KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương tại Công ty TNHH nhà nước một thành viên Chế tạo điện cơ Hà
Nội
1. Hạch toán lao động và các hình thức trả lương cho cán bộ công
nhân viên
* Báo cáo với cơ quan cấp trên về quỹ lương
Là một công ty thuộc Tổng công ty Thiết bị – kỹ thuật điện, hàng quý
công ty phải báo cáo với cơ quan cấp trên về số lao động, quỹ lương để Tổng
công ty quản lý và chỉ đạo.
Căn cứ vào quy trình sản xuất và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh
Công ty chế tạo Điện cơ Hà Nội đã áp dụng cả hai hình thức này đều là hình
thức tiền lương có thưởng.
Hình thức tiền lương sản phẩm là hình thức tiền lương chủ yếu trong
công ty và được áp dụng để tính trả lương cho bộ phận công nhân trực tiếp
tham gia vào sản xuất.
Nhân viên làm việc tại các phòng ban và các phân xưởng, không trực
tiếp tạo ra sản phẩm, được tính toán trả lương theo hình thức thời gian.
Trong quá trình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, việc hạch toán lao
động của công ty được thực hiện rất rõ ràng, chính xác và kịp thời.
1.1. Hạch toán số lượng lao động
Phòng Tổ chức lao động theo dõi số lượng lao động thông qua “Sổ
danh sách cán bộ công nhân viên” của toàn công ty. Trong đó ghi rõ số lượng
công nhân viên, nghề nghiệp, công việc, mức lương hiện hưởng và trình độ
tay nghề (hoặc cấp bậc kỹ thuật). Số lượng công nhân viên được theo dõi theo
từng phân xưởng, phòng ban. Tổ chức lao động phảI thường xuyên cập nhập
số lượng, sự biến động về nhân sự trong công ty và lý do sự biến động đó.
Đinh Thị Thu Trang L– ớp KT6-K35
1
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Cuối tháng, phòng tổ chức lao động có trách nhiệm lập bảng tổng hợp danh

sách cán bộ công nhân viên toàn công ty
Bảng tổng hợp danh sách cán bộ công nhân viên toàn công ty.
STT Đơn vị Nam Nữ Tổng cộng % Nam % Nữ
1. Ban lãnh đạo
2 2 7 71%
29%
2. Phòng tổ chức
18 16 24 75%
25%
3. Phòng TCKT
1 5 6
17% 83%
4. Phòng kế hoạch
5 0 5
100% 0%
5. Phòng kinh doanh
24 11 35
64% 31%
6. Phòng QLCL
15 0 18
83% 17%
7. Phòng kỹ thuật
15 8 22
64% 36%
8. Xưởng cơ khí
20 4 24
83% 17%
9. Xưởng lắp ráp
34 31 65
52% 48%

10. TTKTMTB
3 3 35
91% 9%
11. Xưởng đúc dập
42 9 51
82% 18%
12. Xưởng CTBT
50 13 63
79% 21%
13. Cơ sở 2
50 10 60
83% 17%
Tổng cộng 310 105 415 75% 25%
1.2. Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán thời gian lao động đối với từng công nhân viên ở từng bộ
phận trong công ty tại mỗi một bộ phận sử dụng lao động theo dõi thời gian
lao động của công nhân viên qua “Bảng chấm công”.
* Đối với lao động gián tiếp
Bảng chấm công gồm có lương đi làm và lương khoán là công khoán.
Công đi làm là số ngày công do nhà nước quy định 22. Công khoán là công đi
làm thực tế trong tháng. Tổ trưởng sản xuất hoặc trưởng các phòng ban là
Đinh Thị Thu Trang L– ớp KT6-K35
2
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
người trực tiếp ghi bảng chấm công. Các lý do vắng mặt đều được ghi bằng
các ký hiệu riêng trên Bảng chấm công để tiện theo dõi và tính lương.
* Đối với lao động trực tiếp sản xuất
Ngoài bảng chấm công để theo dõi người lao động, công ty còn căn cứ
vào phiếu xác nhận hoàn thành sản phẩm, biên bản nghiệm thu sản phẩm,
phiếu nhập kho của cá nhân đó từ đó làm cơ sở để tính lương.

Phiếu nghỉ hưởng BHXH dùng cho trường hợp công nhân viên ốm đau,
thai sản, tai nạn lao động … Chứng từ này do cơ quan hoặc bệnh viện cấp và
được ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu nhất định.
Cuối tháng, quản đốc, trưởng phòng ban tập hợp số liệu “Bảng tổng
hợp ngày công lao động” của bộ phận mình gửi về phòng Tổ chức lao động.
Hạch toán thời gian lao động là cơ sở để tính lương đối với từng bộ
phận công nhân viên hưởng lương thời gian.
1.3 Hạch toán kết quả lao động
* Đối với lao động gián tiếp
Việc hạch toán lao động căn cứ vào bảng chấm công, nếu công đi làm
nhiều hơn công nhà nước quy định sẽ được những ngày công chênh lệch đó
được tính vào lượng Q3 (trình bày cụ thể vào mục tính lương).
* Đối với lao động trực tiếp
Công ty tiến hành hạch toán lao động theo khối lượng công việc hoàn
thành, là các chi tiết sản phẩm động cơ điện trong từng công đoạn sản xuất tại
các phân xưởng.
Mỗi tháng công ty giao chỉ tiêu với từng phân xưởng sản xuất theo kế
hoạch của công ty. Căn cứ vào phiếu khoán sản phẩm đó mà đơn vị tiến hành
sản xuất theo kế hoạch và báo cáo số lượng sản phẩm hoàn thành. Phòng kế
toán căn cứ vào bản báo cáo và biên bản nghiệm thu sản phẩm từ đó áp giá
tính tổng lương cho từng phân xưởng. Phân xưởng có trách nhiệm tính trả
lương cho từng người lao động. Nếu đơn vị hoàn thành đúng kế hoạch và chất
Đinh Thị Thu Trang L– ớp KT6-K35
3
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
lượng sản phẩm tốt sẽ được khen thưởng để động viên kích thích người lao
động, ngược lại nếu đơn vị không hoàn thành đúng kế hoạch tuỳ vào điều
kiện, thời gian cụ thể để áp dụng phạt hợp lý.
Kết quả lao động của công nhân được theo dõi, ghi chép trên “phiếu
báo công”. Hết ca làm việc trước khi nhập kho sản phẩm nhân viên KCS kiểm

tra chất lượng sản phẩm có đảm bảo tiêu chuẩn hay không. Nếu đảm bảo chất
lượng nhân viên KCS, tổ trưởng và công nhân ký xác nhận số lượng sản phẩm
đã hoàn thành vào phiếu báo công.
Tên đơn vị (cá nhân): Cuối tháng, nhân viên thống kê của phân xưởng
có nhiệm vụ tập hợp phiếu xác sản phẩm của từng người trong phân xưởng và
căn cứ vào bảng chấm công để lập “Bảng thanh toán tiền lương” cho phân
xưởng.
PHIẾU XÁC NHẬN SẢN PHẨM HOÀN THÀNH
Ngày 31 tháng 1 năm 2006
TT Tên sản phẩm Đơn vị
tính
Số lượng Đơn
giá(đồng)
Thành
tiền(đồng)
Ghi
chú
A B C D 1 2 3
1 Roto33kw1000 vòng/phút quả 20 33.000 660.000
2 Roto37kw1000 vòng/phút quả 16 34.000 544.000
3 Roto22kw1500 vòng/phút quả 40 21.500 860.000
Cộng
Người giao việc
(Ký ghi rõ họ tên)
Người nhận việc
(Ký ghi rõ họ tên)
Người kiểm tra
chất lượng
(Ký ghi rõ họ tên)
Người duyệt

(Ký ghi rõ họ tên)

2. Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
2.1. Chứng từ và các tài khoản kế toán
Đinh Thị Thu Trang L– ớp KT6-K35
4
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Số lượng lao động của Công ty do phòng tổ chức lao động quản lý,
theo dõi vào số lượng lao động hiện có của Công ty trong từng phòng ban,
phân xưởng, để nắm vững tình hình gia tăng giảm lao động. Số lượng lao
động tại phòng tổ chức trùng khớp với số lượng lao động của các bộ phận.
Trên cơ sở số lao động ngành quản lý, mỗi bộ phận theo dõi thời gian lao
động của mỗi thành viên thông qua “Bảng chấm công” sau đó tập hợp để tính
lương.
Đối với bộ phận người lao động làm việc hưởng lương sản phẩm tại các
phân xưởng, kết quả lao động của họ được phản ánh trên các phiếu báo công,
sau đó chúng được thống kê phân xưởng tập hợp để tính lương.
Căn cứ trên cơ sở tính lương, mỗi bộ phận trong công ty lập “Bảng
thanh toán lương”, trình ban giám đốc và phòng tổ chức lao động duyệt, gửi
cho kế toán tiền lương cho CBCNV, các bộ phận có trách nhiệm lập bảng
thanh toán tiền lương” ghi nhận số tiền thực lĩnh của CBCNV gửi về phòng
kế toán của Công ty.
Cuối mỗi tháng, dựa trên bảng kê chứng từ thanh toán BHXH, kế toán
lập “Bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH” cho từng bộ phận và sau đó
tổng hợp lại của toàn công ty và gửi cho cơ quan BHXH để thanh toán. Công
ty chế tạo điện cơ Hà Nội gồm 6 phòng ban và 4 phân xưởng hạch toán tiền
lương độc lập. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty
sử dụng hệ thống tài khoản kế toán giống như chế độ kế toán đã ban hành.
TK335: phải trả công nhân viên
TK622: chi phí nhân công trực tiếp

TK627: chi phí sản xuất chung
TK641: chi phí bán hàng
TK642: chi phí quản doanh nghiệp
TK338: phải trả phải nộp khác
Tài khoản này được chi tiết theo 3 tài khoản cấp 2
Đinh Thị Thu Trang L– ớp KT6-K35
5
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
TK 3382: KPCĐ
TK 3383: BHXH
TK3384: BHYT
TK 111: Tiền mặt
TK 1111: Tiền mặt Việt Nam
TK 11111: Tiền mặt Việt Nam cơ sở I
TK 11112: Tiền mặt Việt Nam cơ sở II
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
2. 2. Phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
* Phân bổ tiền lương
Từ bảng thanh toán tiền lương, kế toán tiền lương tập hợp, phân loại
theo từng đối tượng sử dụng, chi tiết theo từng phân xưởng, phòng ban để lập
“bảng thanh toán tiền lương và BHXH”.
Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ này gồm có các dòng
ngang phản ánh tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ tính cho các đối tượng sử
dụng lao động.
Cơ sở để lập Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
+ Căn cứ vào các bảng thanh toán lương, kế toán tập hợp, phân loại
chứng từ theo từng đối tượng sử dụng, tính toán số tiền để ghi vào bảng theo
các dòng phù hợp cột ghi có TK 334.
+ Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ và tổng số tiền lương
phải trả theo từng đối tượng sử dụng tính ra số tiền phải trích BHXH, BHYT,

KPCĐ để ghi vào các dòng phù hợp cột ghi có TK 338.
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH được lập theo từng tháng. Số liệu
của bảng này được sử dụng để ghi vào bảng kê, nhật ký chứng từ và các sổ kế
toán liên quan, đồng thời được sử dụng để tính giá thành sản phẩm hoàn
thành.
* Trích BHXH, BHYT, KPCĐ
Đinh Thị Thu Trang L– ớp KT6-K35
6
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Việc trích lậ thanh toán BHXH của công ty hoàn toàn như theo Nhà
nước quy định (đã trình bày ở phần 1).
2.3. Quy trình ghi sổ
Sau khi nhận được Bảng thanh toán lương của các đơn vị, kế toán thực
hiện việc chi trả lương cho các bộ phận trong công ty. Kế toán tiền mặt viết
“phiếu chi” thực hiện việc thanh toán lương và BHXH, viết “phiếu thu” thực
hiện việc thu tiền BHXH, BHYT theo từng tháng. Các phiếu thu, phiếu chi
này gửi đến thủ quỹ thực hiện việc chi trả. Sau đó kế toán tiền lương tập hợp
các chứng từ có liên quan vào “Bảng kê chứng từ”.
Bảng kê chứng từ là căn cứ ghi “Nhật ký chứng từ số 1”, “Bảng kê số
1” và là căn cứ để ghi sổ cái.
Công ty chỉ thanh toán tiền BHXH, BHYT qua tài khoản tại ngân hàng
nên trong “Nhật ký chứng từ số 2” chỉ có TK338 mà không có TK 334. Các
sổ cái được lập theo từng năm và theo dõi theo từng tháng, mẫu số cái của
Công ty giống như chế độ kế toán quy định. Kế toán tiền lương và các khoản
trích theo lương tập hợp các số liệu để ghi vào “Sổ cái TK334” và “Sổ cái TK
338”.
Hoàn thành việc ghi chép vào sổ cái TK334, TK 338 là kết thúc quá
trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Sau đó cùng với các
phần hành kế toán khác, ghi các sổ, thẻ chi tiết có liên quan. Cuối tháng, cộng
các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết theo từng

tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu
chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được
dùng để lập Báo cáo tài chính.
Tóm lại, trong quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương,
Công ty Chế tạo điện cơ đã áp dụng hình thức và trật tự kế toán phù hợp với
đặc điểm sản xuất của Công ty, tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại cần khắc
phục và hoàn thiện để đạt hiệu quả tốt hơn.
Đinh Thị Thu Trang L– ớp KT6-K35
7
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
3/ Tính lương và các khoản phải trả cho CBCNV
3.1. Tính lương cho CBCNV
3.2 Nguyên tắc phân phối tiền lương
+ Tiền lương được phân phối cho từng lao động, hiệu quả công tác gắn
liền với kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Khuyến khích công nhân
làm sản phẩm đạt và vượt định mức, đảm bảo chất lượng sản phẩm, khuyến
khích công nhân làm sản phẩm và vượt định mức, đảm bảo chất lượng sản
phẩm, khuyến khích những CNV có tinh thần trách nhiệm cao, có hiệu quả
công tác tốt.
+ Đối với bộ phận hưởng lương theo thời gian, những ngày CBCNV đi
làm việc, tham gia đóng góp trực tiếp vào việc hoàn thành kế hoạch sản xuất
kinh doanh nhân với mức lương cơ bản theo nghị định 26 (hệ số sản xuất kinh
doanh được công ty và đơn vị quy định từng tháng tuỳ thuộc vào hiệu quả sản
xuất kinh doanh của công ty và mức độ hoàn thành của từng cá nhân).
+ Những ngày nghỉ phép theo chế độ quy định của Nhà nước quy định:
nghỉ phép, nghỉ tết, hội họp, tai nạn lao động, nghỉ việc riêng có lý do chính
đáng được hưởng lương theo nghị định 26/CP đối với từng trường hợp cụ thể.
+ Những ngày nghỉ ốm đau thai sản, khám chữa bệnh sẽ được hưởng
theo mức quy định của chế độ BHXH.
+ Những ngày nghỉ khác, nghỉ vô lý do, nghỉ theo yêu cầu việc riêng

+ Những ngày nghỉ chờ việc, được hưởng lương chờ việc mức lương
tối thiểu theo quy định của Nhà nước.
3.3. Cách phân phối cụ thể
* Cách tính tiền lương cụ thể:
+ Đối với nhân viên trực tiếp sản xuất (các phân xưởng sản xuất) những
công việc trả lương theo định mức lao động ở phân xưởng, công ty thực hiện
trả lương theo số lượng sản phẩm đã nhập kho.
Công thức chung:
Đinh Thị Thu Trang L– ớp KT6-K35
8
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Lương sản phẩm của cá
nhân
=
Đơn giá tiền lương cho từng
loại sản phẩm
*
Số lượng từng loại sản phẩm
đã nhập kho
Công thức tính lương của công ty:
Q
CN
= Q
1
+ Q
2
+ Q
3
Trong đó:
Q

1
: Tổng lương chế độ (lương phép), lễ, việc riêng có lương … trách
nhiệm, tiền lương đi học, họp tập huấn (quy định 40.000/ngày).
Q
2
: Lương khoán, được tính toán dựa trên báo cáo kết quả sản phẩm
nhập kho của từng người, báo cáo hoàn thành nhập kế hoạch của xưởng.
Lương sản phẩm của cá
nhân
=
Đơn giá tiền lương cho từng
loại
sản phẩm
*
Số lượng từng
loại sản phẩm đã nhập kho
Q
3
: Quỹ lương phát sinh, áp dụng khi công nhân viên làm thêm giờ, ngày sẽ có chế độ khuyến khích
ưu tiên, theo quy định của công ty là:
Q
3
= Q
2
* hệ số khuyến khích
Nếu làm thêm ngày thường: hệ số khuyến khích là 1,5
Nếu làm thêm ngày chủ nhật: hệ số khuyến khích là 2
Nếu làm thêm ngày lễ tết: hệ số khuyến khích là 3
Ví dụ:
Công ty chế tạo điện cơ Hà Nội

Đơn vị: Xưởng cơ khí
Đinh Thị Thu Trang L– ớp KT6-K35
9
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
BÁO CÁO THỰC HIỆN KẾ HOẠCH THÁNG 1/2006
STT Tên sản phẩm Số lượng
Đơn
giá(đồng)
Thành tiền
1 Trục đúc rôtô 160w-3000 18 30.000 540.000
2 Lò xo cụm văng 1 FA 230 2.000 460.000
3 Bạc cụm văng 1 FA 212 12.000 2.544.000
4 Thanh dẫn 98 1.400 137.200
5 Đai ốc M20 48 2.000 96.000
6 Trục động cơ 33kw-1000v/ph 150 16.500 2.475.000
7 Tiện ren rôtô trục động cơ 0,6kw-750v/ph 260 10.500 2.730.000
8 Tiện thân stato trục đứng động cơ 75kw-750
v/ph
130 14.000 1.820.000
Tiện lá tôn stato 50 37.000 1.850.000
… ………….. …
Tổng tiền lương sản phẩm ……….
Báo cáo kết quả sản phẩm thực hiện của công nhân Nguyễn Tuấn Kỳ
Nội dung công việc Số lượng (cái) Đơn giá (đ/cái) Thành tiền
Gia công trục động cơ 33kw-100v/ph 17 16.500 280.500
Tiện ren rôtô trục động cơ 0,6kw-750v/ph 27 10.500 283.500
Tiện thân stato trục đứng động cơ 75kw-750
v/ph
15 14.000 210.000
Tiện lá tôn stato 6 37.000 222.000

Tổng tiền lương sản phẩm
996.000
Tính lương cho công nhân Nguyễn Tuấn Kỳ – tổ tiện – phân xưởng cơ khí tháng 1/2006, số ngày
công khoán là 16 ngày.
Đinh Thị Thu Trang L– ớp KT6-K35
10
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Số ngày nghỉ phép + lễ tết : 5 ngày
Hệ số lương cơ bản: 3,19
Ngày công quy định theo chế độ : 26 ngày
Ngày công quy định của Công ty: 22 ngày/th áng
Lương trách nhiệm, chuyên gia (công nhân bậc cao) 200.000đ
Ngày công phát sinh: 2 ngày (ngày thường)
Ta có thể tính:
Lương phép, lễ =
3,19 * 350.000
* 5 = 214.700 (đ)
26
Tổng tiền lương Q
1
= 214.700 + 200.000 = 414.700 (đ)
Lương khoán (lương sản phẩm cá nhân): Q
2
= 1012.500 (đ)
Lương phát sinh Q
3
=
1.012.500
*2*1,5 = 139.800 (đ)
22

Tổng tiền lương của công nhân Nguyễn Tuấn Kỳ
414.700 + 1.012.500 + 139.800 = 1.567.000 (đ)
+ Đối với nhân viên gián tiếp sản xuất (các phòng ban)
Công thức chung
Lương sản phẩm của cá
nhân
=
Đơn giá tiền lương cho từng
loại
sản phẩm
*
Số lượng từng
loại sản phẩm đã nhập kho
Công thức tính lương của công ty:
Q
CN
= Q
1
+ Q
2
+ Q
3
Trong đó:
Q
1
: Tổng lương chế độ (lương phép), lễ, việc riêng có lương… trách
nhiệm, tiền lương đi học, học tập huấn (quy định 40.000/ ngày)
Q
2
: Lương khoán của nhân viên đơn vị:

Q
2
=
Hệ số định biên nhân viên * 350.000
* Ngày đi làm thực tế
Ngày công quy định của tháng
Trong đó hệ số định biên nhân viên do giám đốc quy định.
Q
3
: Quỹ lương phát sinh, áp dụng khi công nhân viên làm thêm giờ,
ngày sẽ có chế độ khuyến khích ưu tiên, theo quy định của công ty là:
Đinh Thị Thu Trang L– ớp KT6-K35
11
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Q
3
= Q
2
* hệ số khuyến khích
Nếu làm thêm ngày thường : hệ số khuyến khích 1,5
Nếu làm thêm ngày chủ nhật: hệ số khuyến khích là 2
Nếu làm thêm ngày lễ tết: hệ số khuyến khích là 3
Ví dụ:
Đinh Thị Thu Trang L– ớp KT6-K35
12