TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THƠNG

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN
ĐỀ TÀI: PTTK HỆ THỐNG QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ

Giáo viên hướng dẫn:
Lê Thị Hồng Hà
Sinh viên thực hiện:
Hoàng Thị Lan Anh
Phạm Hữu Long
Nguyễn Hồng Long
Nguyễn Hữu Nhân

Thanh Hố, tháng 12 năm 2020


MỤC LỤC
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG..................................................................................3
1.1. Mô tả hệ thống...........................................................................................................3
1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản.................................................................................................3
1.1.2. Cơ cấu tổ chức....................................................................................................3
1.1.3. Quy trình tổ chức................................................................................................4
1.1.4. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ...............................................................................6
1.1.5. Biểu mẫu.............................................................................................................7
1.2. Xây dựng dự án.........................................................................................................9
1.2.1. Mô tả chi tiết công việc.......................................................................................9
1.2.2. Phê phán hiện trạng...........................................................................................12
1.2.3. Giải pháp...........................................................................................................12
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG...............................................14
2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng....................................................................................14

2.1.1. Lập bảng phân tích............................................................................................14
2.1.2. Biểu đồ phân rã chức năng................................................................................17
2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu...............................................................................................18
2.2.1. Biểu đồ DFD mức ngữ cảnh..............................................................................18
2.2.2. Biểu đồ DFD mức đỉnh.....................................................................................18
2.2.3. Biểu đồ DFD mức dưới đỉnh.............................................................................19
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU.....................................................22
3.1. Xây dựng mơ hình thực thể liên kết.........................................................................22
3.2. Xây dựng mơ hình dữ liệu quan hệ..........................................................................25
3.3. Thiết kế CSDL vật lý...............................................................................................27
CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ HỆ THỐNG................................................................................29
4.1. Thiết kế giao diện....................................................................................................29
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................................33


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN
BÁO CÁO ĐỀ TÀI
PTTK HỆ THỐNG QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1. Mô tả hệ thống
Khu KTX trường đại học Hồng Đức gồm 4 khu nhà: N1, N2, N3, N4. Khu nhà N1, N2,
N3, N4 được dùng cho sinh viên trường Hồng Đức, bao gồm sinh viên nước ngoài như
Lào… Mỗi khu nhà có 48 phịng. Mỗi phịng tối đa 5 người.
Phụ trách KTX là phòng ban quản lý nội trú. Đây là bộ phận trực thuộc trường có
nhiệm vụ quản lý sinh viên ở nội trú. Ngoài việc tổ chức các hoạt động học tập và văn hoá
thể thao cho sinh viên nội trú cịn có nhiệm vụ kết hợp với tổ bảo vệ và các lực lượng an
ninh địa phương nhằm bảo đảm ninh cho khu KTX. Việc quản lý sinh viên gặp rất nhiều khó
khăn. Vì vậy, một hệ thống quản lý KTX sinh viên tự động sẽ giúp cho ban quản lý nội trú
quản lý sinh viên một cách hiệu quả hơn. Đó chính là lý do để chúng em tiến hành đề tài
“Quản lý kí túc xá sinh viên”. Đề tài được khảo sát tại kí túc xá của trường đại học Hồng

Đức.
1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản
Thực hiện cơ chế tự chủ, quản lý người ở nội trú (NƠNT), tài sản, trang bị, công tác
văn thư, hành chính, ISO, hạch tốn kế tốn, đảm bảo ANTT, phục vụ điện nước, vệ sinh
mơi trường, phịng cháy, chữa cháy, quản lý dịch vụ phục vụ và trông giữ xe cho CB, NƠNT,
hoạt động tự quản, công tác VTM; phối hợp với các đơn vị trong và ngồi trường tăng
cường cơng tác quản lý, phục vụ người ở nội trú và bảo đảm an ninh trật tự trong khu nội
trú; tham mưu cho Lãnh đạo các biện pháp quản lý người ở và các hình thức xử lý kỷ luật
khi có vi phạm nội quy, Quy chế.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức
Lãnh đạo ban

Tổ quản lý nội trú

Tổ kỹ thuật - ANTT


Ban quản lý kí túc xá với tổng số VC-LĐHĐ 12 người được biên chế thành 02 tổ:
- Tổ Quản lý nội trú:

07 người. (Phòng làm việc 103 N2)

- Tổ Kỹ thuật, An ninh trật tự: 05 người. (Phòng làm việc 102 N2)
Tổ quản lý nội trú có nhiệm vụ quản lý người ở nội trú (NƠNT), tài sản, trang bị, cơng
tác văn thư, hành chính, ISO, hạch tốn kế tốn, phục vụ điện nước, vệ sinh mơi trường,
quản lý dịch vụ phục vụ và trông giữ xe cho cán bộ, NƠNT, hoạt động tự quản, công tác văn
thể mỹ sinh viên, phối hợp với các đơn vị trong và ngồi trường tăng cường cơng tác quản
lý, phục vụ người ở nội trú, tham mưu cho Lãnh đạo các biện pháp quản lý người ở và các
hình thức xử lý kỷ luật khi có vi phạm nội quy, quy chế. Tổ này có sử dụng một PC, trên đó
có một hệ chương trình gọi là hệ Quản lý sinh viên nội trú (QLSVNT) trợ giúp các việc liên

quan đến hợp đồng (thời hạn hợp đồng, ngày bắt đầu ký hợp đồng, ngày kết thúc, số tiền cần
nộp …), vấn đề điện nước, quản lý danh mục tài sản trang bị, cơng tác vệ sinh an tồn thực
phẩm. Các hoạt động văn nghệ thể thao, các quyết định do trường đề ra, công tác văn thể mỹ
sinh viên, vấn đề lý kỷ luật khi có vi phạm nội quy, quy chế.
Tổ kỹ thuật, an ninh trật tự quản lý hệ thống điện, nước, phòng cháy chữa cháy, mạng
Internet, camera, tham gia quản lý nội trú; phụ trách sửa chữa nhỏ, phụ trách VTM chung cả
đơn vị, phối hợp với các đơn vị trong và ngoài trường tăng cường bảo đảm an ninh trật tự
trong khu nội trú.
1.1.3. Quy trình tổ chức
- Tiếp nhận sinh viên nội trú:
Sinh viên khố cũ có nhu cầu ở tiếp nội trú tại kí túc xá, xuống gặp tổ quản lý nội trú
viết lại đơn xin ở nội trú, hợp đồng, nộp lệ phí và nhận phịng.
Sinh viên khóa mới đủ điều kiện nội trú đến gặp tổ quản lý nội trú làm thủ tục, nộp lệ
phí, nhận phịng theo chỉ dẫn của ban quản lý nội trú. Ưu tiên đối tượng chính sách xã hội,
dân tộc, miền núi, người ở các huyện xa thành phố, người tỉnh ngồi và những HSSV có
hồn cảnh khó khăn. Khi HSSV có từ 4 người có nhu cầu bao phịng, nếu cịn phịng thì giải
quyết cho bao phịng và nộp phòng ở cả định xuất.
Cán bộ quản lý sinh viên nội trú giới thiệu về khu nội trú, phòng ở nội trú cho sinh viên
xem phòng; hướng dẫn sinh viên làm đơn xin ở nội trú, hợp đồng ở nội trú; tính kinh phí ở
nội trú vào “phiếu tiếp nhận” chuyển kế tốn viết phiếu thu; sau khi có phiếu thu tiền, cán bộ
quản lý nội trú giữ lại phiếu tiếp nhận để cập nhật số liệu vào sổ quản lý và danh sách sinh
viên nội trú; thu ảnh và hồ sơ đăng ký tạm trú, làm sổ album ảnh; đưa sinh viên lên phòng,


bàn giao và hướng dẫn cách sử dụng các tài sản trong phòng; Tổng hợp danh sách người ở
nội trú (theo mẫu) nạp cho tổ trưởng để liên hệ với Công an làm thủ tục đăng ký tạm trú theo
quy định.
- Thủ tục ra khỏi kí túc xá:
Các trường hợp ra khỏi kí túc xá:
 Hết hợp đồng ở kí túc xá: cán bộ quản lý sinh viên nội trú thông báo cho sinh viên

trước một tháng.
 Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
 Sinh viên nộp đơn ra khỏi kí túc xá: nộp cho ban quản lý ký túc xá duyệt và trả lời
trong một tuần.
 Sinh viên bị đình chỉ học tập, từ chối đào tạo phải ra khỏi kí túc xá từ ngày quyết định
có hiệu lực.
 Sinh viên vi phạm nhiều lần nội quy, quy chế của kí túc xá phải ra khỏi kí túc xá theo
thơng báo.
Khi ra khỏi kí túc xá:
 Sinh viên phải thanh lý hợp đồng ở nội trú; làm các thủ tục thanh toán, bàn giao tài sản
theo quy định.
 Cán bộ quản lý phối hợp với bộ phận kỹ thuật kiểm tra tài sản (Căn cứ biên bản bàn
giao khi nhận phòng), lập biên bản thanh lý hợp đồng cho sinh viên, sau đó xin chữ ký các tổ
trưởng và và chuyển hồ sơ cho kế toán thanh lý hợp đồng, thủ quỹ sẽ thanh toán trả lại tiền
cọc cho sinh viên; cán bộ quản lý xoá tên sinh viên khỏi danh sách sinh viên nội trú.
- Xét kỷ luật sinh viên:
Khi sinh viên vi phạm kỉ luật và có chứng cứ vi phạm cán bộ quản lý nhà ở sinh viên
đó yêu cầu sinh viên viết bản kiểm điểm.
Cán bộ quản lý sinh viên tổ chức họp để kiểm điểm, đề nghị hình thức kỉ luật và lập
biên bản gửi Ban quản lý kí túc xá. Trưởng ban quản lý ký túc xá ký quyết định kỷ luật và
viết giấy triệu tập.
Cán bộ quản lý sinh viên chuyển giấy triệu tập cho sinh viên vi phạm kỷ luật và yêu
cầu ký nhận.


Hội đồng kỷ luật họp và đưa ra quyết định, cán bộ quản lý sinh viên chuyển quyết định kỷ
luật cho sinh viên bị kỷ luật về lớp, khoa, phòng đào tạo.
- Giải quyết sự cố
Trong trường hợp có vấn đề mất cắp:
 Nếu mất đồ ngồi phịng ví dụ như xe máy,... thì ban quản lý khơng chịu trách nhiệm vì

đã có nhắc nhở chỉ bàn giao cho cơng an xử lý.
 Nếu mất đồ trong phịng thì sinh viên trong phịng xuống ban quản lý viết bản tường
trình, tổ an ninh check camera giám sát sau đó bàn giao cho công an xử lý.
- Quản lý điện, nước: cuối tháng ban quản lý sẽ cử người đi các phòng để chốt số điện,
nước.
- Đầu mỗi năm ban quản lý sẽ xây dựng phương án phòng cháy, chữa cháy và quản lý
các thiết bị phòng cháy.
- Quản lý cơ sở vật chất, điện nước lập kế hoạch tu sửa, bảo dưỡng nhằm tạo điều kiện
sinh hoạt cho sinh viên trong khu vực ký túc xá.
- Tất cả sinh viên phải tuân thủ nội quy của ký túc xá.
- Tất cả các hồ sơ sinh viên nội trú phải được quản lý theo đúng quy định của lưu trữ hồ
sơ sinh viên nhằm đảm bảo cho việc quản lý sinh viên nội trú theo nguyên tắc phân bố
phòng của ký túc xá.
1.1.4. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ
Ta có thể hình dung quy trình làm việc của ba tổ trên bởi mơ hình sau:


Quy trình quản lý ký túc xác gồm 4 quá trình.
- Tổng hợp thơng tin: Ban quản lý KTX thực hiện thu thập các thơng tin có liên quan
đến việc cho thuê KTX. Ví dụ như số sinh viên đang ở KTX, lượng sinh viên có nhu cầu ở
KTX, …
- Lập kế hoạch cho sinh viên vào ở KTX: Hằng kì, hằng năm, ban quản lý thực hiện lập
kế hoạch cho sinh viên vào ở tại KTX sao cho phù hợp lượng nhu cầu cũng như khả năng
cho thuê tại KTX.
- Cho sinh viên vào ở: Ban quản lý KTX thực hiện cho sinh viên vào ở, đưa KTX vào
hoạt động và thực hiện quản lý KTX.
- Quản lý KTX: Ban quản lý KTX kiểm soát hoạt động tại KTX như các công tác quản
lý nội trú, quản lý tài chính, hành chính, quản lý phục vụ nhà khách, thủ quỹ, kỹ thuật, vệ
sinh an toàn thực phẩm, an ninh.
1.1.5. Biểu mẫu

a.

Đơn xin ở nội trú



b.

Hợp đồng


1.2.

Xây dựng dự án


1.2.1. Mô tả chi tiết công việc
- Nhiệm vụ của bộ phận quản lý nội trú:
Chịu trách nhiệm quản lý tồn bộ hệ thống phịng và các hoạt động nội trú, sinh hoạt
chung, hoạt động dịch vụ;
Thu hút SV vào ở nội trú, nghiêm túc, hịa nhã, nhiệt tình, khi tiếp đón SV và người
vào ở nội trú, giới thiệu về Khu nội trú, phòng ở nội trú;
Hướng dẫn SV làm đơn xin ở nội trú, hợp đồng ở nội trú;
Tính kinh phí ở nội trú vào “Phiếu tiếp nhận” chuyển kế tốn viết Phiếu thu;
Bố trí nội trú sau khi có phiếu thu tiền, cán bộ QLNT giữ lại phiếu tiếp nhận để cập
nhật số liệu vào sổ quản lý và danh sách SV nội trú;
Thu ảnh và hồ sơ đăng ký tạm trú, làm sổ Album ảnh;
Hướng dẫn tận tình, chu đáo, đưa SV lên tận phịng, bàn giao và hướng dẫn cách sử
dụng các tàn sản trong phịng.
Trình lãnh đạo ban duyệt đơn và ký Hợp đồng vào thứ 6 hàng tuần;

Cử phụ trách phòng, thành lập tổ tự quản theo phịng nội trú, mỗi tầng có 01 SV phụ
trách;
Tổng hợp danh sách người ở nội trú (theo mẫu) nạp cho tổ trưởng để liên hệ với Công
an làm thủ tục đăng ký tạm trú theo qui định;
Phối hợp với cán bộ kỹ thuật hàng tháng chốt số điện, nước từng phòng của khu vực
được giao quản lý; nhắc nhở SV nộp tiền điện, nước sau khi có danh sách thu; nộp tiền điện
nước về thủ quỹ ban chậm nhất đến ngày 20 tháng sau;
Trong quá trình quản lý tập hợp danh sách và làm đề nghị sửa chữa thay thế thiết bị các
phòng nội trú hư hỏng; phối hợp, hỗ trợ CB kỹ thuật trong quá trình sửa chữa, thay thế;
Chỉ đạo SV Nội trú tổ chức làm vệ sinh khu vực ít nhất 1 lần/ tuần;
Hoàn thiện các sổ theo dõi theo từng nội dung cơng việc, hàng tháng xếp loại phịng ở
theo A, B, C và báo cáo số liệu nội trú vào ngày 23 để tổ tập hợp báo cáo lãnh đạo Ban;
Khi SV thanh lý Hợp đồng ở Nội trú, cán bộ QLNT phối hợp với bộ phận kỹ thuật
kiểm tra tài sản (Căn cứ biên bản bàn giao khi nhận phòng), lập Biên bản thanh lý hợp đồng
và chuyển hồ sơ cho Kế toán thanh lý hợp đồng;


CBVC-LĐ được giao phụ trách nhà chịu trách nhiệm chính về tài sản, thiết bị PCCC,
điện, nước, nội vụ, vệ sinh, an ninh trật tự, trực tiếp thu tiền điện, nước và quản lý người ở
nội trú trong dãy nhà được phân cơng; trong ca trực chịu trách nhiệm tồn bộ khu vực được
phân công;
- Nhiệm vụ quản lý tài chính:
Chịu trách nhiệm về cơng tác Kế tốn, hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán theo qui định
hiện hành; tham mưu cho Trưởng ban xây dựng kế hoạch công tác hàng năm, quản lý thu chi các khoản kinh phí trong ban đúng, đủ theo kế hoạch được giao; quản lý hoạt động dịch
vụ, báo cáo tài chính theo quý, báo cáo quyết toán theo năm và lưu trữ hồ sơ; giao dịch
thanh quyết tốn các nội dung cơng việc với các bộ phận chức năng trong đơn vị, Nhà
trường và các đơn vị liên quan;
Quản lý công tác thu, chi phát sinh trong đơn vị: lệ phí phịng ở nội trú, tiền đặt cọc của
NƠNT cả kỳ ngay khi làm hợp đồng và tiền Hợp đồng các dịch vụ phục vụ, Hợp đồng thuê
phòng, tiền điện, tiền nước, tiền sử dụng Internet nộp về quỹ đúng thời gian và quy định về

quản lý tài chính;
Vào ngày 23 hàng tháng, kế toán và thủ quỹ ban báo cáo số liệu thu, chi các loại kinh
phí về Trưởng Ban;
Kế tốn thẩm định dự toán thu – chi và những văn bản liên quan đến cơng tác tài chính
trong đơn vị;
Quản lý toàn bộ danh mục tài sản trang thiết bị trong đơn vị; tổng hợp báo cáo đề xuất bổ
sung trang thiết bị, tài sản hư hỏng. Thực hiện các báo cáo tăng giảm tài sản thuộc nhiệm vụ
được phân cơng khi có u cầu. Tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ báo cáo đơn vị và Nhà
trường.
- Nhiệm vụ: Văn thư - Hành chính, thư ký ISO
Nhiệm vụ của văn thư, hành chính:
Chăm lo các điều kiện làm việc của đơn vị: sắp xếp phòng làm việc của lãnh đạo Ban,
tham mưu cho lãnh đạo ban việc chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, nhân viên;
truyền đạt các chỉ thị quản lý, điều hành của Lãnh đạo Ban tới các tổ và CBNV trong đơn vị;
tiếp thu đề nghị yêu cầu và báo cáo của các tổ tổng hợp báo cáo lãnh đạo Ban; hàng ngày
nhận công văn tại văn thư Nhà trường, vào sổ lưu cơng văn, trình Trưởng Ban giải quyết;
theo dõi chấm công lao động, làm bảng chấm công tháng, phối hợp với các tổ trưởng làm


báo cáo tổng hợp công tác của Ban hàng tháng nộp về Nhà trường; theo dõi công văn đi,
đến, quản lý con dấu của đơn vị;
Nhiệm vụ thư ký ISO:
Thực hiện công tác ISO và các yêu cầu của hệ thống quản lý ISO 9001:2015 theo chỉ
đạo thống nhất của Ban ISO Nhà trường; Tham mưu cho lãnh đạo Ban và Trưởng ban ISO
xây dựng, quản lý hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tại đơn vị; Lưu tài liệu đã xử
lý xong vào hồ sơ ISO của đơn vị theo quy định;
Thẩm định tính hợp pháp và thể thức văn bản nội bộ trong đơn vị.
- Nhiệm vụ quản lý phục vụ nhà khách, thủ quỹ:
Chịu trách nhiệm tồn bộ về tài sản, nội vụ, vệ sinh, đón bố trí khách ở đúng đối tượng,
thanh quyết tốn các chi phí liên quan tới cơng tác phục vụ khách;

Chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt, theo dõi nội dung các nguồn thu, chi phát sinh
tại quỹ theo quy định, kiểm duyệt tính pháp lý hồ sơ chứng từ kế toán trước khi lưu trữ trong
kỳ; chịu trách nhiệm giao dịch với ngân hàng; thực hiện nguyên tắc kiểm quỹ, báo cáo quỹ
hàng tuần với Trưởng ban; phối hợp cùng kế toán lập hồ sơ thanh quyết toán các khoản thu
chi phát sinh trong đơn vị.
- Nhiệm vụ Kỹ thuật:
Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hệ thống thiết bị máy tính, điện, nước, mạng Internet,
camera, hệ thống thiết bị PCCC, máy bơm trong Khu nội trú; chốt số điện, số nước ở tất cả
các vị trí trong khu vực quản lý từ ngày 20, chậm nhất ngày 25 hàng tháng phải hoàn thành,
phối hợp với cán bộ QLNT trong việc công khai số liệu điện, nước, thu tiền điện, tiền nước
đúng qui định, tham ra công tác ANTT, quản lý nội trú và các công tác khác khi có sự phân
cơng của Lãnh đạo ban.
Sửa chữa, thay thế thiết bị hư hỏng (phát sinh hoặc theo kế hoạch) kịp thời và hồn
thành hồ sơ thanh tốn theo quy định;
Quản lý thông tin trên Website, thông tin từ camera an ninh khi triết xuất.
Quản lý tài sản trang bị liên quan đến công tác Kỹ thuật.
- Nhiệm vụ vệ sinh mơi trường (VSMT):
Làm việc theo giờ hành chính, khơng bố trí trực ca ba; chịu trách nhiệm tồn bộ công
tác vệ sinh môi trường khu khuôn viên, hành lang, cầu thang, hệ thống thoát nước thải trong
khu nội trú, đảm bảo vệ sinh sạch sẽ hàng ngày, thu gom rác thải tập trung về xe chứa rác;


Quản lý hệ thống xe, thùng chứa rác và các dụng cụ làm VSMT, phối hợp với cán bộ
trong đơn vị tổ chức công tác VSMT đúng qui định; Tham gia Quản lý nền nếp, nội vụ, vệ
sinh người ở nội trú và các cơng tác khác khi có sự phân công của Lãnh đạo ban;
- Nhiệm vụ ANTT:
Thực hiện nghiêm Nội quy Nội trú; chịu trách nhiệm toàn diện về cơng tác an ninh trật
tự an tồn trong đơn vị; phối hợp với các bộ phận trong ban để quản lý toàn diện ANTT
trong khu nội trú; tham mưu cho Trưởng ban các phương án bảo vệ tốt nhất ANTT, an tồn
tính mạng, tài sản trong đơn vị, giải quyết các công việc liên quan đến ANTT.

Quản lý tài sản trang bị liên quan đến công tác ANTT; tham gia công tác kỹ thuật,
QLNT và các công tác khác khi có sự phân cơng của Lãnh đạo ban.
Tất cả CBVC-LĐ trong ban, trong ca trực có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với nhau
giữa bảo vệ, kỹ thuật, quản lý nội trú, mơi trường kiểm tra nắm tình hình chấp hành Nội quy
nội trú và xử lý các tình huống bất thường xảy ra, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn tuyệt đối
trong đơn vị; trong ca trực nếu giải quyết công việc không kịp thời, bỏ trực, để tài sản hư
hỏng, mất mát hoặc các vi phạm khác thì tuỳ theo mức độ sẽ bị xử lý từ bồi thường thiệt hại
đến chịu các hình thức kỷ luật theo quy định của đơn vị cũng như của Nhà trường.
1.2.2. Phê phán hiện trạng
Sau khi khảo sát và tìm hiểu ta thấy hệ thống quản lý ký túc xá sinh viên còn rất nhiều
bất cập. Trên thực tế hiện nay, kể từ khi sinh viên nhập trường và vào ở ký túc xá cho đến
lúc ra trường hoặc xin ra khỏi ký túc xá, mọi quy trình, thủ tục đều được thực hiện trên giấy
tờ và sổ sách thủ cơng. Với cách quản lý đó dẫn đến :
- Khối lượng giấy tờ sử dụng và lưu trữ nhiều.
- Thơng tin về tình trạng nhà hiện tại của kí túc hay thay đổi thường xuyên, thực hiện thủ
công gây lãng phí giấy tờ.
- Thơng tin quản lý khơng đa dạng, khả năng bảo mật thấp.
- Việc tra cứu tìm kiếm thơng tin gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian, gây lãng phí cơng
sức cho việc quản lí sắp xếp.
- Tốn nhiều thời gian cho việc tổng hợp các báo cáo định kỳ. Phải tổng hợp từ nhiều
nguồn, gây ra chậm tiến độ thực hiện, tốn nhiều công sức cho mỗi lần lập thống kế, báo cáo.
Đòi hỏi tốn nhiều nhân lực mà hiệu quả quản lý không cao, do liên quan đến nhiều phòng


ban.nên việc tổng hợp dữ liệu lại mất rất nhiều thời gian và công sức nhân lực. Tuy nhiên
với cách quản lý đó u cầu, địi hỏi trình độ khơng cao, cách quản lý đơn giản.
1.2.3. Giải pháp
Giải pháp: Ứng dụng tin học vào lĩnh vực quản lý nơi ở của sinh viên tại ký túc xá của
trường.
Hệ thống mới cần:

- Cập nhật và lưu trữ được số lượng lớn sinh viên ở trong kí túc.
- Hệ thống có tính bảo mật cao.
- Hệ thống phải thỏa mãn yêu cầu dễ dàng nâng cấp hoặc mở rộng khi cần thiết hay
tương tác dễ dàng và tương thích với các hệ thống khác.
- Phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm thơng tin sinh viên nhanh chóng.
- Lên được những báo cáo phục vụ quản lý (Báo cáo về tình hình vào ra của sinh viên
trong kí túc, Bản nhận xét lưu trú,...)
- Giao diện thân thiện với người dùng.
Khả thi vì:
- Rút ngắn thời gian làm việc bàn giấy và giảm bớt công việc bàn giấy.
- Phân phối thông tin về số lượng phịng và thơng tin sinh viên nhanh chóng và chính
xác.
- Cho phép kiểm sốt quản lý cao hơn dựa trên việc cung cấp thơng tin chính xác và kịp
thời cho báo cáo quản lý, tránh được việc phòng thừa người ở phịng thì thiếu.


CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG
2.1.

Biểu đồ phân cấp chức năng

2.1.1. Lập bảng phân tích
Động từ + Bổ ngữ
Tiếp nhận sinh viên
Có nhu cầu ở tiếp
Gặp tổ quản lý nội trú
Viết đơn
Nộp lệ phí
Nhận phịng
Làm thủ tục

Có nhu cầu bao phòng
Cho bao phòng
Giới thiệu về khu nội trú
Hướng dẫn sinh viên
Tính kinh phí vào phiếu tiếp
nhận
Chuyển kế toán
Viết phiếu thu
Giữ lại phiếu tiếp nhận
Cập nhật số liệu
Thu ảnh và hồ sơ
Làm sổ album ảnh
Đưa sinh viên lên phòng
Bàn giao
Hướng dẫn sử dụng tài sản
Tổng hợp danh sách người ở
nội trú
Nộp cho tổ trưởng
Ra khỏi ký túc
Thông báo cho sinh viên
Chấm dứt hợp đồng
Nộp đơn
Duyệt

Danh từ
Sinh viên khoá cũ
Ký túc xá
Ban quản lý ký túc xá
Khách
Tổ quản lý nội trú

Hợp đồng
Lệ phí
Phịng
Sinh viên khố mới
Thủ tục
Đối tượng
Cán bộ
Khu nội trú
Đơn xin ở nội trú
Hợp đồng ở nội trú
Phiếu tiếp nhận
Kế toán
Phiếu thu tiền
Cán bộ quản lý
Số liệu
Hồ sơ đăng ký
Ảnh
Tài sản
Tổ trưởng
Công an
Thủ tục
Ký túc
Cán bộ
Sinh viên
Hợp đồng

Nhận xét
Tác nhân
=
Tác nhân

Tác nhân
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
=
=
=
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
=
=
=
=
Hồ sơ dữ liệu
=
=
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu


Trả lời

Đình chỉ học tập
Phải ra khỏi ktx
Vi phạm
Thanh lý hợp đồng
Thủ tục thanh toán
Bàn giao tài sản
Kiểm tra tài sản
Lập biên bản thanh lý hợp đồng
Xin chữ ký
Chuyển hồ sơ
Trả lại tiền cọc
Xoá tên sinh viên
Xét kỷ luật sinh viên
Yêu cầu sinh viên
Viết bản kiểm điểm
Họp
Kiểm điểm
Đề nghị
Lập biên bản
Gửi
Quyết định
Viết giấy triệu tập
Chuyển giấy triệu tập
Yêu cầu ký nhận
Đưa ra quyết định
Giải quyết sự cố
Mất cắp
Bàn giao cho cơng an
Xuống ban quản lý
Viết bản trường tình

Check camera
Cử người
Chốt số điện, nước
Xây dựng

Ban quản lý ký túc
Tài sản
Bộ phận kỹ thuật
Biên bản
Thủ quỹ
Chữ ký
Hồ sơ
Danh sách SVNT

Tác nhân
=
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân
=
=
Hồ sơ dữ liệu

Sinh viên
Chứng cứ vi phạm
Kỉ luật
Bản kiểm điểm
Biên bản
Giấy triệu tập
Lớp

Khoa
Phòng đào tạo

Tác nhân
=
=
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
=
=
=

Sự cố
Đồ đạc
Ban quản lý
Bản tường trình
Camera giám sát
Điện, nước
Số điện, nước
Phương án

=
=
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
=
=
Hồ sơ dữ liệu
=



Quản lý
Lập kế hoạch
Quản lý
Lưu trữ hồ sơ sinh viên

Công an
Kế hoạch
Nội quy
Hồ sơ sinh viên

=
=
=
Hồ sơ dữ liệu


2.1.2. Biểu đồ phân rã chức năng
Quản lý ký túc xá

Q.lý sinh viên

Quản lý phòng

Q.lý dịch vụ

Q.lý sd KTX

Báo cáo


Thêm s.viên

Xếp phòng

Thêm dịch vụ

Q.lý vào ra

B.cáo định kỳ

C.nhập SV

C.nhật phòng

C.nhật dịch vụ

Q.lý nội quy

Lên kế hoạch

Tra cứu SV

Tra cứu phòng

Tra cứu DV

Tra ttsd KTX

Tra thông tin


Q.lý hợp đồng

G.quyết sự cố

Thanh toán


2.2.

Biểu đồ luồng dữ liệu

2.2.1. Biểu đồ DFD mức ngữ cảnh

2.2.2. Biểu đồ DFD mức đỉnh


2.2.3. Biểu đồ DFD mức dưới đỉnh
- Tiến trình Quản lý sinh viên

- Tiến trình Quản lý phịng


- Tiến trình Quản lý dịch vụ

- Tiến trình Quản lý sử dụng KTX


- Tiến trình Báo cáo thống kê



CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU
3.1.

Xây dựng mơ hình thực thể liên kết

B1: Xác định các thực thể và thuộc tính
SINH VIÊN (Mã đăng ký, họ tên, năm sinh, địa chỉ, SĐT, Email)
ĐỐI TƯỢNG ƯU TIÊN (Mã ĐTƯT, Đối tượng ưu tiên)
PHỊNG (Mã phịng, tên phịng)
LOẠI PHỊNG (Mã loại phòng, tên loại phòng)
TIỆN NGHI (Mã tiện nghi, Tên tiện nghi)
DỊCH VỤ (Mã dịch vụ, tên dịch vụ)
KHÁCH (Mã khách, tên khách, SĐT)
B2: Xác định mối liên kết giữa các thực thể
Tên thực thể

Mối liên kết

Tên thực thể

TTLK: thời gian đến, thời gian đi
SINH VIÊN

PHÒNG

SINH VIÊN

ĐỐI TƯỢNG ƯU
TIÊN

TTLK: thời gian, đơn giá, thành tiền

SINH VIÊN

DỊCH VỤ

TTLK: số lượng
PHÒNG

PHÒNG

DỊCH VỤ

TTLK: số lượng

TIỆN NGHI


PHÒNG

LOẠI PHÒNG
TTLK: thời gian đến, thời gian đi

KHÁCH

PHÒNG