TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM
KHOA KINH TẾ
CHUYÊN NGÀNH LOGISTICS

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN
HÀNG XUẤT KHẨU FCL TẠI
CÔNG TY CP DOLPHIN SEA AIR SERVICES

Họ tên SV

: Phạm Minh Hiếu

Mã SV

: 75098

Lớp

: LQC58ĐH

Nhóm

:N

Người hướng dẫn

: TS. Vũ Minh Đức

HẢI PHÒNG – 2021

MỤC LỤC

MỘT SỐ TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG..........................................iii
BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH.............................................iii
DANH MỤC CÁC BẢNG............................................................................v
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ.......................................................................v
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................1
CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN
HÀNG CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN..................................................2
1.1.Khái niệm chung về giao nhận và người giao nhận.............................2
1.1.1.Khái niệm về giao nhận......................................................................2
1.1.2.Khái niệm về người giao nhận...........................................................3
1.1.3.Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận............................................4
1.2.Vận chuyển hàng hóa đường biển bằng container hàng FCL............4
(Nguồn: Giáo trình Logistics Dịch Vụ trường Đại học Hàng hải Việt Nam). 4
1.3.Các chứng từ trong giao nhận hàng FCL và các loại phí....................5
(Nguồn Giáo trình Logistics Vận tải trường Đại học Hàng hải Việt Nam)....5
1.4.Quy trình giao nhận hàng nguyên container xuất khẩu bằng đường
biển
6
1.4.1.Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nguyên container xuất khẩu bằng
đường biển.........................................................................................................6
1.4.2.Diễn giải quy trình..............................................................................7
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP.........................................9
2.1.Thơng tin doanh nghiệp :........................................................................9
2.1.1.Thơng tin chung.................................................................................9
2.1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp............................9
2.1.3.Tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp..........................................10
2.1.4.Giá trị cốt lõi.....................................................................................11

2.1.5.Cơ cấu tổ chức và quản lý................................................................12
2


2.1.6.Các dịch vụ cung cấp :.....................................................................14
a) Dịch vụ vận tải đường biển :.................................................................14
b) Dịch vụ vận tải đường hàng không.......................................................15
c) Dịch vụ vận tải đường bộ......................................................................15
d) Dịch vụ Hải quan..................................................................................16
2.1.7.Các nhóm khách hàng chủ yếu của doanh nghiệp...........................16
2.1.8.Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty những năm gần đây
(2017-2019).....................................................................................................17
2.2.Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại Công
ty Cổ phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Khơng Con Cá Heo..................................18
2.2.1.Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại
công ty Cổ phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo.........................18
3.1.1.Tiếp nhận tờ đăng kí đặt chỗ từ người gửi hàng..............................19
3.1.2.Gửi Booking Note – Chọn Container – Đến kho lấy hàng..............20
3.1.3.Làm thủ tục Hải quan.......................................................................22
3.1.4.Phát hành vận đơn thứ HB/L cho khách hàng..................................24
3.1.5.Nhận vận đơn chủ MB/L do người vận tải gửi qua..........................24
3.1.6.Phát hành hóa đơn ghi nợ/có (Debit/Credit note)............................25
3.1.7.Lưu hồ sơ..........................................................................................25
3.1.8.Tổng kết quy trình............................................................................25
3.2.Quy trình thực tế lơ hàng FCL xuất khẩu của công ty cổ phần
Dolphin Sea Air Services chi nhánh Hải Phịng..............................................26
3.2.1.Thơng tin về lơ hàng.........................................................................26
3.2.2.Quy trình giao nhận lơ hàng xuất khẩu............................................28
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ.....................................................................34
1.Kết luận.................................................................................................34

2.Kiến nghị :.............................................................................................34
3


PHỤ LỤC.....................................................................................................36

MỘT SỐ TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG
BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH
FCL
LCL
NVOCC
SOC
FIATA
CLECAT
ISO
THC
DEM/DE
T
D/O
NĐ-CP
KCN
BL
Corp
L/C
T/T
FAST
TTR
P/O
HBL
MBL

HP
HQ
XK
FOB
POL
POD
KV

Full Container Load
Less than Container Load
Non-vessel Operating Common Carrier
Shipper owned container
The International Federation of Freight Forwarders Associations
The European Association for Forwarding, Transport, Logistic
and Customs Services
International Organization for Standardization
Terminal Handling Charge
Demurrage/ Detention
Delivery Order
Nghị Định – Chính Phủ
Khu cơng nghiệp
Bill Of Lading
Corporation
Letter of Credit
Telegraphic Transfer
Freight Assistance System Technology
Telegraphic Transfer Reimbursement
Purchase Order
House Bill of Lading
Master Bill of Lading

Hải Phòng
Hải Quan
Xuất khẩu
Free On Board
Port of Loading
4
Port of Discharge
Khu vực


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số bảng
Bảng 2.1
Bảng 3.1

Tên bảng
Kết quả giao nhận hàng hóa theo
phương thức vận tải
Bảng tổng kết quy trình giao nhận
hàng xuất FCL

Trang
17
26

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Số hình
Hình 1.1
Hình 2.1
Hình 2.2

Hình 2.3

Hình 3.1

Tên hình
Sơ đồ quy trình giao nhận
hàng FCL xuất khẩu bằng
đường biển
Logo công ty
Sáu giá trị cốt lõi của cơng
ty
Mơ hình tổ chức của
Dolphin Sea Air Corp tại
Hải Phịng
Sơ đồ quy trình hàng xuất
bằng đường biển của công
ty CP Dolphin Sea Air
Services

5

Trang
6
9
11
12

19



LỜI MỞ ĐẦU
Đất nước ta ngày càng phát triển, cụ thể là sự vươn lên không ngừng về tất cả
các mặt kinh tế - chính trị - xã hội. Việc gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới
(WTO) vào năm 2007 đã mở ra một bối cảnh mới cho nền kinh tế của đất nước với
nhiều cơ hội rộng mở nhưng cũng khơng ít những thách thức đón chờ. Trong bức
tranh của nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, hoạt động ngoại
thương đóng một vai trò hết sức quan trọng. Hoạt động này mang lại nguồn thu
không nhỏ cho nước nhà và đồng thời cũng là chiếc cầu nối giữa Việt Nam với các
quốc gia trên trường thế giới.
Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo tự hào là một
doanh
nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận vận tải ở Việt Nam đã hoạt động được nhiều
năm và có những bước tiến đáng kể đối với loại ngành nghề mới này. Báo cáo thực
tập chuyên ngành này cũng xoay quanh những vấn đề đã nêu trên, nói về hoạt động
giao nhận mà cụ thể là Hoạt động giao nhận hàng hố xuất khẩu bằng đường biển
hàng FCL tại Cơng ty Cổ phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo. Qua đó
nắm được quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển cũng như là có thêm
hiểu biết về những nghiệp vụ chun mơn, có thêm những kinh nghiệm thực tế bên
cạnh những lý thuyết được học, được làm quen với công việc liên quan đến chuyên
ngành học. Cùng với lời mở đầu và kết luận, bài báo cáo có những chương sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận
Chương 2: Giới thiệu công ty cổ phần Dịch vụ Hàng Hải Hàng Khơng Con Cá
Heo
Chương 3: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại cơng
ty cổ phần Dịch vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo
Em xin chân thành cảm ơn giáo viên hướng dẫn ThS. Vũ Lê Huy cũng như Ban
Giám đốc và các nhân viên của Công ty CP Dich Vụ Hàng Hải Hàng Khơng Con Cá
Heo đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này. Trong quá trình thực
tập và viết báo cáo, chắc hẳn khơng tránh khỏi được những thiếu sót do thời gian và
kiến thức cịn hạn chế, kính mong nhận được những lời nhận xét, góp ý của q thầy

cơ để bài báo cáo này được hoàn thiện hơn.

6


CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG
CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
1.1.Khái niệm chung về giao nhận và người giao nhận
1.1.1.Khái niệm về giao nhận
Một trong những đặc trưng của việc buôn bán, giao thương quốc tế chính là việc
người mua và người bán thường ở những vị trí rất xa với mỗi bên. Vì vậy việc di
chuyển hàng hoá giữa các nước, giữa nơi mua và nơi bán chính là do người vận tải
đảm nhận. Đây là khâu nghiệp vụ rất quan trọng thiếu nó thì coi như hợp đồng mua
bán khơng thể thực hiện được. Để cho quá trình vận tải được diễn ra một cách sn sẻ,
tức là hàng hố đến tay người mua, ta cần phải thực hiện một loạt các công việc khác
liên quan đến quá trình vận chuyển như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ
chức xếp/dỡ, giao hàng cho người nhận ở nơi đến...Tất cả các công việc này được gọi
là giao nhận vận tải hàng hố (hay cịn gọi tắt là giao nhận)
Theo Liên đồn quốc tế của các Hiệp hội các nhà giao nhận vận tải (FIATA), giao
nhận vận tải là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho,
bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa,các dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan
đến các dịch vụ trên,bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan, tài
chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá.
Ngày 29/10/2004 FIATA đã phối hợp với Hiệp hội châu Âu về các dịch vụ giao
nhận, vận tải, logistics và hải quan (CLECAT) và đã đi đến thống nhất khái niệm về
dịch vụ giao nhận vận tải và logistics, đó là:
“ Giao nhận vận tải là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến chuyên chở (được thực
hiện bởi một hoặc nhiều dạng phương tiện vận tải), gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng
gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phù trợ và tư vấn có liên quan đến
các dịch vụ kể trên , bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay

tài chính, khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm cho hàng
hóa và thu tiền hay lập các chứng từ liên quan đến hàng hóa. Dịch vụ giao nhận bao
gồm cả dịch vụ logistics cùng với công nghệ thông tin hiện đại liên quan chặt chẽ đến
quá trình vận tải, xếp dỡ hoặc lưu kho bãi, và quản lý chuỗi cung ứng thực tế. Những

7


dịch vụ này có thể được cung cấp để đáp ứng với việc áp dụng linh hoạt các dịch vụ
được cung cấp.”
Vậy, ta có thể hiểu một cách ngắn gọn : Giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ
tục có liên quan đến q trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi
gửi hàng ( người gửi hàng ) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng ). Người giao nhận
có thể làm các dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba
khác.
Tại Việt Nam, lần đầu tiên dịch vụ giao nhận được nhắc tới là tại luật Thương mại
năm 1997, dịch vụ giao nhận đề cập một cách rõ ràng và cụ thể theo điều 163 với nội
dung tương tự như khái niệm của FIATA.
Tuy nhiên, bởi sự phát triển khơng ngừng của tồn cầu hóa cũng như thương mại
quốc tế, thuật ngữ “ dịch vụ giao nhận” đã khơng cịn được sử dụng thường xun
trong các văn bản quy phạm pháp luật bởi vì khơng thể hiện được các quy trình cần có
để thực hiện xuất nhập khẩu. Thay vào đó, “dịch vụ giao nhận” được thay thế bằng
“dịch vụ logistics”. Pháp luật Việt Nam cũng đã có các sửa đổi để phù hợp với thực tế,
điều 233 luật Thương mại 2005 quy định:
“Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện
một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ
tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã
hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với
khách hàng để hưởng thù lao. Dịch vụ logistics được phiên âm theo tiếng Việt là dịch
vụ lơ-gi-stíc.”

Theo đó, quy trình giao nhận hiện tại khơng cịn là tập hợp những nghiệp vụ, thủ
tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện quá trình di chuyển hàng hóa từ
nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Giao nhận chỉ
cịn là một dịch vụ trong q trình thực hiện dịch vụ Logistics. Tuy vậy đây vẫn là một
dịch vụ lớn, bao gồm nhiều nghiệp vụ khác như tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi,
làm các thủ tục giấy tờ thông quan hải quan và các dịch vụ khác có liên quan để giao
hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng.

1.1.2.Khái niệm về người giao nhận

8


Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay các doanh nghiệp
giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent). Theo
FIATA, “Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp
đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác. Người giao nhận cũng đảm
nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu
kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hố”.
Như vậy, người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận
công việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực
hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp
hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.

1.1.3.Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận
- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của
khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông
báo ngay cho khách hàng

- Sau khi kí kết hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì
có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho
khách hàng để xin chỉ dẫn thêm.
- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng
không thỏa thận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.

1.2.Vận chuyển hàng hóa đường biển bằng container hàng FCL
(Nguồn: Giáo trình Logistics Dịch Vụ trường Đại học Hàng hải Việt Nam)

Đối với người gửi hàng FCL
– Thực hiện book container và ra cảng lấy container, vận chuyển về kho để đóng
hàng.
– Cung cấp chi tiết thông tin cho hãng tàu để làm vận đơn
– Đóng hàng vào container và thực hiện gia cố hàng để đảm bảo hàng đóng đầy
khơng bị xê dịch trong q trình vận chuyển.
– Tính tốn hàng hóa cho phù hợp và gán nhãn mác, ký hiệu để bên nhận dễ nhận
biết loại hàng.

9


– Làm thủ tục hải quan để thông quan cho lơ hàng.
– Niêm chì (seal) cho container
– Thực hiện đổi lệnh và hạ container tại cảng xuất và thanh toán các chi phí nâng
hạ tại cảng.
– Chịu các chi phí như phí bốc dỡ, phí THC, phí DEM/DET nếu có.
Đối với người chở hàng FCL
– Phát hành vận đơn và khai manifest cho người gởi hàng. Trước khi gởi bill thì
phải gởi bản draft bill để người gởi hàng kiểm tra thông tin trên bill.
– Bốc container lên tàu và sắp xếp cont an toàn trước khi tàu nhổ neo.

– Dỡ container khỏi tàu lên bãi container cảng đích.
– Khi hàng đến làm D/O và giao container cho người nhận có vận đơn hợp lệ tại
bãi container (CY).
Đối với người nhận hàng FCL
– Khi nhận được thông báo hàng đã đến cảng của hãng tàu, thực hiện sắp xếp bộ
chứng từ hợp lý để đến hãng tàu đổi lệnh. Sau đó làm thủ tục hải quan thơng quan lơ
hàng.
– Vận chuyển container về kho và rút hàng sau đó trả container về đúng nơi quy
định cho hãng tàu hoặc rút hàng ngay tại cảng nếu làm lệnh rút ruột.
– Hoàn tất các phí local charges, D/O, phí cước container.

1.3.Các chứng từ trong giao nhận hàng FCL và các loại phí
(Nguồn Giáo trình Logistics Vận tải trường Đại học Hàng hải Việt Nam)

Một số chứng từ :
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading)
- Tờ khai Hải quan (Customs Declaration)
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
- Tín dụng thư (L/C)
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

10


- Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate)
- Ngoài ra còn một số chứng từ khác tùy vào điều kiện giao nhận

Một số loại phí phải nộp :
- Phí cơ sở hạ tầng của thành phố
- Phí nâng vỏ container, phí hạ hàng
- Lệ phí hải quan
- Cước vận tải
- Các loại local charge
- Phí DOC
- Phí dịch vụ
- Bảo hiểm hàng hóa
- Ngồi ra cịn một số phí khác phát sinh tùy vào điều kiện và hoàn cảnh cũng
như là loại hàng hóa giao nhận

1.4.Quy trình giao nhận hàng nguyên container xuất khẩu bằng đường biển
1.4.1.Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nguyên container xuất khẩu bằng đường
biển
1. Ký hợp đồng dịch
vụ

2. Book tàu

3. Đóng hàng và
chuẩn bị bộ chứng
từ

4. Thủ tục Hải quan

5. Đóng thuế, lệ phí
xuất khẩu

6. Thanh lý Hải

quan bãi

7. Vào sổ tàu

8. Liên hệ hãng tàu
lấy B/L

9. Tập hợp bộ
chứng từ và quyết
toán với khách
hàng

1.4.2.Diễn giải quy trình
Hình1:
1.2Ký
: Sơhợp
đồ quy
trình giao nhận hàng FCL xuất khẩu bằng đường biển
Bước
đồng
(Nguồn : Quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển của cơng ty Vinalines)

11


Sau khi chào giá, nếu khách hàng chấp nhận mức giá đã đưa ra thì hai bên sẽ kí
hợp đồng dịch vụ, ủy thác cho công ty giao nhận giao hàng và làm các thủ tục có liên
quan đến lơ hàng xuất khẩu.
Bước 2: Book tàu
Cầm Booking Request gửi tới hang tàu để đặt chỗ, nhận lại Booking Confirmation

để xác nhận đã chừa chỗ trên con tàu
Bước 3: Đóng hàng và chuẩn bị bộ chứng từ
Dùng Booking của hang tàu để lấy vỏ container rỗng
Lấy container rỗng vận chuyển đến kho người xuất khẩu để đóng hàng
Chuẩn bị bộ chứng từ, hồ sơ hải quan hàng xuất gồm: Tờ khai hải quan; Hợp đồng
ngoại thương; Hóa đơn thương mại; Bảng kê chi tiết hàng hóa (packing list); Booking
Bước 4: Làm thủ tục Hải quan
Nhân viên giao nhận vào phần mềm ECUSKD của hải quan để tạo thông tin trên
mẫu tờ khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những gì đã khai
Bước 5: Đóng thuế, lệ phí
Thuế xuất khẩu: bằng 0. Do nhà nước khuyến khích doanh nghiệp xuất khẩu nên
không đánh thuế xuất khẩu. Nhân viên giao nhận phải nộp các khoản lệ phí theo yêu
cầu khi làm thủ tục hải quan.
Bước 6: Thanh lý Hải quan bãi
Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số
container/seal và thanh lý hải quan bãi ô 27 của tờ khai để tiến hành thanh lý tờ khai.
Nhân viên giao nhận photo tờ khai hải quan điện tử sau đó nộp tờ khai (cả photo
và gốc) để kiểm tra tại phòng thanh lý.
Hải quan thanh lý kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại bản gốc.
Bước 7: Vào sổ tàu
Căn cứ vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số
container, số seal vào ô 28, 29 của tờ khai để tiến hành vào sổ tàu.
Nhân viên giao nhận nộp tờ khai hải quan để vào sổ tàu
Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu
Bước 8: Liên hệ hãng tàu lấy B/L

12


Nhân viên giao nhận chuyển bộ hồ sơ (bản sao) cho khách hàng để họ gửi thông

tin cho hãng tàu liên quan để yêu cầu cấp vận đơn.
Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty. Bộ
phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất. Nhân viên giao
nhận đến Chi cục hải quan nộp tờ khai và vận đơn để hải quan đóng dấu xác nhận thực
xuất.
Bước 9: Tập hợp bộ chứng từ và quyết tốn
Sau khi hồn tất bộ chứng từ hàng xuất nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả
sơ lược về lô hàng vận chuyển cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại
cảng đến
Nếu là cước phí trả trước, nhân viên chứng từ sẽ làm giấy báo nợ (debit note) gửi
khách hàng và chỉ khi nào người gửi hàng thanh tốn cước phí và các khoản phí liên
quan thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ.
Nếu là cước phí trả sau, nhân viên chứng từ sẽ làm giấy báo nợ thu cước người
nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt
Nam và nhận vận đơn. Sau khi hoàn thành thủ tục thông quan người giao nhận sẽ trả
chứng từ lại cho khách. Đồng thời, kèm theo đó là giấy báo nợ. Sau đó giám đốc kí tên
và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với
giấy báo nợ quyết toán với khách hàng.

13


CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP
2.1.Thông tin doanh nghiệp :

2.1.1.Thông tin chung

Hình 2.1: Logo cơng ty
(Nguồn : />
- Tên doanh nghiệp : Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá

Heo
- Tên quốc tế : DOLPHIN SEAAIR SERVICES CORPORATION
- Trụ sở chính : 36B Trường Sơn, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí
Minh
- Điện thoại : (84.8) 62647222
- Fax : (84.8) 62647333
- Email :
- Website : />- Mã số thuế : 0305358801
Trong các năm qua, doanh nghiệp luôn được các đối tác biết đến là một đơn vị
xuất nhập khẩu uy tín với các mặt hàng nông sản xuất khẩu như cà phê, hạt tiêu, hạt
điều, bắp,…. Và các sản phẩm nhập khẩu chủ yếu như thiết bị điện gia dụng
Electrolux, thép, hạt nhựa, xe tải, thiết bị văn phịng,….

2.1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp
Tiền thân của Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo
(Dolphin Sea Air Services Corp) là phòng Gom Hàng của Bee Logistics Corp, được
thành lập vào 1/10/2004 tại TP. Hồ Chí Minh
Năm 2007, phòng Gom Hàng đã phát triển mạnh mẽ và Bee Logistics quyết định
thành lập Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo chuyên về

14


dịch vụ xuất nhập khẩu hàng lẻ (LCL), vận tải kết hợp đường biển – đường hàng
không, NVOCC, SOC,…
Các mốc quan trọng trong q trình phát triển cơng ty :
- Ngày 10/1/2008 thành lập cơng ty tại TP Hồ Chí Minh
- Năm 2009 Dolphin mở chi nhánh tại Hà Nội
- Năm 2010 tiếp tục mở chi nhanh tại Hải Phòng, đồng thời chuyển trọng tâm
cung cấp dịch vụ gom hàng sang dịch vụ giao nhận vận tải toàn diện như dịch vụ cước

đối với hàng xuất/nhập nguyên container (FCL) đường biển và đường hàng không,
dịch vụ giao nhận hải quan và giao nhận nội địa, đường bộ biên giới,….
- Năm 2011 thành lập văn phòng đại diện tại Cambodia
- Năm 2012 thành lập văn phòng đại điện tại Lạng Sơn và Yangon, Myanmar
- Năm 2013 thành lập văn phòng đại diện tại Thái Nguyên, Nam Định, Nha
Trang, Bình Dương
- Năm 2015 tiếp tục mở thêm văn phòng đại diện tại Bắc Ninh
- Năm 2016 mở thêm văn phòng đại diện tại Bắc Giang, Quảng Ngãi, Hải Dương
- Năm 2017 thành lập văn phòng đại diện tại Cát Lái
- Năm 2018 mở văn phòng đại diện tại Hà Nam
- Năm 2019 tiếp tục mở văn phòng đại diện tại Vũng Tàu
Trong suốt quá trình phát triển, Dolphin đã liên tục mở văn phòng đại diện và các
chi nhánh xuyên suốt cả nước, tập trung ở các thành phố lớn và các khu công nghiệp
trọng điểm của Việt Nam. Với hiệu quả và chất lượng của những dịch vụ đem lại,
doanh nghiệp đã ngày càng tạo dựng được chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường. Uy
tín của thương hiệu Con Cá Heo không chỉ được khẳng định ở thị trường trong nước
mà ở ngay cả thị trường quốc tế bất chấp nhiều khó khăn hiện tại và sắp tới, đặc biệt
với sự xuất hiện của ngày càng nhiều những doanh nghiệp vận tải trên thị trường.

2.1.3.Tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp
a) Tầm nhìn :
“Mong muốn trở thành Cơng ty giao nhận vận chuyển hàng hóa hàng đầu Việt
Nam có phong cách phục vụ chuyên nghiệp và đẳng cấp, đồng thời liên tục cải tiến tạo
ra sự khác biệt nhằm gia tăng giá trị cho con người Dolphin nói riêng và xã hội nói
chung”

b) Sứ mệnh
15



- “Chúng tôi là những chiến binh luôn giữ vững tinh thần và phát huy đặc tính
của lồi Cá Heo”
- “Phục vụ đối tác và khách hàng chu đáo hơn cả mong đợi”
- Slogan : “SPEEDY WITH BEST CARE”

2.1.4.Giá trị cốt lõi

Tốc độ nhanh
chóng

Tận tâm

Thân thiện

Sẵn lịng giúp
đỡ

Tinh thần
đồng đội

Linh hoạt / Ứng
biến kịp thời

Hình 2.2: Sáu giá trị cốt lõi của công ty
(Nguồn : />
Sáu giá trị cốt lõi trên đã nêu bật lên đặc điểm con người và dịch vụ của Dolphin.
Từ giá trị cốt lõi, công ty đã đưa ra những phương châm phục vụ sau :
- Xử lý nhanh chóng

16



- Ln đúng hẹn
- Giữ uy tín – cam kết
- Khơng ngại khó
Cùng với đó là kim chỉ nam hoạt động : “Trung thực – Đam mê – Trách nhiệm –
Tâm huyết – Cải tiến, ứng dụng công nghệ”

2.1.5.Cơ cấu tổ chức và quản lý

Phòng Nhân Sự
Bộ Phận Chứng Từ
Bộ Phận IT
Giám Đốc
Phịng Kinh Doanh
Phịng Kế Tốn

Bộ Phận Giao
Nhận
Bộ Phận Dịch Vụ
Khách Hàng

Bộ Phận Kinh
Doanh
(Nguồn : Phòng nhân sự - Cơng ty Dolphin chi nhánh HP)

Hình 2.3 : Mơ hình tổ chức của Dolphin Sea Air Corp tại Hải Phòng

- Giám Đốc : Là người quản lý, điều hành công việc chung của công ty, là người
đại diện cho công ty khi đứng ra giao dịch hay làm việc với các công ty khác và là

người chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất trước cơ quản thẩm quyền Nhà Nước về mọi
việc liên quan đến cơng ty
- Phịng Nhân Sự : Chịu trách nhiệm tồn diện về kết quả cơng tác tổ chức nhân
sự như nghiên cứu và hoạch định tài nguyên nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và phát triển
nhân sự, quản trị tiền lương, quan hệ lao động, dịch vụ phúc lợi, y tế,… theo đúng quy
định của Nhà Nước và nội quy, quy chế của công ty

17


- Bộ phận IT : Thiết lập và duy trì hoạt động của host, sever, máy chủ hệ thống
công nghệ thông tin, đảm bảo hoạt động liên tục và hiệu quả; quản trị website, cung
cấp các dịch vụ thông tin tư liệu của công ty đến khách hàng, quản trị kĩ thuật các phần
mềm quản lí khác phục vụ cơng tác điều hành quản lí chung và cơng tác đối nội đối
ngoại của cơng ty
- Phịng Kinh Doanh : Chia ra làm các bộ phận : Bộ phận Kinh doanh (Sales), Bộ
phận Giao nhận, Bộ phận Chứng từ và Bộ phận Dịch vụ khách hàng. Trong đó :
 Bộ phận Kinh doanh : Nắm vững các thông tin về dịch vụ công ty cung cấp,
chú ý quan sát, hướng dẫn tư vấn cho khách về dịch vụ khi cần thiết, gặp gõ hoặc gọi
điện liên hệ giới thiệu cho khách hàng về sản dịch vụ, nắm bắt nhu cầu tư vấn, tìm
kiếm các khách hàng tiềm năng, báo giá và đàm phán giá cả, thương thảo hợp đồng
mua bán, thảo thuận thời hạn thanh toán và giao hàng, gửi báo cáo kinh doanh cho cấp
trên.
 Bộ phận Giao nhận : Xử lý các tình huống với các bên như Hải quan, Vận tải,
Kho hàng… tại các cảng biển và sân bay linh hoạt mềm mỏng, có am hiểu các chính
sách xuất nhập khẩu, các quy trình làm thủ tục Hải Quan cho các lô hàng xuất nhập
khẩu (Áp mã HS, áp các loại thuế, khai tờ khai Hải Quan, thông thạo các công việc tại
các cảng hàng không và cảng biển), nắm bắt và làm được các lô hàng xuất, nhập ủy
thác, thu xếp, điều động xe trong khi tác nghiệp với khai thác hàng hóa, hỗ trợ và tư
vấn cho khách hàng để đưa đến giải pháp tối ưu, có trách nhiệm phối hợp với các bộ

phận có liên quan để phục vụ khách hàng.
 Bộ phận Chứng từ : Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch
vận chuyển và xắp xếp theo tiến độ của cơng việc, làm hợp đồng, soạn thảo hóa đơn,
invoice, PO, Packing list, DO…, chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa
như làm C/O, lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đăc
biệt. Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu cung cấp các thông tin cần thiết, làm
House Bill, Hoặc Texlex Relase trong những trường hợp cần thiết, ngoài ra làm các
hợp đồng khác như thuê cont, bãi, kiểm sốt các loại phí phí DEM/DET, vệ sinh, vận
chuyện cont…Thanh toán quốc tế làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức:
L/C, T/T, D/A …, lưu trữ và phân loại chứng từ khoa học, xếp lịch cho những khách
hàng tiếp theo, ln nắm được tình hình và kiểm soát được lịch chuyển hàng và giao

18


nhận hàng, giải quyết thông tin phát sinh liên quan khi giao nhận hàng, thông quan,
vấn đề thuê xe vận tải, kho bãi…., liên hệ với đại lý nước ngoài về vận chuyển hàng
hóa, thơng tin vận tải, giá cả những vấn đề khác kết hợp với phịng kế tốn và những
phịng ban khác để bảo đảm tiến độ cơng việc
 Bộ phận Dịch vụ Khách hàng : Tiếp nhận và xử lý mọi feedback của khách
hàng, lên kế hoạch thăm hỏi khách hàng thân thiết, khách VIP…, phối hợp với bộ
phận Marketing triển khai kế hoạch quảng cáo, khuyến mãi…, chủ động tặng quà cho
khách nhân dịp lễ, Tết…, xây dựng kênh truyền thơng để khách có thể tiếp cận, cập
nhật thơng tin sản phẩm, dịch vụ, chương trình khuyến mãi…, thiết lập, triển khai
khảo sát, đo lường mức độ hài lòng của khách về sản phẩm, dịch vụ, từ đó có phương
pháp điều chỉnh hợp lý.
- Phịng Kế tốn : Phản ánh đầy đủ những thơng tin tài sản hiện có, sự vận động
tài sản trong cơng ty, các chi phí bỏ ra trong q trình kinh doanh, lãi thu lại, phản ánh
từng loại nguồn vốn và tài sản giúp cho việc kiểm tra, giám sát đạt hiệu quả cao hơn.
Kế tốn là cơng cụ để quản lí và phân tích, đánh giá, tham mưu cho lãnh đạo đưa ra

quyết định quản lý phù hợp

2.1.6.Các dịch vụ cung cấp :
a) Dịch vụ vận tải đường biển :
- Dolphin duy trì mối quan hệ tốt với các hãng tàu lớn (MCC, KMTC, SITC,
HMM, HANJIN, MSC, OOCL, Cosco, CSCL, YML và CMA ….), và bao gồm một
đội ngũ giàu kinh nghiệm những người có thể cung cấp cho bạn một loạt các phương
án giao nhận vận tải biển tối ưu và dịch vụ hợp lý nhất trên toàn thế giới. Bên cạnh đó,
Dolphin có thể xử lý các lơ hàng xuất khẩu / nhập khẩu đến và đi từ Việt Nam. Với
mạng lưới các đại lý rộng khắp cùng với kinh nghiệm chuyên môn vàmột mối quan hệ
tốt với khách hàng, để đảm bảo rằng mọi lô hàng được thông quan nhanh nhất.
- Cung cấp cho khách hàng dịch vụ gởi hàng xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường
biển từ Việt Nam đi mọi nơi trên thế giới và ngược lại.
- Chất lượng dịch vụ được bảo đảm bởi các tuyến đi thẳng thông qua mạng lưới
đại lý lâu năm và có uy tín.

19


- Giá cạnh tranh và thời gian chuyển tải nhanh nhất, luôn gắn với bảo hiểm trách
nhiệm người vận tải.
- Dịch vụ hàng nguyên Container với giá cạnh tranh và có hỗ trợ phí lưu kho.
- Dịch vụ giao nhận hàng tận nơi (door to door services).
- Môi giới bảo hiểm hàng hóa.

b) Dịch vụ vận tải đường hàng khơng
- Có kinh nghiệm tốt về vận chuyển Hàng khơng từ Việt Nam đến các sân bay
chính trên tồn thế giới với các dịch vụ cạnh tranh đến Mỹ, Châu Âu, Đông Bắc Á và
Úc (nằm trong TOP đại lý giao nhận vận tải hàng không khối lượng lớn đi EU qua
Vietnam Airlines)

- Chuyên gia xử lý hàng may mặc, thiết bị điện, thủ cơng mỹ nghệ, giày dép…..
- Kí hợp đồng với tất cả các hãng hàng không lớn để cung cấp mức giá cạnh
tranh nhất và đảm bảo phân bổ hợp lí
- Các dịch vụ linh hoạt theo yêu cầu của Khách hàng: Dịch vụ Door to Door;
Dịch vụ Airport to Airport; Dịch vụ thuê máy bay; Dịch vụ kết hợp đường biển đường hàng không;…..
- Dịch vụ 24/7, đặt và theo dõi tại bất kỳ thời điểm nào.

c) Dịch vụ vận tải đường bộ
- Có đội vận tải với 60 xe tải các loại để có thể linh hoạt sắp xếp theo yêu cầu của
khách hàng
- Cam kết giao hàng đúng hẹn đến mọi nơi
- Tất cả các phương tiện đều bị theo dõi bằng GPS

20


- Vận tải hàng nguyên container: cont hàng khô như: container 20’GP, kẹp
container 20’GP, 40’HC, 45’DC, Container mở nóc (OT), Flat Rack … Ngồi
ra, cơng ty cịn vận chuyển container hàng bảo ơn và đơng lạnh với xe có đầu
máy phát điện đảm bảo an tồn hàng hóa và nhiệt độ theo yêu cầu.
- Vận tải hàng siêu trường, siêu trọng, hàng rời và hàng đặc biệt bằng các
phương tiện vận tải đặc biệt.
- Vận tải bằng xe tải từ 0,5 tấn đến 40 tấn. Đội xe thùng kín và thùng mở
nóc đáp ứng mọi yêu cầu vận chuyển hàng hóa của Quý khách hàng.
d) Dịch vụ Hải quan
- Dịch vụ khai thuê Hải quan, thanh khoản hồ sơ Hải quan, xin giấy phép các
loại. (Khai thuê hải quan cho các loại hàng hóa xuất nhập khẩu. cơng ty đảm bảo thơng
quan nhanh chóng tại các cửa khẩu và các địa điểm thơng quan ngồi cửa khẩu như:
Hải phịng (KV1, KV2, KV3, Đình Vũ,ĐTGC), Lạng sơn, T.p HCM, Nội Bài, KCN
Thăng Long, KCN Quang Minh, KCN Hưng Yên, KCN Hải Dương, KCN Nội Bài,

ICD Gia Lâm, Hải quan KCN Tiên Sơn, KCN Quế Võ, KCN Đình Trám, KCN Vân
Trung, KCN Phố Nối, Hải quan Đầu tư Gia công, Hải quan Bắc Hà Nội, DHL, Fedex,
UPS, TNT,…)
- Tư vấn thuê các loại hàng hóa xuất nhập khẩu
- Vận tải bằng đường hàng không
- Vận tải bằng đường biển
- Vận tải nội địa
- Vận tải hàng hóa quá cảnh đi Lào, Campuchia…
- Giao nhận trọn gói hàng dự án hàng lẻ (LCL) và hàng nguyên container (FCL)
đến tận nơi

21


2.1.7.Các nhóm khách hàng chủ yếu của doanh nghiệp
Với việc hoạt động và phát triển hơn 10 năm, công ty Dolphin đã xây dựng được
hệ thống khách hàng vô cùng rộng lớn. Tuy nhiên, cùng với sự gia tăng của số lượng
khách hàng thì lại càng có rất nhiều doanh nghiệp tham gia vào hoạt động giao nhận
vận tải xuất hiện trên thị trường. Các doanh nghiệp thường cạnh tranh với nhau về giá
cả, chất lượng dịch vụ,… do đó yêu cầu cần phải xây dựng hệ thống các chiến lược
nhằm vừa giữ gìn những khách hàng hiện tại vừa khai thác những khách hàng tiềm
năng mới. Tất cả mọi hoạt động, mọi định hướng, mọi kế hoạch đều chỉ nhằm mục
đích gia tăng số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ của cơng ty. Đề tìm kiếm những
khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty, Dolphin cũng đã chia thành nhóm khách
hàng nhằm đưa ra hoạt động marketing cho phù hợp.
Nhóm thứ nhất: là những khách hàng quen thuộc của công ty thường xuyên trung
thành dịch vụ của công ty. Các khách hàng này thường là các công ty trong nước lớn
như: Hoàng lâm, EC, Kid Plaza, …đã sử dụng dịch vụ ngay từ khi công ty được thành
lập đến nay. Những khách hàng này có đặc điểm chung đều là các công ty buôn bán
thực phẩm , đây là loại hàng hóa cần phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành rất nhiều

trước khi được cho phép nhập khẩu hay xuất khẩu, khi sử dụng dịch vụ ở công ty
Dolphin họ cảm thấy an tâm và tin tưởng vì hàng hóa ln được thơng quan một cách
nhanh chóng
Nhóm thứ hai: Những khách hàng mới bắt đầu sử dụng dịch vụ do cơng ty
cung cấp. Nhóm khách hàng này thường thuê công ty để giải quyết một hoặc một vài
dịch vụ đơn lẻ trong tồn bộ quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Khách hàng trong
nhóm này thường sử dụng dịch vụ khai báo hải quan và môi giới cước vận tải biển của
cơng ty
Nhóm thứ 3: những khách hàng tiềm năng chưa sử dụng dịch vụ của công ty.
Đây là những khách hàng mà công ty đang hướng tới trong chiến lược dài hạn của
công ty. Những khách hàng này nằm ở các KCN như Tiên Sơn, Quế Võ (Bắc Ninh),
KCN Cẩm Giàng (Hải Dương ), KCN Quang Minh (Vĩnh Phúc) có khối lượng vận
chuyển lớn, thường là doanh nghiệp chế xuất, việc giao nhận hàng hóa dễ dàng và
nhanh chóng. Phát huy sự gắn kết giữa các chi nhánh của công ty giúp lợi nhuận của
công ty tăng lên nhiều hơn.

22


2.1.8.Tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty những năm gần đây (20172019)
Tiêu chí

Chênh lệch

So sánh
(%)

2017

2018


2019

Đường Biển

83.685

106.837

129.063

22.226

121

Đường
khơng

46.385

55.320

72.680

17.360

131

Đường bộ


77.135

92.362

108.807

16.445

118

Tổng cộng

207.205

254.519

310.550

56.031

122

Bảng 2.1: Kết quả giao nhận hàng hóa theo phương thức vận tải

Đơn vị tính: lơ hàng
( Nguồn : Phịng kế tốn – Cơng ty Dolphin chi nhánh HP)

Qua vào Bảng 2.1 ta thấy, năm 2016 vận chuyển được khoảng 207,205 lơ
hàng thì trong đó lơ hàng vận chuyển bằng đường biển là 83,685 lô. Sang đến
năm 2017 lên khoảng 254,519 lô tăng 47,314 so với năm 2016 và đến năm 2018

tăng vượt hẳn lên 310,550 lô so với năm 2016. Sự biến đổi giữa các lô hàng vận
chuyển trong ba năm gần đây cho thấy, tốc độ vận chuyển của đường biển tăng
lên nhanh chóng, và chiếm đa số trong khối lượng vận chuyển trên ba phương
tiện vận tải chính. Tỷ trọng phần trăm thay đổi trong 3 năm của giao nhận hàng
hóa đường biển có sự thay đổi rõ rệt, tăng mạnh giữa năm 2016 và 2017 tăng
khoảng 28 %/năm.
Sở dĩ, việc giao nhận hàng hóa bằng đường biển chiếm tỷ trọng lớn nhất so
với các hoạt động khác vì cơng ty là trụ sở của việc gom hàng lẻ. So với các
doanh nghiệp khác trong nước, hiện nay cơng ty có hệ thống cơ sở vật chất đủ
phục vụ cho hoạt động giao nhận bằng đường biển. Ở cảng Hải Phịng, chi
nhánh cơng ty vẫn chủ yếu là thực hiện giao nhận hàng hóa bằng đường biển
2.2.Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty
Cổ phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo
23


2.2.1.Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
Cổ phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Khơng Con Cá Heo
Tiếp nhận tờ đăng kí đặt
chỗ từ người gửi hàng

Gửi Booking Note - Chọn
Container - Lấy hàng ở kho

Làm thủ tục Hải quan

Phát hành vận đơn thứ
HB/L cho khách hàng

Nhận vận đơn chủ MB/L do

người vận tải gửi qua

Phát hành hóa đơn ghi
nợ/có

Lưu hồ sơ

Hình 3.1: Sơ đồ quy trình hàng xuất bằng đường biển của cơng ty CP Dolphin Sea Air Services
(Nguồn : Phịng Kinh Doanh – Công ty Dolphin chi nhánh HP)

3.1.1.Tiếp nhận tờ đăng kí đặt chỗ từ người gửi hàng
Bước 1 : Bộ phận kinh doanh tiếp nhận thơng tin đăng kí từ người gửi hàng bằng
email hoặc fax. Thông thường, người gửi hàng dùng mẫu đăng kí (booking form) của
cơng ty. Ngồi ra, có một số trường hợp khách hàng dùng form riêng của công ty họ

24


nhưng phải đảm bảo được các điều kiện và điều khoản ban đầu giữa người gửi hàng và
người giao nhận (forwarder).
Bước 2 : Khi nhận được mẫu đăng kí đặt chỗ của khách hàng, cơng ty sẽ kiểm tra
xem có đầy đủ những thơng tin cần thiết để sau đó thực hiện các thủ tục tiếp theo. Đây
là bước rất quan trọng, khi kiểm tra, nếu có những thơng tin nghi ngờ hay sai sót gì
cơng ty sẽ thơng báo và kiểm tra lại cho ngưởi gửi hàng để hoàn tất tờ đăng kí. Những
thơng tin thiết yếu mà bên khách hàng (xuất khẩu) sẽ gửi:
- Đơn đặt hàng: P/O (Purchase Order)
- Mơ tả hàng hóa: Description
- Số lượng: Quantity
- Thời điểm dự kiến đi: ETD (Estimated Time of Delivery)
- Trọng lượng hàng hóa: N.W (Net Weight); G.W (Gross Weight)

- Địa điểm giao/ nhận hàng: Place of Delivery/Final place
- Cảng đi/ cảng đến/ cảng chuyển tải/ cảng dỡ hàng
Bước 3 : Sau đó, hai bên sẽ thỏa thuận các chi tiết về giá cả và dịch vụ vận chuyển
giữa bộ phận kinh doanh và khách hàng. Sau đó gửi mail yêu cầu booking hàng cho bộ
phận dịch vụ khách hàng (Customer Service). Nhập giá vào phần mềm quản lí hệ
thống FAST với đầy đủ thông tin về giá bán, giá mua và gửi hướng dẫn về việc thu chi
tiền cước và các chi phí khác (Shipping Instruction) cho bộ phận chứng từ qua phần
mềm FAST cho các lô hàng. Trong Shipping Instruction phải thể hiện rõ thông tin của
khách hàng để bộ phận Chứng từ có thể liên hệ khi cần thiết và yêu cầu đối xử đặc biệt
với khách hàng đó (nếu có). SI phải được gửi cho bộ phận Chứng từ trước ngày tàu
chạy 3 ngày. Đối với những lô hàng làm dịch vụ giao hàng tại xưởng EXW, bộ phận
Sales phải báo cho bộ phận Customer Service trước khi làm booking để bộ phận
Customer Service lúc gửi booking cho khách hàng sẽ gửi luôn cho bộ phận Logicstic
của công ty.

3.1.2.Gửi Booking Note – Chọn Container – Đến kho lấy hàng
Bước 1 : Một khi bộ phận Customer Service nhận được các yêu cầu về booking
của khách hàng do bộ phận Sales chuyển qua, thì bộ phận này cần phải liên lạc hãng
tàu để lấy Giấy lưu khoang (Booking Note) phù hợp, kiểm tra Booking Note nhận
được xem đã đúng hay chưa. Sau đó, gửi Booking Note cho khách hàng và phải nhận
được xác nhận là đã nhận được booking của khách hàng. Booking Note cũng chính là
Booking Confirm nhằm xác nhận lô hàng đã được vận chuyển. Trên Booking Note cần
thể hiện rõ những nội dung như sau: Số Booking, tên hãng tàu, tên tàu/số chuyến, ngày

25