404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCHTOÁN LƯU CHUYỂN
HÀNG HOÁ NHẬP KHẨUTẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU
MÁY HÀNỘI
I- Khái quát về Công ty Xuất Nhập Khẩu Máy Hà Nội:
1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty XNK Máy Hà Nội – tên giao dịch là Machino-Import Hà Nội-có
tiền thân là các phòng kinh doanh từ văn phòng Tổng công ty Máy và Phụ
tùng( trước đây là Tổng công ty XNK Máy ) đặt tại Hà Nội từ năm 1956, làm
nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị máy móc. Từ năm 1997, theo quyết
định số 1390 QĐ/ TM / TC Bộ Thương Mại về việc thành lập Công số 8 phố
Tràng Thi, quận Hoàn Kiếm,Hà Nội. Công ty hoạt động dưới sự quản lý của Nhà
nước và sự chỉ đạo của Tổng công ty Máy và Phụ tùng- Bộ Thương mại .
Là một đơn vị có tư cách pháp nhân, có đầy đủ các quyền và nghĩa vụ theo
luật định. Công ty hoạt động theo Luật Công ty, tổ chức hạch toán độc lập và chịu
trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong số vốn mà Công ty quản lý và
thực hiện trực tiếp các khoản thu nộp ngân sách Nhà nước.
Sự phát triển của Công ty gắn liền với sự phát triển kinh tế của đất nước qua
các thời kỳ trước và sau khi đổi mới. Trước những năm 1990, Công ty XNK Máy
Hà Nội được Nhà nước giao độc quyền kinh doanh XNK thiết bị , máy móc,
phương tiện vận tải, máy bay, tầu thuỷ, tầu hoả và phụ tùng của chúng kèm theo,
trang thiết bị y tế... theo kế hoạch nhập khẩu hàng năm của Nhà nước phục vụ nền
kinh tế quốc dân. Sau năm 1990, theo cơ chế kinh doanh mới Công ty XNK Máy
Hà Nội vẫn duy trì quan hệ với nhiều Tập đoàn, Hãng và Công ty lớn trên thế giới
và nhập khẩu trang thiết bị, máy móc đảm bảo chất lượng, uy tín trên thị trường.
Năng động trong kinh doanh, Công ty XNK Máy Hà Nội đã tìm cách để phát huy
được các thế mạnh của công ty trong hoạt động XNK- hoạt động chính của Công
ty- mở rộng mặt hàng và thị trường XNK, có mối quan hệ với 130 nước trên thế
giới và với hầu hết các đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước, đẩy mạnh kim
ngạch XNK, không ngừng cải tiến và tự hoàn thiện về mọi mặt nâng cao hiệu quả
hoạt động kinh doanh XNK, thu lợi nhuận cao đồng thời tăng mức đóng góp vào

ngân sách Nhà nước.
Công ty mới thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ 19/12/1997,nhưng có
thể khái quát tình hình của Công ty trong giai đoạn hiện nay như sau :
- Về nhân lực: Tổng số cán bộ, công nhân viên của Công ty là 128 người, tuổi
bình quân cao: gần 50 tuổi, nữ chiếm dưới 65% lại bị ảnh hưởng tư tưởng
1

1
404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh
bao cấp cũ, ít năng động , trình độ đại học chiếm dưới 65% nhưng chỉ có
khoảng 30% số người kiếm được việc làm . Tuy vậy, toàn bộ cán bộ trong
Công ty rất cố gắng bám sát thị trường, đi thực tế các tỉnh xa, liên hệ tìm các
nguồn hàng, tìm các đối tác nên Công ty kinh doanh vẫn hiệu quả .
- Về vốn: Công ty hoạt động với tổng số vốn kinh doanh thấp ( Vốn lưu động
ngân sách cấp ít, cuối năm mới được cấp đầy đủ nhưng lại bằng hiện vật;
Vốn cố định bổ sung chủ yếu là nhà cửa, đã xây dựng lâu, chưa khai thác sử
dụng được). Công ty chỉ có 5.6 tỷ đồng bao gồm cả vốn lưu động và vốn cố
định, vốn bình quân đầu người ít nhất Tổng công ty khoảng 40 triệu
đồng/người, trong khi vốn bình của Tổng công ty gần 100 triệu đồng/người,
có đơn vị vốn bình quân lên tới 200-300 triệu đồng/người.
- Về kinh doanh: Thế mạnh của Công ty là nhập khẩu uỷ thác, nhưng do chính
sách về thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng nên nhiều chủ đầu tư muốn tự
làm thẳng không muốn uỷ thác qua Công ty, việc ký hợp đồng uỷ thác nhập
khẩu giảm mạnh, xuất khẩu chưa tìm được nguồn hàng và thị trường, mua
bán trong nước gặp nhiều khó khăn.
2 - Chức năng và nhiêm vụ của Công ty:
Công ty XNK máy Hà Nội có các chức năng và nhiệm vụ: Kinh doanh XNK,
kinh doanh trong nước , đại lý và tổ chức sản xuất, gia công, lắp ráp, bảo dưỡng,
sửa chữa, đóng mới các thiết bị, máy móc, phương tiện vận tải, dây chuyền sản
xuất, thiết bị toàn bộ, phụ tùng các loại, nguyên vật liệu cho sản xuất, hàng công

nghiệp tiêu dùng; thực hiện các dịch vụ: Thương mại, vận tải, tư vấn, cho thuê văn
phòng, nhà xưởng, kho tàng và các dịch vụ khác nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ
để phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh.
Những ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty hiện nay:
- Kinh doanh xuất nhập khẩu, sản xuất gia công, lắp ráp, bảo dưỡng, sửa chữa
phương tiện vận tải, dây truyền sản xuất, thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻ, phụ tùng, trang
thiết bị y tế, nguyên vật liệu, hàng công nghiệp tiêu dùng, chế biến nông lâm hải
sản, hàng thủ công mỹ nghệ, may mặc...
- Kinh doanh đại lý
- Thực hiện các dịch vụ thương mại, tư vấn, giao nhận vận chuyển, chuyển tải,
tạm nhập tái xuất
- Cho thuê văn phòng, nhà xưởng, kho tàng
- Kinh doanh cửa hàng ăn uống
- Các dịch vụ khác
3- Cơ cấu thị trường và cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty Xuất
Nhập Khẩu Máy Hà Nội:
Trong quá trình phát triển, Công ty đã có quan hệ buôn bán với các bạn hàng ở
năm châu lục. Thị trường nhập khẩu của công ty ngày một mở rộng hơn, từ chỗ chủ
2

2
404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh
yếu tập trung ở Liên Xô cũ và các nước Đông Âu nay đã được mở rộng sang các thị
trường khác như Nhật Bản, Hàn Quốc, Đức, Pháp Hà Lan...Những năm trước 1990,
thị trường NK lớn nhất của Công ty là Liên Xô và Đông Âu, sau năm 1991, Liên
Xô và các nước XHCN Đông Âu sụp đổ, hoạt động kinh doanh NK với các thị
trường này gặp nhiều khó khăn, do vậy Công ty đã tăng cường tìm kiếm bạn hàng
bằng cách tham gia các hội chợ triển lãm quốc tế và khu vực, tích cực nghiên cứu
những mẫu mã mới để đa dạng hoá mẫu mã, nghiên cứu các thị trường mua bán
hàng như Nhật, Pháp, Hàn Quốc, Singapo ...Từ năm 1996 đến nay, Công ty đã có

những bước đổi mới thực sự trong thị trường kinh doanh NK, cùng với sự phát
triển của nền kinh tế thế giới theo hướng hội nhập, thị trường NK của Công ty đã
được mở rộng rất nhiều, chủ yếu là Nhật, Đức, Pháp ,Đài Loan ,Trung Quốc,
Singapo,... và bước đầu đã có những quan hệ với thị trường Hoa Kỳ, một thị trường
đầy tiềm năng sau khi Mỹ xoá bỏ cấm vận và ký kết hiệp định thương mại với Việt
Nam.
Biểu 1: Cơ cấu thị trường NK của công ty XNK Máy Hà Nội
Thị trường
Chỉ tiêu
Châu Á
(Nhật , Hàn .. )
Châu Âu
(Đức,Pháp ..)
Châu Úc Châu Mỹ
1 . Thiết bị Y tế 86 % 14 %
2 . Máy móc thiết bị 9.85 % 90 % 0.15 %
3 . Hoá chất 98 % 2 %
4 . Hàng khác 91 % 6 % 3 %
Không chỉ đối với thị trường kinh doanh, Công ty đã đổi mới cả về phương
thức nhập khẩu, kết hợp nhập khẩu trực tiếp với nhập khẩu uỷ thác, kinh doanh
dịch vụ ... đẩy mạnh kim ngạch nhập khẩu. Phương hướng kinh doanh chủ yếu của
Công ty là nhập khẩu uỷ thác, phát triển tăng mặt hàng xuất khẩu, giải quyết được
nhiều công việc cho công nhân viên, thu được lợi nhuận nhanh, mở ra các dự án
sản xuất và có hướng liên doanh liên kết. Trên cơ sở phương hướng đề ra , Công ty
đã không ngừng thay đổi cơ cấu mặt hàng theo hướng đa dạng hoá để đáp ứng một
cách tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Hiện nay, Công ty chủ yếu thực hiện nhập
khẩu một số mặt hàng truyền thống như thiết bị cấp thoát nước, tàu nạo vét, dây
truyền sản xuất bánh, xe chữa cháy... và một số mặt hàng mới như dây chuyền sản
xuất thùng phuy, thiết bị lò nung, thiết bị tạo hình sứ, dây truyền gỗ ghép thanh, vật
tư y tế thiết bị công trình, nhưng hoạt động xuất khẩu (chủ yếu thực hiện xuất khẩu

kinh doanh) với hiệu quả chưa cao, các mặt hàng thực hiện được không phong phú,
đa dạng, mới chỉ thực hiện xuất khẩu một số mặt hàng như đá xây dựng, hộp sơn
mài...
3

3
404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh
Hơn nữa, để hoàn thành kế hoạch và phương hướng đề ra, Công ty XNK
Máy Hà Nội không chỉ đổi mới về phương thức XNK, cơ cấu mặt hàng, mà còn có
sự đầu tư trang bị kỹ thuật, thay đổi lại cách quản lý cho phù hợp, đa dạng hoá
phương thức kinh doanh, nâng cao trình độ quản lý về thương mại quốc tế. Do
vậy , hoạt động kinh doanh của Công ty đã và đang có những bước đi vững chắc.
Nhìn chung trong năm gần đây(1999) Công ty đã kinh doanh có lãi và đóng góp
đầy đủ vào ngân sách Nhà nước. Quyền lợi của cán bộ công nhân viên được đảm
bảo, mức thu nhập bình quân hàng năm hiện nay là 952.000/người/tháng.
Một số chỉ tiêu cơ bản mà Công ty đã đạt được phản ánh trên báo cáo tình hình
sản xuất kinh doanh từ 1998 đến năm 2000:
Biểu 2: Tình hình sản xuất kinh doanh từ 1998 đến năm 2000
CHỈ TIÊU ĐV tính 1998 1999 2000
I.Các khoản nộp ngân sách tr.d 961 24775 6830
1. Thuế GTGT 319 6572 4101
2. Thuế XNK 424 18092 2615
3. Thuế thu nhập DN 86 17 17
4. Thuế sử dụng vốn 26 36 37
5. Các khoản nộp khác 34 58 60
II . Xuất khẩu 1000$
1.Xuất khẩu kinh doanh 20 20 22.5
III. Nhập khẩu 1000$
Tổng kim ngạch NK trực tiếp 25700 26160 26053
- NK kinh doanh 1700 2060 2333

- NK hàng uỷ thác 24000 24100 23720
IV . Tổng doanh thu tr.đ 40184 31060 45201
- Bán hàng thị trường nội địa 37927 25760 39684
- Dthu từ hàng XK( quy VNĐ) 0 0 5203
- Doanh thu dịch vụ 2257 5300 314
V. Lợi nhuận thực hiện tr.đ 19100 23400 44500
VI. Các chỉ tiêu quản lý lao động tiền
lương
1. Tổng quỹ lương tr.đ 1050 1462
2. Thu nhập bình quân/người ngd/ng 735 952
4 - Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Công ty:
Với quy mô và đặc điểm của Công ty nên việc tổ chức kinh doanh, tổ chức bộ
máy quản lý được thực hiện theo mô hình quản lý tập trung.
GIÁM ĐỐC
4

4
404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh

PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG
TỔ CHỨC
PHÒNG
KẾ TOÁN
PHÒNG
KINH
DOANH
BAN
ĐẠI DIỆN

CỬA
HÀNG
TRUNG
TÂM
KHO

Sơ đồ 1: Bộ máy Tổ chức của Công ty XNK máy Hà Nội
Bộ máy lãnh đạo của Công ty gồm:
- Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân của Công ty, có quyền điều hành cao
nhất Công ty, tổ chức chỉ đạo mọi hoạt động của Công ty theo đúng chính sách,
chế độ và pháp luật của Nhà nước. Giám đốc chịu trách nhiệm trước Tổng giám
đốc, trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty, đồng thời đại diện cho
quyền lợi của cán bộ công nhân viên toàn Công ty.
- Các phó giám đốc theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc, có nghĩa vụ
giúp việc cho giám đốc và có trách nhiệm hoàn thành tốt các công việc được
giao, thay mặt giám đốc giải quyết các công việc khi giám đốc vắng mặt, đồng
thời có quyền đối với các phòng ban trong phạm vi giới hạn của mình.
- Phòng tổ chức: Tham mưu cho giám đốc Công ty về công tác tổ chức cán bộ,
lao động, tính lương, đào tạo, quản lý mạng lưới công tác thanh tra, bảo vệ,
khen thưởng- kỷ luật.
- Phòng kế toán: Có trách nhiệm tham mưu và giúp giám đốc quản lý toàn bộ vốn
của Công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc thực hiện chế độ hạch
toán kinh tế của Nhà nước. Kiểm tra thường xuyên việc chi tiêu của Công ty,
tăng cường công tác quản lý vốn, sử dụng có hiệu quả để bảo toàn và phát triển
vốn kinh doanh. Phân tích hoạt động kinh tế hàng tháng để chủ động trong kinh
doanh, đồng thời phối hợp chặt chẽ và tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị
kinh doanh thực hiện có hiệu quả công việc kinh doanh theo đúng chế độ của
Nhà nước.
- Phòng kinh doanh ( gồm 6 phòng): có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về các
nghiệp vụ hoạt động kinh doanh và quản lý chất lượng hàng hoá của Công ty,

thực hiện nhiệm vụ mà Công ty giao cho là tổ chức xuất nhập khẩu.
5

5
404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh
- Ban đại diện của Công ty tại Hải Phòng không có tư cách pháp nhân, là đại diện
cho công ty kí kết hợp đồng và thực hiện các dịch vụ giao nhận, vận chuyển các
mặt hàng kinh doanh của Công ty tại Hải Phòng.
- Cửa hàng ( gồm 2 cửa hàng): có nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ các mặt hàng được
Công ty giao.
- Trung tâm kho: có nhiệm vụ quản lý và bảo quản kho khi có phiếu nhập, xuất
hàng hoặc lệnh của Công ty thì trung tâm kho thực hiện.
5 - Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty:
Phòng kế toán tài chính là một trong những phòng ban chính của Công ty thực
hiện công tác tài chính kế toán của Công ty, để thực hiện được các chức năng
nhiệm vụ kế toán, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập
trung theo sơ đồ sau:
KẾ TOÁN TRƯỞNG
PHÓ PHÒNG
KẾ TOÁN
THANH TOÁN
NGOẠI TỆ
KẾ TOÁN
NGÂN
HÀNG
KẾ TOÁN
TIỀN LƯƠNG
KẾ TOÁN
TỔNG HỢP
THỦ QUỸ

Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán của Công ty XNK máy Hà Nội
Phòng kế toán của Công ty gồm 7 cán bộ kế toán đều đã qua đào tạo có
chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có kinh nghiệm thực tế đủ khả năng đáp ứng
yêu cầu của công tác quản lý:
+ Kế toán trưởng:
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về toàn bộ công tác tài chính- kế toán
của Công ty, tình hình hoạt động của phòng.
- Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán của Công ty phù
hợp với tổ chức kinh doanh của Công ty, đúng pháp lệnh của Nhà nước về kế
toán, thống kê.
- Hướng dẫn, chỉ đạo việc mở các loại sổ sách kế toán, ghi chép, tính toán và
phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản, quá trình vận
động của tài sản, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Lập và theo dõi thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty, trực tiếp giải quyết
các vấn đề liên quan đến vốn sản xuất kinh doanh, các khoản nộp ngân sách, các
khoản tín dụng, các hợp đồng kinh tế, các mối quan hệ làm việc với các phòng
6

6
404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh
ban trong Công ty, mối quan hệ với các cơ quan tài chính Nhà nước, ngân hàng,
khách hàng...
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về công tác kiểm kê, công tác báo cáo
tài chính kế toán, thống kê và quyết toán của Công ty, công tác kiểm tra kế toán
trong Công ty và việc chấp hành các chính sách đối với người lao động, các chế
độ, thể lệ về tài chính, kế toán trong Công ty.
- Chịu trách nhiệm về công tác lưu trữ, bảo quản các tài liệu kế toán,thường đào
tạo, bồi dưỡng thêm cho đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán đáp ứng được nhiệm
vụ của Công ty giao.
- Căn cứ tình hình thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thực tế

công tác quản lý tài chính kế toán, tình hình chấp hành chế độ, chính sách về tài
chính mà thường xuyên phân tích, đánh giá và có những ý kiến đề xuất với giám
đốc Công ty nhằm ngày càng quản lý tốt hơn, đảm bảo cho kế hoạch kinh doanh
của Công ty được thực hiện tốt và ngày càng có hiệu quả.
- Ký duyệt kiểm tra trên tất cả các chứng từ kế toán, thống kê, các báo cáo tài
chính kế toán thống kê trong nội bộ công ty cũng như với các cơ quan cấp trên,
cơ quan Nhà nước theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê.
+ Phó phòng:
Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về các phần việc được phân công.
- Theo dõi, kiểm tra các chứng từ thanh toán, chi tiêu nội bộ của các phòng ban
trong Công ty, ký duyệt các chi tiêu nội bộ trong phạm vi được uỷ quyền. Các
trường hợp đặc biệt khác phải có sự trao đổi thống nhất với trưởng phòng.
- Theo dõi, kiểm tra và giải quyết các phần việc của trưởng phòng khi trưởng
phòng vắng mặt, điều hành hoạt động của phòng khi trưởng phòng vắng mặt
bàn giao lại.
- Phụ trách công tác nội bộ của phòng.
- Lưu trữ các tài liệu thuộc phần việc được phân công.
+ Kế toán tổng hợp:
Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phân bổ tổng hợp các loại chi phí liên quan đến
hoạt động kinh doanh của công ty, hợp đồng sản phẩm, hàng hoá đảm bảo chính
xác, hợp lý.
- Kế toán tài sản cố định và tính toán, phân bổ khấu hao.
- Ghi chép các loại sổ kế toán tổng hợp, trên cơ sở đó chịu trách nhiệm lập các
báo cáo kế toán tổng hợp.
- Kiểm tra thường xuyên, lưu trữ và bảo quản tốt các chứng từ, sổ sách thuộc
phần công việc được phân công.
- Chịu trách nhiệm ghi chép, theo dõi, thanh toán và báo cáo chi tiết các khoản
phải trả nội bộ, các khoản thu nội bộ, các khoản công nợ với khách hàng.
7


7
404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh
- Kế toán theo dõi nhập, xuất hàng hóa, tiêu thụ, kiểm tra các loại chứng từ liên
quan tới hàng hoá, ghi chép và theo dõi hàng hoá. Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận
công nợ và lập các báo cáo chi tiết các khoản phải trả người bán.
+ Kế toán thanh toán ngân hàng:
- Lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản thanh toán tạm
ứng, các khoản chi phí. Kiểm tra các loại chứng từ gốc có liên quan đến thu chi,
ghi chép trên các loại sổ kế toán chi tiết. lập các báo cáo kế toán chi tiết thuộc
các phần việc trên.
- Thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán Công ty với các ngân hàng.
Theo dõi và lập báo cáo chi tiết các khoản tiền vay ngân hàng, các khoản huy
động vốn nội bộ và các khoản vay mượn khác.
+ Kế toán thanh toán ngoại tệ:
Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và thực hiện tất cả các phần việc liên quan đến
hoạt động thanh toán bằng ngoại tệ của Công ty, thường xuyên giao dịch với ngân
hàng để hoàn thành nhanh chóng các phần việc được phân công, đảm bảo thực hiện
nhanh chóng các hợp đồng kinh tế đã kí kết.
- Theo dõi, kiểm tra, lưu trữ tất cả các hợp đồng ngoại đã kí kết, đã, đang và sẽ
thực hiện.
- Ghi chép sổ kế toán và theo dõi thanh toán, theo dõi tình hình mua bán ngoại tệ,
ký quỹ, thanh toán theo từng hợp đồng, từng khách hàng.
+ Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội:
- Theo dõi tình hình tăng giảm lao động, tiền lương của công ty, lập bảng thanh
toán tiền lương, BHXH, ghi sổ lương, thanh quyết toán, tổng hợp tiền lương
toàn Công ty.
- Ghi chép, theo dõi, kiểm tra, ghi sổ kế toán và quản lý tài khoản tiền lương,
BHXH, kinh phí công đoàn, BHYT.
- Theo dõi, kiểm tra, lưu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến tiền lương, BHXH,
các hợp đồng lao động, các quyết định và các giấy tờ khác liên quan đến tiền

lương, BHXH, BHYT, tiền thưởng...
- Thanh, quyết toán bảo hiểm xã hội với cơ quan BHXH và tổng hợp báo cáo, lưu
trữ các tài liệu, hồ sơ về tiền lương và BHXH.
+ Thủ quỹ:
- Thu và chi tiền trên cơ sở chứng từ kế toán, đó là các phiếu thu và phiếu chi đã
được duyệt.
- Mở sổ quỹ, ghi chép thu, chi trên sổ quỹ, tính toán tồn quỹ hàng ngày, lưu trữ
phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng giao lại chứng từ thu chi cho kế toán lưu giữ.
- Kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày, hàng tháng và đột xuất, đảm bảo tiền khớp
đúng giữa sổ sách và thực tế, thường xuyên đối chiếu giữa sổ kế toán và sổ quỹ,
lập báo cáo tồn quỹ hàng tháng.
8

8
404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh
- Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, giữ bí mật số liệu thu chi và tồn quỹ.
- Theo dõi, ghi chép trên sổ chi tiết, giữ quỹ công đoàn.
- Lưu trữ các loại sổ sách chứng từ thuộc phần việc được phân công.
6 – Hệ thống các tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán phản ánh hoạt động
lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty :
Là một doanh ngiệp kinh doanh XNK trực thuộc Tổng công ty Máy và Phụ
tùng thuộc Bộ thương mại, tiến hành kinh doanh nhiều mặt hàng theo nhiều
phương thức khác nhau trên nhiều thị trường, lại có những đơn vị kinh doanh hạch
toán phụ thuộc nên Công ty XNK Máy Hà Nội đã cố gắng tổ chức công tác kế toán
sao cho phù hợp thực tế của Công ty và theo đúng chế độ, chính sách, qui định hiện
hành của Nhà nước. Công ty luôn chú trọng nghiên cứu và đổi mới để phù hợp tình
hình hoạt động kinh doanh của Công ty và hạch toán kế toán đã trở thành nhân tố
quan trọng trong việc thực hiện tốt quản lý kinh doanh và bảo vệ tài sản của doanh,
giúp doanh hoạt động có hiệu quả, đóng góp vào quá trình phát triển chung của nền
kinh tế.

6.1- Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng cho hoạt động lưu chuyển hàng
hóa nhập khẩu:
Là một công ty kinh doanh hàng hóa và NK với quy mô vừa, các hình thức
mua và bán hàng hóa đơn giản, do đó, số lượng tài khoản Công ty sử dụng không
nhiều. Hiện nay, Công ty XNK Máy Hà Nội đang áp dụng hệ thống tài khoản kế
toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐkế toán của Bộ
trưởng Bộ Tài Chính ngày 1/11/1995. Để phù hợp với yêu cầu quản lý, đặc điểm
hoạt động kinh doanh của Công ty nên hệ thống tài khoản cấp một được mở
khoảng 30 loại tài khoản để tiện cho việc theo dõi, kiểm tra Công ty đã đăng ký mở
thêm một số tài khoản cấp hai tuỳ thuộc vào đặc thù của từng loại mặt hàng kinh
doanh cũng như yêu cầu quản lý chung của Công ty.
6.2 Hình thức tổ chức kế toán áp dụng tại Công ty:
Về hình thức tổ chức kế toán, Công ty XNK Máy Hà Nội đã áp dụng hình thức
kế toán tập trung. Theo hình thức này, công tác kế toán chỉ được tiến hành tại công
ty, ở các cửa hàng kinh doanh không tổ chức kế toán đầy đủ theo chế độ kế toán
chung của công ty. Tất cả những nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở những đơn
vị phụ thuộc được thực hiện theo hình thức báo sổ tức là chứng từ gốc sau khi tập
hợp thì chuyển cho phòng kế toán của Công ty vào sổ, đây là hình thức kế toán tập
trung. Những thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên được cập
nhập, tạo điều kiện cho việc theo dõi, kiểm tra, giám sát liên tục và chỉ đạo kịp thời
hoạt động sản xuất kinh doanh XNK tại từng bộ phận của Công ty, đồng thời thúc đẩy
hạch toán kế toán nội bộ.
Cụ thể tại Công ty hiện nay đã sử dụng máy vi tính trong việc thu nhận, xử lý,
lưu trữ số liệu, kiểm tra giám sát tình hình sản xuất kinh doanh XNK của Công
9

9
404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh
ty.Vì vậy, công việc của nhân viên kế toán được giảm nhẹ, công tác kế toán của
doanh nghiệp vì thế mà đựoc tiến hành nhanh chóng , gọn nhẹ. Các chứng từ được

kế toán viên sắp xếp phân loại và sau đó nhập, xử lý máy tính theo quy trình sau :
Quy trình hạch toán kế toán lưu chuyền hàng NK :
(1)
(2)
(3) (4) (5)
6.3-Báo cáo Tài chính của Công ty XNK Máy Hà Nội:
- Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 hàng năm đến 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VND.
- Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: Theo tỷ giá thực tế mua bán và tỷ
giá bình quân của thị trường liên ngân hàng.
- Phương pháp kế toán tài sản cố định:
Nguyên tắc đánh giá tài sản: Theo nguyên giá thực tế và giá trị còn lại.
Phương pháp khấu hao áp dụng: Khấu hao theo phương pháp tuyến tính.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá: Theo giá trị thực tế.
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Theo giá bình quân.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
Hàng năm, Công ty tiến hành lập báo cáo tài chính để cung cấp thông tin về tình
hình kinh tế tài chính của doanh nghiệp phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh
và báo cáo các cơ quan Nhà nước.
Công ty XNK Máy Hà Nội sử dụng các báo cáo tài chính sau:
-Bảng cân đối kế toán(B01-DN)
-Bảng báo cáo kết quả kinh doanh(B02-DN)
-Bảng thuyết minh báo cáo tài chính(B04-DN)
10

Chứng từ gốc
Kế toán tiến hành phân loại và
nhập chứng từ vào máy tính
Khai báo yêu cầu thông tin

đầu ra cho máy tính
Báo cáo tài chính (Bảng
cân đối kế toán, báo cáo
KQKD, báo cáo lưu
chuyển tiền tệ)
Sổ cái TK156,
TK131, TK331,
TK511, .. .TK911
Sổ chi tiết, bảng kê
chứng từ, sổ tổng
hợp, bảng kê, nhật
ký chứng từ
10
Xin giấy phép nhập khẩu(nếu có)Ký kết kinh doanh nhập khẩu Mở L/C hoặc điện chuyển tiềnkhi bên bán báo Đôn đốc người bán giao hàngThuê phương tiện vận chuyển
Mua bảo hiểm hàng hóaLàm thủ tục Hải quanTiến hành giao nhận hàngKiểm tra hàng hóaLàm thủ tục thanh toánKhiếu nại về hàng hóa (nếu có)
404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh
II – Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán quá trình nhập khẩu hàng
hóa :
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XNK, ngay những ngày đầu
mới thành lập, với chức năng và nhiệm vụ của mình, Công ty đã có quan hệ làm ăn
với các đối tác và khách hàng nước ngoài. Do đó, đội ngũ cán bộ trong công ty, đặc
biệt là cán bộ các phòng kinh doanh và đội ngũ kế toán có khá nhiều kinh nghiệm
trong hoạt động kinh doanh XNK và trong các quan hệ làm ăn với các đối tác nước
ngoài. Hoạt động kinh doanh NK là hoạt động diễn ra khá thường xuyên trong công
tác kế toán của Công ty. Đó là quá trình ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác và
đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh từ khâu NK đến khâu bán hàng NK.
Để đáp ứng nhu cầu NK trong điều kiện hiện nay, Công ty tổ chức kết hợp cả
hai hình thức NK trực tiếp để kinh doanh và NK uỷ thác cho các khách hàng có
nhu cầu. Khi NK hàng hóa , Công ty thương mại áp dụng diều kiện giá CIF-
Incoterm 90 và vận chuyển hàng hóa NK theo cả 3 loại hình vận tải: đường biển,

đường hàng không, đường sắt tuỳ theo điều kiện ký kết trong hợp đồng ngoại.
1 – Tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu theo hình thức trực tiếp :
Thực chất của hoạt động NK trực tiếp là thực hiện hợp đồng mua với đối tác
nước ngoài để tiêu thụ trong nước. Bởi vậy, hoạt động kinh doanh đối ngoại thường
phức tạp hơn các hoạt động đối nội vì rất nhiều lẽ chẳng hạn như bạn hàng ở cách
xa nhau, hệ thống tài chính-tiền tệ khác nhau, hoạt động chịu sự điều tiết của nhiều
hệ thống pháp luật….. Ngành hàng kinh doanh của Công ty là các mặt hàng: phim X
quang y tế, bột đá, thiết bị tin học, phụ kiện máy siêu âm , giấy Kraft, xe nâng hàng,
máy tiện, cáp, vật tư cầu, tấm in offset, máy khoan, máy tôn và phụ kiện kèm theo, nhựa
hạt, hóa chất sơn, tổ máy phát điện,… đặc biệt là các loại dầu (như dầu giảm sóc, dầu
bôi trơn, dầu làm mát, dầu đậu nành thô, dầu lanh thô,.. ). Các mặt hàng được Công ty
nhập khẩu có tính chất: máy móc công nghiệp các loại, thiết bị toàn bộ và thiết bị lẻ,
phụ tùng, trang thiết bị y tế, nguyên vật liệu, hàng tiêu dùng công nghiệp, hóa chất. Đây
không phải là hàng tiêu dùng thông thường phục vụ đời sống mà là hàng công nghiệp
phục vụ: các dự án, các dây chuyền sản xuất hoặc là nguyên vật liệu, máy móc để sản
xuất ra sản phẩm tiêu dùng.
Thị trường nhập khẩu của Công ty rất đa dạng, vì bất cứ thị trường nào có nguồn
hàng chất lượng và rẻ đều là bạn hàng của Công ty. Một số thị trường nhập khẩu quen
thuộc của Công ty: Nhật, Trung Quốc, Singapore, Đài Loan, Đức, Hồng Công,…
Công tác lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu của Công ty XNK Máy Hà nội được thực
hiện qua hai giai đoạn.
- Giai đoạn 1: Nhập khẩu hàng hóa.
- Giai đoạn 2: Tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu ở thị trường nội địa.
Giai đoạn1: Nhập khẩu hàng hóa
11

11
404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh
- Quy trình hoạt động nhập khẩu hàng hóa ở Công ty XNK Máy Hà Nội
Để tiến hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu, Công ty đã thực hiện trình tự sau gồm

11 bước:
- Bước 1: Ký kết kinh doanh nhập khẩu.
Tùy theo thương vụ nhập khẩu mà Công ty có thể tiến hành đàm phán trực tiếp với
nhà cung cấp để ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa hoặc có thể căn cứ vào "Đơn
chào hàng" gửi từ phía nhà cung cấp nước ngoài hay Công ty có thể lập "Đơn đặt hàng"
gửi cho nhà cung cấp nước ngoài sau khi đã nghiên cứu nhu cầu thị trường. Dựa vào
"Đơn chào hàng" hoặc "Đơn đặt hàng" cả hai bên có thể sửa đổi một số điều khoản đã
ghi trong đơn để đi đến quyết định cuối cùng là ký kết hợp đồng.
- Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu.
Sau khi lập phương án kinh doanh và tiến hành ký kết xong hợp đồng, Công ty phải
làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu đối với những mặt hàng Nhà nước hạn chế. Mỗi
một giấy phép chỉ được cấp cho một chủ hàng kinh doanh và được phép nhập khẩu một
hoặc một số mặt hàng với một nước nhất định, chuyên chở bằng một phương tiện vận
tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định. Tuy nhiên, thực tế những mặt hàng nhập
khẩu của Công ty thường không bị hạn chế và nằm trong danh mục đăng ký kinh
doanh, do đó cán bộ kinh doanh của Công ty có thể bỏ qua bước này.
- Bước 3: Mở L/C hoặc điện chuyển tiền khi bên bán thông báo (Đây cũng chính là hai
phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty đối với bạn hàng).
 Mở L/C: Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C thì Công
ty tiến hành các thủ tục mở L/C với ngân hàng được chọn. Thời gian mở L/C nếu hợp
đồng không quy định thì phụ thuộc vào thời gian ký hợp đồng (thông thường L/C được
mở khoảng 1 tuần sau khi ký hợp đồng mua hàng nước ngoài). Khi mở L/C, phòng
kinh doanh làm thủ tục để mở L/C cho người bán. Thủ tục gồm: đơn xin mở L/C theo
mẫu của Ngân hàng cùng với hợp đồng bán hàng nội địa (bản sao) và hợp đồng mua
hàng nước ngoài (bản sao) kèm theo giấy ủy quyền của giám đốc đưa phòng kế toán để
kế toán ngân hàng đưa ra ngân hàng mở L/C. Thủ tục này kèm với hai ủy nhiệm chi:
một ủy nhiệm chi để ký quỹ mở L/C (trong trường hợp Công ty đặt tài khoản tại ngân
hàng này) và một ủy nhiệm chi để trả phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Khi bộ chứng
từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng thì ngân hàng sẽ kiểm tra và sau đó yêu cầu cán
bộ Công ty phải kiểm tra lại, nếu thấy hợp lệ thì ký đồng ý trả tiền cho ngân hàng và

nhận chứng từ gốc có kèm theo chữ ký hậu của ngân hàng về để đi nhận hàng.
 Điện chuyển tiền: Cán bộ kinh doanh sẽ xin mẫu của ngân hàng và sau đó đánh dấu
vào mục điện chuyển tiền kèm theo các giấy tờ như hợp đồng bán hàng nội địa, hợp
đồng mua hàng nước ngoài và mang sang phòng kế toán. Các bước sau tương tự như
mở L/C. Đối với phương thức thanh toán này có 3 loại sau:
 Điện chuyển tiền thanh toán trước (thanh toán toàn bộ): Chỉ được áp dụng đối với
các nhà cung cấp có uy tín, đã làm ăn lâu năm với Công ty.
12

12
404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh
 Điện chuyển tiền thanh toán một phần (đặt cọc).
 Điện chuyển tiền thanh toán khi nhận được hàng.
Ngoài ra, Công ty còn áp dụng nhiều phương thức thanh toán khác mà người bán yêu
cầu như: thanh toán bằng séc (thanh toán trực tiếp cho người bán), ủy nhiệm chi,
phương thức thanh toán bằng tài khoản đặc biệt, hàng đổi hàng,…
- Bước 4: Thuê phương tiện vận chuyển.
Hàng hóa nhập khẩu của Công ty chủ yếu được vận chuyển bằng đường biển, thời
điểm hàng được coi là nhập khẩu tính từ ngày hàng vào cảng Hải phòng và được hải
quan ký vào tờ khai hàng hóa nhập khẩu. Ngoài ra còn có một số trường hợp hàng hóa
được nhập khẩu bằng đường hàng không (song không phổ biến).
- Bước 5: Đôn đốc người bán giao hàng.
Cán bộ kinh doanh Công ty có trách nhiệm gửi thư hoặc fax tới người bán để giục họ
giao hàng như hợp đồng đã ký.
- Bước 6: Mua bảo hiểm hàng hóa.
Do việc chuyên chở hàng hóa bằng đường biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất nên
Công ty rất cần mua bảo hiểm. Một địa chỉ bảo hiểm đáng tin cậy đối với Công ty là
Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt). Công ty có thể ký hai loại hợp đồng bảo
hiểm sau: hợp đồng bảo hiểm bao và hợp đồng bảo hiểm chuyến.
- Bước 7: Làm thủ tục Hải quan.

Việc làm thủ tục Hải quan bao gồm ba bước chủ yếu sau:
 Khai báo Hải quan: Cán bộ kinh doanh kê khai chi tiết về hàng hóa lên tờ khai để cơ
quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Nội dung kê khai gồm: loại hàng, tên hàng,
số lượng và khối lượng, giá trị hàng hóa nhập khẩu, phương tiện vận tải, nhập khẩu từ
nước nào,…
 Xuất trình hàng hóa: Nếu hàng hóa nhập khẩu ít thì khi hàng lên bờ cán bộ kinh doanh
sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển đến kho hải quan kiểm lượng, làm thủ tục hải quan và
nộp thuế (nếu có). Còn nếu hàng nhập khẩu với khối lượng lớn thì việc kiểm tra hàng
hóa và giấy tờ hải quan có thể diễn ra ở hai nơi: nơi giao nhận hàng hóa cuối cùng hoặc
ngay tại cửa khẩu.
 Thực hiện quyết định của Hải quan: Công ty thực hiện nghiêm túc các quyết định của
Hải quan khi nhận được quyết định của cơ quan này về số hàng nhập khẩu của Công ty.
- Bước 8: Tiến hành giao nhận hàng.
Vì theo quy định của Nhà nước các cơ quan vận tải (ga cảng) có trách nhiệm tiếp nhận
hàng hóa nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào nên cán bộ kinh
doanh chỉ cần hoàn thành các công việc như đã được nêu trong chương I.
-Bước 9: Kiểm tra hàng hóa.
13

13
404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh
Hàng hóa nhập khẩu phải được cấp giấy chứng nhận đảm bảo hàng đủ phẩm chất và
được phép nhập khẩu vào Việt Nam. Quá trình kiểm tra hàng nhập khẩu nhất thiết phải
có sự chứng kiến của người đại diện Công ty.
- Bước 10: Làm thủ tục thanh toán.
- Bước 11: Khiếu nại (nếu có).
Để minh hoạ cho quá trình hạch toán nghiệp vụ NK trực tiếp tại Công ty, ta
xét ví dụ về NK mặt hàng dầu giảm sóc vào quý III năm 2000 trong Công ty như
sau:
1.1 – Về thủ tục nhập khẩu :

Phòng kinh doanh số 3 tiến hành nghiên cứu, tiếp cận thị trường trong và
ngoài nước (nhận biết hàng hóa, nắm vững thị trường nước ngoài cung cấp hàng
NK và thị trường trong nước tiêu thụ hàng NK, lựa chọn khách hàng…) để nắm
vững những thông tin về loại dầu giảm sóc trên thị trường, từ đó xác định được nhu
cầu về loại hàng này, từ đó đề xuất phương án kinh doanh NK số 8 NKD/P3.
Phương án kinh doanh mua dầu giảm sóc (lập ngày 11/7) tiến hành nhập về 44
thùng dầu giảm sóc trong đó có 7 thùng SS-7 và 35 thùng SS-8 từ Công ty Itochu
Corporation, Tokyo-Nhật Bản để bán cho Công ty TNHH phụ tùng xe máy ôtô Machino
theo hợp đồng nội ký kết cung cấp mặt hàng này cùng ngày 11/7.
Sau khi đánh giá hiệu quả và phê duyệt phương án kinh doanh NK dầu giảm
sóc phòng kinh doanh 3, Công ty XNK Máy Hà Nội và bên đối tác Itochu
Corporation đã trao đổi qua lại bằng fax để sửa đổi một số điều khoản, và cả hai
bên đã đi đến thống nhất ký kết “Hợp đồng ngoại” ngày 11/7/2000. Hợp đồng
ngoại được lập dựa trên cơ sở của đơn đặt hàng với các điều khoản đã được sửa
đổi. Hợp đồng do phòng kinh doanh 3 lập( 2 bản bằng tiếng Anh, 2 bản bằng tiềng
Việt). Sau khi ban giám đốc thông qua, tiến hành gửi một bản tiếng Anh cho Công
ty Itochu Corporation, Tokyo-Nhật Bản.
Nội dung của bản hợp đồng gồm một số điều khoản sau:
HỢP ĐỒNG Số: BFS – MPS 25
Ký kết giữa: Ngày 11 / 07 / 2000
- Đơn vị nhập khẩu ( bên mua ): Công ty XNK Máy Hà Nội.
Địa chỉ: Số 8 Phố Tràng Thi, Hà Nội, Việt Nam.
Fax : 84.4.8289642 Tel : 84.4.8245664
- Đơn vị xuất khẩu ( bên bán ): Công ty Itochu Corporation.
Địa chỉ : 5-1, Kita-Aoyama 2-chome, Minato-ku,Tokyo 107-77, Japan.
Fax : 81.3.5414.8372 Tel : J23111 ITOCHU
Mặt hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền
SS – 7 9 thùng 34.500 JPY 310.500 JPY
14


14
404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh
SS – 8 35 thùng 34.500 JPY 1.207.500 JPY
44 thùng 1.518.000 JPY
- Ngày giao hàng: 07 / 08 / 2000
- Phương thức thanh toán: Thanh toán trước (advance payment) cho ngân hàng
Dai-ichi. Trụ sở tại Tokyo. Tài khoản số: 0100518 – theo phương thức điện
chuyển tiền.
- Vận chuyển bằng đường biển. Container 20 fit
- Cảng đến: Hải Phòng, Việt Nam.
- Kiểm tra : Bên xuất khẩu là người cuối cùng chịu trách nhiệm về nguồn gốc
hàng hóa.
MACHINOIMPORT HANOI ITOCHU CORPORATION
Ngày 12 / 07 / 2000: Cán bộ kinh doanh Công ty XNK Máy Hà Nội điền mẫu
điện chuyển tiền và nộp thủ tục kèm theo để kế toán thanh toán ngoại mang nộp
ngân hàng.
1.2 – Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp:
1.2.1 – Tổ chức chứng từ :
 Các chứng từ sử dụng :
- Hợp đồng nhập khẩu
- Bộ chứng từ nhập khẩu gồm:
Hoá đơn thương mại
Chứng từ bảo hiểm
Giấy chứng nhận phẩm chất
Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng
Giấy chứng nhận xuất xứ
Phiếu đóng gói
- Chứng từ hải quan : Tờ khai hàng hóa NK ( Tờ khai hải quan ), Giấy phép
NK (nếu có)
- Chứng từ kho hàng : biên lai kho hàng, chứng chỉ lưu kho

- Chứng vận tải trong nước hay còn gọi là vận đơn trong nước.
- Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng
- Phiếu chi tiền mặt, séc, phiếu thanh toán tạm ứng trả cho chi phí NK
- Bảng kê tính thuế, giấy thông báo thuế,quyết định của hải quan về việc điều
chỉnh thuế, biên lai thuế NK, GTGT hàng NK
Theo hợp đồng ngoại ký kết trên, phương thức thanh toán hai bên thoả thuận
là theo phương thức điện chuyển tiền, trả trước tiền hàng cho đối tác xuất khẩu.
15

15
404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh
Phương thức này có thủ tục đơn giản, thời gian thanh toán nhanh nhưng việc thanh
toán lại hoàn toàn phụ thuộc vào thiện trí và khả năng của người NK , bên cạnh đó
thì quyền lợi của người xuất khẩu cũng khó được bảo đảm. Vì vậy, phương thức
này thường được dùng để thanh toán với các khoản thanh toán nhỏ, hai bên có độ
tin cậy lẫn nhau.
 Trình tự luân chuyển chứng từ:
- Quy trình thanh toán hàng hóa NK theo phương thức điện chuyển tiền của Công
ty diễn ra như sau:
(2)
(5) (1) (3)
(4)
_Bước 1: Sau khi thoả thuận ký kết hợp đồng thương mại quốc tế, ngày 12/07,
phòng kế toán cử kế toán thanh toán ngoại đến ngân hàng Vietcombank ra lệnh
chuyển tiền đến cho ngân hàng đại lý ở Nhật ( ngân hàng Dai-ichi) để trả tiền trước
theo thoả thuận hợp đồng cho người xuất khẩu.Việc trả tiền trước kèm điều kiện
yêu cầu ngân hàng Dai-ichi của đối tác xuất khẩu phải đứng ra bảo lãnh cho đối tác
xuất khẩu khi gặp rủi ro trong thanh toán chuyển hàng NK cho Công ty XNK Máy
Hà Nội.
Bước 2: Ngày 12/07, ngân hàng chuyển tiền sau khi kiểm tra thấy sự bảo lãnh

của ngân hàng Dai-ichi là hợp lệ, đủ khả năng thanh toán thì sẽ trích tài khoản của
Công ty XNK Máy Hà Nội để chuyển tiền cho ngân hàng Dai-ichi (ngân hàng bên
đối tác xuất khẩu), đồng thời gửi giấy báo nợ, báo đã thanh toán cho người xuất
khẩu.
Bước 3: Ngân hàng Dai-ichi chuyển tiền cho đối tác xuất khẩu.
Bước 4: Sau khi nhận được tiền thanh toán trước, đối tác xuất khẩu cung cấp
hàng hóa, dịch vụ cho Công ty XNK Máy Hà Nội đồng thời chuyển giao toàn bộ
chứng từ cho người NK .
Bước 5: Ngân hàng chuyển tiền kiểm tra và gửi cho Công ty XNK Máy Hà Nội
bộ chứng từ đầy đủ, hợp lệ theo hợp đồng thoả thuận.
-Khi nhận được giấy báo hàng đã về cảng, Công ty chuẩn bị các điều kiện và phương
tiện để đi nhận hàng. Người chịu trách nhiệm về NK lô hàng mang bộ chứng từ
NK đến địa diểm nhận hàng, xuất trình vận đơn cho người chuyên chở để dỡ hàng,
làm thủ tục giám định hàng hóa, thủ tục hải quan. Cán bộ được cử đi có trách
16

Ngân hàng đại lýNgân hàng chuyển
tiền
Người hưởng lợi
(nhà Xuất khẩu)
Người chuyển tiền
(nhà Nhập khẩu)
16