Marketing Cho Sự Kiện: Timeline Và Chiến Lược
Bạn không thể đầu tư làm ra một sự kiện với nội dung thật hay ho, hấp dẫn rồi… để đó cho mọi
người tự tìm đến. Biết rằng “hữu xạ tự nhiên hương”, nhưng giữa quá nhiều những đối thủ cũng
“hữu xạ” khác, bạn phải biết cách xúc tác để hương của mình bay đi xa hơn. Do đó, marketing cũng là
một phần không thể thiếu trong tổ chức event. Dưới đây là những điều bạn cần biết về marketing
cho sự kiện.
1. Event marketing hay marketing cho sự kiện là gì?
Event marketing là việc bạn sử dụng những công cụ, kĩ thuật và các kênh để quảng bá sự kiện tới
khán giả, mục tiêu chính là thúc đẩy họ mua vé hoặc tới tham dự.
Có thể nói marketing có khả năng quyết định thành bại cho sự kiện của bạn, và là một cuộc chiến
không hề đơn giản.
2. Timeline marketing cho sự kiện
Đương nhiên khơng thể có một chiến lược hay timeline nào hồn hảo, vì mỗi sự kiện có những đặc
điểm khác nhau, chẳng hạn như về thời gian, ngân sách hay thị trường mục tiêu. Dựa vào những gợi
ý về những chiến thuật và ý tưởng event marketing phổ biến, bạn hãy tự lập ra một kế hoạch riêng
cho sự kiện của mình.
Timeline sẽ được chia thành 4 giai đoạn
Trước sự kiện (pre-event)
Ra mắt sự kiện (event launch)
Tiếp thị hàng ngày (day-to-day marketing)
Cú hích cuối cùng trước khi sự kiện đi vào hoạt động (last call)
3. Chiến lược marketing cho sự kiện
Mục đích chính của tiếp thị sự kiện vẫn là tăng nhận thức về sự kiện, hướng đến thúc đẩy mọi người
tham gia, mua vé.
Đối với những người tham dự tiềm năng, hoặc những người đã từng tham dự trước đó, bạn cần đưa
được họ vào giai đoạn nhận thức trong phễu marketing. Còn đối với những người đã nhận thức, đã
biết về sự kiện, điều bạn cần làm là thuyết phục họ tham dự, là giai đoạn tạo quan tâm và chuyển
đổi.
Dưới đây là một số phương pháp bạn có thể cân nhắc để đưa vào kế hoạch quảng bá sự kiện của
mình.
GIAI ĐOẠN 1: PRE-EVENT

Đừng đợi đến lúc tất cả mọi thứ của sự kiện đã hoàn thành thì bạn mới bắt đầu tiếp thị và quảng bá.
Marketing sẽ là một phần đi xuyên suốt quá trình tổ chức, cần được tiến hành ngay từ những khâu
đầu tiên.
Đây là một số phương pháp bạn có thể áp dụng cho giai đoạn này.
Tạo một trang landing page riêng cho sự kiện


Biết bao nhiêu người quên mất rằng họ có thể tạo một trang dành riêng cho sự kiện (landing page)
và duy trì, cập nhật nó để thu hút sự quan tâm từ sớm, ngay cả khi tất cả các chi tiết vẫn chưa được
hồn thiện. Bạn có thể thu thập được lượng khách hàng tiềm năng (leads) mà sau này có thể liên hệ
lại.
Dùng blog posts nêu chủ đề, sứ mệnh
Bước tiếp theo trong chiến lược marketing sự kiện là nói với mọi người lý do tại sao bạn lại tổ chức
nó, giống như là tuyên bố “sứ mệnh” vậy. Hãy sử dụng các bài đăng blog.
Các bài blog sẽ ít có nhiệm vụ bán hàng hơn là landing page. Chúng sẽ tập trung nói về chủ đề của sự
kiện, nói về tầm quan trọng của sự kiện và thuyết phục mọi người rằng vì sao họ phải đến tham dự.
Thông báo trên social media
Các phương tiện truyền thông xã hội đóng vai trị tất yếu để quảng bá sự kiện, xây dựng cộng đồng
và truyền bá “sứ mệnh” mà bạn đã viết trên blog bằng cách chia sẻ link. Ở giai đoạn này, bạn nên có
một hashtag sự kiện và sử dụng nó xuyên suốt các bài đăng trên mạng xã hội.
Facebook quan trọng, nhưng không phải là duy nhất. Đừng quên thế giới social media rộng lớn đến
mức nào. Tùy theo tính chất sự kiện và đối tượng tham dự mà bạn hướng đến, hãy xem xét sử dụng
thêm Twitter, LinkedIn, Instagram, Snapchat, Pinterest, YouTube, Tumblr, Medium, Reddit, Quora… và
rất nhiều những trang khác.
Tìm đối tác truyền thơng
Hãy tìm và liên hệ với những đối tác hỗ trợ hoặc bảo trợ truyền thông từ trước khi sự kiện của bạn
chính thức ra mắt. Bằng cách này, họ sẽ lên kế hoạch giúp bạn truyền thông từ sớm. Bạn cũng có thể
yêu cầu những đơn vị hợp tác khác trong chương trình quảng bá cho bạn.
Liên hệ Influencer/KOL
Tương tự như việc tìm đối tác truyền thơng, nếu có ý định mời Influencer hay KOL xuất hiện hay PR,

quảng bá cho sự kiện, bạn nên liên hệ từ sớm. Đa phần những người này đều có lịch trình bận rộn và
không phải lúc nào cũng sẵn sàng cho lời đề nghị của bạn.
Ngay cả khi họ đã đồng ý hợp tác, bạn cũng rất cần chuẩn bị một vài phương án dự phịng vì tình
trạng Influencer/KOL “hủy kèo” bất ngờ không phải là hiếm.
GIAI ĐOẠN 2: EVENT LAUNCH
Cần chuẩn bị gì cho giai đoạn ra mắt sự kiện để gây ấn tượng tốt với mọi người? Trong thời gian này,
bạn vẫn tiếp tục lên bài, thông báo đều đặn trên blog, các kênh social và các kênh đối tác, hỗ trợ
truyền thơng.
Ngồi ra, hãy xem xét triển khai những hoạt động sau.
Gửi email marketing
Theo báo cáo của ngành công nghiệp sự kiện, email được các nhà tổ chức sự kiện bình chọn là chiến
thuật hiệu quả nhất mà lại ít tốn kém, và chắc chắn nó sẽ là trọng tâm trong chiến dịch của bạn. Khi
sự kiện đã sẵn sàng để “lên sóng” hãy gửi số lượng lớn email cho những khách hàng tiềm năng của
bạn.
Đưa sự kiện lên báo


PR hoặc quảng cáo trên báo chí là một cách để làm thương hiệu, đồng thời tăng được những đường
links dẫn về website của bạn, tạo traffic truy cập cho các sự kiện trong tương lai. Đó cũng là lý do vì
sao sự kiện của bạn cần có một landing page.
Lưu ý một số vấn đề để viết được một bài báo tốt:
Liệt kê những chi tiết cơ bản của event một cách đơn giản nhất để nhà báo lấy được thơng tin một
cách dễ dàng.
Nhắc đến một khía cạnh đặc biệt của sự kiện, tại sao sự kiện của bạn lại mới, thú vị và độc nhất? Có
người nổi tiếng nào tham dự hay khơng? Bạn có câu chuyện thú vị gì để kể khơng?
GIAI ĐOẠN 3: DAY-TO-DAY
Khoảng thời gian từ khi ra mắt đến khi sự kiện chính thức diễn ra là thời điểm bạn bán vé, do đó vừa
phải liên tục chăm sóc, thu hút sự chú ý, vừa thúc đẩy người ta mua vé.
Bạn vẫn sẽ phối hợp đều các kênh email, blog và social. Bên cạnh đó hãy tham khảo sử dụng những
“chiêu” này

Early Bird discount(s)
Khi sự kiện đã hoàn thành những bước cơ bản, bạn hãy bắt đầu “vẽ” ra những lý do để khuyến khích
mọi người đăng kí, và đăng kí ngay bây giờ chứ không phải đợi từ từ.
Đây là lúc bạn có thể tận dụng chiêu Early Bird discount – giảm giá cho những người đăng kí sớm. Với
chiêu này, giá vé của bạn có thể bị giảm đi, nhưng doanh số lại có thể tăng lên vì thu hút được nhiều
người mua. Bạn có thể linh hoạt tạo ra nhiều đợt bán vé với mức giá khác nhau. Mỗi đợt bán với
mức ưu đãi riêng sẽ làm nhiệm vụ thúc đẩy mọi người mua vé ngay và luôn, hạn chế chần chừ.
Tạo nội dung tăng chia sẻ
Trong thời điểm này, những gì bạn đăng trên blog hay kênh social khơng chỉ nhằm mục đích thơng
báo nữa, mà hãy tạo ra những nội dung khiến người khác phải chia sẻ, từ đó giúp lan tỏa sự kiện của
bạn.
Những nội dung gì sẽ khiến cho họ thích thú và “tự nguyện” chia sẻ? Tùy vào tính chất sự kiện. Nếu
bạn tổ chức hội nghị, hội thảo hay sự kiện B2B thì chuyện này khá đơn giản. Bạn chỉ cần soạn và cung
cấp cho người đọc một tập báo cáo ngành, hoặc một tài liệu tổng hợp kiến thức chia sẻ từ các diễn
giả.
Đối với sự kiện B2C thì khơng có cơng thức rõ ràng nào. Bạn có thể linh hoạt tạo nội dung dưới các
hình thức như infographics, ảnh gifs, podcasts, series video trên YouTube… Nội dung phải hữu ích
hoặc có sức thu hút, có thể nắm bắt và tận dụng các hot trends chẳng hạn.
Đây là thời đại của sự chia sẻ, nên đừng bỏ qua sức mạnh này nhé.
Quảng cáo trả phí
Chỉ dựa vào một vài nội dung viral thì vẫn chưa đủ “đô”, hãy nghĩ đến phương án chi tiền để chạy
quảng cáo. Dù bạn sẽ tốn một khoản ngân sách để chi cho các mạng xã hội, Google Ads hay để
retargeting, nhưng một sự kiện có tiền “chống lưng” thì vẫn có lợi thế hơn nhiều.


Bạn không nhất thiết phải “vung tiền” trong suốt các khâu tổ chức. Hãy tập trung vào một số thời
điểm, chẳng hạn như trước đợt ưu đãi Early Bird, khi khởi động sự kiện… Quảng cáo trả phí sẽ giúp
củng cố và khuếch đại các hoạt động tiếp thị khác, giúp bạn đạt được tầm ảnh hưởng tối đa.
GIAI ĐOẠN 4: LAST CALL
Ngay tên của giai đoạn đã nói lên tầm quan trọng và gấp rút của marketing vì bạn cần chạy đủ KPIs

người tham dự.
Tổng tấn công sales trên tất cả các kênh
Cho dù bạn đã tiếp thị trong vài tháng, thì những tuần cuối cùng trước sự kiện vẫn luôn là thời điểm
cực kỳ quan trọng để làm một cuộc tổng tấn công cuối cùng trên mọi phương tiện.
Trong giai đoạn này, các bài blog, bài đăng trên social media và email sẽ tập trung vào sales nhiều
hơn, vì bạn đã dành nhiều tháng, nhiều tuần trước đó để xây dựng mối quan hệ. Giờ là lúc bạn call to
action và chuyển đổi chiến lược dài hạn đó thành bán vé.
Sử dụng word-of-mouth
Nhiều người tổ chức chỉ tập trung “lôi kéo” những người tham dự mới, mà quên mất rằng lúc này, họ
đã có những người đã đăng ký/mua vé tham dự. Bản thân những người này lại có thể tạo ra một
mạng lưới quảng bá, thuyết phục thêm những người khác đến tham gia.
Truyền miệng luôn được chứng minh là một trong những chiến thuật tiếp thị mạnh mẽ và hiệu quả
nhất. Thậm chí, bạn có thể có quà tặng/ưu đãi cho những người giới thiệu để tạo thêm động lực cho
họ.
Gọi điện thoại trực tiếp
Nếu bạn đã có một tệp khách hàng tiềm năng mà vẫn chưa thấy họ đăng kí hay mua vé, sao khơng
gọi cho họ? Hãy hỏi xem họ có vướng mắc nào khơng, bạn có thể giúp gì cho họ? Có thể nói đây là
một cách khá tốn thời gian và cơng sức, nhưng lại hiệu quả để đảm bảo doanh số cho bạn.
Tùy theo số lượng người đăng ký đến thời điểm hiện tại ra sao mà bạn linh hoạt tìm thêm những
phương án chữa cháy khác. Ví dụ như cịn trống q nhiều slots thì có thể nghĩ đến việc mời
Influencer/KOL để thay đổi cục diện (nếu trước đó kế hoạch của bạn khơng có mục này)…