ĐẠI H Ọ C QUỐC GIA HÀ NỘI
T R Ư Ờ N G ĐAI H O C K H O A H O C XÃ H Ô I VÀ NH ÂN VĂN

NGUYỄN KIM DUNG

THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO Lưu TRỮ
B ộ GIAO THÔNG VẬN TẢĨ - THỤC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
•

•

•

C h u y ê n n g àn h : Lưu trữ (Lưu trữ h ọ c v à tư liệu h ọ c )

Mã số: 603224

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC LUU TRỮ (LUU TRỮHỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC)
NGUỜIHUỚNG DẪN KHOA HỌC:

Phó Giáo sư, Tiến sĩ Dương Văn Khảm

HÀ NỘI, 2006


LỜI CAM ĐOAN
Bản luận văn này được xây dựng trên cơ sở độc lập nghiên cứu các
tài liệu có liên quan, các cơng trình nghiên cứu khoa học và khảo sát thực
tế tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Giao thông Vận tải. Tôi xin
cam đoan những nội dung của luận văn không phải là sản phẩm của sự sao
chép.

rp S

»9

Tác giá

N guyễn Kim Dung


MỤC LỤC

P H Ẩ N M Ở Đ Ầ U .......................................................................................................... 3
1. Mục đích ý nghĩa của đề t à i ...................................................................................... 3
2. Mục tiêu của đề t à i .......................................................................................................5
3. Phạm vi nghiên c ứ u ..................................................................................................... 6
4. Đối tượng nghiên c ứ u .................................................................................................. 6
5. Lịch sử nghiên c ứ u ...................................................................................................... 6
6. Các nguồn tư liệu, tài liệu tham k h ả o ......................................................................8
7. Phương pháp nghiên c ứ u ............................................................................................ 8
8. Đ óng góp của luận v ă n ............................................................................................... 9
9. Bố cục của luận v ă n ..................................................................................................... 9
C H Ư Ơ N G 1: C ơ S Ở L Ý L U Ậ N V Ể C Ô N G T Á C T H U T H Ậ P , B ổ SU N G
TÀI L I Ệ U V À O C Á C C Á C LƯU T R Ữ ................................................................ 11
!. 1. Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ....................................................... 11
1.2. Mục đích, ý nghĩa của cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu t r ữ ...............16
1.3. Phân cấp thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu t r ữ .............................. 17
1.3.!. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ hiện hành ..................20
1.3.1. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ lịch s ử ......................... 21
1.4. Những yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong

giai đoạn hiện nay ........................................................................................................... 21
C H Ư Ơ N G 2: T H Ụ C T R Ạ N G C Ô N G T Á C T H U T H Ậ P , B ổ SU N G T À I
L IỆ U V Ả Í) L Ư U T R Ử B ộ G IA O T H Ô N G VẬN T Ả I ..............................

28

2.1. K h á i q u á t về c h ú c n ă n g , n h iệm vụ, tổ chức bộ m á y của Bộ G iao (hông
V ận t ả i .............................................................................................................................. 28
2. ỉ . 1. Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Giao thơng Vận tải 28
2.! .2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Giao thông Vận tải................ 29
2. ỉ .3. Cơ cấu lổ chức của Bộ Giao thơng Vận íái................................................. 31
2.2. T h à n h p h ầ n tài liệu h ìn h t h à n h t r o n g q u á tr ìn h h o ạ i độ n g của các
dơ n vị, tổ c h ứ c th u ộ c ỉìộ G ia o th ô n g V ận t ả i .....................................................34
2.2. ỉ . Tài liệu hành c h ín h .............................................................................................34


2.2.2. Tài liệu khoa học kỹ th u ậ t.................................................................................. 37
2.2.3. Tài liệu điện tủ'....................................................................................................... 42
2.2.4. Tài liệu nghe n h ìn ................................................................................................. 44
2.3. L ư u t r ữ Bộ G ia o th ò n g V ận tải- T ổ chức có chức n ă n g q u ả n lý tài liệu
c ủ a các đ ơ n vị, tổ chức th u ộ c B ộ .............................................................................. 44
2.3.1. Chức năng, nhiệm v ụ ........................................................................................... 44
2.3.2. Cơ sớ vật c h ấ t ........................................................................................................ 48
2.3.3. Đội ngũ cán b ộ ...................................................................................................... 50
2.4. N h ữ n g q u y đ ịn h và hướng d ả n c ủ a N h à nước về công tác th u th ậ p và
bố su n g tài l i ệ u .................................................................................................................53
2.5. T ìn h h ìn h th u th ậ p , bổ su n g tài liệu vào L ư u t r ữ Bộ G iao th ô n g V ận
t ả i ...........................................................................................................................................57
2.5.1. Những chỉ đạo, hướng dẫn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào
Lưu trữ Bộ G iao thông Vận t ả i .................................................................................... 58

2.5.2. Tổ chức thực hiện và kết quả đạt được trong công tác thu thập, bổ sung
tài liệ u .......................................................................................................................... ..... 64
C H Ư Ơ N G 3: N H Ữ N G G IẢ I P H Á P T R O N G C Ô N G T Á C T H U T H Ậ P ,
BỔ S U N G T À I L IỆ U V À O LƯU T R Ữ B Ộ G IA O T H Ô N G VẬ N T Ả I

73

3.1. Kiện toàn hệ thống văn bản quy định vẻ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.. 73
3.2. Xác định nguồn và thành phần lài liệu phông lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải.... 79
3.3. Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện cơ q u a n ...................... 81
3.4. Mở lớp tập huấn thu thập và bổ sung tài liệu vào các lưu t r ữ ....................82
3.5. Ban hành các quy định thu thập, hổ sung tài liệu điện tử ............................ 84
P H Ẩ N K Ế T L U Ậ N ........................................................................................................ 87
P H Ụ L Ụ C ......................................................................................................................... 89
T Ả Ĩ L IÊ U T H A M K H Ả O ......................................................................................... 138

1


PHẦN MỞ ĐÂU
/ . M ụ c đ í c h , Vn g h ĩ a c ủ a đ ể t à i .
Tài liệu lưu trữ là di sán văn hố của dân tộc, bởi trong đó, nó chứa đựng
những thơng tin q khứ, phản ánh các thành tựu lao động sáng tạo của nhân
dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện lịch sử hoặc
những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hố
nổi tiếng. Đây là những thơng tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính, bản
gốc của những tài liệu có giá trị. Chính vì thế, người ta có thể sử dụng nguồn
tài liệu này vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội như: chính trị, kinh tế, văn
hoá- xã hội, khoa học...
Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của tài liệu lun trữ, ngay từ những

ngày đầu của Nhà nước dân chủ nhân dân, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành
nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ. Trước hết, phải kể đến Thông đạt số
IC/ VP ngày 3 tháng 1 năm 1946 gửi các Bộ trưởng Chính phủ. Trong đó, Hổ
Chủ tịch khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến
thiết Quốc gia” và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ bỏ
hổ sơ, tài liệu lưu trữ, "những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ
phải gửi về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ"
[38/257], Qua đây, chúng ta thấy rằng, ngay từ rất sớm, Nhà nước ta đã nhận
thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và cône tác lưu trữ. Bước đầu
Đ ảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp để thu thập và bảo quản
tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ
sau này.
Tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Q uyết định của Ban Bí thư trung
ương Đ ảng về Phơng lưu trữ Đáng cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê Khả Phiêu
nguyên T ổng Bí thư Đ ảng cộng sản Việt Nam đã khẳng định: “ Tài liệu lưu
trữ phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất trong hệ thống các
c ơ quan lưu trữ của Nhà nước và của Đ ảng cộng sản nhằm bảo vệ an tồn và
khai thác sử dụng có hiệu qua lài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc và của cách
m ạ n g ” [ 1/2]. Nhiệm vụ này đòi hỏi ngành lưu trữ phải cố gắng không ngùng
3


trong q trình đổi mói và hồn thiện cơng tác của mình. Đ ặc biệt, ở đáy,
chủng tơi m uốn nhấn mạnh tới công tác thu thập và bổ sung tài liệu, một trong
những nghiệp vụ quan trọng có vai trị lớn trong việc thúc đẩy cơng tác lưu trữ
phát triển.
Đất nước ta đang trên đà phát triển, sự nghiệp cơng nghiệp hố và hiện
đại hố đã và đang đạt được những thành tựu đáng kể. Các cơ quan từ trung
ương đến địa phương đang dần được kiện toàn về tổ chức, đổi mới phương thức
làm việc. Chính trong quá trình này, tài liệu được hình thành ra trong hoạt

động điều hành và quản lý không ngừng tăng lên về số lượng, đa dạng về loại
hình, phong phú về nội dung. Bởi vậy, nếu khơng có chỉ đạo về cơng tác lưu
trữ nói chung, thu thập bổ sung tài liệu nói riêng thì sẽ mất đi nhiều tài liệu có
giá trị và việc tổ chức sử dụng tài liệu sẽ không đáp ứng được nhu cầu thực tế
của xã hội.
Bộ Giao thơng Vận tải là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về giao thông đường bộ, đường sắt, đường sông, hàng hải và
hàng không trong phạm vi cá nước; quán !ý nhà nước các dịch vụ và thực hiện
chủ sở hữu phần vón của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ
quản lý theo quy định của pháp luật [29/1]. Trong những năm qua, được sự
quan lâm của Đ ảng và Nhà nước ngành giao thơng vận tải đã có những bước
tiên bộ vượt bậc. Hàng loạt cơng trình giao thơng được m ọc lên trên khắp mọi
miền của tổ quốc. Đây là những thành cơng khơng nhỏ góp phần vào tiến trình
hội nhập của đất nước. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, ngành
giao thông vận tái hiện nay cũng đang đứng trước một thực trạng đáng báo
động, địi hỏi các ngành, các cấp phải có sự quan tâm đặc biệt như: tai nạn
giao thông và nạn tham nhũng đã và đang diễn ra hàng ngày, hàng giờ... Tất cả
những vấn đề nêu trên đều được phản ánh rõ nét trong tài liệu lưu trữ. Bởi vậy,
đây là nguồn tài liệu có giá trị, khơng chí trong hoạt động của ngành giao
thơng mà cịn có ý nghĩa lớn đối với sự phát triển của quốc gia. Chính vì thế,
việc thu thập, bổ sung và bảo quán an toàn khối tài liệu này khơng chí là trách
của ngành mà còn là trách nhiệm của nhiều cơ quan nhà nước khác.

4


Thực hiện các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ, Lưu trữ Bộ
Giao thông Vận tải trong thời gian gần đây đã có nhiều tiến bộ như: Chỉnh lý
khoa học kỹ thuật khối tài liệu được thu thập và bổ sung vào kho, trang bị cơ
so' vật chãi hiện đại phục vụ cho công tác thu thập, bổ sung và bảo quản tài

liệu, ban hành được một số văn bản quy định vé công tác văn thư, lưu trữ...
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác lưu trữ của Bộ vẫn còn bộc lộ
những hạn c h ế về thu thập, hổ sung tài liệu lưu trữ như: chưa có hệ thống văn
hán hồn chinh quy định về cơng tác lưu trữ nói chung, cơng tác thu thập và bổ
sung lài liệu nói riêng, thành phần giao nộp cịn thiếu, chưa hồn chỉnh, nhiều
tài liệu khi giao nộp còn chưa được lập thành hồ sơ. M ặt khác, với sự phát triển
nhanh chóng của khoa học công nghệ, tài liệu lưu trữ điện tử đang được hình
thành, nhưng thực tế Lưu trữ Bộ Giao thơng Vận tải lại chưa có biện pháp hữu
hiệu đê thu thập, qn lv loại hình tài liệu này. Từ đó, đã dẫn đến những hậu
quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, m ất mát, hư hỏng và việc phục
vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao.
Từ thực trạng này, chúng tỏi đã chọn vấn đề: "Thu thập, bổ sung tài liệu
v ào Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải - Thực trạng và giải pháp" làm luận văn
thạc sĩ chuyên ngành " Lưu trữ học và Tư liệu học" của mình. T hơng qua đề tài
này, chúng tôi hy vọng các cấp lãnh đạo, quán lý trong ngành Giao thông vận
tái hiểu và quan tâm đến cơng tác lưu trữ của cơ quan m ình nhiều hơn nữa
nhằm hồn thiện Lưu trữ Bộ Cĩiao thơng Vận tải nói riêng, hướng tới sự nghiệp
lưu trữ nói chung.

2, M ụ c t i ê u c ủ a đ ê t à i
Mục tiêu chủ yếu m à luận văn chúng tôi m uốn hướng tới là những nội dung
sau đây:
- Nghiên cứu lý luận chung về thu thập, bổ sung íài liệu vào các lưu trữ và
những yêu cầu mới trong lý luận về công tác này.
- Nghiên cun về nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ G iao thông
vận lái.

5



Tim hiếu về thực trạng cơng tác lưu trữ nói

chung, thu thập bổ sung

lài

1ện nói ricng tại Lưu trữ Bộ Giao Vận tủi.
- Đề xuất các giải pháp, hiện pháp đê công tác thu thập và bổ sung tài liệu
Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải đạt hiệu quả nhất.
3. P h ạ m vi n g h iê n cứ u

Bộ Giao thơng Vận tải có phạm vi hoạt động rộng, chức năng nhiệm vụ có
á ih hướng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của xã hội. Bởi vậy, tài liệu được
lính thành ra trong hoạt động của Bộ chiếm m ột khối lượng tương đối lớn
t n n g phóng Lưu trữ nhà nước Việt Nam. Trong phạm vi của luận văn này,
chúng tôi tập trung nghiên cứu về những đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực
hiện chức năng quản lý nhà nước trong ngành Giao thơng vận tải (Văn phịng,
cíc Vu. Thanh tra, Ban quản lý dự án) và tài liệu được hình thành ra ở chính
nl ững đơn vị. tổ chức đó (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và tài
licu điện lử, tài liệu nghe nhìn).
4. Đ ối tu ọ n g n g h iê n c ứ u

Niũrnu đối lượng mà chúng tôi tạp trung nghiên cứu trong luận văn bao
g ân :
- Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải;
- Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản ]ý Nhà nước
nginh giao thông vận tải và những tài liệu được hình thành ra ở những đơn vị,
tổ :hức này.

5.


L ịch s ử n g h iê n cứ u .

Đối với chúng tôi, đề tài luận văn này khơng hồn tồn mới mẻ. Trước
chi ng tơi dã có nhiều giáo trình và đề tài nghiên cứu về vấn đề này.
Trước hết về lý luận chung: Công lác thu thập, bổ sung tài liệu đã được đề
cập đến trong các cuốn giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như: " Lý luận và thực
tiễr công lác Lưu trữ" (Vương Đình Quyền - Chủ biên); “Phương pháp lựa
chẹn và loai huỷ tài liệu

ở

các

CO'

quan”- Dương V ăn Khám; "Giáo trình Lưu
6


trữ" (Trường T rurụ học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn Phịng I). Tiếp đó, là những
đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu giải quyết từng
khía cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu Ihập bổ sung tài liệu. Các đề tài đó là: "Lý
luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam" (Vương
Đình Quyền - Chủ nhiệm); "Cơ sớ khoa học của việc xác định giá trị tài liệu
quản lý nhà nước thời kỳ Dân chủ nhân dân và Xã hội chủ nghĩa để lựa chọn,
hổ sung vào Trunc làm lưu trữ Quốc gia" (Dương Văn Khảm - Chu nhiệm);
"Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại phông
lưu trữ Quốc gia Việt Nam" (Nguyễn Cảnh Đương- Chủ nhiệm); "Nghiên cứu
xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý Nhà nước) vào

kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh" (Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm)...
Một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viên
khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng cũng đã đề cập đến vấn đề này như:
"Vấn đề bổ sung lài liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây" (Trịnh Ngọc Hùng - Khoá
luận tốt nghiệp năm 1998); "Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia IIỈ" (Trần Quang Hồng- Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); "Nhận
xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tầm Lưu trữ Quốc gia III"
(Nguyên Thị T huỳ Dương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2003); "Xác định giá trị
và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính" (Trần Thị Hương- Khố luận tốt
nghiệp năm 200 3); "Tìm hiểu về cơng tác thu thập và bổ sung tài liệu ở phòng
Lưu trữ Bộ G iáo dục và Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hà- khoá luận tốt nghiệp năm
2004); "Cơ sở lý luận và thực tiễn về xác định nguồn tài liệu bổ sung vào
Trung tàm lưu trữ tinh ,thành phố trực thuộc Trung ương” (Đào Đức ThuậnBáo cáo Khoa học lần thứ IV tại khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng năm

2000)...
Đặc biệt liên quan đến nội dung thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cịn có
luận văn của thạc sĩ Trần Quang Hồng với đề tài: "Bổ sung tài liệu vào các
Trung tâm Lưu trữ lỉnh - Thực trạng và giải pháp" . Ngoài ra, liên quan đến
lĩnh vực này, cịn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu trên tạp chí chuyên ngành
và các sách báo khác.

7


- Tìm hiểu về thực trạng cơng tác ỉưn trữ nói chung, thu thập

bổ sung tài

liệu nói riêng tại Lưu trữ Bộ Giao Vận tái.
- Dè xuất các giải pháp, biện pháp đê công tác


thu thập và bổ sung

tài liệu

Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải đạt hiệu quả nhất.
3. P h ạ m vi n g h iê n cứ u

Bộ Giao thơng Vận tải có phạm vi hoạt động rộng, chức năng nhiệm vụ có
anh hướng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của xã hội. Bởi vậy, tài liệu được
hình thành ra trong hoạt động của Bộ chiếm một khối lượng tương đối lớn
trong phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam. Trong phạm vi của luận văn này,
chúng tôi tập trung nghiên cứu về những đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực
hiện chức năng quản lý nhà nước trong ngành Giao thơng vận tải (Văn phịng,
các Vu, Thanh tra, Ban quản lý dự án) và tài liệu được hình thành ra ở chính
những dơn vị, tổ chức đó (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và tài
liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn).
4. Đ ỏ i tư ợ n g n g h iê n cứ u

Nhũĩm đối tượng mà chúng tôi tập irung nghiên cứu trong luận văn bao
gồm :
- Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tái;
- Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý N hà nước
ngành giao thông vận tái và những tài liệu được hình thành ra ở những đưn vị,
tổ chức này.

5.

L ịc h s ử n g h iê n cứu.


Đối với chúng tơi, đề tài luận văn này khơng hồn tồn mới mẻ. Trước
chúng tơi đã có nhiều giáo trình và dề tài nghiên cứu về vấn đề này.
Trước hết về lv luận chung: Công lác thu thập, bổ sung tài liệu đã được đề
cập đến trong các cuốn giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như: " Lý luận và thực
tiễn cơng tác Lưu trữ" (Vương Đình Qun - Chu biên); “Phương pháp lựa
chọn và loại huỷ tài liệu ờ các cơ q uan”- Dương Văn Khảm; "Giáo trình Lun
6


irữ" (Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn Phịng I). Tiếp đó, là những
dề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu giải quyết từng
khía cạnh cụ thế thuộc lĩnh vực thu thập bổ sung tài liệu. Các đề tài đó là: "Lý
luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam" (Vương
Đình Quyền - Chủ nhiệm); "Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị tài liệu
quản lý nhà nước thời kv Dân chủ nhân dân và Xã hội chủ nghĩa để lựa chọn,
bổ sung vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia" (Dương Văn Kham - Chủ nhiệm);
"Xác định thành phần tài liệu thiết k ế xây dựng cần nộp để bảo quản tại phông
lưu trữ Ọuốc gia Việt Nam" (Nguyễn c ả n h Đương- Chủ nhiệm); "Nghiên cứu
xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý Nhà nước) vào
kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh" (Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm)...
Một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viên
khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng cũng đã đề cập đến vấn đề này như:
"Vấn đề hổ sung tài liệu vào Lun trữ tinh Hà Tày" (Trịnh Ngọc Hùng - Khoá
luận tốt nghiệp năm 1998); "Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia ííĩ" (Trán Ọ uang Hồng- Khố luận tốt nghiệp năm 1998); "Nhận
xét về cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III"
(Nguyễn Thị Thu ỳ Dương- Khoá luận tốl nghiệp năm 2003); "Xác định giá trị
và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính" (Trần Thị Hương- Khố luận tốt
nghiệp năm 2003); "Tìm hiểu về công tác thu thập và bổ sung tài liệu ở phòng
Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hà- khoá luận tốt nghiệp năm

2004); "Cơ sở lý luận và thực tiền về xác định nguồn tài liệu bổ sung vào
Trung tàm lưu trữ tỉnh ,thành phố trực thuộc Trung ương” (Đào Đức ThuạnBáo cáo Khoa học lần thứ IV tại khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng năm

2000)...
Đặc biệt liên quan đến nội dung thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cịn có
luận văn của thạc sĩ Trần Quang H ồng với đề tài: "Bổ sung tài liệu vào các
Trung tâm Lưu trữ tỉnh - Thực trạng và giải pháp" . Ngoài ra, liên quan đến
lĩnh vực này, cịn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu trên tạp chí chuyên ngành
và các sách háo khác.

7


Nhìn chung, những văn đề, khía cạnh mà các đề tài nghiên cứu khoa học,
khóa luận tốt nghiệp, các bài viết trên báo, tạp chí lưu trữ đề cập tương đối
nhiều và khá chi tiết nhưng nhìn chung chỉ dừng lại ở một số vấn đề m ang tính
lý luận hay chỉ nêu ra thực trạng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu ớ một
cơ quan hoặc một số cơ quan, trong khi đó những giải pháp khắc phục cịn
chưa sâu sát hoặc cịn m ang tính bao qt. Với đề tài của mình, chúng tơi
mong m uốn đưa ra bức tranh toàn cảnh về thực trạng thu thập, bổ sung tài liệu
của một cơ quan cụ thể, đó là Bộ Giao thơng Vận tải, qua đó, đề xuất những
giải pháp hợp lý để công tác này ngày càng đạt hiệu quả cao.
6. C á c n g u ồ n t ư liệ u , tà i liệ u th a m k h ả o

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã thu thập, sử dụng những nguồn tư
liệu, tài liệu tham khảo sau:
- Tài liệu m ang tinh chất phương pháp luận gồm: sách kinh điển, sách lý luận
như: Chủ nehĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử;
- Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý iuận và thực
tiễn công tác lưu trữ , Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan,

Giáo trình lưu trữ;
Tài liệu về lịch sử, lổ chức bộ máy và hoạt động của Bộ Giao Thơng Vận tái
- Tài liệu chí đạo, quy định về công tác lưu trữ của Nhà nước và của Bộ Giao
thông Vận tải.

7. P h ư ơ n g p h á p n g h i ê n c ứ u .
Trong quá trình thực hiện đề tài này, chúng tôi đã sử dụng phương pháp
nghiên cứu sau:
-

Phương pháp luận của Chủ nghĩa M ác Lê nin: Chủ nghĩa duy vật biện

chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử;
Phương pháp luận của lưu trữ học, đó là các nguyên tắc: Nguyên tắc lịch
sử, nguyên tắc chính trị, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.

o

6


Phương pháp lịch sử và logic, phương pháp phân tích tổng hợp, phương
pháp điêu tra kháo sát thực tế và phương pháp chuyên gia.
8. Đ ó n g g ó p c ủ a lu ậ n vă n :

M ộ t là: Khắc hoạ một cách rõ nét về cơng tác lưu trữ nói chung và thu
thập, bổ sung tài liệu nói riêng ở Lưu trữ Bộ Giao thơng Vận tải.
H a i là: Đề ra các giải pháp nhằm thu thập, bổ sung tài liệu hình thành
trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Giao thông Vận tải một cách
thống nhất và hiệu quả.

9. B ô c ụ c c ủ a lu ậ n vă n

Chương 1: C ơ sở lý lu ậ n vê công tác th u thập, bỏ s u n g tài liệu vào các
lưu trữ

Chương 2: T h ự c trạng công tác th u thập, b ổ su n g tài liệu vào L ư u trữ
B ộ Giao th ô n g V ận tải

Chương 3: N h ữ n g g iả i p h á p tro n g công tác th u thập, b ổ su n g tài liệu vào
L ư u trữ B ộ G iao th ô n g V ận tải
Có thể nói, để hồn thành luận văn này, chúng tơi đã gặp rất nhiều khó
khăn irong việc kháo sát, khai thác tư liệu, tài liệu. Bởi lẽ, trong thời gian thực
hiện luận văn, Bộ Giao thông Vận tải đã xảy ra nhiều vấn đề rất phức tạp, điển
hình là vụ việc liên quan đến PMU18. Bên cạnh nhũng khó khăn khách quan,
về mặt chủ quan, trình độ của bản thân còn nhiều hạn chế nên mặc dù đã rất cố
gắng song luận luận văn này chắc chắn không tránh khỏi những hạn c h ế nhất
định. Chúng tôi mong nhận được những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên
cứu, các bạn đồng nghiệp và nhũng người quan tâm để luận văn chúng tôi đạt
chất lượng tốt hơn.
Mặc dù cịn gặp nhiều khó khăn nên trên nhưng chúng tơi lại ln nhận
dược sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, cơ quan nơi chúng tôi đến khai thác
tư liệu, tài liệu, khảo sát tình hình thực tế như: Cục Văn thư- Lun trữ Nhà nước,
Văn phòng Bộ Giao thông Vận tải, Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải, Trường
Đào tạo Bồi dưỡng Cán bộ Công chức ngành Giao thông V ận tải.... Đặc biệt,
9


chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tinh của Thầy giáo hướng
dần- Phó Giáo sư, Tiến sĩ Dương Vãn Khám trong suốt quá trình thực hiện
luận văn. Nhân dịp này, chúng tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc nhất tới Thầy

giáo hướng dẫn và những người đã giúp đỡ, động viên chúng tơi hồn thành
luận văn của mình.

Hà nội, tháng 7 năm 2006
rp

'

’ 'ì

l á c giá

N guyễn Kim Dung

10


CHƯƠNG í: C ơ SỎ LÝ LUẬN VỂ CƠNG TÁC THU THẬP,
BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO CÁC LUU TRỮ
1.1. KHÁI NIỆM THU THẬP, Bổ SUNG TÀI LIỆU

Lưu TRỮ

Tài liệu gia tăng cùng với sự phát triển của khoa học và công nghệ. Nếu
như trong thời kỳ phong kiến, tài liệu ở nước ta chỉ là Tàng thư triều đình, thì
ngày nay ngồi những tài liệu được hình thành ra trong hoạt động của các cơ
quan quyền lực nhà nước trung ương, cịn có tài liệu của các Bộ, các ngành và
tai liệu của địa phương, đặc biệt là tài liệu của các tính và thành phố lớn. Nếu
như ở thời kỳ phong kiến, tài liệu có thể được giữ lại tồn bộ để bảo quản thì
ngày nay người ta chí giữ lại những tài liệu có giá trị, bảo quản trong các lưu

trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử để phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng trước
mắt và làu dài. Bời lẽ, nếu giữ lại toàn bộ tài liệu được hình thành ở các cơ
quan và cá nhân thì chúng ta sẽ gặp khó khăn lớn về: kho tàng, trang thiết bị
báo quản, tiền của và nhân lực. Vậy một vấn để lớn đặt ra hiện nay là làm thế
nào để biết được tài liệu nào có giá trị và tài liệu nào đã hết giá trị. Để hiểu
được điểu này chúng ta phái nắm vững cơ sở lý luận về cơng tác lưu trữ nói
chung và thu thập bổ sung tài liệu nói riêng, ơ đây, chúng tôi muốn tập trung
đến vấn đẽ thu thập, bổ sung tài liệu.
Khái niệm “Bổ sung tài liệu” được định nghĩa trong Giáo trình Lý luận
và TTiực tiễn cơng tác lưu trữ như sau:
“Bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác
định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa
chọn, chuẩn bị và chuyển giao vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ
theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy địn h” [7/130].
Cũng vẽ ván đề này, trong cuốn Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài
liệu ở các co’ quan lại đưa một khái niệm khác:
“Thu thập lài liệu là việc tập hợp tài liệu Ill'll trữ từ các nguồn nộp lưu
theo danh m ục cơ quan, đơn vị đã được duyệt đê chuyển vào bảo quán ở các
kho lưu trữ” [26/96 ].

11


“ Bổ sung tài liệu là thu thập tài liệu theo hệ thống trong các khu vực
thẩm quyền của Phông lưu trữ quốc gia theo các cấp độ khác nhau. Bổ sung tài
liệu khác với thu thập tài liệu ỏ' cách xem xét tổng thể, bao quát trong toàn hệ
thống” [26/96 |.
Như vậy, có nhiều cách hiểu khác nhau về thu thập, bổ sung tài liệu lun
trữ. Tuy nhiên, tất cả các khái niệm trên đều liên quan việc xác định nguồn
nộp lưu tài liệu vào các lưu trữ. Bới vậy, theo chúng tôi hiểu thu thập, bổ sung

tài liệu chính căn cứ vào những quy định của Nhà nước để tiến hành thu nộp
tài liệu vào các lưu trữ khác nhau. Đây là công tác liên quan đến quá trình
hồn thiện khơng ngừng thành phần Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam và được
thực hiện dựa vào sự b ố trí mạng lưới các lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử
trong cả nước.
Thu thập, bổ sung tài liệu cịn bao gồm cơng tác nghiên cứu các biện
pháp để tổ chức giao nộp một cách chủ động, hợp lý và khoa học các tài liệu
cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Nội dung của công tác thu thập, bổ
sung tài liệu ở đây bao hàm ý nghĩa là xác định và thu nhận các tài liệu từ các
ngưổn khác nhau và thu thập, hổ sung vào lưu trữ, tức là thu thập, bổ sung các
thành phần tài liệu có giá trị từ các cơ quan là nguồn nộp lưu vào các phòng,
kho lun trữ, trung tâm lưu trữ.
Thu thập, bổ sung tài liệu bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Một là: Xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ hiện hành
và lưu trữ lịch sử.
- Hai là: X ác định thành phần nội dung tài liệu cần nộp vào lưu trữ hiện
hành và lưu trữ lịch sử theo phạm vi quyền hạn đã được nhà nước quy định.
- Ba là: Q uy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức chuyển giao tài liệu
theo đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lun trữ.
- Bốn là: Phân bổ họp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu
trữ cũng như toàn bộ m ạng lưới kho km trữ toàn quốc.

12


Đê thực hiện tốt nhất những nội dung này, ngoài việc nghiên cứu lý luận
thì việc xây dựng lý luận và những biện pháp nghiệp vụ cần thiết đồng thời, chỉ
(lạo việc áp đụne những biện pháp đó vào thực tế cũng rất quan trọng.
Nhiệm vụ nghiên cứu lý luận nhằm m ục đích xác định được những
nguyên tắc cơ bản của quá trình bổ sung và phân bổ tài liệu theo mạng lưới các

kho lưu trữ, chỉ rõ mối quan hệ giữa công tác bổ sung với các công tác khác và
khả năng áp dụng các phương pháp mới vào lĩnh vực này.
Cỏ thể nói rằng, cơng lác thu thập, bổ sung tài liệu của các lưu trữ hiện
hành và lưu trữ lịch sử có liên quan đến hầu hết các nghiệp vụ khác của công
tác lưu trữ, đặc biệt là việc xác định giá định giá trị tài liệu và phân loại tài
liệu. Tuy không phải mọi nghiệp vụ đều chịu ảnh hướng của công tác thu thập,
hổ sung tài liệu một cách giống nhau, nhưng nhìn chung nếu việc thu thập, bổ
sung tài liệu không được thực hiện tốt thì các nghiệp vụ có liên quan trực tiếp
khơng thể có kết quả cao và hiệu quả của cơng tác lưu trữ nói chung sẽ bị hạn
chế.
Trong việc, thu thập, bổ sung tài liệu, chúng ta cũng cần tìm hiểu rõ
thêm một sơ khái niệm có licn quan đó là: nguồn tài liệu bổ sung; thành phần
tài liệu bổ sung; thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ.
Từ điển Lưu trữ Việt Nam đã định nghĩa khái niêm: “Nguồn bổ sung tài
liệu” như sau: “N guồn bổ sung tài liệu là những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc
diện giao nộp tài liệu vào m ột lưu trữ nào đó do N hà nước quy định”
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua
ngày 04.04.2001 quy định: Phông Lưu trữ N hà nước Việt N am là tồn bộ tài
liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ
chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang
nhân dân, các nhàn vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu có giá trị về các lĩnh vực
chính trị, kinh tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn hố, giáo dục, khoa —
học và công nghệ...(Điều 1, Khoản 2, Điều 2) 1 40/8 ].
Như vậy, nguồn tài liệu bổ sung chính là danh mục các cơ quan hoặc cá
nhân là nguồn nộp lưu. Trong từng danh m ục, người ta sẽ xác định những
13


thành phần tài liệu chủ yếu được hình thành ra trong hoạt động của một cơ
quan hoặc m ột cá nhân cụ thể được thu thập, bổ sung vào lưu trữ. Nghĩa là,

những thành phần tài liệu này phái có giá trị, phán ánh đúng chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan hoặc q trình hoạt động của một cá nhân.
Ví dụ: Đối với một cơ quan lànguồn nộp lưuvào

lưu trữ lịch

thông thường thành phần tài liệu được xác định trong phơng

sử thì

lưu trữ của cơ

quan đó bao gồm:
-

Tài liệu lãnh đạo, chí đạo

-

Tài liệu k ế hoạch, thống kê

-

Tài liệu Tổ chức và Cán bộ

-

Tài liệu Lao động - Tiền lương

-


Tài liệu văn thư- lưu trữ

-

Tài liệu chuyên môn riêng...
Như vậy, rõ ràng hai khái niệm nguồn tài liệu bổ sung và thành phần tài

liệu bổ sung là hoàn toàn khác nhau.
Đối với các lưu trữ, nhất là lưu trữ lịch sử, muốn công tác thu thập, bổ
sung được thuận lợi thì trước hết phải xác định được nguồn tài liệu bổ sung
một cách đầy đủ và chính xác, nghĩa là phải xác định được những cơ quan, đơn
vị hoặc cá nhân nào thuộc diện giao nộp tài liệu vào lưu trữ. Để làm được điều
này, cũng cần phải nắm rõ được “phạm vi thu thập tài liệu” hay “thẩm quyền
thu thập tài liệu lưu trữ” .
Ớ đây, khái niệm “thẩm quyền” hoặc “khu vực thẩm quyền” là một
thuật ngữ chuyên ngành lưu trữ, là đặc trưng riêng cho công tác thu thập và bổ
sung tài liệu trong phạm vị hành chính- lãnh thổ nhất định. Thẩm quyền và
khu vực thẩm quyền chỉ rõ mối quan hộ về quyền hạn và trách nhiệm giữa cơ
quan lưu trữ và các cơ quan là nguồn nộp lưu trong việc thu- nộp tài liệu lưu
trữ. Thông thường khu vực thẩm quyền được pháp quy hoá để các cơ quan thực
hiện thống nhất và nghiêm chính việc thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ.

14


Trong các cơ quan đáng và cơ quan nhà nước, các quv định này được áp dụng
như sau:
Khu vực thẩm quyền của một lư u trữ hiện hành là các cơ quan, đơn vị
trực thuộc cơ quan chủ quản có lưu trữ hiện hành. Các cơ quan, đơn vị này là

nguồn nộp lư u vào lưu trữ hiện hành. Cẩn hiếu rằng, không phải tất cả các cơ
quan trực thuộc đều giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan chủ
quản vì lý do sau đây:
Phần lớn, tài liệu được hình thành ra hoạt động của các đơn vị chức năng
như: Vụ, Văn phòng, Thanh tra là nguồn nộp lưu chủ yếu vào lưu trữ cơ quan
VI

đó là những tài liệu phản ánh đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ

quan. Riêng các cơ quan trực thuộc cơ quan chủ quản do có văn thư và tài
khoản độc lập thì phải xem xét rất kỹ để quyết định xem tài liệu của các cơ
quan đó giao nộp vào lưu trữ cơ quan hay vào lưu trữ lịch sử khác có thẩm
quyền. Ví dụ, trong danh mục nguồn nộp lưu, Cục Đăng kiểm, Tổng công ty
Hàng không, T ổng công ty Hàng hải thuộc Bộ Giao thông Vận tải, nhưng tài
liệu những cơ quan này đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ
Ọuốc gia ÍIĨ chứ khơng phải giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan

Khu vực thẩm quyền của mội lưu trữ lịch sử là các cơ quan, tổ chức xã
hội được Nhà nước quy định là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
Trong một khu vực hành chính-lãnh thổ, việc xác định rõ thẩm quyền
thu thập tài liệu lưu trữ rất quan trọng nhằm loại trừ khả năng tranh chấp thu
thập tài liệu hoặc bỏ sót tài liệu q khơng có cơ quan nào c ó trách nhiệm thu
thập.
N hư vậy, vấn đé thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ Nhà nước mà
trước hết là xác định phạm vi các cơ quan, đơn vị phải nộp trực tiếp tài liệu cho
lưu trữ Nhà nước có một ý nghĩa lý luận và thực tiễn hết sức sâu sắc, trên cơ sở
khu vực thẩm quyên để xác định nguồn thu thập, hổ sung tài liệu.

15



1.2. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA CƠNG TÁC THU THẬP, B ổ SUNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
N hư trên đã khẳng định, thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ là một
trong những nghiệp vụ chuyên môn quan trọng của công tác lưu trữ. Bởi lẽ,
giải quyết tốt nhiệm vụ thu ihập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ hiện hành và
lưu trữ lịch sử khơng chỉ có ý nghĩa đối với bản thân sự phát triển của cơng tác
lưu trữ. Trên một bình diện rộng lớn hơn, nếu thành phần Phông lưu trữ quốc
gia không ngừng được bổ sung, thu thập những tài liệu có giá trị thì khả năng
sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ được m ở rộng, chúng sẽ có ý nghĩa khơng chỉ cho
hoạt động qn lý trước mắt mà cịn tạo nơn một cơ sở sử liệu tốt để nghiên
cứu lịch sử trong tương lai.
Đối với bản thân sự phát triển của cơng tác lưu trữ, có thể khẳng định
rằng, bổ sung tài liệu nhằm bảo quản tập trung thống nhất khối tài liệu hình
thành từ các cơ quan, đơn vị và hồn chỉnh dần các phơng lưu trữ.
Do thu thập, bổ sung tài liệu cũng có liên quan đến nhiều nghiệp vụ
chun mơn của cơng tác lưu trữ cho nên nó cũng có ảnh hưởng nhất định đối
với những nghiệp vụ chuycn mơn này.
Chẳng hạn: Người ta có thể kết hợp công tác công tác thu thập, bổ sung
tài liệu với phân loại tài liệu, thống kê tài liệu và đặc biệt là với xác định giá trị
tài liệu. Vì trên thực tế, thu thập, bổ sung tài liệu m à khơng lựa chọn thì tài liệu
đưa vào bảo quản tập trung tại các lưu trữ sẽ trong tinh trạng lộn xộn giữa tài
liệu có giá trị và tài liệu khơng có giá trị. Sau khi tài liệu đã được lựa chọn
trong quá trình thu thập, bổ sung, người ta sẽ tiến hành phân loại tài liệu. Mục
đích của phân loại tài liệu trong các lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu nhằm
đưa tài liệu ra khai thác và sử dụng có hiệu quả. Như vậy, thu thập, bổ sung tài
liệu cũng đã sắn liền với công tác tổ chức sử dụng tài liệu- m ục tiêu cuối cùng
của cơng tác lưu trữ. K hơng chí có quan hệ với các nghiệp vụ trên, thống kê và
kiểm tra tình hình tài liệu cũng là một nghiệp vụ khơng tách rời đối với thu
thập, bố sung tài liệu. Dựa vào các kết quá thống kê và kiểm tra tài liệu, các


16


lưu trữ mới xát' định được phương hướng, k ế hoạch để thu thập, bổ sung những
tài liệu còn thi ó 1 1 . hư hỏng...
Khi tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu người ta cũng phái tính đến khả
năng sử dụng chúng vào thực tế. Nghĩa là, đối với mỗi loại hình tài liệu khác
nhau thì việc tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu cũng khác nhau nhằm bảo
quản an toàn, phục vụ lâu dài cho mục đích sử dụng cho tài liệu tài liệu lưu trữ
trong tương ỉai. Điểu đó cho thấy rằng, thu thập bổ sung tài liệu cũng có những
quan hệ nhất định đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
M ột khía cạnh khác, thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành trên cơ sở
các quy định của Nhà nước và sự hướng dẫn của các cơ quan quản lý lưu trữ,
theo các nguyên tắc và hiện pháp cần thiết. Nó bảo đảm quán lý tập trung
thống nhất tài liệu tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử, phục vụ tốt nhất cho
nhu cầu của dời sống, xã hội. Thông qua, thu thập, bổ sung, nguồn tài liệu của
lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử luôn được mở rộng, thúc đẩy mọi mặt nghiệp
vụ của công tác lưu trữ phát triển, đặc biệt khá năng khai thác nguồn tài liệu
quý giá nàv sẽ ngày càng tăng lên.
N hư vậy, dể giải quyết tốt được nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào
các lưu trữ thì cần phải có m ột cơ sở pháp lý hồn chỉnh, các nghiệp vụ khác
có liên quan phải được giải quyết một cách đổng bộ cộng với sự chuẩn bị một
cách vững chắc cơ s ở vật chất và nhân lực cho cơng tác đó. Khi cơng tác thu
thập, bổ sung tài liệu được giải quvết tốt sẽ có tác động tích cực ngược trở lại
tới các nghiệp vụ lưu trữ có liên quan nói riêng và thúc đẩy sự phát triển của
cơng tác lưu trữ nói chung.
1.3. PHÂN CẤP THẨM QUYỂN THU THẬP, B ổ SUNG TÀI LIỆU PHÒNG LƯU
TRỬ QUỐC GIA VIỆT NAM.
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là tồn bộ tài liệu lưu trữ được hình

thành qua hoạt động của các cơ quan đảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh
tế, tổ chức chính trị- xã hội. tổ chức xã hội và các cá nhân đã được thu thập và
K i t o IUU l i u c u a t j a n g v a IN n a n u o c .
Ị—

"
ĐAI H O C Q U Ỏ C G I A HA imO ì
TRUNG 1 ÂN/ T H Ò N G TIN t h u v i ệ n

17

S

3

9

/

ị £

ì

{


Nhằm quan lý tập trung, thống nhất Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam,
Nhà nước ta đã phân chia Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam thành 02 phông
lớn: Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam, Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt
Nam. Trong đó, Phơng lưu trữ nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư - Lưu trữ

Nhà nước quán lỹ; Phông lưu trữ Đ ảng cộng sản Việt N am do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đ ảng quản lý. Chính việc xác định rõ thẩm quyền
quán lý này đã hình thành nên khu vực thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu
vào lưu trữ các cáp. Tài liệu sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan đảng,
Đoàn thanh niên... được thu thập và bổ sung vào hệ thống cơ quan lưu trữ
Đảng cộng san Việt Nam. Tài liệu hình thành ra trong hoạt động của các cơ
quan n h ì nước đả giải thể hoặc đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam, của
các cá nhân, gia đình dịng họ nổi tiến g... được Ihu thập, bổ sung vào hệ thống
cơ quan lưu trữ nhà nước Việt Nam. Tuy nhiên, việc phân cấp thẩm quyền thu
thập, bổ sung tài liệu vào hai hệ thống lưu trữ đều được tổ chức thống nhất từ
trung ương đến địa phương. Điều đó được thể hiện một cách rõ nét ở sơ đồ sau:

18


QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TÀI LIỆU PHỒNG Lưu TRỮQUỐC GIA VIỆT NAM


Tài liệu phồng lưu trữ quốc gia Việt Nam theo sơ đồ trên được bảo quản ở
2 loại cơ quan, tổ chức lưu trữ: Lưu trữ lịch sử và Ill'll trữ hiện hành.
1 .3 .1 .

Thẩm

quyền

th u

th ậ p , b ô

s u n g tà i liệ u


của

lư u

tr ữ h iệ n

hành

Lưu trữ hiện hành còn gọi là

Ill'Ll

trữ cơ quan vì lẽ, bất kỳ cơ quan nào

cũng có những hồ sơ, tài liệu đã kết thúc từ văn thư cần được lưu trữ để tra cứu
phục vụ ycu cầu kiểm tra cơng việc đã qua, từ đó, giúp quản lý và điều hành
cỏn ụ việc hiện tại. Lưu trữ hiện hành có 02 loại: loại là nguồn nộp lưu vào lưu
trữ lịch sử và loại ngoài nguồn nộp lưu. Theo điểu 14, Pháp lệnh lưu trữ Quốc
gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội han hành ngàv 04.4.2001 (sau đây gọi
chung là Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 ) quy định: “Sau một năm, kể từ
năm cơng việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị
lưu trữ được giao nộp vào

Ill'll

trữ hiện hành” . Như vậy, lun trữ hiện hành có

thẩm quyển thu thập tài liệu hình thành ra trong hoạt động của các đơn vị, tổ
chức của cơ quan một năm sau khi công việc kết thúc. Tuy nhiên, do việc phân

loại rõ ràng 02 loại lưu trữ hiện hành nên tài liệu ở các lưu trữ khơng thuộc
nguồn nộp lưu sẽ được bao qn tại chính CƯ quan hình thành ra chúng, đối với
loại ià nguồn nộp lưu, thời gian chuyển giao tài liệu vào lưu trữ lịch sử được
quy định cụ thể trong điều 14 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 như sau:
- Sau 10 năm kể từ
hành của cơ quan, tổ chức

năm tài liệuvăn thư được giao nộp vào lưu trữ hiện
trung ương;

- Sau 5 năm kể từ năm tài liệu văn thư được giao nộp vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan, tổ chức

địa phương;

- Chính phủ quy định thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ của Bộ Quốc
phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao và một số cơ quan, tổ chức khác; tài liệu
lưu trữ vé khoa học và công nghệ, van học nghẹ thuật; tài liệu lưu trữ bằng
phim, ảnh, hăng hình, đĩa hình, băng ârn thanh, đĩa âm thanh, các vật mang tin
khá theo để nghị của cơ quan lưu trữ trung ương. [40/14]

20


1.3.2. Thẩm quyền thu thập, bồ sung tài liệu của lưu trư lịch sử.
Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của các lưu trữ
hiện hành là nguồn nộp lưu theo danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu.
Các cơ quan trong danh mục này năm trong “ khu vực thẩm quyền” của lưu trữ
lịch sứ. Như vậy, khu vực thẩm quvền là phạm vi hành chính- lãnh thổ mà trên
đó tài liệu của các cơ quan được hình thành và được quản lý thống nhất. Trong

cùng một khu vực địa lý, do tài liệu có yêu cầu quản lý khác nhau nên phải
thiết kế các khu vực thẩm quyền khác nhau.
Ví dụ: Ớ Hà Nội, có các khu vực thẩm quyền quản lý tài liệu của các
lưu trữ lịch sử sau:
- Lưu trữ quốc gia
- Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam
- Lưu trữ của Hà N ộ i...
Lưu trữ lịch sử có phạm vi trách nhiệm rộng, không những chúng phải
quản lý chặt chẽ tài liệu có giá trị dã được thu về bảo quản ở kho lưu trữ mà
còn phải quản lý lài liệu đầu vào ở các khu vực thám quyền. Tùy theo cấp độ
quản lý khác nhau, như cấp trung ương, cấp ngành hay địa phương mà phạm vi
thẩm quyền lớn nhỏ khác nhau. Ví dụ, riêng Trung tàm Lun trữ quốc gia III
thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước có danh mục số ] các cơ quan thuộc nguồn nộp
lưu là 110; các lưu trữ tỉnh đều có danh mục nguồn nộp lưu là khoảng 50 cơ
quan.
1.4. NHŨNG YÊU CẨU MỚI VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, B ổ SUNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY
Trong hai mươi năm xây dựng và đổi mới đất nước, nhiều thành tựu
khoa học công nghộ được khẳng định và ngày càng có những tiến bộ vượt bậc.
Đặc biệt, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã và đang có những
tác động tích cực đối với nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có cơng
tác lưu trữ. Một thực tế không thê phủ nhận rằng, công nghệ thơng tin đã có
vai trị quan trọng trong sự hình thành nên nhiều tài liệu mới, bên cạnh nguồn