BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
NGUYỄN TIẾN KIÊN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
-------------------------------

NGUYỄN TIẾN KIÊN

QUẢN TRỊ KINH DOANH

LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM VẬT TƯ CHO CÔNG TY NHIỆT
ĐIỆN NGHI SƠN 1 TRONG GIAI ĐOẠN ĐƯA VÀO VẬN HÀNH

LUẬN VĂN THẠC SỸ KỸ THUẬT
QUẢN TRỊ KINH DOANH

KHÓA 2013A

HÀ NỘI - 2015


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh “Lập kế hoạch mua
sắm vật tư cho Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn 1 trong giai đoạn đưa vào vận
hành" là cơng trình do Tơi tìm hiểu, nghiên cứu, khơng có sự sao chép hoặc sử
dụng các nội dung sẵn có trong các luận văn, đồ án khác. Các số liệu trong luận văn
là số liệu trung thực. Nếu các thầy cơ phát hiện có sự sao chép nội dung từ các luận
văn khác, tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm trước các thầy cơ giáo Viện Kinh tế và
Quản lý – Trường Đại học Bách khoa Hà Nội.
Hà Nội, ngày 18 tháng 10 năm 2015
Học viên

Nguyễn Tiến Kiên


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................... i
MỤC LỤC ................................................................................................................... i
DANH MỤC CÁC KÝ TỪ VÀ CHỮ VIẾT TẮT ................................................ iii
DANH MỤC CÁC BẢNG ....................................................................................... iv
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ................................................................................... v
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM VẬT TƢ
TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT ................................................................ 4
1.1. Khái niệm, vai trò và phân loại vật tƣ trong doanh nghiệp sản xuất ....... 4
1.1.1. Khái niệm ................................................................................................. 4
1.1.2.Vai trò của vật tư ....................................................................................... 4
1.1.3. Phân loại vật tư ......................................................................................... 4
1.2. Định mức tiêu hao vật tƣ ............................................................................... 6
1.2.1. Khái niệm, tác dụng và ý nghĩa của định mức tiêu hao vật tư ................. 6
1.2.2. Các phương pháp tính tốn định mức tiêu hao......................................... 7
1.3. Kế hoạch mua sắm vật tƣ trong doanh nghiệp ........................................... 8
1.3.1. Yêu cầu của công tác mua sắm vật tư trong sản xuất .............................. 8
1.3.2.Vai trị của cơng tác bảo đảm vật tư trong doanh nghiệp sản xuất ........... 9
1.3.3. Công tác lập kế hoạch mua sắm vật tư ................................................... 10
1.3.4. Công tác tổ chức mua sắm vật tư ........................................................... 20
1.3.5. Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư ........................................................... 21
1.3.6. Công tác tổ chức dự trữ vật tư ................................................................ 22
1.3.7. Công tác tổ chức nhập và quản lý vật tư ................................................ 31
1.3.8. Công tác tổ chức cấp phát vật tư ............................................................ 31
1.3.9. Cơng tác thanh, quyết tốn vật tư ........................................................... 33

1.4. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác mua sắm vật tƣ .................... 35
1.4.1. Khái niệm hiệu quả công tác mua sắm vật tư......................................... 35
1.4.2. Một số chỉ tiêu cơ bản đánh hiệu quả công tác mua sắm vật tư ............. 35
1.5. Các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác mua sắm vật tƣ của doanh nghiệp. 37
1.5.1. Các yếu tố thuộc mơi trường bên ngồi ................................................. 38
1.5.2. Các yếu tố thuộc mơi trường bên trong .................................................. 39
TĨM TẮT CHƢƠNG 1 .......................................................................................... 40
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM VẬT
TƢ TẠI CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN NGHI SƠN 1 ................................................ 41
2.1. Khái quát về Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn 1 ............................................ 41
2.1.1. Thông tin chung về Cơng ty ................................................................... 41
2.1.2. Q trình hình thành và phát triển của công ty Nhiệt điện Nghi Sơn 1 . 42
2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn 1 ................ 43
2.1.4. Đặc điểm công nghệ của Nhà máy nhiệt điện Nghi Sơn 1..................... 44
2.1.5. Đặc điểm phát điện của Nhà máy phát điện Nghi Sơn 1 ....................... 44
2.1.6. Quy trình sản xuất điện của nhà máy nhiệt điện Nghi Sơn1 .................. 49
2.1.7. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn 1 .... 50

i


2.2. Thực trạng công tác lập kế hoạch mua sắm vật tƣ tại công ty Nhiệt điện
Nghi Sơn 1............................................................................................................ 55
2.2.1. Các loại vật tư hàng hóa cần mua sắm tại Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn
1 những năm qua .............................................................................................. 55
2.2.2. Thực trạng công tác lập kế hoạch mua sắm vật tư tại công ty Nhiệt điện
Nghi Sơn 1 ........................................................................................................ 57
2.2.3. Thực tế mua sắm vật tư của Công ty trong những năm qua .................. 73
2.3. Các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác mua sắm vật tƣ của Công ty Nhiệt
điện Nghi Sơn 1 ................................................................................................... 74

2.3.1. Các nhân tố chủ quan ............................................................................. 74
2.3.2. Các nhân tố khách quan.......................................................................... 76
2.4. Đánh giá chung về Công tác mua sắm vật tƣ của Công ty Nhiệt điện
Nghi sơn 1 ............................................................................................................ 77
2.4.1. Kết quả đạt được..................................................................................... 77
2.4.2. Hạn chế và nguyên nhân của hạn chế..................................................... 77
TÓM TẮT CHƢƠNG 2 .......................................................................................... 81
CHƢƠNG 3 LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM VẬT TƢ NĂM CHO CÔNG TY
NHIỆT ĐIỆN NGHI SƠN 1 TRONG GIAI ĐOẠN ĐƢA VÀO VẬN HÀNH
2016 ........................................................................................................................... 82
3.1. Định hƣớng phát triển của Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn 1 trong giai
đoạn đƣa vào vận hành ...................................................................................... 82
3.2. Lập kế hoạch mua sắm vật tƣ cho Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn 1 năm
2016 ...................................................................................................................... 83
3.2.1. Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm của công ty năm 2016 ............... 83
3.2.2. Chọn nhà cung cấp vật tư cần mua sắm của công ty trong năm 2016 ... 93
3.3. Các nguồn lực đảm bảo thực hiện kế hoạch mua sắm vật tƣ cho Công ty
Nhiệt điện Nghi Sơn 1 năm 2016 ....................................................................... 97
3.3.1. Nguồn lực tài chính ................................................................................ 97
3.3.2. Nguồn nhân lực ...................................................................................... 97
3.3.3. Các kho bãi ............................................................................................. 98
3.4. So sánh kế hoạch mua sắm vật tƣ của đề tài với kế hoạch mua sắm của
cơng ty năm 2014............................................................................................... 100
TĨM TẮT CHƢƠNG 3 ........................................................................................ 101
KẾT LUẬN ............................................................................................................ 102
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................... Error! Bookmark not defined.

ii



DANH MỤC CÁC KÝ TỪ VÀ CHỮ VIẾT TẮT

EVNTPC Nghi Sơn 1

Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn 1

NĐNS1

Nhiệt Điện Nghi Sơn 1

QLDA

Quản lý dự án

VNĐ

Việt Nam đồng

iii


DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 2.1. Chủng loại vật tư phân theo vai trò và tác dụng trong sản xuất ...............55
Bảng 2.2. Bảng tổng hợp các loại vật tư phân theo nhà cung cấp ............................56
Bảng 2.3. Mức dự trữ tối đa các loại nhiên liệu của nhà máy .................................59
Bảng 2.4. Định mức tiêu hao một số loại nhiên liệu năm 2014 ................................60
Bảng 2.5. Nhiên liệu chính cho sản xuất năm 2014 ..................................................60
Bảng 2.6. Nhiên liệu cho các tháng phát hết công suất năm 2014 ...........................61
Bảng 2.7. Vật tư hóa chất tiêu hao năm 2014 ..........................................................61
Bảng 2.8. Vật tư dầu mỡ tiêu hao cho vận hành năm 2014 .....................................62

Bảng 2.9. Vật tư bi nghiền đá vôi cho vận hành năm 2014 ......................................65
Bảng 2.10. Nước ngọt cho vận vận hành năm 2014 .................................................65
Bảng 2.11. Vật tư, công cụ dụng cụ phục vụ sửa chữa năm 2014 ............................66
Bảng 2.12. Vật tư tiêu hao cho sửa chữa năm 2014 .................................................67
Bảng 2.13. Trình tự mua sắm vật tư của Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn 1 ................72
Bảng 2.14. Tổng hợp giá trị mua sắm vật liệu phụ theo khuyến cáo năm 2014 .......73
Bảng 2.15. Nhiên liệu sử dụng thực tế của nhà máy năm 2014 theo định mức .......74
Bảng 3.1. Xác định hệ số điều chỉnh định mức từ số liệu thực tế năm 2014 ..........87
Bảng 3.2. Xác định hệ số điều chỉnh định mức từ số liệu thực tế 9 tháng năm 2015
...................................................................................................................................88
Bảng 3.3. Xác định nhu cầu vật tư nhiên liệu năm 2016 .........................................89
Bảng 3.4. Tổng hợp so sánh của các năm theo tính toán của tác giả .......................90
Bảng 3.5. Nhiên liệu than và dầu tính cho năm 2016 ...............................................94
Bảng 3.6. Kế hoạch mua than và dầu của 3 nhà cung cấp trong năm 2016..............95
Bảng 3.7. So sánh kế hoạch mua sắm vật tư của đề tài với năm 2014 ...................100

iv


DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình 1.1. Các cấp độ kế hoạch ..................................................................................15
Hình 1.2: Hệ thống mua sắm vật tư theo điểm đặt hàng ...........................................24
Hình 1.3: Hệ thống mua sắm vật tư theo chu kỳ cố định mức dự trữ .......................26
Hình 1.4: Đồ thị của mơ hình Wilson .......................................................................29
Hình 2.1. Cơ cấu phát điện vào mùa mưa của Nhà máy Nhiệt điện Nghi Sơn 1 .....46
Hình 2.2. Cơ cấu phát điện vào mùa khô của Nhà máy Nhiệt điện Nghi Sơn 1 ......48
Hình 2.3. Quy trình cơng nghệ sản xuất của Nhà máy Nhiệt điện Nghi Sơn 1 ........49
Hình 2.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn 1 .......50
Hình 2.5. Cơ cấu nhiên liệu chính phục vụ sản xuất năm 2014 ................................58


v


Đại học Bách khoa Hà Nội

Luận văn Thạc sĩ QTKD
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài

Đảm bảo cung cấp dự trữ và sử dụng tiết kiệm các loại vật tư nói chung,
nguyên liệu, nhiên liệu nói riêng có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc cung cấp, dự trữ đồng bộ kịp thời và chính
xác nguyên liệu nhiên liệu là điều kiện có tính chất tiền đề của sự liên tục trong quá
trình sản xuất. Đảm bảo cung ứng, sử dụng tiết kiệm, dự trữ đầy đủ các loại vật tư
nhiên liệu cịn ảnh hưởng tích cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, nó ảnh
hưởng đến việc giảm giá thành đơn vị, tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh
nghiệp. Vì vậy phải thường xuyên định kỳ phân tích tình hình cung ứng, sử dụng,
dự trữ vật tư để kịp thời nêu những ưu nhược điểm trong công tác quản lý vật tư ở
doanh nghiệp.
Mua sắm vật tư là một lĩnh vực đặc biệt quan trọng, vì chi phí mua sắm vật
tư chiếm 60% chi phí sản xuất kinh doanh hàng năm của các đơn vị sản xuất điện
năng trong Tập đồn Điện lực Việt Nam. Cơng tác mua sắm vật tư hiệu quả không
chỉ đáp ứng kịp thời vật tư cho quá trình sản xuất mà cịn giảm lãng phí, tránh thất
thốt trong cơng tác từ khâu mua sắm, tới dự trữ và đưa vào sử dụng hợp lý đặc biệt
là trong quá trình chuyển giao từ xây dựng đưa vào vận hành thương mại.
Chính vì nhận thấy được tầm quan trọng và sự cần thiết phải có cơng tác
quản lý vật tư trong bất cứ một doanh nghiệp nào, kết hợp các kiến thức đã được
học và việc trau dồi kiến thức một cách hệ thống cho bản thân, với sự hướng dẫn
tận tình, chu đáo của TS. Nguyễn Văn Nghiến, tôi đã chọn và nghiên cứu đề tài
“Lập kế hoạch mua sắm vật tư cho Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn 1 trong giai

đoạn đưa vào vận hành” cho luận văn thạc sĩ.
2.Mục đích nghiên cứu của đề tài
Dựa vào thực tế mua sắm vật tư của Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn 1, đề tài
này nghiên cứu và đưa ra các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác lập kế hoạch và
phân tích công tác mua sắm vật tư tại Công ty. Nội dung đề tài tập trung vào các
vấn đề sau:
Nguyễn Tiến Kiên

1


Luận văn Thạc sĩ QTKD

Đại học Bách khoa Hà Nội

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về mua sắm vật tư trong doanh
nghiệp sản xuất.
- Phân tích thực trạng cơng tác mua sắm vật tư và đưa ra đánh giá những ưu,
nhược điểm của công tác mua sắm vật tư.
- Từ phân tích các thực trạng mua sắm vật tư những năm qua để lập kế hoạch
mua sắm vật tư cho Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn 1 trong giai đoạn đưa vào vận
hành.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Vật tư cung cấp cho sản xuất của Công ty Nhiệt điện
nghi sơn 1 rất nhiều chủng loại khác nhau, tuy nhiên số tiền mua sắm vật tư phục vụ
cho sản xuất chủ yếu là nhiên liệu than và dầu chiếm tỉ lệ rất lớn lên đến khoảng
97% tổng số tiền mua sắm. Do đó, đối tượng nghiên cứu của đề tài xin tập trung
nghiên cứu công tác lập kế hoạch mua sắm đối với mặt hàng Than và dầu tại công
ty nhiệt điện Nghi Sơn 1.
Với đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác lập kế hoạch mua sắm nhiên liệu

than và dầu, đề tài chủ yếu xem xét, đánh giá các nội dung: Công tác xây dựng định
mức tiêu hao; Công tác lập, duyệt kế hoạch mua sắm nhiên liệu than và dầu; Công
tác tổ chức mua sắm nhiên liệu than và dầu; Công tác tổ chức tiếp nhận nhiên liệu;
Công tác quản lý dự trữ nhiên liệu; Công tác tổ chức nhập kho và quản lý nhiên liệu
tại kho; Công tác tổ chức cấp phát nhiên liệu; Cơng tác quyết tốn nhiên liệu và các
nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nhiên liệu của Công ty nhiệt điện
Nghi Sơn 1.
Phạm vi nghiên cứu về không gian: Không gian được lựa chọn nghiên cứu là
tại Công ty nhiệt điện Nghi Sơn 1.
Phạm vi nghiên cứu về mặt thời gian: Thời gian được lựa chọn nghiên cứu là
khoảng thời gian 2014-2015
4. Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài
Việc nghiên cứu đề tài sử dụng các phương pháp quan sát, điều tra, tổng hợp,
so sánh, phân tích, đối chiếu kết hợp với việc sử dụng các bảng biểu số liệu minh
Nguyễn Tiến Kiên

2


Luận văn Thạc sĩ QTKD

Đại học Bách khoa Hà Nội

họa để làm sáng tỏ quan điểm về vấn đề nghiên cứu đã đưa ra.
5. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận văn gồm ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về lập kế hoạch mua sắm vật tư trong doanh
nghiệp sản xuất.
Chương 2: Thực trạng công tác lập kế hoạch mua sắm vật tư tại Công ty
Nhiệt điện Nghi Sơn 1

Chương 3: Lập kế hoạch mua sắm vật tư năm 2016 cho Công ty Nhiệt điện
Nghi Sơn 1 trong giai đoạn đưa vào vận hành

Nguyễn Tiến Kiên

3


Đại học Bách khoa Hà Nội

Luận văn Thạc sĩ QTKD
CHƢƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM VẬT TƢ TRONG
DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1. Khái niệm, vai trò và phân loại vật tƣ trong doanh nghiệp sản xuất
1.1.1. Khái niệm
Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành
đều đặn, liên tục thì phải thường xuyên đảm bảo các loại nguyên liệu, nhiên liệu,
công cụ… không chỉ đủ về số lượng, chủng loại, mà còn kịp thời về thời gian, đúng
qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật.
Đây là vấn đề bắt buộc nếu thiếu nó thì khơng thể có q trình sản xuất sản
phẩm. Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng
mới tồn tại được. Vật tư là yếu tố quan trọng nhất vì nó là yếu tố trực tiếp cấu tạo
nên thực thể sản phẩm. Vì vậy việc mua sắm vật tư hợp lý tạo điều kiện nâng cao
năng suất lao động, tiết kiệm vốn.
Vật tư là những đối tượng được dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp, hay nói cách khác vật tư là cái mà người lao động dùng sức lao
động và cơng cụ lao động của mình tác động vào và biến chúng thành những sản
phẩm hữu ích cho xã hội. Nguồn.

1.1.2.Vai trò của vật tƣ
Vật tư là một bộ phận quan trọng của tư liệu sản xuất vì vậy vật tư cũng là
một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất. Vật tư là tư liệu cần và quan
trọng để sản xuất ra sản phẩm. Ngoài ra, chất lượng vật tư có ảnh hưởng sâu sắc tới
chất lượng của sản phẩm sẽ sản xuất ra. Đây là yếu tố khiến các nhà quản lý vật tư
phải tính tốn, xem xét rất cẩn thận khi xác định nguồn hàng cho doanh nghiệp.
1.1.3. Phân loại vật tƣ
Vật tư bao gồm nhiều loại khác nhau, tùy vào cơng dụng, tính chất sử dụng
hoặc nguồn gốc xuất xứ mà phân loại vật tư:
1.1.3.1. Nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động tham gia vào quá trình sản xuất của
Nguyễn Tiến Kiên

4


Luận văn Thạc sĩ QTKD

Đại học Bách khoa Hà Nội

doanh nghiệp, bị biến đổi hoặc bị tiêu hao trong quá trình đó để tạo ra sản phẩm. Căn cứ
vào u cầu sản xuất, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
-

Nguyên vật liệu chính: là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham

gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản
phẩm. Khái niệm nguyên vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất
cụ thể.
-


Nguyên vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình

sản xuất, khơng cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật
liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngồi, tăng thêm chất
lượng của sản phẩm, hàng hóa hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm
thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu cơng nghệ, kỹ thuật, phục vụ
cho quá trình lao động.
-

Nhiên liệu: bao gồm các loại nguyên vật liệu cho nhiệt lượng ở thể

lỏng, khí, rắn như xăng dầu, than, hơi đốt phục vụ cho công nghệ sản xuất sản
phẩm.
-

Phụ tùng thay thế: là những sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy

móc thiết bị, phương tiện vận tải, cơng cụ, dụng cụ sản xuất.
-

Phế liệu: là các loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất sản

phẩm như phế liệu thu hồi khi thanh lý tài sản cố định.
-

Vật liệu khác: là các loại vật liệu phát sinh trong q trình sản xuất

sản phẩm ngồi các loại kể trên.
1.1.3.2. Công cụ, dụng cụ

Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động hoặc có giá trị nhỏ hoặc có thời
gian sử dụng ngắn được mua vào để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như:
dụng cụ lao động, đồ dung làm việc, hay đồ dùng bảo hộ lao động cho người lao
động.
1.1.3.3. Hàng hóa
Khác với nguyên vật liệu, hàng hóa là những đối tượng mua vào với mục
đích để bán ra và khơng qua chế biến cơng nghiệp. Hàng hóa bao gồm nhiều loại và
Nguyễn Tiến Kiên

5


Luận văn Thạc sĩ QTKD

Đại học Bách khoa Hà Nội

được phân theo:
-

Giá trị hàng hóa.

-

Căn cứ vào đặc điểm của hàng hóa lưu kho có thể phân loại theo các

tiêu chí khác nhau như hình dáng, kích thước, tính dễ vỡ hay khơng … để phân
chúng thành các nhóm khác nhau.
1.1.3.4. Theo tính chất sử dụng vật tƣ chia thành hai nhóm
-


Vật tư thơng dụng: gồm những vật tư dùng trong nhiều ngành.

-

Vật tư chuyên dùng là những vật tư dùng trong một ngành nào đó, như

vật tư dùng cho ngành y tế, nông nghiệp, đường sắt...
1.1.3.5. Theo nguồn gốc xuất xứ, vật tƣ còn đƣợc chia thành
-

Vật tư trong nước: là những loại vật tư được chế biến và sản xuất

trong nước.
-

Vật tư nước ngoài: là những loại vật tư được sản xuất tại nước ngoài

và nhập khẩu về.
1.2. Định mức tiêu hao vật tƣ
1.2.1. Khái niệm, tác dụng và ý nghĩa của định mức tiêu hao vật tƣ
Định mức tiêu hao là lượng vật tư tiêu hao lớn nhất cho phép không vượt quá
để sản xuất ra một sản phẩm. Đây là chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật rất quan trọng, muốn
mua sắm vật tư phải xây dựng định mức tiêu hao vật tư. Với mục đích là cấp phát
vật tư cho người lao động, để tìm biện pháp giảm mức tiêu hao vật tư (tức giảm giá
thành).
Để cơng tác mua sắm vật tư đạt hiệu quả thì người cấp phát vật tư phải biết
trong kho có số lượng bao nhiêu để lập kế hoạch mua sắm vật tư cho kỳ sau và quản
lý vật tư chặt chẽ, hạch toán tiêu hao vật tư. Định mức tiêu hao vật tư là quy định số
nguyên vật liệu, nhiên liệu, tối đa cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm
trong những điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch.

1.2.1.1. Định mức tiêu hao vật tƣ có những tác dụng sau
-

Định mức tiêu hao vật tư là cơ sở để tính các chỉ tiêu kế hoạch, cân

đối trong doanh nghiệp, từ đó xác định đúng đắn mối quan hệ mua bán và ký kết
Nguyễn Tiến Kiên

6


Luận văn Thạc sĩ QTKD

Đại học Bách khoa Hà Nội

hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các đơn
vị kinh doanh vật tư.
-

Định mức tiêu hao vật tư là một căn cứ để tổ chức cấp phát vật tư hợp

lý, kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất và nơi làm việc, đảm bảo cho
quá trình sản suất được tiến hành cân đối nhịp nhàng và liên tục.
-

Phấn đấu định mức tiêu hao vật tư là mục tiêu cụ thể thúc đẩy cán bộ

công nhân sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy
ra.
-


Định mức tiêu hao vật tư là thước đo trình độ tiến bộ khoa học kỹ

thuật và tổ chức sản xuất của doanh nghiệp.
-

Định mức tiêu hao vật tư có vị trí quan trọng trong lĩnh vực sản xuất

và kinh doanh. Nhưng điều quan trọng đối với cán bộ, công nhân viên chức trong
doanh nghiệp phải nhận thấy rằng: Định mức tiêu hao vật tư là một chỉ tiêu biến
động, phải ln ln được đổi mới và hồn thiện theo tiến bộ của khoa học kỹ
thuật, sự đổi mới và hoàn thiện của các mặt quản lý và trình độ lành nghề của
công nhân không ngừng được nâng cao.
1.2.1.2. Ý nghĩa của việc xác định định mức tiêu hao vật tƣ
-

Là cơ sở để khống chế tiêu dùng vật tư trong sản xuất.

-

Là cơ sở để hạ giá thành sản phẩm (giá thành).

-

Là cơ sở để tiết kiệm vốn lưu động định mức.

1.2.2. Các phƣơng pháp tính tốn định mức tiêu hao
Có nhiều phương pháp định mức tiêu hao vật tư, tùy theo từng đặc điểm kinh
tế kỹ thuật và điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp sản xuất để chọn một trong 3
phương pháp chủ yếu được áp dụng sau.

1.2.2.1. Phƣơng pháp tính tốn
Phương pháp này dựa vào việc tính tốn lý thuyết số lượng vật tư cần thiết để
sản xuất ra một đơn vị sản phẩm căn cứ vào bản vẽ, thơng số kỹ thuật, số lượng có
trên sản phẩm của chủng loại kỹ thuật.
Định mức tiêu hao vật tư i = Tiêu hao nguyên lý + Tổn thất hợp lý.
Nguyễn Tiến Kiên

7


Luận văn Thạc sĩ QTKD

Đại học Bách khoa Hà Nội

Tiêu hao nguyên lý = Số vật tư cân được hoặc đo được.
Tổn thất hợp lý được xác định trên cơ sở theo dõi quá trình sản xuất thực tế phát
hiện các hao hụt q mức từ đó tìm biện pháp loại trừ tổn thất bất hợp lý.
Khi dùng phương pháp này cần chú ý sao cho tiết kiệm vật tư nhưng vẫn
đảm bảo chất lượng sản phẩm.
1.2.2.2. Phƣơng pháp thống kê theo kinh nghiệm
Dựa vào các số liệu thống kê của kỳ thực tế phân tích và đánh giá các yếu tố
tiêu hao vật tư, xác định các tổn thất và phế liệu với từng nguyên công và cuối cùng
là xác định số lượng vật liệu cần thiết để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm bằng cách
bình quân gia quyền.
Muốn sử dụng phương pháp này người ta phải thống kê được lượng cấp phát
một cách chính xác trong một thời gian dài.
1.2.2.3. Phƣơng pháp thực nghiệm
Là phương pháp dựa trên kết quả của phịng thí nghiệm kết hợp với những
điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi và kết quả đã tính tốn để tiến hành
sản xuất thử nhằm xác định định mức cho kế hoạch.

1.3. Kế hoạch mua sắm vật tƣ trong doanh nghiệp
1.3.1. Yêu cầu của công tác mua sắm vật tƣ trong sản xuất
Như chúng ta đã biết vật tư là một trong ba yếu tố cấu thành của quá trình
sản xuất (sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động), nội dung cơ bản của
đối tượng lao động là vật tư. Nếu xét về mặt vật chất thì vật tư là yếu tố cấu thành
nên thực thể của sản phẩm, chất lượng sản phẩm. Chất lượng của các loại vật tư có
ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Xét về mặt giá trị thì tỷ trọng các yếu
tố vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Cịn xét về lĩnh vực vốn thì tiền
bỏ ra mua vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong vốn lưu động của các doanh nghiệp. Do
đó, việc đảm bảo vật tư trong sản xuất là yêu cầu cấp bách đặt ra đối với mọi đơn vị
sản xuất kinh doanh. Để đảm bảo vật tư trong sản xuất phải thực hiện tốt các yêu
cầu sau:
-

Đảm bảo cung cấp kịp thời vật tư cho sản xuất. Tính kịp thời là yêu

Nguyễn Tiến Kiên

8


Luận văn Thạc sĩ QTKD

Đại học Bách khoa Hà Nội

cầu về mặt lượng của sản xuất. Phải luôn đảm bảo để khơng xảy ra tình trạng
thiếu vật tư làm cho sản xuất bị gián đoạn.
-

Đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách của các loại


vật tư. Tính kịp thời phải gắn liền với đủ về số lượng và đúng về chất lượng. Đây
là một yêu cầu của công tác phục vụ. Nếu cung cấp kịp thời nhưng thừa về số
lượng và chất lượng không đảm bảo thì hiệu quả sản xuất sẽ khơng cao. Về mặt
quy cách và chủng loại cũng là yếu tố quan trọng, nếu cung cấp kịp thời, đủ số
lượng, đảm bảo chất lượng nhưng sai quy cách và chủng loại sẽ gây nhiều thiệt
hại cho sản xuất, thậm chí sản xuất cịn bị gián đoạn.
-

Đảm bảo cung cấp đồng bộ. Tính đồng bộ trong cung cấp cũng có ý

nghĩa tương tự như tính cân đối trong sản xuất. Tính đồng bộ hồn tồn khơng
phải là sự bằng nhau về số lượng mà đó chính là quan hệ tỷ lệ do định mức tiêu
hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm quyết định. Tính đồng bộ trong cung ứng
được thể hiện qua nội dung của kế hoạch tiến độ mua sắm vật tư.
1.3.2.Vai trị của cơng tác bảo đảm vật tƣ trong doanh nghiệp sản xuất
Đảm bảo vật tư trong sản xuất là một nội dung quan trọng trong công tác
quản lý doanh nghiệp. Thước đo để đánh giá trình độ bảo đảm vật tư trong sản xuất
chính là mức độ đáp ứng của 3 yêu cầu: cung cấp kịp thời, đảm bảo đủ số lượng,
chất lượng, quy cách, chủng loại và cung cấp đồng bộ.
Việc đảm bảo vật tư đầy đủ, đồng bộ, kịp thời là điều kiện tiền đề cho sự liên
tục của quá trình sản xuất, cho sự nhịp nhàng đều đặn của q trình sản xuất. Đó
chính là cơ sở để tăng năng suất lao động, tăng sản lượng, đáp ứng ngày càng đầy
đủ yêu cầu của thị trường về mặt số lượng. Bất cứ một sự không đầy đủ, kịp thời và
đồng bộ nào của vật tư đều có thể gây ra ngừng trệ sản xuất, gây ra sự vi phạm các
quan hệ kinh tế đã được thiết lập giữa các doanh nghiệp với nhau, gây ra sự tổn thất
trong sản xuất kinh doanh.
Vật tư được đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm góp phần quan trọng vào
việc nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, tạo điều kiện cho doanh nghiệp
duy trì và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, nhờ đó mà tăng doanh thu, tăng

Nguyễn Tiến Kiên

9


Luận văn Thạc sĩ QTKD

Đại học Bách khoa Hà Nội

quỹ lương và đời sống cán bộ công nhân viên không ngừng được cải thiện.
Đảm bảo vật tư trong sản xuất là vấn đề quan trọng để đưa các mặt quản lý đi
vào nề nếp và đạt hiệu quả cao như quản lý lao động, định mức, quỹ lương, thiết bị,
vốn... Đảm bảo sản xuất kinh doanh có lợi, tăng khả năng sinh lời của vốn, thực
hiện tốt các yêu cầu của quy luật tái sản xuất mở rộng bằng con đường tích tụ vốn.
Như vậy, cơng tác bảo đảm vật tư trong sản xuất có một vai trị hết sức quan
trọng trong quá trình sản xuất. Việc đảm bảo này ảnh hưởng đến năng suất của
doanh nghiệp, đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm đầu
tư, đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và
sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp.
1.3.3. Công tác lập kế hoạch mua sắm vật tƣ
1.3.3.1. Vai trị của cơng tác lập kế hoạch vật tƣ cho doanh nghiệp sản xuất
Lập Kế hoạch mua sắm vật tư là việc xác định chính xác khối lượng nhu cầu
vật tư, chi tiết, bán thành phẩm cần mua hoặc cần sản xuất cho từng năm.
Việc lập kế hoạch năm cho vật tư chính xác, đúng khối lượng, đúng thời
điểm yêu cầu là cơ sở quan trọng để duy trì lượng dự trữ vật tư ở mức thấp nhất,
giảm thiểu tồn đọng vốn... Điều này đòi hỏi công việc lập kế hoạch năm cho vật tư
phẩi hết sức chặt chẽ, chính xác cho từng loại vật tư.
Vai trò của việc lập kế hoạch vật tư:
 Giúp doanh nghiệp ứng phó với sự thay đổi của mơi trường: Mơi trường
ở đây có nghĩa là cả mơi trường bên trong và bên ngồi của doanh nghiệp. Mơi

trường của một doanh nghiệp trong một năm có thể có nhiều thay đổi. Trước khi lập
kế hoạch nói chung và Kế hoạch mua sắm vật tư nói riêng, doanh nghiệp phải
nghiên cứu và dự báo môi trường. Công việc này giúp doanh nghiệp có thể dự đốn
trước những biến động của mơi trường, từ đó doanh nghiệp sẽ lập ra một kế hoạch
phù hợp.
 Giảm thiểu thời gian, và lượng dự trữ nguyên vật liệu: Kế hoạch mua
sắm vật tư xác định chính xác số lượng vật tư cần mua, cần sử dụng của doanh
nghiệp ở từng thời điểm. Do đó, doanh nghiệp sẽ biết được chính xác lượng mà
Nguyễn Tiến Kiên

10


Luận văn Thạc sĩ QTKD

Đại học Bách khoa Hà Nội

doanh nghiệp cần dùng, từ đó, tránh được việc tồn đọng quá nhiều vật tư trong kho,
giảm được chi phí lưu kho và giảm được chi phí vốn lưu động trong doanh nghiệp.
 Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng vật tư: Các chi tiết vật tư
dù là rất nhỏ, được sử dụng với số lượng ít nhưng khi lập kế hoạch vật tư, người lập
kế hoạch phải tính đến cả những chi tiết đó để khi cơng việc sản xuất cần đến là
doanh nghiệp sẵn sàng cung ứng, tránh phải chờ đợi, làm gián đoạn cả quy trình sản
xuất chỉ vì những chi tiết rất nhỏ, hoặc để tránh thiếu vật tư mà làm ảnh hưởng đến
chất lượng sản phẩm từ đó làm giảm hiệu quả của việc sản xuất kinh doanh.
1.3.3.2. Nội dung của kế hoạch năm cho vật tƣ
Kế hoạch năm cho vật tư gồm ba nội dung chính sau đây:
- Xác định tổng nhu cầu vật tư.
- Xác định nhu cầu vật tư cần dự trữ.
- Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm.

a. Xác định tổng nhu cầu vật tư
Để xác định được tổng nhu cầu vật tư trong năm, trước hết doanh nghiệp
phải xác định được định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm từ đó để làm
căn cứ lập kế hoạch số lượng vật tư cần dùng, cần mua một cách hợp lý nhất.
- Định mức tiêu hao vật tư là lượng vật tư tiêu hao lớn nhất cho phép để sản
xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành 1 khối lượng công việc nhất định
trong một điều kiện tổ chức và kĩ thuật đã được xác định
Trong doanh nghiệp, định mức tiêu hao vật tư giữ một vai trò quan trọng.
Đối với với việc sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật tư là căn cứ để cấp phát
vật tư cho từng đơn vị sản xuất, đảm bảo cho việc sản xuất được tiến hành cân đối,
liên tục. Đối với công tác lập kế hoạch vật tư, định mức tiêu hao vật tư vừa là căn
cứ để tính nhu cầu vật tư, vừa là căn cứ để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cung
ứng vật tư, cân đối các bộ phận kế hoạch khác có liên quan...
Định mức tiêu hao vật tư có thể được tính theo nhiều cách khác nhau. Mỗi
cách tính có ưu và nhược điểm riêng. Tuy từng doanh nghiệp và điều kiện sản xuất

Nguyễn Tiến Kiên

11


Đại học Bách khoa Hà Nội

Luận văn Thạc sĩ QTKD

của doanh nghiệp mà có cách tính định mức tiêu hao phù hợp. Tuy nhiên, định mức
tiêu hao vật tư phải đảm bảo được tính chính xác, khoa học và thực tiễn.
Có một số cách tính định mức tiêu hao vật tư như sau:
- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thống kê kinh nghiệm: là
xác định định mức tiêu hao vật tư dựa vào số liệu thống kê về mức tiêu hao vật tư

bình quân của kỳ trước, kết hợp với các điều kiện tổ chức sản xuất của kì kế hoạch
và kinh nghiệm của cán bộ quản lý. Phương pháp này có ưu điểm là việc tính tốn
rất đơn giản, dễ vận dụng. Tuy nhiên định mức tiêu hao vật tư tính theo phương
pháp này khơng được chính xác vì nó cịn phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của người
cán bộ.
- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thực nghiệm: Là phương
pháp xây dựng định mức tiêu hao dựa vào kết quả của phịng thí nghiệm hay thử
nghiệm trong điều kiện sản xuất để điều chỉnh cho sát với thực tế. Phương pháp này
cho kết quả khá chính xác tuy nhiên việc tính định mức theo phương pháp này trong
điều kiện thử nghiệm nên khó có thể giống với điều kiện sản xuất thực tế và chi phí
rất tốn kém, mất nhiều thời gian...
- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp tính tốn phân tích: Là
phương pháp tính định mức tiêu hao vật tư dựa trên các công thức kỹ thuật và các
tiêu chuẩn định mức do nhà nước ban hành hoặc các kết quả do nhà chế tạo thử
nghiệm rồi kết hợp với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến định mức tiêu hao
trong điều kiện thực tế để tiến hành điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện sản xuất.
Phương pháp này rất chính xác vì vừa kết hợp được việc thử nghiệm với điều kiện
sản xuất thực tế.
 Tổng nhu cầu vật tư là lượng vật tư dự kiến trong năm kế hoạch mà
chưa tính đến lượng vật tư dự trữ hiện có hay lượng vật tư sẽ tiếp nhận được. Khi
tính tổng nhu cầu vật tư, doanh nghiệp dựa vào kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp,
và định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm và tính theo cơng thức sau:
n

V
Nguyễn Tiến Kiên

i

=∑

Q
j =1

j

D

ij

12


Đại học Bách khoa Hà Nội

Luận văn Thạc sĩ QTKD
Trong đó: Vi là tổng nhu cầu vật tư i

Dij là định mức tiêu hao vật tư i cho một đơn vị sản phẩm j
Qj là số lượng sản phẩm j theo kế hoạch sản xuất
n là số chủng loại sản phẩm có dùng vật tư i
b. Xác định nhu cầu dự trữ vật tư:
Trong khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải tính được hợp lý
số lượng vật tư cần dự trữ. Doanh nghiệp không thể sản xuất đến đâu, mua sắm vật
tư đến đấy vì như vậy sẽ có những trở ngại xảy ra như khơng có đủ thời gian chuẩn
bị vật tư cho sản xuất, khơng chủ động trong sản xuất vì phải chờ đợi vật tư, việc
cung ứng vật tư cho sản xuất có thể xảy ra bất trắc khiến cho việc sản xuất bị đình
trệ, điều này sẽ dẫn đến doanh nghiệp sẽ không thực hiện đúng hợp đồng giao hàng
cho khách hàng, làm giảm uy tín của doanh nghiệp... Do vậy, để đảm bảo chắc chắn
cho hoạt động sản xuất của năm sau, ngay từ khi lập kế hoạch cho vật tư của năm
nay, doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ vật tư cuối năm để đảm bảo cho hoạt

động sản xuất của đầu kì kế hoạch sau được tiến hành nhịp nhàng, không bị gián
đoạn.
Khi lập kế hoạch dự trữ vật tư, doanh nghiệp phải đảm bảo đủ số lượng vật
tư để sản xuất có thể tiến hành liên tục. Tuy nhiên, việc dự trữ nhiều sẽ làm ứ đọng
vốn, làm tăng chi phí lưu kho, từ đó đẩy giá thành sản phẩm tăng lên. Do đó, doanh
nghiệp phải có sự kết hợp hài hoà để việc dự trữ vật tư đủ cho sản xuất với chi phí
thấp nhất có thể.
c. Nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm kế hoạch:
Nhu cầu vật tư cần mua sắm là lượng vật tư cần mua bổ xung trong năm kế hoạch.
Nhu cầu vật tư cần mua sắm được tính theo cơng thức sau
Nhu cầu mua sắm
vật tư

=

Tổng nhu cầu
vật tư

-

Tồn đầu kì

+

Dự kiến tồn
cuối kì

Tồn đầu kì là số lượng vật tư đang có ở thời điểm bắt đầu của năm kế hoạch.
Lượng tồn đầu kì của kì này chính là lượng tồn cuối kì của kì trước.
Nguyễn Tiến Kiên


13


Luận văn Thạc sĩ QTKD

Đại học Bách khoa Hà Nội

Kế hoạch mua sắm vật tư là một bộ phận của kế hoạch sản xuất kinh doanh
hàng năm của doanh nghiệp. Kế hoạch mua sắm vật tư được các doanh nghiệp lập
ra vào đầu năm nhằm xác định chính xác lượng vật tư cần mua sắm hay cần dự trữ
trong năm cho doanh nghiệp.
Kế hoạch năm vật tư có một vai trị rất quan trọng trong doanh nghiệp. Bất
kì một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng cần có vật tư. Mỗi doanh nghiệp
có đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn loại vật tư khác nhau. Nếu thiếu chỉ một loại
vật tư dù là nhỏ sẽ làm gián đoạn việc sản xuất, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất
kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp.
Rõ ràng, vật tư quyết định đến sự tồn tại và phát triển của sản xuất. Việc
quản lý tốt vật tư trong doanh nghiệp, lập kế hoạch năm cho các loại vật tư thật
chính xác là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp có thể đảm bảo chất lượng của sản
phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho
doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của Kế hoạch mua sắm vật tư rất quan trọng vì số lượng vật tư của
các doanh nghiệp là rất lớn. Nhiệm vụ của Kế hoạch mua sắm vật tư là phải đảm
bảo được đủ số lượng vật tư cho sản xuất, giảm thiểu tối đa tồn đọng vật tư nhằm
tiết kiệm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp.
Kế hoạch mua sắm vật tư được thiết lập dựa trên cơ sở của kế hoạch sản xuất
và tiêu thụ sản phẩm, đồng thời căn cứ vào kế hoạch xây dựng và sửa chữa lớn
TSCĐ và kế hoạch khoa học công nghệ để xác định năng lực của doanh nghiệp
trong năm và các định mức tiêu hao vật tư cho các đơn vị sản phẩm. Các chỉ tiêu

của Kế hoạch mua sắm vật tư được phản ánh trong kế hoạch tài chính và kế hoạch
giá thành sản phẩm bởi vì, giá thành vật tư ảnh hưởng trực tiếp lên giá thành sản
phẩm.
Kế hoạch mua sắm vật tư là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế hoạch
sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Do đó, trước khi lập kế hoạch năm cho
vật tư, doanh nghiệp phải xem xét các mối liên hệ giữa Kế hoạch mua sắm vật tư và

Nguyễn Tiến Kiên

14


Đại học Bách khoa Hà Nội

Luận văn Thạc sĩ QTKD

các loại hình kế hoạch khác để có thể thu thập đầy đủ thơng tin, nhằm lập được một
kế hoạch chính xác nhất.
Căn cứ vào sứ mệnh của doanh nghiệp, tức là lĩnh vực hoạt động, vai trị và
vị trí của doanh nghiệp trong mơi trường hoạt động của nó, người ta quản lý doanh
nghiệp bằng 2 cấp kế hoạch là: Kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp:

Sứ mệnh của doanh nghiệp

Các kế hoạch chiến lược

Các kế hoạch tác nghiệp

Hình 1.1. Các cấp độ kế hoạch
- Các kế hoạch chiến lược được thiết lập nhằm xác định các mục tiêu tổng

thể cho tổ chức
- Các kế hoạch tác nghiệp được thiết lập nhằm cụ thể hoá các kế hoạch chiến
lược thành các hoạt động hàng năm, hàng quý hay hàng tháng cho tổ chức. Kế
hoạch tác nghiệp bao gồm: Kế hoạch nhân cơng, kế hoạch tài chính, kế hoạch vật
tư, kế hoạch sản xuất...
Kế hoạch mua sắm vật tư và các kế hoạch tác nghiệp khác đảm bảo cho mọi
người đểu nắm bắt được mục tiêu của tổ chức. Đồng thời, các kế hoạch này quy
định rõ trách nhiệm của từng người trong các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đã
đề ra.
1.3.3.3. Quy trình lập kế hoạch mua sắm vật tƣ
Lập kế hoạch là việc xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để
đạt mục tiêu đó
Nguyễn Tiến Kiên

15


Luận văn Thạc sĩ QTKD

Đại học Bách khoa Hà Nội

Quy trình lập Kế hoạch mua sắm vật tư cũng là một quy trình xác định các
mục tiêu cho vật tư và lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu. Có thể nói
tóm tắt quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư trong các bước sau đây:
Bước 1: Nghiên cứu và dự báo
Bước 2: Xác định các mục tiêu
Bước 3: Lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu
a. Nghiên cứu và dự báo:
Nghiên cứu và dự báo là công việc đầu tiên của bất cứ công tác lập kế hoạch
nào trong doanh nghiệp. Để lập được kế hoạch, chúng ta phải hiểu biết về thị

trường, về môi trường mà doanh nghiệp chúng ta đang hoạt động, về các điểm
mạnh điểm yếu của doanh nghiệp.
Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cũng phải tiến hành nghiên cứu
và dự báo mơi trường ngồi, mơi trường bên trong doanh nghiệp...
- Nghiên cứu và dự báo môi trường bên ngồi: Việc lập kế hoạch năm cho
vật tư có liên quan chặt chẽ tới kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm đó của
doanh nghiệp, do đó, trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cần nghiên cứu về
thị trường vật tư, dự báo mức tiêu thụ sản phẩm trên thị trường, dự báo số lượng các
đơn đặt hàng của khách hàng... để từ đó có thể dự báo được lượng vật tư mà doanh
nghiệp cần có trong năm kế hoạch.
- Nghiên cứu và dự báo môi trường bên trong: Là việc nghiên cứu và dự báo
về các năng lực của doanh nghiệp, doanh nghiệp có khả năng sản xuất ra bao nhiêu
sản phẩm... để từ đó xác định được chính xác lượng vật tư mà doanh nghiệp cần
dùng. Doanh nghiệp cũng cần phải nghiên cứu và dự báo về những vấn đề có thể
xảy ra đối với vật tư trong doanh nghiệp như vật tư bị hư hại do bốc xếp, vận
chuyển...
b. Thiết lập các mục tiêu
Mục tiêu của bất cứ loại kế hoạch nào cũng cần phải được lượng hoá. Đối
với kế hoạch năm cho vật tư, mục tiêu của việc lập kế hoạch là việc xác định được
chính xác số lượng của từng loại vật tư. Bao gồm:
Nguyễn Tiến Kiên

16


Luận văn Thạc sĩ QTKD

Đại học Bách khoa Hà Nội

- Nhu cầu vật tư cần dùng cho sản xuất.

- Nhu cầu vật tư cần dự trữ vào cuối kì kế hoạch.
- Nhu cầu mua sắm vật tư trong kì kế hoạch.
c. Lựa chọn các phương thức, công cụ để đạt được mục tiêu
Lựa chọn nhà cung cấp vật tư để có được vật tư: Theo quy luật của thị
trường, có cầu về vật tư thì sẽ có cung về vật tư. Trên thị trường, có rất nhiều nhà
cung ứng vật tư cho 1 doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải chọn lựa cho mình
một hay nhiều nhà cung ứng vật tư tốt nhất.
- Nếu chọn một nhà cung ứng vật tư, doanh nghiệp sẽ có nhiều thuận lợi như
giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng có mối quan hệ ổn định lâu dài, tin tưởng lẫn
nhau... do đó thuận tiện cho việc quản lý, và dễ dàng giải quyết khi có mâu thuẫn
xảy ra. Tuy nhiên doanh nghiệp nếu chọn một nhà cung ứng vật tư sẽ gặp rủi ro cao.
- Nếu doanh nghiệp chọn nhiều nhà cung ứng: do các nhà cung ứng vật tư có
sự cạnh tranh với nhau nên dễ dàng được giảm giá, việc cung ứng đảm bảo an toàn
cao... Tuy nhiên việc chọn nhiều nhà cung ứng sẽ rất dễ xảy ra mâu thuẫn giữa các
nhà cung ứng...
Do đó, doanh nghiệp nên chọn số lượng nhà cung ứng vật tư ở một mức độ
nhất định, nên chọn người cung ứng ở gần doanh nghiệp, là những nhà cung ứng tin
cậy...
Lựa chọn các nguồn lực để đạt được mục tiêu:
Khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải lựa chọn các công cụ để
đạt được mục tiêu. Các cơng cụ đó bao gồm các mơ hình lý thuyết, các cơng cụ tài
chính, nguồn nhân lực, vật lực...
- Tài chính: Đây là một cơng cụ quan trọng. Công việc mua sắm vật tư không
thể thiếu nguồn lực tài chính. Do đó, khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp phải tính
đến giá cả của vật tư, sau đó xem xét đến các kế hoạch tài chính của doanh nghiệp
để có thể xác định lượng tiền chi cho vật tư của doanh nghiệp trong năm một cách
hợp lý.

Nguyễn Tiến Kiên


17


Đại học Bách khoa Hà Nội

Luận văn Thạc sĩ QTKD

- Nguồn nhân lực: Các cán bộ làm công tác mua sắm vật tư là công cụ quan
trọng để đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện đúng kế hoạch vật tư. Ngồi ra,
nguồn nhân lực cịn có các cán bộ quản lý kho, cán bộ làm công tác lập kế hoạch
chịu trách nhiệm thường xuyên theo dõi việc thực hiện Kế hoạch mua sắm vật tư
trong doanh nghiệp.
- Các kho bãi: Để phục vụ công tác bảo quản và dự trữ vật tư thì hệ thống
kho bãi của doanh nghiệp phải thật chắc chắn, đảm bảo được chất lượng của vật tư
trong quá trình bảo quản.
- Phương tiện vận chuyển: Doanh nghiệp lựa chọn những phương tiện vận
chuyển hợp lý sao cho đảm bảo được chất lượng của vật tư trong q trình vận
chuyển, đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển vật tư.
d. Các công cụ lập kế hoạch vật tư:
Khi lập kế hoạch vật tư, ngồi các cơng cụ như tiềm lực của doanh nghiệp
cịn có các mơ hình lý thuyết để doanh nghiệp có thể dựa vào đó để lập kế hoạch
năm cho doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng hơn.
Có rất nhiều mơ hình có thể phục vụ cơng tác lập kế hoạch năm cho vật tư
như. Trong phần này, ta xem xét 2 mơ hình phổ biến, hay được sử dụng trong giai
đoạn hiện nay:
- Mơ hình quản trị hàng dự trữ
- Mơ hình JIT (Just in time)....
*Mơ hình quản trị hàng dự trữ:
Mơ hình này đưa ra giả thiểt rằng nhu cầu vật tư biết trước và khơng đổi, các
chi phí liên quan đến vật tư chỉ có chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng, và sự thiếu

hụt vật tư hồn tồn khơng xảy ra nếu như các đơn đặt hàng được thực hiện đúng.
Với những giả thiết trên, lượng dự trữ vật tư tối ưu được tính theo cơng thức
sau:

Q
Trong đó:

i

=

2 DS
H

Q là lượng dự trữ vật tư i tối ưu

Nguyễn Tiến Kiên

18