BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

--------

NGUYỄN THỊ THU

QUẢN LÝ CUNG ỨNG THUỐC
TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH HỊA BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. CAO TÔ LINH

HÀ NỘI - 2012


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tô Linh
MỤC LỤC

MỤC LỤC ...................................................................................................................i
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .......................................................................... v
DANH MỤC BẢNG .................................................................................................vi
DANH MỤC HÌNH .................................................................................................vii
ĐẶT VẤN ĐỀ ........................................................................................................ viii
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CUNG ỨNG VẬT TƯ TẠI DOANH
NGHIỆP ..................................................................................................................... 1

1.1. Tổng quan chung về hoạt động quản lý mua sắm (Purchasing Management): 1
1.1.1. Khái niệm quản lý mua sắm: .....................................................................1
1.1.2. Vai trò của quản lý mua sắm: ....................................................................1
1.1.3. Quá trình hình thành và phát triển:............................................................2
1.1.4. Quy trình mua sắm nguyên vật liệu chung tại doanh nghiệp: ...................3
1.1.4.1. Phát triển chiến lược cung ứng: ..........................................................3
1.1.4.2. Phân tích thị trường cung ứng:.............................................................8
1.1.4.3. Lập danh sách cho từng loại hàng hóa các nhà cung ứng theo thứ tự
ưu tiên: ..............................................................................................................9
1.1.4.4. Đàm phán: ..........................................................................................10
1.1.4.5. Ký hợp đồng:......................................................................................12
1.1.4.6. Đánh giá liên tục và cải tiến quy trình: .............................................12
1.1.5 Các tiêu chí đo lường tính hiệu quả của hoạt động mua sắm: ..................13
1.1.5.1. Giá: .....................................................................................................13
1.1.5.2. Chi phí: ...............................................................................................14
1.1.5.3. Chất lượng:.........................................................................................15
1.1.5.4. Thời gian: ...........................................................................................15
1.1.5.5. Những tiêu chí khác: ..........................................................................15
1.2. Quản lý mối quan hệ nhà cung ứng (SRM – Supply Relationship
management) .......................................................................................................... 16
1.2.1. Định nghĩa: ..............................................................................................16
i


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tô Linh

1.2.2. Làm sao để quản lý một cách hiệu quả mối quan hệ với các nhà cung
cấp: .....................................................................................................................16

1.2.2.1. Tạo được mối quan hệ công việc tốt: ................................................16
1.2.2.2. Giải quyết các vấn đề phát sinh xung quanh mối quan hệ với các nhà
cung ứng:.........................................................................................................18
1.2.2.3. Chứng nhận cho những nhà cung cấp mới: ......................................19
1.2.3. Các cấp độ hợp tác với nhà cung ứng và các tác nghiệp tương ứng: ......19
1.2.4. Các phạm trù liên quan tới SRM:.............................................................22
1.2.4.1. VMI – Vendor Managed Inventory: ..................................................22
1.2.4.1. JIT – Just in Time: .............................................................................23
1.2.5. Quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện .................................................24
1.2.6. Thực trạng cung ứng thuốc trong bệnh viện: ...........................................26
1.2.7. Quản lý tồn kho ........................................................................................27
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CƠNG TÁC CUNG ỨNG THUỐC
TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH HỊA BÌNH................................................ 28
2.1. Giới thiệu về bệnh viện đa khoa Tỉnh Hồ Bình ............................................ 28
2.1.1. Thơng tin liên hệ.......................................................................................28
2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển ...............................................................28
2.1.3. Chức năng nhiệm vụ.................................................................................29
2.1.3.1. Chức năng: .........................................................................................29
2.1.3.2. Nhiệm vụ:...........................................................................................30
2.1.4. Cơ cấu tổ chức ..........................................................................................33
2.1.5. Tình hình nhân sự .....................................................................................33
2.2. Phân tích tình hình cơng tác cung ứng dược tại bệnh viện đa khoa Tỉnh Hồ
Bình ........................................................................................................................ 34
2.2.1. Hội đồng thuốc (HĐT), chức năng nhiệm vụ và vai trò của HĐT...........34
2.2.3. Vai trị của HĐT trong lựa chọn thuốc .....................................................37
2.2.4. Tiêu chí lựa chọn thuốc ............................................................................38
2.2.5. Xây dựng và thực hiện DMTBV ..............................................................39
ii



Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tô Linh

2.2.6. Hoạt động của HĐT trong lựa chọn thuốc bệnh viện ..............................44
2.2.7. Xây dựng DMTBV ...................................................................................45
2.2.8. Xây dựng cẩm nang DMTBV ..................................................................46
2.2.9. Đánh giá danh mục thuốc đã được sử dụng năm 2009 ............................47
2.2.9.1. Cơ cấu thuốc nội - thuốc ngoại ..........................................................47
2.2.9.2. Phân tích cơ cấu các dạng thuốc trong DMT sử dụng năm 2009 ......48
2.2.9.3. Phân tích cơ cấu thuốc nằm trong DMTCY của BYT .......................49
2.2.9.4. Phân tích cơ cấu tỷ trọng 10 nhóm thuốc sử dụng nhiều nhất ...........50
2.2.10. Tình hình sử dụng thuốc.........................................................................50
2.2.10.1. Đặt vấn đề ........................................................................................50
2.2.10.2. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu. ..........................................51
2.3. Các yếu tố ảnh hưởng. .................................................................................... 52
2.3.1. Chất lượng danh mục thuốc: ....................................................................52
2.3.2.Chất lượng kê đơn .....................................................................................52
2.3.3. Chất lượng kiểm soát tồn kho ..................................................................53
2.3.4. Danh mục thuốc của Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình: .......................54
2.3.5. Hoạt động giám sát việc sử dụng thuốc tại Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa
Bình: ...................................................................................................................56
a/ Số thuốc được kê theo tên gốc: ...................................................................56
b/ Số đơn thuốc kê thuốc thiết yếu:.................................................................56
c/ Kết quả phân tích sử dụng thuốc trong hồ sơ bệnh án (n = 400): ...............56
2.4. Kết luận. .......................................................................................................... 57
2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý sử dụng thuốc: .......................... 57
2.5. Công tác quản lý sử dụng thuốc của Bệnh viện: ............................................ 58
2.6. Cách thức lựa chọn nhà cung ứng thuốc: ....................................................... 58
3.1. Giải pháp can thiệp lên việc xây dựng danh mục thuốc: ................................ 90

3.1.1. Giới thiệu giải pháp ..................................................................................90
3.1.2. Kiến nghị ..................................................................................................91
3.2. Giải pháp quản lý mối quan hệ nhà cung ứng dược phẩm ............................. 93
iii


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tô Linh

3.2.1. Xây dựng mơ hình tổng qt về kế hoạch đặt mua thuốc ........................93
3.2.2. Xây dựng mơ hình quan hệ với nhà cung cấp thuốc và thiết bị y tế ........95
3.2.2.1. Liên hệ................................................................................................95
3.2.2.2. Xác minh năng lực .............................................................................98
3.2.2.3. Duy trì liên lạc..................................................................................100
3.2.2.4. Cung cấp hàng hóa ...........................................................................102
3.2.2.5. Lưu trữ thơng tin ..............................................................................102
3.2.3. Mục đích của giải pháp ..........................................................................104
3.2.4. Ưu nhược điểm của giải pháp ................................................................104
3.2.4.1. Ưu điểm của giải pháp .....................................................................104
3.2.4.2. Nhược điểm của giải pháp ...............................................................105
3.2.5. Kiến nghị giải pháp ................................................................................106
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................. 107

iv


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tô Linh

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

ABC

Phân tích ABC

BYT

Bộ y tế

BV

Bệnh viện

BVĐK

Bệnh viện Đa khoa

DDD

Liều xác định
trong ngày

DM

Danh mục

DMT

Danh mục thuốc


DMTBV

Danh mục thuốc
bệnh viện

DMTCY

Danh mục thuốc
chủ yếu

HĐT

Hội đồng thuốc

NSAID

Nhóm chống viêm,
giảm đau khơng steroid

PPNC

Phương pháp
nghiên cứu

VEN

Vital, Essential

Phân tích tối cần


Non-essential

thiết, thiết yếu,
khơng thiết yếu

TB

trung bình

TP

Thành phần

WHO

World Health

Tổ chức

Organization

Y tế thế giới

CGĐT

Chuyên gia
đấu thầu

HSDT


Hồ sơ dự thầu
v


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tô Linh
DANH MỤC BẢNG

Bảng 1: Phân tích ABC ...............................................................................................4
Bảng 2: Bảng Giá thực tế với giá thị trường .............................................................14
Bảng 3: Các hoạt động trong lựa chọn thuốc của HĐT ............................................44
Bảng 4: Các hoạt động trong xây dựng DMTBV .....................................................45
Bảng 5: Cẩm nang danh mục thuốc bệnh viện..........................................................46
Bảng 6: Kết quả phân tích cơ cấu khoản mục thuốc nội - thuốc ngoại ....................47
Bảng 7: Kết quả phân tích cơ cấu các dạng thuốc ....................................................48
Bảng 8: Kết quả phân tích cơ cấu thuốc nằm trong DMTCY của BYT ...................49
Bảng 9: Kết quả phân tích cơ cấu tỷ trọng 10 nhóm thuốc sử dụng nhiều nhất .......50
Bảng 10: Nhóm biến số của phân tích ABC .............................................................52
Bảng 11: Các biến số đánh giá chất lượng kê đơn ....................................................52
Bảng 12: Các biến số đánh giá chất lượng kiểm soát tồn kho ..................................53
Bảng 13: Nguồn kinh phí mua thuốc của Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hồ Bình .........54
Bảng 14: Tỉ lệ thuốc nội, thuốc ngoại trong danh mục thuốc bệnh viện ..................55
Bảng 15: Tỉ lệ thuốc mang tên gốc và thuốc mang tên thương mại trong danh mục
thuốc bệnh viện .........................................................................................................55

vi



Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tơ Linh
DANH MỤC HÌNH

Hình 1: Phát triển chiến lược mua sắm .......................................................................3
Hình 2: Biểu đồ phân tích ABC ..................................................................................5
Hình 3: Ma trận phân tích chi tiêu ..............................................................................6
Hình 4: Ma trận phân khúc cung ứng..........................................................................7
Hình 5: Mối quan hệ giữa số lượng nhà cung ứng và chiến lược mua sắm đối với
từng loại hàng hóa .......................................................................................................8
Hình 6: Quy trình đàm phán......................................................................................10
Hình 7: Quy trình đàm phán......................................................................................11
Hình 8: Quy trình quản lý cung ứng thuốc ...............................................................24

vii


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tô Linh
ĐẶT VẤN ĐỀ

Thuốc đóng vai trị quyết định trong cơng tác chăm sóc, bảo vệ, duy trì và phục
hồi sức khỏe cho nhân dân. Trong những năm qua nghành dược luôn được đổi mới,
nhiều công nghệ mới đã được ứng dụng để tạo ra các sản phẩm thuốc có chất lượng,
có hiệu quả trong điều trị.
Bước vào thời kỳ cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Đảng và Nhà nước đã
khẳng định “con người là nguồn tài nguyên quí báu nhất quyết định sự phát triển
của đất nước, trong đó sức khỏe là vốn q nhất của con người và của tồn xã hội.

Đầu tư cho sức khỏe để mọi người đều được chăm sóc sức khỏe chính là đầu tư cho
sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước”. Trong đó thuốc có vai trị rất quan trọng
trong sự nghiệp chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân. Thuốc dược coi là một
hàng hóa có tính chất xã hội cao, có hàm lượng khoa học kỹ thuật cao, ảnh hưởng
trực tiếp đến sức khỏe, tính mạng con người, vì vậy thuốc là một loại hàng hóa đặc
biệt cần được sử dụng an toàn, hợp lý, hiệu quả và chất lượng cao. Tuy thuốc khơng
đóng vai trị duy nhất trong chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân nhưng thuốc giữ
một vai trò quan trọng và trong nhiều trường hợp thậm chí có vai trị quyết định
trong việc bảo vệ, duy trì và phục hồi sức khỏe cho người bệnh. Bảo đảm thuốc
được sử dụng hợp lý, an toàn và bảo đảm khả năng nhân dân có được thuốc tối cần
khi ốm đau là những điều kiện tiên quyết để cơng tác chăm sóc và bảo vệ sức khỏe
ban đầu thành cơng.
Thuốc là hàng hóa hết sức thiết yếu cho cuộc sống, thiếu thuốc và thuốc có chất
lượng kém có thể gây lo lắng cho nhân dân, đặc biệt có thể ảnh hưởng tiêu cực đến
đời sống chính trị xã hội, và thuốc không phải do người tiêu dùng (bệnh nhân) quyết
định cho bản thân mà chịu ảnh hưởng của thầy thuốc kê đơn. Để đạt được các mục
tiêu trên khơng thể khơng kể đến sự đóng góp xứng đáng của doanh nghiệp dược
trong việc sản xuất và cung ứng dược phẩm phục vụ chăm sóc và bảo vệ sức khỏe
nhân dân. Dược hiện nay không phải chỉ mang tính kinh tế mà phải mang cả tính y
viii


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tô Linh

tế kinh tế và quản lý kinh tế. Mục tiêu của hoạt động sản xuất kinh doanh thuốc là
đem lại lợi nhuận cao trong kinh doanh cho nhà doanh nghiệp đồng thời “đảm bảo
cung ứng thường xuyên và đủ thuốc, có chất lượng…, giá cả phù hợp, đảm bảo sử
dụng thuốc hợp lý an tồn, có hiệu quả”. Bộ Y tế đã chủ trương “phải đầu tư xây

dựng ngành công nghiệp Dược Việt Nam hiện đại ngang tầm với những yêu cầu của
nhiệm vụ chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân”. Trong nhiệm vụ đó, các doanh
nghiệp dược phải vươn lên đảm nhiệm vai trò chủ đạo. Việc sản xuất kinh doanh
thuốc cịn phải hướng tới mục tiêu cơng bằng trong cung thuốc cho người nghèo,
chính sách, vùng sâu, vùng xa …
Hiện nay số lượng các mặt hàng thuốc ngày càng nhiều, phong phú và đa dạng về
dạng bào chế. Song thực tế lại có rất nhiều loại thuốc có tác dụng tương tự nhau
được cung ứng cho bệnh viện. Giá một số thuốc lại quá cao không đúng với giá trị
thực của nó. Trước thực trạng đó tơi thực hiện đề tài “Nghiên cứu hoạt động cung
ứng thuốc tại Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Hịa Bình giai đoạn 2007 - 2009”.

ix


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tô Linh

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CUNG ỨNG VẬT TƯ
TẠI DOANH NGHIỆP
1.1. Tổng quan chung về hoạt động quản lý mua sắm (Purchasing
Management):
1.1.1. Khái niệm quản lý mua sắm:
Quản lý mua sắm là tất cả các hoạt động cần thiết để tiến hành việc mua
hàng hóa và dịch vụ một cách tối ưu nhất nhằm đáp ứng một cách hiệu quả nhất
cho nhu cầu của người sử dụng (Nhà sản xuất, người tiêu dùng, …).
Đối với các công ty, hoạt động mua sắm được thực hiện với các nhà cung
cấp thông qua một hệ thống thu mua có trách nhiệm theo dõi tình hình dự trữ vật tư
và thực hiện việc đặt hàng khi cần thiết để duy trì quá trình sản xuất.
1.1.2. Vai trò của quản lý mua sắm:

∗ Tăng lợi thế cạnh tranh cho công ty:
− Với những nguồn cung ứng đảm bảo được phát hiện nhờ quá trình quản lý
tốt hoạt động mua sắm sẽ giúp công ty nâng cao chất lượng nguyên vật liệu
đầu vào để qua đó nâng cao chất lượng sản phẩm sản xuất ra.
− Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong q trình hoạt động của
cơng ty. Giảm chi phí này giúp công ty giảm giá sản phẩm đầu ra. Để làm
được điều này bên cạnh việc cải tiến, giám sát các hoạt động trong quy trình
mua sắm; … thì việc tìm được những nhà cung cấp giá rẻ hơn mà chất lượng
vẫn đảm bảo là rất quan trọng.
∗ Chất lượng nguyên vật liệu đầu vào được cải thiện. Điều này cũng đồng nghĩa
với việc cơng ty có điều kiện để hồn thiện hơn cơng tác thiết kế sản phẩm, q
trình sản xuất và thúc đẩy việc sử dụng công nghệ mới.
∗ Ảnh hưởng tốt tới tình hình tài chính của công ty bằng việc giúp công ty tăng lợi
nhuận. Để tăng lợi nhuận thông qua việc tăng doanh thu (Tăng giá) là rất khó do
vậy tăng lợi nhuận nhờ giảm chi phí là khả thi hơn. Giảm chi phí quản lý chung
(Trong đó có quản lý hoạt động mua sắm) và chi phí nguyên vật liệu - 2 loại chi
phí chiếm tỷ trọng lớn là điều nên được cân nhắc tới.
1


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tơ Linh

1.1.3. Q trình hình thành và phát triển:
Ngày nay, xu hướng tồn cầu hóa trong kinh tế ngày càng phát triển. Điều
này làm tăng đáng kể tính cạnh tranh trong mơi trường hoạt động của các cơng ty
nhưng bên cạnh đó cũng đem lại nhiều lựa chọn cho họ. Các công ty sản xuất có
nhiều cơ hội tiếp cận với những nguồn cung cấp khác nhau khơng chỉ trong nước
mà cịn trên thị trường cung ứng quốc tế, cịn nhà cung ứng thì lại có nhiều cơ hội

để tìm kiếm những thị trường mới, tiềm năng.
Tồn cầu hóa cũng khiến các cơng ty phải đứng dưới áp lực nâng cao khả
năng cạnh nhằm tồn tại và phát triển lâu dài. Tối ưu hóa các hoạt động để nâng cao
năng suất sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, loại bỏ lãng phí, giảm các loại
chi phí, nâng cao mức dịch vụ khách hàng sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu. Để
làm được điều này việc liên kết giữa các công ty với nhau sẽ giúp tăng sức mạnh
của từng đơn vị hoặc của cả khối. Việc liên kết này có thể dưới nhiều hình thức như
sáp nhập, liên doanh, tạo thành chuỗi cung ứng, … trong đó chuỗi cung ứng là sự
lựa chọn phổ biến nhất mà mua sắm là một phần rất quan trọng trong đó.
Hoạt động mua sắm giữa các mắt xích trong chuỗi sẽ được lên kế hoạch,
thực hiện, giám sát và điều chỉnh một cách linh hoạt nhất với những thay đổi từ phía
thị trường hoặc từ bên trong chuỗi nhờ việc chia sẻ thông tin trung thực, chính xác
dựa trên hệ thống kéo. Đây chính là nền tảng của hoạt động quản lý mua sắm.

2


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tơ Linh

1.1.4. Quy trình mua sắm nguyên vật liệu chung tại doanh nghiệp:

Hình 1: Phát triển chiến lược mua sắm
1.1.4.1. Phát triển chiến lược cung ứng:
Nhà quản lý mua sắm trước tiên phải xác định được mức độ quan trọng của từng
loại nguyên vật liệu mà mình đang sử dụng. Nhờ đó, họ sẽ khơng phải tập trung q
nhiều vào những loại hàng hóa có giá trị thấp, khơng quan trọng. Bên cạnh đó, việc
làm này cũng sẽ giúp các nhà quản lý lựa chọn được đặc điểm cốt lõi và số lượng
của nhà cung ứng cho từng loại hàng hóa. Dưới đây là một số phương pháp và công

cụ thường được sử dụng.
a. Phân tích ABC:
∗ Bước 1: Tiến hành tính tốn giá trị từng loại hàng dự trữ trong kho và phân
loại, sắp xếp theo thứ tự giá trị giảm dần.
3


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tô Linh

∗ Bước 2: Tính tốn giá trị cộng dồn tương ứng với số lượng đơn vị hàng hóa
cộng dồn.
∗ Bước 3: Trong kho phân ra làm 3 loại hàng hóa A, B, C
− Nhóm A: Chỉ chiếm một số lượng nhỏ (10 - 20% tổng số lượng hàng hóa
trong kho) nhưng lại chiếm một lượng lớn tổng giá trị hàng hóa trong kho
(70 – 80%).
− Nhóm B: Chiếm 30 – 50% số lượng trong kho hàng và trị giá khoảng 10
– 20% tổng giá trị kho hàng.
− Nhóm C: Chiếm một số lượng lớn nhất (40 – 70% tổng số lượng hàng
hóa) nhưng chỉ trị giá khoảng 10 – 20% tổng giá trị kho hàng.
Ta có thể hình dung một cách tổng thể hơn qua bảng và biểu đồ sau:
Bảng 1: Phân tích ABC

Phân loại

% của tổng khối lượng

% của tổng giá trị


Hàng hóa A

10 – 20

70 – 80

Hàng hóa B

30 – 50

10 – 20

Hàng hóa C

40 – 70

10 – 20

Nguồn: Page 82, The Purchasing Handbook – A Guide for the Purchasing and
Supply Professional, Joseph L. Cavinato and Ralph G. Kauffman, 2000

4


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tơ Linh

Hình 2: Biểu đồ phân tích ABC
Nguồn: Page 84, The Purchasing Handbook – A Guide for the Purchasing and

Supply Professional, Joseph L. Cavinato and Ralph G. Kauffman, 2000
b. Phân tích chi tiêu:
Xây dựng ma trận phân tích chi tiêu sẽ giúp cơng ty xác định được các danh mục
sản phẩm và đặc điểm của nhà cung ứng dựa trên hai đặc tính là rủi ro và chi phí
hoặc giá trị mà nguyên vật liệu đó đem lại.

5


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tơ Linh

Hình 3: Ma trận phân tích chi tiêu
Nguồn: Page 85, The Purchasing Handbook – A Guide for the Purchasing and
Supply Professional, Joseph L. Cavinato and Ralph G. Kauffman, 2000
Những nguyên vật liệu hay hàng hóa có mức độ rủi ro hoặc giá trị mang lại càng
cao thì cơng ty càng phải cẩn trọng trong việc mua sắm, đặc biệt là vấn đề lựa chọn
nhà cung ứng. Nhà cung ứng được lựa chọn phải là những cơng ty mạnh, có uy tín.
c. Phân tích phân khúc nhà cung ứng:
Ma trận phân khúc cung ứng sẽ được xây dựng dựa trên hai tiêu chí tương tự như
ma trận phân tích chi tiêu nhằm giúp cơng ty đưa ra và quản lý một cách hiệu quả
những chiến lược mua sắm với từng loại hàng hóa.

6


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tơ Linh


Hình 4: Ma trận phân khúc cung ứng
Nguồn: Page 87, The Purchasing Handbook – A Guide for the Purchasing and
Supply Professional, Joseph L. Cavinato and Ralph G. Kauffman, 2000
Rủi ro và lợi ích đem lại càng cao thì cơng ty càng phải tập trung sự chú ý.
Đây là những loại nguyên vật liệu quan trọng mà người mua sắm cần phải xây dựng
chiến lược mua sắm một cách cẩn trọng và hướng tới việc tìm những nhà cung ứng
mang tính chất đối tác chiến lược lâu dài nhằm đảm bảo hoạt động cung ứng luôn
được ổn định. Ngược lại, ở cung phần tư I là những loại hàng hóa mà tính rủi ro và
giá trị đem lại là thấp. Những loại hàng hóa này, công ty không cần phải quá tập
trung nghiên cứu và cẩn trọng trong việc xây dựng chiến lược mua sắm. Cơng ty có
thể mua từ nhiều nhà cung ứng và tiếu chí để lựa chọn nhà cung ứng cũng không
mấy khắt khe.

7


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tơ Linh

Ngồi ra, trong khi phân tích phân khúc cung ứng, yếu tố số lượng nhà cung ứng
cũng phải được xét tới khi nghiên cứu cho từng loại hàng hóa.

Hình 5: Mối quan hệ giữa số lượng nhà cung ứng và chiến lược mua sắm đối
với từng loại hàng hóa
1.1.4.2. Phân tích thị trường cung ứng:
Nhà quản lý cần phải hiểu rõ về thị trường cung ứng và xác định rõ vị trí của công
ty trong chuỗi cung ứng, phải biết được thị trường cung ứng là cạnh tranh thuần túy
hay là độc quyền. Những khía cạnh cần xem xét khi phân tích thị trường cung ứng:

∗ Các thơng tin vĩ mơ:
− Tình hình chính trị, cơng nghệ, xã hội, …
− Chỉ số lạm phát, mức lãi suất, tỷ lệ thất nghiệp, tỷ giá, …

8


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tơ Linh

− Tình hình quản lý hợp tác mua sắm quốc tế - NAPM, Chỉ số quản lý mua
sắm – PMI.
− Những rào cản trong môi trường kinh doanh: thuế, …
− …
∗ Các thông tin về ngành: sử dụng mơ hình 5 tác lực của Micheal Porter
∗ Các thông tin về các nhà cung cấp: phân tích, đánh giá các nhà cung cấp theo
các tiêu chí sau:
− Chủng loại sản phẩm mà nhà cung cấp có
− Năng lực sản xuất
− Việc định giá và chia sẻ lợi nhuận trong quá trình mua sắm
− Khả năng tài chính của nhà cung cấp
− Trình độ cơng nghệ của nhà cung cấp
− Quy trình mua sắm mà sẽ được nhà cung cấp sử dụng
− Người quản lý và người sở hữu của nhà cung cấp
− Độ tin cậy
− …
Việc phân tích này giúp cơng ty xác định được nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu
cung ứng mà cơng ty đang tìm kiếm và danh sách các nhà cung cấp phù hợp tiếp
theo.

Nguồn: Page 111 - 115, The Purchasing Handbook – A Guide for the Purchasing
and Supply Professional, Joseph L. Cavinato and Ralph G. Kauffman, 2000

1.1.4.3. Lập danh sách cho từng loại hàng hóa các nhà cung ứng theo thứ tự ưu tiên:
Như đã nói ở trên, sau khi phân tích thị trường cung ứng, kết quả mà các nhà mua
sắm – các cơng ty có nhu cầu mua sắm có được là danh sách nhà cung ứng cho từng
loại hàng hóa. Với mỗi loại hàng hóa, danh sách này khơng chỉ có một nhà cung
ứng mà sẽ có nhiều nhà cung ứng và được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên (Nhà cung
ứng tiềm năng nhất sẽ ở vị trí đầu tiên). Việc sắp xếp này là nhằm thuận tiện cho
quá trình liên hệ ban đầu và đàm phán, ký hợp đồng sau này.

9


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tô Linh

1.1.4.4. Đàm phán:
Xu hướng hiện nay, các công ty tiến hành đàm phán dựa trên việc thành thật, hòa
nhập, lắng nghe một cách tích cực và thơng cảm với nhau. Họ xem đây như là một
cơ hội để hợp tác nhằm đạt được mục đích đơi bên cùng có lợi (Ngun lý Win –
Win). Đàm phán trong vấn đề mua sắm cũng không phải ngoại lệ. Dưới đây là quy
trình đàm phán:

Hình 6: Quy trình đàm phán
∗ Xác định mục tiêu: gồm các cơng việc
− Phân tích lợi ích (G – R – E – A – T): Gain – các kết quả mong muốn thu
được, Risk – các rủi ro cần tránh, Expense – chi phí cần tiêu tốn, Ability –
khả năng thành công, Timing – thời gian cần phải đạt được kết quả.

− Xác định các điều khoản: Chuyển những lợi ích mong muốn thành các điều
khoản và có thể đo lường, lượng hóa được.
− Xác định những điểm mấu chốt (MSP – Min/Max Settlement Points): Kết
quả tối thiểu phải thu được và tối đa các điều khoản thuộc về rủi ro, …
− Đánh giá cán cân sức mạnh:
10


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tơ Linh

Hình 7: Quy trình đàm phán
∗ Nghiên cứu đối tác: làm những cơng việc tương tự như xác định mục tiêu nhưng
đứng trên quan điểm của bên bán, đặt mình vào hồn cảnh của đối tác đàm phán
để phân tích và dự đốn.
∗ Lập kế hoạch đàm phán:
− Xác định mơ hình đàm phán:
+ Mơ hình hợp tác
+ Mơ hình mặc cả
+ …
− Xác định các bước đàm phán:
+ Chuẩn bị
+ Tạo lập mối quan hệ
+ Trao đổi chi tiết thực hiện
+ Thuyết phục
+ Nhượng bộ và thỏa thuận
− Xác định các giải pháp dự phòng, thay thế: Xác định các giải pháp thay thế
và cách thức rút lui khi đàm phán không thành công, …
∗ Tiến hành đàm phán: Đây là lúc các bên trong cuộc đàm phán sử dụng các kỹ

năng giao tiếp, các mơ hình và thủ thuật đàm phán để đạt được mục tiêu đề ra.
∗ Kết thúc đàm phán:
11


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tô Linh

− Đưa ra các quyết định: Quyết định theo điều kiện, quyết định thử nghiệm,
quyết định trì hỗn, quyết định khơng thể đảo ngược, …
− Lập văn bản hợp đồng: Soạn văn bản, làm rõ các điểm đã thống nhất, lập kế
hoạch đàm phán kế tiếp, thống nhất kế hoạch triển khai, …
1.1.4.5. Ký hợp đồng:
Trong một hợp đồng mua sắm, có rất nhiều các thành phần, yếu tố được xét
đến. Cụ thể là phần giới thiệu, các định nghĩa, phạm vi thỏa thuận, đơn hàng mua
sắm, vấn đề cung cấp và vận chuyển, thơng số kỹ thuật hàng hóa, vấn đề thanh toán,
trách nhiệm pháp lý, các trường hợp bất khả kháng, ngày có hiệu lực và ngày kết
thúc, vấn đề sở hữu trí tuệ, trách nhiệm trong vấn đề thực hiện hợp đồng, cải tiến
công nghệ, vấn đề bảo mật, vấn đề về thống kê, các chỉ số kết quả thực hiện và bồi
thường, …. Những vấn đề được xem xét này có mục đích đem lại thơng tin chính
xác, minh bạch và mang tính chất pháp lý cho q trình quản lý thực hiện hợp đồng
sau này.
Dưới đây là một số các loại hợp đồng thường được sử dụng trong mua sắm:
∗ Hợp đồng giá cố định theo hãng (FFP)
∗ Hợp đồng giá ưu đãi cố định (FPI)
∗ Hợp đồng ưu đãi giá xuất xưởng (CPIF)
∗ Hợp đồng cố định giá xuất xưởng (CPFF)
∗ Hợp đồng giá xuất xưởng có thưởng thêm (CPAF)
Nguồn: Page 532 – 535, The Purchasing Handbook – A Guide for the Purchasing

and Supply Professional, Joseph L. Cavinato and Ralph G. Kauffman, 2000
1.1.4.6. Đánh giá liên tục và cải tiến quy trình:
Mơi trường kinh doanh ln thay đổi và có những biến động bất thường. Do vậy,
cơng ty ln phải có một hệ thống nhằm đánh giá liên tục các nhà cung cấp hiện tại
nhằm đảm bảo hệ thống cung cấp hàng hóa ln là tốt nhất và đáp ứng hiệu quả
nhất nhu cầu của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc phát hiện một cách chủ động các nhà
cung ứng không đáp ứng được tiêu chuẩn của công ty sẽ giúp cơng ty nhanh chóng

12


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tơ Linh

tìm ra được phương án khắc phục (Tìm nhà cung cấp mới, hỗ trợ nhà cung cấp cũ,
…) và nhanh chóng thiết lập lại sự hiệu quả của mạng lưới cung ứng.
Bên cạnh tất cả những điểm đã nêu trong phần này, công ty cũng cần phải liên tục
rà soát phát hiện những điểm bất cấp trong quy trình mua sắm nhằm khắc phục hoặc
loại bỏ chúng nhằm tối ưu lợi ích mà hoạt động mua sắm mang lại.
1.1.5 Các tiêu chí đo lường tính hiệu quả của hoạt động mua sắm:
Việc đo lường tính hiệu quả của hoạt động mua sắm sẽ tìm ra những thơng tin phản
hồi về kết quả thực hiện hoạt động mua sắm. Điều này giúp hỗ trợ các nhà quản lý
trong việc ra các quyết định liên quan đến vấn đề mua sắm. Dưới đây là một số tiêu
chí đánh giá cơ bản:
1.1.5.1. Giá:
Đo lường kết quả giá giúp công ty biết được tiền mua sắm được chi tiêu hiệu quả
đến mức nào? Ta sẽ tiến hành so sánh:
∗ Giá thực tế với giá kế hoạch: Xem xét sự dao động giá mua so với kế hoạch
− Dao động giá mua


= Giá thực tế - Giá kế hoạch

− % Dao động giá mua

=

− Tổng dao động giá mua

= (Giá thực tế - Giá kế hoạch) . Khối lượng mua

. 100%

− Tác động về mặt tài chính khi có dao động về giá mua
= (Giá thực tế - Giá kế hoạch) . (Số lượng dự tính . % nhu cầu còn lại)
Các chỉ số trên càng nhỏ chứng tỏ tiền của hoạt động mua sắm được sử dụng càng
hợp lý.
∗ Giá thực tế với giá thị trường: Xem xét giá thực tế và chỉ số thị trường
Chỉ số cơ bản của thị
trường cho hàng hóa X
Chỉ số cơ bản của thị
trường cho hàng hóa X

31/03/2011

= 125

30/06/2011

= 128


13


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tô Linh
Sự thay đổi của chỉ số thị trường
= (128 – 125) /125 = 2,4% (Tăng lên)

Giá thực tế đã được chi
trả cho hàng hóa X
Giá thực tế đã được chi
trả cho hàng hóa X

31/03/2011

= $150,00

30/06/2011

= $152,00

Tỷ lệ thay đổi của giá thực tế đã được chi trả cho hàng hóa X
= ($152 - $150) / $150 = 1,3% (Tăng lên)
Bảng 2: Bảng Giá thực tế với giá thị trường
Như vậy so với thị trường, việc chi tiêu hay giá mà công ty phải mua tốt hơn 2,4 –
1,3 = 1,1%.
∗ Giá thực tế của các hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau: So sánh giá thực
tế giữa các nhà máy, các bộ phận hoặc các đơn vị kinh doanh thành viên nhằm

tìm ra giá tốt nhất từ đó giúp tối ưu hóa hoạt động mua sắm của toàn đơn vị.
∗ Giá thực tế với giá mục tiêu: Giá mua sắm hàng hóa (Nguyên vật liệu) mục tiêu
được xác định dựa trên giá mà khách hàng sẵn sàng chi trả cho sản phẩm mà
được làm ra từ các nguyên vật liệu đó. Giá thực tế càng gần, thậm chí càng thấp
hơn giá mục tiêu càng tốt.
1.1.5.2. Chi phí:
Hoạt động mua sắm cần càng ít chi phí, tiêu tốn càng ít nguồn lực tài chính của
cơng ty mà vẫn thỏa mãn được đầy đủ nhu cầu của các tất cả các bộ phận, đơn vị
càng tốt. Ngồi chi phí chủ yếu là chi phí mua (Giá), để duy trì hoạt động mua sắm,
một cơng ty cịn có rất nhiều các khoản chi phí khác:
− Chi phí nhân sự
− Chi phí trang thiết bị, máy móc
− Chi phí đàm phán
− …
14


Luận văn thạc sĩ

GVHD: TS. Cao Tô Linh

1.1.5.3. Chất lượng:
Một hoạt động mua sắm tốt phải đảm bảo được chất lượng của các hàng hóa mua
sắm. Nhu cầu của các đơn vị phải được đáp ứng chính xác về mặt chủng loại, số
lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật, …. Ngoài ra, ta có thể xác định mức độ chất lượng dựa
trên một số tiêu chí khác như:
− Số lỗi trên một triệu đơn vị sản phẩm được cung cấp
− Số lượng khách hàng bị cung cấp hàng hóa lỗi
− …
Số lỗi càng ít chứng tỏ chất lượng của hoạt động mua sắm càng tốt. Để làm được

điều này, khâu lựa chọn nhà cung ứng là cực kỳ quan trọng.
1.1.5.4. Thời gian:
Có rất nhiều cách đánh giá một công ty quản lý tốt hay khơng hoạt động mua sắm
của mình thơng qua thời gian. Thời gian đó có thể là:
− Hàng hóa mua sắm có đến đúng thời điểm cần thiết hay khơng?
− Nhà cung ứng có cung cấp hàng hóa đúng hẹn hay khơng (Có thể cung cấp
sớm hoặc muộn hơn nhưng ở mức chấp nhận được)?
− Cơng ty có thích ứng tốt với những thay đổi về lịch biểu hay không?
− …
Những điều này sẽ giúp công ty đáp ứng nhanh hơn nhu cầu của khách hàng, tung
sản phẩm mới ra thị trường nhanh hơn các đối thủ cạnh tranh, giảm được chu kỳ đặt
hàng, …. Đây cũng có thể coi là những tiêu chí đánh giá hoạt động mua sắm thơng
qua thời gian. Ví dụ như, phân lớn những cơng ty có hoạt động mua sắm được quản
lý một cách hiệu quả sẽ đáp ứng tốt các đơn hàng của khách hàng. Như vậy, ta có
thể xét tỷ lệ hồn thành đơn hàng của cơng ty để đánh giá phần nào khả năng quản
lý hoạt động mua sắm.
1.1.5.5. Những tiêu chí khác:
Ngồi những tiêu chí đánh giá đã nêu trên, ta có thể sử dụng rất nhiều các tiêu chí
khác: tiêu chí về cơng nghệ (Áp dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý mua sắm,
…), tình hình tài chính và ngân sách cho hoạt động mua sắm, … và cũng có thể đo
15