Ebook Tự học Excel 2003 trong 10 tiếng: Phần 1

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.28 MB, 20 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

M i c r o s o f t O f f i c e '

Tự học

Exce

trong

mviột

tiếng đầu tiên:

Làm quen với Excel 2003;

Làm việc với bảng định dạng dữ liệu
và cách in ấn trong Excel 2003 ...
tiếng tiếp theo (Tiổng thứ4,5.6,7):

Hướng dẫn xử lý dữ liệu và lỗi chính tả trong Excel 2003;
Soạn thảo và tính tốn trong bảng tính trên Excel 2003;
Làm việc với hình ảnh và biểu đồ trong Excel 2003;
Tìm hiểu các loại hàm trong Excel 2003 ....

I tiếng cuối cùng:

Làm việc với bảng ghi trên Excel 2003:

Kết hợp Excel với các chương trình khác; Các thủ thuật và
những thắc mắc về sự cố trên Excel 2003 ...

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2></div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

TRÍ VIỆT - HÀ THÀNH

(Biên soạn)

T ự HỌC EXCEL 2003

TRONG 10 TIẾNG

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

LỜI NÚI ĐẦU

Bạn đang quan tâm đến việc làm th ế nào đ ể học hỏi 
nhiều hơn các kiến thức, kỹ năng sử dụng chương trình 
ửng dụng xử lý d ữ liệu trên bảng tính hàng đầu là Excel. 
Hiện nay, trên thị trường người dùng máy tính có sử dụng 
ứng dụng xử lý dữ liệu trên bảng tính th ì đại đa s ố sử 
dụng ứng dụng Excel của Microsoft. Điều này khắng định 
trong thời gian hiện tại và trong tương lai gần th i M S 
Excel vẫn chiếm thị ph ần áp đảo so với các ứng dụng khác 
cùng chức năng.

Cuốn sách này ra đời nhằm giú p các bạn có một cái 
nhìn tổng quát về Excel 2003 trong thời gia n ngắn nhất 
từ đó có th ể sử dụng, khai thác hiệu quả những khả 
năng xử lý dữ liệu trên bảng tính.

Trong quá trinh biên soạn cuốn sách này, mặc dù đã 
c ố gắng nhưng chúng tơi khó tránh được thiếu sót, rất 
mong được bạn đọc đóng góp ý kiến.

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

Tiếng thứ 1:

LAM qUEN vồl MICROSOn EXCEL

2003

1. KHỎI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH

Bạn khỏi động Microsoft Excel 2003 bằng cách nhấp
chuột vào nút SbạnrtXAll ProgramsX Microsoít O ffice\
Microsoft Office Excel 2003 (hình 1.1).

I WcfB»of t Cfffc«T«ol»

1 ^ ^ m éO tlm ầa

1 H(V OHte bacuMTt
1 <3pm>Ofie»0»osmMt

ự S l OuHaakUtraH
Ì 0 tMnds>«M««»Nww

l - ỉ r.q>

| ặ | M cm ^cm eaT aait. •
^ MMrỉQCD ... »
• f õ Wg»wft>raw« <’

e â w e * iie $ w d itte d li »
| i ổ 0««— «

1 Smt«
1 1 ^ .
1 i Đ

1 Si

\ 131

Hình 1.1

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

Hình 1.2

2. GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH

Khi khởi động Excel màn hình giao diện của Microsoft
Office Excel 2003 sẽ xuất hiện như ở hình 1.3.

r : , a n * ^

Hình 1.3

Bạn hãy tìm hiểu qua các thành phần trên màn hình
giao diện của chương trình:

+ Menu Bar: Chứa tập hỢp các lệnh.

+ Thanh công cụ: Chứa các biểu tượng công cụ.

+ Name Box: Khung này tự động hiển thị ô hiện hành
và dùng để gán tên cho ô hay khốỉ ô.

+ Insert Eunction: Khung này hiển thị và cho phép
nhập công thức hay nhập văn bản trong ô hiện hành, cịn
gọi là thanh cơng thức.

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

+ Cửa sổ soạn thảo: Cho phép chúng bạn soạn thảo
văn bản vào bất cứ nơi nào có ô hiện hành xuất hiện.

+ Bảng tác vụ: Đây là chức năng mới trong Excel 2003,
bảng này cung cấp các phím tắt cho các thao tác cơng dụng
như bật một tài liệu đã lưu trước đó.

3. THỐT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH

Bạn có thể sử dụng nhiều cách để thoát khỏi chương
trình. Mỗi cách có một ưu điểm riêng tùy thuộc vào trạng
thái khi bạn thực hiện việc thoát.

sử dụng lệnh trên thanh Menu bar

Từ thanh Menu Bar vào F ile\E xit.

^ M i u r u « ỉ o f t t x u u l

Hinh 1.4

Nhấn phím tắt

</div>
(8)<div class='page_container' data-page=8>

sử dụng hộp Control Menu

Trên thanh Bạnsk bar nhấp chuột phải vào biểu tượng
Excel và chọn lệnh Close.

- r - r

& i^astore
Hov«
'Ssữ

p Mạxktẩre

Q MfCfOscrft Excel

Hình 1.5

Một cách khác để bật hộp Control Menu này, đó là từ
biểu tưỢng Excel nằm phía trên góc trái của màn hình,
nhấp chuột trái vào biểu tượng và chọn lệnh Close.

^ Book1

Hình 1.6

Nếu trưốc khi thực hiện đóng chương trình, bạn khơng
thực hiện thao tác lưu file lại, chương trình cung cấp cho
bạn một hộp thoại nhắc nhở xem bạn có muốh lưu lại các
thao tác mà bạn vừa thực hiện khơng.

Microst Excel

/ | ^ D o y o u w a n t t o s a v e t h e c h a n g e s y o u tn a d e t o 'B o d u * ?

„ _______ _ -"dm.

j:ĩlJ N o

Hình 1.7

</div>
(9)<div class='page_container' data-page=9>

+ Yes: Thực hiện việc lưu lại những thay đổi mà bạn
đã thực hiện lại.

+ No: Không lưu những thay đổi của bảng tính và
thoát khỏi Microsoft Excel.

+ Cancel: Huỷ bỏ lệnh thốt khỏi Excel.

Chủ ỷ: Nếu fíle của hạn là lưu lần đầu th ì khi bạn 
nhấn nút Yes ở hộp thoại trên, chương trình sẽ cung cấp 
cho bạn hộp thoại Save A s (hình 2.5) đê lưu fỉle với việc 
bạn có th ể chọn đường dẫn lưu và tên file.

Desktep

MịrĐocuments

ÌL

MyNetviork

fỉa o ỉ

ffcũam8í iBoola JÈ2_

Saw »s ty p « M krosott OfBce E « d VVortbook . i

Hình 1.8

4. MỘT SỐ THAO TÁC VỚI CHƯƠNG TRÌNH

Tắt bật các thanh cơng cụ và các biểu tượng trong
thanh công cụ

Tắt bật thanh công cụ

Sử dụ n g m enu B ar

</div>
(10)<div class='page_container' data-page=10>

thanh công cụ hiện lên). Di chuyển chuột trong danh sách
này và nhấp vào thanh công cụ muôn tắt (phía trước
thanh cơrig cụ khơng cịn dấu kiểm nữa).

ị.. 1 J
Hình 1.9
Sử dụng thưc đơn Tool 
Chọn Tools\Customize.

Í5S SpolUng... F7

B,esearch... Alt+CHck
Error ChecỊ^ng...
sharesỉ Workspace...
share Work|2Qok...
Brotection

OQÍine Collaboratlon
Seek...
Pormula Aydttring

Customixe..
^ptions..

Hình 1.10

</div>
(11)<div class='page_container' data-page=11>

ru sl0ỉnize í ?

rumiamKl
^W>Settiv

reordars

rchart

i i rO artM enuBar
IP Orcubr ftefer«nos

CdRpore Sde by Skto
Control Tootox

UA9«n

DraUng
r Dr«wlng Canvat
n Ext DMign Mod9

CxtcmalE>8b)i
FonM
n Pormia AudUng

Hinh 1.11

Đánh dấu kiểm vào những công cụ mà muôn hiển thị
và bỏ kiểm đối với những công cụ không muốn hiển thị.

- Nhấp Close để xác nhận và đóng hộp thoại.

Tắt bật các biểu tượng trên thanh công cụ

+ Nhấp chuột trái vào mũi tên cuốỉ cùng của thanh
công cụ, một Menu xuất hiện.

+ Chọn chức năng Add or Remove Buttons trong Menu
này, khi đó một Menu con xuất hiện (hình 1.12).

Type õ question tor help ... * ^^

ăỳ 100% - z s
® $ % » lổ iS
^ ỉps <5* ' A ’
...

——lí:ữ a aoQim

5tpw Buttons on Two Rows

Standard ' Ơ

f=ormattlTg le laôn^alK>utô*è|
Êustoinize... MUctlyupdỏteyMtt'

Hnh 1.12

</div>
(12)<div class='page_container' data-page=12>

+ Chọn chức năng Customize trong Menu con này, hộp
thoại Customize xuất hiện (hình 1.13).

Commands I Qptíons )

To odđ a <»(nmand to B to ia b a r: aeloct a cafce90ry and draọ th e
CQgynand o u to f thfe dtaiog b ox to a too fcar.

E * ■_±. □

Viev*
ỉn s e rt
Pormat
Toola

ạ

iá,
D ata

Wlndc>w and Help
D ranlng
AutoShópe*

ãôodiớfv SộfecvSo -1 Q^earrange

pa n

Oose

3

Jd

Hỡnh 1.13

Bn hóy chú ý đến hai khung Categories và khung
Commands. Khung Categories sẽ hiển thị tên của các Menu
chính, nhấp chọn một tên. Khung Commands sẽ hiển thị các
biểu tượng và tên lệnh trong Menu chính được chọn ở khung
bên trái. Với hai khung này bạn có thể thực hiện việc đưa
thêm hay lấy các biểu tưọng ra khỏi thanh công cụ.

+ Đưa thêm các biểu tưỢng ra thanh công cụ: Nhấp
chuột trái lên biểu tượng trong khung Command và kéo
lên thanh công cụ bất kỳ, thả chuột.

+ Lấy biểu tượng ra khỏi thanh công cụ: Làm ngược lại
cách trên, nhấp chuột trái vào biểu tượng trên thanh công
cụ bất kỳ cần đưa ra rê vào khung Command thả chuột.

sử dụng bảng danh sách

</div>
(13)<div class='page_container' data-page=13>

^ ... ' ' ► I n
O e « n >. n ______¥

... SlBVB

... PartniB ttan <UnnMtrkXaKl ACOM*) r ...
R «c< itpnt ' _ .
- ' ÍC PSON 9 t y t e OCS100>

...P rm c P n w y * w •Yisssr'-/ “ — ^ 
---S M aM Q ... _ _ _ _ _ _ „

■■i--...
.... Cp p v ■

1 - .
P T l C S C e r m t p « n t « r

H í o ur>đo ...

...^a H ị ;

Hình 1.14

+ Bật biểu tưỢng trên thanh công cụ: Nhấp vào tên
biểu tượng trong danh sách các biểu tượng để xuất hiện
dấu kiểm trưốc công cụ đó trong menu.

+ Tắt biểu tượng trên thanh công cụ: Nhấp bỏ dấu

kiểm vào biểu tưỢng cần tắt.

cửa sổ làm việc

Trong màn hình của MicroSt Excel, bạn có thể bật
cùng lúc nhiều cửa sổ để làm việc. Mỗi cửa sổ có thê có một
bảng tính (Sheet) hoặc một tập bảng tính (Workbook) hay
một đồ thị (Chart)...

Thêm m ột cửa s ổ làm việc mới

- Từ thanh Menu Bar vào trinh đơn Window\New Window.

C o m p a r e Sidíi Ị>y 'I-KÌe w ilh ...
d Ị d e

5 p f t < r '
Ị Ịx o e x o P ử ìíặ Ệ ^ Ề ề

1 I B o o k l - '
Hình 1.15

</div>
(14)<div class='page_container' data-page=14>

- Sau khi chọn lệnh New Window thì cửa sổ làm việc
mới được tạo và che đi cửa sổ trước đó.

Sắp xếp thứ tự các cửa s ổ

Bạn có thể tự mình sắp xếp thứ tự của các cửa sổ làm
việc theo ý đồ của riêng mình để phù hỢp và thuận tiện
cho công việc của bạn.

- Từ thanh Menu Bar vào trình đơn Window\ Arrange.

.M ta d o is iiỉá k ' ■., ...

k n Window

i

1 CompỗreSỉđe^y S d e v ^ . . .
4 rtde

1 Unhide...

— 1 EreeỉrePđnes

E3

Hình 1.16

Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại
Arrange Windows (hình 1.17).

A r r a n g e W iiid o w s

A rra n g e

(ffri

(' H o Ịiỉo n tal
c i^ertical

c ỉ^ascade

r~ \V n d o tw o f a c tiv e w o rk b o o k
C a n c d
OK

Hình 1.17

</div>
(15)<div class='page_container' data-page=15>

+ Tiled: sắ p xếp các cửa sổ nằm kề nhau và nằm tồn
bộ trong màn hình Excel (hình 1.18).

M icrust íx c e i

€ lB a o k1 :3 Q ( n ] @ , , . ,

i - A 8 s

-m

2

3 ... L . - . .
4
5->
6
7
8
9
10
11

12 ...

J 0 ;... i m ^ *■ r

11 , . ■ ; 3 ...— ị---ị"

...

m' ► M P^ehci V ,| I » ệf .1 "> w |Vĩ»»ectl./Shgelã

Hình 1.18

+ Horizonbạnl: sắ p xếp các cửa sổ theo hàng ngang và
nhiều cửa sổ có thể chồng lên nhau (hình 1.19).

D Microst Excel Đ® fxi

9B ữ uk1:3

■ - ” A " B i c 1 0 1 E T
W i t z

| m < » « K a » » M y ặ » i ( í 2 Z g j l i J _ J k ằ ỉ l i l l ỉ c e O n l n e
ỉ - ' . * Conrôõ.tMocisof'õfficằ '

Onitv '

1 ã ^th»lateỉtnrMs^xiutttsỉniỉ
1 , A , „ | ,8,.:, b , , 1 . 0 . . 1 : E .... 1

ỳ l % K s h m i í ề ẩ đ Ệ ề ề m P ... • A(itofnabc«lyupđak«ỉỉ*lst
froflitft6Mdb
D«ổt1:2 * . n o t 9 . . .
I 1 A 1 B 1 c 1 D ì...

SMTchígr-• c z z z z z ];b

||* < ► >ĩKshwrtl /giÌB57sha8t37

Hình 1.19

+ Vertical: sắ p xếp các cửa sổ theo hàng dọc và nhiều
cửa sổ có thể chồng lên nhau (hình 1.20).

</div>
(16)<div class='page_container' data-page=16>

ĩ!!] A.^ĩnrosoft Pxr.Hl r- r-!irxi

rapạ tt r ẶOOte,., Cíto :Tiữ^đơ0 , tíiSỊp :^Ịí»r^typeaquéBOonfofftetp ỵ

^ ^ j£ ljiÀ S .s À á m s i^ - ^

. .. p i e i P í i ^Soíklíí Ệ m k ía
7

w m m ị — A j ■ A . 1

1 1

'i

ĩ 2 2

3 3 Ị 3 Ị

4 4 1 4

s 5 5

6 6 • 6

7 ; 7 . . ị.. .. 7

8 8 t 8

9 9 ! 9

10 10 10

# 11 ...1 11 ị

1 J I 1J...ị...

M 4V ĩ U i l n H 4 » M^âheet M 4rT ^ S h e e t:

ã Conne<ttoKo<oftOWteằ
Orine

ã eCthôtateitnMvằ<txMtudno
Exceớ

ã AutnMbe«lyupdatsMslst

Hình 1.20

+ Cascade: sắp xếp các cửa sổ theo kiểu xếp lớp chồng
lên nhau (hình 1.21).

c M icrosntt Cxrel

1'^;, Ếífc. v^5ơ»"»

Hình 1.21

5. KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL
Kiểu chuỗi

</div>
(17)<div class='page_container' data-page=17>

Dữ liệu loại chuỗi thường được dùng để mô tả, giải thích
các thành phần cho rõ ràng nó khơng dùng trong tính tốn.

Nếu các kiểu dữ hệu được nhập vào không hỢp lệ thì
Excel tự động chuyển các dữ hệu này thành dữ hêu loại chuỗi.
Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức phải được
rào trong cặp dấu nháy kép (" ")•

Mặc định của Excel là dữ liệu loại chuỗi canh trái, tuy
nhiên có thể định dạng dữ liệu loại chuỗi trực tiếp bằng
các ký hiệu:

?: Canh trái dữ liệu trong ô.
Canh phải dữ liệu trong ô.
^: Canh giữa dữ liệu trong ô.

\ : Lấp đầy ô bằng các ký tự theo sau d ấu \.

Bạn hãy chọn chức năng Transition Navigation bằng
cách vào trong Menu Bar vào ToolsXOptions, chọn nhãn
Transition trước khi sử dụng kiểu dữ liệu này.

O p tio n s

Càkyr : I liT É ern aaõ rMỈ ; f E ir q r C h e c k ln q 11 S p o lln g II S e c u iity
V ĩew f C a lc u ia tio n ^ 7 I G e n e r a l ] f Tranisìtm C u s to r n L lsts f C h a r t

Save íctà asiI r<«crosoft O ffỉce Excd Workbodc
SettNigs '

MkrosoPt O ffỉce Excoi EQOnu key^

I \ Transtton navigatlon Ịseys
Sheet Op>fcions

I i Transitỉon ỈprnrKÌa evaluaUon
I ỉ ícM^myỊa entry

■f'....ok;:;'" ;] r

1

Hình 1.22

</div>
(18)<div class='page_container' data-page=18>

Kiểu ngày tháng

Kiểu dữ liệu ngày tháng được thể hiện ngày tháng

năm giò phút giây hay tháng ngày năm... cách thể hiện
ngày tháng tuỳ theo sự lựa chọ của chúng bạn

Chọn cách thể hiện ngày tháng

Chọn ô cần thao tác.

Từ Menu Bar vào Form at\C ells... chọn Tab Number.

Pormat Cells 1 ^ 1 ®

ị Numibor 1] ABgnmant |Ị~ P o n t ]| BordeM^I P a tte r n s II P ro tectto n I

C a te g o ry : ^ Sam ple

Nuimber

C urrency
Accounõng
D ate
Time
P e rc en tag o
P ractiop
Scienuric
T ext
Specúd
Custom

i...

G eneraỉ fo rm at celís h a v e n o
sp e d flc num ber form at.

t OK Ì I C ancel I

Hình 1.23

Trong khung Category chọn chức năng Date.

Nhấp vào mũi tên trong khung Locale, để hiện lên danh
sách và chọn Vietnamese ỏ C U Ô I danh sách hay một kiểu khác.

Chọn kiểu hiển thị trong khung Type.

Chọn cách thể hiện giờ

</div>
(19)<div class='page_container' data-page=19>

I o r m a t C e l ls

N urnber Ị A tg n m a n t 'I P o n t -1 B a i^ ị~ P m m rn i-ầ f> n ik » < )a c n lỊlÂ ắ iệ

:a ts g a ry : 'S a rn n tt— --- --- ,,

<ĩ* * rw r Jil _<t! ^ ' l ' * , \ ~ * 4

G arteral

N u R te -

C u rro o cy
A ccoundng

D a te
P a rcen tage

P ractkin

S d e n tric
T e x t
S p ecỉd
C u rto m

iỵp«A.

1 :30P M WÊầ

1 3 :3 0 :5 5 Ị

1 :3 0 :5 5 PM
3 0 :5 5 .2

3 7 :3 0 :5 5 [» §

3 /1 4 /0 1 1 :3 0 PM

3 /1 4 /0 1 1 3 :3 0 lẩ e lỊ

(lo c a tk m ):

E n g lsh (U nK ed S ta te s ) m

-I tn g is n vu n ca o acaco sj g g ị

ỵ-Tim e ío rm a ts ă sỊẰ a y d e te a n d tim e s e rỉa l nurrdM»rs as lim e v a k ie s . E xce p t F o f
ite ơ ts th a t h a ve a n a s te ris k ( * ) j appBe d fo rm a ts d o n o t S¥ÌHtch dafce o r Ume

o rd e rs vd th th e o p e ra tin g S ystem . ^

c

3 1 ỉ

Hình 1.24

Một số dạng thể hiện

* Thể hiện của ngày tháng:
m/d/yy

d- mmm- yy
d- mmmm
mmm- yy

* Thể hiện của giò phút giây:
h:mm AM/PM

h:mm:ss AM/PM
h:mm

h:mm:ss
m/d/yy h:mm

Kiểu dữ liệu Pormula

Kiểu dữ liệu dạng công thức bắt buộc đầu tiên phải là
dấu bằng (=), tiếp theo sau là các hằng, biến, hàm và kết
hỢp với các toán tử (sô" học, luận lý, quan hệ).

</div>
(20)<div class='page_container' data-page=20>

Trong ơ có kiểu dữ liệu dạng công thức, sau khi
chuyển con trỏ qua ô khác thì Excel chỉ hiển thị kết quả
tính tốn của cơng thức chứ không hiển thị công thức.

Kiểu số học

Kiểu dữ liệu này bao gồm các phím số từ 0 đến 9 và
các ký hiệu như + , - , * , 0, •, -J $> %•

Dữ liệu kiểu sơ" mặc nhiên được canh phải trong ô, nếu
độ dài của sô" lớn hơn độ rộng của ơ thì nó tự động chuyển
sang hiển thị kiểu khoa học (sô" mũ) hoặc hiển thị trên các
ô ký tự (###), lúc này bạn chỉ cần nới rộng ô.

6. MẢNG TRONG EXCEL

Bạn có thể sử dụng cơng thức mảng (Array íormula)
để thiết kê" công thức vốh cho ra nhiều kết quả.

Công thức mảng làm việc với hai hoặc nhiều tập hỢp
giá trị khác nhau gọi là đốĩ sơ" của mảng, nó sẽ cho ra một
hay nhiều kết quả khác nhau.

Nội dung của mảng có thể chứa giá trị sô", chuỗi, các

giá trị luận lý hoặc giá trị lỗi.

+ Giá trị sô" trong mảng bao gồm các giá trị sô" nguyên,
sô" thập phân hay sô" kỹ thuật.

+ Chuỗi trong mảng phải nằm trong cặp dấu nháy kép.
+ Giá trị luận lý là Ture hoặc Ealse.

Trong mảng khơng có những ký hiệu đặc biệt như %,$...
Mảng thể hiện theo nhiều cách khác nhau, ví dụ: Một ma
trận hàng thể hiện qua mảng như sau: (1,2,3,4,5,6,7,8,9).

</div>