Ch ơng 2 :
thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua,
ngời bán tại công ty vân hơng
* Đặc điểm thanh toán với ngời mua, ngời bán tại Công ty Vân Hơng:
+ Phơng thức thanh toán:
Công ty sử dụng hai phơng thức thanh toán đó là: Thanh toán bằng tiền
mặt và thanh toán không dùng tiền mặt.
Ph ơng thức thanh toán dùng tiền mặt:
Đây là phơng thức thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Phơng thức này
đợc sử dụng phổ biến trong các nghiệp vụ thanh toán và nó phù hợp với các
nghiệp vụ có quy mô nhỏ, còn với những nghiệp vụ có quy mô lớn thì hình thức
này tỏ ra không thuận tiện. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm:
- Thanh toán bằng tiền VNĐ.
- Thanh toán bằng ngoại tệ.
Ph ơng thức thanh toán không dùng tiền mặt:
Thực chất phơng thức này là thanh toán qua Ngân hàng hoặc các tổ chức
tài chính trung gian khác. Khi sử dụng phơng thức thanh toán này sẽ khắc phục
đợc nhợc điểm của phơng thức thanh toán dùng tiền mặt, nó phù hợp với các
nghiệp vụ có quy mô lớn. Trong giao dịch nội địa phơng thức thanh toán này có
nhiều hình thức, chủ yếu là các hình thức sau: thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm
chi (thu), thanh toán bù trừ.
+ Đối tợng thanh toán:
Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh có nguồn gốc trong nớc vì vậy
khách hàng và nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là nhà cung cấp, khách hàng
trong nớc nh: Công ty CP XD Việt Đức ( Từ Sơn Bắc Ninh); Công ty khai
thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống (Từ Sơn); Công ty TNHH Hoàng Quân ( Bắc
Giang)....
+ Thời hạn thanh toán:
Thời hạn thanh toán là khoảng thời gian từ khi diễn ra nghiệp vụ mua,
bán hàng đến khi tiền hàng đợc khách hàng thanh toán hoặc trả cho ngời bán.
Với những hợp đồng không quá lớn hoặc hợp đồng với nhà cung cấp không th-

ờng xuyên Công ty thu tiền ngay và cũng thanh toán ngay tiền hàng với nhà
cung cấp. Với những hợp đồng với nhà cung cấp thờng xuyên thì Công ty đợc
nhà cung cấp cho phép trả chậm lại các khoản thanh toán. Thời hạn của những
khoản nợ nhà cung cấp hay những khoản nợ của khách hàng này tuỳ thuộc vào
quy định của từng nhà cung cấp hoặc trong từng hợp đồng.
2.1. Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua
* Nguyên tắc hạch toán
Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung
cấp đợc ghi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ có liên
quan. Sổ chi tiết đợc mở cho từng khách hàng thờng xuyên, các khách hàng
không thờng đợc ghi chép trên cùng một sổ. Số liệu của các sổ chi tiết hoàn
toàn độc lập, không đợc bù trừ giữa các khoản trả trớc và các khoản cha trả của
các khách hàng khác nhau, chỉ đợc bù trừ công nợ của cùng một khách hàng.
2.1.1 Chứng từ sử dụng
Thị trờng tiêu thụ hàng hoá của Công ty chủ yếu diễn ra trong nớc, khách
hàng của Công ty là các đơn vị, các cơ quan hành chính sự nghiệp, các công ty,
hộ gia đình.......Trong quá trình bán hàng và thanh toán với khách hàng, các
chứng từ mà Công ty sử dụng bao gồm:
- Hợp đồng bán hàng: Là hợp đồng đợc ký kết giữa Công ty và bên mua.
Trong hợp đồng quy định quyền và trách nhiệm của mỗi bên và là căn cứ để xác
minh tính có thực và hợp lý của nghiệp vụ thanh toán với ngời mua. Hợp đồng
quy định rõ số lợng, chất lợng, chủng loại hàng hoá, phơng thức thanh toán, thời
hạn thanh toán và các vấn đề khác có liên quan;
- Hoá đơn bán hàng ( Theo mẫu của Bộ tài chính ban hành): Hoá đơn bán
hàng đợc lập thành 3 liên, liên 1 lu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3
chuyển phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Trên hoá đơn có ghi rõ giá bán cha
thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán, mặt hàng, phơng thức thanh
toán;
- Phiếu xuất kho: Do phòng kinh doanh lập thành 3 liên, có chữ ký của ngời
có nhu cầu và phụ trách cung ứng ký. Ngời có nhu cầu cầm phiếu xuất kho

xuống nhận hàng hoá, thủ kho ghi số lợng hàng hoá vào cột số lợng thực xuất.
Kế toán dựa vào phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi sổ;
- Phiếu thu tiền: Là phiếu do kế toán tiền mặt lập khi phát sinh nghiệp vụ
nộp tiền vào quỹ tiền mặt. Phiếu thu đợc lập thành 3 liên, có chữ ký của ngời
lập phiếu và kế toán trởng. Một liên giao cho ngời nộp tiền, một liên lu tại
cuống, liên còn lại thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để ghi
sổ kế toán;
- Giấy báo có (hoặc giấy chuyển khoản): Khi có nghiệp vụ chuyển tiền vào
Ngân hàng, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo có và gửi về Công ty để thông báo
cho Công ty về khoản tiền đã đợc nhập vào tài khoản của Công ty.
Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Khách hàng Phòng Kế toán Thủ quỹ Kế toán Thủ kho
Kinh doanh tiền mặt tổng hợp Lu
trữ
Hợp đồng Lập hoá đơn, Lập phiếu Thu Ghi Xuất
mua hàng phiếu XK thu tiền sổ hàng
+ Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 131 Phải thu của khách hàng để hạch toán các
nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Đối với các khách hàng thờng xuyên, TK
này đợc chi tiết nh sau:
- TK 1311: Phải thu Công ty CP TMại DV vận tải Giang Sơn.
- TK 1312: Phải thu Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống.
- TK 1313: Phải thu Công ty Vĩnh Thịnh.
- TK 1314: Phải thu Công ty dịch vụ thơng mại Quang Minh.
- ...
- ...
Còn đối với khách hàng không thờng xuyên đợc ghi chung cho một khách lẻ
để thuận lợi cho việc theo dõi công nợ của khách hàng nh:
- TK 131_KL: Phải thu khách lẻ
2.1.2 Kế toán chi tiết với ngời mua tại Công ty Vân Hơng.

2.1.2.1. Sổ theo dõi chi tiết:
Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng kế toán Công
ty mở sổ chi tiết theo dõi đối với từng đối tợng khách hàng. Để giảm bớt khối l-
ợng công việc của kế toán và sổ chi tiết phải thu khách hàng Công ty chia khách
hàng ra thành 2 nhóm để tiện theo dõi, đó là: Nhóm khách hàng thờng xuyên và
nhóm khách hàng không thờng xuyên mở chung trên một sổ chi tiết.
2.1.2.2. Thực tế hạch toán chi tiết nghiệp vụ toán với khách hàng tại Công ty
Vân Hơng.
Hàng ngày dựa vào Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu...., mọi
nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến khách hàng sẽ đợc theo dõi trên danh
sách chứng từ phát sinh của chi tiết TK 131 Chi tiết cho từng khách hàng.
Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu
khách hàng, bao gồm: Số d đầu kỳ, số phát sinh, số d cuuoí kỳ cho tất cả khách
hàng.
Ví dụ:
Trong tháng 7 năm 2007 phát sinh một số nghiệp vụ thanh toán với
khách hàng nh sau:
(1) Ngày 03/07/2007 Công ty xuất kho bán cho Công ty khai thác công trình
thuỷ lợi Bắc Đuống phản ánh trên hoá đơn số 0035128 với tổng giá toán là:
14.850.000đ (Trong đó VAT: 10%). Kế toán định khoản:
Nợ TK 131 14.850.000
Có TK 511 13.500.000
Có TK 333 1.350.000
(2) Ngày 10/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty CP thơng mại DV vận
tải Giang Sơn tổng số tiền hàng là 14. 399.990đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn
0035137. Kế toán định khoản:
Nợ TK 131 14.399.990
Có TK 511 13.090.900
Có TK 333 1.309.090
(3) Ngày 15/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty khai thác CT thuỷ lợi

Bắc Đuống với tổng số tiền hàng là 33. 660.000đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn
0035138. Kế toán định khoản:
Nợ TK 131 33.660.000
Có TK 511 30.600.900
Có TK 333 3.060.000
(4) Ngày 23/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty CP thơng mại DV vận
tải Giang Sơn tổng số tiền hàng là 11. 220.000đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn
0035141. Kế toán định khoản:
Nợ TK 131 11.220.000
Có TK 511 10.200.000
Có TK 333 1.020.000
Các chứng từ đợc sử dụng trong các nghiệp vụ trên nh sau:
- Khi xuất bán hàng kế toán lập hoá đơn GTGT , đồng thời phòng kinh
doanh lập phiếu xuất kho. Các phiếu này có đầy đủ chữ ký của những ngời có
liên quan.
- Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt lập
phiếu thu và lấy đó làm căn cứ ghi sổ quỹ.
hoá đơn
Mẫu số: 01 GTKT-3LL
giá trị gia tăng
LQ/2006B
Liên 2: Giao khách hàng
0035128
Ngày 3 tháng 07 năm 2007
Đơn vị bán hàng: Công ty Vân Hơng
Địa chỉ: Hiên vân - Tiên Du - Bắc Ninh
Số tài khoản:
Điện thoại: (0241) 837 331
Họ tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống

Địa chỉ: Km16, xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc
Ninh
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM MS: 2300267375
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Hoa sắt cửa + Rào Tấn 1,5 9 000 000 13 500 000




Cộng tiền hàng: 13 500 000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1. 350 000
Tổng cộng tiền thanh toán: 14. 850 .000
Số tiền viết bằng chữ: Mời bốn triệu, tám trăm năm mơi nghìn đồng chẵn.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu 1: Hoá đơn GTGT
`
phiếu xuất kho
Mẫu số: 02GTKT
Ngày 3 tháng 07 năm 2007
Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn Thanh Dung
Địa chỉ: Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc
Đuống
Lý do xuất: Bán hàng cho công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống
Xuất tại kho: Kho Công ty

STT
Tên hàng hoá,
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lợng
Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
A B C 1 2 3 4=2*3
1
Hoa sắt cửa +
Rào
Tấn 1,5 1,5
9 900 000 14 850 000






Cộng tiền hàng: 14. 850 000
Ngày 03- tháng 07 năm 2007
Phụ trách vật t Ngời nhận hàng Thủ kho
(Đã ký)
(Đã ký) (Đã ký)
Biểu 2: Phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty Vân hơng
Địa chỉ: Tiên Du Bắc Ninh
Mã số thuế: 2300223829
Tel: 90241) 837 331

Mẫu số: 01 TT
(Ban hành theo QĐ số:
1141TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/11/1995 của BTC
Phiếu thu
Ngày 03 tháng 07 năm 2007
Số: 25/07
Nợ: 111
Có: 131
Họ tên ngời nộp tiền: Nguyễn Thanh Dung
Địa chỉ: Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống
Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng
Số tiền: 18. 000. 000đ (Viết bằng chữ: Mời tám triệu đồng chẵn)
Kèm theo 01 Chứng từ kế toán
Ngày 03 tháng 07 năm 2007
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập Ngời nộp Thủ quỹ
( Đã ký và đón dấu ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký)
Biểu 3: Phiếu thu tiền khách hàng
Căn cứ vào Hoá đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu....kế toán tiến hành ghi
vào sổ chi tiết phải thu khách hàng . Sau đó kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi
tiết phải thu khách hàng cuối tháng lập bảng chi tiết cho tất cả các đối tợng
khách hàng nh sau:
sổ chi tiết phải thu khách hàng
Tháng 07 năm 2007
TK 1311 - Phải thu khách hàng - Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống

NT
Chứng từ
Diễn giải
TKĐ

Ư
Số phát sinh Số d
NT KH Nợ Có Nợ Có

D đầu kỳ

14.250.000

3/7 3/7
HĐ
0035128
Xuất bán
hàng
511 13.500.000

3/7 3/7
HĐ
0035128
Xuất bán
hàng
333 1.350.000

3/7 3/7 PT 25/07
Thu tiền
hàng
111

18.000.000

12/

7
12/7 BC52
Thu tiền
hàng
112 25.256.334
15/
7
15/7
HĐ
0035138
Xuất bán
hàng
511 30.600.000
15/
7
15/7
HĐ
0035138
Xuất bán
hàng
333 3.060.000


Cộng
phát
sinh

48.510.000 43.256.334



D cuối
kỳ

19.503.666

Ngời ghi sổ Kế toán trởng
(Đã ký) (Đã ký)
Biểu 4: Bảng chi tiết của khách hàng - Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống
sổ chi tiết phải thu khách hàng
Tháng 07 năm 2007
TK 1311 - Phải thu khách hàng - Công ty TMDV vận tải Giang Sơn

NT
Chứng từ
Diễn giải
TKĐ
Ư
Số phát sinh Số d
NT KH Nợ Có Nợ Có

D đầu kỳ

1.350.000

10/7 10/7
HĐ
0035137
Xuất bán
hàng
511 13.090.900

10/7 10/7
HĐ
0035137
Xuất bán
hàng
333 1.309.090

20/7 20/7 PT 42/07
Thu tiền
hàng
111

15.000.000
23/7 23/7
HĐ
0035141
Xuất bán
hàng
511 10.200.000

23/7 23/7
HĐ
0035141
Xuất bán
hàng
333 1.020.000

23/7 23/7 BC 56
Thu tiền
hàng

112

10.000.000

Cộng phát
sinh

25.619.990 25.000.000

D cuối kỳ
1.969.990

Ngời ghi sổ Kế toán trởng
(Đã ký) (Đã ký)
Biểu5: Bảng chi tiết của khách hàng - Công ty TMDV vận tải Giang Sơn
Công ty Vân Hơng S CHI TIT PHI THU CA KHCH HNG
TK:131- Phi thu ca khách h ng
Tháng 07 nm 2007
ĐVT: 1.000đ
NT
Chng t Din giải TK
S phát sinh S d
N
Có
N
Có
1/7 BC 38 1/7 Thu tiền 112
50.000.000 - -