<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

•

•
–

Working with Slide Objects

 Objective 2­1.1, 2­1.2, 2­4.1

An  object  is  any  shape,  picture,  media  clip,  chart,  or  text  box  inserted  into  a  slide.  Content  placeholders  are
considered objects. To make changes to an object, you must first select or highlight it.

Using Select versus Edit Mode

As you have seen in previous lessons, the circles that appear around a selected object are handles; they verify
that the object is selected and that you can make changes to it.

Placeholders show handles in two different modes. You must look at the border to determine which mode you are
in:

When the border around a placeholder is a dashed line, you are in Edit mode and you can select specific areas
of the text in the box for changes.

When  the  border  around  a  placeholder  is  a  solid  line,  you  are  in  Select  mode  and  can  affect  all  the  contents
within  the  placeholder.  To  activate  Select  mode,  position  the  mouse  pointer  on  one  of  the  borders  of  the
placeholder, and then click when you see   (mouse pointer with four­headed arrow).

Working with Text

PowerPoint provides several ways to work with text and placeholders.

To insert text, click in the placeholder to display the blinking insertion point (the cursor), then move to where
you want to enter the new text and start typing.

To delete text, use the   or   keys.
You can also select text, then press  .

If you want to insert text into your presentation from another presentation, or from another location in the current
presentation, you can use the Cut, Copy, and Paste commands.

Checking the Spelling

The  Spelling  feature  works  in  the  background  to  check  for  spelling  mistakes  as  you  type.  When  PowerPoint
detects a mistake, a wavy red line displays underneath the text. You can correct the mistakes immediately, or wait
until you are finished creating the presentation.

 

PRINTED BY:  Printing is for personal, private use only. No part of this book may be reproduced
or transmitted without publisher's prior permission. Violators will be prosecuted.

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

1.
2.
PowerPoint displays the   (Proofing icon) in the status bar when it finds words that it does not recognize; this
icon appears after PowerPoint detects the first spelling error. The icon displays as   when PowerPoint does
not find any errors.
To manually activate the spelling feature for the entire presentation, use one of the following methods:
On the Review tab, in the Proofing group, click Spelling; or
press  .
To check the spelling of individual words, use one of the following options:
Right­click the word with the red wavy line and then click the appropriate spelling in the shortcut menu; or
click the   to move to the first found error and then click the correct spelling for this word.
Remember that this tool checks only the accuracy of the spelling in your slides; you should still proofread your
presentation to ensure you are using the correct words.

Formatting Text

Formatting  text  in  PowerPoint  is  similar  to  formatting  it  in  other  applications.  Select  the  text  you  want  to  format,
and then click the options you want in:

the Mini toolbar; or

the Font group in the Home tab of the Ribbon; or
the Font dialog box.

Aligning Text

Each  built­in  slide  layout  aligns  content  according  to  the  defaults  set  for  that  layout.  If  you  want  to  change  text
alignment, you can use the same methods as you would in Word:

On the Home tab, in the Paragraph group, click the appropriate alignment option; or

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
•
•

spelled  word.  PowerPoint  does  not  include  a  tool  to  check  for  word  usage,  and  relies  on  you  to  proofread
your presentation.
In the Spelling pane, click the appropriate spelling for this item in the suggestions box (July) and then click
Change.
Continue to check the rest of the presentation (click Ignore to skip over the name of the assassin on slide 3)
and make changes accordingly.
Be careful as you choose the corrections; the dictionary is quite extensive and offers many suggestions.
Click OK when the spell check is complete.
Now, proofread, and then format some text.
Take a few moments to proofread the presentation and catch and correct errors that were not caught during
the spell check. For example, change the word “ware” to “war” in the first bullet point on slide 2.
Click slide 1 and then click the title placeholder. On the Home tab in the paragraph group, click Align Left.

Repeat for the subtitle placeholder.
Press   and then click the title placeholder to select both placeholders.
On the Home tab, in the Font group, click Bold. Click the arrow for the Font Color and select Green, Accent
6, Darker 50%.
Notice that you can apply multiple formatting features to selected objects.

Click  slide  2  and  then  click  the  title  placeholder.  When  you  click  the  placeholder,  the  Drawing  Tools  ribbon
becomes available.

Click the Format tab on the Drawing Tools ribbon, then in the Shape Styles group, click the arrow for Shape
Effects.

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

•

•

1.

2.
3.
4.

to insert a table using a command to enter specific numbers for rows and columns, on the Insert tab, in the
Table group, click the arrow for Table and then click Insert Table; or

to draw a table with rows, columns, or diagonal lines, on the Insert tab, in the Tables group, click the arrow
for Table and then click Draw Table; the mouse pointer will change to a   (pencil) with which you can draw
lines as if using pencil and paper.

When you select a table in a slide, the Table Tools ribbon appears. The Table Tools ribbon has two tabs – Design

and Layout.

Try It! Exercise

In this exercise you will create a small table on a slide.
<i>Ensure Pluto – Student is active on the screen.</i>

Click the last slide in the Slide Thumbnails pane to select it and then press  +  to create a new slide.
Type: Basic Statistics for the title.

In the Content placeholder, click the Insert Table icon and then type: 9 for the number of columns and 6 for
the number of rows. Click OK.

 

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

5.
6.

7.
8.

9.
10.

11.

12.

13.

Click the Start button, click All Programs, click Microsoft Office 2013, and click Excel 2013.

Click  the  Open  Other  Workbooks  link  if  necessary  to  access  the  Open  tab  in  Backstage  view.  Click
Computer for the location and then click the folder with the 7328 Student Data files (if necessary). Click the
Spreadsheet folder, then click Comparing Planet Stats and click Open.

Select cells A3 to I8 and press  +  to copy these cells to the Office Clipboard.

In  the  PowerPoint  window,  ensure  the  cursor  is  active  in  the  first  box  of  the  new  table.  Press  +  to
paste the worksheet contents into this table.

Save the presentation.

Click a border of the table and then on the Home tab, in the Font group, click the arrow for the Size and click
16.

Click and select the entire first row (column headings) and in the Font group, click Clear Formatting.

Point the mouse cursor between the Statistic and Mercury columns. When you see the vertical two­headed
arrow, click and drag the column width to allow for the longest text cell.

Select the columns from Mercury to Neptune. Then under Table Tools, click the Layout tab, and in the Cell
Size group, click Distribute Columns.

 

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

14.
15.

•

•

Save the presentation.

Close the Excel workbook and the Excel application window.

Creating a Chart

Charts (or graphs) present numerical data in a way that makes it easy to see trends or patterns. You can create
charts  by  importing  the  information  from  a  spreadsheet  application,  or  by  entering  the  data  into  a  datasheet  in
PowerPoint.

To insert a chart, use one of the following methods:

On the Insert tab, in the Illustrations group, click Chart; or
click the Insert Chart icon in the Title and Content layout.

Once you activate the chart feature, PowerPoint opens the Insert Chart dialog box and prompts you to choose
the chart type. Once you make your selection, PowerPoint displays a datasheet window similar to the following:

You enter data for the chart into a datasheet which looks and acts like an Excel worksheet.

The chart placeholder in the slide shows what the graph will look like based on the data entered in the datasheet.
As you make changes in the datasheet, the graph will change also.

 

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

1.
2.

3.

4.

5.

Try It! Exercise

In this exercise you will add a chart slide that contains some statistics to compare Earth to Pluto.

<i>Ensure the Pluto – Student file is active on the screen and that you are at the last slide in the presentation.</i>
Create  a  new  Title  and  Content  slide.  Type: Comparing  Earth  to  Pluto  as  the  title  and  in  the  Content
placeholder, click the Insert Chart icon.

Click OK at the suggested Clustered Column chart type.

In the datasheet, type the following (we have made Column A wider to show the content):

Point at the small blue box at the bottom corner of cell D5 and drag to C5 to specify that you want to use only
columns A, B, and C for your chart.

 

</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>

6.

7.
8.

•
•

•

•

Close the Microsoft Chart datasheet window. Your chart should appear as shown in the following figure.

In the chart, click the Chart Title item and delete it; the slide title is enough to identify the chart.
Save the presentation again.

Inserting Pictures

You can easily add pictures to any slide using the Pictures command. Pictures can come from files stored on your
computer, or from the Internet.

To insert a picture file, use one of the following methods:
On the Insert tab, in the Images group, click Pictures; or

when creating or changing a slide layout, select one that contains a Content placeholder; then click Pictures
to insert a picture from a saved location.

To insert items from the Internet, position the mouse pointer on the slide at approximately the location where you
want to add the graphic, and then use one of the following methods:

On the Insert tab, in the Images group, click Online Pictures; or,

when  creating  or  changing  a  slide  layout,  select  one  that  contains  a  Content  placeholder;  then  click  the
Online Pictures to insert a picture from the Internet.

You  can  size,  crop,  and  rotate  images  in  slides  using  the  techniques  you  learned  in  the  Common  Features
lesson.

To remove an image, select it and then click  .

 

</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9>

1.
2.

3.

4.

Try It! Exercise

In this exercise you will insert pictures onto different slides in the presentation.

<i>Ensure the Pluto – Student presentation is active and that you are viewing the last slide.</i>

On the Home tab, in the Slides group, click the arrow for New Slide and then click Two Content. Type: Pluto
Today for the title.

In the left Content placeholder, click the Online Pictures icon. Click in the Bing Image Search field and type:

pluto. Press  .

</div>
<span class='text_page_counter'>(10)</span><div class='page_container' data-page=10>

5.

6.

7.

8.

9.

•

•

1.

2.
3.
4.

Read the message and then click the X to close the information bar. Scroll through the pictures to find one you
want to use. Click that picture and then click Insert.

<i>Click the Pictures icon in the right Content placeholder. Navigate to the 7328 Student Files\Presentations</i>
folder, click the nasa pluto file and then click Insert.

Now, delete an image.

Click the online image that you inserted, then press  .
Now change the slide layout.

On the Home tab, in the Slides group, click Layout, then click Title and Content to change the slide layout.
Now your picture of Pluto is larger and centered on the slide.

Save the presentation again.

Inserting Multimedia Objects

Multimedia  objects  such  as  video  clips,  music,  or  links  to  Web  pages  are  especially  useful  in  presentations

because the audience can experience them when you click them during a slide show. To insert a media file, use
one of the following methods:

Select a slide layout that contains Content as part of the slide layout, and then click the Insert Video icon to
insert a movie or sound clip; or

on the Insert tab, in the Media group, click Video or Audio.

 

Try It! Exercise

In this exercise you will insert multimedia objects into a slide and then change their position and appearance.
<i>Ensure  Pluto  –  Student  is  active  on  the  screen.  Go  to  the  last  screen  and  insert  a  new  slide  with  a  Two</i>
Content layout.

Type: Sounds from Space as the title, and then click the bullet point in the left content pane.
Type: Source ‐  .

Click the placeholder border to select the entire placeholder, then on the Home tab in the Font group, click
the Decrease Font Size button until the URL displays on one line. Setting the font size to 24 should enable
the web address to display on one line.

 

PRINTED BY:  Printing is for personal, private use only. No part of this book may be
reproduced or transmitted without publisher's prior permission. Violators will be prosecuted.

 

</div>


<!--links-->
Tài liệu ELECTRONIC INFORMATION RESOURCES: YOUR ON-LINE BOOKSHELF doc

• 17
• 388
• 0