LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên em xin cảm ơn toàn thể thầy cô trong Trường Đại học Nội vụ,
các thầy cô trong Khoa Quản trị Văn phòng đã hướng dẫn em trong q trình
kiến tập cũng như hồn thành bài báo cáo kiếp tập này;
Bên cạnh đó em cũng xin cảm ơn chị Nguyễn Thị Hảo, là người đã trực
tiếp em cung cấp thông tin, tài liệu, chỉ bảo và hướng dẫn, giúp đỡ em trong thời
gian kiến tập tại Công ty để em có thể hồn thành bài báo cáo kiến tập tập này.
Ngoài ra em cũng xin cảm ơn các cô, chú, anh chị trong Công ty Cổ phần bất
động sản Big land Hà Nội đã hướng dẫn em làm việc trong những ngày kiến tập
ngắn nhưng vô cùng bổ ích này;
Trong suốt 3 tuần thực tập tại Cơng ty từ ngày 13 tháng 7 năm 2020 đến
ngày 3 tháng 8 năm 2020, do thời gian có hạn, cũng như kiến thức, kinh nghiệm
còn hạn chế nên trong bài báo cáo kiến tập này sẽ không tránh khỏi những thiếu
sót, hạn chế nhất định, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của
các thầy cơ trong nhà trường và khoa Quản trị Văn phòng để em có thể bổ sung,
nâng cao kiến thức của mình, phục vụ tốt hơn cho công việc sau này.
Em xin trân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 4 tháng 8 năm 2020
Sinh viên kiến tập
Hoàng A Hầư


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài báo cáo kiến tập của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm nếu có thơng tin khơng trung thực sai lệch về
bài báo cáo này.


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt/ký hiệu
CTCP BĐS

BHXH
BHYT
BHTN
TT-BNV
TT-BLĐTBXH

Cụm từ đầy đủ
Công ty cổ phần bất động sản
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm thất nghiệp
Thông tư - Bộ Nội vụ
Thông tư – Bộ lao động thương binh

NĐ-CP

và xã hội
Nghị định chính phủ

DN

Doanh nghiệp


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đề tài
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong các cơ quan Nhà nước
cũng như doanh nghiệp hiện nay. Văn phòng là trung tâm thơng tin của một tổ
chức. Vì vạy bản thân là một sinh năm 3 Khoa quản trị văn phòng sau khi được
kiến tập tại Công ty cổ phần bất động sản Big Land Hà Nội em đã quyết định
chọn đề tài “Khảo sát cơng tác văn phịng tại Cơng ty cổ phần bất động sản
Big Land Hà Nội” để làm rõ vai trò của văn phòng
2. Mục tiêu của đề tài
Tìm ra những thiếu xót trong cơ cấu tổ chức hoạt động văn phịng tại
cơng ty từ đưa ra nhưng giải pháp khắc phục trong thời gian tới
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Cơng tác văn phịng tại công ty cổ phần bất động sản Big Land
Hà Nội
Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần bất động sản Big Land Hà Nội
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Xuất phát từ đề cương, tài liệu đã học, được thầy cơ cung cấp,
- Tài liệu q trình hoạt động của cơ quan, các văn bản của phịng Hành
chính của cơng ty
- Báo cáo kiến tập, thực tập các khoá của Khoa quản trị văn phòng Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu về lưu trữ cơ quan
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ
- Bộ luật lao động năm 2012
5.Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Luận văn tốt nghiệp của Chế Thị Hồng Cẩm về Thực trạng chính sách
tiền lương, tiền thưởng và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần đầu tư
5



Hoa Hồng : />Cải cách chính sách tiền lương – các vấn đề mấu chốt:
/>6. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp khảo sát
- Phương pháp điều tra giám sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
7. Bố cục của đề tài
Đề tài chia làm 3 chương:
- Chương 1: Khảo sát cơng tác văn phịng tại Cơng ty cổ phần bất động
sản Big land Hà Nội
- Chương 2: Thực trạng chế độ tiền lương tại Công ty cổ phần bất động
sản Big land Hà Nội
- Chương 3: Đánh giá chung về chế độ tiền lương và giải pháp hoàn thiện
chế độ tiền lương của người lao động tại Công ty cổ phần bất động sản Big land
Hà Nội

6


LỜI MỞ ĐẦU
Bước sang thế kỉ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền
kinh tế. Đặc biệt từ sau khi nước ta ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO,
đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội
nhập. Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt
như hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển phải ln nâng
cao uy tín doanh nghiệp. Để quản lý có hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng
hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những công cụ quan trọng không
thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là cơng tác văn phịng.

Văn phịng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phịng vừa có mối
quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thơng qua hệ thống văn bản đi,
văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu
cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí
hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của
các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ
phận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ
đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị. Chính vì vậy em đã chọn đề tài “
Khảo sát cơng tác văn phịng tại công ty cổ phần bất động sản Big Land Hà
Nội” để làm báo cáo kiến tập này.

7


CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ
PHẦN BẤT ĐỘNG SẢN BIG LAND HÀ NỘI
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
Cổ phần bất động sản Big land Hà Nội .
1.1.1 Giới thiệu chung về công ty.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN BẤT ĐỘNG SẢN BIG LAND HÀ
NỘI
Tên tiếng anh: BIG LAND HANOI REAL ESTATE CORPORATION
Loại hình: Cơng ty Cổ phần
Địa chỉ: Số 68 Phố Trần Thái Tông, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu
Giấy, Hà Nội, Việt Nam
Tel/Fax: 0462871908
Người đại diện: Võ Phi Nhật Quang
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức .
1.1.2.1. Chức năng
Công ty cổ phần tư bất đồng sản Big land là doanh nghiệp hoạch tốn độc

lập, có con dấu riêng và có tư cách pháp nhân và được xây dựng cho phép mở
rộng hoạt động tư vấn trong và ngoài nước với các ngành nghề kinh doanh .Với
các chức năng cụ thể sau:
- Thiết kế kiến trúc và kết cấu cơng trình nhà cho th, chung cư, bất động
sản : Dân dụng ,công nghiệp , giao thông ( cầu đường …) thủy lợi , kết cấu
thép , cơng trình cấp thốt nước , cơng trình điện , các hệ thống kỹ thuật liên
quan đến cơng trình
- Thẩm tra thiết kế kỹ thuật thi cơng và dự tốn cơng trình
- Lập quy hoạch đô thị , khu công nghiệp ,nông thôn và các dịch vụ tư vấn
khác .Tư vấn giám sát thi cơng và các dự tốn cơng trình dâm dụng ,công
nghiệp, hạ tầng kỹ thuật ,giao thông vận tải ,thủy lợi ,thủy điện .
- Kiểm định cơng trình xây dựng và các dịch vụ hỗ trợ xây dựng khác . Tư
vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng .
- Khảo sát địa hình ,địa chất ,lập dự án xây dựng các khu bất động sản
8


- Xây dựng, cho thuê nhà trọ, chung cư: Dân dụng ,công nghiệp , giao
thông , thủy lợi .
- Lắp đặt thiết bị cho các cơng trình xây dựng
- Mua bán vật liệu xây dựng (gạch ,ngói ,xi măng ,đá cát ,sỏi ..)
- Mua bán hàng trang trí nội thất ,mua bán sắt thép .
- Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan: Tư vấn lập quy
hoạch xây dựng các loại cơng trình xây dựng; Lập, thẩm tra dự án đầu tư xây
dựng cơng trình xây dựng các loại; Quản lý dự án đầu tư xây dựng: quản lý chi
phí đầu tư xây dựng đối với dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn ngân sách nhà
nước
- Khảo sát xây dựng cơng trình xây dựng các loại; Thẩm tra thiết kế, dự
tốn cơng trình xây dựng các loại; Thí nghiệm chun ngành xây dựng cơng trình
xây dựng các loại; Giám sát thi cơng xây dựng cơng trình xây dựng các loại; Thi

cơng các loại cơng trình xây dựng; Thi cơng kết cấu thép xây dựng; Thi cơng nội
thất cơng trình xây dựng; Kiểm định, giám định chất lượng cơng trình xây dựng
các loại;
- Cho th phương tiện máy móc ,thiết bị cơng trình
-Tư vấn, mơi giới, đấu giá bất động sản, đấu giá quyền sử dụng đất
Hoạt động của các đại lý kinh doanh bất động sản và môi giới; Trung gian trong
việc mua, bán hoặc cho thuê bất động sản trên cơ sở phí hoặc hợp đồng; Quản lý
bất động sản trên cơ sở phí hoặc hợp đồng; Dịch vụ định giá bất động sản; Sàn
giao dịch bất động sản.
- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh .
1.1.2.2 Nhiệm vụ
-Tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp và các luật khác có liên
quan.
- Hoạt động trong khn khổ pháp luật và điều lệ công ty.
- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký.
- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp
với chức năng, nhiệm vụ của công ty.
9


- Xây dựng kế hoạch phát triển lâu dài và đa ngành nghề.
-Tập trung phát triển ngành nghề chính là kinh doanh dãy nhà trọ hiện đại
cho thuê, khu căn hộ cao cấp cho thuê, các khu bất động sản giá trị
- Tham gia đóng góp tài chính và trí lực vào Hiệp hội Bất động sản Việt
Nam.
- Thực hiện đúng chủ trương chính sách của Nhà nước về Luật kinh
doanh.
1.1.2.3. Quyền hạn
- Sử dụng vốn điều lệ và các quỹ của công ty để phục vụ các nhu cầu
trong kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi.

- Phát hành, chuyển nhượng cổ phiếu trái phiếu, ..., và tăng giảm vốn
điều lệ của công ty theo quy định của pháp luật.
- Quyết định sử dụng, phân phối lợi nhuận và thành lập các quỹ theo
quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị.
1.1.2.4 .Cơ cấu tổ chức
1.1.2.4.1 .Tổ chức bộ máy
1.1.2.4.1.1 Ban giám đốc
a) Giám đốc:
- Quản lí, điều hành,bảo tồn và phát triển tồn diện trong cơng ty.
- Quản lí,điều hành, bảo tồn và phát triển vốn của cơng ty trong q trình
hoạt động..
- Trực tiếp xét duyệt, quyết định nội dung và ký các văn bản về hợp đồng
kinh tế theo thẩm quyền, các báo cáo cấp trên và thông báo với cấp dưới các chủ
trương, kế hoạch thuộc chức năng nhiệm vụ của mình.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh trong công ty. Trừ các
chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.
- Quản lí, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng và phát
triển các trang thiết bị, công nghệ nhằm đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu của
khách hàng trong và ngoài nước.
- Tăng cường các mối quan hệ trong và ngoài đất nước.
10


- Giao ban đầu tháng với các phòng ban trong cơng ty.
b) Phó Giám đốc Điều Hành.
- Chủ trì giao ban hàng tuần với các phòng ban.
- Ký nháy các văn bản, hợp đồng trước khi trình ký Giám đốc.
- Chỉ đạo, đơn đốc nhắc nhở các phịng ban hồn thành công việc theo
đúng kế hoạch tuần, tháng, quý, năm.
- Lập các kế hoạch phát triển ngắn hạn và lâu dài cho công ty.

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tồn bộ hoạt động của cơng ty.
- Trực tiếp thực hiện việc ngoại giao với các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền.
- Đàm phán và thực hiện việc thuê đất phục vụ cho hoạt động kinh doanh
của công ty.
- Trực tiếp chỉ đạo phòng Sản xuất thực hiện các công việc theo đúng tiến
độ.
c) Trợ lý Giám đốc.
- Thay mặt Giám đốc hỗ trợ Phó Giám đốc Điều hành đơn đốc kiểm tra
cơng việc của các phịng, cùng với phó Giám đốc Điều hành trao đổi cơng việc
hàng ngày, tuần, tháng để có ý kiến kết luận cuối cùng, xin ý kiến Giám đốc chỉ
đạo.
- Trực tiếp giúp đỡ, giám sát quản lý phịng thi cơng để hồn thành công
việc.
- Sắp xếp lên lịch hẹn với các đối tác, khách hàng cho Giám đốc.
- Sắp xếp tài liệu công việc cho Giám đốc, lập Báo cáo tháng, quý, năm
về tình hình hoạt động của cơng ty.
- Kiểm tra các văn bản: Hồ sơ, Hợp đồng, nghiệm thu, bảng lương, doanh
thu, thu chi trước khi trình Giám đốc ký
- Ghi chép nội dung các cuộc họp giao ban tuần, hoặc đột xuất, các cuộc
họp Phòng kinh doanh, phòng sản xuất, nắm bắt công việc và để báo cáo Giám
đốc.
- Chuẩn bị chuyển đi Công tác cho lãnh đạo như đặt vé máy bay, tàu, hay
11


ơ tơ, khách sạn….
1.1.2.4.1.2 Các phịng ban
a) Phịng hành chính
-Thực hiện các nghiệp vụ Hành chính: Văn thư, Bảo mật, Lưu trữ, Lễ tân

tiếp khách, tạp vụ, quản lý các loại hồ sơ tài liệu của cấp trên chuyển xuống và
của công ty, hồ sơ tài liệu về chế độ chính sách,nhân sự, cơng tác chăm sóc sức
khỏe ban đầu cho cán bộ, công nhân viên, đảm bảo an ninh trật tự, cơng tác
phịng chống cháy nổ, và duy trì thực hiện nghiêm điều lệnh, kỷ luật trong cơ
quan và tổ chức huấn luyện,tập huấn cho các cán bộ, công nhân viên công ty.
-Quản lý kế hoạch đào tạo, tuyển dụng, nghỉ hưu, chuyển cơng tác, thực
hiện chế độ chính sách BHXH, BHYT,BHTN…..
-Phối hợp với phịng Tài chính xây dựng kế hoạch đơn giá tiền lương cho
người lao động theo đúng quy chế trả lương của nhà nước.
- Theo dõi và thực hiện chế độ thưởng phạt theo quy định xét lương tháng
của công ty.
- Lưu giữ quản lý Hồ sơ của Cán bộ - Nhân viên, thực hiện biểu mẫu
chung của hành chính văn phịng đảm bảo hồ sơ đầy đủ theo quy định của Pháp
luật và Công ty
- Soạn thảo Ban hành các văn bản lưu hành nội bộ và bên ngồi.
- Duy trì việc thực hiện quy chế, nội quy. Thưởng, phạt, trừ doanh thu qua
việc thực hiện giao ban hàng tuần, tháng của Công ty. Nếu có lỗi Phịng kinh
doanh, Phịng sản xuất, phịng kế tốn, Phịng hành chính đổ lỗi cho nhau
Trưởng phịng hành chính nhân sự theo quy chế, kiểm tra rõ ràng, ai đúng, ai sai
thì cứ theo quy chế, quy định của Công ty giải quyết.
- Quản lý 02 xe ô tô, chủ động điều xe cho các phòng ban khi cần sử
dụng, phù hợp Công việc của Công ty.
- Theo dõi kiểm tra và thực hiện chế độ hàng năm cho nhân viên như: 09
ngày nghỉ lễ tết, 12 ngày phép. Ốm đau hoặc việc riêng có lý do thì khơng
hưởng lương, còn nếu nghỉ quá quy định và vi phạm thì xử lý theo quy chế.
Cuối năm nếu nhân viên nào cịn phép thì báo nhân viên đó nghỉ cho hết, công
12


ty không cộng dồn vào năm sau.

- Quan tâm đời sống Cán bộ - Nhân viên như: Tổ chức thăm hỏi, ốm đau,
hiếu, hỉ vv…..
- Thực hiện thủ tục chế độ như: điều động, bổ nhiệm, kiêm nhiệm, bãi
nhiệm, khen thưởng, kỷ luật vv….
- Tổ chức các buổi đi chơi dã ngoại cho nhân viên theo quy định của công
ty.
b) Phịng Kinh doanh
- Tìm hiểu về dịch vụ của cơng ty và nhu cầu của khách hàng
+ Hiểu rõ về các vị trí mà Cơng ty đang khai thác và bán. Làm file đẹp để
giới thiệu.
+ Gọi điện hỏi và tư vấn các dịch vụ phù hợp với kế hoạch marketing sản
phẩm của khách hàng.
- Đi sâu đáp ứng nhu cầu của khách hàng
+ Gửi mail cho khách hàng các biển hiện đang trống và phù hợp với kế
hoạch quảng bá sản phẩm của Công ty.
+ Gọi lại cho khách hàng để biết khách hàng đã xem xét đến các vị trí mà
mình đã gửi.
+ Tư vấn và hướng khách hàng về những vị trí phù hợp mà mình đã gửi.
Tìm cách thuyết phục khách hàng, nếu vị trí phù hợp và khách hàng đồng ý thì
tìm cách giải quyết khác
+ Nếu khơng thì giữ liên lạc với khách hàng bằng cách thường xuyên gửi
email và gọi điện để biết nhu cầu về tấm lớn của khách hàng nếu có.
- Chuẩn bị hồ sơ và thực hiện Hợp đồng: (Sau khi khách hàng đồng ý ký
hợp đồng.)
+ Làm hợp đồng về vị trí và kiểm tra tất cả những điều khoản.
+ Đề nghị khách hàng chuyển nội dung quảng cáo và giấy tờ liên quan
đến nội dung quảng cáo để phòng Thiết kế thực hiện việc xin phép quảng cáo
theo đúng yêu cầu của luật Quảng cáo Việt Nam.
+ Chuyển phòng sản xuất in test và chuyển lại khách hàng để duyệt sau đó
13



chuyển phịng Sản xuất thi cơng.
+ Theo dõi thời gian và lấy ảnh nghiệm thu từ phòng sản xuất để làm hồ
sơ nghiệm thu cho khách hàng.
+ Theo dõi cùng khách hàng tình trạng của biển và thơng báo cho khách
hàng nếu có vấn để xảy ra cho biển quảng cáo mà họ đã thuê.
- Duy trì mối quan hệ với khách hàng và khai thác thêm vị trí mới.
- Lập Báo cáo hàng tuần, tháng và các kế hoach tuần tháng gửi cấp trên
trực tiếp.
C) Phịng Kế tốn.
- Kế tốn tổng hợp chịu trách nhiệm trước Phó Giám đốc tài chính về tất
cả các cơng việc đã được giao.
- Trực tiếp làm phiếu thu chi hàng ngày (cho các phịng ban). Theo dõi
cơng nợ phải thu, phải chi. Lập kế hoạch thanh tốn và thơng báo cho Phịng
khách hàng phải thu.
- Lên bảng kê chi tiết số tiền cần chi phí trong tuần để báo cáo cho Phó
Giám đốc Tài chính vào ngày thứ hai sau khi giao ban (thông tin về các khoản
chi sẽ lấy từ Ban lãnh đạo Cơng ty và các phịng ban)
- Chủ động kê khai thuế qua mạng đảm bảo độ chính xác và kiểm tra kết
quả Chi cục thuế Từ Liêm đã nhận được bảng kế khai của Công ty. Giao dịch tốt
với cơ quan Ngân hàng và Thuế.
- Trực tiếp làm kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp và tình hình sử dụng
hóa đơn của tháng, quý, năm. Nói chung các thủ tục chứng từ liên quan đến thuế
của công ty. (Số liệu báo cáo chính xác).
- Trực tiếp ghi hóa đơn cho khách hàng khi đã nhận được thơng báo của
phịng kinh doanh và Phó Giám đốc tài chính.
- Làm lương cho Cán bộ - Nhân viên trong Công ty đúng thời gian đã quy
định.
- Đi nộp thuế hàng tháng nếu có (tiền thuế sẽ chuyển qua ngân hàng chứ

khơng được nộp bằng tiền mặt).
- Lập kế hoạch công việc, hoạt động của Phịng kế tốn theo quy định
14


tuần, tháng và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tổ chức thực hiện cơng tác kế
tốn, các Báo cáo tài chính.
d) Phịng Thiết kế.
- Liên hệ phịng Kinh doanh để lấy các loại giấy tờ, file, market, chuẩn bị
toàn bộ các hồ sơ xin phép hoặc gia hạn giấy phép cho tất cả các biển theo đúng
quy định.
- Đối với các biển theo dạng liên danh liên kết, thuê lại …, sẽ kết hợp
cùng đối tác để hoàn thiện hồ sơ xin phép theo sự phân công của Ban lãnh đạo
và phụ trách phòng.
- Thực hiện nhận ảnh từ người phụ trách tuyến để chuyển ảnh nghiệm thu,
rửa ảnh chuyển cho phòng kinh doanh.
- Thiết kế hồ sơ kỹ thuật, kết cấu biển để bổ xung hoàn chỉnh hồ sơ giấy
tờ liên quan.
- Thực hiện tồn bộ các cơng việc từ yêu cầu in ấn, chuyển file, giao nhận
đối với nhà thầu in.
- Nếu đơn hàng nào không đạt đúng tiêu chuẩn cần báo ngay lại Phó Giám
đốc Thường trực để làm việc lại cùng nhà thầu in.
- Lưu trữ file: Lưu trữ file dữ liệu khách hàng trong vịng 2 năm.
- Lưu trữ file Hợp đồng vị trí, giấy phép, hồ sơ xin cấp phép … (tất cả
bằng bản phơ tơ hoặc sao y cơng chứng).
e) Phịng Thi công.
- Họp giao ban, tổng kết báo cáo tuần, nắm bắt cơng việc của mình phụ
trách, báo cáo trong giao ban cho phó Giám đốc Điều hành cơng việc của mình.
- Lập các dự án triển khai, có kế hoạch triển khai các dự án mới theo
tháng, theo quý, năm. Trong quá trình triển khai dự án mới phải báo cáo cả mặt

kỹ thuật lẫn kinh tế trước để Ban lãnh đạo xem xét và duyệt trước khi thực hiện.
- Thực hiện lập dự tốn chi phí, giao khốn thời gian thi cơng và khi hồn
thành, kiểm tra, quyết tốn cùng kế tốn cơng của thợ và mua vật tư.
- Lựa chọn nhà thầu thi công.
- Giám sát thi công kiểm tra đúng thời điểm thợ lắp sắp xong bạt.
15


- Chọn nhà cung cấp vật tư (phải có hóa đơn VAT).
- Lưu ý cùng công tác bảo hành bảo trì biển thường xun.
- Để phịng gió lốc làm rách bạt, lưu ý để điện thoại 24/24/ngày trong
những ngày mưa bão để có thơng tin kịp thời khắc phục. Liên lạc điện thoại
thường xuyên với bảo vệ để kiểm tra khi có gió, lốc, bão để nắm tình hình biển
quảng cáo.
f) Phòng Nhân sự
- Lập chiến lược cho việc phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát
triển của công ty
- Lập kế hoạch tuyển dụng và biện pháp thực hiện kế hoạch.
- Tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động xin việc.
- Lập các hợp đồng đào tạo, hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động
- Giải quyết chế độ cho nhân viên như: Nghỉ việc, ốm đau, cưới hỏi…
- Kiểm tra và tính ngày cơng cho nhân viên khối văn phịng cơng ty
- Duy trì và thực hiện nội quy trụ sở văn phịng công ty
- Tham gia hội đồng nâng lương, khen thưởng và kỷ luật của cơng ty.
- Chủ trì cuộc các họp như: xét nâng lương, khen thưởng, kỷ luật.
1.1.2.4.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức và sơ đồ văn phòng của Công ty cổ
phần bất động sản Big land Hà Nội
Hình 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cơng ty cổ phần Bất động sản Big Land
Hà Nội
GIÁM ĐỐC


PHÓ GIÁM ĐỐC

Phịn
g kinh
doanh

Phịn
g tổ
chức
nhân
sự

PHĨ GIÁM ĐỐC

Phịn
g tài
chính
kế
tốn

16

Phịn
g thiết
kế

Phịn
g thi
cơng


Phịn
g
hành
chính


17

3

4
5
6

1
2

9

15
10

11 12 13 14

17

16

8


19

18
7

Hình 2. Sơ đồ phịng văn phịng công ty


1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành
chính văn phịng của Cơng ty.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
- Chức năng:
Phịng Hành chính là phịng có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám
đốc Công ty trong công tác Pháp chế, quan hệ công chúng, Tổ chức, Quản lý
nhân sự, tiền lương, Chế độ chính sách, thu hút, tuyển dụng, cơng tác Hành
chính, Cơng nghệ thơng tin, Quản trị, Thanh tra, thi đua khen thưởng, kỷ luật.
Đảm bảo đáp ứng kịp thời phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công
ty.
- Nhiệm vụ:
+ Công tác Tổ chức chung;
+ Công tác Tổ chức Cán bộ, Tổ chức sản xuất;
+ Công tác tuyển dụng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực;
+ Công tác lao động, tiền lương và chế độ chính sách;
+Cơng tác pháp chế, thanh tra, kiểm tra, thi đua khen thưởng, kỷ luật;
+ Công tác Tổ chức phục vụ… cho các cuộc hội họp của Công ty với các
phần việc có liên quan.
+ Cơng tác Văn thư, lưu trữ, Quản trị văn phịng;
+ Cơng tác Đối ngoại, giao dịch, lễ tân, khách tiết, bảo vệ…
- Cơ cấu tổ chức:

+ 01 Trưởng phịng.
+ 02 Phó phịng.
+ 06 Nhân viên (bao gồm cả lái xe, tạp vụ ...)
1.2.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí cơng việc trong
phịng Hành chính.
- Trưởng phịng : Là người đứng đầu văn phịng có nhiệm vụ:
+ Phụ trách chung và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực cơng tác của văn
phịng, phân cơng và ủy nhiệm bằng văn bản phó phịng phụ trách một số lĩnh
vực cơng tác thuộc văn phòng.
18


+ Lãnh đạo và điều hành hoạt động của văn phịng của các phó văn
phịng, trưởng các đơn vị trưc thuộc văn phịng.
+ Giải quyết cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công
ty giao, xử lý cơng việc chung của văn phịng.
+ Giữa Trưởng phịng và phó phịng thường xun phối hợp và trao đổi
thơng tin về lĩnh vực cơng tác mình phụ trách.
- Phó phịng: Là người giúp việc cho Trưởng phịng trong các cơng tác :
+ Chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị chuẩn bị công việc thuộc lĩnh vực
được phân công phụ trách, chủ động trông công việc, kịp thời phát hiện đề xuất
với Trưởng phòng những vấn đề cần quan tâm chỉ đạo giải quyết.
+ Trực tiếp xử lý văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách và các văn bản được
Trưởng phịng giao.
+ Chủ động theo dõi, đơn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc công ty thực
hiện chương trình cơng tác và quy chế làm việc của cơng ty về các lĩnh vực công
tác phân công phụ trách. Khi được yêu cầu, trực tiếp làm việc với lãnh đạo công
ty với cơ quan, đơn vị trực thuộc công ty, với các Cơng ty khác có liên quan…
- Các nhân viên: Thu thập thông tin và tham mưu cho phó phịng đồng
thời trực tiếp thực hiện cơng việc trong phịng như cơng tác tổ chức cán bộ, cơng

tác xây dựng, theo dõi bảo vệ thiết bị, thủ kho...
- Lễ tân:
+ Trực nghe, và trả lời các cuộc điện thoại gọi đến Công ty.
+ Nhận fax và chuyển fax đến khách hàng hoặc các phịng trong Cơng ty.
+ Đón hướng dẫn khách đến liên hệ công tác và làm việc với các bộ phận
liên quan của Công ty
+ Tiếp nhận Hồ sơ, thư, bưu phẩm chuyển đến các bộ phận liên quan theo
địa chỉ
+ Ghi Công việc của Cán bộ - Nhân viên lên bảng công việc hàng ngày,
nếu nhân viên nào đi làm việc ln thì ghi cơng việc đó lên bảng (cụ thể Nội
dung, thời gian, địa điểm, gặp ai, điện thoại).
+ Vào sổ công văn đến, công văn đi hàng ngày.
19


+ Khi có nhân viên mới nên chuẩn bị một bó hoa, một món quà để tặng.
- Thủ kho:
+ Kiểm tra vật tư dụng cụ tại kho, ghi chép theo dõi q trình xuất nhập
kho.
+ Khi phịng Thi cơng lấy dụng cụ vật tư thì xuất và ghi chép, ký nhận
đầy đủ.
+ Tổng kết thường xuyên và chốt lại sổ sách hàng tuần nhập, xuất kho cho
hợp thực thế kho với sổ sách.
1.3. Tìm hiểu về cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phịng
trong cơng ty.
1.3.1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của văn phịng.
Nhận thức được mơi trường làm việc, cơ sở vậtchất và các trang thiết bị
văn phòng ảnh hưởng rất lớn đến khả năng sáng tạo cũng như năng xuất làm
việc của nhân viên trong công ty nên Công ty Cổ phần Bất động sản Big Land

Hà Nội ln cố gắng hồn thiện về mặt cơ sở vất chất để đáp ứng tốt nhất nhu
cầu làm việc cũng như sinh hoạt ở công ty cho nhân viên.
Với diện tích gần 600m2, cơng ty được thiết kế theo phong cách tiện lợi
chuyên nghiệp. Màu vàng nhạt chủ đạo cùng nhiều hình ảnh trang trí tạo mơi
trường trẻ trung năng động. Phòng làm việc được thiết kế khoa học phù hợp với
việc làm nhóm. Các phịng được lắp hệ thống chiếu sáng, máy điều hoa hiện đại,
nhằm mang lại môi trường làm việc tốt cho nhân viên. Để đảm bảo điều kiện tốt
nhất cho nhân viên hệ thống Server được lắp đặt tại nhà mạng viễn thơng có uy
tín VNPT, máy tính của cơng ty ln được cập nhật phần mềm mới nhất phục vụ
cho công việc. Công ty cổ phần bất đốngản Big Land Hà Nội được thiết kế và sử
dụng các trang thiết bị hiện đại phù hợp và đáp ứng nhu cầu của công việc của
nhân viên trong công ty tùy theo từng nhiệm vụ, công việc cụ thể, để công việc
không bị gián đoạn và hoàn thành trong thời gian nhanh nhất đạt hiệu quả cao
nhất.

20


1.3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn
phòng làm việc của văn phịng (hiện tại). Đề xuất mơ hình văn phịng mới tối
ưu.
Hiện tại trong phịng làm việc của phịng Hành chính nhân sự bao gồm
các trang thiết bị như sau: 04 máy tính, 01 máy phơ tơ, 01 máy in, 02 tủ dựng tài
liệu, 01 cây nước nóng lạnh, bàn làm việc, ghế xoay, điện thoại để bàn, ghế
salon, điều hòa…
Hiện tại sơ đồ bố trí của Phịng Hành chính nhân sự chưa hợp lý vì:
-Các thiết bị văn phịng bố trí rời rạc dẫn đến mất thời gian trong việc di
chuyển đến các trang thiết bị cần dùng trong phòng cũng như làm mất tập trung
trong quá trình làm việc
- Bàn làm việc của trưởng phòng và nhân viên đối lập nhau tạo cảm giác

bị cô lập.

21


Hình 1.3.2. Sơ đồ bố trí phịng hành chính hiện đại tối ưu

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Trên đây là sơ lược khái quát về Công ty cổ phần bất động sản Big land
Hà Nội trong đó có q trình thành lập và phát triển của Công ty cổ phần bất
động sản Big land Hà Nội, qua đó xét về gốc độ thời gian có thể thấy cơng ty
hoạt động trong khoảng thời gian và có những kết quả kinh doanh cụ thể qua các
năm. Ngồi ra cịn cho thấy chức năng, nhiệm vụ, cũng như là cơ cấu tổ chức bộ
22


máy của công ty. Từ việc công ty nắm chắc chức năng của mình và ý thức được
mục tiêu trách nhiệm của chính mình thì sẽ góp phần thúc đẩy công ty phát triển
và kinh doanh thành công hơn trong q trình tham gia vào thị trường, từ đó có
thể càng tạo ra nhiều mốc kinh doanh “vàng” cho công ty.
Bên cạnh đó việc cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty cũng được thể hiện ở
trên, và em thấy cách thức tổ chức bộ máy của công ty là đúng với quy định của
pháp luật về việc thành lập công ty.

23


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHẾ ĐỘ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN BẤT ĐỘNG SẢN BIG LAND HÀ NỘI
2.1. Chế độ tiền lương theo quy định của pháp luật hiện hành

2.1.1. Khái niệm tiền lương
2.1.1.1. Định nghĩa tiền lương
Tiền lương là một bộ phận của sản phẩm xã hội biểu hiện bằng tiền được
trả cho người lao động dựa trên số lượng và chất lượng lao động của mọi người
dùng để bù đắp lại hao phí lao động của mọi người và nó là một vấn đề thiết
thực đối với người lao động. Tiền lương được quy định một cách đúng đắn, đó
sẽ là yếu tố kích thích sản xuất mạnh mẽ, nó kích thích người lao động ra sức
sản xuất và làm việc, nâng cao trình độ tay nghề, cải tiến kỹ thuật nhằm nâng
cao năng suất lao động.
Theo khoản 1 Điều 90 Bộ Luật lao động 2012 quy định “Tiền lương là
khoản tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để thực hiện công
việc theo thỏa thuận.Tiền lương bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức
danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Mức lương của người lao động
không được thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định”. Định nghĩa
này đã khái quát được đầy đủ hình thức, bản chất và cơ cấu tiền lương. Theo đó
về hình thức, tiền lương tồn tại dưới dạng tiền mặt. Còn về bản chất, tiền lương
là giá trị của sức lao động nghĩa là khoản tiền này gắn với nghĩa vụ thực hiện
công việc theo. Trong quan hệ lao động, tiền lương tồn tại dưới dạng quyền của
người lao động, tương ứng với nghĩa vụ của người sử dụng lao động.
Về cơ cấu của tiền lương bao gồm 3 yếu tố: Mức lương theo công việc
hoặc theo chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
Cụ thể theo Điều 3 Thông Tư 23/2015/TT-BLĐTBXH quy định về hướng
dẫn thực hiện một số điều về tiền lương của Nghị định số 05/2015/NĐ-CP ngày
12 tháng 01 năm 2015 của chính phủ quay định chi tiết và hướng dẫn thi hành
một số một số nội dung của bộ Luật lao động
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh là mức lương trong thang
lương, bảng lương do người sử dụng lao động xây dựng theo quy định của Bộ
24



luật lao động. Mức lương đối với công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao
động và thời giờ làm việc bình thường (khơng bao gồm khoản tiền trả thêm khi
người lao động làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm) không được thấp hơn mức
lương tối thiểu vùng do chính phủ quy định.
- Phụ cấp lương là khoản bù đắp các yếu tố về điều kiện lao động, tính
chất phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động chưa
được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ trong mức lương theo công việc hoặc chức
danh.
- Các khoản bổ sung khác là khoản tiền bổ sung ngồi mức lương, phụ
cấp lương và có liên quan đến thực hiện công việc hoặc chức danh trong hợp
đồng lao động, trừ tiền thưởng, tiền ăn giữa ca, các khoản hỗ trợ, trợ cấp của
người sử dụng lao động không liên quan đến thực hiện công việc hoặc chức
danh trong hợp đồng lao động.
2.1.1.2. Lương tối thiểu
Khái niệm.
Mức lương tối thiểu là mức thấp nhất trả cho người lao động làm công
việc giản đơn nhất, trong điều kiện lao động bình thường và phải bảo đảm nhu
cầu sống tối thiểu của người lao động và gia đình họ. Thực tế cụm từ “phải bảo
đảm nhu cầu sống tối thiểu của người lao động và gia đình họ” là cụm từ rất
lơng bơng khơng có mốc hay điểm xác định rõ, vì tùy thuộc vào mỗi người, mỗi
gia cảnh, mỗi khu vực mà mức sống khác nhau. Tuy nhiên ta có thể hiểu đơn
giản là mức lương trả cho cơng việc đơn giản nhất mà người lao động đó làm ít
nhất phải đủ để chi tiêu, trang trải cuộc sống hàng ngày tại nơi mà người lao
động đó sinh sống và làm việc. Tùy vào từng vùng từng khu vực, mức sống khác
nhau, điều kiện kinh tế xã hội khác nhau mà mức luong tối thiểu thấp nhất trả
cho người lao động làm công việc giản đơn nhất phải phải đảm bảo. Thực tế
khái niệm này chưa được triển khai vì thiếu căn cứ pháp luật xác định, mà nó chỉ
được biểu hiện qua: Tiền lương cơ sở, lương tối thiểu ngành và tiền lương tối
thiểu vùng.
- Các loại lương tối thiểu:

25