LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, cuộc cách mạng khoa học – cơng nghệ và những thành tựu của nó đang
góp phần làm biến đổi nhanh chóng và sâu sắc mọi mặt của đời sống xã hội, trở thành công
cụ không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực hoạt động như: kinh tế, quân sự, giáo dục…Đặc
biệt trong công tác quản lý, công nghệ thông tin đã khẳng định được thế mạnh rõ ràng và
ngày càng thanh thế phương thức quản lý thủ công.
Quản lý kho hàng của siêu thị là một công việc quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý
phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp. Các siêu thị không chỉ có mơ hình tập trung mà
cịn phân tán trên nhiều địa điểm khác nhau. Do đó cách quản lý kho theo phương thức
truyền thống sẽ khơng cịn hiệu quả.
Em đã chọn đề tài Hệ thống quản lý kho hàng của siêu thị với mong muốn có thể
tìm ra 1 hệ thống tốt hơn, mang tính ứng dụng cao phục vụ cho cơng việc quản lý kinh
doanh nói riêng và cho cuộc sống nói chung. Cụ thể trong đề tài này nhằm giúp cho việc
quản lý quản lý nguyên liệu trở nên dễ dàng, khoa học, chính xác, nhanh chóng cũng như
việc thống kê doanh thu cho chủ cửa hàng một cách chính xác và hiệu quả.
Trong q trình phân tích và thiết kế, em đã cố gắng hết sức để hoàn thiện bài báo
cáo này. Tuy nhiên, do điều kiện thời gian cũng như kiến thức còn hạn chế, bài thiết kế của
em cịn nhiều thiếu sót, rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cơ và các bạn.

1


MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1. Mô tả hệ thống
1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản
- Quản lý danh mục sản phẩm: Cập nhật thông tin và quản lý các danh mục sản
phẩm.
- Quản lý xuất hàng từ kho lêm quầy.
- Quản lý nhập kho các sản phẩm.

- Quản lý bán hàng trên quầy: Đến cuối ngày sẽ kiểm kê số lượng hàng hóa cịn lại
trên quầy, số hàng đã được bán đi.
- Báo cáo, thống kê xuất hàng, thống kê nhập hàng, thống kê doanh thu.
- Quản lý việc thanh tốn hóa đơn xuất, nhập hàng một cách chính xác, nhanh chóng
đảm bảo minh bạch, khách quan.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ
Hệ thống gồm 3 bộ phận:
* Bộ phận quản lý:
+ Quản lý các giao dịch của cửa hàng: nhập kho, xuất kho.
+ Quản lý số lượng mặt hàng đã bán và còn trên quầy.
+ Lập danh sách các mặt hàng cần nhập, xuất cho siêu thị.
+ Thanh toán các đơn nhập hàng vào kho.
+ Kiểm tra các sai sót trong q trình làm việc (nếu có).
+ Thống kế báo cáo về việc xuất, nhập kho. Báo cáo tồn kho, quyết tốn trình quản lý
siêu thị.
+ Lập các phiếu thu chi để phục vụ cho việc thống kê.
+ Số lượng: 2
- Bộ phận kho hàng
2


+ Tiếp nhận việc nhập sản phẩm vào kho.
+ Kiểm tra hàng và đối chiếu căn cứ vào hóa đơn, tiến hành đối chiếu với số lượng
sản phẩm nhập vào đồng thời kiểm tra chất lượng của chúng
+ Lập phiếu nhập kho: Khi việc kiểm kê hồn tất và khơng có sai lệch, tồn bộ thơng
tin sẽ được chuyển cho bộ phận quản lý đối chiếu sau đó in phiếu nhập kho.
+ Hoàn thành nhập kho: Thủ kho tiến hành nhập kho, sắp xếp vào các khu vực phù
hợp sau đó ghi nhận thơng tin vào hệ thống.
+ Tiếp nhận việc xuất sản phẩm ra kho.
+ Kiểm tra tồn kho: Kế toán tiến hành kiểm tra tồn kho, nếu hàng thiếu báo lại cho

bộ phận quản lý để có hướng giải quyết.
+ Lập phiếu xuất kho: Kế toán xuất kho hàng hóa, căn cứ vào thơng tin trên đơn hàng
để lập phiếu xuất kho.
+ Xuất kho: Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho để thực hiện yêu cầu.
+ Cập nhận thông tin về số lượng sản phẩm trong kho.
+ Số lượng: 6
1.1.3. Quy trình xử lý
Mua và nhập sản phẩm vào kho

- Quá trình xuất kho

- Khi kiểm tra kho sản phẩm(1) gần hết
hoặc hết thì bộ phận quản lý sẽ lập, gửi
phiếu yêu cầu nhập sản phẩm(2), gồm các
sản phẩm và số lượng tương ứng.
- Bộ phận quản lý tiếp nhận, yêu cầu nhà
cung cấp báo giá(3).
- Căn cứ vào các báo giá, bộ phận quản lý
thẩm định, lựa chọn nhà cung cấp(4)
- Bộ phận quản lý lập và gửi đơn mua
hàng(5) tới nhà cung cấp được lựa chọn.
- Căn cứ vào đơn mua hàng nhà cung cấp
thực hiện giao hàng cùng với phiếu giao
hàng và hóa đơn mua.
- Bộ phận nhập kho tiếp nhận sản
phẩm(6), kiểm tra thơng tin(7) sau đó
nhập thơng tin các sản phẩm vào kho(8).
-Bộ phận thanh toán sẽ nhận đơn mua
hàng, thanh tốn hóa đơn mua hàng(9)
với nhà cung cấp, lưu phiếu nhập kho(10).

- Khi quầy hàng cần sản phẩm thì bộ phận
3


- Thống kê, báo cáo

quản lý sẽ kiểm tra sản phẩm trong
kho(11), gửi phiếu yêu cầu sản phẩm (1)
- Khi sản phẩm trong kho đủ với yêu cầu
thì thủ kho, ghi phiếu xuất kho(12), cập
nhật số lượng sản phẩm(13).
- Bộ phận quản lý căn cứ vào các hóa đơn
nhập và xuất kho, sau đó lập bảng thống
kê nhập, xuất kho(14).
- Bộ phận quản lý căn cứ vào hóa đơn
mua hàng để lập bảng thống kê chi
tiêu(15).

1.1.4. Mẫu biểu

- Phiếu yêu cầu nhập, xuất sản phẩm
SIÊU THỊ X
Địa chỉ:………..
SĐT:…………..

4


PHIẾU YÊU CẦU
Số:……


STT

Mã sản phẩm

Tên sản phẩm

Số lượng

Ghi chú

Ngày…tháng…năm…
Người lập phiếu

- Đơn mua hàng

PHIẾU MUA HÀNG
Ngày…tháng…năm
Mã phiếu:
Nhà cung cấp:
Ghi chú:

5


STT

Mã
sản Tên sản Số lượng
phẩm

phẩm

Giá

Tổng tiền
Tổng số tiền(viết bằng chữ):
Người lập phiếu

- Phiếu nhập kho
SIÊU THỊ X
Địa chỉ:
SĐT:

PHIẾU NHẬP KHO
Số:
Ngày:
Họ tên người giao:
Nhà cung cấp:…………………………….. SĐT:…………
Địa chỉ:……………………………………
Theo đơn hàng số:……………… ngày…tháng…năm…..

6

Thành tiền Ghi chú


STT

Tên hàng


Kế toán

Mã hàng

ĐVT

Số lượng
Giao

Người giao

Ghi chú
Nhận

Thủ kho

- Phiếu xuất kho

SIÊU THỊ X
Địa chỉ:
SĐT:

PHIẾU XUẤT KHO
Số:
Ngày:
Họ tên người nhận hàng:
Quầy hàng:……………………………..
Địa chỉ:……………………………………
Theo đơn hàng số:……………… ngày…tháng…năm…..


STT

Tên hàng

Mã hàng

ĐVT

Số lượng
Yêu cầu

7

Ghi chú
Thực xuất


Người lập

Thủ kho

1.2. Mơ hình hóa hệ thống
1.2.1. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ và giải thích ký hiệu

- Ký hiệu:
+ Bộ phận trong hệ thống:
Tên bộ phận
Chức năng 1
Chức năng 2
…


8


+ Tác nhân vào hệ thống

+ Luồng thông tin

1.2.2. Biểu đồ hoạt động và giải thích ký hiệu
- Ký hiệu
+ Bắt đầu/ Kết thúc:

+ Công việc

+Điều kiện rẽ nhánh

+ Giấy tờ giao dịch

+ Kho dữ liệu

+ Luồng công việc/luồng dữ liệu

- Biểu đồ hoạt động
9


+ Mua và nhập sản phẩm

10



+ Xuất kho

11


- Thống kê

12


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.1. Phân tích chức năng nghiệp vụ
2.1.1. Mơ hình hóa chức năng nghiệp vụ
2.1.1.1. Xác định chức năng chi tiết
Quy trình gồm 5 bước sau:
- Bước 1: Gạch chân động từ và bổ ngữ trong quá trình xử lý
1. Kiểm tra kho sản phẩm
2. Lập, gửi phiếu yêu cầu nhập sản phẩm
3. Yêu cầu nhà cung cấp báo giá
4. Thẩm định, lựa chọn nhà cung cấp
5. Lập và gửi đơn mua hàng
6. Tiếp nhận sản phẩm
7. Kiểm tra thông tin
8. Nhập thông tin các sản phẩm vào kho
9. Thanh tốn hóa đơn mua hàng
10. Lưu phiếu nhập kho
11. Kiểm tra sản phẩm trong kho
12. Ghi phiếu xuất kho
13. Cập nhật số lượng sản phẩm

14. Lập bảng thống kê nhập, xuất kho
15. Lập bảng thống kê chi tiêu
Bước 2: Trong danh sách những chức năng đã chọn ở bước 1, tìm và loại bỏ các chức
năng trùng lặp
STT
1

Các chức năng trùng lặp
1. Kiểm tra kho sản phẩm
11. Kiểm tra sản phẩm trong kho
Sau khi loại các chức năng trùng lặp, các chức năng còn lại là:
1. Kiểm tra kho sản phẩm
13


2. Lập, gửi phiếu yêu cầu nhập sản phẩm
3. Yêu cầu nhà cung cấp báo giá
4. Thẩm định, lựa chọn nhà cung cấp
5. Lập và gửi đơn mua hàng
6. Tiếp nhận sản phẩm
7. Kiểm tra thông tin
8. Nhập thông tin các sản phẩm vào kho
9. Thanh tốn hóa đơn mua hàng
10. Lưu phiếu nhập kho
11. Ghi phiếu xuất kho
12. Cập nhật số lượng sản phẩm
13. Lập bảng thống kê nhập, xuất kho
14. Lập bảng thống kê chi tiêu
Bước 3: Trong danh sách những chức năng đã chọn ở bước 2, gom nhóm các chức
năng đơn giản lại

Chức năng đơn giản được gom nhóm
Tên sau khi gom
3. Yêu cầu nhà cung cấp báo giá
Chọn nhà cung cấp
4. Thẩm định, lựa chọn nhà cung cấp
6. Tiếp nhận sản phẩm
Nhập kho hàng
7. Kiểm tra thông tin
8. Nhập thông tin các sản phẩm vào kho
7. Kiểm tra thông tin
Xuất kho hàng
12. Cập nhật số lượng sản phẩm
13. Lập bảng thống kê nhập, xuất kho
Thống kê kho hàng
14. Lập bảng thống kê chi tiêu
Sau khi gom nhóm những chức năng đơn giản lại ta được:
1. Kiểm tra kho sản phẩm
2. Lập, gửi phiếu yêu cầu nhập sản phẩm
3. Chọn nhà cung cấp
4. Lập và gửi đơn mua hàng
5. Nhập kho hàng
14


6. Thanh tốn hóa đơn khi nhập hàng
7. Ghi phiếu nhập kho hàng
8. Xuất kho hàng
9. Ghi phiếu xuất kho hàng
10. Thống kê kho hàng
Bước 4: Trong danh sách những chức năng đã chọn ở bước 3, tìm và loại bỏ các chức

năng khơng có ý nghĩa với hệ thống
3. Chọn nhà cung cấp
Sau khi loại bỏ các chức năng khơng có ý nghĩa với hệ thống, các chức năng còn lại:
1. Kiểm tra kho sản phẩm
2. Lập, gửi phiếu yêu cầu nhập sản phẩm
3. Lập và gửi đơn mua hàng
4. Nhập kho hàng
5. Thanh tốn hóa đơn khi nhập hàng
6. Ghi phiếu nhập kho hàng
7. Xuất kho hàng
8. Ghi phiếu xuất kho hàng
9. Thống kê kho hàng
Bước 5: Chỉnh sửa lại tên các chức năng ở bước 4 sao cho hợp lý
1. Kiểm tra kho sản phẩm
2. Lập, gửi phiếu yêu cầu nhập sản phẩm
3. Lập và gửi đơn mua sản phẩm
4. Nhập kho sản phẩm
5. Thanh tốn hóa đơn khi nhập sản phẩm
6. Ghi phiếu nhập kho sản phẩm
7. Xuất kho sản phẩm
8. Ghi phiếu xuất kho sản phẩm
15


9. Thống kê kho sản phẩm
2.1.1.2. Gom nhóm chức năng
Ta có 2 bộ phận trong cơ cấu tổ chức
- Bộ phận kho hàng
- Bộ phận quản lý
Các chức năng sẽ gom nhóm theo chức năng của 4 bộ phận trên cụ thể:

2. Lập, gửi phiếu yêu cầu Bộ phận quản lý
nhập sản phẩm
3. Lập và gửi đơn mua sản
phẩm
5. Thanh tốn hóa đơn
nhập sản phẩm
9. Thống kê kho hàng
4. Nhập sản phẩm vào kho Bộ phận kho hàng
hàng
6. Ghi phiếu nhập kho sản
phẩm
7. Xuất sản phẩm ra kho
hàng
8. Ghi phiếu xuất kho sản
phẩm
1. Kiểm tra kho sản phẩm
2.1.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng
* Ký hiệu:
- Chức năng

- Quan hệ phân cấp
- Sơ đồ

16

Quản lý kho hàng siêu thị


2.1.2. Mơ hình hóa tiến trình nghiệp vụ
2.1.2.1. Ký hiệu sử dụng

Tiến trình : Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động của thông
tin, được biểu diễn bằng hình oval, bên trong có tên của chức năng đó

Luồng dữ liệu: Luồng thơng tin vào hoặc ra khỏi tiến trình, được biểu diễn bằng mũi
tên có ghi thơng tin di chuyển

Kho dữ liệu: Biểu diễn thông tin cần cất giữ, để một hoặc nhiều tiến trình sử dụng
chúng, biểu diễn cặp đường thẳng song song chứa tên của thông tin được cất giữ

17


Một số quy tắc:

Đưa dữ liệu vào kho

Lấy dữ liệu ra khỏi kho

Cập nhật dữ liệu

Sau khi gom nhóm những chức năng đơn giản lại ta được:
- Tác nhân bên ngồi: một người hoặc một nhóm người nằm ngồi hệ thống nhưng
có trao đổi trực tiếp với hệ thống, biểu diễn: hình chữ nhật

- Tác nhân bên trong: Là 1 tiến trình của hệ thống đang xét nhưng được trình bày ở
một trang khác của biểu đồ.

18



2.1.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức khung cảnh

2.1.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức đỉnh

2.1.2.4. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) dưới đỉnh
- Tiến trình quản lý chung

19


- Tiến trình quản lý kho hàng

2.1.3. Đặc tả tiến trình nghiệp vụ
2.1.3.1 Quản lý chung
a. Yêu cầu nhập nguyên liệu
- Đầu vào: Yêu cầu nhập sản phẩm từ kho
- Đầu ra: Kho sản phẩm đã thay đổi
- Nội dung xử lý:
20


+ Nếu: có u cầu nhập sản phẩm
+ Thì: bộ phận quản lý chung tiến hành nhập sản phẩm từ nhà cung cấp
b. Yêu cầu xuất sản phẩm từ kho
- Đầu vào: Yêu cầu xuất sản phẩm từ kho ra quầy hàng
- Đầu ra: Kho sản phẩm đã thay đổi
- Nội dung xử lý:
+ Nếu: có yêu cầu xuất sản phẩm
+ Thì: bộ phận quản lý chung tiến hành xuất sản phẩm sản phẩm từ kho ra quầy hàng
c. Thống kê

- Đầu vào: Phiếu xuất sản phẩm và nhập sản phẩm
- Đầu ra: Bảng báo cáo thống kê về nhập, xuất nguyên liệu
- Nội dung xử lý:
+ Dựa vào phiếu xuất, nhập kho sẽ thống kê số lượng sản phẩm nhập và xuất kho
d. Thanh tốn hóa đơn
- Đầu vào: u cầu thanh tốn hóa đơn từ nhà cung cấp
- Đầu ra: Hóa đơn thnah tốn
- Nội dung xử lý:
+ Nếu: có u cầu thanh tốn
+ Thì: bộ phận quản lý chung tiến hành thanh tốn hóa đơn và in hóa đơn cho nhà
cung cấp
2.1.3.2 Quản lý kho hàng
a. Kiểm tra sản phẩm
- Đầu vào: Yêu cầu xuất kiểm tra sản phẩm trước khi nhập và xuất kho
- Đầu ra: Phiếu kiểm tra sản phẩm
- Nội dung xử lý:
+ Nếu: có u cầu nhập, xuất ngun liệu
+ Thì: bộ phận quản lý kho hàng tiến hành kiểm tra sản phẩm
21


b. Lập phiếu nhập kho
- Đầu vào: Yêu cầu lập phiếu nhập kho
- Đầu ra: Phiếu nhập kho
- Nội dung xử lý:
+ Nếu: có yêu cầu nhập nguyên liệu sau khi dã kiểm tra
+ Thì: bộ phận quản lý kho hàng tiến hành nhập sản phẩm vào kho.
c. Lập phiếu xuất kho
- Đầu vào: Yêu cầu lập phiếu xuất kho
- Đầu ra: Phiếu xuất kho

- Nội dung xử lý:
+ Nếu: có yêu cầu xuất nguyên liệu sau khi dã kiểm tra
+ Thì: bộ phận quản lý kho hàng tiến hành xuất sản phẩm vào kho.
d. Nhập kho
- Đầu vào: Yêu cầu lập phiếu nhập kho
- Đầu ra: Phiếu nhập kho
- Nội dung xử lý:
+ Nếu: có yêu cầu nhập nguyên liệu sau khi dã kiểm tra
+ Thì: bộ phận quản lý kho hàng tiến hành nhập sản phẩm vào kho.
e. Xuất kho
- Đầu vào: Yêu cầu lập phiếu xuất kho
- Đầu ra: Phiếu xuất kho
- Nội dung xử lý:
+ Nếu: có yêu cầu xuất nguyên liệu sau khi đã kiểm tra
+ Thì: bộ phận quản lý kho hàng tiến hành xuất sản phẩm vào kho

22


2.2. Phân tích dữ liệu nghiệp vụ
2.2.1. Mơ hình hóa dữ liệu ban đầu
2.2.1.1. Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính
2.2.1.1.1 Xác định kiểu thực thể
- Mẫu biểu: PHIẾU YÊU CẦU , ĐƠN MUA HÀNG, PHIẾU NHẬP KHO, PHIẾU
XUẤT KHO.
- Tài nguyên:
+ Tài sản: SẢN PHẨM
+ Kho bãi: NHÀ CUNG CẤP
- Giao dịch: ĐƠN MUA HÀNG, HÓA ĐƠN MUA.
2.2.1.1.2 Xác định kiểu thuộc tính

- PHIẾU YÊU CẦU (Số YC, Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Số lượng, Ngày yêu cầu)
- ĐƠN MUA HÀNG (Mã phiếu, Nhà cung cấp, Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Số
lượng, Giá, Thành tiền,Tổng tiền, Ngày đơn mua)
- PHIẾU NHẬP KHO (Số phiếu nhập kho, Ngày xuất, Họ tên người giao, Nhà cung
cấp, SĐT, Địa chỉ, Tên sản phẩm, Mã sản phẩm, ĐVT, Số lượng giao, Số lượng nhận, Ngày
nhập kho)
- PHIẾU XUẤT KHO (Số phiếu xuất kho, Họ tên người nhận, Bộ phận, Tên sản
phẩm, Mã sản phẩm, ĐVT, Số lượng yêu cầu, Số lượng xuất, Ngày xuất kho)
- SẢN PHẨM (Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, ĐVT, Số lượng tồn, Đơn giá)
- NHÀ CUNG CẤP ( Tên NCC, Địa chỉ)
2.2.1.2. Xác định kiểu liên kết
Kiểu thực thể
PHIẾU YÊU CẦU
NHÀ CUNG CẤP
PHIẾU NHẬP KHO

Tên kiểu liên kết/bản
số

Kiểu thực thể
SẢN PHẨM

Gồm

Cung cấp

SẢN PHẨM
SẢN PHẨM

Gồm


23


PHIẾU XUẤT KHO

Gồm

SẢN PHẨM

PHIẾU XUẤT KHO

Theo

PHIẾU YÊU CẦU

PHIẾU YÊU CẦU

Gửi

QUẦY HÀNG

PHIẾU NHẬP KHO

Theo

ĐƠN MUA HÀNG

ĐƠN MUA HÀNG


Gồm

SẢN PHẨM

2.2.1.3 Mơ hình liên kết thực thể mở rộng (ERD mở rộng)
- Ký hiệu:

- Mơ hình

24


2.2.2. Chuẩn hoá dữ liệu
2.2.2.1 Chuyển từ ERD mở rộng về ERD kinh điển
ERD mở rộng
ERD kinh điển
Một kiểu thuộc tính cho phép nhận nhiều Một kiểu thuộc tính chỉ được nhận 1 giá
giá trị (đa trị)
trị (đơn trị)
Một kiểu thuộc tính cho phép khơng sơ Một kiểu thuộc tính bắt buộc phải sơ đẳng
đẳng
Các kiểu thực thể chưa cần có khóa
Các kiểu thực thể chính phải có khóa đơn
và khóa của kiểu thực thể chính là kiểu
thuộc tính định danh.
Việc chuyển đổi từ ER mở rộng về kinh điển thực chất là đưa thêm những ràng buộc
của ER kinh điển vào ER mở rộng. Cụ thể như sau
- Khử kiểu thuộc tính đa trị bằng quy tắc 1.
25