LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ
DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.
I / SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC TỐT CÔNG TÁC KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP
SẢN XUẤT
1. Vị trí (vai trò )của vật liệu và công cụ dụng cụ trong hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Nền kinh tế nước ta đang chuyển hoá từ nền kinh tế còn nhiều tính chất
tự cấp tự túc trước đây thành nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần. Cơ
chế quản lý kinh tế cũng chuyển hoá từ (nền)cơ chế quản lý hành chính
bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Trong thời kỳ
chuyển hoá này hoạt động sản xuất kinh doanh được mở rộng và phát triển
mạnh mẽ góp phần tích cực vào việc thúc đẩy sản xuất trong nước cả về
mặt số lượng và chất lượng hàng hoá nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng
ngày càng cao của mọi tầng lớp dân cư góp phần mở rộng giao lưu hàng
hoá, các quan hệ buôn bán trong và ngoài nước. Để hoạt động sản xuất
kinh doanh được mở rộng và phát triển mạnh mẽ thì một trong những điều
kiện cần thiết không thể thiếu được đó là đối tượng lao động mà tiêu biểu
là vật liệu, công cụ dụng cụ.
Trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung thì vật liệu, công cụ dụng
cụ là tài sản dự trữ và phục vụ cho sản xuất thuộc tài sản lưu động được
thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất
là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm trong các doanh nghiệp sản
xuất. Chi phí về vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm một tỷ trọng khá lớn
trong cơ cấu giá thành sản xuất sản phẩm, đồng thời là một bộ phận dự trữ
sản xuất quan trọng nhất của doanh nghiệp. Khác với tài sản cố định ở chỗ
vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, giá trị củ nó
chuyển dịch hết vào giá thành sản phẩm được tao ra trong quá trình tham
gia sản xuất dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc
bị biến đổi từ hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể vật chất sản
phẩm.

Vì vật liệu có vai trò, vị trí quan trọng như vậy trong sản xuất kinh
doanh nên doanh nghiệp phải có biện pháp tổ chức tốt công tác quản lý và
hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ ngăn
ngừa các hiện tượng hao hụt, mất mát, lẵng phí vật liệu qua các khâu của
quá trình sản xuất có ý nghĩa lớn trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá
thành sản phẩm, tiết kiệm vốn .
Công cụ dụng cụ cũng có một vị trí rất quan trọng trong việc tạo ra sản
phẩm, nó là những tư liệu không thể thiếu được trong việc sản xuất về mặt
giá trị và thời gian sử dụng qui định nó không đủ tiêu chuẩn được xếp vào
tài sản cố định (giá trị <5000000đ, thời gian sử dụng < 1 năm). Bởi vậy
công cụ dụng cụ mang đầy đủ tính chất, đặc điểm như tài sản cố định hữu
hình (tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị hao mòn dần
trong quá trình sử dụng giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc
hư hỏng ).
Do công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, chóng hao mòn và hư hỏng đòi hỏi
phải thay thế và bổ sung thường xuyên nên đưoc xếp vào tài sản cố định
được mua sắm bằng vốn lưu động của doanh nghiệp như đối với nguyên
vật liệu.
Qua những đặc điểm trên của công cụ dụng cụ làm cho viêc quản lý và hạch toán không
hoàn toàn giống như quản lý và hạch toán tài sản cố địnhvà được hạch toán như nguyên vật
liệu. Điều này thể hiện rõ nhất ở khâu quản lý, tổ chức và hạch toán về hiện trạng công cụ lao
động từ khi xuất dùng dến khi bị hư hỏng như phương pháp hạch toán giá trị hao mòn của công
cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
2. Đặc điểm và yêu cầu của quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ
Từ vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh nhưng vật liệu ,công cụ dung cụ
thường xuyên biến động vì nó được thu mua từ nhiều nguồn, nhiều nơi khác nhau và xuất dùng
cho nhiều đối tượng sử dụng cho nên để quản lý được vật liệu, công cụ dụng cụ thúc đẩy việc
cung ứng kịp thời, đồng bộ những vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất. Các doanh nghiệp
thường xuyên phải tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo
sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Xuất phát từ đó thì việc quản lý kiểm tra vật

liệu, công cụ dụng cụ là điều kiện quan trọng không thể thiếu được. Đó là việc kiểm tra, giám
sát chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu-công cụ dụng cụ ngăn ngừa các hiện tượng
hư hao mất mát lẵng phí trong tất cấcc khâu của quá trình sản xuất qua đó góp phần giảm bớt
chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, hạ bớt chi phí sản xuất giá thành sản phẩm .
Đồng thời qua việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ giúp cho kế toán nắm được một cách
chính xác, kịp thời về số lượng, chất lượng và giá thành thực tế từng loại vật liệu, công cụ
dụng cụ xuất kho, nhập kho. Tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn
có tác dụng tính toán, kiểm tra giám sát và đôn đốc tình hình thu mua dự trữ và tiêu hao, qua
đó phát hiện và sử lý kịp thời việc thừa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất ngăn ngừa những trường
hợp sử dụng lãng phí vật liệu, công cụ dụng cụ trên cơ sở cung cấp thông tin, số liệu phục vụ
công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ đó chính là nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tóm lại quản lý vật liệu từ khâu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ vật liệu ,công cụ dụng
cụ là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp. Việc tổ chức
kho hàng bến bãi trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thưc hiện đúng chế độ bảo quản đối
với từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ tránh hư hỏng mất mát, đảm bảo an toàn là một trong
các yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải thực
hiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí vật
liệu trong giá thành sản phẩm tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp khâu dự trữ, doanh
nghiệp phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá
trình sản xuất kinh doanh được bình thường không bị ngưng trệ, gián đoạn. Để đáp ứng được
các yêu cầu quản lý sao cho đầy đủ chặt chẽ và chính xác thì việc áp dụng đúng đắn và đầy đủ
về chế độ ghi chép ban đầu, mở các sổ kế toán, thẻ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ theo đúng
chế độ đúng phương pháp qui định, phù hợp với thực chất của mỗi cơ sở kiểm kê đánh giá .
3 . Nhiệm vụ kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ
Tổ chức ghi chép ,phản ánh chính xác , kịp thời số lượng ,chất lượng giá thành, giá trị kinh
tế của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ nhâp - xuất tồn kho, tiêu hao sử dụng cho sản xuất.
Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ hướng dẫn kiểm
tra việc chấp hành nguyên tác, thủ tục nhập xuất.
Kiểm tra thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự chữ và tiêu hao vật liệu, công cụ dụng

cụ phát hiện xử lý kịp thời.
II - NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở DOANH
NGHIỆP SẢN XUẤT
1 Phân loại vật liệu công cụ dung cụ
Để dễ dàng cho việc hoạch toán chúng ta phân loại như sau:
1.1 -Phân loại vật liệu
Tuỳ theo loại hình sản xuất của từng ngành mà ta phân loại :
a/ Căn cứ vào nôi dùng kinh tế và kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu
được chia thành :
- Nguyên vật liệu chính:(Bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài) là những nguyên liệu, vật
liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ làm thành phần chủ yếu cấu thành thực thể vật chất
của sản phẩm như ruột lợn, thịt lợn trong các doanh nghiệp chế biến xúc xích, như sắt thep
trong các doanh nghiệp chế tạo máy cơ khí, xây dựng cơ bản, bên trong doanh nghiệp kéo sợi ,
sợi trong doanh nghiệp dệt, vải trong doanh nghiệp may.
- Bán thành phẩm mua ngoài là những chi tiết ,bộ phận sản phẩm do đơn vị khác sản xuất
ra, doanh nghiệp mua về để lắp giáp hoặc gia công tạo ra sản phẩm .
- Vật liệu phụ là những vật liệu tham gia vào sản xuất không cấu thành thực thể chính của
sản phẩm mà có tác dụng phụ như làm tăng chất lượng sản phẩm, tăng giá trị sử dụng của sản
phẩm VD: Thuốc nhuộm , tẩy trong doanh nghiệp dệt, sơn vật liệu trong doanh nghiệp sản
xuất, gia vị, phụ gia trong các doanh nghiệp chế biến thực phẩm .
- Nhiên liệu là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong quá trình sản xuất
kinh doanhvề thực chất nhiên liệu tham gia vào sản xuất cũng chỉ coi là vật liệu phụ nhưng do
tác động lý hoá và do tác dụng của nó nên cần quản lý và hạch toán riêng, nhiên liệu có thể tồn
tại ở thể rắn như than, củi, thể lỏng như xăng dầu, ở thể khí như hơi đốt .
- Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc mà doanh nghiệp mua về phục vụ
cho việc thay thế các bộ phận của phương tiện vận tải, máy móc thiết bị như vòng bi,vòng
đệm, xăm lốp.
- Thiết bị xây dựng cơ bản và vật kết cấu: Cả hai loại thiết bị này đều là cơ sở chủ yếu hình
thành nên sản phẩm xây lắp nhưng chúng khác với vật liệu xây dựng nên được xếp vào loại
riêng.

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị đựơc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản
(Bao gồm cả thiết bị cần lắp và không cần lắp) như thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gió, thiết bị
truyền hơi ấm .
- Vật kết cấu: Là những bộ phận của sản phẩm xây dựng cơ bản mà doanh nghiệp xây dựng
tự sản xuất hoặc mua của doanh nghiệp khác để lắp và công trình xây dựng như vật kết cấu bê
tông đúc sẵn vật kết cấu bằng kim loại.
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh ký tài sản, có thể
sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch sắt)
- Vật liệu khác : Bao gồm các loại vật liệu như vật liệu đặc chủng, các loại vật liệu loại ra
trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, vật liệu thu nhặt đựơc, phế liệu thu hồi trong quá
trình thanh lý tài sản cố định doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia
thành từng nhóm, từng thứ, từng qui cách.
b/ Căn cứ vào mục đích công dụng của từng loại vật liệu cũng như nội dung qui định phản
ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp đựoc chia thành:
• Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm
• Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như: Phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất,
bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu chia thành: vật liệu nhập kho mua ngoài tự gia công chế
biến, nhận góp vốn liên doanh, vật liệu thu nhặt.
1.2- Phân loại công cụ dụng cụ
Tương tự như vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất khác nhau cũng
sự phân chia khác nhau, song nhìn chung công cụ dụng cụ được chia thành các loại sau:
• Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất
• Dụng cụ đồ nghề
• Dụng cụ quản lý
• Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động
• Khuôn mẫu đúc các loại
• Lán trại
Các loại bao bì dùng đựng hàng hoá vật liệu
Trong công tác quản lý công cụ dụng cụ được chia thành 3 loại:

• Công cụ dụng cụ lao động
• Bao bì luân chuyển
• Đồ dùng cho thuê
Ngoài ra có thể phân chia thành công cụ dụng cụ đang dùng và công cụ trong kho
Tương tự như đối với vật liệu, trong từng loại công cụ dụng cụ cần đựợc phân loại chi tiết
hơn thành từng nhóm, từng thứ, tuỳ theo yêu cầu trình độ quản lý của doanh nghiệp.
2. Đánh giá vật liệu , công cụ dụng cụ.
Để phục vụ công tác quản lý, hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải thực hiện việc đánh
giá vật liệu, công cụ dụng cụ.
Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ: Là dùng tiền để biểu thị giá trị của vật liệu, công cụ
dụng cụ theo nguyên tắc nhất định kế toán nhập- xuất -tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ phải
phản ánh theo giá trị thực tế.Tuy nhiên trong không ít doanh nghiệp để đơn giản và giảm bớt
khối lượng ghi chép tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình
nhập xuất vật liệu và công cụ dụng cụ. Song dù đánh giá theo giá hạch toán , kế toán vẫn phải
đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu công cụ dụng cụ trên các sổ kế toán tổng
hợp, báo cáo kế toán theo giá trị thực tế.
-Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ phải ghi sổ theo giá thực tế
Về nguyên tắc vật liệu, công cụ dụng cụ phải ghi rõ theo giá thực tế nhập kho và nhập vào
giá nào thì xuất ra theo giá đó.
Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải
bỏ ra để có được loại nguyên vật liệu của công cụ đó. Giá thực tế bao gồm giá bản thân của vật
liệu, công cụ dụng cụ, chi phí thu mua, chi phí gia công chế biến.
a. Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm các khoản
chi phí khác nhau.
- Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài bao gồm (Giá mua ghi trên hoá đơn
bao gồm cả thuế nhập khẩu + chi phí thu mua - giảm giá hàng mua, giá trị hàng mua bị trả lại.)
- Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ, sắp xếp, bảo quản, phân loại, đóng
gói (nếu có ) từ nơi mua về đến doanh nghiệp, tiền thuê kho, bãi, chỗ để vật liệu, công cụ dụng
cụ, tiền công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, hao hụt trong

định mức của quá trình thu mua.
+ Truờng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ mua về dùng vào sản xuất kinh doanh sản
phẩm dịch vụ thuộc đối tưọng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu
trừ thì giá mua ghi trên hoá đơn là giá mua chưa có thuế GTGT.
+ Trưòng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ mua về dùng để sản xuất kinh doanh sản phẩm
dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp
hoặc thuộc đối tượng không phải nộp thuế GTGT thì giá trị mua trên hoá đơn là tổng giá thanh
toán bao gồm cả thuế GTGT.
- Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến bao gồm: Giá thực
tế của vật liệu xuất ra gia công chế biến và tiền thuê ngoài chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ
vật liệu khi giao nhận gia công.
- Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tự chế biến bao gồm :
+ Giá thực tế của vật liệu xuất ra tự chế biến và chi phí chế biến .
- Giá thực tế của vật liệu ,công cụ nhận góp vốn liên doanh , vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp
là giá trị thực tế được các bên tham gia góp vốn thống nhất đánh giá.
- Giá thực tế của vật liệu thu nhặt được, phế liệu thu hồi là giá trị thực tế ước tính có thể sử dụng
được hoặc giá có thẻ bán được trên thị trường.
b. Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho.
Vì giá trị thực tế của từng lần nhập vật liệu, công cụ dụng cụ không giống nhau nên khi
tính giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho kế toán phải sử dụng một trong các
phương pháp sau:
b1. Phương pháp đơn giá bình quân
Theo đơn giá này thì giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ
tính theo đơn giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ hoặc bình quân sau mỗi
lần nhập )
Giá thực tế vật liệu - Số lượng VL, CCDC Đơn giá
Công cụ dụng cụ = xuất dùng x bình quân
xuất dùng

Phương pháp đơn giá bình quân của các kỳ dự trữ (cuối kỳ) tuy rất đơn giản,

dễ làm nhưng độ chính xác không cao, hơn nữa công việc tính tóan dồn về cuối
kỳ gây ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung.

Giá trị thực tế VL,
CCDC Trị giá thực tếVL,CCDC Đơn
giá bình quân tồn trong kho + nhập kho trong kỳ
cả kỳ dự trữ =
(cuối kỳ) Số lượng VL,CCDC Số lượngVL,CCDC nhập
tồn kho đầu kỳ + kho trong kỳ
Phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập, từc là sau mỗi lần nhập
lại tính đơn giá bình quân, phương pháp này khắc phục được nhược điểm của
phương pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhật những nhược điểm là tốn nhiều
công sức, tính toán nhiều.
Đơn giá bình quân Trị giá thực tế VL,CCDC tồn kho đầu kỳ(cuối kỳ trước)
Sau mỗi lần nhập =
Số lượng VL ,CCDC tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước)
Phương pháp đơn giá bình quân cuối kỳ trước mặc dù tính toán đơn giản và
kịp thời tình hình biến động vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ
Tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của vật liệu, công
cụ dụng cụ trong kỳ.
Đơn giá bình quân Trị giá thực tế Vl ,CCDc tồn kho đầu kỳ(cuối kỳ trước)
cuối kỳ trước =
Số lượng Vl ,CCDc tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước)
Tuỳ theo phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà áp dụng phương pháp đơn giá bình
quân cho phù hợp nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định
kỳ tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ trứơc. Nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo
phương pháp kê khai thường xuyên có thể tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ, đơn giá bình
quân tại thời điểm xuất đơn giá bình quân cuối kỳ trước.
b.2. Phương pháp nhập sau -xuất trước(LIFO )
Phương pháp này dựa trên giả thiết vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho sau cùng được

xuất trứơc tiên. Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được tính hết theo giá nhập kho
lần sau cùng, sau đó mới tính theo giá nhập lần trước.
b.3.Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
Phương pháp này giả định những vật liệu, công cụ dụng cụ nào nhập trứơc thì xuất
trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói
cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm
giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trướcvà do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực
tế của số vật liệu mua và sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định
hoặc có xu hướng giảm. Phương pháp này đòi hỏi phải tổ chức kế toán chi tiết chặt chẽ, theo
dõi đầy đủ số lượng, đơn giá của từng lần nhập.
b.4. Phương pháp giá thực tế đích danh(Trực tiếp )
Theo phương pháp này vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ
nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng(trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu
nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó.Do vậy phương pháp này còn có tên gọi là phương
pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danhvà thường sử dụng trong các doanh
nghiệp sử dụng ít loại vật liệu, sử dụng ổn định, có tính tách biệt và nhận diện được.
2.2. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá hạch toán
Đới với những doanh nghiệp có chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ nhiều, việc nhập -
xuất được diễn ra thường xuyên. Hàng ngày giá vật liệu, công cụ dụng cụ lại biến động thường
xuyên, thông tin về giá không kịp thời, nếu giá thực tế đê phản ánh chi tiết thường xuyên hàng
ngày tình hình nhập -xuất -tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ thì công việc kế toán trở nên phức
tạp, tốn sức và có khi không thực hiện được. Vì vậy cần thiết phải sử dụng giá hạch toán để
phán ánh chi tiết thường xuyên hàng ngày tình hình nhập xuất.
Giá hạch toán là giá ổn định được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp trong thời gian
dài, có thể là giá kế hoạch hay giá qui đinh ổn định của doanh nghiệp, gía hạch toán đựoc phản
ánh trên các phiếu nhập, phiếu xuất và trong kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Cuối
thàng kế toán cần phải điều chỉnh giá hạch toán ra giá thực tế.
Để tính được giá thực tế của vật liệu công cụ dụng cụ xuất dùng trước hết phải tính hệ
số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạc toán của vật liệu, công cụ dụng cụ (kýhiệu H) theo
từng loại từng thứ .

Giá thực tế vật liệu ,CCDC Giá thực tế vật liệu , công cụ dụng cụ
tồn kho đầu kỳ + tồn trong kỳ
H =
Giá hạch toán VL ,CCDC Giá hạch toán VL ,CCDC
tồn kho đầu kỳ + tồn kho trong kỳ
Sau đó tính giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong công thức sau:

Giá thực tế VL ,CCDC Giá hạch toán VL ,CCDC
xuất kho trong kỳ = xuất kho trong kỳ x H
Vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong các đối tượng kế toán các loại tài sản, cần phải được
tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà còn cả hiện vật, không chỉ theo từng kho
mà phải chi tiết theo từng thứ , từng loại và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng
kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập xuất kho. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống
chứng từ,mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết vật
liệu, công cụ dụng cụ cho phù hợp nhằm tăng cường cho công tác quản lý tài sản nói chung,
công tác quản lý vật liệu nói riêng.
3.1. Chứng từ sử dụng
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành, theo quyết định số 186- TC/CĐKT ngày
14/03/1995 của Bộ Tài Chính thì các chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02 -VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03, VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08- VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của nhà nước, tuỳ thuộc
vào những tình hình, đặc điểm của từng doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế
toán hướng dẫn như:
• Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT)
• Biên bản kiểm nhiệm vật tư (mẫu 05-VT)
• Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07- VT)

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng qui
địnhvề mẫu biểu, nội dung phương pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệmvề tính hợp
lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Với mọi chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ phải được tổ chức luân chuyển theo
trình tự hợp lý, do kế toán trưởng qui định, phục cụ cho việc phán ánh ghi chép và tổng hợp số
liệu kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan.
3.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ
Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng mà sử dụng các sổ (thẻ )kế toán chi
tiết sau:
- Sổ (thẻ ) kho
- Sổ đối chiếu luân chuỷên
- Sổ số dư
Sổ(thẻ) kho (mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập, xuất của từng thứ vật
liệu, công cụ dụng cụ theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu, tên,
nhãn hiệu qui cách, đơn vị tính, số vật liệu. Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở
kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp nào.
Các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ sửa đổi chiều luân chuyển, sổ số dư
vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả số lượngvà giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp
kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở rộng thêm các bảng kê, nhập, xuất,
bảng kê luỹ kế, tổng hợp nhập- xuất-tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ
kế toán chi tiết đượcgiản đơn nhanh chóng, kịp thời.
3.3 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu- công cụ dụng cụ
Trong doanh nghiệp sản xuất việc qủan lý vật liệu, công cụ dụng cụ do nhiều bộ phận đơn
vị tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập- xuất, tồn kho.
Vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày chủ yếu được thực hiện ở bộ
phận kho và phòng kế toán cơ sở chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu,
công cụ dụng cụ. Thẻ kho và kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải phản
ánh chính xác, kịp thời tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ
dụng cụ theo từng danh điểm. Bởi vậy giữa kho và phòng kế toán doanh

nghiệp cần có sự phối hợp với nhau để sử dụng chứng từ nhập, xuất vật
liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của
thủ kho, ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán nhằm đảm bảo sự phù
hợp số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán đồng thời tránh được sự ghi chép
trùng lặp không cần thiết, tiết kiệm hao phí lao dọng, quản lý có hiệu quả
vật liệu, công cụ dụng cụ. Sự liên kết phối hợp đó hình thành những
phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Hiện nay việc
hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kho và phòng kế toán
được thực hiện theo phương pháp song song, sổ số dư, phương pháp sổ đối
chiếu luân chuyển mỗi phương pháp trên đều có những ưu, nhược điểm
riêng trong việc kiểm tra, phản ánh, ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu
giữa thủ kho và kế toán trong việc phát huy vai trò kế toán trong quản lý
vật liệu, công cụ dụng cụ. Mỗi phương pháp được tiến hành trong những
điều kiện nhất định mới phát huy ưu điểm, hạn chế nhược điểm. Bởi vậy
cần có sự nghiên cứu lựa chọn, áp dụng phương pháp thích hợp với điều
kiện cụ thể của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao.
a) Phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp này công việc cụ thể tại kho và phòng kế toán như
sau:
- Ở kho Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xất - tồn
vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lượng. Mỗi chứng từ nhập, xuất vật tư
được ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật
tư. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính ra số
tiền tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư.
- Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng
danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở tại kho. Thẻ này có nội dung
tương tự thẻ kho chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày, hay định
kỳ khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới nhân
viên kế toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ
kho, thẻ kế toán chi tiết vật tư và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các

nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật tư có liên quan. Cuối
tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế
toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập -
xuất - tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật tư. Số liệu của bảng này
được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.
Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thủ kho, nhân viên kế toán vật tư còn mở
sổ đăng ký thẻ kho, ghi giao thẻ kho cho thủ kho kế toán phải ghi vào sổ.
Phiếu nhập kho
Thủ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật tư
Kế toán tổng hợp
Phiếu nhập kho
Thủ kho
Phiếu xuất kho
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê nhập
Kế toán tổng hợp
Bảng kê xuất
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
* Ưu điểm: Việc ghi sổ, thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu
số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý.
* Nhược điểm: Ghi chép còn trùng lặp giữa các kho và phòng kế toán,
khối lượng ghi chép quá lớn, nên chủng loại vật tư nhiều việc nhập xuất
thường xuyên mà chủ yếu là vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm

tra và kế toán trong quản lý.
b) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
- Ở kho: Mở thẻ kho (sổ chi tiết) để theo dõi số lượng từng danh điểm
vật liệu, CCDC (TT thẻ song song).
- Ở phòng kế toán: Mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép, phản
ánh tổng số VL-CCDC luân chuyển trong tháng (tổng nhập, tổng xuất
trong tháng). Và tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu - CCDC theo chỉ
tiêu số lượng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển mở dùng cho cả năm và
mỗi tháng chỉ ghi chép một lần vào cuối tháng trên cơ sở các chứng từ
nhập, xuất của từng thứ VL-CCDC ở từng kho theo từng người chịu trách
nhiệm vật chất được ghi vào một dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu số
liệu VL-CCDC trên sổ đối chiếu luân chuyển với thủ kho và số tiền của
từng loại sổ kế toán tổng hợp.
Sơ đồ kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển