Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 2: Hệ thống kiểm soát

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (634.83 KB, 18 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

BÀI 2

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của mơn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.

 Đọc tài liệu:

1. Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm sốt, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế
Quốc dân, Hà Nội.

2. Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản Phương Đông.

3. Victor Z.Brink và Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại – đánh giá các 
hoạt động và hệ thống kiểm soát, Bản dịch của khoa Kế toán – trường Đại học
kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Tài chính Hà Nội.

4. Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất bản McGraw Hill
Higher Education.

5. Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất bản Prentice
Hall Australia.

6. COSO (1992), Internal Control Report.
7. www.coso.org

8. www.internalcontrolsdesign.co.uk

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc
qua email.

 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.

Nội dung

Bài 2 trong học phần Kiểm soát nghiên cứu những vấn đề khái quát của hệ thống kiểm
sốt trong doanh nghiệp, đó là khái niệm về hệ thống kiểm sốt, vai trị của hệ thống kiểm
soát trong doanh nghiệp, các thành phần trong hệ thống kiểm sốt… Trên cơ sở đó, hiểu
được cách thức thiết lập một hệ thống kiểm soát hữu hiệu. Ngồi ra, cịn xem xét đến cơ
chế kiểm soát và những thành phần trong cơ chế kiểm soát cũng sẽ được trình bày.

Mục tiêu

• Hoạt động kiểm sốt;

• Giải thích vai trị của hoạt động kiểm sốt trong doanh nghiệp;
• Các cách phân loại hoạt động kiểm sốt;

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

T

ình huống dẫn nhập

Tại Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất Huỳnh Quang có các thủ tục hoạt động được mô tả
như sau:

 Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, một liên của đơn đặt hàng được gửi cho bộ phận nhận
hàng, nhân viên nhận hàng sẽ ghi số thực nhận của liên này của đơn đặt hàng và gửi cho bộ
phận kế toán ghi sổ. Vật liệu được nhận vào kho

 Một chi nhánh bán hàng của Công ty bao gồm một cửa hàng trưởng và hai nhân viên. Chi
nhánh được mở một tài khoản giao dịch tại Ngân hàng địa phương. Các khoản tiền thu của
chi nhánh được nộp vào đây. Các séc rút tiền thu của Chi nhánh được nộp vào đây. Các séc
rút tiền của tài khoản này phải có chữ ký của cửa hàng trưởng hoặc giám đốc tài chính Cơng
ty. Sổ phụ được gửi về cho cửa hàng trưởng, ông này sẽ đối chiếu sổ sách với sổ phụ. Định
kỳ, cửa hàng trưởng sẽ lập một bảng kê các khoản chi trong kỳ về nộp cho Công ty.

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

2.1. Các vấn đề chung về hệ thống kiểm soát

2.1.1. Khái niệm

Với quy mô kinh doanh ngày càng tăng, hình thức tổ
chức phi tập trung càng ngày càng được chú ý, thì việc
thiết lập một hệ thống kiểm soát là hết sức cần thiết.
Trong đó, kiểm sốt làm nhiệm vụ định hướng cho các
nhân viên hoạt động theo đúng mục tiêu đề ra, đồng
thời thơng qua hệ thống kiểm sốt giúp cho nhà quản
trị cấp trung còn hỗ trợ giúp đỡ nhân viên dưới quyền
thực thi nhiệm vụ và điều chỉnh cho nhân viên vận
hành theo đúng mục tiêu chung của tổ chức để đạt
được hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

Do vậy, hệ thống kiểm soát thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan
điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho
tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách
khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều
muốn có và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa
trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phịng
ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ ngun cách làm đó, thì có khả

năng hồn thành kế hoạch khơng. Ngồi ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát hữu
hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thóat tài sản cơng ty.

Hệ thống kiểm sốt bao gồm tất cả các vấn đề mang tính hiệu quả tác nghiệp trong
hoạt động kinh doanh và trong hoạt động kiểm sốt của doanh nghiệp nói chung. Do
vậy, hệ thống kiểm sốt nên được đặt đúng vị trí nhằm ngặn chặn cơ hội trộm cắp và
hình thành cách thức kiểm tra tại các mức độ trong toàn doanh nghiệp vì theo nghiên
cứu đã chỉ ra rằng có đến 50% các doanh nghiệp kinh doanh thất bại ngay trong năm
đầu tiên kinh doanh có thể được đóng góp bởi nạn trộm cắp của nhân viên.

Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mơ của cơng ty mà hệ thống kiểm soát
nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5 thành phần
như sau:

 Mơi trường kiểm soát;

 Đánh giá rủi ro;

 Hoạt động kiểm sốt;

 Thơng tin và truyền thơng;

 Giám sát.

Một hệ thống kiểm sốt hữu hiệu chỉ hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm
bảo rủi ro, gian lận và sai sót khơng thể xảy ra. Những hạn chế vốn có của hệ thống
kiểm sốt bao gồm:

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

lận và sai sót của nhân viên. Khi nhà quản trị cấp cao cố tình gian lận thì lúc này
họ sẽ tìm cách bỏ quan các thủ tục kiểm soát cần thiết.

 Sự gian lận của nhân viên thông qua sự thông đồng
với nhau hay từ các bộ phận bên ngoài tổ chức.

 Nhà quản trị lạm quyền bỏ qua các quy định kiểm
sốt trong q trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn
đến việc không thể kiểm soát được các rủi ro và
làm cho mơi trường kiểm sốt trở nên yếu kém.

 Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai
phạm dự kiến, do đó khi xảy ra các sai phạm bất

thường thì thủ tục kiểm sốt trở nên kém hữu hiệu thậm chí vơ hiệu.

 Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm của nhà quản trị và điều kiện hoạt
động có thể dẫn đến những thủ tục kiểm sốt khơng phù hợp

2.1.2. Mục đích của hệ thống kiểm soát

Hệ thống kiểm soát vững mạnh sẽ đem lại cho doanh nghiệp một số lợi ích như:

 Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (từ việc vơ tình gây
thiệt hại, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…).

 Giúp bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: mỗi loại tài sản khác nhau cần có chế độ
bảo vệ khác nhau và có những ảnh hưởng khác nhau đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần có các biện pháp khác nhau để
bảo vệ các tài sản này, chẳng hạn: toà nhà làm việc hay máy móc thiết bị cồng
kềnh thì cần để trong lán che hay thuê bảo vệ trông… đối với các chứng từ, sổ
sách thì có thể để trong tủ khóa lại.

 Giúp nhà quản trị ngăn ngừa gian lận hay sai sót: để giảm thiểu trong gian lận tài
chính thì cần có sự phân cơng trách nhiệm giữa các bộ phận kế toán thanh toán,
thủ quỹ nhằm tránh trường hợp thanh tốn khống; phân cơng trách nhiệm rõ ràng
giữa bộ phận tính lương và bộ phận chi trả lương tránh trường hợp trả lương thừa.
Ngồi ra, việc phân cơng nhiệm vụ rõ ràng ở các bộ phận giúp cho việc kiểm tra
chéo lẫn nhau. Giảm thiểu những gian lận và sai sót (nếu có) xảy ra.

 Giúp đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: thông tin được kiểm tra thông qua rất
nhiều khâu, từ khâu ghi chép đến việc ghi chép vào sổ sách, báo cáo. Đối với
chứng từ doanh nghiệp phát hành, giá trị thông tin được kiểm tra bởi rất nhiều
người: người lập chứng từ, người phụ trách có liên quan như: kế tốn trưởng, giám
đốc doanh nghiệp… thơng tin của chứng từ chỉ có giá trị khi đầy đủ chữ kí của các
bên có liên quan.

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

vấn đề sử dụng nguồn nhân lực của tổ chức… Thơng qua các hoạt động kiểm sốt
trong doanh nghiệp, các kiểm soát viên hỗ trợ ban giám đốc giám sát các hoạt
động nhằm giảm thiểu các gian lận, sai sót giúp doanh nghiệp đạt được các mục
tiêu đề ra.

 Ngồi ra, hệ thống kiểm sốt hoạt động hiệu quả cũng tạo niềm tin cho các nhà
đầu tư, các cổ đông của công ty. Trong nền kinh tế thị trường, các nhà đầu tư luôn
mong muốn nguồn vốn đầu tư của mình được an tồn và sinh lợi nhuận cao.
Thông qua việc đánh giá hệ thống kiểm soát, các nhà đầu tư có thể đánh giá được
phần nào mức độ an toàn của các khoản đầu tư.

2.1.3. Nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát

Để thiết kế hệ thống kiểm sốt vận hành có hiệu quả
cao, cần nghiên cứu, phân tích kỹ lưỡng các nhân tố

ảnh hưởng đến nó. Một hệ thống kiểm soát trong
doanh nghiệp bất kỳ chịu ảnh hưởng của các nhân tố
chủ yếu sau:

Thứ nhất, môi trường kinh doanh và hình thức pháp lý
của doanh nghiệp.

Câu hỏi đầu tiên cần được trả lời là doanh nghiệp kinh
doanh trong môi trường nào? Ngày nay thường đề cập đến:

 Cơ chế kế hoạch hóa tập trung.

 Cơ chế kinh tế thị trường.

Nước ta đang xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Vấn đề
nằm ở chỗ, mặc dù đã khoảng hai chục năm song cho đến nay chúng ta mới đang hình
thành dần dần nền kinh tế thị trường. Môi trường kinh doanh nước ta ngày nay là mơi
trường mang tính “đan xen”: trong tổ chức điều hành kinh tế vĩ mô vừa ẩn chứa cách
tư duy và chính sách mang tính “kế hoạch hóa tập trung” nhưng cũng vừa xuất hiện
các nhân tố mang tính thị trường.

Mơi trường kinh doanh kiểu “vừa kế hoạch hóa tập trung, vừa thị trường” này đã,
đang và sẽ còn chi phối hoạt động kinh doanh, hoạt động quản trị kinh doanh và hoạt
động kiểm soát của mọi doanh nghiệp nước ta. Tổ chức hệ thống kiểm sốt phải thích
ứng với đặc trưng này của mơi trường.

 Trong nền kinh tế thị trường, mọi quyết sách kinh doanh là quyền hiển nhiên của
doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp bỏ tiền ra, quyết định mọi vấn đề liên quan đến
kinh doanh và nhà nước khơng dính líu đến kinh doanh. Vì thế hoạt động kiểm
soát của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường do doanh nghiệp và chỉ do

doanh nghiệp tự thiết kế, thực hiện để phục vụ cho hoạt động quản trị kinh doanh
của mình. Hoạt động kiểm tốn của nhà nước không nằm trong phạm trù này.

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

sách nào thuộc chủ sở hữu? Và khi nào thì nhà nước đóng vai chủ sở hữu, khi nào
thì nhà nước đóng vai trị quản lý nhà nước đối với cả nền kinh tế chứ không phải
chỉ là doanh nghiệp nhà nước.

Môi trường kinh doanh này chi phối rất lớn đến tổ chức hoạt động kinh doanh, quản
trị kinh doanh và hoạt động kiểm sốt ở từng loại hình doanh nghiệp nước ta:

 Với các doanh nghiệp không phải doanh nghiệp nhà nước việc tổ chức hoạt động
kiểm soát do doanh nghiệp chủ động tiến hành độc lập, phục vụ trực tiếp cho hoạt
động quản trị của mình.

 Trong các doanh nghiệp nhà nước, việc tổ chức tiến hành hoạt động kiểm sốt cịn
phụ thuộc vào nhân tố “nhà nước” – các quy định của các cơ quan quản lý nhà
nước. Mặt khác, nhiều doanh nghiệp nhà nước quen thói “hoạt động theo quy định,
theo lệnh của cấp trên” nên cũng như nhiều hoạt động quản trị khác, việc tổ chức
hoạt động kiểm soát chỉ mang tính hình thức.

Các nhân tố thuộc mơi trường kinh doanh thay đổi tác
động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị
doanh nghiệp, trong đó có hệ thống kiểm soát. Cạnh
tranh mang tính khu vực và tồn cầu buộc các doanh
nghiệp phải tìm kiếm mơ hình tổ chức sao cho tiết
kiệm nhất lao động kiểm sốt, góp phần giảm chi phí
kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Sự biến động ngày càng dữ dội của môi trường kinh

doanh và thị trường đã dẫn đến các kiểu cơ cấu tổ chức truyền thống ngày càng tỏ ra

khó phù hợp. Địi hỏi cần có cách tư duy mới về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị nói
chung và mơ hình kiểm sốt nói riêng thích hợp.

Thứ hai, mơ hình quản trị doanh nghiệp.

Mơ hình quản trị doanh nghiệp tác động trực tiếp đến xây dựng hệ thống kiểm soát
của doanh nghiệp. Có thể khẳng định: mơ hình quản trị nào thì cần mơ hình hệ thống
kiểm sốt tương ứng như thế ấy.

Ở nước ta hiện nay, cần nghiên cứu hai loại mơ hình quản trị:

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

 Với mơ hình quản trị hiện đại – mơ hình quản trị lấy tính thống nhất của quá trình
làm cơ sở tổ chức mọi hoạt động quản trị thì tổ chức hoạt động kiểm sốt cũng phù
hợp với ngun lý đó, tức kiểm sốt q trình.

Thứ ba, quy mơ và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng nhiều nơi làm việc, cơ cấu sản xuất càng
phức tạp thì cơ cấu kiểm soát cũng bao trùm nhiều cấp, nhiều bộ phận hơn và do đó
quan hệ giữa các cấp, bộ phận phức tạp hơn, hệ thống thông tin cũng phức tạp hơn so
với các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ. Các doanh nghiệp có quy mơ rất nhỏ sẽ có cơ
cấu kiểm sốt rất đơn giản theo kiểu trực tuyến (trực tuyến - tư vấn).

Cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp bao gồm các cấp, các bộ phận được xây dựng theo
các nguyên tắc nhất định, sự phân bố về không gian và thiết lập các mối quan hệ kĩ
thuật – sản xuất giữa chúng với nhau. Cơ cấu này ảnh hưởng trực tiếp và là cơ sở để
xây dựng cơ cấu kiểm soát.

Nếu doanh nghiệp phân bố ở một nơi cơ cấu kiểm sốt sẽ gọn, nhẹ; khi phải bố trí trên
địa bàn rộng cơ cấu sẽ rất phức tạp, cồng kềnh.

Thứ tư, trình độ đội ngũ các nhà quản trị.

Vấn đề đầu tiên là nhận thức của các nhà quản trị cao
cấp. Nếu các nhà quản trị cao cấp nhận thức được vai
trò của cơng cụ kiểm sốt, họ sẽ coi tổ chức triển khai
hoạt động này là đương nhiên; nếu ngược lại, họ
khơng quan tâm triển khai kiểm sốt hoặc chỉ tổ chức
kiểm soát theo kiểu chiếu lệ.

Đội ngũ các nhà quản trị có trình độ quản trị cao sẽ
giải quyết tốt các nhiệm vụ kiểm soát với năng suất
cao nên địi hỏi ít nơi làm việc kiểm soát hơn và ngược
lại. Khi đã có ít người thì số mối quan hệ sẽ ít, làm
giảm khối lượng công việc phối hợp giữa họ.

Các nhà quản trị được đào tạo theo hướng có kiến thức chun mơn hóa sâu hay vạn
năng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức tổ chức quản trị và kiểm soát ở các cấp, các
bộ phận. Các nhà quản trị có trình độ cao sẽ có khả năng sử dụng các mơ hình, công
cụ hiện đại, phức tạp để đánh giá, phân tích và rút ra các kết luận chính xác; nếu
ngược lại, sẽ chỉ có thể sử dụng các mơ hình, cơng cụ đơn giản hơn và do đó các đánh
giá, phân tích với độ chính xác kém hơn.

Thứ năm, trang thiết bị quản trị.

Trang thiết bị quản trị giúp các nhà quản trị nâng cao năng suất lao động cũng như
chất lượng công việc nên ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống kiểm sốt. Cơng nghệ tin
học càng phát triển sẽ ngày càng tác động mạnh mẽ đến khả năng thu thập và xử lý
thông tin thống nhất trong toàn bộ hệ thống quản trị và kiểm soát nên làm thay đổi
kiểm soát theo hướng đơn giản hơn.

</div>
(8)<div class='page_container' data-page=8>

2.2. Thành phần hệ thống kiểm soát

2.2.1. Mơi trường kiểm sốt

Là những yếu tố của cơng ty ảnh hưởng đến hoạt động
của hệ thống kiểm soát và là các yếu tố tạo ra mơi
trường mà trong đó tồn bộ thành viên của công ty
nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm
sốt. Do đó, mơi trường kiểm soát phản ánh sắc thái
chung của một đơn vị, chi phối ý thức của mọi thành
viên trong đơn vị và là nền tảng cho các bộ phận khác
trong hệ thống. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý
về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần

thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban
hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh Một môi trường
kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Đánh giá mơi trường kiểm sốt cần chú ý những nhân tố:

 Tính trung thực và giá trị đạo đức

Hệ thống kiểm soát hoạt động có hoạt động hiệu quả hay không phụ thuộc trực
tiếp vào tính trung thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên
quan đến q trình kiểm sốt. Tính trung thực và giá trị đạo đức là nhân tố quan
trọng của mơi trường kiểm sốt, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám
sát các nhân tố khác của kiểm soát. Thái độ và sự quan tâm đúng mức của nhà
quản trị đến hoạt động kiểm sốt thì nhân viên cũng sẽ nỗ lực hết mình nhằm đạt
được các mục tiêu chung của kiểm sốt. Do đó, đơn vị phải xây dựng được các
chuẩn mực, quy định về đạo đức của các nhân viên và những người quản lý phải

làm gương trong việc thực hiện các quy định đó. Tuy nhiên để nhân viên trong
công ty tuân thủ các quy định thì tổ chức cũng phải loại trừ cũng như giảm thiểu
những áp lực và cơ hội dẫn đến những hành vi thiếu trung thực của nhân viên
trong tổ chức

 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức cung cấp khn khổ mà trong đó quyền hạn và trách nhiệm của những
thành viên trong tổ chức được xác định. Một cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện đảm
bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy được tác dụng. Ngược lại, một cơ cấu tổ chức
quá phức tạp hoặc không rõ ràng có thể nảy sinh nhiều vấn đề nghiêm trọng.

Do đó, để thiết lập cơ cấu tổ chức thích hợp thì tổ chức cần phải chú ý đến một số
nội dung như:

o Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động.
o Xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp.

 Phân định quyền hạn và trách nhiệm

</div>
(9)<div class='page_container' data-page=9>

dụng. Ngược lại, nếu việc phân định quyền hạn và trách nhiệm không rõ ràng sẽ
phát sinh hiện tượng cùng một nhiệm vụ nhưng được thực hiện chồng chéo ở các
phòng ban khác nhau hay thậm chí trong cùng bộ phận. Do vậy, cơng việc sẽ ách
tắc, thủ tục kiểm sốt vơ hiệu và tiêu cực có điều kiện nảy sinh.

 Chính sách về nguồn lực

Là mong muốn của tổ chức đối với các nhân viên. Chính sách này biểu hiện thông
qua việc tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật Các chính sách có ảnh hưởng
rất lớn đến hành vi đạo đức và năng lực của nhân viên vì nó có tác dụng khuyến

khích (hay làm suy giảm) cả về tinh thần và vật chất của người lao động. Chính
sách nhân sự đúng đắn, thích hợp góp phần tạo ra đội ngũ nhân viên giỏi, có năng
lực, có đạo đức và như vậy góp phần giảm bớt những yếu kém của mơi trường
kiểm sốt và các thủ tục kiểm sốt. Ngược lại, khơng thể có một hệ thống kiểm
soát nội bộ chặt chẽ với đội ngũ nhân viên yếu kém về năng lực và đạo đức
nghề nghiệp.

 Các yếu tố khác

Ngoài các nhân tố trên, mơi trường kiểm sốt cịn chịu sự tác động của các yếu tố
bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan quản lý nhà nước, các điều
kiện kinh tế xã hội tiến bộ kỹ thuật Các nhân tố này sẽ tác động lên thái độ của
nhà quản trị trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát.

Như vậy, mơi trường kiểm sốt là nền tảng cơ bản của hệ thống kiểm soát. Các thủ
tục kiểm soát sẽ khơng đạt được mục tiêu hay chỉ là hình thức trong mơi trường
kiểm sốt yếu kém, hoặc ngược lại, một mơi trường kiểm sốt tốt sẽ hạn chế một
phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát.

2.2.1. Đánh giá rủi ro

Đây là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan có
ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Để có thể
nhận dạng và quản trị được rủi ro các nhà quản trị cần:

 Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, trên cơ sở xác
định các mục tiêu đã được xác định nhà quản trị sẽ
tiến hành phân tích, nhận dạng và quản trị rủi ro
trong quá trình thực hiện.

 Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động ở mức toàn
đơn vị hay ảnh hưởng đến một số bộ phận trong
đơn vị.

</div>
(10)<div class='page_container' data-page=10>

 Phân tích và đánh giá rủi ro: do rủi ro rất khó định lượng nên việc phân tích và
đánh giá rủi ro thường khá phức tạp. Tuy nhiên, quy trình để phân tích và đánh giá
rủi ro thường bao gồm các bước sau:

o Ước lượng thiệt hại có thể xảy ra: thiệt hại càng lớn thì rủi ro càng nghiêm trọng.
o Xem xét khả năng xảy ra rủi ro: xác suất xảy ra thiệt hại càng lớn thì rủi ro

càng xảy ra thường xuyên hơn và số tiền thiệt hại sẽ lớn. Số tiền thiệt hại lớn
nhưng xác suất xảy ra nhỏ có thể khơng quan trọng bằng một rủi ro khác có
thiệt hại nhỏ hơn nhưng xác suất xảy ra lại cao hơn nhiều.

o Biện pháp phịng ngừa: trên cơ sở phân tích và đánh giá rủi ro, nhà quản trị cần
phải thiết lập các thủ tục kiểm sốt để có thể giảm thiểu thiệt hại do rủi ro gây ra.
Phòng ngừa và bảo vệ là những hoạt động cần có trong một hệ thống kiểm soát.

2.2.2. Hoạt động kiểm soát

Đây là những chính sách và thủ tục được thực hiện các hoạt động cần thiết để giảm
thiểu rủi ro của các nhà quản trị được thực hiện. Các hoạt động kiểm soát được thiết
kế phụ thuộc vào tính chất đặc thù của hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức. Các
yếu tố của hoạt động kiểm soát:

Phân chia trách nhiệm: nhằm giảm bớt cơ hội cho bất
cứ ai ở những vị trí dễ xảy ra sai sót hay có cơ hội để
thực hiện hành vi gian lận. Yêu cầu của hoạt động
kiểm sốt là khơng một bộ phận hay cá nhân nào được

thực hiện các công việc từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc;
không một cá nhân nào được thực hiện hơn một trong
những chức năng: phê duyệt, ghi chép và bảo vệ tài
sản. Công việc của nhân viên này, bộ phận này được
kiểm soát độc lập bởi nhân viên khác và bộ phận khác.

Ngồi ra, trong từng nghiệp vụ cũng có thể có những yêu cầu khác về phân chia trách
nhiệm nhằm hạn chế gian lận và sai sót. Tuy nhiên, việc phân chia trách nhiệm cũng
có thể bị vơ hiệu hóa do các nhân viên thơng đồng với nhau. Do vậy, nhà quản trị cần
phải thường xuyên xem xét đánh giá, rà soát lại hoạt động kiểm soát trong từng khâu,
trong quy trình nghiệp vụ và các mối quan hệ giữa các nhân viên thi hành nhiệm vụ.

Ủy quyền: tất cả các nghiệp vụ phải được ủy quyền cho một người chịu trách nhiệm.
Nhà quản trị nên đưa ra những quy định về quyền hạn và trách nhiệm khi phê duyệt
mỗi loại nghiệp vụ cho từng nhân viên. Có hai mức độ ủy quyền:

 Ủy quyền chung: liên quan đến việc đưa ra chính sách, những người cấp dưới
được phép xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn.

 Ủy quyền cụ thể: liên quan đến việc xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ, thơng
thường là các nghiệp vụ có số tiền lớn và quan trọng.

</div>
(11)<div class='page_container' data-page=11>

Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin: Bảo vệ tài sản và thơng tin nhằm ngăn chặn tình
trạng mất mát, sử dụng lãng phí, tham ơ tài sản hay mất mát, rủi ro thơng tin ra bên
ngồi. Tài sản vật chất và thông tin được bảo vệ thông qua quy trình sau:

 Kiểm sốt vật chất đối với tài sản và thông tin: bảo quản tài sản vật chất được thể
hiện qua việc xây dựng và bố trí kho tàng, hệ thống chống trộm, định kỳ tổ chức
tốt cơng tác kiểm tra, bảo trì, sử chữa... Bảo quản thông tin được thực hiện thông
qua việc bố trí phịng máy tính xử lý thơng tin, tránh nguy cơ cháy, nổ, ban hành

quy định về sao chép thông tin.

 Bảo quản chứng từ, sổ sách: chứng từ sổ sách cần phải được phân loại và sắp xếp
hợp lý để đến khi cần có thể tìm kiếm được nhanh chóng và thuận lợi. Ngồi ra,
cần phải lưu trữ ở những nơi an toàn đề phòng mất trộm hay cháy nổ.

Kiểm tra độc lập: mặc dù khi phân công đã tạo ra cơ chế tự kiểm soát lẫn nhau, tuy
nhiên kiểm soát độc lập vẫn tồn tại nhằm hạn chế những sai sót so một số nguyên nhân
như: nhân viên thiếu năng lực, nhân viên cấu kết với nhau trục lợi cho riêng mình và
gây hại cho công ty, sự cẩu thả và làm việc thiếu trách nhiệm của nhân viên…

Rà soát: đây là việc phân tích và so sánh cùng một số liệu từ hai nguồn khác nhau.
Thủ tục rà soát này giúp mau chóng phát hiện những biến động bất thường hay những
gian lận để từ đó có thể kịp thời ứng phó.

2.2.3. Hệ thống thơng tin và truyền thơng

Để thực hiện trách nhiệm của mình thì mọi bộ phận và
cá nhân trong doanh nghiệp đều cần phải có thơng tin.
Do đó, hệ thống thơng tin và truyền thông nhằm đảm
bảo cho các thông tin liên quan được xác định, được
nắm bắt và được truyền thông một cách kịp thời và
chính xác nhằm cho phép mọi bộ phận và nhân viên có
thể thi hành các công việc của họ một cách có hiệu
quả. Chất lượng hệ thống được xem là tốt nếu các nội
dung sau được bảo đảm:

 Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và
những người có thẩm quyền.

 Hệ thống truyền thơng của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều
có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được
cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.

 Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thơng tin nóng (một ủy ban hay một cá nhân
nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho
phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt
hại cho doanh nghiệp.

 Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận
của những người khơng có thẩm quyền.

</div>
(12)<div class='page_container' data-page=12>

2.2.4. Giám sát

Giám sát là hoạt động kiểm tra, ghi nhận và đánh giá định kỳ hoạt động của hệ thống
kiểm soát để từ đó có thể điều chỉnh các hoạt động của mọi bộ phận và nhân viên
nhằm đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Giám sát được thực hiện dưới các
hình thức sau:

Giám sát thường xuyên: được diễn ra ngay trong quá trình hoạt động được thực hiện
bởi các nhân viên và nhà quản trị nhằm phát hiện ra các biến động bất thường.

Giám sát định kỳ: được thực hiện bộ phận kiểm soát, bộ phận kiểm soát từ bên ngồi.
Nhiệm vụ của bộ phận kiểm sốt gồm:

 Rà soát lại các cơ chế kiểm soát đang áp dụng để
giám sát hoạt động của hệ thống kiểm soát và tham
gia vào q trình hồn thiện nhằm nâng cao hiệu
quả về mặt hoạt động và điều hành.

 Kiểm tra tính hợp lý và độ tin cậy của các thông tin.

 Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp và các quy định của
doanh nghiệp đối với mọi bộ phận và nhân viên.

 Kiểm tra việc thực thi tính tiết kiệm, tính hiệu quả

của các hoạt động, cũng như phát hiện những sơ hở yếu kém, gian lận trong quản
lý, trong bảo vệ tài sản.

2.3. Cơ chế kiểm soát

2.3.1. Khái niệm

Từ "cơ chế" được dùng rộng rãi trong lĩnh vực quản lý từ khoảng cuối những năm
1970, khi chúng ta bắt đầu chú ý nghiên cứu về quản lý và cải tiến quản lý kinh tế, với
nghĩa như là những quy định về quản lý. Cách hiểu đơn giản này dẫn tới cách hiểu
tách rời cơ chế với con người như nêu trên.

Như vậy, cơ chế kiểm sốt có thể hiểu là cách thức vận hành của hệ thống kiểm soát
trong mối quan hệ với các phân hệ quản trị khác nhằm đảm bảo thực hiện các chức
năng kiểm soát với kết quả và hiệu quả cao. Theo quan niệm này, nếu hiểu theo nghĩa
rộng cơ chế kiểm soát đề cập đến thiết chế vận hành hệ thống kiểm soát của doanh
nghiệp bao gồm:

 Quy định về mối quan hệ giữa các bộ phận bên trong hệ thống kiểm soát.

 Quy định về mối quan hệ giữa hệ thống kiểm soát với các hệ thống khác của
doanh nghiệp.

Nếu hiểu theo nghĩa hẹp, cơ chế kiểm sốt chỉ bao gồm cách thức vận hành của chính
các bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp.

2.3.2. Sự cần thiết cơ chế kiểm soát

</div>
(13)<div class='page_container' data-page=13>

định các nguyên tắc cần thiết để vận hành hệ thống đó, chắc chắn hệ thống kiểm sốt
hoặc hoạt động hỗn loạn, hoặc khơng có hiệu quả.

Có thể thấy, sự cần thiết phải xây dựng thiết chế kiểm soát. Và sự cần thiết này, có thể
nhìn thấy ở hoạt động kiểm sốt tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, đặc biệt là
các doanh nghiệp nhà nước. Các doanh nghiệp này chưa bao giờ khơng tổ chức hoạt
động kiểm sốt, vẫn có đủ cả, chỉ có điều hoạt động kiểm sốt ở những doanh nghiệp
này hầu như khơng đem lại kết quả như mong muốn. Vì sao vậy? Vì nhiều nguyên
nhân song nhiều nhà nghiên cứu đều đồng tình cho rằng nguyên nhân gốc rễ, sâu xa
chính là do chưa tạo ra cơ chế kiểm sốt đúng nghĩa.

Nói cách khác, dù bạn có tổ chức hoạt động kiểm sốt song nếu thiếu cơ chế hữu hiệu
thì kết quả cũng là con số không mà thôi.

2.3.3. Thiết kế trong hệ thống kiểm soát

Như đã đề cập ở trên, hiểu theo nghĩa hẹp thì cơ chế kiểm sốt là cơ chế hoạt động
bên trong hệ thống kiểm sốt. Đó chính là các thủ tục được xác lập nhằm kịp thời phát
hiện, ngăn chặn hoặc giảm thiểu sự sai lệch so với mục tiêu đã xác định.

Khi các thủ tục này được vận hành một cách hữu hiệu (thông qua việc thực hiện một
cách nghiêm ngặt các quy chế quản lý) thì các rủi ro của doanh nghiệp cũng sẽ được
ngăn chặn hoặc phát hiện một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời. Thơng thường, cần đề
cập đến một số thủ tục kiểm soát căn bản như: phê duyệt, định dạng trước, báo cáo bất
thường, bảo vệ tài sản, bất kiêm nhiệm, sử dụng chỉ tiêu, đối chiếu, kiểm tra và theo dõi.

2.3.4. Thủ tục phê duyệt

Phê duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh. Phê
duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài
liệu của doanh nghiệp. Vì phê duyệt cho phép tiếp cận
hay sử dụng tài sản, thông tin nên việc phê duyệt phải
phù hợp với quy chế và chính sách của doanh nghiệp.
Phê duyệt cũng có nghĩa là ra quyết định cho phép “ai”
được làm một cái gì đó hay chấp nhận cho một cái gì đó
xảy ra, do vậy người phê duyệt phải đúng thẩm quyền.
Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định:

 Quy định về cấp phê duyệt.

 Quy định về cơ sở của phê duyệt.

 Quy định về dấu hiệu của phê duyệt.

 Quy định về cấp ủy quyền.
Đối với thủ tục này cần lưu ý:

 Phê duyệt phải chú trọng về nội dung hơn là hình thức (chữ ký, con dấu); nếu
không, cơ chế kiểm sốt sẽ khơng được xác lập, và do đó việc kiểm sốt cũng
khơng được thực hiện.

 Phê duyệt phải là tránh chồng chéo, tránh làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh
hưởng đến tiến độ công việc.

</div>
(14)<div class='page_container' data-page=14>

2.3.5. Nội dung kiểm soát trong kinh doanh

Định dạng trước là hành động mơ tả trước “cái sẽ phải hình thành” trong tương lai.
Chức năng định hướng là chức năng đầu tiên đảm bảo tính đi đúng hướng của doanh
nghiệp cũng như mọi bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp. Để kiểm sốt có kết quả
cần có thủ tục định dạng trước. Như thế, thủ tục định dạng trước bao gồm các thiết chế
quy định về tính pháp lý của các định mức, các bản chiến lược, kế hoạch,… liên quan
đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Thủ tục định dạng trước là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp dụng rộng
rãi chương trình máy tính vào cơng tác quản lý. Sở dĩ như vậy là vì máy tính sẽ khơng
cho phép bất kỳ nghiệp vụ nào được xử lý nếu các yêu cầu không được tuân thủ.
Nhược điểm của thủ tục này là nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt. Vậy, vấn đề là
ở chỗ cần quy định rõ ràng ai được phép thay đổi các định dạng này.

2.3.6. Thủ tục báo cáo bất thường

Ngồi các báo cáo phục vụ cho kiểm sốt định kỳ, rất
cần các bộ phận có liên quan phải báo cáo trong trường
hợp bất thường. Vấn đề là cần có thủ tục quy định thế
nào là bất thường? Nếu khơng có các thủ tục này việc
báo cáo bất thường sẽ bị hỗn loạn: khi cần phải báo cáo
thì khơng thực hiện, khi chưa đến mức thì lại báo cáo.
Theo thủ tục quy định cụ thể, tất cả các cá nhân, bộ
phận trong doanh nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo

khi rơi vào các trường hợp bất thường về các vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi
nơi và mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, trong và ngồi doanh nghiệp.
Quy định các trường hợp “bất thường” cụ thể như các nghiệp vụ khơng theo đúng quy
trình/quy định, các nghiệp vụ ngoại lệ, những bất hợp lý, những vấn đề chưa từng xảy
ra, đã xảy ra nhưng lại có sự ảnh hưởng lớn, có thay đổi trong dữ liệu, hệ thống,…

Các quy định còn liên quan đến: phải báo cáo ngay khi phát hiện ra hay báo cáo sau
nhưng phải kịp lúc, phải báo cáo cho người có trách nhiệm và đúng thẩm quyền để
xem xét và có hướng xử lý từng trường hợp, các báo cáo này có thể do máy tính thực
hiện hay do con người thực hiện.

Doanh nghiệp cần xem những báo cáo bất thường là những đóng góp có giá trị và cần
có chính sách thưởng, nâng lương và nâng bậc,… cho các cá nhân và bộ phận có
những báo cáo bất thường kịp lúc. Những báo cáo bất thường có giá trị cũng được
đánh giá cao như sáng kiến sáng tạo của doanh nghiệp. Những vấn đề cần lưu ý khi
quy định các thủ tục:

 Báo cáo kịp thời.

 Cụ thể hóa thế nào là bất thường, bất hợp lý hay đáng lưu ý.

 Quy định cụ thể người có trách nhiệm xử lý các trường hợp bất thường.

</div>
(15)<div class='page_container' data-page=15>

2.2.2. Thủ tục bảo vệ tài sản

Thủ tục bảo vệ tài sản là tập hợp tất cả các thiết chế quy định hoạt động của doanh nghiệp
nhằm giảm thiểu tài sản bị: mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng hoặc bị phá hoại.
Những thủ tục này liên quan đến:

 Hạn chế tiếp cận tài sản: hệ thống kho bãi, password máy tính,…

 Bảo vệ, thủ tục ra vào doanh nghiệp.

 Sử dụng các thiết bị quan sát: camera, máy kiểm tiền giả, thẻ security.

 Kiểm kê tài sản.

 Bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn…

2.3.7. Thủ thục sử dụng chỉ tiêu

Thủ tục sử dụng chỉ tiêu là thiết chế quy định các chỉ tiêu
được sử dụng trong q trình kiểm sốt các hoạt động cụ
thể. Tuỳ theo tính chất của hoạt động mà quy định việc
sử dụng các chỉ tiêu rất cụ thể đối với hoạt động đó từ:

 Mục tiêu.

 Các chỉ tiêu: lượng hóa tất cả những mục tiêu thành
các chỉ tiêu cụ thể mà doanh nghiệp đặt ra cho các
cá nhân và bộ phận thành,… và sau đó sẽ kiểm sốt

theo các chỉ tiêu này. Các chỉ tiêu có thể bao gồm các chỉ tiêu tài chính và các chỉ
tiêu phi tài chính.

Khi thiết lập các chỉ tiêu cần đảm bảo các yêu cầu:

 Chỉ tiêu phải có tính khả thi.

 Hệ thống chỉ tiêu phải nhất qn và được tính tốn định kỳ để báo cáo tình hình
thực hiện các chỉ tiêu với các bộ phận có thẩm quyền.

 Chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm khi không đạt các chỉ tiêu.

 Đảm bảo tính độc lập của người theo dõi các chỉ tiêu.

Định kỳ theo dõi, so sánh, tìm sự sai lệch cũng như nguyên nhân để có biện pháp chấn
chỉnh kịp thời.

2.3.8. Thủ tục bất kiêm nhiệm

Thủ tục bất kiêm nhiệm nhằm đảm bảo chống gian lận có thể phát sinh trong hoạt
động kiểm sốt nói riêng và trong tồn bộ hoạt động quản trị doanh nghiệp nói chung.
Muốn vậy, phải có thiết chế quy định sự tách biệt giữa 4 hoạt động:

 Phê duyệt;

 Thực hiện;

 Giữ tài sản (tồn kho, thủ quỹ, bảo vệ…);

 Ghi nhận (kế toán,…).

</div>
(16)<div class='page_container' data-page=16>

2.3.9. Thủ tục đối chiếu

Các số liệu thực tế hoặc kế hoạch, định mức liên quan
đến nhiều cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp. Trong
nhiều trường hợp số liệu phát sinh ở các bộ phận khác
nhau về cùng một nghiệp vụ nhưng chưa chắc đã trùng
nhau. Vì thế cần có thiết chế quy định thủ tục đối chiếu
tổng hợp giữa các cá nhân, các phòng ban bộ phận
khác nhau về cùng một nghiệp vụ nhằm giúp phát hiện
và ngăn ngừa các gian lận sai sót trong ghi chép hay
xử lý nghiệp vụ.

Đây là thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa và phát hiện các gian lận hay sai sót trong thực

hiện và ghi nhận các nghiệp vụ cũng như góp phần tăng tinh thần trách nhiệm giữa các
nhân viên, do nó mang tính kiểm tra chéo.

Mặt khác, muốn rút ra các kết luận cần thiết sẽ phải so sánh, đối chiếu giữa số liệu
thực tế với số liệu kế hoạch, định mức,… Vì thế, muốn cho các đánh giá khách quan
cần có thiết chế quy định các thủ tục đối chiếu cụ thể.

Khi thiết lập các quy định về đối chiếu cần lưu ý các yêu cầu sau:

 Đối chiếu kịp thời;

 Cần điều tra rõ nếu có khác biệt;

 Phải có người theo dõi việc đối chiếu;

 Tránh đối chiếu thông tin từ chung một nguồn.
2.3.10. Thủ tục kiểm tra và theo dõi

Thiết chế quy định thủ tục kiểm tra và theo dõi có thể được xem là cơ chế “kiểm soát
sự kiểm soát”. Thiết chế cần quy định rõ ai tự kiểm tra và theo dõi, ai kiểm tra và theo
dõi các đối tượng khác. Kiểm tra và theo dõi giúp khám phá những sai sót từ nhỏ đến
lớn; đồng thời, cũng tạo hiệu ứng có lợi cho mơi trường kiểm sốt, đó là “cơng việc
nhân viên làm ln có người kiểm tra, theo dõi, đánh giá”.

Thiết lập các quy định này cần lưu ý:

 Bạn không thể xem xét mọi thứ nên cần thiết lập hệ thống báo cáo tập trung vào
các rủi ro mà Ban giám đốc quan tâm.

 Phát hiện các dấu hiệu bất thường để kịp thời xử lý trên cơ sở điều tra và xác định

trách nhiệm rõ ràng.

</div>
(17)<div class='page_container' data-page=17>

T

óm lược cuối bài

 Hệ thống kiểm soát thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy
chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động
hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.

 Hệ thống kiểm soát gồm các thành phần:

 Mơi trường kiểm sốt;
 Đánh giá rủi ro;

 Hoạt động kiểm sốt;

 Hệ thống thơng tin và truyền thông;

 Giám sát.

 Cơ chế kiểm sốt có thể hiểu là cách thức vận hành của hệ thống kiểm soát trong mối quan hệ
với các phân hệ quản trị khác nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng kiểm soát với kết quả
và hiệu quả cao.

 Thiết chế trong hệ thống kiểm soát:

 Phê duyệt;
 Định đạng trước;

 Báo cáo bất thường;

 Bảo vệ tài sản;

 Sử dụng chỉ tiêu;

 Bất kiêm nhiệm;
 Đối chiếu;

</div>
(18)<div class='page_container' data-page=18>

C

âu hỏi ơn tập

1. Khái niệm và vai trị của hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp.

2. Hãy chỉ ra một số nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp.

3. Nêu các thành phần trong hệ thống kiểm soát. Trong các thành phần này, thành phần nào
quan trọng và quyết định đến các thành phần khác trong hệ thống kiểm sốt?

4. Khái niệm và vai trị của cơ chế kiểm soát.

</div>