ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VĨNH LONG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
73 Nguyễn Huệ, Phường 2, TP. Vĩnh Long, Tỉnh Vĩnh Long, Việt Nam

BÁO CÁO ĐỒ ÁN CHUYÊN NGÀNH

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN - VLUTE
Hoàn thành theo u cầu của chương trình đào tạo

ĐẠI HỌC
Cơng nghệ thơng tin

Nhóm sinh viên thực hiện
13104053 Nguyễn Thanh Tâm
13104002 Nguyễn Quốc An
13104005 Trần Khánh Băng
Hướng dẫn khoa học
Ts. Phan Anh Cang
Ths. Lê Thị Hoàng Yến

Vĩnh Long, Tháng 11 năm 2016


TRƯỜNG ĐẠI HỌC SPKT VĨNH LONG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

Tên ngành:......................................... ........................Mã ngành: ....................................................................
Trình độ:........................................ ............................. Khóa học: ....................................................................
Họ tên sinh viên: ............................................ MSSV: ....................................................................................
Họ tên sinh viên: ............................................ MSSV: ....................................................................................
Họ tên sinh viên: ............................................ MSSV: ....................................................................................
Cán bộ hướng dẫn
Họ tên cán bộ: .....................................................................................................................................................
Học hàm, học vị: .................................................................................................................................................
Đơn vị, nơi công tác: .......................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................................
Tên đề tài: .............................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
NỘI DUNG NHẬN XÉT
I.
Đánh giá chung về đồ án:
Hình thức trình bày thuyết minh; nội dung thực hiện tốt theo yêu cầu đề tài; nắm vững
những vấn đề liên quan đề tài; tính ứng dụng thực tiễn (phạm vi và mức độ ứng dụng,
khả năng phát triển, tính mới, tính sáng tạo, độc đáo...)
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
II.
Tinh thần, thái độ của sinh viên:
Thái độ làm việc và thời gian thực hiện đề tài đúng tiến độ; tự chủ trong việc thực hiện
đề tài.
...................................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................

III.
Kết luận:
Đồng ý (hoặc Không đồng ý) cho phép sinh viên được báo cáo đồ án
...................................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
Vĩnh Long, ngày ... tháng ... năm ....
Người hướng dẫn
(Ký và ghi rõ họ tên)


TÓM TẮT
Nội dung đề tài “Hệ thống quản lý văn bản – VLUTE” được trình bày dựa trên mơ
tả q trình lưu trữu cơng văn tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ Thuật Vĩnh Long. Đề tài
được nhóm sinh viên Khóa 38 Khoa Cơng nghệ thơng tin nghiên cứu và phân tích trong
thời gian 15 tuần.
Ban đầu khi chưa thực hiện đề tài hệ thống quản lý văn bản tại Trường thực hiện
theo việc lưu trữ thủ công, chưa được số hóa cũng như truy xuất gửi đến cán bộ giảng
viên trong nhà trường.
Sau thời gian nghiên cứu hệ thống, phân tích dữ liệu, lập trình và kiểm thử nhóm
đã hồn thiện chương trình. Chương trình này được chạy trên nền website có thể linh
động trong cơng việc lưu trữ, truy xuất và cập nhật công văn ở bất cứ nơi nào có
Internet.
Ưu điểm của đề tài giúp cho việc lưu trữ cơng văn được số hóa và sắp xếp theo
một trật tự logic. Cơng việc tìm kiếm, in ấn được thực hiện nhanh chóng. Đặc biệt có
thể chuyển văn bản đến các đơn vị hoặc cán bộ giảng viên một cách dễ dàng.
“Hệ thống quản lý văn bản – VLUTE” được sử dụng trong công tác quản lý văn
bản tại đơn vị hoặc linh động hơn có thể sử dụng ở các phịng khoa chun mơn.
*Một số từ khóa liên quan đến đề tài: “Quản lý công văn”, “Quản lý văn bản hành
chính”, “Hệ thống quản lý văn bản pháp luật”, “Công văn nhà nước”, “Phần mềm điều
hành văn bản”, “Website quản lý văn bản và điều hành”.


i


Lời cảm ơn
Trên thực tế khơng có sự thành cơng nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ,
giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian
từ khi bắt đầu học tập tại trường đến nay, chúng em đã nhận được rất nhiều sự quan
tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cơ, gia đình và chúng ta bè. Với lịng biết ơn sâu sắc nhất,
chúng em xin gửi đến quý thầy cô ở Khoa Công Nghệ Thông Tin – Trường Đại Học Sư
Phạm Kỹ Thuật Vĩnh Long đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt
vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường. Và đặc
biệt, trong học kỳ này. Nếu khơng có những lời hướng dẫn, dạy bảo của các thầy cơ thì
chúng em nghĩ đề tài rất khó có thể hồn thiện được. Một lần nữa, chúng em xin chân
thành cảm ơn. Đề tài thực hiện trong khoảng thời gian gần 3 tháng. Bước đầu đi vào
thực tế của đề tài chúng em còn hạn chế và nhiều bỡ ngỡ. Do vậy, khơng tránh khỏi
những thiếu sót là điều chắc chắn, chúng em rất mong nhận được những ý kiến đóng
góp q báu của q thầy cơ và chúng ta học cùng lớp để kiến thức của em trong lĩnh
vực này được hoàn thiện hơn.
Chúng em xin gởi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy cô
của Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Vĩnh Long, đặc biệt là các thầy cô Khoa Công
Nghệ Thông Tin đã tạo điều kiện cho em để em có thể hồn thành tốt đề tài này. Và em
cũng xin chân thành cám ơn thầy Phan Anh Cang và cơ Lê Thị Hồng Yến đã nhiệt tình
hướng dẫn hướng dẫn chúng em hồn thành tốt đề tài.
Trong quá trình thực hiện đề tài cũng như trình độ lý luận, kinh nghiệm thực
tiễn cịn hạn chế nên đề tài khơng thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận
được ý kiến đóng góp thầy cơ để chúng em học thêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn
thành tốt hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
Vĩnh Long, ngày 13 tháng 11 năm 2016

Nhóm Sinh viên thực hiện

ii


MỤC LỤC
TĨM TẮT ........................................................................................................................................................................................... i
Lời cảm ơn....................................................................................................................................................................................... ii
DANH MỤC HÌNH......................................................................................................................................................................... iv
DANH MỤC BẢNG ......................................................................................................................................................................... v
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ............................................................................................................................................................ 1
1.1

Động cơ nghiên cứu .................................................................................................................................................. 1

1.1.1 Lý do chọn đề tài ................................................................................................................................................... 1
1.1.2 Phương pháp nghiên cứu .................................................................................................................................. 2
1.2

Mục đích nghiên cứu................................................................................................................................................. 2

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ NGÔN NGỮ, CÔNG CỤ LẬP TRÌNH ............................................................................... 3
2.1 Giới thiệu ngơn ngữ lập trình ..................................................................................................................................... 3
2.1.1 HTML ........................................................................................................................................................................... 3
2.1.2 CSS ................................................................................................................................................................................ 4
2.1.3 JAVASCRIPT ............................................................................................................................................................... 5
2.1.4 JQUERY........................................................................................................................................................................ 6
2.1.5 PHP ............................................................................................................................................................................... 8
2.1.6 MY SQL ........................................................................................................................................................................ 9
2.2 Giới thiệu về cơng cụ lập trình ................................................................................................................................ 12

2.2.1 ADOBE DREAMWEAVER .................................................................................................................................. 12
2.2.2 XAMPP ...................................................................................................................................................................... 14
2.2.3 EXTPLORER ........................................................................................................................................................... 15
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ THIẾT KẾ DỮ LIỆU .................................................................................. 17
3.1 Đặc tả yêu cầu ................................................................................................................................................................. 17
3.2 Phân tích hệ thống ........................................................................................................................................................ 18
3.3 Thiết kế dữ liệu .............................................................................................................................................................. 18
CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN .................................................................................................................. 24
4.1 Giới thiệu chung về hệ thống .................................................................................................................................... 24
4.2 Giới thiệu chi tiết về hệ thống .................................................................................................................................. 25
4.2.1 Khách ......................................................................................................................................................................... 25
4.2.2 Người dùng.............................................................................................................................................................. 27
4.2.4 Văn thư ...................................................................................................................................................................... 29
4.2.3 Quản trị (Admin)................................................................................................................................................... 34
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ NHỮNG NGHIÊN CỨU TIẾP THEO .............................................................................. 37
5.1 Kết luận ............................................................................................................................................................................. 37
5.2 Những nghiên cứu tiếp theo ..................................................................................................................................... 37

iii


DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1 Q trình hoạt động của PHP

9

Hình 4.1 Sơ đồ tổ chức hệ thống quản lý văn bản

25


Hình 4.2 Giao diện trang chủ khi khách vừa truy cập

25

Hình 4.3 Giao diện tìm kiếm

26

Hình 4.5 Giao diện kết quả tìm kiếm

27

Hình 4.6 Giao diện người dùng khi đăng nhập

27

Hình 4.7 Giao diện xem văn bản được chuyển đến

28

Hình 4.8 Giao diện cập nhật thơng tin

28

Hình 4.10 Giao diện quản trị văn bản

29

Hình 4.11 Giao diện quản lý sổ văn bản


30

Hình 4.12 Giao diện quản lý văn bản

30

Hình 4.13 Giao điện chọn người dùng nhận văn bản

31

Hình 4.14 Giao diện quản lý thể loại

31

Hình 4.15 Giao diện quản lý lĩnh vực

32

Hình 4.16 Giao diện quản lý cơ quan ban hành văn bản

32

Hình 4.17 Giao diện quản lý người ký

33

Hình 4.18 Giao diện đăng nhập hệ thống thư mục

33


Hình 4.19 Giao diện quản trị thư mục

34

Hình 3.20 Giao diện thêm tài khoản mới

35

Hình 4.21 Giao diện quản lý đơn vị - phịng ban

35

Hình 4.22 Giao diện quản lý chức vụ

35

Hình 4.23 Giao diện quản lý nhóm thành viên

36

Hình 4.24 Giao diện quản trị phân quyền người dùng

36

iv


DANH MỤC BẢNG
Bảng 3.1 Table VanBan .................................................................................................................................. 18
Bảng 3.2 Table TheLoai .................................................................................................................................. 19

Bảng 3.3 Table LinhVuc .................................................................................................................................. 19
Bảng 3.4 Table TapTin .................................................................................................................................... 20
Bảng 3.5 Table SoLuu ..................................................................................................................................... 20
Bảng 3.6 Table DoMat .................................................................................................................................... 20
Bảng 3.7 Table LoaiSo .................................................................................................................................... 21
Bảng 3.8 Table NguoiKy ................................................................................................................................. 21
Bảng 3.9 Table NguoiDung ............................................................................................................................. 21
Bảng 3.10 Table DonVi ................................................................................................................................... 22
Bảng 3.11 Table ChucVu................................................................................................................................. 22
Bảng 3.12 Table NhomNguoiDung ................................................................................................................. 23
Bảng 3.13 Table CoQuanBanHanh ................................................................................................................. 23
Bảng 3.14 Table VanBanNguoiDung .............................................................................................................. 23

v



1

ĐỒ ÁN: “XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – VLUTE

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU
1.1

Động cơ nghiên cứu

1.1.1 Lý do chọn đề tài
Cơng tác văn thư lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức
cơ quan nào từ khi thành lập. Tuy nhiên ở mỗi cơ quan, do lĩnh vực hoạt động
khác nhau nên có cơ cấu chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc

điểm chung là trong quá trình hoạt động đều liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài
liệu. Các loại văn bản này đều có nhu cầu được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng
khi cần thiết cho công việc sau này. Bởi vì đây là những bản gốc, bản chính, là
căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Do đó, đối với mỗi
cơ quan, tổ chức, cơng tác văn thư, lưu trữ là vấn đề quan trọng tất yếu, vì đó tài
ngun quan trọng mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm
bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành
công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc
giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản
lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, quản lý việc sử dụng con dấu, việc lập hồ sơ,
theo dõi các hồ sơ sự kiện, thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản.... Để văn
bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu
lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu,
cung cấp thơng tin… ln địi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ luôn phải
nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng gặp khơng ít áp lực
trong cơng việc.
Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ
công nghệ thơng tin. Từ đó, nhóm đưa ra giải pháp xây dựng HỆ THỐNG QUẢN
LÝ VĂN BẢN - VLUTE, những văn bản điện tử đã được lưu hành và có cơ sở pháp
lý để áp dụng trong mỗi văn phòng, những văn phịng khơng giấy tờ đã hình
thành ở rất nhiều tổ chức cơ quan, giúp giảm tải rất nhiều có cơng tác văn thư
lưu trữ, góp phần quan trọng cho cơng tác đổi mới hiện đại hóa cơng tác hành

1


SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013


chính,sẵn sàng tham gia hội nhập với khu vực và phù hợp xu hướng đổi mới của
thế giới.
1.1.2 Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, nhóm đã sử dụng phương pháp phân tích và thiết
kế hệ thống có cấu trúc – bao gồm các hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ
sung, kiểm thử chất lượng… các hoạt động có thể thực hiện song song với nhau.
Đặc biệt là hoạt động khảo sát, nhóm tiến hành nhiều lần , song song với các
hoạt động khác nhằm có những thơng tin chính xác nhất về hệ thống. Cụ thể:
Nhóm đã tiến hành 3 lần khảo sát. Lần 1- Tìm hiểu về hệ thống hiện tại,
các thức làm việc của hệ thống phục vụ cho giai đoạn khảo sát sơ bộ. Ở lần khảo
sát thứ 2- sau khi tìm hiểu thêm các tài liệu tham chiếu, nhóm tiến hành đánh
giá về hệ thống hiện tại( phát hiện các ưu - nhược điểm). Trong quá trình phân
tích hệ thống, nhóm tiến hành song song với việc khảo sát lần 3 để một lần nữa
thấy rõ hơn về hệ thống hiện tại, phân tích về hệ thống này để phục vụ cho giai
đoạn thiết kế.
Do thời gian hạn chế nên nhóm chỉ dừng lại ở cơng tác thiết kế, chưa thể
đưa hệ thống vào kiểm thử.
1.2

Mục đích nghiên cứu
Qua việc nghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý văn bản, nhóm muốn đưa

ra một số kết luận để giúp cho khoa, nhà trường quản lý tốt hơn những văn bản,
công văn trên giấy tờ thay vào đó là những văn bản điện tử, làm giảm bớt công
việc cho văn thư, không gian lưu trữ cũng như việc tìm kiếm được dễ dàng hơn

2


SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013


CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ NGƠN NGỮ, CƠNG CỤ LẬP TRÌNH
2.1 Giới thiệu ngơn ngữ lập trình
2.1.1 HTML
HTML – viết tắt của cụm từ tiếng Anh: Hyper Text Markup Language, nghĩa là
“ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản” – là một ngôn ngữ đánh dấu được thiết kế để
chỉ rõ một trang Web được hiển thị như thế nào trong một trình duyệt, sử dụng
các thẻ và phần tử HTML.
HTML không phải là một ngôn ngữ lập trình máy tính mà nó là một ngơn
ngữ đánh dấu, 2 ngôn ngữ này khác nhau thế nào? Chúng ta có thể hiểu đơn
giản, ngơn ngữ lập trình máy tính ví dụ như: C, C++, Java… sẽ được cài đặt và
thực thi trên máy tính; HTML thì khơng cài đặt và thực thi trên máy tính của
người dùng, nó chỉ đánh dấu các phần tử thơng tin trong một văn bản (giống
như văn bản chúng ta đọc bình thường trên giấy) hiển thị trên trình duyệt của
người đọc như thế nào.
2.1.1.1 Vai trị
Đối với một văn bản thơng thường, chúng ta có thể thấy có những dịng
chúng ta in nghiêng, có những dịng chúng ta bơi đậm,… thì siêu văn bản cũng
bao gồm những điều tương tự trên nhưng nó cịn bổ sung các phần tử thơng tin
khác ví dụ như: video, hình ảnh, âm thanh, liên kết đến trang web khác,…
Văn bản thông thường chúng ta cũng phải tách đoạn, xuống dịng,… thì
đối với siêu văn bản, chúng ta cũng phải trình bày nó như vậy bằng cách sử dụng
các thẻ của HTML. Vậy thì vai trị của HTML chính là khai báo cách trình bày, sắp
xếp các phần tử thông tin trong một siêu văn bản như thế nào, chúng ta có thể
coi nó như bộ khung của một trang web, các phần tử thông tin của siêu văn bản
sẽ được bố trí trên bộ khung này và theo từng vị trí thích hợp.
2.1.1.2 Tập tin trong HTML
Khi các phần tử trong một siêu văn bản được trình bày bởi các thẻ HTML
thì khi đó chúng ta xuất hiện tập tin HTML, tập tin này sẽ được đọc như thế nào
và làm sao nó có thể hiển thị lên màn hình máy tính của chúng ta để xem như

một văn bản trình bày thơng thường?

3


SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013

Các phần mềm trình duyệt sẽ xử lý điều này, đây là các chương trình được
viết ra với mục đích có thể đọc hiểu được các tập tin HTML. Khi người dùng sử
dụng trình duyệt để yêu cầu xem một trang web nào đó, yêu cầu này sẽ được
chuyển đến server nơi chứa trang web đó và server sẽ trả về cho trình duyệt các
tập tin HTML (thật ra server sẽ trả về rất nhiều tập tin như: HTML, JS, CSS…
nhưng tạm thời chúng ta chỉ nói về HTML) có chứa nội dung liên quan đến trang
web mà người dùng muốn xem. Nhiệm vụ của trình duyệt bây giờ là nó sẽ đọc
các tập tin HTML này, với mục đích thiết kế để đọc hiểu các thẻ HTML, trình
duyệt sau khi đọc xong các tập tin thì nó sẽ chuyển các phần tử thơng tin lên mà
hình máy tính và trình bày nó theo như các thẻ đánh dấu.
2.1.1.3 Soạn thảo một HTML
Để viết một tập tin HTML thì chúng ta cần những điều sau đây:
-

Nội dung các phần tử thông tin mà chúng ta muốn đưa vào trang
web.

-

Kiến thức về HTML: các thẻ, các phần tử…

-


Trình soạn thảo HTML: notepad, notepad++, wordpad…

-

Máy tính đã cài trình duyệt: IE, Chrome, FireFox, Opera…

2.1.2 CSS
CSS là chữ viết tắt của Cascading Style Sheets, nó chỉ đơn thuần là một dạng file
text với phần tên mở rộng là .css. Trong Style Sheet này chứa những câu lệnh
CSS. Mỗi một lệnh của CSS sẽ định dạng một phần nhất định của HTML ví dụ
như: font của chữ, đường viền, màu nền, căn chỉnh hình ảnh v.v..
Trước đây khi chưa có CSS, những người thiết kế web phải trộn lẫn giữa
các thành phần trình bày và nội dung với nhau. Nhưng với sự xuất hiện của CSS,
người ta có thể tách rời hồn tồn phần trình bày và nội dung. Giúp cho phần
code của trang web cũng gọn hơn và quan trọng hơn cả là dễ chỉnh sửa hơn.
Trước khi bắt đầu tìm hiểu thêm về CSS tơi muốn chúng ta biết một chút
về thế mạnh của nó trong việc thiết kế web. Ví dụ nếu làm việc với HTML và
chúng ta muốn font chữ của toàn bộ trang web là Arial. Chúng ta sẽ phải làm đi
làm lại như thế cho tất cả các file .html mà chúng ta có. Nhưng nếu chúng ta sử

4


SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013

dụng CSS, thì chúng ta chỉ cần làm một lần và tất cà các trang khác sẽ tự động
được thay đổi.
Có ba cách chúng ta có thể sử dụng để định dạng trang web là: cục bộ,
nhúng vào trang và liên kết đến một file CSS riêng biệt. Trong thực tế thì cách
cuối cùng là liên kết đến một file riêng biệt được sử dụng phổ biến nhất. Nhưng

chúng ta cũng nên biết về hai cách cịn lại vì đơi khi chúng ta cũng phải sử dụng
đến nó tuy khơng nhiều

2.1.3 JAVASCRIPT
JavaScript là một ngơn ngữ kịch bản (scripting language) được dùng để
tạo các script ở máy client (client-side script) và máy server (server-side script).
Các script ở máy client được thực thi tại trình duyệt, các script ở máy server
được thực hiện trên server. Chương này sẽ giới thiệu cho chúng ta về ngôn ngữ
Javascript, và cách chèn một script vào trong tài liệu HTML.
HTML lúc đầu được phát triển như là một định dạng của tài liệu có thể
chuyển dữ liệu trên Internet Tuy nhiên, khơng lâu sau đó, trọng tâm của HTML
nặng tính hàn lâm và khoa học dần chuyển hướng sang người dùng thường nhật
vì ngày nay người dùng xem Internet như là một nguồn thơng tin và giải trí. Các
trang Web ngày càng mang tính sáng tạo và đẹp mắt hơn nhằm thu hút nhiều
người dùng hơn. Nhưng thực chất kiểu dáng và nội dung bên trong vẫn không
thay đổi. Và người dùng hầu như không thể điều khiển trên trang Web mỗi khi
nó được hiển thị.
Javascript được phát triển như là một giải pháp cho vấn đề nêu trên.
Javascript là một ngôn ngữ kịch bản được Sun Microsystems và Netscape phát
triển. Nó được dùng để tạo các trang Web động và tương tác trên Internet. Đối
với những người phát triển HTML, Javascript rất hữu ích trong việc xây dựng
các hệ thống HTML có thể tương tác với người dùng.
Javascript là một ngơn ngữ có đặc tính:
 Đơn giản.
 Động (Dynamic).

5


SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013


 Hướng đối tượng (Object Oriented).
Một trong những đặc tính quan trọng của ngơn ngữ javascript là khả năng
tạo và sử dụng các đối tượng (Object). Các Object này cho phép người lập trình
sử dụng để phát triển ứng dụng.
Trong javascript ,các Object được nhìn theo 2 khía cạnh:
 Các Object đã tồn tại.
 Các Object do người lập trình xây dựng.
Có 2 cách để nhúng Javascript vào trong tập tin HTML
Cách 1: Viết chưong trình Javascript trực tiếp trong file HTML
<script type=”text/javascript”>
//Các lệnh Javascript
</script>

Cách 2: Sử dụng tập tin javascript bên ngoài :
Cũng giống như CSS ngoại tuyến, chúng ta cũng có thể nhúng Javascript
vào tập tin HTML bằng cách liên kết đến một tập tin bên ngoài, đây cũng là
phương thức được sử dụng nhiều nhất.
Với phương pháp này, các lệnh Javascrip sẽ được viết trong một file riêng
biệt có phần mở rộng là .js (Ví dụ ta có tập tin my.js)
Để nhúng tập tin demo.js vào tập tin HTML ta sử dụng đoạn mã sau:
<script type="javascript" src="demo.js" type="text/javascript"> </script>

2.1.4 JQUERY
Jquery là một thư viện được tạo ra từ JavaScript, Ajax hay nói cách khác
đó là một bước phát triển mới của JavaScript. Jquery làm cho chúng ta dễ dàng
thao tác hơn và đỡ mất thời gian hơn đối với khi thao tác trên Ajax cũng như
JavaScript.
Mục tiêu khi học về series jQuery này là chúng ta làm sao vận dụng tốt
những gì mà thư viện jQuery tạo sẳn cho chúng ta để ứng dụng thực tế trong


6


SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013

thiết kế website. Bản thân jquery được phát triển dựa trên nền tảng JavaScript
nên khi thao tác với jQuery chúng ta có thể viết lệnh JavaScript lồng vào nó hồn
tồn được.
Hướng tới các thành phần trong tài liệu HTML. Nếu không sử dụng thư
viện JavaScript này, chúng ta phải viết rất nhiều dòng code mới có thể đạt được
mục tiêu là di chuyển trong cấu trúc cây (hay còn gọi là DOM = Document Object
Model) của một tài liệu HTML và chọn ra các thành phần liên quan. Jquery cho
phép chúng ta chọn bất cứ thành phần nào của tài liệu để “vọc” một cách dễ dàng
như sử dụng CSS.
Thay đổi giao diện của một trang web. CSS là công cụ rất mạnh để định
dạng một trang web nhưng nó có một nhược điểm là khơng phải tất cả các trình
duyệt đều hiển thị giống nhau. Cho nên jQuery ra đời để lấp chỗ trống này, vì
vậy chúng ta có thể sử dụng nó để giúp trang web có thể hiển thị tốt trên hầu
hết các trình duyệt. Hơn nữa jQuery cũng có thể thay đổi class hoặc những định
dạng CSS đã được áp dụng lên bất cứ thành phần nào của tài liệu HTML ngay cả
khi trang web đó đã được trình duyệt load thành công. Thay đổi nội dung của
tài liệu. Jquery không phải chỉ có thể thay đổi bề ngồi của trang web, nó cũng
có thể thay đổi nội dung của chính tài liệu đó chỉ với vài dịng code. Nó có thể
thêm hoặc bớt nội dung trên trang, hình ảnh có thể được thêm vào hoặc đổi sang
hình khác, danh sách có thể được sắp xếp lại hoặc thậm chí cả cấu trúc HTML
của một trang web cũng có thể được viết lại và mở rộng. Tất cả những điều này
chúng ta hồn tồn có thể làm được nhờ sự giúp đỡ của API (Application
Programming Interface = Giao diện lập trình ứng dụng).
Tương tác với người dùng. Cho dù công cụ chúng ta dùng có mạnh mẽ

đến mấy, nhưng nếu chúng ta khơng có quyền quyết định khi nào nó được sử
dụng thì cơng cụ đó cũng coi như bỏ. Với thư viện javaScript như jQuery, nó cho
chúng ta nhiều cách để tương tác với người dùng ví dụ như khi người dùng nhấp
chuột vào đường link thì sẽ có gì xảy ra. Nhưng cái hay của nó là khơng làm cho
code HTML của chúng ta rối tung lên chính là nhờ các Event Handlers. Hơn nữa

7


SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013

Event Handler API sẽ bảo đảm rằng trang web của chúng ta tương thích hầu hết
với các trình duyệt, điều này đã và đang làm đau đầu rất nhiều các web designer.
Tạo hiệu ứng động cho những thay đổi của tài liệu. Để tương tác tốt với
người dùng, các web designer phải cho người dùng thấy được hiệu ứng gì sẽ xảy
ra khi họ làm một tác vụ nào đó. Jquery cho phép chúng ta sử dụng rất nhiều
hiệu ứng động như mờ dần, chạy dọc chạy ngang v.v.. và nếu vẫn chưa đủ, nó
cịn cho phép chúng ta tự tạo ra các hiệu ứng của riêng mình.
Lấy thơng tin từ server mà khơng cần tải lại trang web. Đây chính là cơng
nghệ ngày càng trở nên phổ biến Asynchronous JavaScript And XML (AJAX), nó
giúp người thiết kế web tạo ra những trang web tương tác cực tốt và nhiều tính
năng. Thư viện jQuery loại bỏ sự phức tạp của trình duyệt trong quá trình này
và cho phép người phát triển web có thể tập trung vào các tính năng đầu cuối.
Đơn giản hố các tác vụ javaScript. Ngồi những tính năng như đã nêu ở trên,
jQuery còn cho phép chúng ta viết code javaScript đơn giản hơn nhiều so với
cách truyền thống như là các vòng lặp và điều khiển mảng.

2.1.5 PHP
PHP - viết tắt hồi quy của "Hypertext Preprocessor", là một ngôn ngữ lập
trình kịch bản được chạy ở phía server nhằm sinh ra mã html trên client. PHP

đã trải qua rất nhiều phiên bản và được tối ưu hóa cho các ứng dụng web, với
cách viết mã rõ rãng, tốc độ nhanh, dễ học nên PHP đã trở thành một ngôn ngữ
lập trình web rất phổ biến và được ưa chuộng.
PHP chạy trên môi trường Webserver và lưu trữ dữ liệu thông qua hệ quản trị
cơ sở dữ liệu nên PHP thường đi kèm với Apache, MySQL và hệ điều hành Linux
(LAMP).
 Apache là một phần mềm web server có nhiệm vụ tiếp nhận request
từ trình duyệt người dùng sau đó chuyển giao cho PHP xử lý và gửi trả
lại cho trình duyệt.

8


SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013

 MySQL cũng tương tự như các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác
(Postgress, Oracle, SQL server...) đóng vai trị là nơi lưu trữ và truy
vấn dữ liệu.
 Linux: Hệ điều hành mã nguồn mở được sử dụng rất rộng rãi cho các
webserver. Thông thường các phiên bản được sử dụng nhiều nhất là
RedHat Enterprise Linux, Ubuntu...
Hoạt động của PHP
Khi người sử dụng gọi trang PHP, Web Server sẽ triệu gọi PHP Engine để
thông dịch dịch trang PHP và trả kết quả cho người dùng như hình bên dưới.

Hình 2.1 Quá trình hoạt động của PHP

2.1.6 MY SQL
MySQL là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mã nguồn mở miễn phí nằm trong nhóm
LAMP (Linux – Apache -MySQL – PHP) >< Microsoft (Windows, IIS, SQL Server,

ASP/ASP.NET), vì MySQL được tích hợp sử dụng chung với apache, PHP nên nó
phổ biến nhất thế giới. Vì MySQL ổn định và dễ sử dụng(đối với tui thì ko chắc.),
có tính khả chuyển, hoạt động trên nhiều hệ điều hành cung cấp một hệ thống
lớn các hàm tiện ích rất mạnh(vì được nhiều người hỗ trợ mã nguồn mở mà) và
Mysql cũng có cùng một cách truy xuất và mã lệnh tương tự với ngôn ngữ SQL

9


SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013

chính vì thế nên MySQL được sử dụng và hỗ trợ của những lập trình viên u
thích mã nguồn mở.
Nhưng Mysql khơng bao qt tồn bộ những câu truy vấn cao cấp như
SQL Server. Vì vậy Mysql chỉ đáp ứng việc truy xuất đơn giản trong q trình
vận hành của website, thích hợp cho các ứng dụng có truy cập CSDL trên
internet và có thể giải quyết hầu hết các bài toán trong PHP, Perl. MySQL miễn
phí hồn tồn cho nên chúng ta có thể tải về MySQL từ trang chủ.
Nó có nhiều phiên bản cho các hệ điều hành khác nhau: phiên bản Win32
cho các hệ điều hành dòng Windows,Linux, Mac OSX, Unix, FreeBSD, NetBSD,
Novell NetWare, SGI Irix, Solaris, SunOS, …
MySQL là một trong những ví dụ rất cơ bản về Hệ Quản trị Cơ sở dữ liệu
quan hệ sử dụng Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL).
Một số đặc điểm của MySQL:
 MySQL là một phần mềm quản trị CSDL dạng server-based (gần tương
đương với SQL Server của Microsoft).
 MySQL quản lý dữ liệu thơng qua các CSDL, mỗi CSDL có thể có nhiều
bảng quan hệ chứa dữ liệu.
 MySQL có cơ chế phân quyền người sử dụng riêng, mỗi người dùng có thể
được quản lý một hoặc nhiều CSDL khác nhau, mỗi người dùng có một

tên truy cập (user name) và mật khẩu tương ứng để truy xuất đến CSDL.
 Khi ta truy vấn tới CSDL MySQL, ta phải cung cấp tên truy cập và mật khẩu
của tài khỏan có quyền sử dụng CSDL đó. Nếu khơng, chúng ta sẽ khơng
làm được gì cả giống như quyền chứng thực người dung trong SQL Server
vậy.
Một số ưu điểm mà chúng ta nên sử dụng MySql:
 Tốc độ: MySQL rất nhanh. Những nhà phát triển cho rằng MySQL là cơ sở
dữ liệu nhanh nhất mà chúng ta có thể có.

10


SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013

 Dễ sử dụng: MySQL tuy có tính năng cao nhưng thực sự là một hệ thống
cơ sở dữ liệu rất đơn giản và ít phức tạp khi cài đặt và quản trị hơn các
hệ thống lớn .
 Giá thành: MySQL là miễn phí cho hầu hết các việc sử dụng trong một tổ
chức.
 Hỗ trợ ngôn ngữ truy vấn: MySQL hiểu SQL, là ngôn ngữ của sự chọn lựa
cho tất cả các hệ thống cơ sở dữ liệu hiện đại. Chúng ta cũng có thể truy
cập MySQL bằng cách sử dụng các ứng dụng mà hỗ trợ ODBC (Open
Database Connectivity -một giao thức giao tiếp cơ sở dữ liệu được phát
triển bởi Microsoft).
 Năng lực: Nhiều client có thể truy cập đến server trong cùng một thời
gian. Các client có thể sử dụng nhiều cơ sở dữ liệu một cách đồng thời.
Chúng ta có thể truy cập MySQL tương tác với sử dụng một vài giao diện
để chúng ta có thể đưa vào các truy vấn và xem các kết quả: các dòng yêu
cầu của khách hàng, các trình duyệt Web…
 Kết nối và bảo mật: MySQL được nối mạng một cách đầy đủ, các cơ sở dữ

liệu có thể được truy cập từ bất kỳ nơi nào trên Internet do đó chúng ta
có thể chia sẽ dữ liệu của chúng ta với bất kỳ ai, bất kỳ nơi nào. Nhưng
MySQL kiểm soát quyền truy cập cho nên người mà khơng nên nhìn thấy
dữ liệu của chúng ta thì khơng thể nhìn được.
 Tính linh động: MySQL chạy trên nhiều hệ thống UNIX cũng như không
phải UNIX chẳng hạn như Windows hay OS/2. MySQL chạy được các với
mọi phần cứng từ các máy PC ở nhà cho đến các máy server.
 Sự phân phối rộng: MySQL rất dễ dàng đạt được, chỉ cần sử dụng trình
duyệt web của chúng ta. Nếu chúng ta khơng hiểu làm thế nào mà nó làm
việc hay tị mị về thuật tốn, chúng ta có thể lấy mã nguồn và tìm tịi nó.
Nếu chúng ta khơng thích một vài cái, chúng ta có thể thay đổi nó.
 Sự hỗ trợ: Chúng ta có thể tìm thấy các tài ngun có sẵn mà MySQL hỗ
trợ. Cộng đồng MySQL rất có trách nhiệm. Họ trả lời các câu hỏi trên
mailing list thường chỉ trong vài phút. Khi lỗi được phát hiện, các nhà

11


SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013

phát triển sẽ đưa ra cách khắc phục trong vài ngày, thậm chí có khi trong
vài giờ và cách khắc phục đó sẽ ngay lập tức có sẵn trên Internet.
2.2 Giới thiệu về cơng cụ lập trình
2.2.1 ADOBE DREAMWEAVER
Adobe Dreamweaver là một cơng cụ xử lý mạnh mẽ dành cho những
người thiết kế web, người dùng có thể tự mình lập trình và phát triển ứng dụng
web ở nhiều cấp độ. Nếu chỉ dừng ở mức độ hiểu biết chưa nhiều về các ngôn
ngữ lập trình web thì Dreamweaver vẫn đáp ứng được nhu cầu thiết kế Website
chuyên nghiệp.
Người dùng không chuyên chỉ việc cần tìm cho mình một mẫu trang web

vừa ý trên Internet, dùng công cụ soạn thảo thông thường để chỉnh sửa hay
thêm bớt một số thành phần, rồi tạo ra một Template để áp dụng cho tồn bộ
Website.
Ngồi những tính năng kéo thả để xây dựng trang web, Dreamweaver còn
cung cấp một môi trường viết mã với đầy đủ chức năng bao gồm các công cụ
viết mã (như tô màu mã, bổ sung thẻ tag, thanh công cụ mã), hỗ trợ các ngơn
ngữ lập trình thơng dụng HTML, CSS, Javascript, ASP VBScript, PHP hay XML.
Nếu muốn xây dựng các ứng dụng web động chạy trên công nghệ máy chủ
ASP.NET, ASP, JSP và PHP thì Dreamweaver hồn tồn có thể đáp ứng được các
dự án lớn này.
Giao diện sử dụng được bố trí trực quan và thân thiện với người sử dụng,
khu vực soạn thảo đoạn mã được đánh số thứ tự ở các dịng và có tơ màu theo
từng thẻ giúp tiện cho việc theo dõi, kiểm tra. Ngoài giao diện mặc định, chương
trình cịn hỗ trợ nhiều dạng giao diện với cách bố trí ví trí thanh cơng cụ khác
nhau, tại tính năng Designer (đối với phiên bản Dreamweaver CS5).
Adobe Dreamweaver có thể kết hợp các phần mềm khác của hãng Adobe
để tạo ra một sản phẩm hồn hảo, ví dụ như Adobe Photoshop giúp chỉnh sửa
và thiết kế hình ảnh cho Website.

12


SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013

Những tính năng nổi bật của phần mềm thiết kế web Dreamweaver:
 Sắp xếp hợp lý HTML5 âm thanh và video: dễ dàng thêm âm thanh và video
đến các trang web của chúng ta và các ứng dụng dựa trên nền HTML5.
 Các yếu tố HTML5 nhanh hơn chèn: sử dụng bảng Insert mới được tổ chức
lại thêm các thẻ HTML5 và các yếu tố trực giác hơn.
 Hỗ trợ cạnh Animate: thêm cuộc sống vào các trang web của chúng ta bằng

cách nhập các tác phẩm dựa trên các tiêu chuẩn ngay từ Adobe Cạnh
Animate.
 Tìm kiếm trên hệ điều hành Mac OS: tìm tập tin nhanh hơn với kết quả tìm
kiếm thời gian thực cập nhật khi chúng ta gõ.
 FTP chuyển hiệu quả hơn: chuyển các dự án lớn nhanh hơn và đáng tin cậy
hơn bằng cách sử dụng một động cơ, mạnh mẽ, đa luồng FTP.
 HiDPI khả năng tương thích: tương thích với các phần cứng tiên tiến nhất
với sự hỗ trợ cho các thiết bị có màn hình võng mạc.
 Adobe Business Catalyst hội nhập: sử dụng bảng điều khiển tích hợp Catalyst
Kinh doanh trong Dreamweaver để kết nối và chỉnh sửa các trang web mà
chúng ta xây dựng với Adobe Business Catalyst (có riêng). Xây dựng các
trang web thương mại điện tử với các giải pháp lưu trữ trên máy.
 Tăng cường hỗ trợ jQuery Mobile: xây dựng các ứng dụng bản địa điện thoại
di động cho nền tảng iOS và Android bằng cách sử dụng hỗ trợ cập nhật cho
Mobile jQuery. Xây dựng ứng dụng để tiếp cận với điện thoại di động trong
khi dịng chảy cơng việc phát triển điện thoại di động của chúng ta.
 Cập nhật hỗ trợ PhoneGap: cập nhật hỗ trợ cho Adobe PhoneGap ™ làm cho
nó dễ dàng hơn để xây dựng và đóng gói ứng dụng bản địa cho Android và
iOS. Tạo các ứng dụng di động của repurposing hiện có mã HTML. Sử dụng
PhoneGap giả lập để kiểm tra thiết kế của chúng ta.
 CSS3 quá trình chuyển đổi: động các thay đổi thuộc tính CSS như q trình
chuyển đổi để mang lại cho thiết kế web để sống. Duy trì kiểm sốt tốt hơn
của thiết kế web là yếu tố trang khéo léo và tạo ra các hiệu ứng quyến rũ.

13


SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013

 Cập nhật Live View: trang thử nghiệm trước khi xuất bản bằng cách sử dụng

chức năng cập nhật Live View. Live View bây giờ sử dụng phiên bản mới nhất
của các công cụ rendering WebKit để cung cấp các cuối cùng trong hỗ trợ
HTML5.
 Cập nhật bảng điều khiển Preview multiscreen: kiểm tra màn hình hiển thị
của các dự án được xây dựng cho điện thoại thơng minh, máy tính bảng và
máy tính để bàn với bảng điều khiển Preview cập nhật multiscreen. Bảng
điều khiển này nâng cao cho phép chúng ta để kiểm tra rendering nội dung
của HTML5.
2.2.2 XAMPP
XAMPP là một chương trình tạo máy chủ web (Web Server) được tích
hợp sẵn Apache, PHP, MySQL, FTP Server, Mail Server và các công cụ như
phpMyAdmin. Với chương trình quản lý tiện dụng, cho phép chủ động bật tắt
hoặc khởi động lại dịch vụ máy chủ bất cứ lúc nào.
XAMPP cung cấp cho các nhà phát triển ứng dụng web trực tuyến, những
người lập trình một cách thức dễ dàng, thoải mái để kiểm tra các trang web động
mà không cần truy cập vào Internet. Nó cũng bao gồm các phiên bản mới nhất
của Mercury và Tomcat.
Những thành phần chính trong XAMPP mới nhất
 Apache 2.4.12
 MySQL 5.6.25
 PHP 5.6.11
 phpMyAdmin 4.4.12
 OpenSSL 1.0.1
 XAMPP Control Panel 3.2.1
 Webalizer 2.23-04
 Mercury Mail Transport System 4.63
 FileZilla FTP Server 0.9.41
 Tomcat 7.0.56 (với mod_proxy_ajp như là một kết nối)

14



SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013

 Strawberry Perl 7.0.56 Portable.
Với XAMPP cho Windows chúng ta có thể quản lý cơ sở dữ liệu MySQL và
SQLite, tạo ra một máy chủ từ xa bằng cách sử dụng máy chủ FileZilla FTP (cũng
bao gồm trong ứng dụng). Điều này rất hữu ích cho việc quản trị các CMS lớn.
Theo mặc định, tất cả các dịch vụ sẽ bị tắt. Do đó, chúng ta cần phải bắt
đầu từng cái một cách thủ công và quản lý chúng cùng một lúc. Trong Service
Settings chúng ta có thể chọn XAMPP Control Panel để chạy như một dịch vụ và
tự động tạo các mô-đun cụ thể hoạt động lúc khởi động. Ngồi ra, chúng ta có
thể thiết lập một tài khoản và mật khẩu để truy cập an toàn hơn.
XAMPP nhận được cập nhật thường xuyên để theo kịp với các phiên bản
mới nhất của các thành phần bao gồm trong nó. Đội ngũ phát triển đã thành
công trong nỗ lực cung cấp một máy chủ luôn cập nhật cho người dùng để thử
nghiệm và bảo trì website.
2.2.3 EXTPLORER
EXtplorer là một cơng cụ quản lý file trên web rất chuyên nghiệp dạng
thư mục bao gồm hai cửa sổ một bên trình bày menu, cây thư mục bên thì view
tương tự như Windows Explorer. Cơng cụ này cho phép chúng ta upload,
download, tạo file, xóa, sửa … trên cửa sổ view với thanh menu trực quan, dễ sử
dụng làm cho việc quản lý file trên host được tốt hơn.
Các tính năng chính của eXtplorer là:
 Copy & di chuyển tập tin và thư mục bằng cách kéo thả
 Chỉnh sửa tập tin (với Syntax Highlighting nhờ EditArea )
 Đổi tên , xóa hoặc tạo tập tin và thư mục mới
 Truy cập tập tin thông qua '' FTP '' hoặc trực tiếp (sử dụng PHP) để hoàn toàn
khắc phục được sự cho phép và vấn đề quyền sở hữu tập tin.
 Tạo và Extract Archives (ZIP, Tar, Tar / GZ, Tar / BZ)

 Quản lý người dùng với mức độ quyền khác nhau như "chỉ xem" hoặc "edit"
và "quản trị"

15


SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013

 Dễ dàng cài đặt :
-

Là một thành phần cho Joomla! .

-

Trên hệ thống Linux với gói Debian

-

Tải lên các tập tin cài đặt vào máy chủ web

Tất cả các tính năng được đóng gói vào một giao diện trực quan, thao tác
với các tập tin rất dễ dàng. Chúng ta có thể kéo, thả các thư mục và tập tin, lọc
các thư mục và sắp xếp danh sách tập tin bằng các tiêu chí khác nhau.

16


SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013


CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ THIẾT KẾ DỮ LIỆU
3.1 Đặc tả yêu cầu
Đối với văn bản đến:
Khi có một văn bản mới được gửi đến(trực tiếp qua mạng nội bộ hoặc
gián tiếp qua đường bưu điện, máy fax…), nhân viên phịng hành chính sẽ tiếp
nhận văn bản, lấy các thông tin cần thiết để cập nhật vào sổ theo dõi, phần mềm
quản lý: Ngày đến, số đến, SHVB, trích yếu nội dung… Sau đó tiến hành nhân bản
văn bản đủ số lượng để gửi đến các đơn vị/ phòng ban được nhận văn bản đến
đã ghi trong văn bản.
Đối với các văn bản cần trả lời, phịng hành chính sẽ chuyển qua đơn vị
cần lấy ý kiến trả lời và tiến hành trả lời văn bản theo ý kiến đó.
Đối với văn bản đi:
Văn bản đi (bao gồm cả văn bản nội bộ) sẽ được lãnh đạo phòng, ban giám
hiệu hay các đơn vị trong trường soạn thảo. Các văn bản này được chuyển đến
phịng hành chính để nhân viên cập nhật vào hệ thống với các thông tin: Ngày
gửi, loại văn bản, số KH, trích yếu nội dung, nơi nhận…trước khi được gửi đi.
Tùy theo phân quyền người sử dụng, mà người dùng hệ thống có thể tìm
kiếm văn bản đến và đi để tiến hành sao chép, chỉnh sửa, in ấn… theo các mục
đã được thống kê: theo ngày đến, theo khối phát hành, theo loại văn bản, theo
tình trạng xử lý hay văn bản chuyển xử lý.
Hàng tháng, nhân viên phịng hành chính sẽ tổng hợp sổ theo dõi văn bản
đến- đi để báo cáo tình hình giải quyết các văn bản đến cũng như tình hình văn
bản đi.
Người dùng có thể tìm kiếm văn bản đến – đi theo các mục đã được thống
kê :theo ngày tháng văn bản, theo nơi gửi – nơi nhận, theo loại văn bản.
Vai trò của các bộ phận trong hệ thống quản lý văn bản của trường:

17