<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

Bài tốn quản lý quy trình (BPM) và ứng dụng

trong thực tế

Phạm Thị Thương

Trường Đại học Công nghệ

Luận văn Thạc sĩ ngành: Kỹ thuật phần mềm; Mã số: 60 48 01 03

Người hướng dẫn: PGS.TS. Trương Ninh Thuận

Năm bảo vệ: 2014

<b>Keywords. Kỹ thuật phần mềm; Bài tốn; Cơng nghệ thơng tin </b>

<b>Content </b>

Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh đều được tổ chức thành các phòng,
nhóm; mỗi phịng, nhóm có một chức năng nhiệm vụ nhất định trong quá trình thực hiện các
nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp, tổ chức. Với doanh nghiệp có trình độ cơng nghệ thơng tin
thấp thì thơng tin của nghiệp vụ kinh tế chuyển từ bộ phận này sang bộ phận kia dưới hình thức
bản cứng (Giấy tờ ký tươi, thậm chí là viết tay); với các tổ chức hiện đại hơn (Phổ biến hiện nay)
<b>thì thơng tin được trao đổi giữa các bộ phận dưới hình thức email hay file thông tin. </b>

Tuy nhiên với các tổ chức hành chính như xã, phường, cơ quan thuế,… hồ sơ được cá
nhân, doanh nghiệp nộp và cơ quan là bản giấy. Với cơ quan một cửa thì thơng tin di chuyển
<b>giữa các bộ phận vẫn là bản giấy. </b>

<b>Các hình thức lưu trữ thông tin như đã nêu ở trên có các vấn đề sau: </b>

Vấn đề thứ nhất là khó quản lý: Hồ sơ đi từ bước này sang bước khác thường do bên thứ ba
hoặc một cá nhân chịu trách nhiệm dẫn đến tính trạng đơn vị chủ quản của hồ sơ khơng kiểm

sốt được tình trạng hồ sơ trong quá trình vận chuyển dẫn đến khả năng mất mát thông tin gây
<b>thiệt hại cho tổ chức, cá nhân liên quan. </b>

Thứ hai là thời gian vận chuyển hồ sơ (đối với quy trình dùng hồ sơ bản cứng) và thời gian
sắp xếp, tìm kiếm hồ sơ (với quy trình xử lý bằng email) là lớn làm tăng thời gian xử lý hồ sơ
<b>gây thiệt hại về kinh tế cho khách hàng và doanh nghiệp. </b>

Vấn đề thứ ba, khả năng thống kê, báo cáo thấp: Với cách vận hành quy trình thủ công và
qua email, việc thống kê lại thông tin xử lý của hồ sơ là rất hạn chế và mất rất nhiều thời gian:
Thông tin thời gian hồ sơ đến một bước hiện tại, thời gian hồ sơ ra khỏi bước đó, ý kiến của
người thực hiện, … từ việc thống kế báo cáo kém sẽ dẫn đến việc lãnh đạo khơng có cái nhìn
đúng về hiện trạng xử lý nghiệp vụ của đơn vì, khó đưa ra các quyết định quan trọng mang tính
<b>cạnh tranh. Và khả năng thống kê báo cáo thấp cũng dẫn đến vấn đề thứ tư: </b>

Khả năng cải tiến thấp: Nếu một doanh nghiệp, tổ chức có khả năng cải tiến thấp tức là tổ
<b>chức, doanh nghiệp đó sẽ bị tụt hậu so với các đối thủ và điều này rõ ràng là không tốt. </b>

Do vậy cần có một hệ thống quản lý việc thơng tin quy trình kinh tế, hành chính luân
<b>chuyển giữa các nhóm chuyên trách. Hệ thống cần đảm bảo rằng: </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

Các bước đều có giám sát và phê duyệt nếu cần: Tăng tính giám sát của hệ thống giảm
<b>thiệu rủi ro hoạt động đảm bảo ngun tắc bốn mắt-ln có người làm và người giám sát. </b>

<b>Đáp ứng khả năng thống kê, báo cáo. </b>

Đảm bảo cơ chế một cửa: Khách hàng chỉ cần tiếp xúc với một đầu mối của quy trình và
<b>đầu mối đó có thể cập nhật trạng thái của hồ sơ cho khách hàng bất cứ lúc nào. </b>

Có khả năng mở rộng: Đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức, doanh nghiệp trong tương
<b>lai: Mở rộng số user sử dụng, mở rộng cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ. </b>

Có khả năng kết nối với các hệ thống khác: Trong một tổ chức có thể có nhiều hệ thống
phục vụ các mục đích chun trách khác nhau: Quản lý khách hàng (CRM-Customer Relation
Management), Core Banking (Dành cho ngân hàng) hoặc ERP – Enterprise Resource Planning,
HRM (Human Resource Management), ... Và hệ thống quản lý quy trình cần có sự liên kết với
<b>các hệ thống khác trong môi trường thông tin của doanh nghiệp, tổ chức. </b>

Mềm dẻo: Đặc tính này hết sức quan trọng và sẽ tạo nên khác biệt giữa hệ thống quản lý
quy trình và các hệ thống phần mềm khác. Hệ thống cần thích nghi được với nhiều loại quy trình
khác nhau, ví dụ trong ngân hàng có quy trình phê duyệt tín dụng, quy trình phát hành LC, bảo
lãnh (là các nghiệp vụ chính), tuy nhiên trong ngân hàng cũng cần có quy trình tuyển dụng nhân
sự, quy trình mua bán tài sản, … vì vậy hệ thống quản lý quy trình cần đáp ứng quản lý được tất
cả các loại quy trình này. Ngồi ra mềm dẻo cũng có nghĩa là hệ thống cần đáp ứng được sự thay
<b>đổi liên tục của quy trình kinh doanh (thêm bước, cắt bước, …). </b>

Với nhu cầu cấp thiết của thị trường, nghiệp vụ kinh doanh như trên, vì vậy các đơn vị
cung cấp giải pháp công nghệ thơng tin cần xây dựng quy trình phát triển, kiểm thử, triển khai,
vận hành và bảo trì các quy trình trên các hệ thống quản lý quy trình. Nội dung của luận văn sẽ
đề cập đến các khái niệm về quy trình và ví dụ về việc xây dựng một quy trình kinh doanh trên
một Hệ thống quản lý quy trình (BPM Framework) sẵn có là IBM BPM Lombardi 8.5

Các đóng góp của luận văn:

Đưa ra khái niệm về quy trình nghiệp vụ: Quy trình nghiệp vụ là gì? Quy trình nghiệp vụ
xuất hiện ở đâu trong xã hội?

Các yêu cầu cần thiết cho một BPM Framework hiện đại: Yêu cầu về chức năng, yêu cầu
về tính mở rộng, yêu cầu về khả năng tích hợp, yêu cầu về khả năng nâng cấp quy trình trong
thời gian ngắn để đáp ứng yêu cầu kinh doanh.

BPM Framework IBM BPM 8.5 Lombardi, ngôn ngữ BPMN 2.0 và so sánh với các ngôn
ngữ khác.

Ứng dụng các bước xây dựng quy trình nghiệp vụ xây dựng quy trình mở LC tại MB Bank:
Xây dựng quy trình mở LC tại MB Bank theo mơ hình Ring: Q trình phát triển được chia
thành các vòng lặp, kết quả là sau mỗi vịng lặp, quy trình Mở LC được làm mịn hơn, chi tiết
hơn. Bắt đầu là danh sách role, quy trình được định nghĩa trên Process Designer, kết thúc là ứng
dụng quản lý quy trình mở LC được triển khai trên Process Server.

Cấu trúc của luận văn:

Chương 1: Tổng quan về quản lý quy trình (BPM).

Định nghĩa quy trình, hiện trạng các quy trình trong các doanh nghiệp, tổ chức hành chính,
từ đó cho thấy sự cần thiết của hệ thống quản lý quy trình (BPM) và các yêu cầu cho một BPM
hiện đại.

Chương 2: Quy trình mở LC tại MB Bank.

Các khái niệm về thanh tốn quốc tế, quy trình mở LC tại MB Bank.
Chương 3: Cài đặt quy trình trên IBM BPM 8.5 Lombardi

Giới thiệu về IBM BPM 8.5, ngôn ngữ mô hình hóa quy trình BPMN 2.0 và so sánh với
các ngôn ngữ khác.

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

<b>References </b>

<i>[1] Akhilesh Bajaj and Stephen Rockwell, Advanced Topics in Database Researcch. </i>

<i>[2] Anna Gunhild Nysetvold and John Krogstie, Advanced Topics in Database Research </i>

<i>Vol.5 </i>

<i>[3] Daniel Moody and Jos Hillegersberg, Evaluating the Visaul Syntax of UML An Analysis </i>

<i>of the Cognitive Effectiveness of the UML Family of Diagrams. </i>

<i>[4] Jan Mendling and Jan Recker, 12th Intenational Workshop on Exploring Modeling </i>
<i>Methods in Systems Analysis and Design. </i>

<i>[5] K. Figl, J. Mendling and M. Strembeck, GI-Workshop EPK 2009 </i>

<i>[6] </i>
<i>[7] Tài liệu nghiệp vụ mở LC tại Ngân hàng TMCP Quân đội. </i>

<i>[8] The Uniform Customs and Practice for Documentary Credits-UCP 600 </i>

<i>[9] GS. Đinh Xn Trình, Thanh tốn quốc tế trong ngoại thương, tài trợ thương mại quốc </i>

<i>tế </i>

<i>[10] PGS.TS. Trầm Thị Xuân Hương, ThS. Hoàng Thị Minh Ngọc, Giáo trình nghiệp vụ </i>

<i>Ngân hàng thương mại </i>

</div>

<!--links-->