhóm 1 (dư nợ vay đủ tiêu chuẩn) thành nợ nhóm 2 (dư nợ vay cần chú ý). Việc
này cũng gây mất uy tín cho NH Vietinbank và cũng có thể dẫn đến rủi ro NH tài
trợ không tài trợ cho nhà NK đó ở những hợp đồng sau.
BƯỚC 11b: Sau khi nhận được thanh toán của KHNK, Vietinbank sẽ thanh
toán cả gốc và lãi cho NH tài trợ.
Tại bước này, quy trình thực hiện đối với một hợp đồng UPAS L/C đã kết thúc.