KỸ NĂNG VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (538.58 KB, 11 trang )
KỸ NĂNG
SỬ DỤNG
EMAIL
DANG ANH MINH
CÁC BƯỚC VIẾT MỘT EMAIL
Bước 1:
Attach File
Bước 2: Viết
nội dung
Bước 3: Đặt
subject
Bước 4:
Kiểm tra lại
nội dung và
File đã attach
Bước 5:
Nhập địa chỉ
người nhận
Bước 6: Gửi
email
Bước 1: Attach File
▪ Bạn nên gửi những file có định dạng chung
dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf
hoặc .Doc.
▪ Nếu có nhiều file bạn muốn nén lại thì nên
dùng .zip khơng nên dùng .rar.
▪ Hồn thiện đủ file mới gửi kèm.
▪ Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng.
▪ Khơng viết tiếng việt có dấu khi đặt tên file.
Bước 2: Viết nội dung email
Nội dung thư
1. Lời chào:
▪ Dear Anh/ Chị
▪ Hoặc Kính gửi tổ chức.
2. Nội dung thơng tin:
Lý do email
Nội dung chính rõ rang, dễ hiểu, in đậm
những thông tin quan trọng.
Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận
email.
3. Kết thúc:
Thanks & B. Regards
Trân trọng, Em cảm ơn anh(chị)
Chữ ký (bắt buộc theo chuẩn Karcher)
Bước 2: Viết nội dung email
▪ NộiLưu
dung:
ý nên cô đọng và rõ ràng, rõ ràng các phần chính, nêu rõ lý do viết email trong
đoạn đầu tiên.
▪ Sử dụng câu: câu ngắn, đúng ngữ pháp, liên quan trực tiếp đến điều muốn nói.
▪ Định dạng: khơng viết tồn bộ bằng chữ hoa, hoặc chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm,
in nghiêng bừa bãi, nhiều định dạng chữ, màu sắc chữ: thống nhất, hạn chế dùng màu
đỏ.
▪ Dấu câu: Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý, hạn chế
dung dấu chấm cảm “!”
▪ Đoạn: Chia đoạn nếu viết dài.
▪ Chính tả: Đúng chính tả
▪ Văn phong: phù hợp (cơng việc, cá nhân, tôn trọng hay than thiện)
Bước 3. Đặt TIÊU ĐỀ (subject)
▪ Tiêu đề: đúng chủ đề
▪ Nếu bạn đặt tiêu đề e-mail phù hợp thì cơ
hội để người nhận đọc e-mail của bạn sẽ
cao hơn, nếu khơng họ sẽ xóa ngay hoặc
chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là thư rác.
▪ Tiêu đề email cần đảm bảo 2 nội dung
sau:
❖ Thu hút sự chú ý của người đọc.
❖ Cho họ biết vấn đề chính trong nội dung
thư của bạn là gì.
▪ Tiêu đề: rõ ràng, đúng mục đích và khơng
q dài, viết bằng Tiếng Việt khơng dấu.
▪ Nếu email gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn
như các báo cáo hàng tuần về cơng việc thì
nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề
email.
▪
Không bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail.
Bước 4: Kiểm tra lại nội dung và File đã attach
▪ Lỗi chính tả và hình thức email, nó thể hiện sự chuyên
nghiệp và khoa học của bạn.
▪ Tài liệu đính kèm: đầy đủ và chính xác
▪ Chữ ký
▪ Tiêu đề
Bước 5: Nhập địa chỉ người nhận
▪ Nếu bạn vô ý gửi một email chưa hoàn chỉnh, bạn sẽ thấy khó giải thích nếu
người nhận là một người quan trọng.
▪ Hãy viết nội dung thật hồn hảo, sau đó mới tới địa chỉ người nhận và click để
gửi đi.
▪ Kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi ấn nút send nếu không muốn gửi nhầm.
Bước 6. Gửi email
* Một số quy tắc khi gửi email
1. Quy tắc 48h:
Trả lời e-mail trong vòng 48h từ khi bạn nhận được e-mail của một ai đó.
2. Khơng gửi last minute e-mail:
Ví dụ: bạn có một việc cần nhờ đồng nghiệp giải quyết trước 16h. Bạn gửi e-mail lúc 14h nhưng việc đấy cần 34h mới làm xong. Người đồng nghiệp nhận được e-mail trong trường hợp đó sẽ cảm thấy rất khó chịu vì giống
như người đó nhận lệnh của bạn và là lệnh làm một việc không thể không làm.
3. Không bao giờ gửi spam.
4. Khi forward một e-mail nào đó, bạn cần phải có sự đồng ý của người chủ email đó.
5. Đừng gửi bất cứ e-mail nào bạn không muốn công khai.
6. Không bao giờ gửi e-mail khi bạn đang giận dữ.
7. Không sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mục đích cá nhân.
CHÚC CÁC BẠN VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP
HƠN TRONG CÔNG VIỆC
11
