Bài giảng Tin học kế toán

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (676.8 KB, 20 trang )

<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG </b>
<b>KHOA KINH TẾ </b>

<b>BÀI GIẢNG </b>

<b>TIN HỌC KẾ TOÁN </b>

<i><b>(Dùng cho đào tạo tín chỉ) </b></i>

<b>Người biên soạn: Th.S Huỳnh Đinh Phát </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

CHƯƠNG 1: ... 3

HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP ... 3

1.1. Thơng tin kế tốn và các quyết định ... 3

1.1.1. Khái niệm ... 3

1.1.2. Những người sử dụng thơng tin kế tốn ... 3

1.2. Hệ thống thơng tin kế tốn dựa trên máy tính ... 4

1.2.1. Khái niệm ... 4

1.2.2. Vai trị của hệ thống thơng tin kế tốn trong quản trị doanh nghiệp ... 5

1.3. Tiến trình kế tốn ... 6

1.4. Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thơng tin kế tốn ... 8

CHƯƠNG 2 ... 11

XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN ... 11

2.1. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán ... 11

2.1.1. Các dòng dữ liệu nghiệp vụ trong doanh một doanh nghiệp sản xuất điển hình 11
2.1.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán ... 12

2.2. Các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán ... 13

2.2.1. Giai đoạn nhập liệu ... 13

2.2.2. Giai đoạn xử lý ... 13

2.2.3. Giai đoạn lưu trữ ... 13

2.2.4. Giai đoạn phân phối và truyền đạt thông tin ... 14

2.3. Hệ thống mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán ... 14

2.3.1. Khái niệm và mục đích của mã hố trong xử lý nghiệp vụ kế toán ... 14

2.3.2. Xác định hệ thống các đối tượng kế toán cần quản lý ... 14

2.3.3. Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý ... 15

2.3.4. Các hình thức mã hoá ... 19

2.3.5. Yêu cầu mã hoá đối tượng kế toán ... 19

2.4. Chứng từ kế toán ... 20

2.4.1. Khái niệm ... 20

2.4.2. Tổ chức lựa chọn áp dụng hệ thống các chứng từ kế tốn ... 20

CHƯƠNG 3 ... 23

CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VỚI KẾ TỐN DOANH NGHIỆP ... 23

3.1. Khái niệm kế toán máy ... 23

3.1.1. Khái niệm ... 23

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

3.1.3. Nguyên tắc tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông

tin tại các doanh nghiệp ... 24

3.1.4. u cầu tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
... 25

3.1.5. Các nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng
công nghệ thông tin ... 25

3.2. So sánh kế tốn thủ cơng với kế toán máy ... 26

3.3. Phần mềm kế toán ... 27

3.4. Cơ sở dữ liệu kế toán ... 28

3.5. Hệ thống danh mục từ điển kế toán ... 29

3.5.1. Khái niệm ... 29

3.5.2. Yêu cầu xây dựng danh mục đối tượng kế toán ... 29

3.5.3. Những danh mục từ điển kế toán cơ bản trong hệ thống kế tốn ... 30

3.6. Quy trình áp dụng kế toán máy ... 35

3.6.1. Các bước để đưa phần mềm vào áp dụng ... 35

3.6.2. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất ... 35

3.6.3. Tổ chức công tác quản trị người dùng và bảo mật thông tin ... 41

3.6.4. Tổ chức vận dụng các hình thức kế tốn ... 43

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

<b>CHƯƠNG 1 </b>

<b>HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP </b>
<b>1.1. Thơng tin kế tốn và các quyết định </b>

Thông tin là một phạm trù khoa học, là những thông báo về đối tượng khách
quan, nó phản ánh về mặt số lượng và chất lượng những đặc tính của đối tượng hiện
thực, hay là những khả năng trong một không gian và thời gian nhất định. Nói cách
khác, thơng tin kế tốn là những dữ liệu kế tốn đã qua q trình gia tăng giá trị.

Thơng tin kế tốn là những thơng tin động về tuần hoàn của tài sản, phản ánh đầy
đủ các chu trình của nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp. Đó là thơng tin hai
mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình. Thơng tin kế tốn mang lại hai đặc trưng cơ
bản là thông tin và kiểm tra. Thơng tin kế tốn cung cấp cơ sở cho các nhà quản lý ra
quyết định: lập kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, và đưa ra quyết định ở tất
cả các mức quản lý. Thông tin kế toán là cơ sở cho các nhà đầu tư ra quyết định của
nhà đầu tư Thông tin kế tốn cung cấp thơng tin để Nhà nước hoạch định chính sách,
soạn thảo văn bản pháp luật…

Hệ thống thơng tin kế tốn là tập hợp các nguồn lực con người, các quy trình, thủ
tục được thiết kế nhằm biến đổi các dữ kiện tài chính và các dữ kiện khác thành thơng
tin kế tốn.

Tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin
trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thơng tin. Do đó, khi tiến
hành tổ chức cơng tác kế tốn, việc phân tích và xác định nhu cầu thơng tin là nội dung
có ý nghĩa quan trọng. Khi phân tích và xác định nhu cầu thơng tin, cần xác định phạm
vi, mục tiêu và đối tượng sử dụng thông tin, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, đặc điểm
tổ chức quản lý trong doanh nghiệp cũng như mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối

tượng khác. Nhu cầu thông tin của doanh nghiệp bao gồm 2 nhóm thơng tin kế tốn sau:

- Thơng tin kế tốn tài chính;
- Thơng tin kế tốn quản trị.

<b>1.1.2. Những người sử dụng thơng tin kế toán </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

Khi tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn cần xác định các đối tượng sử dụng thơng
tin kế tốn trong và ngồi doanh nghiệp.

- Đối với các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn bên ngồi doanh nghiệp, thơng
tin cần cung cấp là thơng tin tài chính theo luật định, được thể hiện thông qua hệ thống
các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán.

- Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong doanh nghiệp, cần phân cấp quản
lý. Mỗi cấp độ quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp quản lý đó
cần đưa ra, cần thực hiện; và từ đó xác định thơng tin kế tốn cần cung cấp để phục vụ
cho việc ra quyết định đó. Sau khi xác định u cầu thơng tin trong doanh nghiệp, có
thể trình bày dưới dạng bảng mô tả như sau:

<b>Bảng 1.1: Mô tả nhu cầu thơng tin kế tốn </b>

TT Người sử
dụng

Mục
tiêu

Nội dung
thông tin

Bộ phận
cung cấp

Phạm vi sử dụng

Trong DN Ngồi DN

Khi trình bày cần lưu ý sắp xếp theo thứ tự của các cấp độ quản lý từ cao xuống
thấp, sắp xếp theo từng bộ phận Phòng, Ban. Xác định chính xác nhu cầu thơng tin của
doanh nghiệp sẽ làm cơ sở cho việc xác định các đối tượng kế toán trong doanh
nghiệp, tổ chức vận dụng chế độ kế toán và vận dụng các phương pháp kế toán phù
hợp khi tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn.

<b>1.2. Hệ thống thơng tin kế tốn dựa trên máy tính </b>
<b>1.2.1. Khái niệm </b>

- Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của
nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó.
Đó là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó
với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

5
tồn cầu hố.

<i><b>Sơ đồ 1.1: Mơ tả cách thức nhìn nhận hệ thống thơng tin kế tốn </b></i>

Hệ thống thơng tin kế toán dựa trên máy tính là một tập hợp nguồn lực con

người, máy móc thiết bị được thiết kế nhằm biến đổi dữ kiện tài chính và các dữ kiện
khác thành những thơng tin có ích cho quản lý. Mơ hình xử lý hệ thống thơng tin kế
tốn trong các tổ chức doanh nghiệp với tính chất, quy mơ và loại hình khác nhau đều
tương tự nhau ở các góc độ sau:

+ Phương pháp xử lý thông tin
+ Phương pháp kế tốn

+ Mục đích

<b>1.2.2. Vai trị của hệ thống thơng tin kế tốn trong quản trị doanh nghiệp </b>

Do tính chất và quy mơ hoạt động của nhiều tổ chức, doanh nghiệp ngày càng mở
rộng dẫn đến lượng dữ liệu của các hoạt động kinh tế, tài chính tăng nhanh. Điều này
đã gây nhiều khó khăn trong cơng tác tổ chức lưu trữ dữ liệu và xử lý dữ liệu nhằm
cung cấp các thơng tin hữu ích, kịp thời cho q trình ra quyết định của các lãnh đạo
doanh nghiệp. Hệ thống thơng tin kế tốn đóng vai trị to lớn nhằm giải quyết những
khó khăn trên và tạo cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp cho các tổ
chức, doanh nghiệp. Vai trò chủ yếu của hệ thống thơng tin kế tốn là thu thập và lưu
trữ các thông tin kinh tế tài chính cho tổ chức, doanh nghiệp; Thống kê, tổng hợp, xử
lý thông tin nhằm đưa ra các báo cáo cần thiết cho lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp. Hệ
thống thơng tin kế tốn giảm chi phí trong lưu trữ và xử lý các thông tin tác nghiệp của
doanh nghiệp, đồng thời, giảm thời gian và các sai sót trong lưu trữ và xử lý các thơng

Dữ liệu
kế toán
(chứng
từ, số

liệu)

Các thủ tục
Cơ sở dữ

liệu

Thơng tin
kế tốn
(Báo cáo

KTTC,
Báo cáo

KTQT)
Con

người

Phần
cứng
MVT

Phần
mềm KT

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

tin tác nghiệp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả và thúc đẩy nhanh quá trình phát triển
của tổ chức, doanh nghiệp.

Hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp rất nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống
thông tin chuyên chức năng. Nó cung cấp:

+ Báo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin bán hàng;

+ Báo cáo vật tư tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thống thơng tin sản xuất;
+ Báo cáo về lương và thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực;

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài
chính.

Hệ thống thơng tin kế tốn cùng với hệ thống thông tin chức năng khác tạo nên
hệ thống thơng tin hồn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp. Chúng giữ vai trò liên
kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho
tổ chức doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra

<b>1.3. Tiến trình kế tốn </b>

Tiến trình kế tốn bắt đầu từ khi xác định các chỉ tiêu hạch toán, lập chứng từ cho
đến khi lập báo cáo định kỳ. Tiến trình kế tốn được thực hiện thủ cơng hay tự động
hố đều phải vận dụng hình thức kế tốn phù hợp.

Bước 1: Ghi nhật ký kế toán
Bước 2: Ghi sổ cái

Bước 3: Thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ
Bước 4: Khoá sổ

<i><b>Thứ nhất, </b></i>nhập dữ liệu đầu vào: Trong công đoạn này người sử dụng phải tự

phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng
tay vào hệ thống tuỳ theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. Các chứng từ sau khi
được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc
nhiều tệp dữ liệu;

<i><b>Thứ hai, </b></i>xử lý<i><b>: </b></i>Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính tốn

</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>

bút tốn hạch tốn trên sổ cái và tính tốn, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản;

- Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn hai, phần mềm tự
động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân
tích,.v.v.v. Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn, hoặc xuất khẩu dữ
liệu…để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị, hoặc kết nối với các
hệ thống phần mềm khác.

Để kế toán đáp ứng được yêu cầu quản lý mới của nền kinh tế thị trường theo
định hướng xã hội chủ nghĩa, chúng ta phải thiết lập và đưa vào vận hành một hệ
thống kế tốn doanh nghiệp thích ứng với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế khi Việt
Nam gia nhập WTO, thơng lệ quốc tế về kế tốn và phù hợp với Luật Kế toán.

Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, quy mô
hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế ngày càng mở
rộng, tính chất hoạt động càng phức tạp, yêu cầu hợp tác quốc tế và hội nhập càng cao
thì việc thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin ngày càng khó khăn và phức tạp, do yêu

cầu kiểm soát và sử dụng thơng tin kế tốn của đối tượng sử dụng thông tin mà hệ
thống thông tin kế toán phân chia thành hệ thống thông tin kế tốn tài chính và hệ
thống thơng tin kế tốn quản trị.

Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam
trong thời gian qua thì việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn là một
tất yếu khách quan. Vấn đề đặt ra là ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công

Chứng từ kế toán:

- Phiếu thu, chi

- Phiếu nhập, xuất

- Hóa đơn mua, bán

hàng,

- Hóa đơn GTGT,

- v.v

-Dữ liệu đầu vào Xử lý dữ liệu

Cơ sở dữ liệu

Nhật ký

Sổ Cái

Cân đối thử

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế tốn quản

trị

</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9>

tác kế toán như thế nào cho hợp lý, khoa học và hiệu quả đối với công tác quản trị
doanh nghiệp, vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước.

<b>1.4. Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thơng tin kế toán </b>

Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh
doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hay số lãi lỗ thu về. Các nghiệp vụ được
ghi vào sổ nhật ký sau đó được chuyển vào sổ cái. Một chu trình nghiệp vụ được hiểu
là lưu lượng các hoạt động lặp đi lặp lại của một doanh nghiệp đang hoạt động. Đa
phần các tổ chức đều có hoạt động kinh tế cơ bản như nhau. Các hoạt động này sẽ phát
sinh các nghiệp vụ và chúng có thể được xếp vào bốn nhóm chu trình nghiệp vụ sau:

(1) Chu trình tiêu thụ: Gồm các sự kiện liên quan đến hoạt động bán hàng hoá,
dịch vụ với các tổ chức và đối tượng khác, vận chuyển hàng, những khoản phải thu.

Chức năng: Chu trình tiêu thụ ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến
việc tạo doanh thu.

Các sự kiện kinh tế:

- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng

- Giao hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng
- Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng
- Nhận tiền thanh toán

Các phân hệ nghiệp vụ

- Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng
- Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ
- Hệ thống lập hoá đơn bán hàng
- Hệ thống thu quỹ

(2) Chu trình cung cấp: gồm các sự kiện liên quan đến mua hàng hoá, dịch vụ từ
các tổ chức và các đối tượng khác, các khoản phải trả và thanh tốn.

Chức năng: Chu trình cung cấp ghi chép những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến
mua hàng, dịch vụ.

Các sự kiện kinh tế:

</div>
<span class='text_page_counter'>(10)</span><div class='page_container' data-page=10>

- Xác định nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp
- Tiến hành thanh toán theo hoá đơn

Các phân hệ nghiệp vụ:
- Hệ thống mua hàng
- Hệ thống nhận hàng

- Hệ thống thanh toán theo hoá đơn
- Hệ thống chi tiền

(3) Chu trình sản xuất: gồm các sự kiện liên quan đến việc biến đổi các nguồn
nhân lực thành hàng hoá, dịch vụ và dự trữ kho.

Chức năng

Chu trình sản xuất ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến một sự
kiện kinh tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo ra thành
phẩm hoặc dịch vụ.

Các sự kiện kinh tế:
- Mua hàng

- Bán hàng

- Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động và chi phí sản xuất khác trong quá trình
sản xuất

- Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm
- Thanh toán lương

Các phân hệ nghiệp vụ:
- Hệ thống tiền lương
- Hệ thống hàng tồn kho
- Hệ thống chi phí

- Hệ thống tài sản cố định

(4) Chu trình tài chính: gồm các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý
vốn. Mỗi chu trình nghiệp vụ gồm một hay nhiều phân hệ nghiệp vụ. Một phân hệ
nghiệp vụ xử lý nhiều nghiệp vụ có quan hệ logic khác nhau.

</div>
<span class='text_page_counter'>(11)</span><div class='page_container' data-page=11>

10
Các sự kiện kinh tế:

- Hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư và từ đi vay.
- Sử dụng vốn để hình thành các tài sản

Các phân hệ nghiệp vụ:
- Hệ thống thu quỹ
- Hệ thống chi quỹ

(5) Chu trình báo cáo tài chính

Bốn chu trình trên đều liên quan đến đối tác bên ngoài, chịu sự tác động nhiều
của các yếu tố bên ngồi. Chu trình 5 (chu trình báo cáo tài chính) do bộ phận kế tốn
của doanh nghiệp tự đảm nhận. Chu trình báo cáo tài chính xử lý tất cả các dữ liệu liên
quan đến cả bốn chu trình trên

Chức năng: Chu trình báo cáo tài chính thực hiện báo cáo về các nguồn tài chính
và các kết quả đạt được từ việc sử dụng các nguồn tài chính này.

<b>Các phân hệ nghiệp vụ</b>

- Hệ thống sổ cái

</div>
<span class='text_page_counter'>(12)</span><div class='page_container' data-page=12>

<b>CHƯƠNG 2 </b>

<b>XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN </b>

<b>2.1. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ kế tốn </b>

<b>2.1.1. Các dịng dữ liệu nghiệp vụ trong doanh một doanh nghiệp sản xuất </b>
<b>điển hình </b>

Xử lý nghiệp vụ bao gồm nhiều thao tác đa dạng mà một tổ chức cần thực hiện
nhằm giúp cho các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày. Các doanh nghiệp căn cứ vào điều
kiện cụ thể của mình mà có cách xử lý dữ liệu nghiệp vụ riêng, nhưng đều có nghiệp
vụ và các xử lý tương tự nhau. Các chứng từ nhập liệu, báo cáo gồm:

+ Đơn đặt hàng

+ Lệnh bán hàng đã được chấp thuận của bộ phận bán chịu
+ Lệnh bán chưa xử lý

+ Hoá đơn bán hàng

+ Giấy báo về công nợ phải thu của khách
+ Lệnh bán hàng

+ Đơn đặt hàng sản xuất
+ Phiếu gửi hàng

+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
+ Phiếu giao nộp thành phẩm

+ Đơn đặt hàng sản xuất

+ Phiếu gửi hàng cùng hàng hoá gửi cho người mua
+ Kế hoạch sản xuất

+ Báo cáo về tình hình sản xuất
+ Yêu cầu mua hàng hoá hay dịch vụ

+ Bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm
+ Đơn đặt mua hàng

+ Phiếu gửi hàng cùng hàng hoá do nhà cung cấp gửi
+ Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp

</div>
<span class='text_page_counter'>(13)</span><div class='page_container' data-page=13>

12
+ Thanh toán với nhà cung cấp

+ Báo cáo chi tiền, ghi nhận thanh toán với nhà cung cấp 10
+ Séc thanh toán lương cho nhân viên

+ Bảng thanh toán lương

+ Séc thanh toán kèm giấy báo trả tiền người mua

+ Báo cáo nhận tiền kèm giấy báo trả tiền của người mua
+ Báo cáo nhận hàng cùng hàng đặt mua

<b>2.1.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán </b>

2.1.2.1. Nhập liệu

Các tài liệu gốc (đơn đặt hàng, phiếu mua hàng…) là nguồn dữ liệu đầu vào đối
với hệ thống xử lý nghiệp vụ, đây thường là những mẫu biểu đặc trưng, được thiết kế
chuẩn để dễ dàng ghi nhận và xử lý dữ liệu. Tài liệu gốc được sử dụng vào các mục
đích khác nhau:

+ Thu thập dữ liệu

+ Hỗ trợ và chuẩn hoá các hoạt động nghiệp vụ

+ Là phương tiện lưu giữ dữ liệu lâu dài, phục vụ cho nhu cầu phân tích sau này
2.1.2.2. Xử lý

Quá trình xử lý bao gồm việc sử dụng một bộ các sổ sách kế tốn để ghi chép có
hệ thống thơng tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Quy trình nhập liệu
từ chứng từ gốc hay các chứng từ, sổ sách trung gian có thể được thực hiện thủ cơng
hay sử dụng máy tính.

2.1.2.3. Lưu trữ

Sổ cái và các tệp dữ liệu là phương tiện lưu giữ dữ liệu trong hệ thống kế tốn thủ
cơng và hệ thống kế tốn máy. Mọi nghiệp vụ kế toán được phản ánh trong sổ cái. Từ
sổ cái tạo nên bảng cân đối thử, nhằm kiểm tra tính chính xác của q trình ghi chép
kế toán. Tệp dữ liệu là một bộ lưu giữ có tổ chức các dữ liệu. Có nhiều loại tệp khác
nhau:

+ Tệp giao dịch là một bộ các dữ liệu đầu vào, nó chứa các dữ liệu mà nhu cầu sử
dụng chỉ là tức thời chứ không phải lâu dài.

</div>
<span class='text_page_counter'>(14)</span><div class='page_container' data-page=14>

2.1.2.4. Đưa kết quả sau khi xử lý ra

Đầu ra của một hệ thống xử lý nghiệp vụ rất phong phú và đa dạng. Bất cứ tài
liệu nào được cung cấp bởi hệ thống đều là đầu ra của hệ thống. Có tài liệu vừa là đầu
vào, vừa là kết quả đầu ra như hoá đơn bán hàng là kết quả đầu ra của hệ thống bán
hàng nhưng là nguồn dữ liệu đầu vào đối với người mua. Các kết quả đầu ra khác:

+ Báo cáo tài chính
+ Hố đơn thanh tốn
+ Phiếu gửi hàng…

<b>2.2. Các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán </b>
<b> 2.2.1. Giai đoạn nhập liệu </b>

Là giai đoạn kế toán thực hiện việc chuyển dữ liệu trên chứng từ vào máy tính
- Dùng bàn phím

- Bán thủ công

+ Dùng máy quét-scan

+ Thời điểm bán hàng cũng là thời điểm nhập số liệu (Point of sale- POS)
- Tự động

+ Số liệu được truyền vào máy từ hệ thống dữ liệu khác (kế thừa từ hệ thống
trước).

- Sử dụng một bộ các sổ kế toán để hệ thống hoá theo thời gian và theo đối tượng

(tổng hợp hoặc chi tiết)

- Phần mềm kế toán thể hiện ưu điểm lớn nhất trong xử lý dữ liệu:
+ Sắp xếp dữ liệu (phục vụ tìm kiếm)

+ Tính tốn

+ Tổng hợp số liệu theo nhóm

- Sổ kế toán và các tệp dữ liệu là những phương tiện lưu trữ dữ liệu trong hệ
thống kế tốn thủ cơng và hệ thống kế tốn máy

- Tệp dữ liệu là một bộ lưu trữ có tổ chức các dữ liệu, gồm:

</div>
<span class='text_page_counter'>(15)</span><div class='page_container' data-page=15>

+ Tệp giao dịch là một bộ các dữ liệu nghiệp vụ đầu vào có nhu cầu sử dụng tức
thời

<b>2.2.4. Giai đoạn phân phối và truyền đạt thơng tin </b>

- AIS có thể cung cấp thông tin bằng nhiều cách:
+ Đưa ra màn hình

+ In các báo cáo

+ Gởi các tệp qua mạng

<b>2.3. Hệ thống mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán </b>

<b>2.3.1. Khái niệm và mục đích của mã hố trong xử lý nghiệp vụ kế toán </b>

Mã hoá là cách thức thể hiện việc phân loại, xếp lớp được sử dụng trong tất cả
các hệ thống, đặc biệt là hệ thống thơng tin kế tốn bằng một bộ các ký tự để nhận diện
duy nhất các đối tượng cần quản lý.

<i>Mục đích mã hố đối tượng kế toán</i>:
- Tránh nhầm lẫn các đối tượng kế tốn.
- Truy cập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng

- Phân định và tổ chức các phần hành kế toán riêng biệt, rõ ràng một cách khoa
học, tạo thuận lợi tốt nhất trong công tác đối chiếu, quản lý công nợ, xử lý thừa thiếu
tiền vốn, vật tư, hàng hố.

Ngồi ra thơng qua mã hố, việc truy tìm số liệu sẽ khó khăn, chậm chạp nếu
khơng nắm được bộ mã kế tốn. Điều này, giúp ta bảo mật được thơng tin cần quản lý
đối với các đối tượng bên ngoài.

<b>2.3.2. Xác định hệ thống các đối tượng kế toán cần quản lý </b>

Một trong những công việc quan trọng trong việc ứng dụng phần mềm kế toán
trên máy là xác định hệ thống các đối tượng kế toán và tổ chức mã hoá các đối tượng
cần quản lý. Xác định hệ thống các đối tượng kế toán cần quản lý sẽ quyết định mức
độ chi tiết thông tin cần cập nhật khi có nghiệp vụ kế tốn phát sinh và các thông tin
này khi được cập nhật sẽ là cơ sở cho việc ghi sổ kế toán và lập các báo cáo kế toán.
Việc xây dựng hệ thống các đối tượng cần quản lý trong các doanh nghiệp phải dựa
trên các nguyên tắc sau:

- Phải phù hợp với chế độ tài chính kế tốn quy định;

</div>
<span class='text_page_counter'>(16)</span><div class='page_container' data-page=16>

- Phải thống nhất và đáp ứng được yêu cầu quản trị doanh nghiệp;
- …

Trong chương trình kế tốn máy được thiết kế một tệp tin "Danh mục" rất quan
trọng liên quan đến các thuộc tính của hệ thống và được thiết kế nhằm quản lý các đối
tượng kế tốn, tệp tin này ít thay đổi, có thể bổ sung, sửa chữa và sử dụng cho nhiều
kỳ kế toán.

Mỗi danh mục quản lý một loại đối tượng kế toán cụ thể như: Danh mục hàng
hoá, danh mục khách hàng; danh mục tài sản cố định (TSCĐ); danh mục các kho; …
hoặc đại diện cho một yếu tố đặc trưng của cơng việc kế tốn như danh mục tài khoản
kế toán; danh mục chứng từ, danh mục khoản mục…

Hệ thống danh mục các đối tượng cần quản lý thường được sử dụng trong các
doanh nghiệp cụ thể như sau:

- Danh mục tài khoản;
- Danh mục khách hàng;
- Danh mục vật tư /hàng hoá;
- Danh mục kho vật tư/ kho hàng;
- Danh mục TSCĐ;

- Danh mục khoản mục chi phí (chi phí thu mua, kho bãi, phí kiểm định…)
- Danh mục đơn vị, bộ phận;

- Danh mục ngoại tệ;

- Danh mục chứng từ;
……….

<b>2.3.3. Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý </b>

- Mã hoá là quá trình ký hiệu một tập hợp xuất phát của các đối tượng hay các
bảng tin bằng bộ các ký hiệu của một bảng chữ đã cho trên cơ sở các quy tắc xác định.
Yêu cầu cơ bản của việc mã hoá là ký hiệu đơn trị mỗi phần tử của tập hợp được mã
hoá: Mỗi phần tử của tập hợp tương ứng với một ký mã duy nhất.

</div>
<span class='text_page_counter'>(17)</span><div class='page_container' data-page=17>

Có hai loại phân loại cơ bản là phân loại “thứ bậc” và phân loại theo “pha”. Trong
phân loại theo thứ bậc, tập hợp các phần tử xuất phát được chia liên tiếp thành các nhóm
con của các mức phân chia tiếp theo và lập thành hệ thống thứ bậc hình cây.

Để mã hố các tính chất của đối tượng có thể chia thành 2 mức độ: Mức đơn giản
và mức phức tạp (kết hợp). Nhóm thứ nhất bao gồm các phương pháp mã hố cơ bản,
nhóm thứ hai là các phương pháp được xây dựng kết hợp từ các phương pháp của
nhóm thứ nhất.

Hai phương pháp cơ bản là mã hoá song song và mã hoá liên tiếp thu được do kết
quả phân loại sơ bộ tập hợp các tính chất của đối tượng.

<i><b>Sơ đồ 2.1: Các phương pháp mã hố tính chất </b></i>

Tính chất của các đối tượng có thể phân chia theo các tiêu thức độc lập (pha) điều
đó tương ứng với phân loại theo pha. Để ký hiệu mỗi tiêu thức riêng biệt chúng ta
dùng một ngăn của mã. Nếu số lượng tính chất cho một tiêu thức riêng biệt vượt quá
bảng mã của chữ để mã hố tiêu thức đó cần dùng một số ngăn. Phương pháp mã hoá

như vậy được gọi là song song.

Khi dùng phân loại thứ bậc, mỗi đối tượng được mô tả bằng một bộ các tính chất
của mình. Giá trị của tính chất được ghi trên ngăn xác định bằng chữ số phụ thuộc vào
giá trị chữ số trên các ngăn đi trước. Phương pháp mã hoá như vậy được gọi là mã hố

Các phương pháp
mã hóa tính chất

Đơn giản (1) Phức tạp (Kết hợp) (2)

</div>
<span class='text_page_counter'>(18)</span><div class='page_container' data-page=18>

liên tiếp. Ví dụ như việc phân loại tài khoản vật tư, hàng hoá chi tiết cho từng đối
tượng trong các doanh nghiệp.

Khi mã hoá đối tượng chúng ta có thể sử dụng phương pháp đăng ký thứ tự, đồng
nhất trong phạm vi phân loại, đồng nhất và phân loại tách biệt.

Nếu mã hoá của đối tượng không chỉ chứa phần đồng nhất mà cả phần thơng tin
thì người ta phân thành phương pháp mã hoá:

<i><b>Phương pháp đồng nhất và phân loại tách biệt </b></i>

Phương pháp đồng nhất và phân loại tách biệt tách riêng phần đồng nhất và phần
thông tin của mã. Có thể dùng tách biệt cũng như dùng phối hợp với nhau các phần
đồng nhất và thông tin của mã.

<i><b>Phương pháp đồng nhất các đối tượng trong phạm vi của nhóm con phân loại </b></i>

Phương pháp này đăng ký thứ tự các đối tượng được thực hiện trong phạm vi của
nhóm con phân loại. Khi đó phần đăng ký khơng có ý nghĩa độc lập, cịn mã đồng nhất
của đối tượng là tổ hợp mã đầy đủ. Biến thể của phương pháp này là đồng nhất đối
tượng trong phạm vi mã đồng nhất của đối tượng mức cao hơn. Các phương pháp trên
kết hợp với nhau tạo ra các phương pháp mã hoá hỗn hợp.

<i><b>Sơ đồ 2.2: Các phương pháp mã hoá đối tượng </b></i>

- Xác định các đối tượng quản lý cần mã hoá: Mỗi đối tượng cần quản lý chi tiết
là đối tượng cần mã hoá.

- Xác định các nội dung quản lý cần thu thập cho đối tượng mã hoá: Căn cứ vào
yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng chi tiết nhận dạng được
trong giai đoạn phân tích hệ thống kế tốn.

Các phương pháp mã
hóa đối tượng

Đồng nhất trong phạm
vi phân loại

Đồng nhất và phân loại
tách biệt
Đăng ký thứ tự

Đăng ký thứ tự
theo lô

</div>
<span class='text_page_counter'>(19)</span><div class='page_container' data-page=19>

- Xác định nội dung thể hiện trên bộ mã bao gồm nội dung mô tả cho đối tượng
và các nội dung quản lý của đối tượng.

- Lựa chọn phương pháp mã hoá phù hợp: Bộ mã của các đối tượng quản lý thể
hiện nhiều nội dung mô tả và quản lý, do đó trong bộ mã sẽ có nhiều nhóm mã liên
quan đến nhiều nội dung mã hoá. Phương pháp mã hố thơng thường được sử dụng
trong trường hợp này là phương pháp mã hoá tổng hợp bao gồm nhiều phương pháp
mã hoá bên trong bộ mã.

- Sử dụng mã gợi nhớ (gán các kí tự) tạo thành 1 nhóm mã ở vị trí đầu tiên, bên
trái của bộ mã để mô tả cho loại đối tượng mã hố. Ví dụ: bắt đầu bộ mã của khách
hàng sẽ là KH, nhân viên bán hàng sẽ là NVBH….

- Sử dụng mã gợi nhớ với các kí tự gợi nhớ có độ dài thống nhất để mô tả cho các
nội dung quản lý có ít thành phần bên trong nội dung đó.

- Sử dụng mã số liên tiếp với các chữ số có độ dài thống nhất để mơ tả cho các
nội dung quản lý có nhiều thành phần bên trong nội dung đó.

- Sử dụng mã phân cấp để sắp xếp trình tự các nhóm mã liên quan đến các nội dung
có quan hệ phân cấp từ cấp cao đến cấp thấp theo hướng trái sang phải của bộ mã.

- Xem xét tính lâu dài, ổn định của bộ mã trước khi thiết lập chính thức.

Tổng hợp nội dung tổ chức thu thập dữ liệu các đối tượng quản lý chi tiết thông
qua nội dung của Bảng 2.1 sau:

<i><b>Bảng 2.1: Mô tả các đối tượng mã hoá </b></i>

Đối tượng chi

tiết

Các nội dung
mô tả

Các nội dung
quản lý

Mã
hoá

Khi thiết kế cấu trúc và độ dài bộ mã cần thoả mãn các yêu cầu sau:
- Đáp ứng yêu cầu hệ thống tự động hoá xử lý thơng tin;

- Cần lựa chọn hệ thống mã hố, độ dài và cấu trúc mã để có thể giải quyết tồn
bộ các bài tốn của hệ thống;

- Đảm bảo ngun tắc khơng trùng lắp trong nhóm đối tượng đồng nhất;

- Không đưa vào hệ thống mã hố các dấu hiệu (thuộc tính) mà chúng khơng liên
quan đến tất cả các phần tử;

</div>
<span class='text_page_counter'>(20)</span><div class='page_container' data-page=20>

19
cần phải cố định;

- Khi lựa chọn hệ thống mã hoá, cấu trúc và độ dài của mã cần tính đến khả năng
mã hố cho các phần tử mới của tệp.

+ Mã hoá kiểu số: là mã chỉ chứa các chữ số 0,1,2…,9. Kiểu này được sử dụng
rộng rãi trong quá trình xử lý tự động

+ Mã kiểu ký tự sử dụng các chữ số, chữ cái và các ký tự khác như *, +,…

+ Mã kiểu thứ tự: là mã dùng số liên tiếp theo trình tự tăng hay giảm dần, thường
được dùng cùng với các hình thức mã hố khác để có tính mơ tả và uyển chuyển hơn

+ Mã kiểu khối được sử dụng để sắp xếp các đối tượng vào các nhóm và trong
mỗi nhóm các ký tự được sử dụng theo trình tự liên tiếp

+ Mã phân cấp là mã cho phép phân loại tiếp nội trong mỗi khối dữ liệu chính,
theo đó giá trị và vị trí của mỗi ký tự đều mang một ý nghĩa và một số ký tự nhất định
được kế thừa cho mỗi một cấp tiếp theo.

+ Mã gợi nhớ: Mã này sử dụng một bộ các ký tự gồm các chữ cái, chữ số, theo đó
các chữ cái được kết hợp với nhau để tạo mã tắt, ngắn gọn.

<b>2.3.5. Yêu cầu mã hoá đối tượng kế toán </b>

Thiết kế bộ mã hố thơng tin kế tốn, một trong những cơng việc tưởng chừng
như đơn giản, nhưng thực tế khá phức tạp, nó chiếm một vị trí quan trọng trong việc
xử lý số liệu kế toán trên máy vi tính, đó là cơng tác mã hố thơng tin trên máy. Mã
hố thơng tin kế tốn trên máy vi tính một cách khoa học giúp người quản lý truy cập
dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng, giúp tránh được sự nhầm lẫn do các đối
tượng thông tin được quản lý giống nhau …. Để cơng tác mã hố các đối tượng kế
toán mang tính khoa học, tạo thuận lợi cho việc quản lý dữ liệu, cập nhật số liệu và
nhất là truy xuất thông tin, yêu cầu bộ mã được xây dựng phải đảm bảo các yếu tố:
gọn, đủ, dễ nhớ, dễ bổ sung và nhất quán trong tên gọi các đối tượng được mã hoá.

a. Có độ dài gọn và đủ: u cầu này địi hỏi phải xác định phạm vi quản lý gồm
bao nhiêu loại, mỗi loại có bao nhiêu đối tượng. Vì vậy, muốn xác định độ dài của bộ
mã ta phải phân loại đối tượng. Trên cơ sở phân loại này, ta định ra độ dài của bộ mã
gồm bao nhiêu ký tự là phù hợp.

</div>