PHẦN 1: GIỚI THIỆU
LỜI NÓI ĐẦU
--oOo—
1. ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HĨA
Ngày nay, cơng nghệ thơng tin ngày càng phát triển và tỏ rõ tầm quan trọng
trong tất cả các lĩnh vực, có thể nói cơng nghệ thơng tin đã trở thành thước đo để
đánh giá sự phát triển của xã hội hiện đại – nơi mà con người đang dần thốt khỏi
cách làm việc thủ cơng, thơ sơ và dần tiến đến tin học hóa trong tất cả các lĩnh vực
để cơng việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nhân lực. Trong bất kỳ lĩnh vực
nào thì cơng tác quản lý ln giữ một vai trị vơ cùng quan trọng, từ việc xây dựng
các chương trình khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lý đơn giản, máy tính
giúp chúng ta cập nhật, tìm kiếm và lưu trữ thông tin một cách tốt nhất, trong đó có
cơng tác quản lý văn bản. Chính vì lẽ đó với vốn kiến thức đã được học và cơng việc
được giao nhóm chúng em đã xây dựng chương trình “Quản lý cơng văn trong nhà
trường”. nhóm chúng tơi đã bắt tay vào thực hiện đề tài “ Phân tích và thiết kế hệ
thống quản lí cơng văn trong nhà trường” với hy vọng nếu đề tài thành công và có
thể đưa vào ứng dụng sẽ có thể giúp cho công tác quản lý văn bản của các đơn vị
đơn giản hơn, nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, thay thế cho cách quản lý truyền
thống bằng hồ sơ, sổ sách. Trong q trình thực hiện đề tài, nhóm chúng em xin
chân thành cảm ơn Cơ ABC - đã nhiệt tình giúp đỡ chúng tơi trong suốt q trình
thực hiện.
2. Những thuận lợi và khó khăn.
a. Thuận lợi.
- Yêu cầu của việc quản lý tương đối, chương trình quản lý khơng quá phức tạp.
b. Khó khăn.

1


Do thời gian có hạn và trình độ hiểu biết của chúng em cịn hạn chế nên việc
phân tích thiết kế và cài đặt bài tốn quản lý chưa hồn thiện.

Bài tốn cịn khá nhỏ so với cơng việc của chương trình, mơ hình chưa hồn
chỉnh, lược đồ quan hệ chưa chặt chẽ…
Mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thành đề tài nhưng vì cịn hạn chế về kinh
nghiệm, kiến thức và trong thời gian ngắn nên chương trình cịn nhiều sai sót cần
được bổ sung. Vì vậy, rất mong sự cảm thơng, sự chỉ bảo, sự góp ý từ quý thầy cô và
bạn bè để đề tài được hồn thiện hơn.
c. Lí do xây dựng hệ thống mới:
Vì những lý do như trên, chúng em mạnh dạn đưa ra một hình thức quản lý
mới có sự trợ giúp của máy vi tính. Với cơng nhệ khoa học – kỹ thuật ngày càng
phát triển, trong đó Khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào
mọi lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lí... Máy tính hầu như đều có đóng góp
khả năng tuyệt vời của nó tới các lĩnh vực. Việc lưu trữ và quản lý Cơng văn trong
máy tính sẽ giải quyết được các khó khăn đã nêu trên, giúp người quản lý cập nhật
dữ liệu, bổ sung, thống kê và tìm kiếm các Công văn theo một số yêu cầu nào đó
nhanh chóng và thuận tiện hơn.
PHẦN 2: NỘI DUNG ĐỀ TÀI
2/. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG.
1/. Hiện trạng:
a.Thiết bị tin học:
Máy móc thiết bị đủ mạnh tại các phịng, có nối mạng Internet đáp ứng
được nhu cầu Tin học hóa trong khâu quản lý .
b. Các ứng dụng tin học:
- Máy tính phải cài đặt phần mềm Visual Studio 2008 .và một số phần
mềm khác…
2/. Phân tích.
a/. Mơ tả bài tốn tin học.
Công việc quản lý công văn gồm:
2



 Quản lý công văn đến
 Quản lý công văn đi
Hai công việc trên là độc lập nhau, nhưng thực chất phương thức xử lý, lưu
trữ, quản lý là như nhau. Do đó quy trình lưu trữ, xử lý và quản lý, chỉ khác biệt ở
một vài thuộc tính liên quan đến việc “đến” hay “đi” của Công văn.
“Quản Lý công văn trong nhà trường” được thực hiện:
- Đối với cơng văn gửi đến (tức là cơng văn mà phịng văn thư nhận
được để xử lý, không kể là công văn đến hay công văn đi, hay công văn nội bộ) cơng
văn đến có thể do Sở, Phịng gửi xuống đến: Văn thư nhận cơng văn và bóc xem
cơng văn (Nếu cơng văn gửi định danh thì khơng được bóc). Tại đây cơng văn được
phân loại (Nếu có nhiều cơng văn thì sẽ được sắp xếp theo từng loại như: Quyết
định, Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Giấy mời, Báo cáo..v..v… Sau khi phân loại
cơng văn có thể được nhân viên phòng văn thư photo thêm một bản sao, bản sao này
được giữ lại và lưu trữ bằng hình thức thủ công theo từng loại đã được phân như ở
trên. Đồng thời các thông tin cũng sẽ được thu nhập một cách đầy đủ, và được ghi
vào sổ. Tiếp sau đó là thực hiện giải quyết cơng văn theo u cầu công văn gởi đến.
- Riêng với công văn gửi đi cán bộ chun trách xem xét xử lí cơng văn, nếu
giải quyết được họ sẽ ký rồi trình lên lãnh đạo ký duyệt. Nội dung của Công văn sau
khi kí bao gồm: Xử lí theo nội dung cơng văn đã gởi đến, chuyển cho ai, thời hạn
giải quyết, ngày kí (kí duyệt hoặc chuyển đi, cơng văn lưu hành nội bộ thì khơng cần
chuyển đi).
Qua đề tài này nhóm chúng đã bổ sung được nhiều kiến thức mới, ôn lại kiến
thức cũ, thực hiện nhuần nhuyễn các thao tác trên from, report, menu... và nắm được
cách tổ chức, sắp xếp, lưu trữ và quản lý công văn trong nhà trường.

3


SỔ CƠNG VĂN ĐI
STT_Vaoso


Số CV

Trích yếu

......

.......

......

.......

Ngày

Ngày

MãNS

MãCQ

Mã

......

đi
.......

CV
......


......

......

loại
.......

......

.......

......

......

......

.......

MãNS

MãCQ

SỔ CƠNG VĂN ĐẾN
STT_Vaoso

Số CV

Trích yếu


......

.......

......

.......

Ngày

Ngày

Mã

......

đến
.......

CV
......

......

......

loại
.......


......

.......

......

......

......

.......

b/. Phạm vi nghiên cứu:
- Quy trình quản lý cơng văn trong nhà trường
- Các vấn đề cần giải quyết trong q trình quản lý số lượng cơng văn đến hoặc
cơng văn đi, tra cứu tìm kiếm cập nhật cơng văn. Từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ
liệu và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý.
- Theo dõi và báo cáo tình hình cho ban giám hiệu, đáp ứng yêu cầu quản lý
trong thời điểm hiện tại và phát triển trong tương lai.
- Quản lí công văn trong các cơ quan trường. Phần mềm “Quản Lý quản lí cơng
văn trong nhà trường ” là một phầm mềm có các chức năng cơ bản cho quá trình
thực hiện quản lí cơng văn, phục vụ tin học hóa các cơ quan trường học.
C/. Phuơng pháp thực hiện:

4


Bước
1
2

3
4
5
6

Tiêu đề bước
Xác định mục đích yêu cầu đề tài
Phân tích
Xây dựng đặc tả đề tài
Thiết kế
Cài đặt
Thử nghiệm

Quan hệ với các câu hỏi đặt ra
Phân tích các nhiệm vụ cơ bản mà đề tài nêu ra
Xây dựng mô tả đề tài, thiết cái mơ hình ER,…
Thiết kế giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Viết thuật toán
Kiểm thử

c/ XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG VÀ LẬP BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
Bảng chức năng chi tiết vá nhóm các chức năng thành nhóm để đưa ra biểu đồ phân cấp
chức năng.
CÁC CHỨC NĂNG CHI TIẾT

NHÓM LẦN 1

NHÓM LẦN 2

1. Ghi sổ

2. Nhân bản
3. Lưu

GỬI CÔNG VĂN

4. Phân phát

QUẢN LÝ CÔNG
VĂN

5. Phân loại
6. Ghi sổ
7. Nhân bản

NHẬN CÔNG VĂN

8. Lưu

5


Sơ đồ chức năng:

QUẢN LÝ
CƠNG VĂN

CẬP NHẬT
CƠNG VĂN

TÌM KIẾM

CƠNG VĂN

THỐNG
KÊ

Cập nhật CV đến

Tra CV Đến theo số thứ tự

Thống kê công văn
theo ngày

Cập nhật CV đi

Tra CV Đến theo loại

Thống kê công văn
theo tháng

Chỉnh sửa công văn

Tra cứu CV Đến đơn
vị gửi

Thống kê công văn
theo năm

Thêm công văn

Tra cứu CV Đến theo đơn

vị nhận

Thống kê cơng văn
đến theo loại

Xóa cơng văn

Tra CV Đến theo
ngày vào sổ

Tra CV Đi theo ngày nhận

Tra cứu CVĐ theo
ngày gửi

6


Mơ hình ER:

Cơng văn_Đi
Cơng
văn_Đi

n

STT_VaoSo
SoCV
TrichYeu
NgayCV

NgayDi
MaNS
MaCQ
MaLoai

n

1

Loai

1

Maloai
Tenloai

Thuộ
c

n
Thuộ
c

n

Nhansu
Chuyển

1


MaNS
TenNS
ChucVu

Cơng văn_Đến
STT_VaoSo
SoCV
TrichYeu
NgayCV
NgayDi
MaNS
MaCQ
MaLoai
n

1

Tiếp nhận

Coquan
Gửi

1

MaCQ
TenCQ
Diachi
SoDT

7



IV. THÀNH PHẦN DỮ LIỆU MỨC QUAN NIỆM
4.1 mơ hình DFD cấp 0

8


4.2 mơ hình DFD cấp 1

9


V. THÀNH PHẦN DỮ LIỆU MỨC LOGIC
5.1 Mơ hình quan hệ MLD
CV_Den (STT_VaoSo, SoCV, TrichYeu, NgayCV, NgayDen, MaNS, MaLoai,
MaCQ
CV_Di (STT_VaoSo, SoCV, TrichYeu, NgayCV, NgayDi, MaNS, MaCQ, MaLoai
CoQuan (MaCQ, TenCQ, SoDT, Diachi)
NhanSu (MaNS, ChucVu, TenNS)
LoaiCV (MaLoai, TenLoai)
MatKhau (TenDN, Dangnh)
5.2 Ràng buộc tham chiếu
CV_Den(MaCQ)  CoQuan(MaCQ)
CV_Den(MaNS)  NhanSu(MaNS)
CV_Den(MaLoai)  LoaiCV(MaLoai)
CV_Di(MaCQ)  CoQuan(MaCQ)
CV_Di(MaNS)  NhanSu(MaNS)
CV_Di(MaLoai)  LoaiCV(MaLoai)
5. THIẾT KẾ THÀNH PHẦN DỮ LIỆU :

CV_Den: Lưu trữ thông tin về công văn đến
Stt
1
2
3
4
5
6
7
8

Tên thực thể
STT_VaoSo
SoCV
TrichYeu
NgayCV
NgayDen
MaNS
MaCQ
MaLoai

Diễn giãi
Số thứ tự vào sổ
Số cơng văn
Trích yếu
Ngày cơng văn
Ngày công văn đén
Mã nhân sự
Mã cơ quan
Mã loại


Kiểu
Text
Text
Text
Date/Time
Date/Time
Text
Text
Text

Độ rộng
5
20
200
dd-mm-yyyy
dd-mm-yyyy
3
3
3
10


CV_Di: Lưu trữ thông tin về công văn đi
Stt
1
2
3
4
5

6
7
8

Tên thực thể
STT_VaoSo
SoCV
TrichYeu
NgayCV
NgayDi
MaNS
MaCQ
MaLoai

Diễn giãi
Số thứ tự vào sổ
Số cơng văn
Trích yếu
Ngày cơng văn
Ngày công văn đi
Mã nhân sự
Mã cơ quan
Mã loại

Kiểu
Text
Text
Text
Date/Time
Date/Time

Text
Text
Text

Độ rộng
5
20
200
dd-mm-yyyy
dd-mm-yyyy
3
3
3

Dangnhap: Lưu trữ thông tin về đăng nhập
Stt
1
2

Tên thực thể
TenDN
MatKhau

Diễn giãi
Tên đăng nhập
Mật khẩu

Kiểu
Text
Text


Độ rộng
50
50

CoQuan: Lưu trữ thông tin cơ quan
Stt
1
2
3
4

Tên thực thể
MaCQ
TenCQ
Diachi
SoDT

Diễn giãi
Mã cơ quan
Tên cơ quan
Địa chỉ
Số điện thoại

Kiểu
Text
Text
Text
Text


Độ rộng
3
50
50
12

NhanSu: Lưu trữ thông tin về nhân sự
Stt
1
2
3

Tên thực thể
MaNS
TenNS
ChucVu

Diễn giãi
Mã nhân sự
Tên nhân sự
Chức vụ

Kiểu
Text
Text
Text

Độ rộng
3
50

50

LoaiCV: Lưu trữ thông tin về nhân sự
Stt
1
2

Tên thực thể
MaLoai
TenLoai

Diễn giãi
Mã loại
Tên loại

Kiểu
Text
Text

Độ rộng
3
30
11


12