THƠNG CÁO BÁO CHÍ
Mơn học: Giao tiếp kinh doanh

GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng

Nhóm đề tài số 9 – Lớp Marketing K39
•
•
•
•
•

Lê Vũ Khánh Linh
Trần Thái Yến Phương
Nguyễn Thị Phương Thanh
Võ Hồng Nhược Thảo
Nguyễn Ngọc Thùy Trang

MR02
MR03
MR03
MR02
MR01


Mục lục


1. Thông cáo báo chí là gì?
1.1
‐

Khái niệm
Là văn bản giao tiếp nhằm cung cấp thông tin từ cá nhân/ doanh nghiệp gửi đến cơng
chúng của mình thơng qua giới truyền thơng

‐

Nói cách khác, thơng cáo báo chílà tài liệu mà cá nhân/ tổ chức gửi đến cơ quan truyền
thông nhân 1 sự kiện nào đó

‐

Thơng cáo báo chí là một dạng thông điệp, không phải là bài báo

 Thông cáo báo chí Là tiếng nói chính thức của Doanh nghiệp

1.2

Mục đích

‐

Cung cấp thơng tin cho báo chí

‐

Giải đáp câu hỏi của dư luận

‐


Hỗ trợ phóng viên tìm hiểu về sản phẩm của cơng ty

‐

Một cách quảng bá hình ảnh cơng ty

 Mục đích cao nhất là thu hút sự quan tâm của giới truyền thông và được đăng tin tốt

1.3

Ai thường xun tiếp xúc thơng cáo báo chí

‐

PR Agency

‐

PR trong các doanh nghiệp.

‐

Những phát ngôn viên của các cơ quan, tổ chức chính phủ/ phi chính phủ.

‐

Cơ quan thơng tấn báo chí:
•
•
•

•
•
•

Phóng viên;
Trưởng trang;
Biên tập viên;
Thư ký tịa soạn;
Phó tổng biên tập;
Tổng biên tập.


1.4

Những trường hợp cần viết thơng cáo báo chí

‐

Giới thiệu sản phẩm mới;

‐

Giới thiệu chương trình khuyến mãi;

‐

Giới thiệu dự án đầu tư mới;

‐


Công bố dự án tài trợ;

‐

Động thổ/ khánh thành/ tham quan nhà máy;

‐

Công bố dự án hợp tác;

‐

Công bố kết quả khảo sát/ nghiên cứu/ giải thưởng/ kết quả kinh doanh…;

‐

Giới thiệu Tổng giám đốc mới;

‐

Phát ngôn về vấn đề liên quan …


2. Đặc điểm của 1 thông cáo báo chí
Một thông cáo báo chí sẽ có 2 đặc điểm là về nội dung và hình thức:

2.1

Hình thức:


Thơng cáo báo chí gửi tới phương tiện truyền thơng thường ở dưới các hình thức:
•
•
•

báo in (Press Release),
báo hình (Video news release)
báo mạng…tất cả đều có một tiêu chí chung đó là phải chứa tin.

Có 2 quy tắc cần nhớ khi viết thơng cáo báo chí:
‐

Đầu tiên là quy tắc kim tự tháp ngược

5W1H
Thơng tin cốt lõi mà cơng chúng cần biết

Chi tiết hóa phần đầu
Thơng tin bổ sung - Trích dẫn

Thơng tin tổ
chức
thực hiện
TCBC

•

Thơng tin quan trọng nhất sẽ được đặt lên đầu tiên, tiếp theo là những thông tin kém quan
trọng hơn cùng với lời diễn giải chi tiết.


•

1 thơng cáo báo chí phải có nội dung ngắn gọn, nêu bật ý quan trọng, kích thích sự tị mị

•

Tập trung vào chủ đề cần nói, tránh nói lang mang dư thừa
o Trên đầu là thơng tin 5W1H. Đây chính là những thơng tin cốt lõi của 1 thơng cáo
báo chí
o Tiếp theo là chi tiết hóa thơng tin, bổ sung, trích dẫn
o Cuối cùng mới là thông tin về tổ chức/ doanh nghiệp phát hành thơng cáo báo chí


•

Tại sao phải dùng mơ hình tháp ngược?
+ Nếu nhà báo khơng tìm được những gì hấp dẫn trong những dịng đầu thì họ khồng cần
đọc tiếp những dịng sau.
+ Nhà báo thường cắt gọt bớt độ dài các thông tin trong thơng cáo báo chítừ dưới lên trên
và bắt đầu biên tập lại. Vậy nên những dịng thơng tin sẽ là nguồn tư liệu chính cho các
bài báo của giới truyền thông.
+ Công chúng thường không đọc toàn bộ nội dung bài báo mà chỉ đọc lướt và những thứ
thường được chú ý nhiều nhất chính là tiêu đề và một hai đoạn đầu tiên. Nếu không cảm
thấy hấp dẫn hoặc đoạn đầu q lan man dài dịng thì họ không đọc tiếp nữa.

‐

Thứ 2 là quy tắc 5W1H: Cũng giống như tin tức báo chí hay các bài viết khoa học, một

•


thơng cáo báo chí hiệu quả phải trả lời được năm câu hỏi sau
What: Cái gì xảy ra mà phương tiện truyền thông và công chúng nên biết. Thơng tin này

•
•
•

có thu hút họ khơng?
When: Sự kiện diễn ra khi nào?
Where: Sự kiện này diễn ra ở đâu? Nêu cụ thể địa chỉ của nơi diễn ra sự kiện
Who: Chủ thể của sự kiện là ai? Một người, một nhóm người, một tổ chức, một sự kiện

•

hoặc hoạt động nào đó.
Why: Tại sao sự kiện này quan trọng? Lý do gì mà cơ quan truyền thơng hay cơng chúng

•

phải quan tâm?
How: sự kiện đã diễn ra như thế nào, có điều gì đáng lưu ý

 Đây là phần thông tin quan trọng nhất của một thông cáo báo chí, nên đặt lên đoạn đầu tiên,
kết hợp đúng theo mơ hình kim tự tháp ngược để thơng cáo báo chíđạt được hiệu quả cao nhất.

2.2

Nội dung


Một thơng cáo báo chí đầy đủ sẽ bao gồm 6 phần:
1) Mục đích thơng cáo
‐ Đây có phải là thơng báo khẩn hay không
‐ Giá trị sử dụng của thông cáo báo chí (Giá trị từ ngày mấy đến ngày mấy)
2) Thơng tin liên hệ: Thông tin liên hệ của công ty/ Đơn vị Agency (nếu có)
‐ Tên người đại diện


Tên công ty
Số điện thoại/ fax
Địa chỉ email

‐
‐
‐

Lưu ý:
Thông tin phải mang tính xác thực và chính xác
Thơng của người đại diện phải là người có quyền trả lời trước báo chí

‐
‐

3) Title:
‐ Title chính: Thể hiện khái quát nội dung của toàn thơng cáo báo chí, thế hiện được thơng

điệp của cơng ty
‐ Tile phụ:
• Sử dụng khi thơng cáo báo chícó nhiều thơng tin, phức tạp và cần được làm rõ
• Được dùng để bổ trợ của title chính

• Thể hiện thơng điệp phụ (nếu có)
Lưu ý: Nội dung giật tít phải gây chú ý, tạo được ấn tượng mạnh và mang tính khái quát cao
nhưng ngắn gọn, dễ hiểu
4)
‐
‐
‐
•

•

Địa điểm, ngày tháng năm:
Thể hiện phạm vi và thời gian thơng tin
Câu mở đầu cho nội dung chính của thơng cáo báo chí
Có 2 cách viết:
Đặt riêng thành một câu ngay dưới tiêu đề và canh lề phải

Kết hợp để làm thành phần trạng ngữ chỉ thời gian và nơi chốn cho câu đầu tiên, canh lề
theo đoạn văn

5) Nội dung chính: Gồm 2 phần chính
a. Lời dẫn (Đoạn 1):
• Thể hiện được toàn bộ mục đích, nội dung chính của thơng cáo báo chí thơng

qua cách viết theo mơ hình 5W1H


 Là đoạn cốt lõi mà các bên đọc vào có thể nắm hết được nội dung của thơng cáo báo chí
 Có thể đứng độc lập khơng bị phụ thuộc về nội dung với các đoạn khác


Lưu ý
‐
‐

Cần tạo được sự thu hút để đối tượng có thể đọc các phần sau
Ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề để tránh sự nhàm chán và tiết kiệm thời gian cho các

‐

bên báo chí
Cần được viết một cách đầy đủ và hoàn chỉnh để các bên báo chí có thể sử dụng được
ngay
b. Thân bài: Cung cấp những thông tin bổ trợ cho đoạn 1
• Đoạn 2: Cung cấp thêm thông tin chi tiết, thông tin mở rộng và phát triển thêm ý
•

cho đoạn 1
Đoạn 3: Trích dẫn câu nói/ phát ngơn của người có thẩm quyền thơng tin cao nhất

•

hoặc liên quan trong phạm vi được giao
Đoạn 4: Cung cấp thêm những thơng tin bổ sung, ít quan trọng hơn về sự
kiện/hoạt động. Kết thúc thơng cáo báo chí bằng cách nhắc lại tiêu đề, nêu bật ý
nghĩa của sự kiện/hoạt động.

Lưu ý:
‐
‐


Nội dung, đặc biệt là đoạn trích dẫn cần có sự liên quan đến đoạn 1
Là thơng tin phụ nhưng cũng tránh trường hợp lan man, không đi vào thẳng vấn đề

6) Thông tin về công ty: Đưa ra những thông tin khái quát về doanh nghiệp/tổ chức ra thơng

cáo báo chí nhằm giúp các nhà báo có thêm thơng tin về doanh nghiệp/tổ chức: Lịch sử
hình thành, loại hình kinh doanh, những sản phẩm kinh doanh chính, trụ sở, các chi
nhánh, doanh số hằng năm, số nhân viên
Lưu ý:
‐
‐

Cần được thống nhất trong các thông cáo báo chí
Nếu cung cấp số liệu thì phải được cập nhật liên tục và đúng thời điểm

Cách thức trình bày
‐
‐
‐
‐
‐

Khi viết thơng cáo báo chí nên sử dụng giấy letter head chung để hể hiện thông tin cơ bản
của công ty cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp/ chuẩn mực của mỗi thơng cáo báo chí
Cỡ chữ 12, Cách dịng 1.5 hoặc 2
Lề trái và lề phải ít nhất là 1 inch
Phần mục đích thơng cáo được đặt bên dưới logo và nằm bên góc bên trái
Title:



•

Phải được viết hoa và in đậm, nằm dưới phần liên hệ 2 dịng, khơng được xuống hàng

‐

một cách vơ lý.
Title chính có cỡ chữ to
Title phụ nằm bên dưới title chính, có cỡ chữ nhỏ hơn title chính
Độ dài: Lí tưởng là 1 trang, tùy hoàn cảnh, tính phức tạp của thơng cáo báo chí mà có độ
dài khác nhau
Nếu độ dài lớn hơn 1 trang, cuối trang nên dùng chữ “Cịn tiếp”/”More” và các trang nên

•
•

được đánh số
Cuối mỗi thơng cáo báo chí nên sử dụng kí hiệu “####” để thông báo hết nội dung
Mỗi thông cáo báo chí nên chỉ sử dụng 1 loại ngơn ngữ, bao gồm những phần nhỏ như:

•
•

‐

đánh số trang…
Sau khi viết thơng cáo báo chí
Khi thơng cáo báo chí đã hoàn thành, bạn nên kiểm tra thật tỉ mỉ thông tin, biểu đồ, chính tả, ngữ
pháp, độ dài của câu và đoạn văn, sự rõ ràng. Những trích dẫn và tên riêng phải được kiểm tra
một cách cực kỳ cẩn thận. Điểu hết sức tối tệ là chúng ta đưa ra một thơng cáo báo chí sai vể

thơng tin, sai tên lânh đạo, sai chính tả... Chúng ta cần trả lời cho các câu hỏi sau:
•
•
•
•

Thơng cáo báo chí trả lời được các vấn để chúng ta muốn thông báo chưa?
Thông cáo báo chí có ngắn gọn chưa?
Thơng cáo báo chí đã được lãnh đạo hoặc khách hàng đọc kỹ và được dụt chưa?
Thơng cáo báo chí này nên gửi tới đâu?


3. Các kĩ năng cần có và những lưu ý khi viết thông cáo báo chí
3.1
‐

Kỹ năng
Hiểu biết tổng quan về báo chí: Cần nắm được cách viết tin, bài, thu thập tin tức, phỏng

‐

vấn và một số mơ hình khi viết tin của nhà báo.
Hiểu đặc thù của những báo/đài tiếp nhận thơng cáo báo chí: Cần nắm được cách viết tin,
bài, thu thập tin tức, phỏng vấn và một số mơ hình khi viết tin của nhà báo
Hiểu rõ ngành đang công tác: Đâu là những thông tin quan trọng được quan tâm trong

‐
‐

ngành, vấn đề nào cần được nhấn mạnh và những thơng tin về ngành có liên quan đến sự

kiện cần thông báo
Kết nối sự kiện được thông báo với “hot news” của ngành
Hiểu rõ nội dung cần có của thơng cáo báo chí đang muốn phát hành: Để viết được thơng

‐

cáo báo chí tốt và nhanh chóng, người viết thơng cáo báo chí cần có những hiểu biết nhất
định liên quan đến nội dung cần viết thơng cáo báo chí như mục đích chính, chủ đề, nội
dung, cách hành văn…

3.2

Những lưu ý để có 1 thơng cáo báo chí tốt

Nội dung
‐

Thơng tin dữ kiện chính xác: Tụt đối ghi chính xác tất cả các thơng tin trong thơng cáo

‐

báo chí như: tên tuổi, chức danh, địa danh, số liệu… Một thơng tin sai lệch có thể dẫn
đến hệ lụy lớn ảnh hưởng đến công ty như khiếu kiện sản phẩm, mất các mối quan hệ…
Thông điệp ngắn gọn, chi tiết, rõ ràng, xúc tích: thơng cáo báo chí nên được viết hết sức
ngắn gọn, rõ ràng, xúc tích đi thẳng vào vấn đề cần thơng tin, tránh những từ ngữ cường
điệu, sáo rỗng hoặc quá dài dịng.

‐

Đưa thơng tin quan trọng lên đầu theo mơ hình kim tự tháp ngược để người đọc nắm

được những thơng tin cốt lõi một cách nhanh nhất

‐

Có thơng tin liên lạc rõ ràng. Đây phải là người có quyền phát ngôn và phải biết tất cả các
thông tin được đề cập trong thơng cáo báo chí để sẵn sàng trả lời các câu hỏi.

‐

Hạn chế sử dụng thuật ngữ: Tránh sử dụng quá nhiều từ chuyên môn hoặc thuật ngữ

‐

chuyên ngành. Đối với những từ chuyên môn cần giải thích cho dễ hiểu để phóng viên
nắm bắt nhanh thơng tin mình muốn truyền đạt.
Sử dụng từ ngữ phù hợp, tránh cường điệu: Hạn chế sử dụng các đại từ nhân xưng ở ngôi
thứ nhất như ta, chúng ta, tôi, chúng tơi… Thay vào đó là các từ cơng ty, tổ chức… Đặc


biệt, không nên dùng những từ “đao to búa lớn” trong thơng cáo báo chí như: rất, vơ
cùng, số một…

Hình thức
‐
‐

‐

≤ 2 trang: thơng cáo báo chí khơng nên q dài, dễ dẫn đến lan man không cần thiết.
Thông cáo báo chí tốt nhất là nên gói gọn trong 1 trang.

Kiểm tra lại trước khi gửi: Thơng tin có liên quan đến cá nhân, tổ chức nào đó trước khi
gởi cho phóng viên cần kiểm tra lại với cơng ty, tổ chức hoặc cá nhân để họ biết được
thông tin của mình nên xuất hiện trong thơng cáo báo chí như thế nào tránh những rắc rối
về sau.
Tránh gửi email tập thể: Tránh gửi email tập thể cho tất cả các phóng viên, đó là điều
khơng nên trong giao tiếp đối với các phóng viên.


4. So sánh quảng cáo và thông cáo báo chí
4.1
‐

Khái niệm quảng cáo
Quảng cáo là hình thức tuyên truyền, giới thiệu thông tin về sản phẩm, dịch vụ, công ty
hay ý tưởng.

‐

Quảng cáo là những nỗ lực nhằm tác động tới hành vi, thói quen mua hàng bằng cách
cung cấp những thông điệp thuyết phục về sản phẩm/ dịch vụ.

‐

Các sản phẩm quảng cáo để có thể truyền tải đến khách hàng hoặc đối tượng công chúng
mục tiêu qua các phương tiện truyền thơng, như: báo in, tạp chí, đài phát thanh, truyền
hình, báo điện tử.

4.2

So sánh quảng cáo và thơng cáo báo chí


Giống nhau
‐

Thơng cáo báo chí và quảng cáo đều là hoạt động nhằm truyền tải thông tin của mình đến
khách hàng và cơng chúng.

‐

Cả 2 đều là sự tương tác qua lại giữa 3 bên là doanh nghiệp – phương tiện truyền thông –
khách hàng

‐

Thông cáo báo chí và quảng cáo đều có thời gian “sống” nhất định trên các phương tiện
truyền thơng

‐

Thơng cáo báo chí và quảng cáo đều hiệu quả đều phải có đối tượng, mục đích và thơng
điệp rõ ràng

Khác nhau
Quảng cáo

Thơng cáo báo chí

Công ty phải trả tiền cho phần quảng cáo trên
một phương tiện truyền thơng nào đó. Bạn biết
chính xác khi nào quảng cáo của bạn sẽ được

đăng tải hoặc phát sóng.

Thơng cáo cáo báo chí là nguồn dữ liệu sơ cấp
và là miễn phí cho các báo, đài, truyền hình,
các công ty dịch vụ hoặc sản phẩm mà công ty
đang hướng đến. Công ty thường sẽ không biết
khi nào báo đài sẽ đưa tin về sự kiện đó lên
trang thơng tin của mình.

Mang tính giới thiệu, mời gọi khách hàng mục

Mang tính chất thơng báo cho một sự kiện của


tiêu quan tâm chú ý và mua sản phẩm của doanh
nghiệp.

công ty.

Nội dung của các quảng cáo thường rất sáng tạo.
Cơng ty tự do thể hiện sáng kiến của mình theo
cách hiệu quả nhất để thu hút sự chú ý của khách
hàng đến sản phẩm.

Nội dung của thông cáo báo chí tùy thuộc vào
sự kiện mà cơng ty muốn thơng báo, tuy nhiên
phải theo 1 khuôn mẫu nhất định khi phát hành
gửi cho giới truyền thơng.

Vì cơng ty trả tiền cho các quảng cáo được đăng

nên có thể kiểm sốt được thời gian và tần suất
xuất hiện của chúng.

Thông cáo báo chí chỉ được gửi đi 1 lần duy
nhất cho giới truyền thông để sử dụng làm
nguồn tư liệu viết bài. Mỗi cơ quan truyền
thông cũng chỉ sử dụng thông tin đó để đưa tin
1 lần về sự kiện chứ không dùng cùng 1 nguồn
tin để đưa nhiều lần.

Tập trung vào khách hàng mục tiêu.

Tập trung vào giới truyền thông.

Văn phong thu hút, lôi cuốn, thôi thúc khách
hàng mua sản phẩm.

Văn phong nghiêm túc nhưng vẫn phải thu hút.
Ngôn ngữ “mời gọi”, kêu gọi mua hàng sẽ
không được xem trọng.


5. Phụ lục: Thông cáo báo chí mẫu