NGUYỄN VĂN HOÀN

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
---------------------------------------

NGUYỄN VĂN HỒN

CƠ SỞ TỐN CHO TIN HỌC

ÁP DỤNG LÝ THUYẾT DANH SÁCH ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN
MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
CHUYÊN NGÀNH: CƠ SỞ TOÁN CHO TIN HỌC

KHOÁ 2015B

Hà Nội – Năm 2017


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
--------------------------------------NGUYỄN VĂN HOÀN

ÁP DỤNG LÝ THUYẾT DANH SÁCH ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN
MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Chuyên ngành :

CƠ SỞ TOÁN CHO TIN HỌC

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
CƠ SỞ TOÁN CHO TIN HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
GS.TSKH. LÊ HÙNG SƠN

Hà Nội – Năm 2017


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

LỜI CAM ĐOAN
Kính gửi: Viện đào tạo sau đại học - Trường Đại học Bách Khoa Hà nội
Tên tơi là: Nguyễn Văn Hồn
Sinh ngày: 09/12/1985
Học viên cao học khóa 2015B
Tơi xin cam đoan, toàn bộ kiến thức và nội dung trong bài luận văn của mình
là các kiến thức tự nghiên cứ từ các tài liệu tham khảo trong và ngồi nước, khơng
có sự sao chép hay vay mượn dưới bất cứ hình thức nào để hoàn thành luận văn tốt
nghiệp cao học chun ngành Cơ sở tốn cho tin học.
Tơi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung của luận văn này trước Viện
đào tạo sau đại học – Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội.

1


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................................1
MỤC LỤC ...................................................................................................................2
TỪ VIẾT TẮT ............................................................................................................6
DANH MỤC HÌNH VẼ ..............................................................................................7
MỞ ĐẦU .....................................................................................................................9
CHƯƠNG 1 – TỔNG QUAN VỀ LÝ THUYẾT DANH SÁCH .............................13
1.1. Định nghĩa Danh sách ........................................................................................13
1.2. Các phép tính trên danh sách .............................................................................13
1.2.1. Trích các phần tử từ danh sách ...................................................................13
1.2.2. Tính toán trên danh sách bằng các phép tính toán học ...............................15
1.3. Các dạng thể hiện phổ biến của danh sách.........................................................15
1.3.1. Dãy số .........................................................................................................15
1.3.2. Mảng số, mảng ký tự ..................................................................................15
1.3.3. Ma trận ........................................................................................................15
CHƯƠNG 2 - TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH ........18
2.1. Khái quát chung về Quản lý văn bản và điều hành ............................................18
2.1.1. Khái niệm ....................................................................................................18
2.1.1.1. Văn bản ................................................................................................18
2.1.1.2. Văn bản quản lý nhà nước ...................................................................18
2.1.1.3. Văn bản quản lý hành chính nhà nước ................................................18
2.1.2. Chức năng của văn bản quản lý nhà nước ..................................................19
2.1.2.1. Chức năng thông tin ............................................................................19

2


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

2.1.2.2. Chức năng pháp lý ...............................................................................20
2.1.2.3. Chức năng quản lý ...............................................................................20

2.1.2.4 Chức năng văn hóa - xã hội .................................................................20
2.1.2.5. Các chức năng khác .............................................................................21
2.1.3. Vai trò của văn bản quản lý nhà nước ........................................................21
2.2. Phân loại văn bản quản lý nhà nước ..................................................................22
2.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật ......................................................................24
2.2.1.1. Khái niệm ............................................................................................24
2.2.1.2. Đặc điểm ..............................................................................................24
2.2.1.3. Các loại văn bản quy phạm pháp luật và thẩm quyền ban hành .........27
2.2.2. Văn bản hành chính ....................................................................................28
2.2.2.1. Khái niệm ............................................................................................28
2.2.2.2. Đặc điểm ..............................................................................................31
2.2.3. Văn bản chun mơn - kỹ thuật ..................................................................32
CHƯƠNG 3 - PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ BÀI TOÁN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
ĐIỀU HÀNH .............................................................................................................34
3.1. Giới thiệu về NHNN Việt Nam .........................................................................34
3.1.1. Nhiệm vụ, chức năng NHNN Việt Nam .....................................................36
3.1.2. Cơ cấu tổ chức NHNN Việt Nam ...............................................................40
3.2. Tổng quan về Quy trình nghiệp vụ Quản lý văn bản điều hành ........................43
3.2.1. Nhóm quy trình quản lý văn bản ................................................................43
3.2.1.1. Quy trình xử lý văn bản đến NHNN ........................................................44
3.2.1.2. Quy trình xử lý văn bản đến đơn vị .........................................................46
3.2.1.3. Quy trình xử lý văn bản đến Phòng ban ..................................................48

3


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

3.2.1.4. Quy trình xử lý văn bản đi tại Ngân hàng Nhà nước ...............................50
3.2.1.5. Quy trình xử lý văn bản đi tại Đơn vị ......................................................52

3.2.1.6. Quy trình xử lý văn bản nội bộ mức Đơn vị ............................................54
3.2.1.7. Quy trình xử lý văn bản nội bộ đi mức Phịng Ban .................................56
3.2.1.8. Quy trình xử lý văn bản nội bộ đến mức Phòng Ban ..............................57
3.2.2. Nhóm quy trình Điều hành .........................................................................58
3.2.2.1. Quy trình quản lý Lịch cơng tác của Lãnh đạo NHNN ...........................58
3.2.2.2. Quy trình quản lý Lịch công tác tại đơn vị ..............................................59
3.2.2.3. Quy trình quản lý Chương trình cơng tác Văn phịng NHNN .................60
3.2.2.4. Quy trình quản lý Chương trình cơng tác tại đơn vị ................................63
3.2.2.5. Quy trình quản lý Xử lý kiến nghị ...........................................................65
3.2.2.6. Quy trình quản lý Ủy quyền tại NHNN ...................................................67
3.2.2.7. Quy trình quản lý Ủy quyền tại Đơn vị ...................................................69
3.2.2.8. Quy trình quản lý Đặt phịng họp tại NHNN ...........................................70
3.2.2.9. Quy trình quản lý Đặt phịng họp tại Đơn vị ...........................................72
3.2.2.10. Quy trình quản lý Cơng việc ..................................................................73
3.2.2.11. Quy trình Gia hạn cơng việc ..................................................................75
3.2.2.12. Quy trình Quản lý Hồ sơ công việc .......................................................76
3.2.3. Căn cứ pháp lý ............................................................................................77
3.2.2.1. Căn cứ pháp lý chung đối với công tác Quản lý văn thư lưu trữ ........77
3.2.2.1. Căn cứ pháp lý do NHNN ban hành phục vụ công tác Quản lý Văn thư
lưu trữ. ..............................................................................................................78
CHƯƠNG 4 - XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU
HÀNH .......................................................................................................................79
4.1. Giới thiệu chung .................................................................................................79

4


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

4.1.1. Môi trường – công cụ sử dụng ....................................................................79

4.1.2. Mục đích .....................................................................................................79
4.2. Mô tả tổng quan về chức năng Phần mềm .........................................................79
4.2.1. Nhóm chức năng về Quản lý văn bản .........................................................79
4.2.2. Nhóm chức năng về Điều hành...................................................................81
4.2.2. Nhóm chức năng về Quản trị hệ thống .......................................................85
4.3. Mô tả hoạt động Hệ thống QLVBDH ................................................................86
4.3.1. Giao diện quản lý chung .............................................................................86
4.3.2. Quy trình vận hành tại đơn vị. ....................................................................87
4.3.2.1. Quy trình xử lý văn bản đến ................................................................87
4.3.2.1. Quy trình giao việc ..............................................................................88
4.3.2.1. Quy trình dự thảo văn bản ...................................................................95
4.3.2.1. Quy trình xử lý văn bản, tờ trình nội bộ ............................................104
4.3.3. Thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản và điều hành ..........................106
4.3.3.1. Thống kê về số tình hình xử lý văn bản ............................................106
4.3.3.1. Thống kê về số tình hình điều hành ..................................................107
CHƯƠNG 5 – KẾT QUẢ VÀ BÀN LUẬN...........................................................110
5.1. Các kết quả đã đạt được ...................................................................................110
5.2. Vấn đề tồn đọng và giải pháp ...........................................................................110
5.2.1. Văn bản đến có nhiều hạn xử lý ...............................................................110
5.2.2. Thơng báo khi có văn bản đến ..................................................................111
KẾT LUẬN .............................................................................................................112
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................113

5


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

TỪ VIẾT TẮT
NHNN


Ngân hàng Nhà nước

QLVBDH

Quản lý văn bản điều hành

BLD

Ban Lãnh Đạo

LDDV

Lãnh đạo đơn vị

TP

Trưởng phịng

PTP

Phó Trưởng Phịng

CV

Chun viên

VTDV

Văn thư đơn vị


QLNN

Quản lý Nhà nước

QLHCNN

Quản lý hành chính nhà nước

QPPL

Quy phạm pháp luật

VBHC

Văn bản hành chính

VBCM

Văn bản chun mơn

6


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

DANH MỤC HÌNH VẼ
Chương 1
Chương 2
Chương 3

Hình 1 – Cơ cấu tổ chức NHNN
Hình 2 – Quy trình xử lý văn bản đến NHNN
Hình 3 – Quy trình xử lý văn bản đến Đơn vị
Hình 4 – Quy trình xử lý văn bản đến tại Phịng ban
Hình 5 – Quy trình xử lý văn bản đi tại NHNN
Hình 6 – Quy trình xử lý văn bản đi tại Đơn vị
Hình 7 – Quy trình xử lý văn bản nội bộ mức Đơn vị
Hình 8 – Quy trình xử lý văn bản nội bộ đi mức Phịng Ban
Hình 9 – Quy trình xử lý văn bản nội bộ đến mức Phịng Ban
Hình 10 – Quy trình quản lý Lịch cơng tác của Lãnh đạo NHNN
Hình 11 – Quy trình quản lý Lịch cơng tác tại đơn vị
Hình 12 – Quy trình quản lý Chương trình cơng tác Văn phịng NHNN
Hình 13 – Quy trình quản lý Chương trình cơng tác tại đơn vị
Hình 14 – Quy trình quản lý Xử lý kiến nghị
Hình 15 – Quy trình quản lý Ủy quyền tại NHNN
Hình 16 – Quy trình quản lý Ủy quyền tại Đơn vị
Hình 17 – Quy trình quản lý Đặt phịng họp tại NHNN
Hình 18 – Quy trình quản lý Đặt phịng họp tại Đơn vị
Hình 19 – Quy trình quản lý Cơng việc
Hình 20 – Quy trình Gia hạn cơng việc
Hình 21 – Quy trình Quản lý Hồ sơ cơng việc
Chương 4
Hình 22 – Menu Văn bản đến
Hình 23 – Menu Văn bản dự thảo, văn bản đi

7


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành


Hình 24 – Lịch làm việc của BLĐ NHNN
Hình 25 – Lịch làm việc của Lãnh đạo đơn vị
Hình 26 – Quản lý Chương trình cơng tác
Hình 27 – Quản lý Xử lý kiến nghị
Hình 28 – Quản lý Cơng việc
Hình 29 – Quản lý Phịng họp
Hình 30 – Quản lý Ủy quyền
Hình 31 – Quản lý Hồ sơ cơng việc
Hình 32 – Quản lý trị hệ thống
Hình 33 – Giao diện đăng nhập
Hình 34 – Báo cáo tình hình xử lý văn bản đến
Hình 35 – Báo cáo thống kê văn bản đi
Hình 36 – Thống kê Chương trình cơng tác
Hình 37 – Thống kê tình hình xử lý kiến nghị
Hình 38 – Thống kê tình hình xử lý cơng việc
Hình 39 – Thống kê tình hình ủy quyền
Hình 40 – Thống kê tình hình đặt phịng họp
Chương 5

8


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, vai trị và vị trí của cơng tác
văn thư, lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý,
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,

kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn
cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc
và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ
thống, qua đó cán bộ, cơng chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực
hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những
mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục
vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thơng
tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
Vai trị của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông
tin hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức
thiết. Vì thế cơng tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp
vụ để nâng cao chất lượng quản lý. Hiện nay công tác văn thư được triển khai như
là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản
tổ chức quản lý văn bản, tổ chức một cách khoa học văn bản trong cơ quan, đơn vị
sự nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội. Vì vậy, muốn phát huy được vai trị của
cơng tác văn thư lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm đến một số giải pháp để
nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành
chính nhà nước.

9


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

Hơn nữa, việc áp dụng toán học để giải quyết bài toán quản lý hiện nay đang
là cách áp dụng kiến thức được dạy vào thực tế một cách thiết thực nhất. Đây là cơ

hội để tơi có thể áp dụng kiến thức của mình vào bài tốn thực tiễn, đó là lý do mà
tôi nghĩ bất cứ học viên nào cũng nghĩ đến khi chọn cho mình một đề tài làm luận
văn.
Một trong những lý do không thể không kể đến là sự định hướng của Thầy –
GS.TSKH Lê Hùng Sơn trong việc nghiên cứu các vấn đề toán học với bài tốn
quản lý. Qua q trình tìm hiểu các kiến thức về tốn học và nghiệp vụ đã có, tơi
quyết định chọn đề tài luận văn “Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần
mềm Quản lý văn bản và điều hành tại Ngân hàng Nhà nước”
2. Lịch sử nghiên cứu
Quá trình nghiên cứu là quá trình làm việc, nghiên cứu thực tiễn các quy
trình nghiệp vụ Quản lý văn bản và điều hành. Đây là một lĩnh vực rộng liên quan
tới vấn đề quản lý chuyên ngành về công tác văn thư lưu trữ nên việc tìm hiểu cũng
áp dụng nhiều phương pháp. Nghiên cứu các văn bản luật (nghị định, thông tư,
quyết định, công văn) theo hướng kết hợp, xen kẽ lẫn nhau khi có điều trong văn
bản này tham chiếu tới điều, khoản trong văn bản khác. Ngồi ra tơi cịn thực hiện
khảo sát thực tế người sử dụng tại NHNN. Tiếp theo đó là sự kết hợp giữa các thông
tin về nghiệp vụ với nhiệm vụ, chức năng của từng đơn vị trong Ngân hàng Nhà
nước để hồn thiện bài tốn Quản lý văn bản và điều hành trong NHNN.
3. Mục đích nghiên cứu của luận văn
Mục đích nghiên cứu của luận văn này trước hết là tổng quan về Quản lý văn
bản và điều hành trong quyền hạn, nhiệm vụ của NHNN, sau đó là sơ lược về cơ
cấu, chức năng nhiệm vụ của NHNN và các đơn vị chức năng để từ đó xây dựng bài
toán Quản lý văn bản và điều hành trong NHNN.
Đồng thời luận văn cũng đem lại cho người đọc cái nhìn tổng quan về quy
trình nghiệp vụ thực tế tại NHNN từ đó có thể thấy việc áp dụng Lý thuyết danh
sách để giải bài toán nghiệp vụ đem lại những lợi ích to lớn trong cơng cuộc cải
cách hành chính.

10



Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

4. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của luận văn là dùng Lý thuyết danh sách để giải tồn
bộ quy trình nghiệp vụ về Quản lý văn bản bao gồm các quy trình Văn bản đến, văn
bản đi, văn bản dự thảo và các cơng tác điều hành gồm các quy trình Lịch làm việc,
chương trình cơng tác, báo cáo xử lý kiến nghị, quản lý phịng họp, Quản lý cơng
việc, ủy quyền, hồ sơ công việc trong Ngân hàng Nhà nước.
5. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu, tìm hiểu các văn bản
luật, nghị định thông tư, quyết định công văn hướng dẫn trên cơ sở: nắm vững từng
nội dung và tham chiếu chéo lẫn nhau để tìm mối quan hệ giữa các yêu cầu nghiệp
vụ chuyên ngành. Đồng thời tìm hiểu đặc thù riêng của công tác văn thư lưu trữ
theo hướng dùng Lý thuyết danh sách để nghiên cứu các mơ hình xây dựng ứng
dụng theo hướng tiếp cận từ người sử dụng và việc áp dụng các kiến thức logic đã
được học để xây dựng bài toán tổng thể về Quản lý văn bản và điều hành trong
NHNN.
Nội dung luận văn gồm có 5 chương:
Chương 1 – Tổng quan về lý thuyết danh sách
Trình bày tổng quan về lý thuyết danh sách.
Chương 2 – Tổng quan về Quản lý văn bản và điều hành
Trình bày tổng quan về Quản lý văn bản và điều hành.
Chương 3 – Phân tích nghiệp vụ bài tốn Quản lý văn bản và điều hành
Trình bày tóm lược về Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (cơ cấu, nhiệm vụ,
chức năng), tiếp theo trình bày về quy trình nghiệp vụ Quản lý văn bản điều hành
trong NHNN.
Chương 4 – Xây dựng chương trình Quản lý văn bản và điều hành
Trình bày về kiến trúc và mơ hình hệ thống. Giới thiệu tổng quan về các
chức năng chính trong Chương trình. Mơ tả hoạt động nghiệp vụ thơng qua các

chức năng của chương trình.
Chương 5 – Kết quả và bàn luận

11


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

Tóm lược lại các kết quả đã làm được và mở rộng kết quả cho những vấn đề
cần nghiên cứu trong tương lai.
Trên đây là những cơ sở lý luận tơi tìm hiểu luận văn này. Để hồn thành
được luận văn, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè, thầy cô giáo
của Viện đào tạo sau đại học, Viện Toán ứng dụng và tin học, Ban Giám hiệu
trường Đại học Bách Khoa Hà nội đã hết sức tạo điều kiện, động viên và truyền thụ
các kiến thức bổ ích. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cám ơn chân thành đến Thầy –
GS.TSKH Lê Hùng Sơn đã tận tình giúp đỡ tơi để có thể hồn thành tốt bản luận
văn này.

12


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

CHƯƠNG 1 – TỔNG QUAN VỀ LÝ THUYẾT DANH SÁCH
Danh sách là một lý thuyết rất tổng quát và được sử dụng nhiều trong phân
tích tốn học cũng như trong các bài tốn ứng dụng. Danh sách có thể là một bảng,
một mảng các phần tử, một ma trận một chiều hoặc nhiều chiều. Các phần tử trong
danh sách có thể đơn giản là số, là chuỗi ký tự hoặc hơn nữa là hỗn hợp các phần tử
gồm số và chuỗi ký tự, thậm chí phần tử của danh sách lại là một danh sách khác.
Danh sách có tính bao qt cao, việc sử dụng danh sách được thể hiện ở nhiều dạng

khác nhau. Một số trường hợp danh sách mang dữ liệu rất đơn giản, tuy nhiên trong
một số trường hợp khác, danh sách chứa lượng dữ liệu lớn, rất phức tạp địi hỏi một
khối lượng tính tốn lớn. Trong phần tiếp theo của chương tơi sẽ trình bày tổng
quan về danh sách: các phép tính trên danh sách, các dạng thể hiện phổ biến của
danh sách.
1.1. Định nghĩa Danh sách
Danh sách có dạng tổng quát sau:
{Phần tử[[1]], Phần tử[[2]],… Phần tử[[n]]};
Trong đó Phần tử[[i]] là phần tử thứ i trong danh sách. Các phần tử trong
danh sách được tách khỏi nhau bởi dấu phẩy (,). Danh sách ln ln được đóng
mở bằng dấu {…}, còn mỗi một phần tử của danh sách có thể là một đối tượng của
tốn học, hoặc thậm chí là một danh sách khác.
Danh sách có thể được dùng để thể hiện nhiều kiểu dữ liệu: mảng, bảng, ma
trận… và tùy từng ngôn ngữ cũng như mục đích sử dụng ta có thể dùng các hàm,
lệnh khác nhau để thể hiện danh sách và truy vấn dữ liệu trong danh sách đó. Trong
phần này tơi chỉ nêu tổng quan về danh sách trên ý nghĩa tốn học.
Ví dụ: cho một hàm f và một số n, khi đó lệnh: Array [f,n] tạo nên danh sách
{f[1], … , f[n]};
1.2. Các phép tính trên danh sách
1.2.1. Trích các phần tử từ danh sách
Từ một danh sách khởi tạo, ta có thể nhận được các phần tử riêng rẽ từ danh
sách nhờ các kiểu truy vấn đặc trưng áp dụng cho từng ngơn ngữ. Việc trích các

13


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

phần tử trong một danh sách nhằm mục đích truy vấn hoặc hiển thị dữ liệu phần tử
của danh sách đó hoặc để thực hiện tính tốn tốn học giữa phần tử của danh sách

này với phần tử của danh sách khác.
Ví dụ: Tạo một mảng kiểu integer sau đó dùng Foreach để trích xuất các
phần tử của mảng này.
using System;
namespace ManginCShap
{
class TestCsharp
{
static void Main(string[] args)
{
Console.WriteLine("Mang trong C#");
Console.WriteLine("-----------------------");
int[] n = new int[10]; /* n la mot mang gom 10 so nguyen */

/* khoi tao cac phan tu trong mang n */
for (int i = 0; i < 10; i++)
{
n[i] = i + 100;
}
/* hien thi cac gia tri cua phan tu trong mang n */
foreach (int j in n)
{
int i = j - 100;
Console.WriteLine("Phan tu [{0}] = {1}", i, j);
i++;
}
Console.ReadKey();
}
}
}


14


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

1.2.2. Tính tốn trên danh sách bằng các phép tính tốn học
Việc thực hiện tính tốn tốn học trên danh sách là bài tốn rất phổ biến. Đó
là bài cộng dãy các phần tử trong danh sách để tính tổng của các phần tử (bài tốn
tính tổng chuỗi); hoặc bài tốn so sánh dãy (so sánh tổng dãy các phần tử của danh
sách này với tổng dãy các phần tử của danh sách khác); hay đối với tốn học ứng
dụng trong tài chính, việc tính tốn thể hiện ở chỗ cộng gộp các giá trị của các phần
tử từ hai hay nhiều danh sách để thể hiện dữ liệu truy vấn được.
Trong quá trình tìm hiểu việc hiển thị dữ liệu một cách trực quan, Ta thấy
danh sách còn được sử dụng để biểu diễn dạng đồ thị để hiển thị dữ liệu (đối với 01
danh sách) một cách trực quan nhất hoặc so sánh hai hay nhiều danh sách dưới dạng
đồ thị rất trực quan.
1.3. Các dạng thể hiện phổ biến của danh sách
1.3.1. Dãy sớ
Việc mơ tả dãy số trong tốn học rất phổ biến đối với người làm toán. Dãy số
trong toán học được viết tổng quát như sau: (ai) = (a1, …, an). Tính hội tụ hay phân
kỳ của từng dãy số thơng thường được tính tốn theo những phương pháp toán học
đặc trưng. Và khi sử dụng danh sách kết hợp với tốn học, ta có thể tính toán việc
phân kỳ hay hội tụ một cách đơn giản hơn rất nhiều.
1.3.2. Mảng số, mảng ký tự
Mảng là một dạng thể hiện khá phổ biến của danh sách. Mảng là một dãy các
phần tử, dữ liệu của các phần tử trong mảng thường là kiểu số, ký tự hoặc là một
kiểu đối tượng nào đó. Lý thuyết mảng thường được áp dụng nhiều trong các ngơn
ngữ lập trình ứng dụng bởi tính tiện lợi trong truy xuất và xử lý dữ liệu của mảng.
1.3.3. Ma trận

Ma trận là một loại thể hiện danh sách lồng nhau tức là phần tử trong danh
sách là một danh sách khác.
Trong toán học ma trận được định nghĩa là một bảng chứa dữ liệu theo hàng
và theo cột, dữ liệu có thể là kiểu số, ký tự hoặc bất kỳ. Ma trận được xây dựng theo
các chiều, ví dụ ở đây ta xét đến:

15


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

Một ma trận A, kích thước 3x3 được thể hiện như sau:
 a11
[Ai,j]3x3, A=  a21
a
 31

a12
a22
a32

a13 

a23 
a33 

- Phép cộng ma trận:
2 ma trận A, B cùng cấp m,n được cộng với nhau theo công thức sau:
A + B= (ai,j+bi,j)mxn với 1  i  m; 1  j  n
- Phép nhân 2 ma trận: 2 ma trận A, B với số dòng của ma trận A bằng số cột

của ma trận B:
A=(aij)mxn; B=(bij)nxp
A x B = C = (ci,j)mxp trong đó:
cij= ai1 x b1j + ai2 x b2j……ain x bnj
Trong những phần trên ta đã tìm hiểu tổng quan về danh sách. Ta thường
thấy danh sách được sử dụng rất phổ biến trong các bài toán liên quan đến thống kê
hoặc dự báo, do đặc thù của các bài toán này thường yêu cầu xử lý trên các dữ liệu
đầu vào lớn và đa dạng như: các dữ liệu thống kê về cơ quan gửi nhận, thống kê về
tình hình xử lý văn bản, thống kê loại văn bản, thống kê về tình hình xử lý cơng
việc,...Trên cơ sở đó, tơi đã áp dụng các lý thuyết cơ bản của danh sách để giải
quyết bài toán Quản lý văn bản và điều hành trong Ngân hàng Nhà nước.
Dựa trên các yếu tố phân tích ở trên, tôi đã xây dựng chương trình ứng dụng
(trên ngơn ngữ lập trình C#) giúp cho việc thống kê tình hình xử lý văn bản, công
việc dễ dàng và việc tra cứu, sắp xếp dữ liệu danh mục được thuận tiện nhánh
chóng với nền tảng áp dụng lý thuyết toán học trên danh sách bao gồm:
- Áp dụng các cấu trúc dữ liệu gồm: danh sách dữ liệu, các mảng, bảng dữ
liệu, kết xuất ra dữ liệu dạng danh sách các bảng, các mảng dữ liệu;
- Sử dụng các phép tính, sắp xếp, các phương pháp truy cập mảng, truy cập
danh sách, tính toán trên 01 danh sách và tính toán kết hợp trên nhiều danh sách có
liên kết với nhau;

16


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

C# chỉ là công cụ để thể hiện việc áp dụng lý thuyết danh sách trong bài toán
Quản lý văn bản và điều hành. Ứng dụng này thể hiện được rõ tính hữu dụng trong
việc sử dụng lý thuyết danh sách cũng như phần nào cho thấy được mức độ áp dụng
của lý thuyết danh sách vào các vấn đề thực tiễn đem lại những lợi ích to lớn trong

cơng tác cải cách hành chính.

17


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

CHƯƠNG 2 - TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU
HÀNH
2.1. Khái quát chung về Quản lý văn bản và điều hành
2.1.1. Khái niệm
2.1.1.1. Văn bản
Hoạt động giao tiếp được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ. Phương tiện
giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài người. Với sự ra đời
của chữ viết, con người đã thực hiện được những không gian cách biệt qua nhiều
thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua q trình
phát và nhận các ngơn bản.
Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn bản:
- Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong các hoạt
động khác nhau của đời sống xã hội”.
- Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh thể
ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề, có tính
nhất qn về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ”.
- Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên cứu hành
chính: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ
hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”.
2.1.1.2. Văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước (QLNN) là những quyết định và thơng tin quản lý
thành văn (được văn bản hố) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành

bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ
nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
2.1.1.3. Văn bản quản lý hành chính nhà nước
Văn bản quản lý hành chính nhà nước (QLHCNN) là một bộ phận của văn
bản QLNN, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các
cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các

18


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù
thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật)
hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (bản án, cáo trạng...) không phải là văn bản
QLHCNN.
Và như vậy, về mặt nội dung của văn bản: văn bản quản lý nhà nước chứa
đựng những quyết định và thông tin quản lý nhà nước.
Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan
quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền được Nhà nước quy định.
Về mặt quy trình ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo
trình tự, thủ tục, hình thức nhất định.
Về mặt mục đích: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm điều chỉnh
các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau
và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
2.1.2. Chức năng của văn bản quản lý nhà nước
2.1.2.1. Chức năng thông tin
Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản. Văn bản chứa
đựng và chuyển tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng khác. Văn bản quản lý
nhà nước chứa đựng các thông tin nhà nước (như phương hướng, kế hoạch phát

triển, các chính sách, các quyết định quản lý...) của chủ thể quản lý (các cơ quan
quản lý nhà nước) đến đối tượng quản lý (là các cơ quan quản lý nhà nước cấp dưới
hay toàn xã hội). Giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thơng tin chứa đựng
trong đó.
Thơng qua hệ thống văn bản của các cơ quan, người ta có thể thu nhận được
thơng tin phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của quá trình quản lý như:
- Thông tin về chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến
mục tiêu phương hướng hoạt động của cơ quan.
- Thông tin về phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác
giữa các cơ quan, đơn vị.
- Thông tin về các đối tượng quản lý, về sự biến động.

19


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

- Thông tin về các kết quả đã đạt được trong quá trình quản lý.
2.1.2.2. Chức năng pháp lý
Chỉ có Nhà nước mới có quyền lập pháp và lập quy. Do vậy, các văn bản
quản lý nhà nước được đảm bảo thực thi bằng quyền lực Nhà nước. Chức năng
pháp lý được thể hiện trên hai phương diện:
- Văn bản được sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về
luật pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt động khác.
- Bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể
trong quản lý và điều hành công việc của cơ quan.
2.1.2.3. Chức năng quản lý
Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước được thể hiện khi văn bản
được sử dụng như một phương tiện thu thập thơng tin (báo cáo, tờ trình…) và ban
hành truyền đạt thông tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành thực hiện sự quản

lý (lệnh, nghị định, thông tư, nghị quyết, chỉ thị…).
Thông qua chức năng quản lý, mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể quản
lý được xác lập.
Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có
thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị quản lý của mình,
đồng thời cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp
dưới.
Với chức năng quản lý, văn bản quản lý nhà nước tạo nên sự ổn định trong
công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc, tránh được
cách làm tùy tiện, thiếu khoa học.
Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước có tính khách quan, được
tạo thành do chính nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng văn bản như
một phương tiện quản lý.
2.1.2.4 Chức năng văn hóa - xã hội
- Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra
trong quá trình lao động cải tạo thế giới và văn bản cũng là một sản phẩm của quá

20


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

trình lao động quản lý, nó được dùng làm một phương tiện để ghi chép lại những
kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác.
Với ý nghĩa ấy, văn bản ln có chức năng văn hóa.
- Khi có chức năng văn hóa thì liền sau đó văn bản làm chức năng văn hóa,
điều đó bắt buộc mọi người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hóa.
2.1.2.5. Các chức năng khác
Bên cạnh những chức năng cơ bản nói trên, trong đời sống xã hội, văn bản
còn thể hiện các chức năng khác như chức năng giao tiếp, thống kê, sử liệu...

- Với chức năng giao tiếp, hoạt động sản sinh văn bản phục vụ giao tiếp giữa
các quốc gia với nhau, giữa cơ quan với cơ quan... Thông qua chức năng này, mối
quan hệ giữa con người với con người, cơ quan với cơ quan, quốc gia này với quốc
gia khác được thắt chặt hơn và ngược lại.
- Với chức năng thống kê văn bản sẽ là công cụ để nói lên tiếng nói của
những con số, những sự kiện, những vấn đề và khi ở trong văn bản thì những con
số, những sự kiện, những vấn đề trở nên biết nói.
- Với chức năng sử liệu, văn bản là một công cụ dùng để ghi lại lịch sử của
một dân tộc, quốc gia, một thời đại, cơ quan, tổ chức. Có thể nói văn bản là một
cơng cụ khách quan để nhiện cứu về quá trình lịch sử phát triển của một tổ chức,
một quốc gia.
Tóm lại ta có thể xây dựng một danh sách gồm trong đó các chức năng là
một phần tử của danh sách:
List_function = [ 2.1.2.1, 2.1.2.2, 2.1.2.3, 2.1.2.4, 2.1.2.5]
Trong đó với mỗi phần tử lại chứa các danh sách về chức năng riêng của
phần tử đó.
2.1.3. Vai trị của văn bản quản lý nhà nước
Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản có các vai trò sau:
- Văn bản là phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định

21


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

Đối với một nhà quản lý, một trong những chứ năng cơ bản nhất là ra Quyết
định. Một u cầu có tính ngun tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu
quả mà mơi trường thì biến động khơn lường.
- Văn bản chuyển tải nội dung quản lý
Bộ máy Nhà nước ta được hình thành và hoạt động theo nguyên tắc tập

trung. Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới phải phục tùng cơ quan cấp trên,
cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trung ương. Xuất phát từ vai trò rõ nét của
văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh. Để guồng máy được nhịp nhàng, văn
bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận.
- Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn
biết các nghị quyết đó thi hành khơng, thi hành có đúng khơng, muốn biết ai ra sức
làm, ai làm qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra”. Để làm tốt công tác này, nhà
quản lý phải biết vận dụng một cách có hệ thống các văn bản. Nhà quản lý phải biết
vận dụng từ loại văn bản quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh
kiểm tra đến các văn bản với tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ.
Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra.
Sự móc nối các khâu trong chu trình này địi hỏi một lượng thơng tin phức tạp đã
được văn bản hóa.
- Văn bản là cơng cụ xây dựng hệ thống pháp luật
Hệ thống văn bản quản lý nhà nước tạo nên hệ thống pháp luật điều chỉnh
các mối quan hệ xã hội.
2.2. Phân loại văn bản quản lý nhà nước
Việc phân loại văn bản quản lý nhà nước có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác
nhau. Ví dụ như có thể dựa vào các tiêu chí sau đây để phân loại văn bản quản lý
nhà nước:
- Theo tác giả: có văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; UBND
tỉnh, thành phố; Văn phòng Chính phủ; Bộ Nội vụ; Sở Công Thương…;
- Theo tên loại: quyết định; nghị quyết; nghị định; thông tư...;

22


Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành


- Theo nội dung của văn bản: Theo cách phân loại này ở mỗi cấp chính
quyền đều có thể có các nhóm văn bản quản lý về các lĩnh vực: văn hoá, chính trị xã hội, kinh tế, an ninh quốc phòng, giáo dục, y tế… thuộc phạm vi quản lý.
- Theo mục đích biên soạn và sử dụng;
- Theo thời gian, địa điểm hình thành văn bản;
- Theo hướng chu chuyển của văn bản: văn bản đi; văn bản đến…
- Theo kỹ thuật chế tác: có văn bản được viết trên gỗ; có văn bản viết trên đá;
có văn bản viết trên tre; lụa; giấy; có văn bản được viết trên đĩa CD; trên mạng điện
tử...
- Theo ngơn ngữ thể hiện: có văn bản bằng tiếng Anh; văn bản bằng tiếng
Việt...
- Theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản: có văn bản mật;
văn bản thường...
- Theo mối quan hệ có tính cấp độ: có văn bản là luật; văn bản dưới luật;
- Theo hiệu lực pháp lý: có văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính;
văn bản chun mơn kỹ thuật.
- Theo phân loại của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08
tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư, hệ
thống văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan bao gồm:
+ Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này;
+ Văn bản hành chính: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá
biệt), quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch,
phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện,
bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy
mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi,
phiếu chuyển, thư công;

23