HUONG DAN THE THUC VAN BAN

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (472.67 KB, 13 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG

*** Thủ Dầu Một, ngày 10 tháng 06 năm 2009
Số: 95 HD/ĐT

HƯỚNG DẪN

Về thể thức văn bản của Đoàn

---Căn cứ Hướng dẫn số 29 HD/VP của Văn phịng Trung ương Đồn về thể
thức văn bản của Đồn TNCS Hồ Chí Minh và Cơng văn số 679 CV/TĐ ngày
03/06/2009 về việc thực hiện hướng dẫn thể thức văn bản của Đồn TNCS Hồ
Chí Minh.

Để thống nhất trong việc trình bày các văn bản của tổ chức Đồn trong
trường, Ban Thường vụ Đoàn trường xây dựng hướng dẫn về thể thức văn bản
như sau:

I. Các thành phần thể thức bắt buộc
1. Tiêu đề " Đồn TNCS Hồ Chí Minh"

Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đồn. Tiêu đề được
trình bày trang đầu, góc trái, dịng đầu, bằng chữ in hoa đứng, khơng đậm. Dưới
tiêu đề là tên cơ quan ban hành văn bản.

Ví dụ:

ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH

2. Tên cơ quan ban hành văn bản:

Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả
văn bản. Tên cơ quan ban hành được ghi như sau:

a. Văn bản của Đoàn trường, Đoàn khoa (tương đương) và các chi đoàn
ghi như sau:

+ Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ đoàn Trường ghi chung là
Ban Chấp hành trường CĐSP Bình Dương trong đó viết tắt đối với cụm từ
Ban Chấp hành (BCH).

Ví dụ:

ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG

+ Văn bản của Ban Chấp hành Đồn Khoa ghi chung là Ban Chấp hành
đoàn khoa, Ban Chấp hành liên chi đoàn, Ban Chấp hành chi đoàn... trong đó
có thể viết tắt đối với cụm từ Ban Chấp hành (BCH).

Ví dụ 1:

ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG
***

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

Ví dụ 2:

ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG
***

LIÊN CHI ĐỒN ANH VĂN
Ví dụ 3:

ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG
***

CHI ĐỒN TỐN – TIN 9

+ Văn bản của Ban Chấp hành chi đoàn thuộc đoàn khoa... trong đó có
thể viết tắt đối với cụm từ Ban Chấp hành (BCH).

Ví dụ 1:

ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG
ĐỒN KHOA TỰ NHIÊN

***

CHI ĐỒN SINH HỌC 4

b. Văn bản của các Ban chuyên môn được thành lập theo quyết định của
Đồn trường thì ghi như sau.

Ví dụ 1:

ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG
***

BAN PHONG TRÀO
Ví dụ 2:

ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG
***

BAN TỔ CHỨC LỚP TẬP HUẤN
CÁN BỘ ĐOÀN - HỘI NĂM 2009
3. Số và ký hiệu văn bản

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

tịch được đánh số theo cùng loại văn bản của một trong số các cơ quan ban hành
văn bản..

Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản được ghi theo cùng loại
văn bản của một trong số cơ quan tham gia ban hành văn bản đó.

b. Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và
tên cơ quan ( hoặc liên cơ quan ) ban hành văn bản.

Ký hiệu văn bản gồm hai nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên
cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản. Ký hiệu văn bản được viết bằng
chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/), giữa tên loại văn bản và tên
cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch nối (-).

Ví dụ 1:

ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG
***

Số: HD/ĐT

Ví dụ 2:

ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG
***

ĐỒN KHOA TIỂU HỌC - MẦM NON

Số: HD/ĐK

c. Một số tên loại văn bản được ghi thống nhất ký hiệu để tránh trùng lắp 
khi viết tắt như sau:

- Đoàn trường: ĐT; Đoàn khoa: ĐK; Liên chi đoàn: LCĐ

- Quyết định và quy định: QĐ

- Chương trình: CTr
- Kế hoạch: KH
- Tờ trình: TTr
- Nghị quyết: NQ
- Thơng báo: TB
- Hướng dẫn: HD

- Uỷ ban kiểm tra: UBKT

4. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 
a. Địa điểm ban hành văn bản

Văn bản của Đoàn Trường ghi: Thủ Dầu Một.

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang
đầu, phía phải, ngang hàng với dấu sao(*) dưới tiêu đề văn bản. Giữa địa điểm
và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy.

Ví dụ : Thủ Dầu Một, ngày 09 tháng 01 năm 2009

Chú ý: Riêng các văn bản liên tịch với Nhà trường, các đơn vị trong Trường thì
các phần tiêu đề, cơ quan, số, ký hiệu văn bản được quy định như sau:

Ví dụ:

UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH

Số: 40/KH-LT Thủ Dầu Một, ngày 09 tháng 01 năm 2009

5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản.

a. Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như Nghị quyết, Quyết
định, Thơng báo, Kế hoạch...

b. Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề
của nội dung văn bản. Trong trích yếu nội dung của một số loại văn bản có ghi
tên tác giả của văn bản đó.

Tên loại văn bản được trình bày chính giữa, bằng chữ in hoa đứng, đậm.
Trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại bằng chữ in thường,
đứng, đậm.

Ví dụ:

* Trường hợp không ghi tên tác giả văn bản:
QUYẾT ĐỊNH

Ban hành quy định về chế độ thông tin, báo cáo
* Trường hợp ghi tên tác giả văn bản

KẾT LUẬN

Của Ban Chấp hành Đồn trường

về cơng tác tun truyền trong năm học 2007-2008

Riêng cơng văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới số và ký hiệu.
Ví dụ:

Số :135CV/ĐT

V/v đóng góp ý kiến dự thảo Văn kiện Đại hội
6. Phần nội dung văn bản

Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn
bản. Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại của văn bản.

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành.
a. Chữ ký, thể thức đề ký.

Chữ ký được thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với
văn bản được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc được
bổ nhiệm và họ tên người ký.

Người ký khơng dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai
nhạt để ký văn bản chính thức.

- Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo của Đoàn : Đại hội Đoàn (Đại
hội, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm
phiếu), Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn hoặc của Uỷ ban kiểm tra của
Đoàn các cấp ghi thể thức đề ký là TM (thay mặt ).

+ Văn bản của Đại hội Đồn
Ví dụ :

TM. ĐỒN CHỦ TỊCH ĐẠI HỘI
(chữ ký)

Họ và tên
+ Văn bản của Đoàn

TM. BCH ĐỒN TRƯỜNG TM. BTV ĐỒN RƯỜNG

BÍ THƯ BÍ THƯ

(chữ ký) (chữ ký)

Họ và tên Họ và tên

+ Văn bản của các ban chức năng ghi thể thức đề ký cấp trưởng hoặc
quyền cấp trưởng ký trực tiếp. Cấp phó ký thay cấp trưởng ghi thể thức đề ký
KT (ký thay).

* Cấp trưởng ký trực tiếp
Ví dụ 1:

TRƯỞNG BAN PHONG TRÀO
(chữ ký)

Họ và tên
* Cấp phó ký thay

Ví dụ 1:

KT. TRƯỞNG BAN TƯ TƯỞNG

PHÓ TRƯỞNG BAN

(chữ ký)
Họ và tên
b. Thẩm quyền ký ban hành văn bản:

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

- Phó Bí thư hoặc uỷ viên BTV thay mặt BCH, BTV Đồn ký các thơng
báo, kết luận, báo cáo, chương trình, kế hoạch và các văn bản khác của BCH,
BTV Đoàn, các nghị quyết liên tịch khi các bên không yêu cầu người đứng đầu
ký; các văn bản được Bí thư uỷ nhiệm.

c. Dấu cơ quan ban hành:

Dấu của cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của
cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn,
rõ ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có màu đỏ tươi
theo quy định của Bộ Công an.

Thể thức đề ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành được trình bày bên phải,
dưới phần nội dung văn bản.

Chữ ký, thể thức đề ký và dấu của liên cơ quan ban hành được trình bày
ngang hàng. Cơ quan chủ trì ban hành được trình bày ở vị trí bên trái.

Ví dụ:

TM. BCH ĐỒN TRƯỜNG HIỆU TRƯỞNG

BÍ THƯ

(chữ ký) (chữ ký)

Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B

d. Thể thức đề ký và sử dụng con dấu đối với văn bản của Ban Chỉ đạo, 
Ban Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng... hoạt động có thời hạn.

+ Về thể thức đề ký văn bản :

Thể thức đề ký và sử dụng con dấu đối với văn bản của Ban Chỉ đạo, Ban
Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng...ghi cả chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm cao
nhất và chức vụ kiêm nhiệm của người ký như trong quyết định thành lập Ban
Chỉ đạo, Ban Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng...

Ví dụ :

TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC 
HỘI TRẠI VỀ NGUỒN

( chữ ký)
Họ và tên
(Phó Bí thư)
+ Về sử dụng con dấu :

Các Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng...nhưng khơng có con
dấu riêng thì sử dụng con dấu của cấp bộ Đồn có thẩm quyền thành lập Ban
Chỉ đạo, Ban Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng...

8. Nơi nhận văn bản

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

Đối với cơng văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ "Kính
gửi...." trên phần nội dung văn bản và cịn được ghi như các loại văn bản có tên
gọi khác.

Đối với các loại văn bản khác thì nơi nhận được trình bày tại góc trái dưới
phần nội dung văn bản.

II. Các thành phần thể thức bổ sung

Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tuỳ theo nội dung và tính chất
từng văn bản cụ thể, người ký văn bản có thể quyết định bổ sung các thành phần
thể thức sau đây:

- Đối với văn bản cần phải chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng thì phải ghi
hoặc đóng các dấu chỉ dẫn cụ thể cho từng trường hợp như: "THU HỒI",
"XONG HỘI NGHỊ TRẢ LẠI", " XEM XONG TRẢ LẠI ", "XEM XONG
TRẢ LẠI trước ngày...", "KHÔNG PHỔ BIẾN", " LƯU HÀNH NỘI BỘ ".
Các thành phần này được trình bày dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành
văn bản.

- Văn bản nếu có quy định không được phổ biến trên các phương tiện
thông tin đại chúng thì ghi rõ "KHƠNG PHỔ BIẾN TRÊN CÁC PHƯƠNG
TIỆN THƠNG TIN ĐẠI CHÚNG" ở phía dưới, chính giữa trang cuối cùng
của văn bản.

- Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi ngày tháng năm dự thảo
và có chỉ dẫn " dự thảo lần thứ ..." được trình bày phía dưới số và ký hiệu của
văn bản.

- Văn bản được sử dụng tại Hội nghị thì ghi chỉ dẫn "Tài liệu hội nghị...
ngày...." được trình bày phía trên tiêu đề và địa điểm và ngày tháng năm ban
hành văn bản.

- Ký hiệu đường dẫn văn bản được trình bày tại lề trái chân trang đối với
văn bản 1 trang, tại lề trái trên cùng từ trang thứ 2 đến trang cuối đối với văn bản
có nhiều trang.

III. Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản

Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản của Đoàn như sau:

1. Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210 x
297mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép ± 2mm.

Cách dòng (line spacing) đơn (single)
2. Vùng trình bày văn bản như sau:
a. Mặt trước:

- Cách mép trên trang giấy: 25mm
- " " dưới " ": 25mm
- " " trái " ": 35mm
- " " phải " ": 15mm
b. Mặt sau ( nếu in 2 mặt )

- Cách mép trên trang giấy: 25mm
- " " dưới " ": 25mm

</div>
(8)<div class='page_container' data-page=8>

- " " trái " ": 15mm
- " " phải " ": 35mm

3. Văn bản có nhiều trang thì trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ
số Ả Rập cách mép trên trang giấy 10mm và cách đều hai mép phải, trái của
phần có chữ.

4. Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ
lục bằng chữ số La Mã.

IV. Tổ chức thực hiện

1. Hướng dẫn này có hiệu lực từ ngày ký, thay thế các văn bản đã quy
định trước đây của Đoàn trường.

2. Chi đoàn trực thuộc và các ban chức năng của Đoàn trường tổ chức
thực hiện theo Hướng dẫn này.

3. Trong q trình thực hiện nếu có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản
ánh về Văn phịng Đồn trường để kịp thời nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung./.

TM. BTV ĐỒN TRƯỜNG
BÍ THƯ

(Đã ký)

Võ Trà Nam
Nơi nhận:

</div>
(9)<div class='page_container' data-page=9>

Phụ lục I

(Kèm theo Hướng dẫn số 95 ngày 10 tháng 06 năm 2009 của Đoàn trường)

MẪU THỂ THỨC VĂN BẢN CĨ TÊN GỌI

ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG

*** Thủ Dầu Một, ngày tháng năm 20
Số: HD/ĐT

TÊN GỌI VĂN BẢN
Trích yếu nội dung văn bản
Nội dung văn bản…

Nơi nhận: THỂ THỨC KÝ BAN HÀNH

- …… CHỨC DANH NGƯỜI KÝ

- …… Chữ ký, dấu

Họ và tên
MẪU THỂ THỨC CƠNG VĂN

____
ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG

*** Thủ Dầu Một, ngày tháng năm 20
Số: CV/ĐT

Trích yếu nội dung…

Kính gửi: ………

Nội dung cơng văn…

Nơi nhận: THỂ THỨC KÝ BAN HÀNH

- …… CHỨC DANH NGƯỜI KÝ

- …… Chữ ký, dấu

</div>
(10)<div class='page_container' data-page=10></div>
(11)<div class='page_container' data-page=11>

Phụ lục II

MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN

(Kèm theo Hướng dẫn số 95 ngày 10 tháng 06 năm 2009 của Đoàn trường)

Stt Thành phần thể thức
và chi tiết trình bày

Loại chữ Cỡ

chữ

Kiểu chữ Ví dụ minh hoạ

Phông chữ Times New Roman Cỡ chữ

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

1 Tiêu đề

- Dòng trên In hoa 13-14 Đứng ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH 14

- Dòng dưới In hoa 13-14 Đứng, đậm BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG 14

- Dịng kẻ bên dưới Đậm *** 14

2 Số, ký hiệu của văn bản In thường 13-14 Đứng Số: HD/ĐT 14

3 Địa danh và ngày, tháng, năm

ban hành văn bản In thường 13-14 Nghiêng Thủ Dầu Một, ngày tháng năm 2009 14
4 Tên loại và trích yếu nội dung

a Đối với văn bản có tên loại

- Tên loại văn bản In hoa 14-15 Đứng, đậm HƯỚNG DẪN 14

- Trích yếu nội dung In thường 14 Đứng, đậm Về thể thức văn bản của Đồn 14

- Dịng kẻ bên dưới

---b Đối với cơng văn

Trích yếu nội dung In thường 12 Nghiêng V/v đóng góp ý kiến dự thảo Văn kiện Đại hội 12

5 Nội dung văn bản In thường 13-14 Đứng Trong công tác chỉ đạo ... 14

a Gồm phần, chương, mục,

điều, khoản, điểm

- Từ “phần”, “chương” và số

thứ tự của phần, chương In thường 14 Đứng, đậm Phần I Chương I

14
- Tiêu đề của phần, chương In hoa 13-14 Đứng, đậm QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14

- Từ “mục” và số thứ tự In thường 14 Đứng, đậm Mục 1 14

</div>
(12)<div class='page_container' data-page=12>

Stt Thành phần thể thức
và chi tiết trình bày

Loại chữ Cỡ

chữ

Kiểu chữ Ví dụ minh hoạ

- Khoản In thường 13-14 Đứng 1. Các hình thức ... 14

- Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với .... 14

B Gồm phần, mục, khoản, điểm

- Từ “phần” và số thứ tự In thường 14 Đứng, đậm Phần I 14

- Tiêu đề của phần In hoa 13-14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ... 14

- Số thứ tự và tiêu đề của mục In hoa 13-14 Đứng, đậm I. NHỮNG KẾT QUẢ... 14

- Khoản:

Trường hợp có tiêu đề In thường 13-14 Đứng, đậm 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 14
Trường hợp khơng có tiêu đề In thường 13-14 Đứng 1. Thơng tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể… 14

- Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với .... 14

6 Chức vụ, họ tên của người ký

- Quyền hạn của người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm TM. BCH ĐOÀN TRƯỜNG 14

- Chức vụ của người ký In hoa 13-14 Đứng BÍ THƯ 14

- Họ tên của người ký In thường 13-14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A 14

7 Nơi nhận

a Từ “kính gửi” và tên cơ quan,
tổ chức, cá nhân

In thường 14 Đứng 14

- Gửi một nơi Kính gửi: Thường trực Tỉnh đồn 14

- Gửi nhiều nơi Kính gửi:

- Thường trực Tỉnh đoàn;

- Ban Thanh thiếu nhi Trường học Tỉnh đoàn;
- Ban Tư tưởng Tỉnh đoàn.