CÔNG TÁC KỸ SƯ – Buổi 02
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (844.74 KB, 19 trang )
<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>
<b>NGÀNH KỸ THUẬT XÂY DỰNG </b>
</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>
CHUYÊN ĐỀ 02
(THỜI LƯỢNG: 03 TIẾT)o SOẠN THẢO EMAIL
</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>
<b>1. </b>
<b>TẠO TÀI KHOẢN EMAIL & CÀI ĐẶT</b>
• Email dùng để trao đổi trong cơng việc.
• Nên đặt tên nghiêm túc, tránh dùng nickname nhí nhảnh.
• Một số cách đặt tên tài khoản email:
•
•
•
• Vào mục <b>Cài đặt (Settings)</b>:
• Khai báo tên người gửi, chú ý viết hoa.
</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4></div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5></div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6></div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>
<b>2. </b>
<b>QUẢN LÝ HỘP MAIL</b>
• Tạo <b>nhãn (label) </b>để phân loại email.
• Kéo chuột các email cùng chủ đề vào trong nhãn (label) phù
hợp để tiện theo dõi và quản lý.
</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8></div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9></div>
<span class='text_page_counter'>(10)</span><div class='page_container' data-page=10>
<b>3. </b>
<b>SOẠN THẢO EMAIL</b>
<b>Tiêu đề email (subject) </b>là thứ hiển thị đầu tiên ngay trong hộp
thư của người nhận.
• Tiêu đề có 2 nhiệm vụ: tạo sự chú ý đối với người đọc và tóm
tắt nội dung của tồn bộ email.
• Nó có khả năng quyết định người nhận có muốn mở thư ra
đọc hay không, và sơ bộ đốn biết người gửi là ai.
• <b>Cách </b> <b>đặt tiêu đề: </b> dùng dấu [ngoặc vuông] để định vị đối
tượng người gửi, rồi tiếp theo đó là nội dung tóm tắt email.
Ví dụ:
</div>
<span class='text_page_counter'>(11)</span><div class='page_container' data-page=11>
<b>3. </b>
<b>SOẠN THẢO EMAIL</b>
<b>Lời chào đầu thư </b>là thể hiện thái độ chuyên nghiệp và tôn trọng
của người gửi đối với người nhận. Tùy thuộc vào tuổi tác, vai vế
và đặc điểm cụ thể của người nhận để lựa chọn cách xưng hơ.
Ví dụ:
Kính chào Ông/Bà,
Kính gửi Thầy ………
Chào Anh/Chị,
</div>
<span class='text_page_counter'>(12)</span><div class='page_container' data-page=12>
<b>3. </b>
<b>SOẠN THẢO EMAIL</b>
<b>Nội dung trong thư </b>cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc.
• Nên chia thành các đoạn nhỏ để người đọc dễ theo dõi.
• Mỗi đoạn nên cách dịng.
• Hạn chế dùng q nhiều dấu cảm thán (!) trong email.
• Những nội dung quan trọng (ví dụ như ngày tháng, địa điểm,
thơng tin gấp…) có thể tơ vàng, hoặc dùng màu chữ nổi bật.
• Cuối thư, nên có lời chào.
Ví dụ:
Trân trọng cảm ơn. Trân trọng.
</div>
<span class='text_page_counter'>(13)</span><div class='page_container' data-page=13>
<b>3. </b>
<b>SOẠN THẢO EMAIL</b>
<b>Lưu ý </b>
• Khơng viết tồn bộ bằng chữ in hoa.
• Tránh dùng chữ to chữ nhỏ, in đậm, in nghiêng tùy tiện.
• Đầu dịng, đầu câu ln viết hoa ký tự đầu tiên.
• Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
• Tất cả các dấu câu đều đặt sát vào chữ trước, sau đó cách
một khoảng trống, rồi mới đến chữ kế tiếp.
</div>
<span class='text_page_counter'>(14)</span><div class='page_container' data-page=14>
<b>3. </b>
<b>SOẠN THẢO EMAIL</b>
Phải viết hoa tên riêng, tên địa danh, tên các công ty, tổ chức,
hiệp hội... theo quy tắc <i>viết hoa chữ cái đầu của mỗi danh từ </i>
trong cụm từ. Các chức danh “phó” thì viết hoa cả chữ “phó” và
chức danh chính.
Ví dụ:
• Đại học Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh
• Bộ Giáo dục và Đào tạo
• Trưởng phịng Tổ chức – Nhân sự
</div>
<span class='text_page_counter'>(15)</span><div class='page_container' data-page=15></div>
<span class='text_page_counter'>(16)</span><div class='page_container' data-page=16></div>
<span class='text_page_counter'>(17)</span><div class='page_container' data-page=17>
<b>3. </b>
<b>SOẠN THẢO EMAIL</b>
<b>Cách ghi địa chỉ (khi có nhiều người nhận): </b>
• <b>To: </b>người nhận trực tiếp.
• <b>Cc:</b> để báo cáo những người có liên quan, tuy không trực tiếp
nhận email nhưng cần nắm được nội dung và thông tin về
cuộc trao đổi (ví dụ: lãnh đạo, trưởng phịng…).
</div>
<span class='text_page_counter'>(18)</span><div class='page_container' data-page=18></div>
<span class='text_page_counter'>(19)</span><div class='page_container' data-page=19></div>
<!--links-->
