BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA THƯƠNG MẠI & DU LỊCH

BÁO CÁO THỰC TẬP DOANH NGHIỆP 1
TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ TIẾN HÀO
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: NGUYỄN THỊ NGỌC THÚY
SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ THU HIỀN
CHUYÊN NGÀNH: KINH DOANH QUỐC TẾ
NIÊN KHÓA: 2017 - 2021

TP.HCM, 05 - 2019
SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 1


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

LỜI CẢM ƠN
…

Sau một thời gian học tập và rèn luyện ở trường, em đã nhận được sự quan tâm, giảng
dạy tận tình của các thầy cô giảng viên trường ĐH Công Nghiệp Tp. Hồ Chí Minh. Em
xin gửi đến q thầy cơ của khoa Thương Mại & Du Lịch lời cảm ơn chân thành nhất.
Đặc biệt, để hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập này, em vô cùng biết ơn thầy Mai Thanh

Hùng là người đã nhiệt tình chỉ bảo, ln theo sát và hướng dẫn tận tâm để em có thể
hoàn thành bài báo cáo thực tập doanh nghiệp này.
Em cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Công ty Tiến Hào cùng các anh
chị trong cơng ty đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em nghiên cứu, tiếp
cận với công việc, ln tận tình hướng dẫn các vướng mắc trong cơng việc, đồng thời
cũng giúp đỡ em trong việc làm báo cáo rất nhiều từ việc chỉ dẫn, cung cấp thông tin,
kinh nghiệm quý báu, giải đáp thắc mắc, để em có thể hồn thành tốt bài báo cáo thực tập
và làm hành trang cho tương lai.
Trong quá trình thực tập tại ngân hàng cũng như quá trình làm báo cáo, khó tránh khỏi sai
sót, rất mong các thầy cơ và quý đơn vị bỏ qua cho em. Đồng thời do trình độ chun
mơn của bản thân cịn yếu kém cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo
cáo khơng thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của
q thầy cơ để hồn thiện hơn.
Lời sau cùng, em xin kính chúc quý thầy cô sức khỏe để tiếp tục sự nghiệp trồng người
cao cả, kính chúc quý đơn vị ngày càng phát triển vững mạnh hơn.

SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 2


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ
TIẾN HÀO
1.1 Khái qt về Cơng ty
1.1.1 Q trình hình thành và phát triển công ty
Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Tiến Hào được thành lập theo giấy phép

kinh doanh số 0310744143 ngày 31 tháng 3 năm 2011 do Sở Kế Hoạch & Đầu Tư TP.
Hồ Chí Minh cấp. Và chính thức đi vào hoạt động ngày 01/04/2011,cơng ty được trang bị
đầy đủ cơ sở vật chất kỹ thuật, máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho nhu cầu kinh
doanh, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và các hoạt động khác liên quan đến vận tải
hàng hóa tùy theo nhu cầu của khác hàng. Tuy mới thành lập không lâu nhưng công ty đã
chứng tỏ được khả năng và chỗ đứng vững chắc cho mình trên thị trường hứa hẹn nhiều
thành công này.

Tên giao dịch Tiếng Việt:

Công Ty TNHH THƯƠNG TM-DV TIẾN HÀO.

Tên giao dịch Quốc tế:

TIEN HAO TRADING SERVICE COMPANY

LIMITED.
Tên Công ty viết tắt:

TIEN HAO CO.,LTD

Trụ sở tại: Số 1294/10B Nguyễn xiển, Khu phố Thái Bình 2, Phường Long Bình,
Quận 9, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Điện thoại: 0837326418

Fax: 0837326418

Email:




Vốn điều lệ:

1,000,000,000.00 VNĐ (Một tỷ đồng)

Giám đốc công ty:

Vũ Tiến Hào

SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 3


BÁO CÁO THỰC TẬP

Lĩnh vực hoạt động:

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

Đại lý, mơi giới, đấu giá, vận tải hàng hóa ven biển

và viễn dương, sản xuất giường, tủ, bàn ghế, sản xuất đồ gỗ xây dựng…
Loại hình kinh doanh:

Đại lí giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
1.1.2.1 Chức năng của Công ty
 Phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở, giao

nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng tư nhân,…
 Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê kho bãi,…thực hiện các dịch vụ
khác liên quan đến hàng hóa như việc gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất
khẩu, nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao hàng hóa cho
người chuyên chở để chuyên chở đến nơi quy định.
 Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu qua lãnh
thổ Việt Nam và ngược lại bằng các phương tiện vận chuyển khác nhau.
 Giao nhận hàng hóa, thu, phát các chứng từ vận tải và vận đơn, hoạt động của các
đại lý làm thủ tục hải quan, dịch vụ đại lý tàu biển, dịch vụ đại lý vận tải đường
biển.
 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ, đường thủy nội địa.
1.1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty
 Ln nổ lực hồn thiện và phát triển sự chun mơn hóa bằng những cải tiến
khơng ngừng nhằm giữ vững vị trí hàng đầu trong các lĩnh vực hoạt động.
 Đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, hiệu quả, thân thiện,
công bằng và tạo cơ hội phát triển sự nghiệp lâu dài cho các nhân viên.
 Cam kết hợp tác lâu dài với đối tác và khách hàng trên cơ sở các bên cùng có lợi
và phát triển.
 Cam kết tuân thủ pháp luật trong mọi hoạt động và ln có ý thức cho việc đóng
góp vào sự hội nhập và phát triển kinh tế Việt Nam.
1.1.3 Đặc điểm kinh doanh của Công ty

SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 4


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy


1.1.3.1 DỊCH VỤ ỦY THÁC VÀ KHAI BÁO THUẾ XUẤT KHẨU
Thay người xuất khẩu hoặc nhập khẩu nhận và kiểm tra tính chặt chẽ của bộ chứng
từ, khai báo hải quan, nhận hàng từ người chun chở, thanh tốn các loại cước phí.
1.1.3.2 GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
Thay mặt khách hàng thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các
cảng, các sân bay, thực hiện các khâu trong q trình giao nhận để chở hàng hóa đến
nơi quy định.
a. Vận chuyển hàng hóa quốc tế
Cơng ty sẽ thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động quốc tế như:
-

Lựa chọn tuyến đường, phương thức vận tải, người chuyên chở

-

Lưu cước đối với người chuyên chở

-

Thanh toán cước phí và chi phí

-

Giám sát việc vận chuyển hàng hố

b. Vận chuyển hàng hóa nội địa
-

Nhận vận chuyển hàng hóa trong nước, giám sát chặc chẽ việc vận chuyển, và

đảm bảo an tồn cho hàng hóa, giảm thiểu rủi ro một cách tốt nhất trong q trình
vận chuyển.

-

Cơng ty thực hiện kinh doanh các lĩnh vực trên nhưng chủ yếu là lĩnh vực giao
nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, nhận ủy thác từ khách hàng là nhà nhập khẩu hay
nhà xuất khẩu, cịn những hoạt động khác thì thường đi kèm với giao nhận.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Cơng ty
GIÁM ĐỐC

Phịng Nhân sự

Phịng Kinh doanh

SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền
Bộ phận XNK

Phịng kế tốn

Trang 5
Bộ phận Kinh doanh


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

Sơ đồ 1-1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tiến Hào
Chức năng của các phòng ban

 Giám đốc:
 Hoạch định chiến lược, mục tiêu, giám sát hoạt động của cơng ty.
 Quyết định những vấn đề có liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty.
 Chịu trách nhiệm trước pháp luật về những vấn đề pháp lý của công ty.
 Ban hành các quy chế quản lý nội bộ, phê duyệt phương án hoạt động của công ty.
 Phê chuẩn các quy định, văn bản hướng dẫn… cần thiết, kịp thời cho hoạt động
của công ty.
 Phòng kinh doanh:
 Bộ phận kinh doanh
 Thực hiện triển khai bán hàng, thực hiện chăm sóc khách hàng hiện có.
 Khơng ngừng nỗ lực tìm kiếm, lựa chọn và đáp ứng cao những nhu cầu về chất
lượng dịch vụ khách hàng.
 Đảm bảo vị thế cạnh tranh thuận lợi của công ty trên thị trường.
 Hoạch định, thực hiện và kiểm sốt các chương trình, chiến lược Marketing,
đánh giá các rủi ro và lợi ích của chiến lược Marketing.
 Bộ phận xuất khẩu:
 Tìm kiếm khách hàng, tư vấn cho khách hàng về dịch vụ, giá cước.
 Liên hệ các hãng tàu, hãng hàng không để xây dựng giá cước, tìm hiểu lịch trình
tàu chạy.
 Liên hệ với các đại lý để thông báo các lô hàng đã xuất khẩu.
 Căn cứ vào thông tin từ khách hàng phát hành vận đơn đường biển đối với
đường biển, vận đơn đường hàng khơng đối với hàng khơng.
 Tổ chức đóng hàng lẻ và cung cấp các dịch vụ khác khi khách hàng yêu cầu.
 Bộ phận nhập khẩu:
 Tìm kiếm khách hàng, tư vấn cho khách hàng về dịch vụ, giá cước, các quy định
của Nhà Nước về hàng nhập khẩu.
SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 6



BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

 Liên hệ và làm việc với đại lý bên nước ngoài về thông tin các lô hàng sắp đến
cảng, liên hệ giá cước, local charge để báo giá cho khách hàng.
 Liên hệ với khách hàng về thông báo hàng đến cảng Việt Nam.
 Liên hệ với hãng tàu lấy D/O và phát hành lệnh giao hàng cho khách hàng.
 Cung cấp các dịch vụ khác khi khách hàng yêu cầu.
 Phòng nhân sự:
 Quản lý toàn bộ hồ sơ về hành chính pháp lý của cơng ty theo đúng quy định.
 Theo dõi ngày công, quản lý giờ tăng ca trong tháng và quản lưu phép năm.
 Quản lý và điều tiết hợp lý việc sử dụng xe và theo dõi định mức xe.
 Phụ trách theo dõi và giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, trợ cấp thôi việc và các
chế độ khác cho người lao động.
 Thực hiện việc theo dõi, mua hàng, lưu trữ vật tư và văn phịng phẩm.
 Thực hiện cơng tác tuyển dụng nhân sự cơng ty.
 Phịng kế tốn:
 Xuất hóa đơn cho khách hàng, theo dõi công nợ của các đại lý nước ngồi.
 Thực hiện các cơng việc hoạch tốn và thanh tốn các chi phí, doanh thu, đảm bảo
nguồn vốn hoạt động kinh doanh cho công ty.
 Tổng hợp số liệu về tài chính, giúp cho lãnh đạo nắm rõ tình hình hoạt động của
cơng ty, từ đố đưa ra phương án kinh doanh thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt dộng cho doanh nghiệp.
 Trợ giúp và tính tốn các khoản lương thưởng và các chế độ cho người lao động
theo qui định của điều lệ và các chế độ chính sách của cơng ty.
 Cung cấp báo cáo tình hình tài chính chính xác, kịp thời cho các bộ phận khác.
 Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ cho nhà nước.
1.1.5 Tình hình nhân sự của cơng ty

Số lượng nhân viên: 10 người, bao gồm 8 nam, 2 nữ, độ tuổi từ 23 – 40.
Đội ngũ nhân viên hầu hết đều đã tốt nghiệp cao đẳng, đại học và đã được đào tạo cơ bản
về nghiệp vụ, có kinh nghiệm thực tế và nhiệt tình với cơng việc. Mỗi nhân viên được bố
trí cơng việc phù hợp với năng lực và trình độ chun mơn.
STT
1

Đơn vị
Giám đốc

SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Số lượng (người)
1
Trang 7


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

2
3
4
5
Tổ thực tập gồm 5 thành
người

Phịng Giao nhận
4

Phịng Kinh doanh
2
Phịng Kế tốn
1
Phịng Nhân sự
2
viên thực tập ở các bộ phận: Giao nhận 2 người, Chứng từ 3

2.1 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
2.1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 1-1: Kết quả doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương Mại –
Dịch Vụ Tiến Hào giai đoạn 2014 – 2016
(Đvt: VND)

5,000,000,000
4,500,000,000
4,000,000,000
3,500,000,000
3,000,000,000
2,500,000,000
2,000,000,000
1,500,000,000
1,000,000,000
500,000,000
0

2014

Tổng doanh thu


Tổng chi phí

2015

2016

Lợi nhuận

cáo doanh thu tài chính từ bộ phận kế tốn cơng ty TNHH TM-DV Tiến Hào
SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 8

Nguồn:Báo


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

Biểu đồ 1-1 thể hiện doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty TNHH TM-DV Tiến
Hào giai đoạn 2014 – 2016
Qua biểu đồ trên, ta thấy được kết quả từ hoạt động kinh doanh của công ty không ngừng
tăng trưởng qua các năm, giai đoạn 2014-2016. Cụ thể như sau:

-

Tổng doanh thu:
Doanh thu năm 2015 so với năm 2014 tăng 22,46%, cụ thể là tăng 734,046,000 đ.
Doanh thu năm 2016 so với năm 2015 tăng 18,88%, cụ thể là tăng 755,487,000 đ.

Doanh thu của công ty tăng trưởng khá ổn định dần giai đoạn 2014-2016, sau khi
công ty được thành lập và đi vào hoạt động, tình hình kinh doanh đi vào nề nếp và
khá thuận lợi, xây dựng nên các mối quan hệ với đối tác, khách hàng, công ty đã
chứng tỏ được năng lực và khả năng thích nghi cao của mình trong lĩnh vực kinh
doanh xuất nhập khẩu này thông qua doanh thu tăng trưởng dần giai đoạn 2014-2016

từ 3,268,340,000 đ (năm 2014) lên 4,757,873,000 đ (năm 2016).
 Tổng chi phí:
- Chi phí năm 2015 so với năm 2014 tăng 25,31%, cụ thể là tăng 703,267,000 đ.
- Chi phí năm 2016 so với năm 2015 tăng 20,6%, cụ thể là tăng 717,472,000 đ.
- Công ty đã đi vào q trình hoạt động ổn định nhưng ln cần một khoảng chi phí cần
thiết để phục vụ cho hoạt động kinh doanh như: mua sắm thêm trang thiết bị, máy
móc, xe tải chở hàng hóa, chi phí lương thưởng cho nhân viên…. Nhưng đến năm
2016, chi phí của cơng ty tăng đột biến 717,472,000 đ (năm 2016) so với năm 2015.
SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 9


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

Đó là do, năm 2016 cơng ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực đầy tiềm
năng này, nên để có thể đứng vững công ty đã chi các khoảng chi phí lớn cho việc
nâng cấp hệ thống trang thiết bị, vật chất của công ty, mua sắm các phương tiện vận
tải hiện đại, mở rộng qui mơ… nhằm mục đích nâng cao chất lượng dịch vụ của mình,
đem đến sự phục vụ tốt nhất cho khách hàng và để thể hiện khả năng của công ty
trong thị trường phát triển mạnh mẽ này.
 Lợi nhuận:

- Lợi nhuận năm 2015 so với năm 2014 tăng 27,14%, cụ thể là tăng 111,059,000 đ.
- Lợi nhuận năm 2016 so với năm 2015 tăng 7,31%, cụ thể là tăng 38,015,000 đ.
- Công ty đã chứng tỏ được sự thành công của việc kinh doanh thông qua lợi nhuận
hằng năm tăng liên tục. Tuy mới được thành lập và hoạt động nhưng công ty đã tham
gia sôi nổi vào thị trường kinh doanh XNK, tạo dựng được uy tín và chỗ đứng vững
cho mình
2.1.2 THUẬN LỢI VÀ KHĨ KHĂN CỦA CƠNG TY:
2.1.2.1Thuận lợi:
- Cơng ty có đội ngũ nhân viên chăm sóc và tìm kiếm khách hàng tốt nên đã tạo dựng
nhiều mối quan hệ với khách hàng, với các doanh nghiệp trong và ngoài nước, cũng
như Ngân hàng. Vì vậy, trong tương lai cơng ty sẽ ngày càng phát triển và đứng vững
-

trong dịch vụ vận tải cũng như giao nhận hàng hóa XNK.
Có đội ngũ cán bộ, nhân viên, nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực XNK, đam mê nghề,
tuổi trẻ năng động, sáng tạo; ban lãnh đạo có tầm nhìn chiến lược giúp công ty không

-

ngừng phát triển.
Công ty đáp ứng được các hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị tốt cho hoạt động

-

kinh doanh thuận lợi.
Công ty đáp ứng được các hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị tốt cho hoạt động

kinh doanh thuận lợi.
2.1.2.2Khó khăn:
- Thị trường vận tải, giao nhận hàng hóa XNK thay đổi và phát triển nhanh chóng, địi

hỏi cơng ty phải thích ứng và đáp ứng các nhu cầu kịp thời của khách hàng, tránh bị
các đối thủ đè bẹp.
SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 10


BÁO CÁO THỰC TẬP

-

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

Nhân viên trong công ty đa phần là trẻ tuổi, nên kinh nghiệm chun mơn cịn thấp;
số lượng nhân viên ít nên vào những mùa cao điểm của hàng XNK, mỗi nhân viên

-

phải làm nhiều công việc, áp lực công việc dễ dẫn đến sai sót.
Là một cơng ty tư nhân, cơ cấu tổ chức còn khá đơn giản, thiếu linh hoạt nên hiệu quả
kinh doanh chưa cao, sức cạnh tranh còn yếu so với các đối thủ khác trong lĩnh vực
này.

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH TM-DV TIẾN HÀO
2.1.

Phân tích quy trình nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Cơng ty

TNHH Tiến Hào

2.1.1. Các chứng từ, giấy tờ có liên quan tới khâu xuất khẩu
Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thông quan) được xác nhận bởi Chi cục Hải Quan Cửa
Khẩu Cảng Sài Gòn KV1
-

Sales contract: hợp đồng mua bán kí kết giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu

-

Comercial Invoice: hóa đơn thương mại do bên bán phát hành

-

Packing list: phiếu đóng gói do bên bán phát hành

-

Các loại giấy chứng nhận:
 Giấy Chứng nhận chất lượng: do nhà xuất khẩu phát hành
 Giấy Chứng nhận hun trùng
 Giấy Chứng nhận xuất xứ( C/O): do phòng quản lý XNK khu vực Tp.HCM
trực thuộc Bộ Công Thương cấp

SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 11


BÁO CÁO THỰC TẬP


GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

-

Lệnh cấp container rỗng:do hãng tàu cấp

-

B/L Information: người bán và bên giao nhận lập

-

B/L( HB/L,MB/L): hãng tàu cấp MB/L,người giao nhận cấp HB/L

2.1.2 Tìm kiếm khách hàng và kí hợp đồng dich vụ
Nhân viên Sales của bộ phận kinh doanh Công ty TNHH TMDV Tiến Hào sẽ tìm
kiếm những khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải hàng xuất khẩu của
cơng ty mình.Thơng qua nhiều cách như:
-

Đăng thông tin giới thiệu công ty trên Website, trên các diễn đàn xuất – nhập khẩu
cùng với những dịch vụ của cơng ty để khách hàng tìm hiểu như: nhận làm thủ tục
hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa trong nội địa, làm
giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa, hay giấy kiểm dịch cho hàng hóa …..

-

Tìm kiếm trên Web các doanh nghiệp đang có nhu cầu xuất khẩu, nhập khẩu hàng
hóa, sau đó chủ động liên lạc để giới thiệu về công ty và các dịch vụ của công ty.


-

Thông qua bạn bè cùng làm việc trong ngành.

Khách hàng yêu cầu báo giá và lịch tàu xuất hàng với tên hàng, volume, trọng lượng.
Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tư vấn loại cont nào và lịch tàu nào phù hợp với yêu
cầu của khách hàng.Kiểm tra giá và lịch tàu trong dữ liệu có sẵn hoặc kiểm tra với hãng
tàu. Sau đó báo với khách hàng.
Sau khi nhân viên Sale của phòng Kinh doanh kết thúc báo giá giao nhận, nếu khách
hàng đồng ý thì cơng ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng, hợp đồng thể hiện
mối quan hệ làm ăn và trách nhiệm pháp lý giữa Công ty Tiến Hào với công ty khách
hàng mà Tiến Hào làm dịch vụ.
Hợp đồng dịch vụ được công ty soạn thảo bao gồm các điều khoản cơ bản thể hiện
đầy đủ quyền và nghĩa vụ giữa các bên.Trong đó có quy định về khâu chứng từ:

SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 12


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

 Bên nhà xuất khẩu: Phải cung cấp đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ, hợp pháp của
lô hàng nhập khẩu, cũng như thời gian và kế hoạch nhận hàng cho công ty
giao nhận trước để kịp thời chuẩn bị.
 Bên công ty Cơng ty TNHH TMDV Tiến Hào: hồn tất dịch vụ giao nhận
hàng xuất khẩu, gửi giấy báo thanh toán Debit Note cho nhà xuất khẩu để
nhận tiền thanh toán.

Hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa Công Ty TNHH Thành Nghĩa (Việt Nam)
và Công ty Sax Lift A/S Đan Mạch, xuất khẩu lô hàng Bàn nâng bằng thủy lực (sắt sơn),
hàng nguyên container.
Trong phạm vi bài báo cáo này, em xin trình bày lại nghiệp vụ chứng từ xuất khẩu lô
hàng trên tại Công ty TNHH TMDV Tiến Hào, theo vận đơn số VNSGN4613704080
ngày 17/04/2017 thuộc hợp đồng số 36 ngày 14/03/2017.
2.1.3 Liên hệ các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển
Căn cứ vào những thơng tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ
với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu
chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường.
2.1.4 Hỏi giá và chào giá khách hàng
Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tàu, tính tốn chi phí và tiến
hành chào giá cho khách hàng. Các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu đều
phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết.
2.1.5 Chấp nhận giá
Nếu giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng
sẽ gửi booking request (yêu cầu đặt chổ) cho bộ phận kinh doanh. Booking request này
xác nhận lại thơng tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng,
trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng kho người gửi hàng hay đóng tại bãi
container của cảng), cảng hạ container có hàng để thơng quan xuất khẩu (hạ container ở
cảng nào thì thơng quan tại cảng đó), cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy.
SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 13


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy


2.1.6 Tiếp nhận thơng tin và chứng từ có liên quan tới lơ hàng từ khách hàng
Sau khi nhân viên Sales của phòng Kinh doanh công ty Tiến Hào báo giá mới nhất
cho khách hàng là Công Ty Kỹ Thuật Thành Nghĩa (sau đây xin viết tắt là Thành Nghĩa)
thì khách hàng sẽ gửi những thông tin và chứng từ cần thiết về lơ hàng cho cơng ty Tiến
Hào tiến hành quy trình chứng từ cần thiết để giao nhận lô hàng trên tới bên nhập khẩu.
Những chứng từ Tiến Hào nhận được từ Thành Nghĩa trong giai đoạn này bao gồm:
 Hợp đồng ngoại thương
 Hóa đơn thương mại
 Phiếu đóng gói
Trách nhiệm của Phòng Chứng Từ lúc này là xem xét và kiểm tra thơng tin các chứng từ
trên xem có hợp lý và có thiếu sót gì khơng để xác nhận lại với khách hàng.
+ Sales Contract (Purchase order):
 Nhân viên cần nắm bắt,kiểm tra kĩ thông tin quan trọng sau:
 Số và ngày hợp đồng:số 36, ngày 14/03/2017
 Tên và địa chỉ người bán: Công Ty TNHH Kỹ Thuật Thành Nghĩa, địa chỉ số 36/5
Khu phố Trung, Vĩnh Phú, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.
 Tên và địa chỉ của người mua: Công ty Sax Lift A/S Đan Mạch, địa chỉ ENGVEJ
10, DK 6600, VEJEN, DENMARK.
 Mô tả hàng hóa: Bàn nâng bằng thủy lực (sắt sơn)
 Tổng tiền: 25.808,64USD
 Phương thức thanh toán: TTR (chuyển tiền bằng điện)
 Thời điểm giao hàng: ETD: 17/04/2017, ETA 25/05/2017
 Tên cảng bốc: Hồ Chí Minh; cảng dỡ: AARHUS, DENMARK.
+ Commercial invoice( hóa đơn thương mại): nhân viên chứng từ cần kiểm tra độ
chính xác các thơng tin trên đây so với thơng tin trên hợp đồng và phiếu đóng gói:
SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 14



BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

 Số và ngày của hợp đồng trên hóa đơn
 Số và ngày của hóa đơn: số 17/TN-SL/03 ngày 12/3/2017
 Tên và địa chỉ các bên mua bán.
 Mơ tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng đơn giá).
 Tổng trị giá: 25.808,64USD
 Điều kiện cơ sở giao hàng : F.O.B HOCHIMINH PORT - VIETNAM
+ Packing list (phiếu đóng gói): nhân viên chứng từ kiểm tra:
 Số và ngày của invoice trên Packing list.
 Mơ tả hàng hóa (tên hàng, số lượng).
 Đơn vị tính: 10(set)
 Trọng lượng tịnh: 8664 kg, trọng lượng cả bì 9114 kg
 Đóng trong 06 Pallet.
2.1.7 Nhận Booking request từ khách hàng và gửi Booking request cho hãng tàu
Sau khi công ty Thành Nghĩa gửi thông tin lô hàng và những chứng từ trên cho công ty
Tiến Hào và nhận được sự xác nhận từ Tiến Hào, công ty Tiến Hào lập “Booking
request” gửi tới Hãng tàu .
Trên Booking request thể hiện rõ các thông tin về lô hàng:
 Người gửi hàng
 Người nhận hàng
 Tên hàng
 Trọng lượng
 Loại container:20’
 Nơi đóng hàng : CY/CY

SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền


Trang 15


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

 Cảng hạ container có hàng để thơng quan xuất khẩu: Cát Lái (hạ container ở
cảng nào thì thơng quan tại cảng đó)
 Cảng đến (nước nhập khẩu): Đan Mạch
 Dự kiến ngày tàu chạy:17/04/2017
 Dự kiến ngày tàu đến: 25/05/2017
Nhân viên chứng từ công ty Tiến Hào kiểm tra và dựa trên đó để lập, gửi Booking
request cho hãng tàu.
Lơ hàng này xuất theo điều kiện FOB nên đã chọn hãng tàu MARK LINE do công
ty Cổ phần DACHSER VN làm đại lý tại Việt Nam nên Booking request được nhân viên
chứng từ công ty Tiến Hào gửi tới công ty DACHSER VN.
Lúc này, nhân viên chứng từ bên Tiến Hào phải chờ đại lý hãng tàu (DACHSER
VN) làm việc với hãng tàu Mark Line nhằm mục đích xác nhận đặt chỗ với hãng tàu .
2.1.8 Nhận Lệnh cấp container rỗng từ hãng tàu và gửi cho khách hàng
Sau khi công ty DACHSER VN nhận Booking Confirmation (Lệnh cấp container
rỗng) từ hãng tàu MARK LINE thì sẽ gửi lại Lệnh cấp container rỗng cho công ty Tiến
Hào, nhân viên chứng từ công ty Tiến Hào gửi lại cho khách hàng là công ty Thành
Nghĩa.
Theo trình tự, khi có Lệnh cấp container rỗng thì chủ hàng sẽ đi ra cảng Cát Lái để
lấy container đóng hàng nhưng do lơ hàng này bên Thành Nghĩa thuê luôn dịch vụ khai
hải quan và giao nhận của Tiến Hào nên chủ hàng gửi lại Lệnh cấp container rỗng cho
Tiến Hào để nhân viên giao nhận đi làm việc đó.Việc này dẫn thêm bước lập Booking
profile:
Nhân viên kinh doanh sẽ lập Booking profile để kê khai sơ lược thông tin về lô

hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp. Những thông tin trên Booking profile
như sau:
SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 16


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

 Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax
 Tên hãng tàu
 Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy
 Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect)
 Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…
2.1.9
Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Sau khi có được thơng tin từ lơ hàng từ công ty Thành Nghĩa, công ty tiến hào gửi
Email booking cho hãng tàu Dachser VN về các thông tin như: tuyến đường vận chuyển
từ Hồ Chí Minh đến Đan Mạch) , 9114 kg, 1 container 20’DC, ngày dự kiến xuất đi
(ETD là 17/04/2017).
Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên Booking request của Thành Nghĩa gửi đến và
gửi Booking request đến hãng tàu Dachser đặt chỗ. Sau đó hãng tàu Dachser sẽ xác nhận
việc đặt chỗ thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi Booking Confirmation
hay còn gọi là lệnh cấp container rỗng. Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng những
thông tin cần thiết sau: số Booking, tên tàu, cảng xếp hàng, closing time.
Sau khi có Booking Confirmation của hãng tàu Danchser nhân viên kinh doanh sẽ
gửi Booking này cho Thành Nghĩa dể họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan
xuất khẩu.

2.1.10 Làm thủ tục và chuẩn bị Bộ chứng từ để khai hải quan
2.1.10.1
Chuẩn bị hàng hóa
Cơng ty Thành nghĩa chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu.
2.1.10.2

Chuẩn bị bộ chứng từ

Người giao nhận phải liên hệ với nhà xuất khẩu là Thành Nghĩa chuẩn bị các giấy
tờ để thay mặt người xuất khẩu khai hải quan cho lô hàng, bộ chứng từ bao gồm:
 Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải
quan lưu)
SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 17


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

 Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao
 Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính
 Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính
 Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh ngiệp
mới xuất khẩu lần đầu)
 Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản
2.1.10.3

Khai hải quan điện tử cho lô hàng


Bộ phận chứng từ của Tiến Hào tiến hành khai hải quan điện tử cho lô hàng, sử
dụng phần mềm ECUS5-VNACCS:
Bước 1: Vào hệ thống chọn thông tin doanh nghiệp xuất nhập khẩu và tìm doanh nghiệp
cần khai báo
Vì đây là doanh nghiệp lần đầu tiên khai báo hải quan thì sẽ phải nhập thơng tin doanh
nghiệp bao gồm:
+ Mã số công ty: 3700645305
+ Tên công ty: Công Ty TNHH Kỹ Thuật Thành Nghĩa
+ Địa chỉ công ty: 36/5 Khu phố Trung, Vĩnh Phú, Thuận An, Bình Dương
+ Số điện thoại /Fax: 06503737670
Sau khi điền đầy đủ thông tin rồi nhấp chuột vào ơ chọn
Bước 2: Đăng kí tờ khai xuất khẩu (EDA)
Điền các thông tin cần khai báo ở mục thơng tin chung
 Nhóm loại hình: Kinh doanh, đầu tư
Số tờ khai đó hệ thống tự động nhập
Mã loại hình: B11 Xuất kinh doanh, xuất khẩu của doanh nghiệp đầu tư
 Cơ quan hải quan: 02CI : Chi cục Hải quan CK Cảng Sài Gòn KV I
 Mã bộ phận xử lý tờ khai: 02 đội thủ tục hàng hóa xuất khẩu
 Ngày khai báo dự kiến : (có thể để trống)
 Đơn vị nhập khẩu
-Người xuất khẩu: thông tin này đã có sẵn khi điền thơng tin ở bước 1
-Người nhập khẩu: có thể điền những thơng tin chính sau đây:
Mã: (Mã doanh nghiệp có thể để trống)
Tên: SAX LIFT A/S
SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 18



BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

Mã bưu chính: (có thể để trống)
Địa chỉ: ENGVEJ 10, DK 6600, VEJEN, DENMARK
Mã nước: DK: DENMARK
Mã đại lý hải quan: (có thể để trống)
 Vận đơn
- Số vận đơn: VNSGN46137080
- Số lượng: 6 : mã đơn vị PK (Package)
- Tổng trọng lượng hàng (Gross): 9.114,000: mã đơn vị KGM (kilogam)
- Mã địa điểm lưu kho hàng thông quan dự kiến: 02CIOZZ: điểm lưu kho HH XK
02CI
- Địa điểm nhận hàng cuối cùng: DKAAR: AARHUS
- Địa điểm xếp hàng: VNCLI: CANG CAT LAI (HCM)
- Phương tiện vận chuyển: 9999: MS TIGER 1724 (Tên tàu và số hiệu tàu)
- Ngày đi dự kiến: 17/04/2017

SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 19


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

Thơng tin hóa đơn
- Phân loại hình thức hóa đơn: A: giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền

Để phân biệt tính thuế với hóa đơn khơng phải tính tiền như hàng cho, biếu tặng….
- Số hóa đơn; Ngày phát hành; Phương thức thanh tốn; Mã phân loại hóa đơn; Đk
giá hóa đơn; Tổng giá trị hóa đơn; Mã đồng tiền: USD: điền đầy đủ chính xác dựa
vào Commercial Invoice do Cơng ty Thành Nghĩa gửi.
 Thuế và bảo lãnh
Tổng hệ số phân bổ trị giá tính thuế: 25.808,64 USD

 Thơng tin vận chuyển:
- Ngày khởi hành vận chuyển: 13/04/2017
SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 20


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

-

Địa điểm tính cho vận chuyển bảo thuế: 02CIS01: Tổng công ty Tân Cảng Sài
Gịn
- Ngày đến: 13/04/2017
 Thơng tin đính kèm: Ở mục này, chỉ cần đính kèm file Excel ghi list container
 Thông tin hợp đồng
- Số HĐ, Ngày hợp đồng: số 36 ngày 14/03/2017 (dựa vào Purchase Order)

 Phần ghi chú
Là phần ghi chú thêm trên tờ khai hải quan, thường là thông tin về hợp đồng PO: 36
(13/04/2017), hàng đã hạ Cát Lái, 1x20’

 Danh sách hàng
Ở bước này, phải điền đầy đủ chính xác tên mặt hàng bằng Tiếng Việt, xuất xứ, số lượng,
đơn vị tính, đơn giá hóa đơn, trị giá hóa đơn cho từng mặt hàng. Ở cột mã HS tra số HS
tương ứng của mặt hàng xuất khẩu theo cuốn biểu thuế NK năm 2015, đồng thời tra mức
thuế suất VAT tương ứng để hệ thống xử lý và tính thuế.

SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 21


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

Bước 3: Sau khi đã khai xong tờ khai, sẽ chọn khai trước thông tin tờ khai (EDA) và lấy
thông tin tờ khai
Gửi cho khách hàng kiểm tra và in tờ khai nháp để kiểm tra trước khi truyền tờ khai, khai
chính thức tờ khai (EDC)
Bước 4: Khai chính thức tờ khai (EDC)
Bước 5: Lấy kết quả phân luồng, thông quan, xem kết quả tờ khai
Nếu có sai sót mà chỉnh sửa được chọn mục 5.1 lấy tờ khai về chỉnh sửa (EDD)
Sau đó chọn mục 5.2 Khai trước thơng tin tờ khai sửa (EDA 01)
Sau khi đã sửa xong, thì chọn mục 5.3 khai chính thức tờ khai đã chỉnh sửa (EDE)
Cuối cùng là chọn mục 5.4 lấy kết quả thông quan, phân luồng sửa
Bước 6: Xem thông tin tờ khai trả về, kiểm tra lại một lần nữa, trước khi in ra giao cho
nhân viên giao nhận để đi mở tờ khai và thông quan xuất khẩu.
2.1.11 Yêu cầu khách hàng gửi chi tiết làm vận đơn ( B/L Information)
Bộ phận chứng từ của Tiến Hào có trách nhiệm theo dõi lô hàng để lập chứng từ
hang xuất. Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ như sau:

-

Liên lạc với công ty Thành Nghĩa để kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tất thủ tục xuất
hàng hay chưa.

-

Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhật sắp xếp container lên tàu.

SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 22


BÁO CÁO THỰC TẬP

-

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin (B/L Information) để phát hành vận đơn.
Nội dung gồm những chi tiết sau:
 Người gửi hàng
 Người nhận hàng
 Tên tàu\ số chuyến
 Cảng xếp hàng
 Cảng dỡ hàng
 Nơi giao hang
 Điều kiện vận chuyển hàng: CY\CY
 Ngày xếp hàng lên tàu: Shipped on board date… (Những thông tin về tên tàu số

chuyến cảng đi, cảng đến phải trùng khớp với booking confirmation của hãng tàu
đã gửi trước đó)
 Số container\số seal
 Số lượng container
 Mơ tả hàng hóa
 Số kiện
 Trọng lượng hàng cả bì
 Đại lý giao nhận ở cảng đến của Tiến Hào
2.1.12 Phát hành vận đơn

2.1.1.1.

Lập H.B/L cho khách hàng

Sau khi bộ phận giao nhận hoàn thành xong thủ tục xuất hàng, bộ phận chứng từ
hàng xuất của công ty Tiến Hào sẽ phát hành vận đơn nháp cho cơng ty Thành Nghĩa để
khách hàng của mình kiểm tra lại thơng tin nhằm tránh những sai sót về sau.

SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 23


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

Sau khi công ty Thành nghĩa phản hồi và xác nhận lại chính xác, Tiến Hào sẽ cấp
HB/L gốc cho khách hàng.
2.1.1.2.


Gửi chi tiết B/L cho hãng tàu để nhận M.B/L

Đồng thời với việc gửi HB/L cho cơng ty thì cơng ty Tiến Hào tiếp tục lập và gửi
B/L Information cho hãng tàu

thông qua đại lý để yêu cầu phát hành vận

đơn(MB/L).Trong đó có sự khác so với HB/L về:
+ Shipper: Cơng Ty Thành Nghĩa
+ Consignee: Sax lift A/S
Sau khi được cấp MB/L nháp từ hãng tàu, nhân viên chứng từ của Tiến Hào kiểm
tra đối chiếu lại HB/L và MB/L xem có gì khác biệt khơng để chỉnh sửa (nếu có), phản
hồi lại với hãng tàu để được cấp MB/L gốc.
2.1.13

Gửi bộ chứng từ cho đại lý nước ngoài

Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ bên công
ty Tiến Hào gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển cho đại lý của mình bên
Đan Mạch để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến:
 Người gửi/Người nhận
 Tên tàu/ số chuyến
 Cảng đi/ cảng đến
 ETD/ETA (Ngày đi / ngày dự kiến đến),
 Số vận đơn (HB/L,MB/L),
 Loại vận đơn (surrender, Original, seaway bill…),
 Hợp đồng
 Invoice
 Packing

SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 24


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thúy

Đính kèm là bản sao HB/L, MB/L.
2.1.14 Theo dõi lô hàng cho đến khi hàng tới cảng đích
Cơng ty Tiến Hào tiếp tục cập nhật thông tin, theo dõi lô hàng trên hệ thống
website của công ty.Tiến hành hỗ trợ đại lý nước ngồi của mình khi cần thiết cho tới khi
hàng tới cảng đến an tồn.
2.1.15 Lập chứng từ kế tốn, lưu hồ sơ
Lập chứng từ kế toán:
 Dựa vào booking Profile, điều khoản về cước phí là trả trước (freight prepaid) nên
nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) gửi khách hàng và chuyển cho bộ
phận kế toán để theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh tốn cước phí và
các khoản phí liên quan (THC, Bill fee, Seal fee…) thì nhân viên chứng từ mới cấp phát
vận đơn cho họ.
 Nếu trường hợp cước phí trả sau (freight collect) nhân viên chứng từ sẽ làm Debit
note (giấy báo nợ) thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người
gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn.
Quyết toán và lưu hồ sơ:
 Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, người giao nhận bên
Tiến Hào sẽ trả chứng từ lại cho khách hàng và công ty Thành Nghĩa cũng lưu lại 1 bộ.
 Đồng thời, Công ty Tiến Hào gửi bản Detbit Note (giấy báo nợ) cho khách hang
(lưu lại 1 bản dành cho cơng ty). Trên đó liệt kê chi tiết gồm: các khoản chi phí mà cơng
ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các chi phí khác…Sau

đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ
chứng từ cùng với Debit Note quyết toán với khách hàng.
2.2 Đánh giá về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Cơng ty TNHH
SVTT: Nguyễn Thị Thu Hiền

Trang 25