Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán của Công
ty HiPT
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán
của Công ty HiPT
1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán gồm có 7 ngời, mỗi ngời có thể kiêm nhiệm nhiều công việc
kế toán khác nhau nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho việc quản
lý toàn Công ty.
( Sơ đồ số 03 )
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty HiPT
Phó giám đốc kiêm kế toán trởng là ngời đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ
phụ trách chung, chịu trách nhiệm hớng dân, kiểm tra các công việc do kế toán viên
thực hiện, chịu trách nhiệm trớc Ban giám đốc, cơ quan chủ quản về số liệu kế toán
cung cấp.
Trởng phòng tài vụ là ngời tập hợp số liệu từ các phần hành kế toán để ghi vào
sổ cái, tính số thuế phải nộp và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nớc. Không những
Trởng phòng tài vụ
Phó giám đốc kiêm kế
toán trởng
Kế toán
tiền
mặt
Kế
toán
tài
sản
Kế
toán
chi
phí
Kế toán

tiền lơng
và bảo
hiểm
Kế toán
tổng
hợp
Kế toán
hàng
hoá
Kế toán
công
nợ
Thủ
quỹ
Kế
toán
giao
dịch
tiền
Kế
toán
chi
phí
QLD
Kế toán
chi phí
bán
hàng
Kế toán công
nợ, tạm ứng,

phải thu và
vay đối tợng
khác
Kế toán
giao
dịch
hàng
hóa
Kế toán
quản lý
hàng
hoá
Kế toán
giao
dịch
hàng
hoá
vậy do Công ty có quy mô nhỏ nên trởng phòng tài vụ còn chịu trách nhiệm theo dõi,
ghi chép, tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định, tiền l-
ơng và bảo hiểm, kết quả tiêu thụ các mặt hàng, phản ánh các nghiệp vụ này vào sổ chi
tiết, bảng phân bổ cùng với số liệu do kế toán ở các phần hành khác chuyển qua và vào
sổ nhật ký chung, cuối quý lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán.
Kế toán hàng hoá theo dõi quá trình giao dịch hàng hoã, quản lý hàng hoá, phản
ánh các nghiệp vụ liên quan đến hàng hoá lên sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài
khoản 632.
Kế toán công nợ quản lý đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản công nợ phải thu
và phải trả theo các nội dung công nợ (công nợ với ngời mua, ngời cung cấp hàng hoá
dịch vụ, công nợ với Ngân sách Nhà nớc, với cán bộ nhân viên Công ty, công nợ khác,
chi tiết theo từng đối tợng công nợ, số tiền, thời hạn thanh toán theo hợp đồng và theo
chứng từ phát sinh công nợ nh hoá đơn, phiếu nhập hàng, phiếu chi tiền, ). Từ các

nguồn phát sinh công nợ, kế toán công nợ sẽ đôn đốc nhắc nhở việc thu hồi thanh toán
công nợ, đảm bảo việc thanh toán công nợ nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
Kế toán chi phí chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép, tính toán các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, mở các sổ chi tiết, lập các bảng phân bổ
theo yêu cầu quản lý. Cuối tháng, tập hợp toàn bộ chi phí rồi chuyển toàn bộ số liệu
cho trởng phòng tài vụ.
Công ty HiPT đã áp dụng chơng trình kế toán trên máy nên toàn bộ nhân viên
của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính. Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm
kế toán Fast Accounting để giảm bớt khối lợng công việc trùng lặp của kế toán, đáp
ứng ngày càng đầy đủ hơn các yêu cầu về thông tin quản lý. Phần mềm kế toán Fast
Accounting giúp cho Công ty cập nhật và khai thác thông tin tài chính kế toán và
quản lý doanh nghiệp một cách kịp thời, chính xác, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh
của Công ty đợc hiệu quả. Phần mềm kế toán Fast Accounting đáp ứng yêu cầu phức
tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện
các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định, lên sổ
chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo kế toán
Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung tức là chứng từ gốc do đơn vị lập
ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế
toán phải kiểm tra kỹ lỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận hoặc đã lập và chỉ sau khi
kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
( Sơ đồ số 04 )
Sơ đồ quy trình làm việc trên kế toán máy khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung ở Công ty HiPT
1.2.1 Tổ chức chứng từ tại Công ty HiPT :
Chủ yếu là các chứng từ tiền mặt, hàng tồn kho và chứng từ bán hàng.
- Tổ chức chứng từ tiền mặt
Các nghiệp vụ tiền mặt xảy ra tại Công ty gồm có:
Nghiệp vụ thu tiền mặt: Nguồn thu từ bán hàng, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền
mặt, tiền vay, các nghiệp vụ thanh toán.

Lập chứng từ
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Chứng từ kế toán
Nhập chứng từ vào các phân hệ
nghiệp vụ
Các tệp nhật ký
Chuyển sang sổ cái
Tệp sổ cái
Lên báo cáo
Sổ sách kế toán
Báo cáo tài chính
Nghiệp vụ chi tiền mặt: Mua hàng hoá, tài sản cố định, dịch vụ, nộp tiền mặt vào
ngân hàng, thanh toán tiền lơng và các khoản khác cho ngời lao động Do đó các
chứng từ mà Công ty sử dụng là phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, bảng
kiểm kê quỹ
Tổ chức chứng từ hàng tồn kho tại Công ty
Các nghiệp vụ về hàng tồn kho:
Nghiệp vụ về nhập hàng: Mua hàng trong nớc và mua hàng nhập khẩu
Nghiệp vụ về xuất hàng: Theo hình thức bán buôn (bán buôn chuyển thẳng và bán
buôn qua kho), bán dự án, bán lẻ. Do vậy, chứng từ sử dụng khi nhập hàng: Hoá
đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu mua hàng hoặc bảng kê phiếu mua hàng, biên
bản kiểm nhận hàng hoá, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, các chứng từ liên quan đến việc
nhập khẩu hàng hoá, hợp đồng thơng mại, tờ khai hàng nhập khẩu, chứng nhận bảo
hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất, vận đơn, danh sách
hàng và chứng từ thực hiện gồm : Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, chứng từ có liên
quan, phiếu bảo hành, phiếu hớng dẫn sử dụng .
Tổ chức chứng từ bán hàng
Nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ phần HiPT đợc thực hiện theo các hình thức bán
buôn (bán buôn chuyển thẳng và bán buôn qua kho), bán dự án, bán lẻ. Do đó các
chứng từ sử dụng chỉ gồm hóa đơn giá trị gia tăng.

1.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản
Tài khoản kế toán đợc sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình, sự biến
động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả.
Bởi vậy để cung cấp đầy đủ thông tin cho quản lý, Công ty HIPT đã dùng rất nhiều
các tài khoản khác nhau để đảm bảo phản ánh đợc toàn bộ các chỉ tiêu cần thiết.
Do quy mô nhỏ, hoạt động chủ yếu là nhập mua và tiêu thụ các loại máy
tính, máy in, máy vẽ nên Công ty HIPT đã l ợc bớt một số tài khoản không sử
dụng nh tài khoản các khoản dự phòng, chi sự nghiệp, tài khoản loại không nh TK
001, TK 008.
Theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ trởng Bộ tài
chính và tình hình cụ thể tại Công ty đã sử dụng bảng hệ thống tài khoản quy định.
Ngoài ra do đặc thù kinh doanh của Công ty nên có một số tài khoản đợc chi tiết
cho phù hợp với hình thức hoạt động của Công ty. Các tài khoản này bao gồm:
- TK loại 1: Trong đó TK112 đợc mở chi tiết cho từng ngân hàng
TK112PT101: tiền gửi VN - Ngân hàng Thơng mại cổ phần hàng hải Hà Nội
TK112PT102: tiền gửi VN - Ngân hàng Thơng mại cổ phần Bắc á Vinh
TK112PT103: tiền gửi VN - Ngân hàng Thơng mại cổ phần Bắc á - hà Nội
TK112PT104: tiền gửi VN - Ngân hàng Đầu t phát triển Việt Nam
TK112PT105: tiền gửi VN - Ngân hàng Thơng mại á Châu ACB
TK112PT106: tiền gửi VN- Ngân hàng Thơng mại cổ phần Nhà Hà Nội
TK 112PT107: tiền gửi VN- Ngân hàng Đầu t và Phát triển Hà Thành
TK112PT108: tiền gửu VN - Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam
TK112PT201 đến TK112PT208 tơng tự chi tiết theo từng Ngân hàng nhng ở đây
là tiền gửi ngoại tệ.
TK142 - Chi phí trả trớc đợc chi tiết thành
TK142PT101: Chi phí trả trớc thuê nhà
TK142PT102: Chi phí trả trớc đồ dùng văn phòng
TK142PT103: Chi phí trả trớc công tác phí
TK142PT104: Chi phí trả trớc vận chuyển, nhận hàng
TK142PT105: Chi phí trả trớc điện, nớc

TK142PT106: Chi phí trả trớc phí nhập khẩu, dịch vụ Ngân hàng
TK142PT107: Chi phí trả trớc sửa chữa tài sản
TK142PT108: Chi phí trả trớc quảng cáo
TK142PT109: Chi phí trả trớc lãi tiền vay
TK142PT110: Chi phí trả trớc đào tạo cán bộ
TK142PT111: Chi phí trả trớc thiết kế lắp đặt
TK142PT2 : Chi phí chờ kết chuyển
TK loại 2: Trong đó có TK241 : Xây dựng cơ bản dở dang đợc chi tiết thành
TK241PT1 : XDCB dở dang: Mua sắm tài sản cố định
TK241PT2 : XDCB dở dang : Xây dựng cơ bản ; đợc chi tiết thành
TK241PT21 : XDCB dở dang : Khảo sát, t vấn, thiết kế xây dựng
TK241PT22 : XDCB dở dang : Đền bù mặt bằng, thuê đất
TK241PT23 : XDCB dở dang : Nhà cửa kiến trúc
TK241PT24: XDCB dở dang : Hệ thống thiết bị điện nớc
TK241PT25 : XDCB dở dang : Hệ thống thiết bị phòng cháy chữa cháy
TK241PT26 : XDCB dở dang : Hệ thống thiết bị viễn thông
TK241PT27 : XDCB dở dang : Lãi vay XDCB Thiết bị
TK241PT3 : XDCB : Sửa chữa lớn TSCĐ
TK241PT31 : XDCB dở dang : Sửa chữa lớn TSCĐ - Vật liệu
TK241PT32 : XDCB dở dang : Sửa chữa lớn TSCĐ - Lơng
TK241PT33: XDCB dở dang : Sửa chữa lớn TSCĐ - khác
TK loại 3 : Trong đó TK335 Chi phí phải trả đợc chi tiết thành
TK335PT1 Chi phí phải trả : Lãi liên doanh
TK335PT2 Chi phí phải trả : Dịch vụ đào tạo
TK loại 4 : Trong đó TK411 Nguồn vốn kinh doanh đợc chi tiết thành
TK411PT1: Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định
TK411PT11 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Ngân sách cấp
TK411PT11 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Tự có
TK411PT11 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Liên doanh
TK411PT11 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Cổ phần

TK411PT171 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Vay Ngắn hạn
TK411PT2 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn lu động cũng đợc chi tiết tơng tự nh
TK411PT1
Tk loại 5 : Trong đó TK511 Doanh thu bán hàng đợc chi tiết thành
TK511PT1 : Doanh thu bán hàng hoá
TK511PT1 : Doanh thu bán thành phẩm
TK511PT1 : Doanh thu cung cấp dịch vụ
Tk loại 6 : Trong đó TK621 Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp đợc chi tiết
thành
TK621PT1 : Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp : Công đoạn 1
TK621PT1 : Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp : Công đoạn 2
TK 622 cũng đợc chi tiết tơng tự nh vậy
Tk loại 7 : Công ty vẫn sử dụng TK721 Các khoản thu nhập bất thờng
Tk loại 8 : Công ty vẫn sử dụng TK 821 Chi phí bất thờng
1.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình nên Công ty áp dụng hình thức kế
toán nhật ký chung trong chơng trình quản lý của mình. Đây là hình thức sổ thích hợp
với mọi loại hình quy mô kinh doanh, thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác kế toán.
( Sơ đồ số 05 )
Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung

Để đảm bảo kinh doanh đợc theo dõi một cách chặt chẽ ngoài sổ nhật ký chung
là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo
trình tự thời gian Công ty còn mở một số sổ nhật ký chuyên dùng :
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ nhật ký chi tiền
- Sổ nhật ký mua hàng đợc chi tiết thành : sổ nhật ký mua hàng trong nớc và sổ nhật
ký mua hàng nhập khẩu
- Sổ nhật ký bán hàng
Sổ cái đợc mở chi tiết cho các tài khoản 111, 112, 131, 133, 138, 142, 156,

331, 338, 333, 511, 632, 641, 642, 711, 811, 911.
Để tiện cho việc theo dõi các đối tợng kế toán nhằm phục vụ yêu cầu tính toán
một số chỉ tiêu, Công ty HiPT mở một số các sổ và thẻ kế toán chi tiết sau :
Sổ tài sản cố định
Sổ chi tiết hàng hoá
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiếtSổ nhật ký chuyên dùng Sổ nhật ký chung
Bảng tổng hợp chi tiếtSổ cái TK 111,112,211,
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ chi phí kinh doanh
Sổ chi tiết chi phí trả trớc
Sổ chi tiết tiền gửi tiền vay
Sổ chi tiết bán hàng
Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh
Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Để quản lý tốt hơn công việc kinh doanh cũng nh đảm bảo cho việc hạch
toán đợc thuận lợi Công ty còn quản lý hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê th-
ờng xuyên, định giá hàng tồn kho theo phơng pháp trung bình (hàng luân chuyển
trong tháng), nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ, trích khấu hao tài
sản cố định dựa vào thời gian hoạt động của tài sản cố định và áp dụng phơng pháp
khấu hao tuyến tính.
1.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Theo quy định của Bộ Tài chính, doanh nghiệp sử dụng 5 loại báo cáo sau :
Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN)
Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (mẫu số B02-DN)
Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DN)
Bảng quyết toán thuế GTGT
- Bảng quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Ngoài ra Công ty còn lập thêm báo cáo quản trị. Báo cáo quản trị của Công ty do
phòng kế toán thanh toán lập phục vụ cho yêu cầu quản lý và điều hành doanh nghiệp.
Dới đây là một số báo cáo quản trị đặc trng của Công ty :
Báo cáo công nợ : đợc lập cho từng quý để cho các bộ phận, Ban giám đốc biết một
cách toàn diện tình hình kinh doanh, nguồn vốn công nợ, kết quả kinh doanh.
Bảng tổng hợp chi tiết các chỉ tiêu kế hoạch năm : gồm các chỉ tiêu về chi phí, về
doanh thu, lợi nhuận.
Bảng tổng kết về thu mua hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá
2. Nội dung tổ chức các phần hành kế toán của Công ty
HiPT
2.1. Kế toán mua hàng
Một đặc trng trong hoạt động kinh doanh của Công ty HiPT là kinh doanh các
mặt hàng thiết bị tin học, đó là những mặt hàng luôn luôn thay đổi và chủ yếu phải
mua từ nớc ngoài, với nhiều thiết bị mẫu mã đa dạng và mối quan hệ với các hãng máy
tính lớn có uy tín trên thế giới, Công ty luôn đảm bảo chất lợng mặt hàng kinh doanh
nhằm đáp ứng nhu cầu thị trờng. Công ty có mối quan hệ với các hãng máy tính lớn
nh : Hewlett-Packard, Oracle, Cisco, Epo, Microsoft Công ty luôn quan tâm xem
xét, theo dõi thị trờng để thực hiện việc mua hàng sao cho tiết kiệm chi phí, đạt doanh
thu cao.
Là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực mua bán hàng hoá,
Công ty HiPT rất quan tâm đến quy trình hạch toán chứng từ mua hàng. Bởi vì Công ty
nhận thức rõ một điều nếu ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, nếu quy trình
chặt chẽ và khép kín sẽ đảm bảo cho kế toán của Công ty có thể dễ dàng theo dõi quá
trình tăng giảm và thuận tiện cho việc hạch toán. Đồng thời có thể chi tiết quá trình
mua hàng một cách tốt nhất có thể để khi cần thông tin về hàng hoá, kế toán Công ty
có thể cung cấp số liệu một cách nhanh chóng.
Chứng từ sử dụng trong quá trình mua hàng gồm : hóa đơn GTGT, phiếu nhập
kho, phiếu mua hàng hoặc bảng kê phiếu mua hang, biên bản kiểm nhận, phiếu chi, uỷ
nhiệm chi. Các chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá nh : hợp đồng thơng
mại, tờ khai hàng nhập khẩu, chứng nhận bảo hiểm Có thể tóm tắt quy trình luân

chuyển chứng từ mua hàng của Công ty nh sau :
( Sơ đồ số 06 )
Nhân viên thuộc Phòng Kế toán Phòng triển
Nghiệp vụ khối kinh doanh dự án trởng khai
mua hàng (1) (2) (3) (4)
Đề nghị đợc mua Lập yêu Ký duyệt Thực hiện
hàng ( phiếu yêu cầu mua kế hoạch mua hàng
cầu mua hàng ) hàng mua hàng hoá
Tổ vật t
Nhập Xuất Tồn Thủ kho
(5) (6) Bảo quản
Lập biên bản Lập phiếu
kiểm nhận hàng nhập kho
Công ty mua hàng chủ yếu thông qua hai phơng thức là mua hàng trong nớc và
mua hàng nhập khẩu. Bộ máy quản lý của Công ty gồm cả các bộ phận chức năng và
bộ phận kinh doanh rất độc lập nên căn cứ vào đề nghị do trởng bộ phận ký sau đó
chuyển sang giám đốc Công ty ký duyệt vào phiếu đề nghị mua hàng, phiếu này đợc
chuyển cho phòng triển khai để thực hiện các thủ tục mua hàng. Sau khi hàng hoá về
đến Công ty đều phải tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi hàng hoá về
đến kho, ngời cung cấp hoặc nhân viên của phòng triển khai phải đem hoá đơn mua
hàng lên phòng kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra hoá đơn, đối chiếu
nội dung ghi trên hoá đơn với hợp đồng mua hàng đã ký kết về chủng loại, quy cách,
nếu đúng sẽ làm phiếu nhập kho (PNK). Sau đó nhân viên phòng triển khai sẽ cầm
PNK xuống kho đề nghị thủ kho cho nhập số hàng hoá đã mua về.
Trớc khi cho nhập hàng hoá phải đợc tiến hành kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm
gồm có : một đại diện của phòng kế toán (thờng là kế toán hàng hoá), một đại diện
phòng kỹ thuật và thủ kho. Ban kiểm nghiệm sẽ kiểm tra số lợng hàng hoá thiết bị thực
có, quy cách và phẩm chất hàng hoá. Nếu đợc đảm bảo thì sẽ lập biên bản kiểm
nghiệm hàng hoá và ký xác nhận vào phiếu nhập kho và đề nghị thủ kho cho nhập kho.
Phiếu nhập kho đợc chia thành 3 liên, trong đó 1 liên giao cho phòng kế toán tài

chính giữ, 1 liên giao cho nhân viên phòng triển khai, 1 liên thủ kho giữ. Thủ kho sử
dụng phiếu nhập kho để ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng rồi chuyển cho kế toán hàng
hoá.
( Biểu số 02 )
Hoá đơn GTGT
Liên 2 ( giao cho khách hàng )
Ngày 20 tháng 11 năm 2003 Số 54116
Đơn vị bán hàng : Công ty Falov thành phố Đà Nẵng
Địa chỉ : 54 Quang Trung, Đà Nẵng Số TK
Điện thoại : Mã số
Họ và tên ngời mua hàng : Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT
Đơn vị : Số TK
Địa chỉ : 152 Thuỵ Khê, Hà Nội Mã số : 0100105387
Điện thoại :
Hình thức thanh toán :
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x 2
1
2
3
Nhập connectorday telnet
Nhập Scan
Nhập Vei 8
Chiếc
Chiếc
Chiếc
20
15
1
138.168

7.884.000
12.632.751
2.763.360
118.260.000
12.632.751
Cộng tiền hàng
133.656.111
Thuế suất thuế GTGT 10%
13.365.611,1
Tổng cộng tiền thanh toán
147.021.722,1
Số tiền viết bằng chữ : một trăm bốn mơi bảy triệu không trăm hai mốt ngàn bảy trăm
hai hai phẩy một đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên, đóng dấu)
( Biểu số 03 )
biên bản kiểm nghiệm
Tên hàng hóa : 20 connectorday telnet Số : 832
15 Scan
01 Vei 8
Nơi giao : Anh Hải
Nơi nhận : Kho HHO
Ngày kiểm nghiệm : 22/11/2003
Kết quả kiểm nghiệm :
Số lợng 20 connectorday telnet
15 Scan
01 Vei 8
Kết luận chung :
Hàng đủ về số lợng ( theo chứng từ )
Chất lợng hàng hoá đạt yêu cầu

Trởng ban kỹ thuật Ngày 22 tháng 11 năm 2003
( ký , họ tên ) Kiểm nghiệm viên
( Biểu số 04 )
Phiếu nhập kho
( Ngày 22 tháng 11 năm 2003 ) Mẫu số : 01 VT
Số : 832
Nợ TK 156, 133
Có TK 331
Họ và tên ngời giao hàng : anh Tuấn Công ty Falov
Theo hoá đơn số 54116 ngày 20 tháng 11 năm 2003
Nhập tại kho HHO :

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật t
ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo
Chứng
từ
Thực
nhập
1 Nhập connectorday telnet Chiếc 20 20 138.168 2.763.360
Tiền thuế GTGT 10% 276.336
2 Scan Chiếc 15 15 7.884.000 118.260.000
Tiền thuế GTGT 10% 11.826.000
3 Nhập Vei 8 Chiếc 1 1 12.632.751 12.632.751
Tiền thuế GTGT 10% 1.263.275,1
Cộng 147.021.722,1
Số tiền viết bằng chữ : một trăm bốn mơi bảy triệu không trăm hai mơi mốt
nghìn bảy trăm hai hai phẩy một đồng chẵn.
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Giám đốc

(ký, họ tên) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên
)

Tài khoản sử dụng : chủ yếu TK 156, 111, 112, 331, 141.
Nguyên tắc hạch toán :
Mở chi tiết cho từng kho, từng mặt hàng, từng file máy tính cụ thể theo từng
đặc điểm, ký hiệu riêng có của mỗi loại máy tính, trị giá của hàng hoá tồn kho đợc
hạch toán tuân thủ theo nguyên tắc giá phí, giá thực tế. Khi xuất kho hàng hoá theo giá
thực tế chính là giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí phát sinh lấy từ bảng kê chi phí
hay các chứng từ chi phí.
Thanh toán tiền hàng
Căn cứ vào đề nghị thanh toán hàng có hồ sơ đi kèm ( hoá đơn, phiếu nhập
kho ), trởng bộ phận là phó giám đốc kiêm kế toán trởng ký sau đó chuyển cho kế toán
theo dõi công nợ, kế toán công nợ sẽ kiểm soát theo hai hớng :
Nếu khách hàng còn nợ HiPT thì đối trừ nợ.
- Ngợc lại kế toán ngân hàng làm thủ tục chuyển tiền qua ngân hàng trả tiền cho ng-
ời bán hoặc trả trực tiếp bằng tiền mặt.
Là doanh nghiệp thơng mại chuyên hoạt động kinh doanh máy tính, máy in
nên tổ chức quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp của Công ty đợc theo
dõi rất chặt chẽ và đảm bảo hợp lý, điều này thể hiện rất rõ qua sơ đồ
( Sơ đồ số 07 )

2.2. Kế toán chi tiết hàng hoá
Để đảm bảo hạch toán hàng hoá phù hợp với loại hình kinh doanh của Công ty,
kế toán chi tiết hàng hoá của Công ty HiPT đợc tiến hành theo phơng pháp thẻ song
song, tức là việc ghi sổ đợc tiến hành đồng thời cả kho và phòng kế toán.
- Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất hàng
hoá theo chỉ tiêu số lợng trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Để thuận tiện cho
việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý từng loại hàng hóa, kế toán mở cho mỗi
nhóm hàng hoá một quyển thẻ kho và mở cho cả năm. Trong mỗi quyển thẻ kho, mỗi

Sổ chi tiết thanh toán
với ngời bán
Nhật ký mua hàng Nhật ký chung
Sổ cái TK 331
Bảng tổng hợp chi tiết
thanh toán với nhà
cung cấp
Bảng cân đối số phát sinh
Chứng từ về mua hàng và thanh
toán với nhà cung cấp
Bảng báo cáo tài chính
loại hàng hoá đợc mở và ghi chép trên một tờ sổ nhất định. Số thứ tự của từng loại
hàng hóa trong từng quyển thẻ kho sẽ thống nhất với số thứ tự của từng loại hàng hoá
đó trên bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn.
Khi nhận đợc các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho thực hiện nhập xuất
hàng hoá sau đó ghi số lợng hàng hoá thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối ngày thủ
kho tính tồn kho và ghi vào thẻ kho của từng loại hàng hoá. Định kỳ (10 ngày) sau khi
ghi thẻ kho xong thủ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán cả thẻ kho và phiếu nhập kho,
phiếu xuất kho. Cuối tháng thủ kho tiến hành tính số tồn kho của từng loại hàng hoá.
- Tại phòng kế toán
Định kỳ kế toán hàng hoá xuống kho nhận thẻ kho và phiếu nhập kho và phiếu
xuất kho. Phòng kế toán sẽ tiến hành phân loại chứng từ theo phiếu nhập kho, phiếu
xuất kho và theo số thứ tự tăng dần sau đó kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho, số tồn
cuối kỳ trên thẻ kho nếu phù hợp sẽ điền bổ sung đơn giá, tiền nhập, tiền xuất, sau đó
kế toán trởng ký xác nhận. Để thuận tiện cho công tác hạch toán sau này kế toán hàng
hoá còn định khoản ngay trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho căn cứ vào hoá đơn
GTGT mua hàng hoá và phiếu chi. Cuối tháng trên cơ sở số liệu của từng thẻ kho, kế
toán sẽ chuyển số liệu này vào bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn nhóm hàng hoá tơng
ứng.
( Biểu số 05 )

THẻ KHO
Từ ngày 1/10 đến ngày 10/10
Tên kho : HHO kho Công ty
Stt Chứng từ Diễn giải Số l-
ợng
nhập
Số l-
ợng
xuât
Đơn giá Tiền
nhập
Tiền
xuất
SH NT
1
2
3

1/10
6/10
8/10

388
289
392

Nhập kho dàn
máy tính HP Brio
Nhập kho CO
BO6 máy tính HP

Xuất kho máy
tính HP Brio

10
5

3

7.500.000
13.877.142
7.500.000


Số lợng nhập :
Số lợng xuất :
Tồn cuối :
Ngày 10 tháng 10 năm 2003
Kế toán trởng Ngời lập biểu
(ký, họ tên) ( ký, họ tên )
Đối với hàng hoá nhập khẩu, quy trình thẻ kho cũng tơng tự. Quy trình hạch
toán hàng hoá theo phơng pháp thẻ song song đợc thể hiện qua sơ đồ sau :