HỘI ĐỒNG KHOA HỌC
ĐƠN VỊ: TRƯỜNG THCS NGUYỄN DU

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
ỨNG DỤNG MICROSOFT ACCESS LẬP TRÌNH PHẦN
MỀM QUẢN LÍ HỒ SƠ HỌC SINH NGHỈ-BỎ HỌC
- Họ và tên người thực hiện: PHAN KHÁNH DUY
- Môn, lĩnh vực: Phần mềm quản lí

Lộc Ninh, ngày 20 tháng 3 năm 2020


-1-

ỨNG DỤNG MICROSOFT ACCESS - LẬP TRÌNH PHẦN MỀM
QUẢN LÍ HỒ SƠ HỌC SINH NGHỈ HỌC – BỎ HỌC
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
- Đối với mỗi giáo viên ngoài việc giảng dạy các môn trên lớp, nghiên
cứu khoa học được xem như một trong những biện pháp hữu hiệu để góp
phần nâng cao năng lực chuyên môn và tiếp cận với lĩnh vực chúng ta u
thích. Ngồi ra, NCKH cịn cho ta một tác phong làm việc khoa học, rèn
luyện cho chúng ta cách nhìn nhận vấn đề một cách khách quan, tiếp cận từ
nhiều phía.
- Vào ngành giáo dục vào đầu năm học 2008 - 2009, với cơng việc
chính là giáo viên dạy bộ môn Tin học, nhưng đến năm 2015 -2016 tơi cịn
kiêm nhiệm thêm cơng tác văn phịng (do Nhân viên Văn thư chuyển công
tác, đơn vị chưa có nhân sự mới). Cơng việc mới như soạn thảo văn bản,
thống kê báo cáo, lưu trữ công văn tôi làm khá ổn vì chun mơn là Tin học
nên tiếp cận cũng tương đối. Tơi cịn quản lý lưu trữ các loại hồ sơ của giáo
viên, học bạ học sinh; đối với hồ sơ học bạ các học sinh đang học thì cơng
việc quản lý lưu trữ cũng tương đối dễ dàng vì học bạ được sắp xếp theo từng

khối, lớp của từng năm học.
- Riêng với mảng hồ sơ học bạ của các học sinh đã nghỉ - bỏ học
được lưu trữ qua nhiều năm lưu trữ chưa khoa học, chỉ bố trí 2, 3 tủ để lưu hồ
sơ thiếu sổ ghi chép thơng tin, thậm chí cịn số lượng lớn học bạ học sinh đã
nghỉ trên 15 năm mà vẫn còn học sinh (phụ huynh) liên hệ đến rút hồ sơ. Vì
vậy việc quản lý số hồ sơ học bạ trên gặp rất nhiều khó khăn cho bản thân tôi
và mất nhiều thời gian đị lại cho Phụ huynh, đơi khi phải hẹn cả tuần để tìm
hồ sơ nhiều khi thất lạc khơng tìm được.
- Việc quản lý hồ sơ – học bạ học sinh dòi hỏi người quản lý hồ sơ
phải cần cù, siêng năng và biết cách sắp xếp, quản lý hồ sơ học bạ một cách


-2-

khoa học ngăn nắp, tránh xãy ra việc thất lạc hay làm mất nhiều thời gian khi
Phụ huynh đến liên hệ rút hồ sơ học bạ.
- Qua gần hai năm học làm công tác kiêm nhiệm văn thư, công việc
quản lý, lưu trữ số hồ sơ học bạ của các học sinh đã nghỉ - bỏ học là công việc
làm tơi bận tâm nhất vì khi có Phu huynh đến rút học bạ nhất là những học bạ
đã quá củ, lâu năm thì vừa mất thời gian cho bản thân mà khơng biết được
chúng cịn hay đã thất lạc.
- Hơn bốn năm trăn trở với khó khăn trên, đến tháng 12/2019 tôi
quyết tâm đưa ứng dụng tin học vào công việc quản lý, lưu trữ số hồ sơ học
bạ của các học sinh bằng cách lập trình trên nền tảng Microsoft Access để
tạo ra phần mềm quản lí hồ sơ học sinh nghỉ-bỏ học trên máy tính
II. NỘI DUNG
1. Thuận lợi
- Được sự quan tâm của Ngành, của Sở Giáo Dục, Khoa học và Cơng
nghệ Bạc Liêu, Phịng Giáo Dục – Đào Tạo Hồng Dân , Ban Giám Hiệu nhà
trường . Nhà trường được trang bị một số máy Vi tính và máy in để sử dụng

riêng cho bộ phận văn phòng nên thuận tiện ứng dụng phần mềm Quản lý hồ
sơ học bạ.
- Trường THCS Nguyễn Du được xây dựng khang trang chuẩn Quốc
gia nên có đủ phịng làm việc, đảm bảo nơi lưu trữ hồ sơ học bạ với đầy đủ
các kệ, tủ đựng hồ sơ.
- Bản thân đào tạo, nắm vững tương đối tốt về lĩnh vực công nghệ
thông tin. Từng viết một số phần mềm ứng dụng công tác quản lý, ứng dụng
học tập nên cũng thuận lợi cho cơng tác nghiên cứu.
- Bên cạnh đó thầy cô, các anh chị đồng nghiệp, đặc biệt là đồng chí
Nhân viên Văn phịng hiện tại ln tạo điều kiện giúp đở tôi trong việc di dời,
sắp xếp các hồ sơ học bạ theo trình tự được quy định trong phần mềm quản lý
học bạ.
2. Khó khăn


-3-

- Trường THCS Nguyễn Du là một trường có tiền thân lâu đời từ
Trường phổ thông cấp I, II Lộc Ninh, về sau di dời về địa điểm mới thành lập
Trường THCS Nguyễn Du năm học 2004 - 2005. Từ đó đến nay đã qua trên
20 năm nên số lượng hồ sơ học bạ của học sinh nghỉ - bỏ học được lưu trữ rất
nhiều.
3. Quá trình thực hiện phần mềm quản lý, lưu trữ số hồ sơ học bạ
của các học sinh đã nghỉ - bỏ học
3. 1 Mô tả các thực thể dữ liệu
- Thực thể thông tin cá nhân của hồ sơ học sinh nghỉ-bỏ học

- Thực thể thông tin năm nghỉ-bỏ học, nơi lưu hồ sở



-4-

- Thực thể thông tin cá nhân rút hồ sở

3. 2 Liên kiết quan hệ giữa các thực thể lưu trữ số hồ sơ học bạ
của các học sinh đã nghỉ - bỏ học bằng phần mềm Microsoft Access


-5-

3.3. Mơ hình luồng dữ liệu của chương trình

QUẢN LÍ HỌC SINH
NGHỈ - BỎ HỌC

LÝ LỊCH
HỌC SINH

- Cập nhật thông
tin cá nhân
- Cập nhật nơi
sinh
- Cập nhật lớp
năm thôi học
- Cập nhật thơng
tin GVCN

TÌM KIẾM
THƠNG TIN


- Tìm thơng tin
học sinh thôi học
thông qua tên,
năm học, giáo
viên chủ nhiệm
- In danh sách
theo u cầu tìm
kiếm thơng tin

RÚT HỒ SƠ
HỌC SINH

- Cập nhật thơng
tin khi có học
sinh liên hệ rút
hồ sơ trong cơ
sở dữ liệu.
- Xuất biểu mẫu
đơn xin rút hồ
sơ để lưu trữ


-6-

3. 4 Hướng dẫn sử dụng chương trình
A. Đăng nhập mật khẩu chương trình

Pass: 123456
B. Cập nhật thơng tin đơn vị sử dụng


C. Vào hệ thống chương trình thì người sử dụng cần nắm được một số
lưu ý như sau:


-7-

c1. Từ giao diện chính tiến hành chọn nút lệnh Xóa dữ liệu phần mềm để
xóa tồn bộ dữ liệu để tiến hành khai báo mới, các bước xóa từ trên
xuống dưới, từ trái qua phải






Xóa dữ liệu rút hồ sơ
Xóa dữ liệu học sinh
Xóa dữ liệu năm học
Xóa dữ liệu nơi sinh
Xóa dữ liệu GVCN

c2. Tiến hành chọn nút lệnh Cập nhật thông tin nơi sinh để nhập vào


-8-

c3. Chọn nút lệnh Cập nhật Giáo viên chủ nhiệm (GVCN cập nhật họ và
tên giáo viên chủ nhiệm lớp mà học sinh nghỉ-bỏ học của năm đó.)

c4. Chọn nút lệnh Cập nhật thông tin học sinh để cập nhật thông tin

nghỉ-bỏ học

Bước 1: Chúng ta phân chia hồ sơ các em nghỉ học theo trình tự như
sau: năm nghỉ học, tủ lưu trữ, ngăn lưu (sơmi dây) để tiện việc tìm kiếm.
Vd: - Ở đây tơi minh họa có 12 năm từ 2010 – 2021
- Về tủ lưu trữ có 02 tủ (tủ 1 chứa 6 ngăn lưu (6 sơmi dây), tủ 2
cũng vậy.
Bước 2: Cập nhật thông tin các em nghỉ học:
- Dùng chuột nháy nút + (Màu đen) bên góc trái của năm nghỉ học sẽ
hiển thị ra bảng biểu để nhập vào như sau:


-9-

- Dời con trỏ soạn thảo về ngay đầu dòng có dấu * (bên trái dịng cuối cùng
của bảng màu trắng để nhập vào:
- Mã hồ sơ: Để tránh nhập trùng mã bị lỗi nên nhập như sau: Lấy
02 số phía sau của năm bỏ học và 02 số mới theo thứ tự từ trên xuống
làm mã: học sinh nghỉ năm 2010 thì lấy 10 + 01 (thí sinh đầu tiên) thế
là được.
- Họ lót, tên, địa chỉ, lớp: nhập văn bản bình thường, khơng cần
nhập chữ in hoa vì phần mềm có code chuyển về in hoa khi in ra văn
bản giấy.
- Năm sinh: Nhập kiểu: dd/mm/yyyy
- Nơi sinh, GVCN ta chọn nút lệnh đỗ xuống là có vì đã cập nhật
bên trên.
- Thứ tự hồ sơ: Để tiện việc lưu và tìm hồ sơ từ máy tính ra hồ sơ
thực tế. Cho nên khi nhập xong ta đánh số thứ tự lên bìa hồ sơ học sinh
trùng với số thứ tự đánh trên máy, sau khi nhập hoàn thành hết các em
bỏ học năm 2010 thì cho vào tủ 01 tại vị trí ngăn lưu 01 (sơmi dây 01)

Vd: Ở đây lấy ví dụ năm 2010

- Thao tác tương tự như thế cho đến khi hết các em học sinh nghỉ-bỏ
học là được.


- 10 -

- Nhập xong 01 năm học ta có thể chọn dấu - (Màu đen) bên góc trái
của năm nghỉ học sẽ đóng bảng biểu vừa nhập.
c5. Sử dụng cơng cụ tìm kiếm thơng tin học sinh trên máy tính

- Chọn nút lệnh Tìm kiếm thơng tin học sinh: Ở đây có 03 cơng cụ
tìm kiếm đó là:
+ Tìm thơng tin theo năm nghỉ-bỏ học của học sinh:
+ Tìm thơng tin theo tên học sinh:
+ Tìm thơng tin theo GVCN
Vd: Lấy tìm theo tên làm ví dụ: Tìm tên An
Bước 1: Gõ An vào thì text bên dưới sẽ hiển thị ra thông tin tất
cả các em nghỉ học trong hệ thống chương trình, nhìn vào thơng
tin này để xác định xem đối tượng cần tìm.


- 11 -

Bước 2: Di chuyển thanh cuốn dọc, ngang để kiểm tra thơng tin
xem đối tượng cần tìm nghỉ năm nào, lưu tủ nào, ngăn nào (sơmi
nào), vị trí hồ sơ thứ mấy…, đều hiển thị trên phần mềm. Vậy ta
có thể tiến hành lấy hồ sơ thực tế từ các tủ lưu hồ sơ.
* Nhấn vào nút In danh sách sẽ cho ra một bản danh sách cụ thể

từng đối tượng tên An. (xem kiểm chứng)

c6. Cập nhật thông tin cá nhân rút hồ sơ
- Sau khi đã lấy hồ sơ từ tủ lưu trữ ra thì tiến hành nhập vào máy thông
tin của đối tượng đã rút hồ sơ như sau:
Bước 1: Quay lại nút lệnh Cập nhật thông tin học sinh.
Bước 2: Dùng chuột nháy nút + (Màu đen) bên góc trái của năm nghỉ
học
Bước 3: Tiếp tục nháy nút + (Màu đen) bên góc trái mã hồ sơ, khi đó
hiển thị ra bảng biểu để nhập vào như sau:


- 12 -

- Nhập ngày rút hồ sơ: Kiểu dd/mm/yyyy
- Họ tên người rút: Tự rút hay người thân, diễn giải thêm
Vd: Tôi nhập thông tin em Trần Lê Văn Đình An rút hồ sơ.
- Ngập ngày 01/02/2019
- Người rút: Trần Trung Chính
- Quan hệ: Cha học sinh, rút hồ sơ đi học nghề
c7. In mẫu đơn xin rút hồ sơ
- Sau khi đã lấy hồ sơ từ tủ lưu trữ và nhập thơng tin rút hồ sơ vào máy
thì công đoạn cuối cùng là In mẫu đơn xin rút hồ sơ để cho người rút hồ sơ
ký nhận, lưu trữ lại tại đơn vị:
Bước 1: Chọn nút lệnh In mẫu đơn xin rút hồ sơ.
Bước 2: Dùng chuột chọn thông tin đối tượng cần in đơn.
Bước 3:
- Nháy nút Xuất mẫu đơn để xem trước biểu mẫu đơn cần in.
- Nháy nút In mẫu đơn để kết nối ra máy in.



- 13 -

Vd: Tơi chọn thơng tin em Phạm Bình An rút hồ sơ.

(Mẫu đơn được xuất ra)


- 14 -

c8. Bảo mật phần mềm
- Chương trình thiết kế có chức năng cho phép người sử dụng thay đổi
mật khẩu nhằm bảo mật thông tin.
- Để thay đổi mật khẩu thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn nút lệnh Thay đổi mật khẩu phần mềm

Bước 2: Gõ đúng mật khẩu ban đầu (123456) vào ô Xác nhận
mật khẩu
Bước 3: Nhập mật khẩu mới vào ô Mật khẩu mới
Bước 4: Chấp nhận
- Vậy là đổi mật khẩu thành cơng.
D. Hồn thiện cơ sở dữ liệu
- Khi đã cập nhật cơ sở dữ liệu học sinh nghỉ-bỏ học hồn thành thì
việc tìm kiếm là rất tiện lợi.
- Lưu ý khi lấy hồ sơ phải tiến hành cập nhật Rút hồ sơ để lưu trữ, khi
cần thiết tìm kiếm sẽ có thơng tin nhanh chóng.
Vd: Em Trần Lê Văn Đình An đã rút hồ sơ trong 05 em tên An đã được
phần mềm cập nhật và hiển thị ra biểu mẫu.



- 15 -

III. KẾT LUẬN
1. Kết quả đạt được
- Phần mềm nhỏ gọn, dễ sử dụng do được việt hóa bằng tiếng.
- Quá trình sử dụng trên nền tản Microsooft Access khơng cần cài đặt
phức tạp. Có hướng dẫn đi kèm, sử dụng Access 2003 hay dụng Access 2007
thậm chí là dụng Access 2010, 2013 đều được.
- Công tác lưu trữ trên máy tính giúp việc tìm kiếm thơng tin nhanh
chóng và tiện lợi hơn rất nhiều.
- Để có kết quả như trên là sự nhiệt tình, đam mê học hỏi cũng như sự
quan tâm, chỉ đạo kịp thời của Ban giám hiệu.
- Phần mềm có thể áp dụng đại trà cho cấp học TH, THCS và THPT.


- 16 -

2. Kiến nghị
- Cần tổ chức tốt các hội thảo khoa học liên trường, liên huyện nhằm
tạo cơ hội trao đổi thông tin.
- Xây dựng và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, giáo viên trẻ tuổi có chí cầu
tiến, đam mê học hỏi và khát vọng cống hiến cho sự vững mạnh của giáo dục
làm lực lượng cốt cán trong tương lai.
- Tăng cường cơ sở vật chất, đẩy mạnh xã hội hóa trang bị máy tính
cho nhà trường ứng dụng vào cơng tác quản lí.
- Giới hạn giờ dạy chính khóa cho giáo viên và cơ chế để quy đổi giờ
nghiên cứu đề tài cấp trường, cấp huyện thành giờ giảng với một tỷ lệ nhất
định, để giáo viên có thể yên tâm hơn khi nghiên cứu mà không lo không đủ
giờ dạy theo định mức.
- Kịp thời tuyên dương khen thưởng các đơn vị, cá nhân có thành tích

trong việc ứng dụng CNTT vào quản lí, có thể xem xét các đơn vị, cá nhân
giáo viên có đề tài hay, đáp ứng nhu cầu phục vụ giáo dục được ưu tiên xét
các danh hiệu thi đua, xét nâng lương trước thời hạn...
- Bên cạnh những thuận lợi, bản thân tơi cũng gặp những khó khăn
trong qúa trình nghiên cứu: đó là kinh phí và nguồn tài liệu về tư duy sáng tạo
cịn khá khiêm tốn…
- Tơi mong UBND huyện, Phòng GD-ĐT Hồng Dân tạo điều kiện cho
cơng chức-viên chức có nguồn kinh phí dành cho việc nghiên cứu đề tài ứng
dụng vào giáo dục, kịp thời khích lệ động viên, khen thưởng đột xuất cho các
tập thể, cá nhân có ý tưởng, sáng kiến tốt phục vụ cho giáo dục. Từ đó tạo ra
động lực để biến những ý tưởng thành hiện thực, giúp ích cho cuộc sống, cho
xã hội.
Người thực hiện

Phan Khánh Duy


- 17 -

HỘI ĐỒNG KHOA HỌC
Trường THCS Nguyễn Du

PHẦN NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
1. Kết quả chấm điểm: . . . . . . /100 điểm
a) Về nội dung:
- Tính mới: ............................................./30 điểm
- Tính hiệu quả: ....................................../35 điểm
- Tính ứng dụng thực tiễn: ...................../20 điểm
- Tính khoa học: ...................................../10 điểm

b) Về hình thức: ...................................../05 điểm
2. Xếp loại: ..........................................................
Lộc Ninh, ngày ..... tháng .... năm 2020
CHỦ TỊCH HĐKH