TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY KHOÁ MINH KHAI
2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và tình hình tổ chức quản lý nguyên vật
liệu ở Công ty Khoá Minh Khai :
2.1.1.Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty Khoá Minh Khai:
Hoạt động chính của công ty là sản xuất các mặt hàng khoá phục vụ cho
nhu cầu tiêu dùng và một số mặt hàng xây dựng nên công ty phải sử dụng mọt
khối lượng chủng loại vật tư rất lớn. Công ty sử dụng vài trăm loại vật liệu khác
nhau cho quá trình sản xuất như thép các loại : thép góc, thép vuông, thép lá,
thép Inox...;nhôm, đồng, bi, các chi tiết mua ngoài cửa khoá, các loại hoá chất,
dầu, xăng ...Do đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua, bảo quản, và sử dụng
hết sức khó khăn, đòi hỏi cán bộ quản lý, kế toán vật liệu phải có trình độ, trách
nhiệm cao trong công việc.
Vật liệu công ty sử dụng có loại rất khan hiếm, phải nhập ngoại như thép
lá của Nga, hợp kim, bi...Có loại vật liệu rất cồng kềnh như gang, đồng ... Có
loại khó bảo quản, dễ hỏng như hoá chất. Những đặc điểm này của vật liệu đòi
hỏi công ty phải có kho hàng tốt để đáp ứng cho việc bảo quản.
Sản phẩm của công ty là sản phẩm cơ khí chế tạo do đó chi phí nguyên vật
liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành. Mỗi sự thay đổi nhỏ về chất lượng, giá
mua vào của nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Mỗi
loại sản phẩm của công ty được cấu tạo từ nhiều loại vật liệu khác nhau nên phải
xây dựng định mức tiêu hao tránh gây lãng phí vật liệu trong quá trình sản xuất.
Những đặc điểm của vật liệu ở trên cho thấy những khó khăn mà công ty
phải đương đầu trong việc thu mua, bảo quản, sử dụng và hạch toán chi tiết vật
liệu. Do vậy, công ty phải thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lý ở tất cả các
khâu tạo điều kiện cho chu trình sản xuất diễn ra một cách nhịp nhàng.
2.1.2.Tình hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu ở Công ty :
Nguyên vật liệu sử dụng được cung cấp từ hai nguồn chính là mua ngoài
và tự gia công chế biến.Trong đó, mua ngoài như gang, thép của công ty kinh
doanh thép và vật tư Hà Nội, ống thép của công ty ống thép Đài Nam, thép lá
Inox mua của công ty Hoàng Vũ; tự gia công chế biến như : thùng giấy, hộp giấy
carton ...

Ý thức đầy đủ về tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong chu trình sản
xuất, công ty đã thiết kế một chu trình tổ chức quản lý nguyên vật liệu từ khâu
thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng.
- Ở khâu thu mua : Phòng cung tiêu sẽ đảm nhận việc tổ chức thu mua vật
liệu. Cán bộ cung tiêu căn cứ kế hoạch sản xuất cả năm, hoặc cả tháng để xác
định số lượng cần thiết phải mua. Cán bộ cung tiêu sẽ chịu trách nhiệm tìm
nguồn mua với giá cả hợp lý, chi phí thu mua nhỏ để giảm bớt chi phí nguyên
vật liệu trong giá thành sản phẩm. Cán bộ cung tiêu cũng phải xác định phương
thức chuyên chở đồng thời kiểm tra kỹ lưỡng về mặt số lượng, chất lượng, giá
cả.
- Ở khâu bảo quản : do yêu cầu của vật liệu nên công ty đã xây dựng hệ
thống kho tàng hợp lý, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật.
- Ở khâu dự trữ : với lượng vốn có hạn, giá vật liệu lại luôn thay đổi nên
công ty thường chỉ dự trữ nguyên vật liệu ở mức tối thiểu.Song trên thực tế vẫn
có một khối lượng vật tư tồn đọng trong thời gian dài và lại có những vật liệu
không đủ cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất.
- Ở khâu sử dụng : để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và đảm bảo việc sử
dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có hiệu quả, phòng Kỹ thuật đã xây dựng
định mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. Tuy nhiên, việc xuất
nguyên vật liệu đôi lúc còn áng chừng chưa sát với yêu cầu sản xuất, gây lãng
phí nguyên vật liệu.
2.2.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu :
2.2.1.Phân loại vật liệu :
Chu trình sản xuất với khối lượng lớn nguyên vật liệu đa dạng về chủng
loại, qui cách, mẫu mã đòi hỏi việc phân loại hết sức khoa học.Công ty đã căn cứ
vào công dụng của từng nguyên vật liệu để tiến hành phân loại. Nhờ có sự phân
loại khoa học này mà kế toán vật liệu có thể theo dõi chính xác tình hình biến
động của từng loại vật liệu từ đó có thể cung cấp một cách kịp thời cho cán bộ
lập kế hoạch thu mua và dự trữ.
Công ty đã phân loại nguyên vật liệu thành 5 nhóm chính tương ứng với

việc chi tiết TK 152 như sau:
- Nguyên vật liệu chính- TK1521: là đối tượng lao động chủ yếu của quá
trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm.
Nguyên vật liệu chính bao gồm trên 250 loại khác nhau : thép lá CT3 các loại 0,5
ly, 0,8 ly ..., thép Calíp, nhôm thỏi, kẽm thỏi, thân khoá gang, đồng, lõi khoá,
phôi chìa, tay nắm khoá, cụm tay nắm...
- Vật liệu phụ -TK 1522: là đối tượng lao động không trực tiếp cấu thành
nên thực thể sản phẩm nhưng làm cho sản phẩm bền đẹp hơn, phục vụ cho nhu
cầu công nghệ kỹ thuật. Bao gồm trên 200 loại như : axit sunfuric, sơn tĩnh điện,
đinh, dung môi pha sơn, que hàn Inox...
- Nhiên liệu -TK 1523(trên 15 loại) : là loại vật liệu có tác dụng cung cấp
nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như : xăng A83, dầu Mazut, khí oxy,
cacbonic...
- Phụ tùng thay thế -TK 1524(trên 150 loại): là những chi tiết phụ tùng
máy móc thiết bị phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các thiết bị như : đá mài,
đá cắt, đây dai, dây cuaroa, vòng bi...
- Bao bì -TK 1528 (trên 50 loại ):bao gồm các loại hòm gỗ, hộp carton
MK các loại, hộp giấy, hộp khoá nhựa ...
Việc phân loại vật liệu ở công ty là rất khoa học, phù hợp với đặc điểm,
vai trò tác dụng của mỗi loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Để theo dõi một cách chi tiết từng loại vật liệu, công ty đã lập Sổ danh
điểm vật liệu.
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
STT Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán
I TK 1521- Nguyên vật liệu chính
1
Thép tròn CT3 φ 8
Kg 4.300
2
Thép tròn CT3 φ 10

- 4.300
3
Thép tròn CT3 φ 12
- 4.300
... ... ... ...
II TK 1522- Nguyên vật liệu phụ
1 Sơn tĩnh điện 14.000
2 Đinh 10.000
... ... ... ...
2.2.2.Đánh giá vật liệu :
Phương pháp tính giá công ty sử dụng là phương pháp hệ số giá do đó vật
liệu xuất kho, nhập kho được theo dõi theo cả hai loại giá là giá hạch toán và giá
thực tế.
a)Đánh giá vật liệu nhập kho:
Khi vật liệu nhập kho của công ty, tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập mà vật
liệu đó được đánh giá theo nhiều cách khác nhau:
*Mua ngoài :
+ Nếu vật liệu được cung cấp theo hợp đồng thì giá thực tế được
tính theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng chưa có thuế GTGT cộng chi phí thu
mua như : chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản ...(nếu có)
+Nếu vật liệu mua ngoài không theo hợp đồng thì:
Giá mua thực tế = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí vận chuyển (nếu có)
Trong trường hợp bên cung ứng bao thầu vận chuyển thì chi phí vận
chuyển đã được tính trong giá mua nguyên vật liệu. Khi đó, giá mua thực tế vật
liệu nhập kho chính bằng giá mua ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT.
Nếu mua ở nguồn nhập ổn định thì giá ít biến động, còn nếu mua ở trên thị
trường tự do thì giá có thể biến động nhiều nên công ty đã qui định khi mua ở
trên thị trường tự do giá mua phải thấp hơn hoặc bằng giá mua ở các nguồn nhập
ổn định.
* Vật liệu tự gia công, tự chế kế toán định giá như sau :

Giá thực tế vật liệu tự gia
công nhập kho
Giá thực tế vật liệu xuất
cho gia công
Các chi phí gia công
Trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp, việc nhập kho vật liệu được ghi
theo giá thực tế, còn vật liệu nhập kho được theo dõi thường xuyên trên hệ thống
sổ chi tiết theo giá hạch toán. Giá hạch toán của vật liệu là giá được phòng Kế
hoạch cung tiêu xây dựng và có xét duyệt của Giám đốc, cơ sở xây dựng giá
hạch toán của từng thứ, loại vật liệu là dựa vào giá thực tế bình quân của vật liệu
đó trong năm hạch toán trước đó.
Song trên thực tế một số vật liệu có giá thực tế biến động lớn so với giá
hạch toán nên kế toán vật tư đã tiến hành điều chỉnh tăng (giảm) giá hạch toán
trên sổ danh điểm vật liệu để đảm bảo tính hợp lý.Cụ thể, nếu trong kỳ giá vật
liệu biến động quá lớn (ví dụ thép CT tròn φ 8 nhập mua ngày 15/5/2001với giá
trên hoá đơn GTGT là 10.000đ/kg trong khi giá hạch toán là 4.300đ/kg ), để giá
trị ghi sổ gần đúng, kế toán tiến hành thay đỏi giá hạch toán bằng cách lấy giá
thực tế hiện thời làm giá hạch toán. Điều kiện để điều chỉnh giá hạch toán la khi
tồn kho vật tư trên thẻ kho của vật tư đó bằng không.
Như vậy, công ty sử dụng giá hạch toán không thống nhất trong cả năm tài
chính, trái với chế độ kế toán hiện hành. Theo em kế toán vật liệu cần phối hợp
với phòng cung tiêu để tính toán xây dựng một hệ thống giá hạch toán thống nhất
trong cả năm tài chính cho tất cả các loại vật liệu.
b)Đánh giá vật liệu xuất kho :
Hệ số giá vật liệu
Giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ
+
=
Giá thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳ
Giá hạch toán của vật liệu tồn kho đầu kỳ

Giá hạch toán của vật liệu nhập kho trong kỳ
=
+
+
Vật liệu xuất kho hàng ngày cũng được hạch toán chi tiết theo giá hạch
toán. Nếu giá hạch toán nhập thay đổi thì giá hạch toán xuất cũng thay đổi để
đảm bảo giá hạch toán nhập và giá hạch toán xuất luôn bằng nhau (giá trên phiếu
nhập kho và phiếu xuất kho phải bằng nhau). Đến cuối tháng, sau khi đã phản
ánh toàn bộ các nghiệp vụ nhập kho (theo cả giá hạch toán và giá thực tế ), kế
toán tổng hợp giá trị của vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ theo 2 loại
giá : giá hạch toán và giá thực tế, rồi xây dựng hệ số giá vật liệu theo công thức :


Sau đó xây dựng trị giá thực tế của vật liệu xuất kho :
Trị giá thực tế vật
liệu xuất kho
Giá hạch toán vật liệu
xuất kho
Hệ số giá vật liệu
Ví dụ : Trên bảng kê số 3 tháng 04 năm 2001(xem bảng kê 3- biểu số 14)
( Cách lập Bảng kê 3 sẽ được trình bày ở phần sau)
Số dư đầu kỳ của vật liệu chính là: 1.408.778.359 (giá hạch toán)
1.356.175.702 (giá thực tế )
Số nhập kho trong tháng của vật liệu chính là: 531.980.960 (giá hạch toán)
Hệ số giá vật liệu
1.356.175.702
542.690.392
1.408.778.359
531.980.960
=

x
=
+
+
=
0.978
542.690.392 (giá thực tế )
Lượng xuất dùng trong tháng theo giá hạch toán là: 629.404.949
Vậy trị giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ:
629.404.949 x 0,978 = 615.558.040
Như vậy trong công tác kế toán vật liệu ở Công ty Khoá Minh Khai, vật
liệu được đánh giá theo giá hạch toán và giá thực tế. Trong đó giá hạch toán
được sử dụng để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, còn
giá thực tế được sử dụng để phản ánh trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp.
Bằng việc sử dụng giá hạch toán và giá thực tế, công ty có thể theo dõi
chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu một cách thường xuyên, kịp thời,
đảm bảo giảm bớt khối lượng tính toán khi xác định trị giá thực tế vật liệu xuất
kho.
2.3.Tổ chức công tác kế toán vật liệu :
2.3.1.Thủ tục nhập kho vật liệu :
Chế độ kế toán của công ty qui định tất cả các loại vật liệu khi về đến công
ty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho công ty. Thực tế ở công ty, khi
vật liệu được giao đến, cán bộ KCS kiểm tra về số lượng, chất lượng, qui cách
vật liệu rồi viết phiếu kiểm tra KCS. Trường hợp giá trị vật tư lớn hơn 5.000.000
Đ (theo giá mua ) thì cán bộ KCS sẽ phải lập biên bản kiểm nghiệm vật tư đưa
cho cán bộ cung tiêu. Sau đó cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết phiếu
nhập vật tư căn cứ vào số lượng vật liệu thực nhập (trên phiếu KCS). Phiếu nhập
vật tư có chữ ký của thủ kho, phụ trách cung tiêu và bên giao hàng.

Biểu số 1

Đơn vị : Công ty Khoá Minh Khai Mẫu số 01/vật tư
Địa chỉ : 125D Minh Khai Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QD/CĐKT
Ngày 11 tháng 11 năm 1995
Của Bộ Tài chính
PHIẾU NHẬP KHO
Số : 564
Ngày 15 tháng 04 năm 2001 Nợ : 1521
Họ tên người giao hàng: Công ty KD thép và vật tư Hà Nội
Nhập tại kho : công ty
Có : 331
S
T
T
Tên nhãn hiệu, qui
cách vật tư (sản phẩm,
hàng hoá )
Mã
số
Đơn
vị tính
Số lượng Đơn
giá
Thành tiền
Theo
chứng từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4=2x3
Thép CT3 tròn
1

Φ4
kg 25,5 25,5 4300 109.650
2
Φ8
- 60,0 60,0 4300 258.000
3
Φ10
- 125,0 125,0 4300 537.500
4
Φ12
- 115,0 115,0 4300 494.500
Tổng cộng 1.399.650
Cộng thành tiền (bằng chữ) :Một triệu ba trăm chín mươi chín nghìn sáu
trăm năm mươi đồng
Ngày … tháng…năm...
Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, có đầy đủ chữ ký tên. Trong đó:
Liên 1: lưu tại phòng Kế hoạch - cung tiêu
Liên 2 :Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán vật tư
Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán kèm theo hoá đơn GTGT, biên bản kiểm
nghiệm vật tư hàng hóa (nếu có ) và các chứng từ có liên quan trong trường hợp
mua vật tư thanh toán ngay.
Trường hợp mua vật tư thanh toán chậm thì phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT
và các chứng từ liên quan chuyển cho kế toán vật tư, sau đó khi thanh toán thì kế
toán vật tư chuyển cho kế toán thanh toán .
Trên hoá đơn GTGT có chữ ký xác nhận của người mua hàng(cán bộ cung
tiêu), kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị bán hàng.
Cuối tháng kế toán vật tư nhận được phiếu nhập kho sẽ định khoản, điền đơn
giá ( giá hạch toán ) và tính cột thành tiền(thành tiền =thực nhập x đơn giá), dòng
tổng cộng trên phiếu nhập kho.

Biểu số 2
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liên 2 : (giao cho khách hàng)
Ngày 15 tháng 04 năm 2001
Đơn vị bán hàng: Công ty kinh doanh thép và vật tư HN
Địa chỉ : 658 Trương Định -Hà Nội
Họ tên người mua hàng: Lê Văn Minh
Đơn vị : Công ty Khoá Minh Khai
Địa chỉ : 125D Minh Khai - Hà Nội
Hình thức thanh toán : Trả chậm
Mẫu số 01GTKT- 3LL
N
0
: 006034
MST: 0100106507
TT Tên hàng
hoá dịch vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thép CT3
tròn
kg
1
Φ4
- 25,5 4.000 102.000
2
Φ8
- 60,0 4.015 240.900
3
Φ10
- 125,0 4.203 525.375

4
Φ12
- 115,0 4.370 502.550
Cộng tiền hàng:1.370.825
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 137.082
Tổng cộng tiền thanh toán: 1.507.907
Số tiền (bằng chữ ): Một triệu năm trăm linh bảy nghìn chín trăm linh bảy
đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
2.3.2.Thủ tục xuất kho vật liệu :
Tại các phân xưởng sản xuất các tổ trưởng sản xuất xác định số vật liệu cần
thiết dùng cho sản xuất rồi viết vào sổ yêu cầu cung cấp vật tư gửi lên phòng
cung tiêu.Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho, cán bộ cung tiêu lập phiếu xuất
thành 3 liên, trong đó:
Liên 1: bộ phận cung tiêu giữ
Liên 2 :Thủ kho giữ để hạch toán chi tiết, cuối tháng chuyển cho kế toán vật tư
Liên 3: Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng
Ví dụ :
Biểu số 3
Đơn vị : Công ty Khoá Minh Khai Mẫu số 02/VT
Địa chỉ : 125D Minh Khai Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QD/CĐKT
Ngày 11 tháng 11 năm 1995
của Bộ Tài chính
PHIẾU XUẤT KHO
Số : 700
Ngày 20 tháng 04 năm 2001 Nợ : 621
Họ tên người nhận hàng : anh Thắng - Tổ rèn
Lý do xuất kho:sản xuất khoá MK 10
Xuất tại kho : công ty
Có : 1521

T
T
Tên nhãn hiệu,
qui cách vật tư
Mã
số
Đơn
vị
Số lượng Đơn
giá
Thành
tiền
Yêu cầu Thực xuất
Thép CT3 tròn
1
Φ4
Kg 42,7 42,7 4300 183.610
2
Φ8
- 139,5 139,5 4300 599.850
3
Φ10
- 140 140 4300 602.000
Tổng cộng 1.385.460
Cộng thành tiền (bằng chữ) :Một triệu ba trăm tám lăm nghìn bốn trăm sáu
mươi đồng
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
Phụ trách cung tiêu phải gửi phiếu xuất kho (liên 2)xuống cho thủ kho, sau
đó tổ trưởng hay công nhân của phân xưởng đó xuống kho nhận vật tư theo
phiếu xuất.

Tương tự phiếu nhập kho, cuối tháng khi kế toán nhận phiếu xuất kho sfx
định khoản, điền đơn giá (giá hạch toán ) và tính cột thành tiền(thành tiền =thực
xuất x đơn giá ), dòng tổng cộng.
Như vậy, việc xuất vật tư theo yêu cầu của sản xuất mà không căn cứ theo
định mức, là nguyên nhân gây lãng phí vật tư mà cán bộ vật tư không kiểm soát
được .
2.3.3.Kế toán chi tiết vật liệu :
Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng
kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng
loại vật tư về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị.
Hiện nay vật liệu công ty sử dụng rất đa dạng phức tạp, nghiệp vụ nhập xuất
kho diễn ra hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng
quan trọng. Công ty Khoá Minh Khai sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch
toán chi tiết vật liệu.
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho vật tư : mẫu số 01/VT
- Phiếu xuất kho vật tư : mẫu số 02/VT
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ : mẫu số 03/VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa : mẫu số 05/VT
- Hoá đơn GTGT:mẫu số 01/GTGT
- Hoá đơn cước vận chuyển : mẫu số 03-BH
Hệ thống sổ kế toán sử dụng là:
- Thẻ kho
- Sổ số dư
- Bảng kê nhập vật tư theo nguồn nhập
- Bảng kê xuất vật tư theo đối tượng sử dụng
Công ty áp dụng phương pháp sổ số dư là hợp lý vì phương pháp này phù
hợp với đặc điểm của công ty : chủng loại vật liệu đa dạng, số lượng các nghiệp
vụ lớn, trình độ kế toán tương đối cao.