Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (434.43 KB, 7 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

BÀI 3

QUY TRÌNH, CƠNG CỤ VÀ TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này,sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.

 Đọc tài liệu:

1. Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm soát, Nhà xuất bản Đại học Kinh
tế Quốc dân, Hà Nội.

2. Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản Phương Đông.

3. Victor Z.Brink và Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại – đánh giá các 
hoạt động và hệ thống kiểm soát, Bản dịch của khoa Kế toán – trường Đại học ki
tế Quốc dân, Nhà xuất Tài chính Hà Nội.

4. Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất bản McGraw Hill
Higher Education.

5. Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất bản Prentice Hall
Australia.

6. COSO (1992), Internal Control Report.
7. www.coso.org

8. www.internalcontrolsdesign.co.uk

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc
qua email.

 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.

Nội dung

Bài 3 trong học phần Kiểm soát nghiên cứu về quy trình của hoạt động kiểm sốt trong
doanh nghiệp, thơng qua việc xem xét quy trình để đưa ra những cơng cụ và tiêu chuẩn
kiểm sốt cần thiết nhằm giúp doanh nghiệp hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra, đạt
được mục tiêu của doanh nghiệp.

Mục tiêu

 Mô tả về quy trình kiểm sốt.
 Xác định một số cơng cụ kiểm sốt.

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

T

ình huống dẫn nhập

Giả sử khi bạn tiến hành kiểm tra tại bộ phận sản xuất của doanh nghiệp, bạn thấy năng suất
của bộ phận sản xuất không đạt tiêu chuẩn. Bạn cần tìm nguyên nhân của sự sai lệch giữa mức
năng suất mong muốn và mức năng suất hiện tại.

1. Hãy nêu 5 vấn đề mà bạn muốn kiểm tra để xem bạn có thể tìm ra ngun
nhân của sự sai lệch khơng?

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

3.1. Quy trình kiểm sốt

3.1.1. Khái niệm

Quy trình kiểm sốt của quản trị doanh nghiệp, theo Robert J.Mockless, là cố gắng
một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ
thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác địnhvà đo lường
mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã sử
dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu. Qua định nghĩa trên, có
thể thấy quy trình kiểm sốt gồm gồm các giai đoạn sau:

Sơ đồ 3.1. Quy trình kiểm sốt

3.1.2. Xác định tiêu chuẩn kiểm soát

Khái niệm tiêu chuẩn kiểm soát

Tiêu chuẩn là những mốc mà từ đó người ta có thể đo lường thành quả đạt được. Tiêu
chuẩn kiểm soát tạo ra các “mốc” cần thiết để đánh giá xem những cơng việc đã/sẽ
diễn ra có cịn ở trong giới hạn cho phép hay không. Trong hoạt động của một tổ chức
thì có rất nhiều loại tiêu chuẩn kiểm soát khác nhau do: đặc thù của doanh nghiệp, sự
đa dạng của hàng hóa và dịch vụ. Do vậy, để hoạt động kiểm soát đạt được hiệu quả
tốt nhất thì các tiêu chuẩn kiểm sốt đề ra cần phải hợp lý và có khả năng thực hiện
được trên thực tế. Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn vượt quá khả năng thực hiện rồi
sau đó phải điều chỉnh hạ thấp bớt các tiêu chuẩn này là một điều nên tránh ngay từ
đầu. Nếu biết cách xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp, đồng thời nắm vững được

chức năng, nhiệm vụ của các phòng/ban cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp
thì lúc đó hoạt động kiểm sốt trở nên tương đối dễ dàng và đạt được hiệu quả cao.

Xác định tiêu chuẩn và
lựa chọn phương pháp
đánh giá.

Đo lường kết quả bằng
cách đối chiếu kết quả
với tiêu chuẩn đã được
xác lập.

Sự thực hiện hoạt động
có phù hợp với tiêu
chuẩn không?

Không cần
điều chỉnh

Tiến hành điều chỉnh

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt
Các dạng tiêu chuẩn kiểm sốt

 Tiêu chuẩn định tính là tiêu chuẩn không biểu hiện
dưới dạng các số đo vật lý hoặc giá trị như: lòng
trung thành của nhân viên, tính kỷ luật trong
công việc…

 Tiêu chuẩn định lượng là những chỉ tiêu có thể đo

lường bằng các đơn vị cụ thể như: thị phần, doanh
thu bán hàng, giá bán sản phẩm

 Dựa vào các mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là những tiêu chuẩn kiểm tra tốt nhất
vì đó là thước đo sự thành công của các kế hoạch; là căn cứ đánh giá kết quả hoạt
động của doanh nghiệp cũng như mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của các
phịng/ban, cá nhân. Do đó, các mục tiêu này cần cố gắng thể hiện dưới dạng định
lượng, bằng những chỉ tiêu cụ thể.

 Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình: Đây là cơ sở để đánh giá việc thực hiện các
chương trình mục tiêu như chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình cải
tiến chất lượng sản phẩm, chương trình thay đổi nhãn hiệu.

 Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ.

 Các định mức kinh tế - kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm.

 Các tiêu chuẩn về vốn: Đây là những chỉ tiêu đo lường sự thực hiện vốn đầu tư
trong các doanh nghiệp như khoản thu hồi trên vốn đầu tư, tỷ lệ giữa các khoản nợ
hiện có với tài sản hiện có…

 Các tiêu chuẩn thu nhập: Như khoản thu nhập trên một km xe khách chở khách, số
tiền thu được trên một tấn hàng bán được…

3.1.3. Đo lường và đánh giá việc thực hiện

Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu có các phương pháp nhằm
xác định một cách chính xác chức năng, nhiệm vụ của các phòng/ban cũng như các
nhân viên trong doanh nghiệp thì các nhà quản trị có thể đánh giá thành quả thực tế của
những nhân viên dưới quyền của họ. Tuy nhiên, việc đánh giá đó khơng phải bao giờ

cũng thực hiện được. Có nhiều hoạt động khó có thể đưa ra các tiêu chuẩn chính xác và
có nhiều hoạt động khó có thể đo lường được. Ví dụ, nếu người ta có thể đo lường số
sản phẩm của một phân xưởng sản xuất một cách tương đối dễ dàng, thì ngược lại rất
khó để kiểm tra cơng việc của Phịng chăm sóc khách hàng trong doanh nghiệp. Gặp
trường hợp này, các nhà quản trị thường dùng những tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ thái độ
khách hàng đối với doanh nghiệp, hay uy tín của doanh nghiệp trong xã hội.

Đo lường việc thực hiện

Việc đo lường kết quả thực hiện kế hoạch trên thực tế cần phải đảm bảo các yêu cầu
cơ bản sau:

 Phải dựa vào các tiêu chuẩn đặt ra để đánh giá kết quả hoạt động của các
phòng/ban cũng như nhân viên trong doanh nghiệp.

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt
 Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi

cho cá nhân, bộ phận. Thông qua kiểm tra, quản trị
viên cấp cao đánh giá được năng lực của cấp quản
trị viên cấp dưới. Đồng thời, đối với cấp quản trị
viên cấp dưới có thể qua đo lường khẳng định được
vị trí của mình, nhận thức được những thiếu sót,
hạn chế để có biện pháp khắc phục kịp thời.

Việc đo lường chính xác kết quả thực tế sẽ mang lại những lợi ích rất lớn:

 Dự báo được những sai sót có thể xảy ra đồng thời có những biện pháp để can
thiệp kịp thời. Ngoài ra, việc đo lường nhiều khi phải được thực hiện đối với đầu
vào của hoạt động, kết quả của từng giai đoạn hoạt động, những dấu hiệu và thay

đổi có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động nhằm có tác động điều chỉnh kịp thời.

 Rút ra được những kết luận đúng đắn về hoạt động đồng thời cải tiến được công
tác quản trị.

 Do người tiến hành giám sát, đo lường sự thực hiện với người đánh giá và ra quyết
định điều chỉnh có thể khác nhau nên cần phải xây dựng được mối quan hệ phù
hợp giữa họ.

Đánh giá việc thực hiện các hoạt động

Đánh giá là sự xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với tiêu chuẩn. Nếu quá trình
hoạt động mọi bộ phận trong doanh nghiệp đang thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn đã
được xác lập, có thể kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần sự
điều chỉnh. Ngược lại, nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì cần điều
chỉnh. Khi đó, người ta tiến hành phân tích ngun nhân của sự sai lệch và những hậu quả
của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp để đi tới kết luận có cần tiến hành điều chỉnh
hay khơng và nếu cần thì phải điều chỉnh như thế nào để đạt được hiệu quả nhất. Nếu các
tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu các phương tiện đo lường có khả năng
xác định một cách chính xác kết quả hoạt động thì việc đánh giá sự thực hiện thực tế hoặc
tương lai là công việc tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, có nhiều hoạt động khó xác định
được tiêu chuẩn chính xác và cũng khó đo lường, dự báo sự thực hiện.

3.1.4. Điều chỉnh các sai lệch

Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai
lệch giữa việc thực hiện hoạt động trên thực tế so với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra
nhằm không ngừng cải tiến chất lượng hoạt động. Thông qua việc đo lường và đánh
giá kết quả ở bước trên, chúng ta sẽ xác định được cần phải áp dụng những biện pháp
gì, ở đâu, làm như thế nào để đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động ngày càng

đem lại kết quả cao hơn. Việc điều chỉnh các sai lệch trong thực tế có thể tiến hành
theo các hướng:

 Điều chỉnh kế hoạch;

 Thay đổi mục tiêu;

 Hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức;

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

3.2. Cơng cụ kiểm sốt

3.2.1. Khái niệm

Công cụ là các phương tiện cần thiết được con người
sử dụng để chế tạo sản phẩm, dịch vụ, hồn thành cơng
việc hoặc làm cho cuộc sống tốt hơn. Như thế, để thực
hiện bất cứ cơng việc gì con người đều phải chế tạo ra
và sử dụng các cơng cụ cần thiết. Để hồn thành nhiệm
vụ quản trị, con người cần sử dụng nhiều cơng cụ khác

nhau; trong đó, để thực hiện hoạt động kiểm soát với hiệu quả cao, nhà quản trị cần
biết sử dụng các cơng cụ kiểm sốt thích hợp.

Cơng cụ kiểm sốt phụ thuộc vào đối tượng và tính chất của hoạt động kiểm sốt.
Thơng thường người ta sử dụng các cơng cụ định tính và cơng cụ định lượng phục vụ
cho hoạt động kiểm sốt.

Cơng cụ định tính thường chỉ sử dụng khi thực hiện kiểm soát chiến lược; càng kiểm soát

ngắn hạn với các nội dung càng cụ thể, người ta càng nghĩ tới các cơng cụ định lượng.
Lĩnh vực tính tốn có ý nghĩa đặc biệt với tư cách công cụ kiểm soát. Lĩnh vực này
đáp ứng phần lớn nhu cầu thông tin để điều khiển ngắn hạn. Các công cụ kiểm sốt
chuyển hố từ lĩnh vực tính tốn là các hệ thống số liệu, giá cả tính tốn và ngân sách.
Các dữ liệu kiểm sốt có thể được hình thành cả với tư cách cơng cụ phối hợp, cả với
tư cách công cụ trợ giúp quyết định cũng như trợ giúp thông tin. Trong quan hệ với
kiểm soát chiến lược dài hạn, phương pháp hiện tại và dự báo tương lai được nhấn
mạnh. Các cơng cụ này có thể phục vụ cả mục tiêu phối hợp, trợ giúp quyết định và
trợ giúp thơng tin ở cả thời kì chiến lược.

Sự phát triển cơng nghệ thơng tin có ý nghĩa lớn đối với sự tham gia của các công cụ
kiểm soát. Điều này cho phép mở rộng khả năng nghiên cứu hơn, quá trình chế biến
dữ liệu tự động giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cần thiết. Hướng vào việc đơn
giản hoá và khái quát hoá các phương pháp định hướng cho phép ứng dụng tiến bộ kĩ
thuật công nghệ thông tin vào thực tế.

Có thể thấy, cơng cụ kiểm sốt trong doanh nghiệp nhằm:

 Thực hiện sự phối hợp hoạt động của mọi bộ phận, cá nhân.

 Trợ giúp việc ra các quyết định quản trị.

3.2.2. Nhân tố ảnh hưởng đến lựa chọn công cụ kiểm sốt

3.2.2.1. Mục đích của kiểm sốt

Tổ chức hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp với các mục đích khác nhau:

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

 Kiểm soát hoạt động kinh doanh của bộ máy quản trị doanh nghiệp có mục đích
đảm bảo cho doanh nghiệp luôn đi đúng hướng, hoạt động kinh doanh mang lại lợi
ích như mong muốn. Nhằm vào mục đích này kiểm sốt sẽ phải sử dụng các cơng
cụ thích hợp được trình bày ở các nội dung có liên quan.

3.2.2.2. Đối tượng kiểm sốt

Đối tượng kiểm soát là các đối tượng bên trong doanh nghiệp cần được giám sát. Đối
tượng kiểm sốt có thể là tài sản, hoạt động, thông tin… bên trong doanh nghiệp. Hoạt
động kiểm sốt chỉ có thể đạt các mục tiêu đặt ra khi nó được tiến hành phù hợp với
đối tượng kiểm soát. Sự phù hợp phải thể hiện ở việc xác định nội dung, tiêu chuẩn và
phương pháp đánh giá trên cơ sở đòi hỏi của đối tượng đánh giá. Các doanh nghiệp có
quy mô khác nhau, hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau, sẽ chịu ảnh hưởng của các
yếu tố môi trường kinh doanh cũng khác nhau. Một doanh nghiệp có quy mơ lớn, bao
gồm nhiều bộ phận khác nhau, chịu ảnh hưởng lớn của rất nhiều yếu tố thuộc môi
trường kinh doanh cả trong nước và ngoài nước sẽ phải thực hiện việc kiểm soát phức
tạp hơn nhiều so với một doanh nghiệp có quy mơ nhỏ hơn, hoạt động kinh doanh chủ
yếu trong phạm vi một thị trường hẹp nào đó.

Nếu đối tượng là kiểm sốt chiến lược thì phải trên cơ
sở phán đốn mơi trường kinh doanh bao gồm cả mơi
trường bên ngồi và môi trường bên trong (xu thế phát
triển, thời cơ, đe doạ, thuận lợi và khó khăn) để sốt
xét lại các mục tiêu kinh doanh; trên cơ sở đó mà hình
thành các mục tiêu chiến lược, các phương án chiến
lược và lựa chọn phương án chiến lược tối ưu. Trong
giai đoạn này, đối tượng kiểm soát là môi trường kinh

doanh (môi trường bên trong và bên ngồi doanh nghiệp) với các nhân tố có giá trị
định hướng vận động trong khoảng thời gian dài, các mục tiêu chiến lược thích ứng

với những nhân tố ấy thường là các mục tiêu dài hạn. Thích ứng với đối tượng kiểm
sốt mang đặc tính như vậy phải sử dụng hình thức kiểm sốt chiến lược. Kiểm soát
chiến lược nhằm đánh giá xem liệu các mục tiêu cũng như các giải pháp chiến lược có
đảm bảo tính đúng đắn hay khơng? Khi chiến lược kinh doanh xây dựng trong khoảng
thời gian dài dựa trên cơ sở dự đốn mơi trường đầy biến động (đặc biệt là với mơi
trường bên ngồi) thì trong nhiều trường hợp sự biến động của mơi trường nằm ngồi
dự đốn nên phải kiểm sốt để có được những điều chỉnh cần thiết, làm cho chiến lược
ln thích ứng với môi trường kinh doanh.

Nếu đối tượng là kiểm soát tác nghiệp phải kiểm soát các kế hoạch triển khai chiến
lược kinh doanh cũng như hình thành các chính sách, giải pháp tổ chức thực hiện
chiến lược đã xác định. Lúc này, kiểm soát phải đi rất sâu vào từng hoạt động tác
nghiệp rất cụ thể.

</div>