TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ


BÀI TIỂU LUẬN
QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHỊNG

Đề tài: Bố Trí, Sắp Xếp Văn Phịng Làm Việc
Tại Cơng Ty Tnhh Dn Tiến Dương
(Địa chỉ: 211 Nguyễn Tri Phương, Quận Thanh Khê,TP Đà Nẵng, Việt Nam)

Nha Trang, tháng 01 năm 2021

1


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC..3
1.1. Mục đích......................................................................................................................3
1.2. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc...................................................................3
1.2.1.Đáp ứng nhu cầu sử dụng.....................................................................................3
1.2.2. Phù hợp với mối tương quan giữa luồng công việc, người làm việc và thiết bị
làm việc...............................................................................................................................4
1.2.3 Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng..................................................................4
1.3. Các yếu tố tác động đến năng suất lao động.............................................................4
1.3.1. Khơng khí ............................................................................................................4
1.3.2. Nhiệt độ................................................................................................................5
1.3.3. Âm thanh..............................................................................................................5
1.3.4. Màu sắc................................................................................................................5
1.3.5. Ánh sáng...............................................................................................................6
1.3.6. Tiện nghi vệ sinh..................................................................................................6

1.3.7. Tư thế và thao tác lao động.................................................................................6
1.4. Không gian mở của văn phòng..................................................................................6
1.4.1. Hạn chế việc sử dụng phòng riêng......................................................................6
1.4.2. Khơng gian mở với văn phịng sử dụng vách ngăn..............................................6
1.5. Áp ụng tiêu chuẩn 5S trong sắp đặt và bố trí văn phịng..........................................7
1.5.1. Seri (Sàng lọc): Loại bỏ những thứ không cần thiết............................................7
1.5.2. Seiton (Sắp xếp): Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng.............7
1.5.3. Seiso (Sạch sẽ): Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc..............................................8
1.5.4. Seiketsu (Săn sóc): Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao..............................8
1.5.5. Shiketsuke (Sẵn sàng): Thực hiện các S trên một cách tự giác mà khơng cần ai
đó phải nhắc nhở hay ra lệnh.............................................................................................8
CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY
TNHH DN TIẾN DƯƠNG..............................................................................................10
2.1.Giới thiệu về công ty TNHH DN Tiến Dương..........................................................10
2.1.1. Giới thiệu...........................................................................................................10
2.1.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty..................................................................10
2.1.3. Các sản phẩm.....................................................................................................11
2.2. Công tác tổ chức sắp xếp nơi làm việc tại công ty TNHH DN Tiến Dương..........11
2.3. Kết luận................................................................................................................13
2


CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀM
VIỆC
1.1. Mục đích
Khơng gian làm việc là nơi diễn ra nhiều hoạt động khác nhau từ những hoạt động trí
óc, hoạt động thể chất thậm chí là cả khi nghỉ ngơi giữa giờ. Chính vì thế cho nên việc tổ
chức, sắp xếp không gian làm việc hợp lý sẽ giúp mang lại hiệu quả cao, khả năng sáng
tạo và tập trung tốt nhất.
Tổ chức phòng làm việc là một vấn đề phức tạp. Nó là sự kết hợp nhiều yếu tố thuộc các

lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác nhau như chọn màu sắc, ánh sáng, trang thiết bị,
cách trang trí… Trong việc tổ chức phịng làm việc thì phịng làm việc của thư ký đang
được quan tâm. Bởi vì ở đây thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp trong đó người thư ký là
người đại diện đầu tiên của doanh nghiệp. Sự gọn gàng, ngăn nắp, cách trang trí hài hồ,
bố trí phương tiện hợp lí, sạch sẽ, dẽ làm cho khách có tình cảm tốt đẹp về doanh nghiệp
và bản thân người thư ký.
Việc tổ chức phịng làm việc phải xuất phát từ những mục đích nhất định. Tuỳ theo nội
dung, tính chất cơng việc và hồn cảnh cụ thể của doanh nghiệp mà mục đích này hay
mục đích khác được nhấn mạnh, nhưng nói chung đều phải xuất phát từ những mục đích
chủ yếu dưới đây:
• Tạo ra mơi trường thích hợp cho cơng việc của giám đốc và thư ký. Từ môi trường
làm việc thích hợp đó, người giám đốc và người thư ký có thể phát huy được khả
năng lao động, hồn thiện cơng việc của mình một cách năng suất, chất lượng.
• Tạo ra những tiền đề cần thiết cho việc tiếp khách của doanh nghiệp có hiệu quả.
• Tạo ra các yếu tố tâm lý phù hợp với lứa tuổi, giới tính, sở thích, hồn cảnh xuất
thân của người thư ký để nâng cao năng suất lao động và yêu thích nơi làm việc
của mình.
• Bảo đảm những ngun tắc nhất định để giữ gìn bí mật văn bản, giấy tờ và những
tài liệu, phương tiện khác.
1.2. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc
1.2.1. Đáp ứng nhu cầu sử dụng
Trước khi bố trí văn phịng hay cần thay đổi cách bố trí hiện đại, người quản lí cần biết
rõ nhu cầu về sử dụng mặt bằng, máy móc cũng như thiết bị văn phịng.
Khơng có một quy định cụ thể nào về diện tích sử dụng dành cho cá nhân, nhưng
thơng thường vị trí quản lí, người có chức vụ thì thường được bố trí mặt bằng rộng hơn,
tuỳ vào diện tích mặt bằng chung mà cơng ty có được.
Vị trí của văn phịng cũng được chọn tuỳ theo chức năng cơng việc. Chẳng hạn, nếu là
văn phịng cung tiêu thì nên bố trí gần xưởng hoặc kho để phục vụ sản xuất. Các phịng
có chức năng tiếp xúc nhiều với khách hàng thì nên sắp xếp ở phía trước gần cổng…
3



Việc cung cấp máy móc, thiết bị cũng cần phù hợp với tính chất cơng việc và số người
thực hiện công việc.
1.2.2. Phù hợp với mối tương quan giữa luồng công việc, người làm việc và thiết bị làm
việc
Trong công việc văn phịng sắp xếp, bố trí cũng phải theo hướng hạn chế sự di
chuyển không cần thiết, công việc đi theo đường thẳng, tránh xuyên ngang hoặc đi theo
đường vịng. Nhờ vào lưu đồ các quy trình nghiệp vụ, người quản trị sẽ có cách thức bố
trí, sắp xếp phịng làm việc thích hợp với luồng cơng việc, bằng cách nghiên cứu khoảng
cách di chuyển giữa chỗ làm việc của nhân viên đến chỗ làm việc của lãnh đạo, vị trí bàn
vi tính so với máy in hay khoảng cách từ bàn nhân viên đến tủ hồ sơ,... Những bộ phận
thực hiện cơng việc có liên quan thì nên bố trí gần nhau. Khi bố trí văn phịng cũng cần
lưu ý lối thoát hiểm trong những trường hợp cấp bách và ngăn ngừa các nguy cơ.
1.2.3. Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng
Khi lựa chọn bàn ghế, người quản trị cần chú ý tạo ra một môi trường làm việc thoải
mái cho nhân viên. Cần lựa chọn loại ghế phù hợp với vị trí từng cơng việc. Loại ghế sử
dụng cho văn phịng thường là loại có thể điều chỉnh được độ cao, có tựa lưng và dễ dàng
xoay chuyển khi cần thiết. Nói chung, cách lựa chọn và sắp xếp bàn ghế không chỉ ảnh
hưởng năng suất làm việc mà đến cả sức khoẻ và sự an toàn của nhân viên.
1.3. Các yếu tố tác động dến năng suất lao động
Ai cũng biết trong 24 giờ ngoài số giờ giành cho việc nghỉ ngơi ăn uống, ít nhất ai
cũng làm việc 8 giờ/ngày và sống tại nơi làm việc và thời gian 8 giờ này kể ra cũng khá
dài. Nếu nhân viên có đủ sự khoan khối hứng thú trong cơng việc, năng suất lao động sẽ
cao. Do đó, trong hoạt động văn phịng cần tạo những điều kiện lao động để tăng năng
suất, hào hứng và an tồn, cũng như giữ gìn khả năng cơng tác lâu dài.
Trong kỹ thuật tổ chức nơi làm việc ngày nay người ta chú trọng đến sự tạo hoàn cành
thuận tiện cho nhân viên làm việc và nhận thấy hoàn cảnh ảnh hưởng đến con người trên
hai phương diện tâm lý và sinh lý.
• Ảnh hưởng sinh lý: Nếu con người tiếp xúc với mơi trường thuận tiện thì con

người sẽ khoẻ mạnh ít bệnh tật; ngược lại nếu con người tiếp xúc thường xuyên
với môi trường bất tiện như nóng nực, ồn ào, chói mắt, độc hại, ẩm ướt, bụi bặm,...
thì cịn người sẽ phát bệnh, ảnh hworng đến sức cơng tác.
• Ảnh hưởng tâm lý: Khi làm việc trong mơi trường thuận tiện, mát mẻ, sạch sẻ,...
thì con người cảm thấy phấn chấn hẳn lên và sẽ làm việc hăng say.
1.3.1. Khơng khí
Khơng khí trong phịng làm việc rất quan trọng. Để đảm bảo yếu tố này phịng làm
việc phải rộng, khơng khí trong phịng phải trong sạch và lưu thơng. Người ta tính rằng,
trong 4 giờ làm việc trong phịng, một người cần 7m3 khơng khí trong sạch.
4


1.3.2. Nhiệt độ
Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khoẻ con người
• Ở nhiệt độ thấp, phần lớn năng lượng của cơ thể bị tiêu phí để chống lạnh. Khi
nhiệt độ bên ngồi hạ xuống thì hoạt động trao đổi nhiệt độ và điều hoà nhiệt của
cơ thể tăng lên, sự hao tổn năng lực tăng lên, khả năng chú ý của con người giảm
nhanh, dẫn đến giảm năng suất lao động.
• Ở nhiệt độ cao, cơ thể phải mấy thêm năng lượng để giữ cho nhiệt độ cơ thể bình
thường. Điều đó làm cho sự hơ hấp tăng nhanh, mồ hôi tiết ra nhiều làm giảm
lượng muối trong cơ thể, dẫn đến uể oải, các tác động chậm lại, và kết quả lao
động giảm xuống.
Để có nhiệt độ bình thường, phải có thiết bị phù hợp với thời tiết mỗi mùa:
• Mùa đơng phải có thiết bị sưởi ấm
• Mùa hè phải có hệ thống thơng gió, quạt điện, máy điều hoà nhiệt độ. Ngoài ra
phải sử dụng hợp lý hài hoà màu sắc trên các bức tường, màu sơn cửa sổ, quần áo
thích hợp cho mỗi loại thời tiết và có chế độ nghỉ ngơi phù hợp. Nhiệt độ thích
hợp với cơ thể con người là khoảng 18-24 độ C, để theo dõi nhiệt độ trong phòng
ra dùng nhiệt kế để bàn tay treo tường.
1.3.3. Âm thanh

Âm thanh ảnh hưởng đến thần kinh con người và năng suất lao động.
• Âm nhạc ảnh hưởng tốt đến thần kinh con người, một số bản nhạc có thể làm giảm
căng thẳng thần kinh, tăng tư duy.
• Trong khung cảnh quá ồn ào, con người sẽ bị đãng trí. Nếu tiếng động lớn và liên
tục có thể gây ra tình trạng rối loạn thần kinh. Để do tiếng động, người ta dùng
đơn vị deciben, cường độ càng mạnh số deciben càng lớn.
Văn phịng trung bình có mức ồn ào từ 45-50 deciben. Độ ồn trên 90 deciben có thể
gây thương tổn cho thính giác và lâu dần thì ảnh hưởng đến sức khoẻ thần kinh. Một số
biện pháp có thể làm giảm độ ồn như sử dụng các vật liệu cách âm hoặc thẩm ẩm (trần,
tường, tấm ngăn, kính cửa,...); kiểm sốt âm thanh của các thiết bị gây ồn (máy in phun,
máy photocopy) bằng cách đặt chúng ở vị trí thích hợp hoặc điều chỉnh âm thanh (máy
điện thoại)
1.3.4. Màu sắc
Màu sắc cũng tác động đến tâm lý con người, ảnh hưởng đến năng suất lao động. Màu
sắc được chia thành 2 loại chính:
• Các màu nóng như màu hồng, đỏ, da cam, vàng và độ đậm nhạt chúng thúc đẩy
hoạt động, ủng hộ nâng cao năng suất lao động ngay lập tức, trong khoảng thời
gian ngắn. Những người trẻ tuổi và phụ nữ rất ưa thích các màu này.
• Các màu lạnh như màu xanh nước biển, xanh lá cây, màu xám và độ đậm nhạt của
chúng giúp vào việc tập trung tinh thần, giữ vững và ổn định năng suất lao động.
Màu sắc chọn lọc thích hợp sẽ làm tăng cường độ sáng của phòng làm việc và biến đổi
cảm giác về khơng gian. Các màu nóng có cảm giác làm nhỏ không gian. Các màu lạnh
5


có cảm giác làm lớn khơng gian. Các phịng q lớn, trần nhà cao cũng thể gây cảm giác
hạ thấp xuống bằng cách sơn trần nhà với màu nóng.
1.3.5. Ánh sáng
Ánh sáng phải đủ để làm việc nếu không sẽ ảnh hưởng đến thị lực. Tránh để đèn quá
gần hoặc ánh sáng chiếu loé, nên tận dụng ánh sáng tự nhiên.

1.3.6. Tiện nghi vệ sinh
Khoảng hơn 1/3 thời gian trong ngày nhà quản trị và nhân viên văn phòng sống tại nơi
làm việc của mình. Vì vậy khi con người cảm thấy dễ chịu và yêu mến nơi làm việc của
mình thì năng suấ lao động sẽ tăng lên rõ rệt. Một trong những điều kiện để bảo đảm cho
con người thoải mái là việc bố trí tiện nghi vệ sinh thích hợp, thuận tiện, khơng gây ra
những phiền phức, khó chịu.
1.3.7. Tư thế và thao tác lao động
Trong lao động của con người trong văn phịng, thường có những độc tác thừa, nếu bỏ
được những độc tác đó, tăng tốc độ với những động tác cần thiết thì sẽ tiết kiệm được
thời gian và năng lượng hao phí trong lao động.
Các cơng trình nghiên cứu đã đưa ra các yêu cầu để cải tiến tư thế và thao tác lao động
như sau:
• Thay đổi tư thế
• Tốc độ các thao tác
• Tính nhịp nhàng trong thao tác
• Việc sử dụng đồng thời hai tay
• Tầm với hoạt động của thao tác phù hợp với góc độ và thể chất
• Giải lao và ăn uống bổ sung
• Điều chỉnh hoạt động khi cơng việc khơng có kết quả
• Phân bố cơng việc
• Sắp xếp trật tự khi kết thúc cơng việc
1.4. Khơng gian mở của văn phịng
1.4.1. Hạn chế việc sử dụng phịng riêng
Ngày nay, khi bố trí văn phịng xu hướng chung là hạn chế việc sử dụng phòng riêng
cho bộ phận hành chính. Ngun nhân là vì việc sử dụng phịng riêng làm tăng chi phí
mặt bằng, điện, nước; chiếm nhiều diện tích; khơng linh hoạt trong cơng việc thay đổi
công việc và điều quan trọng hơn cả là khơng gian đóng làm trì trệ luồng cơng việc và
khó kiểm tra. Tuy nhiên, thơng thường cơng ty cũng có sẽ có một số phịng riêng, thường
là phịng dành cho lãnh đạo, cho các bộ phận làm việc cần tâp trung hoặc sự sáng tạo và
cho các công việc cần bảo mật.

1.4.2. Khơng gian mở với văn phịng sử dụng vách ngăn
6


Mơi trường làm việc cơng sở có tác động và ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc
và tinh thần làm việc nhóm. Vì vậy, các quản trị văn phịng ln hướng tới một khơng
gian mở mà ở đó chỉ có những người và máy móc ln được gắn kết với nhau một cách
dễ dàng, hồn tồn khơng có cách biệt, ngăn cách. Mỗi một không gian đảm bảo riêng tư
và tăng tính độc lập nhưng khơng tách biệt.
Một khơng gian văn phịng thống đãng, gọn gàng ln gây được thiện cảm với mọi
người và tạo hiệu quả cao cho cơng việc. Thơng thống trong văn phịng rất quan trọng vì
mật độ người ngồi làm việc thường lớn. Mật độ tiêu chuẩn nhất nên nằm trong khoảng từ
0,8 đến 1,2m2 / một người.
Khi thiết kế văn phòng cần quan tâm đến chức vụ của mỗi người để bố trí sao cho họ
giao tiếp với nhau thuận tiện.
Khi trang trí nội thất cho văn phịng, dựa theo tính chất của công ty và phong cách
thiết kế sao cho phù hợp. Chẳng hạn, nếu cơng ty mang tính chất sang trọng thì phong
cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ điển, sang trọng, dùng nhiều vật liệu gỗ, thảm.
Nội thất văn phòng phải ưu tiên cho hiệu quả lao động. Hệ thống ánh sáng, các thiết bị cá
nhân của nhân viên phải bố trí sao cho từng diện tích sử dụng hiệu quả nhất mà vẫn tạo ra
ngăn nắp. Bàn làm việc của nhân viên là những vách ngăn cao vừa tầm, đủ lượng ánh
sáng làm việc. Để tiết kiệm điện năng thì thơng thường màu sắc của văn phịng là những
màu sáng khơng q chói.
1.5. Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sắp dặt và bố trí văn phịng
1.5.1. Seri (Sàng lọc): Loại bỏ những thứ không cần thiết
Sàng lọc cũng là nghệ thuật biết loại bỏ. Vận dụng 5S để phân biệt những thứ thiết
yếu và những thứ không cần thiết để làm cho môi trường làm việc trở nên gọn gàng hơn.
Trước hết hãy quan sát kĩ nơi làm việc của mình cùng một vài đồng nghiệp phát hiện
và loại bỏ những thứ không cần thiết. Nếu không tự mình quyết định thì hãy đề ra một
thời hạn xử lý.

Chú ý:
• Khi sàng lọc, khơng được qn những gì ở trong ngăn tủ
• Khi huỷ những thứ thuộc tài sản cơng ty nên báo cáo cho người có thẩm quyền
biết
1.5.2. Seiton (Sắp xếp): Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng
Sắp xếp là sắp đặt mọi thứ ngăn nắp, theo đúng trật tự để có thể tìm thấy dễ dàng và
nhanh chóng. Khi sắp xếp các đồ vậy có tần suất sử dụng cao ta nên để nó gần tầm với.
Do vậy, hàng ngày cần sắp xếp lại đồ dùng, tài liệu sao cho không mất thời gian tìm
kiếm. Điều quan trọng là tạo ra một hệ thống thông tin hiệu quả không bỏ qua điều kiện
an toàn và chất lượng. Như vậy cần phải bố trí, sắp đặt từng vật theo chức năng sử dụng.
Nên dùng màu sắc để phân biệt và mang lại sự nhận diện tức thời. Tài liệu của hồ sơ
nên ln ln được đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên đặt ở
trên cùng của tập hồ sơ. Mỗi hồ sơ cần nhãn dán, kí hiệu để nhanh chóng nhận diện khi
cần thiết. Cần thống nhất với các đồng nghiệp về vị trí của các vật dụng để họ tự sử dụng
7


mà không cần hỏi ai. Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người
biết cái gì để lưu giữ. Hãy áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hoả và
những chỉ dẫn cần thiết khác.
Chú ý:
• Mục đích của Seiton - Sắp xếp là làm cho nơi làm việc của bạn được an tồn, hiệu
quả khi làm việc
• Nếu có được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu hoặc tài
liệu thì càng tốt.
1.5.3. Seiso (Sạch sẽ): Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc
Sạch sẽ nghĩa là môi trường làm việc phải luôn vệ sinh. Một khi mọi thứ đã xếp đặt
theo đúng trật tự cần phải duy trì nơi làm việc ln sạch sẽ. Cần phải quét dọn rác, bụi
bẩn, lau sàn và máy móc thiết bị bởi vì việc này cũng giúp ta kiểm tra trạng thái hoạt
động của chúng, phát hiện sớm các chi tiết hoạt động bất thường. Mặt khác, môi trường

làm việc sạch sẽ đảm bảo nâng cao chất lượng, độ chính xác của cơng việc.
Như vậy, Seiso phải được thực hiện hàng ngày đôi khi là trong suốt cả ngày. Nên dành
ba phút mỗi ngày để làm Seiso. Mỗi người đểu phải có trách nhiệm mơi trường xung
quanh nơi làm việc. Hãy tạo thói quen sạch sẽ, không vứt rác bừa bãi. Bộ phận làm vệ
sinh chịu trách nhiêhm ở những khu vực chung. Ngoài ba phút hàng ngày cho Seiso, hãy
có thói quen làm Seiso trong tuần, trong tháng. Cái lợi do Seiso mang lại lớn hơn nhiều
lần so với thời gian bỏ ra.
1.5.4. Seiketsu (Săn sóc): Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức dộ cao
Săn sóc nghĩa là giữ gìn nơi làm việc nơi luôn ngăn nắp. Khi đã loại bỏ những thứ vơ
ích, sắp xếp và dọn dẹp sạch sẽ vị trí làm việc thì cần phát triển cơng việc này thành thói
quen thường xun. Để duy trì nề nếp cần có một số khẩu hiệu, biểu bảng một cách sinh
động để nhắc nhở của một người.
Để khơng lãng phí những nổ lực đã bỏ ra, không nên dừng lại sau khi đã thực hiện
được 3S nói trên. Hãy tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp ở nơi làm
việc và cần có lịch làm vệ sinh, phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân
xưởng để mọi người đều tích cực tham gia thực hiện 5S.
Chú ý:
• Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc
• Kiểm tra và đánh giá thườg xuyên do thành viên của tổ (nhóm, đội) 5S của đơn vị
thực hiện
• Đừng chỉ chỗ chưa tốt để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen
thưởng động viên
1.5.5. Shiketsuke (Sẵn sàng): Thực hiện các S trên một cách tự giác mà khơng cần phải
có ai dó nhắc nhở hay ra lệnh
Sẵn sàng nghĩa là duy trì nội dung quy định một cách chặt chẽ. Mục tiêu là duy trì nội
dung, quy chế để hệ thống 5S luôn được mọi người tơn trọng, tránh trở lại tình trạng bề
bộn, thiếu ngăn nắp. Những điều đã quy định cần được mọi người thực hiện một cách
8



nghiêm túc theo phân cấp: Ai làm? Làm những việc gì? Thời gian cần tiến hành cơng
việc? Phân định trách nhiệm phải rõ ràng cụ thể.
Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như là một thói quen hay
lẽ sống. Khơng có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó cho
tới khi mà mọi người đều yêu 5S. Cần tạo ra một bầu khơng khí lành mạnh để mọi người
thấy không thể thiếu 5S. Muốn vậy cần phải xem nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai
của mỗi người, nhận thức được công ty như là nơi tạo ra thu nhập cho bản thân và gia
đình. Hãy cố gắng làm cho nơi làm việc sạch sẽ, thoải mái và dễ chịu như ở nhà.

9


CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY
TNHH DN TIẾN DƯƠNG
2.1. Giới thiệu về cơng ty TNHH DN Tiến Dương
2.1.1. Giới thiệu
TẦM NHÌN: “Đại lý cung cấp vật liệu xây dựng và phòng cháy chữa cháy lớn nhất
miền Trung”
SỨ MỆNH : “Mang đến cho tất cả khách hàng những sản phẩm có độ tin cậy và sự an
toàn cao nhất bằng tất cả kinh nghiệm và sự tận tâm”
• Loại hình: Cơng ty TNHH
• Nghành nghề: Vật liệu xây dựng và phụ kiện phòng cháy chữa cháy
• Thành lập: 18/08/2000
• Trụ sở chính: 211 Nguyễn Tri Phương, Quận Thanh Khê, TP Đà Nẵng, Việt Nam
• Khu vực hoạt động: các tỉnh miền Trung
• Nhân viên chủ chốt: Phan Văn Nhân
• Chủ tịch HĐQT: Nguyễn Thị Như Oanh - Tổng Giám Đốc
• Dịch vụ: Van, vịi và ống thép
• Doanh thu: 55 tỷ (2020)
• Lợi nhuận kinh doanh: 12 tỷ (2020)

• Số nhân viên: 30 người
• Khẩu hiệu: Khơng Tiến thì Dương
• Websize: />Cơng ty TNHH DN Tiến Dương là một trong những đại lý cấp 1 lớn nhất tại miền
Trung, chuyên cung cấp những vật liệu xây dựng và phụ kiện phòng cháy chữa cháy tại
Đà Nẵng. Là Doanh Nghiệp có thời gian hoạt động và phát triển lâu năm tại đây.
Công ty là nhà đại lý hàng đầu của nghành thương mại Đà Nẵng chiếm khoảng 40%
thị trường về phòng cháy chữa cháy và 60% về ống thép. Ngồi việc phân phối chính tại
Đà Nẵng với trên 50 điểm, cơng ty cịn cung cấp cho những cơng trình và đại lý nhỏ khác
ở khắp miền Trung… Sau hơn 20 năm hoạt động, công ty Tiến Dương đã có một trụ sở
chính, hai chi nhánh và ba kho bãi rải khắp thành phố.
2.1.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức
Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH DN Tiến Dương được thể hiện một cách chuyên
nghiệp và phân bổ phòng ban một cách khoa học và hợp lý, phân cấp cụ thể trách nhiệm
của mỗi thành viên và phịng ban trong cơng ty. Sơ dồ tổ chức giúp cho chúng tôi hoạt
động một cách hiệu quả nhất, giúp các phòng ban phối hợp nhau chặt chẽ để cùng tạo nên
một công ty TNHH DN vững mạnh.
10


Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty TNHH DN Tiến Dương
2.1.3. Các sản phẩm:
Công ty TNHH DN Tiến Dương có hơn 2000 mặt hàng với các nghành hàng chính như:
• Vật liệu xây dựng: Bao gồm ống thép mạ kẽm, hộp tôn kẽm, tôn cuộn, băng xà gồ, thép
hình UIV,...
• Phụ kiện phịng cháy chữa cháy: van đồng, van gang, co kẽm, tê kẽm, roăn su, van báo
hiệu, van bướm, van một chiều lá lật, van xả khí, Y lọc, mặt bích,...

2.2. Cơng tác tổ chức sắp xếp nơi làm việc tại Công ty TNHH DN Tiến Dương
Không gian làm việc là môi trường rất dễ tác dộng đến trạng thái tâm lý làm viêc cũng
như hiệu suất cơng việc của nhân viên.

Do đó, các nhà thiết kế khuyên rằng tùy theo lĩnh vực công việc cần lựa chọn những
kiểu dáng và mơ hình khơng gian làm việc thích hợp. Nhân viên nào cũng mong muốn
được làm việc trong môi trường năng động, dễ chịu, thoải mái. Ngồi ra, nơi làm việc có
sự tiện nghi, được trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng nhằm mục đích hỗ trợ hiểu quả cơng
11


việc. Với một môi trường làm viêc tốt, không gian thống má và cung cách làm việc
khơng q nặng nề sẽ là nguồn động lực mạnh mẽ giúp họ sáng tạo hay đưa ra những
quyết định, phương án hoặc cả một chiến lược đúng đắn. Vì vậy, việc tổ chức môi trường
làm việc cũng cần đáp ứng một số nguyên tắc cơ bản. Đó là đáp ứng được nhu cầu sử
dụng, phù hợp với mối tương quan giữa luồng công việc, người làm việc và thiết bị làm
việc, và cuối cùng là bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Công ty TNHH DN Tiến Dương được xem là một cơng ty triển vọng, có tiềm năng và
đã đáp ứng tốt các kỳ vọng về triển vọng nghề nghiệp, môi trường làm việc, sự hấp dẫn
của thương hiệu Tiến Dương đã tuyển dụng và đang nắm giữ nhiều nhân tài trong các bộ
phận làm việc.
Văn phịng của cơng ty Tiến Dương thiết kế theo dạng những ô vuông, chữ nhật lớn
tương ứng với mỗi nhóm nhân viên. Về cách thiết kế như vậy tạo được không gian làm
việc thoải mái, tạo được sự thoáng đãng, gọn gàng gây được thiện cảm và mang lại hiệu
quả cao trong công việc. Nơi làm việc giữa các nhân viên trong cùng một nhóm khơng có
vách ngăn, tiện cho việc trao đổi cơng việc. Ngồi ra nó cịn tạo sự đồn kết, trao dổi
trong quá trình làm việc giữa các nhân viên với nhau. Cùng nhau thảo luận bàn bạc dể
hồn thành cơng việc. Tiến Dương còn trang bị đủ các trang thiết bị hiện đại hỗ trợ cho
12


quá trình làm việc của nhân viên. Các thiết bị cá nhân được sắp xếp gọn gàng, phù hợp
hỗ trợ cho q trình làm việc một cách tốt nhất. Có đầy đủ các trang thiết bị như máy

tính, máy in, laser, máy in màu, máy photocopy,... Tài liệu hồ sơ được sắp xêp một cách
gọn gàng ngăn nắp, dễ cho việc tìm kiếm.
Sử dụng ghế xoay lưới, văn phịng đã chật hẹp, ghế ngồi lại cứng nhắc, rồi phải ngồi
trong đó hơn 8 tiếng/ngày,... Thật là nổi cực hình cho nhân viên phải làm việc. Vì vậy,
Tiến Dương đã sử dụng những chiếc ghế xoay lưới để dễ dàng linh hoạt trong di chuyển,
cũng như tạo cảm giác thơng thống, dễ chịu.
Công ty Tiến Dương tạo môi trường làm việc hiện đại và thoải mái nhất dành cho
nhân viên. Bởi lẽ có rất nhiều yếu tố trong văn phịng ảnh hưởng đến năng suất lao động.
Chẳng hạn như ánh sáng, Tiến Dương sử dụng ánh sáng trắng, đủ lượng ánh sáng làm
việc cho nhân viên. Khơng gian văn phịng được thiết kế theo phong cách sang trọng với
gam mà trắng, xanh dương (Màu đại diện của thương hiệu ống thép và vật tư cấp nước)
làm gam chủ đạo khi trang trí. Cơng ty sử dụng những tơng màu sáng cho phịng làm việc
bởi chúng sẽ đưa đến cảm giác thống đãng, rộng rãi hơn cho văn phòng. Kết hợp màu
sắc đồ nội thất cũng cần giống với màu sơn tường. Màu trắng đem lại sự tinh tế, sang
trọng, màu xanh dương đem lại sự mát mẻ và dễ chịu. Công ty chú trọng đến màu sắc của
không gian làm việc bởi lẽ đây cũng là yếu tố tác động đến tâm lý con người và ảnh
hưởng đến năng suất. Không gian văn phịng ln sạch sẽ thống mát. Hoa và cây cảnh
được đặt ở nhiều nơi tạo nên một bầu khơng khí trong lành, mát mẻ hịa nhập với thiên
nhiên. Những chiếc bàn tròn nhỏ được đặt rải rá trong văn phịng, giúp nhân viên có thể
họp nhóm hoặc thảo luận nhanh.
Các mặt hàng của Công ty được đặt cố định tại các kho riêng biệt, giúp văn phịng có
thể gọn gàng giao dịch và trao đổi với khách hàng một cách thuận tiện hơn.
Phòng làm việc của sếp được bố trí ở vị trí riêng biệt, n tĩnh khơng nên ở chung
cùng một phạm vi với các nhân viên khác. Sử dụng tường cách âm để chống ồn tạo sự
yên tĩnh và tập trung.
2.3. Kết luận
Như vậy, không gian làm việc ảnh hưởng rất nhiều đến năng suất lao động.Một không
gian sạch sẽ, được sắp xếp một cách gọn gàng ngăn nắp sẽ giúp cho hiệu quả làm việc
của các nhân viên văn phòng đạt kết quả tốt nhất. Khơng gian làm việc thực sự có ảnh
hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc. Tổ chức không gian làm việc sao cho đảm

bảo sự thuận tiện, thoải mái, an toàn cho nhân viên trong các thao tác hoạt động thực hiện
nhiệm vụ công việc là một yêu cầu mà người quản trị cần quan tâm và đáp ứng.

13